Hoe wendbaar zijn we - bpugseminar.nl · PRINCE2 F/P Certificering 1.4.0 Organisatie 1.7.6 Roadmap/...

PRINCE2®, MSP®, MoP®, M_o_R®, MoV® and P30® are registered trade marks of the Cabinet Office.

1

Hoe wendbaar zijn we ?

WENDBAAR heeft te maken met LENIGHEID

LENIGHEID is de basis van VERANDERVERMOGEN

EN TOCH

KAN VERANDEREN BEST LASTIG ZIJN:

http://www.youtube.com/watch?v=wocHu0sR_eU

http://www.youtube.com/watch?v=wocHu0sR_eU


2

VERANDEREN BEGINT

VANDAAG !

We gaan samen met Reynier Pronk kijken naar

de stappen die nodig zijn om beheersbaar te

kunnen veranderen in projecten door gebruik te

maken van Product Based Planning

en

GEWOON DOEN!


PRINCE2 Gewoon Doen!

Meetbaar veranderen !

Samenvatting Product Based Planning

Reynier Pronk


Wat is er zo spannend aan

PRINCE2

• Door het benoemen van een owner krijgt elk project en elk product een gezicht.

• De keuze tussen projecten wordt beter, waardoor er alleen de meest

noodzakelijke projecten worden opgestart.

• Door een scherpe ‘scope’ bepaling worden onnodige extra’s in projecten

vermeden.

• Door tevoren beter na te denken wat er wordt opgeleverd en aan welke

kwaliteitseisen voldaan moet zijn wil een product geaccepteerd worden, is de

fout-kans kleiner en is er minder herstel nodig en misschien zelfs wel minder

onderhoud / nazorg . • Door heldere, op producten gebaseerde, planningen en rapportages werkt

PRINCE2 als een early warning system, waardoor risico’s en problemen

eerder worden gedetecteerd en afgevangen/opgelost.

• Stuurgroepen worden beter, transparanter geïnformeerd en kunnen daarom

betere beslissingen nemen en indien nodig tussentijds ingrijpen.

• Uiteindelijk is er minder stuurgroep aandacht nodig, waardoor er meer

kostbare managementtijd overblijft om andere dingen te doen.

4


€

€€

Project Manager Senior User

Senior Supplier

Executive

Project als investering

Investeringscyclus

Bron: van der Molen Project Advies

5


Product-based planning

‘Hart’ van de methode PRINCE2

• Geeft overzicht

• Scherpe afbakening ‘scope’

• Samenhang

• Transparantie voor alle partijen

• Heldere besluitvorming

• ‘Early Warning’

• Wat is klaar als het ‘klaar’ is?

6


Project Board samenstelling

samenstellen uitvoerende teams

Business Case

kwaliteitsbepaling en

controle

Configuratiebeheer

totaal- en

detailplanningen

werk delegeren

voortgangscontrole

rapportages en

werkoverleg

wijzigingscontrole &

beheer

overdracht naar de staande

organisatie

probleembeheersing

baten-management

project fasering

acceptatie en decharge

go/no go

beslissingen

‘ownership’

keuze leveranciers

risico’s; kansen /

bedreigingen

verwachtingen-

management

scoping / de-

scoping

project aanpak

interfaces

afhankelijkheden

contracten met

leveranciers

activiteitenplanning

Work-

breakdown

resourceplanning

project/fase budget

budget

uitputtings-plan

Projectmanagement zonder

product-based planning:

7

Stuurgroep ? Beide ? Project Manager ?


Product-

based

planning

Project Board-samenstelling

samenstellen uitvoerende teams

Business Case

kwaliteitsbepaling en controle

Configuratiebeheer

totaal- en

detailplanningen

werk delegeren

voortgangscontrole

rapportages en werkoverleg

wijzigingscontrole & beheer overdracht naar de staande

organisatie probleembeheersing

baten-management

project fasering

acceptatie en decharge

go/no go beslissingen

‘ownership’

Product-based planning: de motor van elk PRINCE2-project

keuze leveranciers

risico’s; kansen/bedreigingen

verwachtingen-management

scoping/de-scoping

project aanpak

interfaces

afhankelijkheden

contracten met leveranciers

activiteitenplanning

Work breakdown

resourceplanning

project / fase

budget

budget-

uitputtingsplan

Projectmanagement mét

product-based planning:

8


1.0 Dakkapel

1.1Ontwerpproduct

en

1.2

Bouwproducten

1.3

Vergunningen

1.4

Financiële

producten

1.5

Externe

Producten

1.1.1

Specificaties

1.2.1

Bestelde dakkapel

1.1.2

Tekening

Dakkapel

1.1.3 Technische

berekening

1.2.2

Geleverde

dakkapel

1.2.3

Geplaatste

dakkapel

1.2.4

Opengezaagd dak

1.2.5

Afgevoerd vuil

1.3.1

Aangevraagde

bouwvergunning

1.4.3

Betaalde

rekeningen

1.4.1

Aangevraagde lening

1.5.1

Tekening

bestaand huis

1.5.2

Catalogus

dakkapellen

1.5.3

Offerte

1.5.6

Toestemming

buren

1.5.4

Bestaand

dak

1.5.5

Verleende

Bouwvergunning

1.4.2

Verstrekte lening

Product Breakdown

Structure


1.0 Dakkapel

1.1.1

Specificaties

1.2.1

Bestelde dakkapel

1.1.2 Tekening

Dakkapel

1.1.3 Technische

berekening

1.2.2

Geleverde dakkapel

1.2.3

Geplaatste dakkapel

1.2.4

Opengezaagd dak

1.2.5

Afgevoerd vuil

1.3.1

Aangevraagde

bouwvergunning

1.4.3

Betaalde rekeningen

1.4.1

Aangevraagde lening

1.5.1

Tekening

bestaand huis

1.5.2

Catalogus

dakkapellen

1.5.3 Offerte

1.5.6

Toestemming

buren

1.5.4

Bestaand dak

1.5.5

Verleende

Bouwvergunning

1.4.2

Verstrekte lening

Product Flow Diagram


1.0 Operations

Project Management

verbetertraject

1.1

Vakbekwaamheid

1.3.0 Synchronisatie

met

Applicatiegroep

1.5 Support

1.6 Publicaties

1.7 Externe

Producten

1.1.1

Vakbekwame

PM’s

1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame

PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde

definities

1.2.4 Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde

werkwijze

1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review

Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off

Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op

Intranet

1.7.1 PM’s

geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels

Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C

Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P

Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap /

Portfolio

Product breakdown

structure

1.2

Processen

5 x collective grouping

6 x external products

18 x products

11


1.0 Operations

Project Management

verbetertraject

1.1.1 Vakbekwame PM’s

1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame

PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde definities

1.2.4

Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde

werkwijze

1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off

Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op

Intranet

1.7.1 PM’s

geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels

Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C

Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P

Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap/

Portfolio

1.3.0

Synchronisatie met

Applicatiegroep

Fase 2

Fase 3

12

Product flow diagram +

staging


Project B Scope Project A

Development

I/F

13 NIET

VERMENIGVULDIGEN

Project C

Managen van afhankelijkheden

en de projectomgeving

Oper/Maint

I/F

Operations

Maintenance


Scope Project A

Development I/F

14

Analyse producten

Oper/Maint

I/F

Overige producten

Hoofdstroom

Kritieke producten


PROGRAMMA

Project 2 Project 3 Project 1

Project opsplitsen ?


16

Externe producten

managen

• Wetgeving

• Voorschriften

• Vergunningen

• Bestaand systeem

• Bestaand gebouw

• Oudere versie

• Product ander project

• Referentiemateriaal

• Feedback / Goedkeur

• Wie is de owner?

• Is de owner bewust / akkoord ?

• Is het aan veranderingen onderhevig?

• Moet het worden aangepast?

• Moet het ‘bevroren worden?

• Welke versie nodig?

• Wat te doen als product wijzigt?

• Ook effect op operationele situatie?


1.0 Operations

Project Management

verbetertraject

1.1.1 Vakbekwame

PM’s

1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame

PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde

definities

1.2.4

Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde

werkwijze

1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off

Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op

Intranet

1.7.1 PM’s

geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels

Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C

Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P

Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap/

Portfolio

1.3.0

Synchronisatie met

Applicatiegroep

Fase 2

Fase 3 Ter discussie

In scope

17

Product flow diagram en

‘scoping’


1.0 Operations

Project Management

verbetertraject

1.1.1 Vakbekwame

PM’s

1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame

PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde

definities

1.2.4

Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde

werkwijze

1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off

Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op

Intranet

1.7.1 PM’s

geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels

Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C

Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P

Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap/

Portfolio

1.3.0

Synchronisatie met

Applicatiegroep

Fase 2

Fase 3

achterstand

onderhanden

probleem

Nog te doen

gereed

18


rapportering


Highlight Report Project x, fase 2, periode 2, datum: ../../12 opgesteld door: ………

product 1

product 2

product 3

product 4

product 5

product 6

product 7

product 8

product 9

periode 1 2 3 fase-eind

Fase 2 Fase 3

19


Rapporteringsbasis: product flow diagram, Project x d.d. ../../12, versie 3.0 en fase 2 plan versie 2 d.d. ../../12 Product 01; Kosten Plan : € 600. Actueel: € 750. Status: opgeleverd

Product 02; Kosten Plan : € 800. Actueel: € 825. Status: opgeleverd

Product 03; Kosten Plan: € 400. Besteed : € 250. Status: bouw halverwege. Verwachting: wordt op tijd opgeleverd. Nog te besteden: € 250. Reden van overschrijding: Extra mankracht benodigd om verloren tijd in te halen. Product 05; Kosten Plan: € 2.500. Besteed: € 2.000. Nog te besteden: € 300. Product 09; Kosten Plan: € 4.500. Besteed: € 1.100. Nog te besteden € 3.500. Status: Product buiten ‘het kritieke pad’, wordt als stopwerk uitgevoerd. Komende periode: Afronden producten 03 en 05, doorgaan met product 09. Product 04; Kosten Plan: € 300. Op te leveren. Product 06; Kosten Plan: € 450. Op te leveren. Product 07; Kosten Plan: € 200. Te starten. Laatste periode: Product 08; Kosten Plan: € 300 in deze fase, en € 500 in fase 3. Samenvattend : Totaal gepland voor fase 2 : € 10.050

Tot nu toe besteed : € 4.925

Verwacht nog te besteden : € 5.300

------------ € 10.225

----------- Verschil : € 175 + = 1,7 % : (< tolerantie van 10%) Binnengekomen wijzigingsverzoeken: vijf, waarvan drie afgewezen door de Change Autority, twee kleine wijzigingen op product 3 en 5, hebben geen impact op het plan. Risico’s: geen nieuwe risico’s gedetecteerd. Risico op product 3: is opgelost: andere leverancier gecontracteerd. Productie op schema. Overige bijzonderheden: geen.

20


1.0 Operations

Project Management

verbetertraject

1.1.1 Vakbekwame

PM’s

1.2.1 Rapport

Nulmeting

1.1.2

Vakbekwame

PB-leden

1.1.3 Centres

of Competence

1.1.4 Vakpool-

eetsessies

1.2.2 Beleidsnota

1.2.3

Geaccepteerde

definities

1.2.4

Veranderde

werkwijze

1.2.5

Geïmplementeerde

werkwijze

1.2.6 Geborgde

werkwijze

1.5.2 Review Proces

1.5.3 Project

Support Office

1.5.1

Project Kick-off

Proces

1.6.2 Maandelijks

artikel

1.6.3 Interviews

met PM’s

1.6.1

Introductie op

Intranet

1.7.1 PM’s

geselecteerd

voor de vakpool

1.7.2 Spelregels

Projecten V-1

29/04/10

1.7.3

Eisen IPMA-C

Certificering

1.7.5

Goedgekeurde

Beleidsnota

1.7.4 Eisen

PRINCE2 F/P

Certificering

1.4.0

Organisatie

1.7.6

Roadmap/

Portfolio

1.3.0

Synchronisatie met

Applicatiegroep

Fase 2

Fase 3 meewijzigen

Niet wijzigen

te wijzigen

21

1.1.5

Getrainde lijnmanagers


‘Change Control’


8. Wordt met dit alles voldaan aan de opdracht? 7. Zijn er producten die de risico’s van de Business Case (het meest) beïnvloeden? 6. Is het mogelijk bepaalde producten naar voren te halen en daarmee de baten eerder te realiseren? 5. Worden de baten met de set van producten gerealiseerd? 4. Worden de doelstellingen hiermee bereikt? 3. Is het eindproduct ‘dekkend’ voor de ‘scope’? Geen producten vergeten? 2. Zijn er deelproducten die niet echt nodig zijn om het eindproduct op te leveren? 1. Levert de som van de deelproducten het eindproduct op?

Business Case

Waarom(nu)?

baten,

disbenefits,

risico’s

Project Brief

doelstelling(en)

scope /

exclusions

Project Product

Description Eindproduc(ten)

PBS en PFD

Deelproducten

Opdracht/ project mandate

PBP en samenhang

22


Uitvoeringsfase en overdracht Planfase (IP)

Kick-off 2 PMT

Kick-off 1: Executive & PM

Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring

Plan (Project en eerste

fase)

Goedkeuring

tweede fase Goedkeuring

laatste fase Afsluiting

en décharge

Goedkeuring

Exception Plan

PID

Project Governance

1. Project wordt niet gestart zonder actieve Executive

2. Kick-off 1: ‘Project Autoriteit’ met Executive en PM

3. Kick-off 2: ‘Project Autoriteit’ met het voltallige PMT

Als alles ‘BAU’ is: Project Assurance neemt rol over van Project Autoriteit bij Kick-off 2

23


Beheersinstrumenten

Project Board

24

Instrument 1: De Project Board keurt (behoudens de teamplannen) alle plannen goed.

Instrument 2: De Project Board bepaalt het aantal management fasen en de frequentie

en inhoud van de Highlight- rapporteringen.

Instrument 3: De Project Board bepaalt hoeveel speelruimte de PM krijgt.

Instrument 4: Wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd of men kiest voor een

(namens de Project Board acterende) Change Authority.

Instrument 5: De Project Board kan er voor kiezen de uitvoering in de gaten te laten

houden door Project Assurance.

Instrument 6: De Project Board kan er voor kiezen het project op diverse momenten te

laten reviewen door onafhankelijke specialisten of managers.

Instrument 7: Met name de Executive als vertegenwoordiger van de Business kan, te

allen tijde, desnoods zonder opgaaf van redenen, het project voortijdig beëindigen.


Kick-off 2 PMT


Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring


fase)

Goedkeuring

tweede fase

Goedkeuring

laatste fase

Afsluiting

en décharge Goedkeuring

Exception Plan

PID Project Brief PID


Work Package

‘Process control’

productie

Product

bouw

25

Product

Description(s)

Product

review / test Product

acceptatie

Configuration

Management

Work

Package

Team (mgr)

Project Support

Acceptant Reviewer

Project Manager Project Manager

Product

eindcheck

Team (mgr)

Controle geborgd in het proces :


Project Assurance

• Competence Center Project Assurance

• PM als PA in ander project

• Vanaf Kick-off 1

• Assurance op basis van ‘product-based planning’

• Peer-to-peer

• Gate reviews


Kick-off 2 PMT


Project Mandate

Project Brief

Goedkeuring


fase)

Goedkeuring

tweede fase

Goedkeuring

laatste fase

Afsluiting

en décharge

Goedkeuring

Exception Plan

PID

26


Samenvatting

27

Product-based planning vereist vakmanschap !

Indien goed toegepast wordt het voor alle partijen duidelijk wat er wordt opgeleverd

De productie van ‘deliverables’ en hun kwaliteit wordt beheersbaarder

Problemen en risico’s worden vroegtijdig zichtbaar

Governance: Het draagt bij aan een overzichtelijk ‘dashboard’ voor de Project Board

De besluitvorming wordt beter; voorwaarde voor Management by Exception

Producten hangen samen met de scope en de hiermee op te leveren

benefits. Dit project/veranderingstraject wordt daardoor veel beter meetbaar.


Doelgroep: Leidinggevenden die PRINCE2 willen invoeren : Los € 23,50

samen met werkboek totaal: € 30,-- inclusief 6% BTW. Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te

bestellen: emailtje naar : [email protected] 28


Doelgroep: Project- en Team

Managers en PB-leden die Product

Based Planning in al z’n facetten

willen toepassen: Los € 12,50

samen met ‘PRINCE2 Gewoon

Doen! totaal: € 30,-- inclusief 6%

BTW.

Beide boeken zijn rechtstreeks bij mij te bestellen:

emailtje naar : [email protected]

29

Hoe wendbaar zijn we - bpugseminar.nl · PRINCE2 F/P Certificering 1.4.0 Organisatie 1.7.6 Roadmap/...

Documents

Transcript of Hoe wendbaar zijn we - bpugseminar.nl · PRINCE2 F/P Certificering 1.4.0 Organisatie 1.7.6 Roadmap/...