Hoe we bij feijenoord werken 30 oktober 2008
30
Hoe we bij Feijenoord werken …. Tips en Trucs Bedrijfsvoering
description
Als test
Transcript of Hoe we bij feijenoord werken 30 oktober 2008
Hoe we bij Feijenoord werken ….
Tips en Trucs
Bedri jfsvoering
Inleiding Jerry Wenting
In- en uitgaande post Henk Hogenbirk
Decos
Kantoorautomatisering Richard Weijers
Telefoongebruik Chris van der Born
PAUZE
Agendapost DB Gertruud Hurkmans
Subsidies of mandaat
P&C – cyclus
Verlof en verzuim
Werkplekinrichting en kantoorartikelen
BORREL
30 oktober Bedrijfsvoering
27 november InformatievoorzieningPersoneelsbeleid
8 januari (Re)organisatie en Gebiedsgericht werken
29 januari Dienstverlening & Expertiseteam
smoelenboek
vergroting mailbox
tips & trucs Outlook
home use antivirusprogramma
home use ms-office2007
POST WORDT DAGELIJKS DOOR D.I.V. VERSPREID
REGISTRATIE IN DECOSDOCUMENT WORDT GESCAND
ZELFDE DAG VERSPREIDING NAAR BEHANDELAAR - papieren en digitale versie
BEHANDELING
agenda-postservice
- unit
ter kennis-name
telefoon/e-mail ORIGINEEL INKOMEND
(REGISTREERD) STUK RETOUR NAAR D.I.V.
met evt. vervolgstukken
Uitgaande brief
OPSTELLEN UITGAANDE BRIEF
AANVRAGEN UITGAAND BRIEFNUMMER BIJ D.I.V.
BRIEF NAAR LEIDINGGEVENDE (paraaf)
ONDERTEKENING DOOR:
ORIGINEEL (LATEN) VERZENDEN1 KOPIE NAAR D.I.V.
LEIDINGGEVENDE ofDAGELIJKS BESTUUR :1. secretaris 2. voorzitter DB
Telefoongebruik
Een bewoner, ondernemer Service Unit
dus in principe geen eigen nummers uitdelen
Een zakelijke relatie = Business To Business
Rechtstreeks contact met medewerker
EN WE PROBEREN
DE ROTTERDAMSE
SERVICE NORMEN
TE HALEN !
Neem de telefoon op als je op je werkplek bent
De telefoon neem je binnen 20 seconden op
Gebruik bij het opnemen van de telefoon de volgende uniforme (vriendelijke) begroeting:
“Goedemorgen/- middag deelgemeente Feijenoord met……”.
Neem de telefoon op van je kamergenoot als deze even afwezig is (met *88)
Schakel je telefoon door naar het secretariaat als je enige tijd niet op je plek bent (*21 toestelnummer)
Schakel de telefoon van je kamergenoot door als deze ziek is (of vergeten is zelf door te schakelen)
En schakel hem weer in bij terugkeer (# 21)
Gesprekken worden alleen warm doorverbonden:Je stelt je collega op de hoogte van hetgeen je weet over de klant en verbindt dán pas door !
Je verkoopt geen “nee” aan externe klanten
Stel je collega’s op de hoogte van een terugbel-verzoek via de e-mail
Een terugbelnotitie wordt binnen 1 dag na binnenkomst van het gesprek afgehandeld. Kom gemaakte afspraken na, bel terug of zoek die juiste collega
PAUZE
De agendapost
Paraaf Sectorhoofd: Paraaf Portefeuillehouder(s):
AGENDAPOST 08.
Vergadering : Dagelijks Bestuur Datum : Agendapunt : Bijlagenummer : Afdeling : Steller : Portefeuillehouder(s) : Betreft : Bijlage(n):
Toelichting: Communicatie en participatie: Participatielogboek: Datum Locatie
Doel bijeenkomst en communicatiemiddel
Portefeuille- houder
Met wie Uitkomsten
Financiële consequenties: Begrotingspost: Adviezen: Afdeling Bedrijfsvoering - Financiën akkoord BDO - Juridische Zaken: niet gevraagd Expertiseteam niet gevraagd Gebiedsteam(s) Projectcoördinator Verdere procedure: Gevraagde beslissing:
Ter bespreking Ter kennisname Vertrouwelijk
Opvragen bij bestuurssecretariaat
Besluitvormend DB dinsdag
Alleen essentiële bijlagen worden gekopieerd, de anderen liggen op
secretariaat ter inzageInhoudelijke toelichting met onderbouwd
advies en evt. kosten en inkomstenAfstemmen met bestuursvoorlichter of gebiedsvoorlichter
Aangeven hoe de participatie is verlopen en nog zal verlopen
Afstemmen met de financieel adviseursHet gaat om een integrale
aanpak; sta stil bij noodzakelijke advisering door collega’s
Zo concreet en volledig mogelijk formuleren
Bijv. verzending brief (ook aan deelraad), beschikking
Subsidie of mandaat ?
Mogelijkheden aangeven voor een eventueel verkrijgen van subsidieof
Verwijzen naar team subsidies: Ton Heijdra of Hakima Islimani
Er moet worden voldaan aan de SVR = Subsidieverordening Rotterdam dus:
Nooit toezeggingen doen !Het DB immers beslist uiteindelijk over subsidieverzoek
schriftelijk verzoek op standaardformulier (via e-mail of post te verkrijgen)
Tijdig verzoek indienen:
bij jaarsubsidie vóór 1 juli voorafgaand aan activiteitenjaarbij project, evenement, eenmalige activiteit minimaal 12 weken
voorafgaand aan uitvoeringsdatum
Aanvraag komt via post of e-mail binnen
VERPLICHT: altijd laten registreren door DIV
Team subsidies (Ton én Hakima) coördineren afhandeling
Inhoudelijk toets en advies door Expertiseteam of Gebiedsteam
Agendering DB via team subsidies (tenzij anders afgesproken)
EN DAT MOET BINNEN 8 WEKEN VASTSTELLING BEGROTING OF INDIENING AANVRAAG
Om uitgaven mogelijk te maken die wijkpartijen (zonder rechtspersoon) ondersteunen in het verwezenlijken van kleinschalige plannen
Niet bedoeld als vervanger voor subsidie of het omzeilen van het DB-traject
Nooit bedoeld voor regulier gesubsidieerde instanties zoals SWF, bewonersorganisaties, opbouwwerkorganisatie
Alleen mogelijk nadat aanvraagformulier volledig is ingevuld en ondertekend is door de gebiedsmanager
Bevoorschotting is mogelijk onder strikte voorwaarden
Betaling alleen mogelijk na indiening gespecificeerde factuur (met onderleggers)
P&C - cyclus
November 2008 Programmabegroting 2009
Mei 2009 Kadernota 2010
September 2009 Najaarsrapportage 2009
April 2010 Programmarekening 2009
In de begroting ligt vast wat we gaan doen
Daar zijn we dus allemaal hard mee bezig
In de najaarsrapportage en jaarrekening verantwoordt het DB zich aan de deelraad over wat we hebben gedaan
DUS: (Bijna) Iedereen wordt geacht een bijdrage aan deze
stukken te leveren
Verlof, ziek etc.
Verlof wordt NU NOG in uren geregistreerd via aanwezigheids-registratiesysteem ---------- “met de sleepsleutel”
Met ingang van 2009 wordt aanwezigheidsregistratiesysteem afgeschaft
Waarom ?Het gaat niet om aanwezigheid maar om “productie” en “resultaat”
Hierover worden periodiek afspraken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende
Wat dan ? Dat wordt momenteel uitgedacht; het moet gaan om een eenvoudig doch functioneel systeem.
Wat te denken van de ouderwetse verlofkaart ?
Vóór 9.00 uur ‘s ochtends zelf telefonisch afmelden bij leidinggevende:
Welke werkzaamheden moeten overgenomen worden ?
Welke afspraken moeten worden verzet ?
Welke inschatting is te maken over duur van het verzuim ?
Is leidinggevende niet bereikbaar: afmelden bij secretariaatDus niet via de e-mail !
Zo spoedig mogelijk op die dag neemt leidinggevende zelf contact met je op om te overleggen over
Daarna: In bed, op de bank en … beter worden !
Na enkele dagen ontvang je een verzuimbrief van de Arbodienst (Achmea)
Bij terugkeer op het werk: direct aanwezigheid melden bij leidinggevende en bij P&O via de e-mail P&[email protected]
(of gewoon aanklikken adres P&O via Outlook)
Tijdens verzuim neemt je leidinggevende contact met je op over voortgang herstel of neem je zelf contact op
Bij langer verzuim of op eigen verzoek of verzoek leidinggevende ontvang je een oproep om bij bedrijfsarts langs te komen
Ook al ben je beter of van plan weer te gaan werken : s.v.p. INVULLEN en TERUGSTUREN
Vragen over het salaris:[email protected]
Studiedeclaraties, maaltijden overwerk etc.:op een formulier te vinden op de O-schijf: O:\BIBLIOTHEEK\Ao & modelbrieven en -formulieren\Formulieren
Rechten en plichten: In de “Vraagbaak“
af te halen bij P&O of te vinden op Iris
Aanschaf en inkoop
Standaardinrichting werkplek: - bureau + stoel- p.c. + standaard applicaties- telefoon
Afhankelijk van functie:- “secretaresse-telefoon”- mobiele telefoon of PDA- maatwerk-applicaties zoals: Exact, Smartsite, C3 etc.
Bij komst nieuwe medewerker: - P&O meldt werkplek-installatie bij ICT, DIV, Facilitaire dienst
Bij wijzigingen verloopt opdracht via leidinggevende of diens secretaresse (zo mogelijk minimaal 1 week van te voren)
Kantoorartikelen: standaardartikelen in principe op voorraad bij secretariaten
Kantoorartikelen: indien niet op voorraad medewerker meldt wensen via e-mail: [email protected]
Centrale inkoop kantoorartikelen vindt plaats door IZ ; - geen individuele bestellingen - maximaal 1 x per 2 weken wordt inkoopopdracht gedaan
Bestelde artikelen worden na binnenkomst zo spoedig mogelijk afgeleverd bij besteller
Afwijkende wensen: alleen met instemming leidinggevende
