Hermans & Schuttevaer Notarissen

19 november 2010

Jean-Paul Bolhaar

www.herschut.nl

Agenda

• Waarom anders werken (2007)?

• Pilaren ‘Anders werken’

• Uitgelicht: Pilaar IT

• De IT reis in 2007

• Behaalde Successen/Aandachtspunten

• Tips

• Flexibel Werken

• Lessons Learned

Waarom anders werken (2007)?

Pilaren ‘anders werken’

Informatie & TechnologieInformatie & Technologie

Mens & Organisatie

Mens & Organisatie

Werkplek & OmgevingWerkplek & Omgeving

Uitgelicht: Pilaar IT

De IT reis | 2007

1. Audit/Intern Onderzoek

2. TNO onderzoek

3. Pitch en Keuze

4. ‘Het voelt niet goed’ Time-Out

De IT reis | 2007

Time-out

• (Re-)Validatie toekomstplannen

• Aantrekken onafhankelijke regisseurs

• Financiële Businesscase opgesteldopgesteld

• Balans zoeken tussen flexibiliteit, functionaliteit en kosten

De IT reis | 2007

Plannen gereed voor:

- Flexibele IT omgeving

- Toekomstgerichte IT omgeving

- Implementatie innovatieve oplossingen

In combinatie met:

- Transparante, budgetteerbare kosten

- Directe kostenverlaging

- Introductie nieuwe tools (chat en intranet 2.0)

Behaalde Successen (2008)…

• Branche applicatie Live

• Nieuwe standaard kantoor omgeving• Via Citrix

• MS Office2007 (ipv MS Office97)

• M2 en hardware �

• 3 FTE naar 0,8 FTE (beheer)• 3 FTE naar 0,8 FTE (beheer)

• Kosten stroomverbruik �

• Verzekeringspremie voor hardware �

• Prijs/maand/gebruiker (incl. telefonie)

• 1 Leverancier branche applicaties

• 1 Leverancier standaard kantoor omgeving

Behaalde Successen (2009)…

‘Ons managementinformatiesysteem heeft ons tijdens de crisis de mogelijkheid gegeven om direct en accuraat te anticiperen op de markt’anticiperen op de markt’

…En nieuwe aandachtspunten

• Meerdere leveranciers met eigen expertise

• Proactieve houding leveranciers

• Geen noodzaak hoofd IT meer maar wel het behoud van innovatiemogelijkheden

Medewerkersbetrokkenheid bij • Medewerkersbetrokkenheid bij verandering

Tips | IT omgeving

Zorg voor:

• Flexibele IT omgeving

• Prioriteitstelling bij leverancier

• Flexibele leverancierscontracten

• Integreren van cloud-diensten

• Snelle integratiemogelijkheden voor nieuwe (externe) functionaliteiten (innovatie)

Flexibel werken | voordelen

Tijd- en plaats onafhankelijk werken (kantoor, thuis, cliënten, etc)

Voordelen:• Werkzaamheden 24x7 en overal uitvoerbaar• Aantrekkelijkheid nieuwe generaties• Aantrekkelijkheid nieuwe generaties• Minder e-mails (chat en blogs)• Hogere productiviteit• Balans werk/privé• Hogere medewerkerstevredenheid• Minder m2 kantoor • Informatie veilig (security tokens)

Flexibel werken | aandachtspunten

Aandachtspunten:

• Balans werk/privé

• Transparantie

• Aanwezigheid collega’s (sociale cohesie)

Toekomst

• IT ‘klaar’ voor het nieuwe werken

• Visie creëren herinrichting organisatie & kantoor

• Extern digitaal samenwerken met cliënten en leveranciersen leveranciers

• digitale cliënten dossier

• meerdere communicatiekanalen (portal, social

media)

• delen van kennis

Leasons Learned

• Kies standaard oplossingen

• Werk met onafhankelijke begeleider

• Verander stap-voor-stap

als regisseur voor het nieuwe werken

• Verander stap-voor-stap

• Educatie

• Medewerkersbetrokkenheid

Hermans & Schuttevaer Notarissen

19 november 2010

Jean-Paul Bolhaar

www.herschut.nl