Hoe realiseer je extreme procesoptimalisatie? - Zorg & ICT-beurs 2017 - Saskia Timmer

Extreme procesoptimalisatie

[email protected] | 06 441 089 21 | @sastimmer

# ZICT | @Redmax_nl

Saskia Timmer

Van 51 dagen naar 2,5 uur doorlooptijd van de intake

Saskia TimmerManaging Consultant eHealth

[email protected]

@sastimmer06 441 089 21

Veranderkundige

eHealth expert

Innovator

Implementator

Agenda

1. Waar staat Redmax voor? Visie op de

ontwikkelingen

2. Het potentieel als drijfveer?

3. Casus het DOK

4. Aanpak Redmax

5. Resultaten voor de klant

6. Aandacht voor implementatie

7. Conclusie

Waar staat Redmax voor?

Visie op de ontwikkelingen

“ Zorg digitaliseren is mensenwerk ”

Wij zijn adviseurs in digitale zorg

Fase 4Borgen

Zorgen voor blijvend gebruik

Onze methode

Fase 1 Exploreren

Het waarom bepalen

Fase 2 Positioneren

Het hoe bepalen

Fase 3 Implementeren

Middels gevalideerde standaard aanpak

Onze aanpak

Waardepropositie

KlantInfrastructuur

Financiën

RelatiesSegmen

tenPartner

sActivitei

ten

Middelen Kanalen

Kostenstructuur Verdienmodel

business canvas model triple aim cappuccino model planmatig

Begrijp de financiering van de zorg en de business case. Werk dan planmatig aan een zeer gestructureerde uitrol.

Denk vrij en stel alles ter discussie. Er kan veel meer dan je denkt en het zal ook gebeuren. Wie is de leider?

technologie wordt volwassen disruptie als je niet kijkt

veranderen gaat niet vanzelf adoptie is ingewikkeld

Een goede uitvinding of een mooi product echt laten gebruiken als toepassing

vraagt een heel zorgvuldige aanpak.

Adoptie voorwaarden bewezen

Bron: May et al. (2010)

Theorie waarop de Redmax implementatie methode is gebaseerd (NPT)

Publicaties

Zie ook https://redmax.nl/kennis-blog/

Het potentieel, garantie voor succes?

Vul de tekening aan: wat zou jij er bij tekenen?

Beantwoord de vraag

De verkiezingen in Amerika hebben recentelijk tot een onverwachte uitslag geleid, die voor velen een

verrassing was. Nu aan jullie de volgende vraag:

Noteer een zeer onwaarschijnlijke volgende

Amerikaanse president

Potentie van eHealth


https://www.youtube.com/watch?v=UScSomHgHuA


We zijn slecht in weggooien, ook in de zorg.Substitutie en optimalisatie ontstaan dus niet vanzelf!

“We moeten oppassen voor

onnodige vernieuwingen,

in het bijzonder die welke logisch lijken”.

Perspectief en denkkaders

Knelpunt als drijfveer

“Ja, maar we hebben echt een probleem,dus nu komen we wel tot optimalisatie”

“We kunnen een probleem niet

oplossen met de denkwijze die het

heeft veroorzaakt”.

Knelpunt als drijfveer

Casus het DOK

De organisatie

• Forensische GGZ

• Het DOK is de forensische polikiniek

• Grote behandelurgentie, maatschappelijk

• Maar veelal niet of matig gemotiveerde cliënten

• Veel uitval in het intakeproces

De situatie

• Intake gemiddelde doorloop 51 dagen• Gemiddeld resultaat per intake - € 300

• Relatief veel foutieve indicaties en behandelplannen

• Combinatie slecht motiveerde patiënten, intake met een lange doorlooptijd en hoog aantal foutieve indicaties was niet succesvol

1 + 1 = 3

1 + 1 = 32

1 + 1 = 321½

Klantvraag

“Help ons om tot een effectiever intakeproces te komen”

Waarbij we de patiënt behouden en financieel minstens neutraal uitkomen.

Aanpak Redmax

Aanpak RedmaxBrownpaper methodiek

Hoe verloopt het traject van aanmelding tot start

behandeling?Welke stappen

Wie is wanneer betrokken

Wat zijn afhankelijkheden?

Stap 1: Customer journey

Hoe verloopt het traject van aanmelding tot start

behandeling?

Welke stappen?

Wie is wanneer betrokken?

Wat zijn afhankelijkheden?

Aanpak Redmax

Stap 2: Brownpaper methodiek

Fase 1 DeskresearchVoorbereiden, uitwerken,

zorgen dat je de situatie goed kent.

Fase 2 Brownpaper sessie 1Met alle stakeholders

Aanpak Redmax

Stap 3: Feiten zoeken

Klopt het?

Zaken vergeten?

Kan ik het onderuit halen?

Is het te verbeteren?

Uitvoerbaar?

….

Aanpak Redmax

Stap 4: Brownpaper sessie 2

Optimalisatie ronde 2

Bevindingen uit deskresearch

Respons werkvloer

Aanpak Redmax

Stap 5: Digitaliseren brownpaper

Maak het definitief

Aanpak Redmax

Resultaten voor de klant

Resultaten voor het DOK

• Startsituatie: €300,- verlies op iedere intake• Jaarlijks gemiddeld 1000 intakes• Intake is een fixed fee zorgprestatie• Nu: €300,- ‘winst’ op iedere intake --> jaarbasis x 1000• Intake anders georganiseerd, van 51 dagen naar 2,5 uur– Geen behandelactiviteiten meer – Specialisten bij de start in plaats van junioren: goedkoop blijkt

duurkoop– Onnodige afhankelijkheden verwijderd– Intake is een‘Doorgeefproces’

Resultaten voor DOK-klanten

• Klantperspectief: – intake van 51 dagen naar 2,5 uur

– Verlaat het pand met behandelplan

– Duidelijkheid, gehoord voelen, kansen voor herstel

1 + 1 = 3Nu wel

Aandacht voor implementatie

Optimalisatie niet zonder implementatie

Onderschat de implementatie niet, als je tot werkelijk resultaat wil komen.

Procesoptimalisatie vraagt integratie in de routine, dit is gedragsverandering!

Na optimalisatie volgt eenorganisatieverandering, die methodisch

en efficiënt plaatsvindt.

Het laten slagen van een pilot is vaak niet zo’n probleem

ImplementatieProject

Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team

§ Plan van aanpak

§ Projectleider

➝ eventueel ondersteund door een programmamanager

§ Ambassadeurs

➝ vaak innovators & early adopters

Maar hoe zorg je nu voor opschaling?


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team


Team

Uitdaging bij zelf-implementatie

§ Interne projectleiders zijn geen implementatie experts

§ Maak de implementatie niet persoonsafhankelijk

§ Geen of niet voldoende tijd om plan en middelen te maken

§ Wisselende kwaliteit en efficiëntie

§ Programmamanagement ingewikkeld

Begeleider coacht de lokale projectleider en het

projectteam

TeamBegeleider- Inhoudelijke expertise- Projectervaring

Lokale projectleider- Lokale context kennis- Lokale uitvoering- Eerste keer

Wij faciliteren effectieve en efficiënte brede zelf-implementatie

o.a. een stappenplan, communicatiemiddelen, informatiemiddelen, instructiemiddelen, achtergrondinformatie en Q&A

Implementatiemodule met gecondenseerde ervaring & expertise

Ondersteuning op maat

Borging succes


Team

Begeleider- Inhoudelijke expertise- Projectervaring

Lokale projectleider- Lokale context kennis- Lokale uitvoering- Eerste keer

Gefaciliteerde zelf-implementatie

- Gevalideerd stappenplan- Optimale interventies- Handleiding

Draaiboek

- Presentaties- Documenten- Trainingen- Templates

Alle middelen

Draaiboek met alle benodigde middelen

Conclusie

Conclusie

Optimaliseer je processen, maar ken je beperking!

Optimaliseer het optimalisatieproces, kort en

kernachtig voor meer resultaat

Besteed aandacht aan implementatie, want

optimalisatie zonder adoptie is verspilling van tijd en

potentieel

Kent u de status van uw implementatietraject?

Vul de implementatiescan in en krijg in 10 minuten inzicht in de status en knelpunten van uw implementatietraject!

Bent u benieuwd naar…

Beeldbellen?Disruptie in de zorg? Gezond langer thuis wonen?

Download het rapport dan via www.redmax.nl

Zijn er nog vragen?

[email protected] stand 025

Hoe realiseer je extreme procesoptimalisatie? - Zorg & ICT-beurs 2017 - Saskia Timmer

Healthcare

Transcript of Hoe realiseer je extreme procesoptimalisatie? - Zorg & ICT-beurs 2017 - Saskia Timmer