HNI leeromgeving 02

Leeromgeving

Digital

Preservation

●

2 Duurzaamheid. Wat is duurzaamheid?

Duurzaamheid

Behandeld worden:

• risico’s

• het digitale document in de

architectuurpraktijk

• beantwoording problematiek

• duurzaamheidsbeleid

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsproblematiek

wordt bepaald door

• de eisen die worden gesteld aan een

archiefdocument

in relatie tot

• de risico’s die zich voordoen m.b.t. het

verlies aan kwaliteit, informatie, vorm en

opmaak en functionaliteit

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Eisen aan een archiefdocument:

Waarborgen van:

• Authenticiteit

• Integriteit

• Betrouwbaarheid

• Bruikbaarheid (leesbaar, vindbaar etc.)

Het document en zijn ontstaanscontext en de

risico’s daarbij

• Organisatie / Proces

• Techniek / ICT

(opslagmedium, bitrot, hardware,

bestandssysteem, besturingssysteem,

software)

• Gebrek aan contextmetadata

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Risico’s.

Het document en zijn ontstaans-

context en levenscyclus en de

risico’s daarbij.

Een document ontstaat vanuit een

handeling of transactie binnen een

taakuitvoering of proces en bestaat uit de

presentatie van de inhoud binnen een

redactionele vorm.

Een digitaal document wordt opgebouwd

uit één of meerdere digitale objecten

en kan verschillende verschijningsvormen

hebben (bestandsformaat, resolutie etc.)

Het document kenmerkt zich door:

• bestandsformaat

• resolutie

• representatie

• look-and-feel

Leeromgeving

Digital

Preservation


Papier, digitaal en duurzaamheids-

risico’s

Tussen het papieren document en het digitale

document zijn er enkele belangrijke verschillen

die duurzaamheid en preservering

beïnvloeden.

Papier:

• drager, vorm en informatie vormen een

eenheid

• nauwelijks veranderbaar

Digitaal:

• drager is gescheiden van vorm en

informatie (de bitstream kan pas met

behulp van ICT tot een bruikbare vorm van

informatie gemaakt worden)

• sterk veranderbaar

• bij openen document ontstaat er feitelijk een

nieuwe kopie, een document dat opnieuw

opgebouwd moet worden

• geen garantie dat er bij het maken van een

kopie geen informatie- en kwaliteitsverlies

optreedt

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


RISICO’S

Komen voort uit

• ontstaanscontext binnen organisatie en

taakuitvoering

• technische ontstaanscontext

Leeromgeving

Digital

Preservation


RISICO’SOntstaanscontext binnen organisatie

en taakuitvoering• Onduidelijk

• Gebrek aan context metadata

Archief = documentaire neerslag van de taakuitvoering van een organisatie ….

..maar de archiefordening niet altijd …

= probleem

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Risico’s ontstaanscontext binnen

organisatie en taakuitvoering

Problemen bij de access

Problemen bij opname en beheer in collectie instelling

Gebrek aan contextmetadata en beschrijvende metadata

Document is niet meer betrouwbaar en mogelijk problemen met authenticiteit

De ontstaanscontext van een document is niet meer duidelijk

Verband tussen document en zijn ontstaanscontext is onvoldoende duidelijk

of is verloren geraakt

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Risico gebrek metadata

Nodig bij:

• opname

• beheer

• digital preservation

• access

Soorten en risico:

• beschrijvende metadata

(verwant: administratieve en proces-

metadata)

• technische metadata

• preserveringsmetadata

• metadata m.b.t. herkomst en eerder

beheer

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Risico’s metadata: waar:

Mogelijke bronnen van administratieve,

beschrijvende, technische en preservation

metadata:

• in of bij het digitale bestand

(documenteigenschappen,

documentnaam, document inhouds-

elementen etc.)

• in mapnamen en file path

• in allerlei (administratieve) applicaties

• in lijsten en overzichten

risico beperken: voldoende bronnen gebruiken

Leeromgeving

Digital

Preservation


Risico’s technische

ontstaanscontext

Digitaal bestand:

• Op een bepaald opslagmedium

• Bitstream (de enen en de nullen)

• De hardware en het bestandsysteem

• Het besturingssysteem

• De software

Deze vormen de schakels die leiden tot een

bruikbaar en leesbaar bestand.

Leeromgeving

Digital

Preservation



ontstaanscontext

Opslagmedium niet meer leesbaar

(hardware, stuurprogramma ontbreekt,

werkt niet met huidig besturingssysteem,

bestandssysteem niet meer bruikbaar / in

onbruik geraakt = hoe diskette geformateerd,

bussen en kabels zijn in onbruik geraakt etc.)

Bestand niet retrievable

Leeromgeving

Digital

Preservation



ontstaanscontext

Bitstream

Een reeks van enen en nullen vormt de bits en bytes

binnen een digitaal bestand. Zo'n reeks noemen we

de bitstream. Deze kan alleen binnen de juiste

hardware- en softwareomgeving in correcte vorm

leesbaar gemaakt worden.

Risico: de bitstream (de enen en de nullen)

is niet meer in orde: bitrot

Bestand digitaal niet meer integer

Mogelijke oorzaken:

• kopieerfouten

• mechanische defecten aan de drager

Mogelijke beantwoording:

• Fixity checks controleren de digitale

integriteit

Leeromgeving

Digital

Preservation



ontstaanscontext

Risico: Hardware en besturingssysteem

waarop de software draaide niet meer

beschikbaar, bestandssysteem niet meer

beschikbaar, in onbruik geraakt.

Bestand niet meer

• Retrievable

• Interpreteerbaar

Leeromgeving

Digital

Preservation


Leeromgeving

Digital

Preservation



ontstaanscontext

Risico: Software of juiste softwareversie niet

meer beschikbaar en/of niet meer bekend

binnen welke software en versie bestand

is opgemaakt.

Bestand niet meer (goed)

interpreteerbaar, leesbaar.

Er ontstaat kwaliteits- en

informatieverlies en onregelmatig-

heden bij de representatie.

Achterwaartse comptabiliteit meestal beperkt

tot een aantal versies.

Leeromgeving

Digital

Preservation



ontstaanscontext

Korte oefening in oefendossier

Zoeken *.qxd (QuarkXPress) document

Leeromgeving

Digital

Preservation


Ontstaanscontext:

de bron als basis

Bij de archiefvormer vindt de creatie van

documenten en de ordening van het archief

plaats.

Hier wordt voor een belangrijk deel de basis

gelegd voor kwaliteit en risico’s m.b.t. beheer

en digital preservation later.

Er zijn diverse bronnen met adviezen

voor de aanpak bij de archiefvormer.

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Risico’s, samenvatting

Het identificeren van en omgaan met

risico’s vormen de basis van digitale

duurzaamheid.

• we zijn er ons nu bewust van geworden

• er zullen altijd problemen te beantwoorden

zijn m.b.t. duurzame toegankelijkheid

van born digital documenten

• we zullen moeten leren omgaan met

risico’s en te maken keuzes

• dat doen we voor een groot deel binnen ons

duurzaamheidsbeleid en de uitvoering

daarvan binnen preservation planning

en preservation management

• daartoe moeten we beschikken over

de juiste kennis, competenties, rollen, taken,

en verantwoordelijkheden, organisatie,

processen en systemen

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Het digitale document in de

architectuurpraktijk.

Blok Henk

CAD-bestand

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.

Beantwoording

duurzaamheidsproblemen

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Beantwoording problematiek.Kader beantwoording duurzaamheidsproblematiek

. zelf ontwikkelen

. kopen / leasen

.aansluiten bij bestaande voorziening

Functionele en technische eisen aan een

e-depot oplossing

Informatiearchitectuur

Eisen aan organisatie, processen, systemen, metadata, informatiebeheer

Beleid en strategie implementeren

Beleid en strategie ontwikkelen

Mogelijke beantwoordingen

Eisen waaraan te voldoen

Problematiek

Leeromgeving

Digital

Preservation


Beantwoording problematiek

Duurzaamheidsbeleid bestrijdt risico’s

De risico’s hangen samen met verval en in

onbruik raken van:

• Opslagmedia

• Hardware en bestandssystemen

• Operating systems

• Software

En hebben gevolgen voor:

• Authenticiteit

• Betrouwbaarheid

• Integriteit

• Bruikbaarheid

• Compleetheid

Leeromgeving

Digital

Preservation

●



Significante eigenschappen

Binnen het duurzaamheidsbeleid en de

preservation strategy worden de significante

eigenschappen van een digitaal object bepaald.

Het gaat om de meest karakteristieke

eigenschappen die nodig zijn voor toegang en

een betekenisvolle representatie.

In principe moet dit voor alle veelvoorkomende

bestandsformaten bekend zijn.

Leeromgeving

Digital

Preservation



Preservation strategies

• Bit(stream) preservation

• Functional preservation

► Emuleren

► Computer museum

► Migreren

► Printen op papier of COM (Computer

Output to Microfilm)

• Een gemixte strategie

• Ook speelt archival storage een rol bij

duurzaamheid

Leeromgeving

Digital

Preservation



Preservation strategies.

Kenmerken bitstream preservation

en functional preservation.

• Bit(stream) preservation

Bewaren van het document als origineel

digitaal object zonder onderscheid tussen

informatie en vorm.

• Functional preservation

Onderscheid tussen informatie en vorm.

► Emuleren

De oorspronkelijke vorm wordt binnen

een geëmuleerde omgeving zo veel

mogelijk geëvenaard.

► Migreren

Er wordt besloten in welke vorm

(bestandsformaat) informatie wordt

bewaard en welke kenmerken

(significante eigenschappen) van de

informatie, vorm en functionaliteit daarbij

worden bewaard.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Bitstream preservation

• De bitstream bestaat uit de enen

en nullen die de bits en bytes

van het digitale object vormen

• Je bewaart deze binnen een

veilige opslag met behoud van

digitale integriteit

• De bitstream kent alle wezenlijke

data m.b.t. de creatie die van belang zijn

voor preserveringsdoeleinden

• Daarmee leg je de basis voor toekomstige

preserveringsstrategieën

Leeromgeving

Digital

Preservation




Bitstream preservation en waardering en

selectie

Bitstream preservation kan een onderdeel zijn

van het beleid voor waardering en selectie,

doordat je digitale bestanden en archief-

bestanddelen die je als niet als van direct van

belang beschouwd binnen je verzamelbeleid

en voor de designated community alleen als

bitstream preserveert.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Digitale archeologie

Het begrip digitale archeologie is verwant aan

bitstream preservation. Door alleen de

‘kale bitstream’, eventueel aangevuld met zijn

technische kenmerken op te nemen, stel je

digitaal archeologen later in staat om te trachten

- met eigen tools – bestanden weer leesbaar

te maken.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Rol Archival Storage

Onder meer:

• Veiligheid en toegangsbeheer

• Bewaking digitale integriteit

• Verversing van verouderde naar nieuwe

opslagmedia

Leeromgeving

Digital

Preservation




Emuleren

De oorspronkelijke vorm wordt binnen

een geëmuleerde omgeving zo veel

mogelijk geëvenaard.

Emuleren is het nabootsen van een bepaald

computerplatform of computerprogramma op

een ander platform of programma.

Vaak gaat het daarbij om het platform

(besturingssysteem) waarop oude software

gedraaid kan worden.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Emulatie voorbeeld

Een voorbeeld is DOS games op Internet archive

(maakt gebruik van DOSBox emulator):

Klik rechts op

DOS

en kies dan bijv. om binnen het oude DOS

Word 5.5 of een game te laten draaien

https://archive.org/details/softwarelibrary_msdos_games

Leeromgeving

Digital

Preservation




Migreren

• je besluit op grond van je duurzaamheids-

beleid welke significante eigenschappen

je wilt bewaren voor welke bestandsformaten

• je stelt bij voorkeur een beperkt aantal

preferred formats vast waarnaar je wil

migreren

• bij de uitvoering van je duurzaamheidsbeleid

en je preservation strategy houdt je binnen

de technology watch in de gaten welke

bestandsformaten in onbruik dreigen te

raken

• op grond daarvan neem je binnen je

preservation planning besluiten om

preservation actions voor te berieden,

zoals migraties

Leeromgeving

Digital

Preservation




Migreren, converteren en normaliseren

• Migreren is het overzetten naar en ander

bestandsformaat

• Converteren is het overzetten naar een

hogere versie van hetzelfde

bestandsformaat

• Normalisatie is de omzetting naar

een bestandsformaat dat duurzamer

wordt geacht binnen het duurzaam-

heidsbeleid en de preservation

strategy van een organisatie.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Migreren

Preferred formats

Is gerelateerd aan het begrip ‘Normalisatie’.

Het leveren van preferred formats kan als eis

gesteld worden aan de archiefgever, of

bestanden kunnen bij opname omgezet worden

naar een preferred format. Voor een niet

toegestaan bestandsformaat kunnen binnen

de migratie strategie één of meer preferred

formats aangewezen worden.

Leeromgeving

Digital

Preservation




Migreren: route naar preferred formats

• afgeleide van duurzaamheidsbeleid

• houdt rekening met designated community

• relatie met ‘Normalisatie’

• basis voor preferred formats wordt gelegd door

definiëring van significante eigenschappen

Leeromgeving

Digital

Preservation




Vuistregel: beperk schakels

Zorg er voor dat er in je reconstructieproces

van het – in onbruik geraakte – digitale object

zo weinig mogelijk schakels zitten. Elke extra

schakel levert risico op. Dit geldt met name

voor migratiestrategieën.

Leeromgeving

Digital

Preservation

●




Leeromgeving

Digital

Preservation

●



Preservation strategies en de

access functieDe preservation strategy is gericht op

• duurzaam bewaren

• het bedienen van de designated community.

Archiveringsformaten en raadpleegformaten

• Archiveringsformaten kunnen tevens

raadpleegformaten zijn. Dit wordt Ook wel JIC

(Just in case) genoemd.

• Raadpleegformaten kunnen bij levering

‘on the fly’ of anders gezegd JIT (Just in time)

gecreëerd worden, vanuit:

► het archiveringsformaat

► het opgenomen origineel (als dit nog niet

in onbruik is geraakt)

Voordeel: je hoeft binnen e-depot niet regelmatig

migraties van grote aantallen bestanden uit te

voeren.

Migratiestrategieën moet dus in meerdere opzichten

goed doordacht zijn en de juiste afwegingen kennen.

Voor de gebruiker geldt dat hij moet kunnen

raadplegen binnen de voor hem beschikbare

hardware- en softwareomgeving. Te leveren

raadpleegformaten moeten daarop afgesteld zijn.

Leeromgeving

Digital

Preservation

●




Vinden van het juiste evenwicht

• tussen bestandsformaten die in onbruik

dreigen te raken en software en

viewer software die nog wel de

significante eigenschappen kan

representeren

• wat er binnen de ICT-omgeving van

de designated communicty beschikbaar

is aan software en viewers

• evenwicht vertalen naar normalisatie

en preferred formats

• kan leiden dot gelaagde preservation

strategy

► bitstreamarchivering

► redelijk duurzaam uitwisselingsformaat

► een bijna standaard (zeer veel gebruikt

en breed ondersteund)

► een officiële standaard of de-facto

standaard

Leeromgeving

Digital

Preservation




Vinden van het juiste evenwicht

Voorbeeld van een gelaagde strategie:

Origineel Leesbaar

Bewerkbaar

Redelijk

duurzaam

Vaak

uitwisselings-

formaat

Hogere

standaard

Duurzame

standaard

.xls .csv .pdf

.txt

.xml

.dwg .dxf .stp .step

(STEP

industrie

standaard)

.pdf

PDF/A-1b

en PDF/E-1)

.tiff

.jpeg

.jpeg 2000

.png

DXF uitwisselingsformaat als archiveringformaat

- behoud van bijna alle kenmerken en functionaliteit

- niet geschikt als raadpleegformaat voor de gebruiker

PDF als archiveringsformaat en raadpleegformaat

- duurzaam archiveringsformaat en geschikt als raadpleegformaat

- bewerkbaarheid / functionaliteit gaat grotendeels verloren

- lagen uit AutoCAD DWG kunnen in gelaagde PDF behouden blijven

JPG als raadpleegformaat

- alleen geschikt als raadpleegformaat

- bewerkbaarheid / functionaliteit gaat geheel verloren

Leeromgeving

Digital

Preservation

●




Bestandsformaten, categorisering

naar duurzaamheid

• Proprietary bestandsformaten

(leveranciersafhankelijk)

• Uitwisselingsformaten (van nauwelijks

duurzaam tot hoog duurzaam)

• Zeer veel gebruikte en breed ondersteunde

bestandsformaten

• De-facto standaarden

• Standaarden

Leeromgeving

Digital

Preservation




Proprietary bestandsformaten, kenmerken

• één leverancier en alleen door die

leverancier ondersteund

• vaak bedoeld voor een specifieke

taakuitvoering en gebruikt door een

specifieke groep

• softwarespecificatie niet of slechts

beperkt openbaar beschikbaar en

software niet of beperkt gedocumenteerd

• weinig kans op ondersteuning na

in onbruik raken software, ook niet

vanuit de gebruikersgemeenschap

Leeromgeving

Digital

Preservation




Uitwisselingsformaten

• grote verschillen in duurzaamheid

• soms via één leverancier tot stand

gekomen, soms binnen een samenwerking

of standaardorganisatie

• ondersteuning kan breed of minder breed

zijn

• in een aantal gevallen goed gedocumen-

teerd en softwarespecificaties deels of in

voldoende mate openbaar beschikbaar,

in andere gevallen in grote mate gesloten

en leveranciersafhankelijk

• ondersteuning na in onbruik raken kan

per uitwisselingsformaat anders zijn

Leeromgeving

Digital

Preservation




Zeer veel gebruikt en breed ondersteunde

bestandsformaten, kenmerken

• één leverancier

• breed ondersteund

• goed gedocumenteerd en software-

specificaties deels of in voldoende

mate openbaar beschikbaar

• veel kans op ondersteuning na

in onbruik raken software, ook

vanuit de gebruikersgemeenschap

• bijvoorbeeld: MS Office software

Leeromgeving

Digital

Preservation




De-facto standaarden

Meest gekenmerkt doordat open specificaties

of aanbevelingen vastgelegd zijn door

niet-officiële normerende organisaties

(bijv. W3C, AIIM, OASIS, IETF).

Leeromgeving

Digital

Preservation




Officiële standaarden

• vastgelegd door officiële

standaardiseringsorganisaties, zoals

ISO, IEC, ITU, CEN, ITSI

• gelden als duurzaam en als geschikt

archiveringsformaat

• hiertoe behoren onder meer PDF/A, .txt,

.html, .tiff, .jpeg., Jpeg 2000 en .png.

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Beantwoording problematiek m.b.t.

CAD-bestanden

Leeromgeving

Digital

Preservation



CAD-bestanden (1/2)

Belangrijke kenmerken CAD-bestand

• gericht op samenwerking, synchronisatie,

versiebeheer

• CAD-modellen opgebouwd uit veel data

georganiseerd in datalagen, in hoofdzaak

gericht op het creëren van geometrische

presentaties

• bestaat meestal uit meerdere digitale

objecten

• leveranciersafhankelijke software, veel

versie-updates, vaak gebrek aan

standaarden voor uitwisseling, software

specificaties meestal niet openbaar

Leeromgeving

Digital

Preservation



CAD-bestanden (2/2)

Mogelijke duurzaamheidstrategie

• bepaal significante eigenschappen die

je wil bewaren

• significante eigenschappen hangen af

van de verzamelende instelling en van

de gebruikersgroepen

• bepaal validation properties voor een

correcte opname

• archiveer de originele bitstream en kies

bij normalisatie voor minimaal één, maar

liefst twee of drie archiveringsformaten

• archiveer grote modellen met meerdere

onderdelen in hiërarchisch georganiseerde

archival packages

Leeromgeving

Digital

Preservation

●



Onderzoek Henk Vanstappen

‘Opname en verwerking van born

digital objecten uit een architectuurarchief’In opdracht van VAi/CVAa, april 2013.

• Kijk op inhoud en structuur van een

architectuurarchief

• Stappen nodig voor opname en nodige

instrumenten

• Aanbevelingen selectie archiefbestanden

• Overzicht met kennis over software,

opslagmedia en bestandsformaten

• Voorbereidingen nodig bij het ontwikkelen

van een preserveringsstrategie.

Over de preservering van CAD-bestanden verscheen

april 2013 ook het Technology Watch Report Preservering

Computer Aided Design (CAD). VK, DPC

(Digital Preservation Coalition) en DCC (Digital Curation Centre).

Leeromgeving

Digital

Preservation

●






Methode

• Overzicht van alle bestanden per drager

• Analyse van bestandsformaten

• Ordeningen (analyse en gevolgen voor

opname)

• Dragers (opslagmedia, analyse en

gevolgen voor opname)

• Overzicht van CAD-software en zijn

kenmerken

Leeromgeving

Digital

Preservation






Archiveringsformaten voor CAD-bestanden.

• CAD bestandsformaat; kenmerken en

functies

• CAD representatiemethoden

• Eisen aan een CAD archiveringsformaat

► Bewaarstrategieën

► Algemene kenmerken van een

archiveringsformaat

► Kenmerken van een een CAD-bestand

► Twee mogelijke migratietrajecten en hun

kenmerken en voor- en nadelen

► Analyse van bestandsformaten in relatie

tot bovenstaande

Leeromgeving

Digital

Preservation






Tests

Hoe gedragen bestanden zich bij een of

meerdere migraties naar een ander formaat

Leeromgeving

Digital

Preservation


Tests

behoud van basisvormen (lijnen en volumes);

behoud van referentiebestanden;

behoud van informatie met betrekking tot lagen;

behoud van voorkeursinstellingen met betrekking tot

zichtbaarheid van lagen;

behoud van kleur;

behoud van overige ‘intelligentie’, zoals schaal, afmetingen,

labels;

behoud van lijndiktes;

behoud van tekst (geen omzetting naar vectorgebaseerd

element);

behoud van krommen (geen ‘meshing’).

Leeromgeving

Digital

Preservation






Conclusies

Scoren van bestandsformaten op vier

preserveringskenmerken.

Leeromgeving

Digital

Preservation






Migratietrajecten voor de belangrijkste

bestandsformaten

• Basisgegevens bestandsformaten

• Mogelijke archiveringsformaten

• Mogelijke tools

Leeromgeving

Digital

Preservation

●



Gezien

• Strategieën

• Voorbeelden

• Beantwoording in de praktijk binnen

onderzoek Henk Vanstappen

Welke beeld is er nu bij de deelnemers?

Leeromgeving

Digital

Preservation


Oefeningen

Wat zijn voor ons de voor- en nadelen

bij het toepassen van de verschillende

strategieën?

Drie korte oefeningen voor de groep

en een opdracht.

Leeromgeving

Digital

Preservation


Oefening 1

Adlib data

□ hoe duurzaam ?

□ hoe bewaren ?

Leeromgeving

Digital

Preservation


Oefening 2

Top 50 Archieven in Excel sheet

□ hoe duurzaam ?

□ hoe bewaren ?

Leeromgeving

Digital

Preservation


Oefening 3

Dossier

Hoe duurzaam is dit dossier ?

Leeromgeving

Digital

Preservation


Opdracht ca. 10 min

Ga naar oefendossier

• identificeer 3 veel voorkomende

bestandformaten in het dossier

• wat denk je over de duurzaamheid

en hoe zou je ze duurzaam

bewaren?

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.

Duurzaamheidsbeleid

De beantwoording van de duurzaamheids-

problematiek wordt gestuurd vanuit het

duurzaamheidsbeleid.

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Duurzaamheidsbeleid

Gewenst volwassenheidsniveau

• ‘pro actief’: wel al beginnen aan de

ontwikkeling

• eerst moeten archival storage, ingest

en data management op orde zijn

Leeromgeving

Digital

Preservation

2 Duurzaamheid. Duurzaamheidsbeleid.Kader problematiek en duurzaamheidsbeleid

. zelf ontwikkelen

. kopen / leasen

.aansluiten bij bestaande voorziening

Functionele en technische eisen aan een

e-depot oplossing

Informatiearchitectuur

Eisen aan organisatie, processen, systemen, metadata, informatiebeheer

Beleid en strategie implementeren

Beleid en strategie ontwikkelen

Mogelijke beantwoordingen

Eisen waaraan te voldoen

Problematiek

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Duurzaamheidsbeleid

• Doel

• Waaraan moet het voldoen?

• Als afgeleide van collectie- en

acquisitiebeleid

• Duurzaamheidsbeleid en de gebruiker

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Doel

Besturing over de duurzaamheid van de

digitale collectie en de digital preservation

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Waar moet het aan voldoen?

Onder meer de volgende zaken:

• heldere grondslag / motieven

• heldere organisatie, rollen, verantwoor-

delijkheden

• bestuursverantwoordelijkheid helder

• preservation strategy, normalisatie,

preferred formats etc. helder gedefinieerd

• overzicht aard en inhoud te verwerven

archieven

• beleid wordt onderhouden en ge-update

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Afgeleide van het collectiebeleid

Duurzaamheidsbeleid en collectiebeleid

en beleid voor acquisitie, waardering en

selectie hangen sterk samen.

Afstelling en integratie

Het duurzaamheidsbeleid is een afgeleide van

de missie en het collectiebeleid, net als het

beleid voor acquisitie, waardering en selectie

dat is. Er zal dus een grote mate van integratie

en afstelling nodig zijn tussen deze

beleidsgebieden.

Leeromgeving

Digital

Preservation


DuurzaamheidsbeleidDuurzaamheidsbeleid en de

archiefgever en gebruiker

Verantwoording van het duurzaamheidsbeleid

t.o.v. de archiefvormer en de gebruiker.

• Je werkt met materiaal van anderen ten

behoeve van bepaalde gebruikersgroepen.

• Daarom moet je je verantwoorden

• Richting de archiefvormers beschikken over

► een mission statement

► overdrachts- en beheerovereenkomsten

► beleidsdocumenten

► gedocumenteerde beschrijvingen van

procedures en workflows

► documentatie van te bewaren significante

eigenschappen

• gedocumenteerde verantwoording tegenover

de gebruikers (designated community)

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Definiëring van de gebruikersgroepen

(designated community)

Zonder een goede definiëring van de

gebruikersgroepen kunnen het duurzaam-

heidsbeleid en de accessfunctie niet

goed ontwikkeld worden. De gebruikersgroepen

moeten bij het opstellen van het duurzaam-

heidsbeleid gedefinieerd worden.

(zie Access voor meer)

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Scoremodel digitale duurzaamheid

Het scoremodel digitale duurzaamheid is een

tool voor zelfevaluatie en geeft aan welke

de sterke en zwakke punten zijn van je

organisatie en formuleert waar mogelijk

aanbevelingen voor het verkleinen van deze

risico's.

http://www.den.nl/standaard/383/

http://www.den.nl/standaard/383/

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Certificering van digitale repositories

Voor digitale repositories in Nederland zijn

verschillen niveaus van certificering mogelijk

Data Seal of Approval

Nestor Seal

ISO certificering

Lees meer:

NCDD Brochure ‘Doe ik het goed?’

Roadmap naar certificering van digitale repositories

http://www.datasealofapproval.org/en

http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/EN/nestor-Siegel/siegel_node.html

http://www.iso16363.org/

http://ncdd.nl/site/wp-content/uploads/2014/06/NCDD-certific-folder-DIG-V3-DEF.pdf

http://ncdd.nl/site/wp-content/uploads/2015/09/NCDD_eindrapport_project_certificering_digitale_repositories_DEF.pdf

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Eisen aan de beheerorganisatie

Beschikt over:

• Duidelijke missie en organisatiedoelen

• Organisatorische en financiële

continuïteit

• Adequate organisatiestructuur en formatie

• Adequaat beleid en procedures

• Heeft voor het beheer alle noodzakelijke

contracten, vergunningen en/of licenties

en verplichtingen vastgelegd

Leeromgeving

Digital

Preservation


Eisen aan de beheerorganisatie

Waar staan we? Wat hebben we?

Onderdeel Analoog Digitaal

OrganisatieProcessenVerantwoor-delijkhedenFormatieCompetenties

……………….. …………………

Financiering ……………….. ………………..

Beleid en procedures

……………….. ………………..

Beleid W&S ……………….. ………………..

Beleid conservering

……………….. ………………..

Contracten,licenties etc.

……………….. ………………..

Informatie & applicaties

……………….. ………………..

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid

Overige eisen / voldoen aan

normen en standaarden

ISO 14721 (OAIS)

NEN-ISO 15489. Informatie- en archiefbeheer.

NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van

informatie- en archiefmanagement in

programmatuur.

NEN-ISO 23081 Beheren van metagegevens

voor archiefbescheiden.

ISO 16363 Trustworthiness of digital

repositories

Metadata. SCAPE geef een

‘Guidance Policy’ voor metadata.

http://wiki.opf-labs.org/display/SP/5.+Guidance+Policy+Metadata

Leeromgeving

Digital

Preservation


Oefening.

Wie wil wat m.b.t. een digitaal

archief (belangen en gezichtspunten)

Gebruiker

InstellingArchiefgever

Leeromgeving

Digital

Preservation


Digitale duurzaamheid

Begrippen

e-Depot

Een e-depot is het geheel van organisatie,

beleid, processen en procedures, financieel

beheer, personeel, databeheer, databeveiliging

en aanwezige hard- en software, dat duurzaam

beheren en raadplegen van te bewaren digitale

archiefbescheiden mogelijk maakt.

Een e-depot is dus veel meer dan een

archiefbeheerapplicatie voor duurzaam beheer

van digitale archieven.

Een e-depot omvat ook alles wat daarom heen

nodig is.

Leeromgeving

Digital

Preservation


Digitale duurzaamheid

OAIS

Implementatie duurzaamheidsbeleid

vindt plaats binnen de OAIS functies

rond e-depot

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid en de

implementatietraject ervan binnen

een e-depot

• Duurzaamheidsbeleid

• Implementatie in preservation strategy

• Moet bij implementatie binnen e-depot

gedocumenteerde procedures kennen

• Preservation strategy moet via monitoring

functie up-to-date worden gehouden

(technology watch en monitoring

veranderingen bij de gebruiker)

• Alle acties die er in een e-depot binnen

de uitvoering van de preservation planning

worden uitgevoerd ten opzichte van de

digitale objecten moeten via

gedocumenteerde procedures plaatsvinden

en alle data die verslag doen van de acties

moeten duurzaam bij het digitale object

bewaard worden

Leeromgeving

Digital

Preservation


Duurzaamheidsbeleid en preservation

strategy

De praktijk

Goed traject bij het definiëren van het

duurzaamheidsbeleid is het bouwen van een

heldere business case.

DPC Step by step guide to building a business case

Heeft de werking van een checklist voor de

• Onderwerpen

• Stappen

• Beslissingen

Die je af moeten handelen in het traject naar

het duurzaamheidsbeleid.

http://wiki.dpconline.org/index.php?title=Step_by_step_guide_to_building_a_business_case

Leeromgeving

Digital

Preservation

●


Duurzaamheidsbeleid

• Wat is het

• Waarom

• Waaraan moet het voldoen

• Gezichtspunten vormer, instelling, gebruiker

• Hoe goed doe ik het?

• Begrippen

Verwerking de rapportering resultaten.

Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden.

Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoendegeleerd

Opvolging

Kennisontwikkeling en aanlerenbasisvaardigheden

Bijdrage aan eisen aan processen, systemen en informatie

Bijdrage eisen aan competenties, rollen, vaardigheden en taken

Bijdrage aan eisenaan bestuur, organisatie en beleid

Tools en methodieken

HNI leeromgeving 02

Design

Transcript of HNI leeromgeving 02