HLBVanDaal/DSSponsoringRichtlijnenenuitgangspunten

oktober2017,Sponsorcommissie

Richtlijn,uitgangspunt?

• Ditdocumentiseenraamwerk,waarinwewensenvan,enafsprakenmetsponsorsgaanpassen• Levenddocument:aanpassingenzijnmogelijkalsdeactuelesituatiedaaromvraagt• Sponsorbeleidmoeteenduidigenconsistentzijn:gelijkemonniken,gelijkekappen• Belangenaltijdinvolgorde:Clubà Teamà Spelers/leden.

• Eigenaarvanditdocumentisdesponsorcommissaris,bestuurbeslistovervoorgesteldeaanpassingen

Sponsoringalgemeen

• Eensponsorovereenkomstwordtaltijdafgeslotentussendeverenigingendeondernemingdiesponsort.Deovereenkomstwordtopgestelddoordesponsorcommissie,metdesponsorbesproken/onderhandeldendehandtekeningeronderwordt“opgehaald”.• Allesponsorgeldenwordenontvangendoordepenningmeester• Desponsorcommissiedraagtzorgvoorhetleverenvandegewenstetegenprestatie• Hard:kleding,bordenetc• Soft:Vermeldingnieuwsbrief,uitnodigingensponsoraktiviteiten,LCD-scherm,regelzakenindeclub

• Hetleverenvandetegenprestatiekangedelegeerdwordenaananderevrijwilligersindeclub,echteraltijdinoverlegmetdesponsorcommissie• Teammanagers,contactpersonenvanteams

Desponsorcommissie

• Beheertallesponsorovereenkomsten• Houdtzichaandeafsprakenmetdesponsor.Ookderedelijkerwijsteverwachtenbelangenvaneensponsor• Elkesponsorkrijgtééncontactpersoondieoverzichtheeftoverallesponsor-afsprakenmeteenonderneming.• Anderevrijwilligersmakennietrechtstreeksdealsmetsponsors,ofalleeningoedoverlegmetdesponsorcommissie.

• Communiceertpositiefoverondernemingendiesponsoren.• Bemiddeltbijeventueleonenigheidtussenpartijen.

SponsoringdraaitomrelatiesDesponsorcommissie(e-mail:relaties@hlbvandaal-ds.nl) :• Beheertderelatiesmetdesponsorsalsbetrouwbare partner• Hetbehoudvaneengoedebestaanderelatiegaataltijdvoortenopzichtevaneennieuwerelatie.• Weruileneenrelatienietinvooreenvoordeligereopportunitybijeenander• Afscheidnemenvanrelatiesmoetkunnen,altijdvoorkeurvooroverlegbijissues

• Zieteroptoedatzakenvoordeclubzoveelenwaarmogelijkbijonzesponsorsgekochtworden• Specifiekeafspraken:leveranciersportkleding,clublogo,leverancierreclamebordenetc.

• Zorgterzogoedmogelijkvoordatdeenesponsor-ovk nietconflicteertmeteenanderesponsor-ovk.

Relatiesistwee-richting-verkeer

Wijverwachtendezelfdebetrouwbaarheidretour:• Sponsorsruilenonzeclubnietzonderoverleginvooreenandereclub• Declubhoudtsponsorsaanhuntoezeggingenenafspraken• Bijafscheidnemen,betaalregelingismogelijk,gaarneoverleg• Opzeggenvansponsorcontractschriftelijk(e-mail,brief)

Invloedvandesponsor

• EensponsorheeftnimmerinspraakinTC-zaken,zoalsdeteamindeling,keuzetrainer,wel/geenpromotie,inwelkeklassegespeeldwordtetc.DitisdeverantwoordelijkheidvandeTechnischeCommissie,hetwordtinoverlegmethetdaarvoorgeselecteerdekadergemaaktenwordtgoedgekeurddoorhetbestuur.• Eensponsorheeftgeeninspraakindevergoedingwelkeaankaderwordtbetaald.DitvaltonderdebasisvoorzieningenisdeverantwoordelijkheidvandeTechnischeCommissiemetgoedkeuringvanhetBestuur.• Gesponsordewedstrijdtenue’s wordendoordekledingcommissieoverdeteamsverdeeld(matenv/dspelers),hierbijkanindienmogelijk,maarhoeftniet,rekeninggehoudentewordenmetwensenvandesponsor.• Overleggenisvanzelfsprekendaltijdmogelijk…

Looptijd

• Inprincipeovereenkomstenvoordriejaar,metautomatischeverlenging,totdatopgezegdwordt.• Facturatieperjaarismogelijk,indiengewenst.

• Voorkeurvoordeclubomopbrengstenookteontvangeninhetjaarwaardekosteninvallen

• Boekjaarvandeclub(seizoen)looptvan1augustust/m31juli• Administratiekostenbijfacturatieperjaar:€20,=perjaar.

• Eenteamsponsorisgedurendedelooptijdvanhetcontractverbondenaanhetzelfdeofdezelfdeteams.Ditisonafhankelijkvaneventuelewijzigingenindesamenstellingvanhetteamen/ofhetkader.• Eenkledingsponsorisgedurendedelooptijdvanhetcontractverbondenaaneenleeftijdscategorie:1)senioren,2)JeugdA/B/Cen3)CMV

Facturatie

• Deverenigingfactureertaltijdrechtstreeksaandesponsor.Hierzijngeentussenpersonenbijbetrokken.• DeclubisnietBTW-plichtig

• OpdefactuuraandesponsorwordtgeenBTWvermeld• DeclubkandeBTWvaningekochtezakennietterugvorderen.

• Depenningmeesterbeheertdebinnengekomensponsorgelden.Eendeelhiervankomttengoedevandeclubkasterbekostigingvandebasisvoorzieningen.Hetovergeblevendeelwordtopdeafgesprokenmomentenbeschikbaargesteldvoordegewenstetegenprestaties,en/ofaandebetrokkencommissiesofteams.

“Potjes”

• Depenningmeesterbeheertsponsorgeldentbv hetafgesprokendoel,zoals• Eenteam• Budgetvoorvervangingen/aanvullingenvoorkleding

• Elkjaarkanbudgetterbeschikkingwordengestelduithetpotje• Inoverlegmetteamenpenningmeester

• Uitgavenwordenverantwoord,penningmeestercontroleertofgeldeningezetwordenvoorhetafgesprokendoel.• Bonnetjesdeclarerenmetdeclaratieformulieropdewebsite• Facturenindienendiedepenningmeesterdanbetaalt• Teamsgevennietzonderoverleggelduituitdepotjes

Toelichting

• TCistechnischecommissie• Kaderis:trainer,teammanagers,commissieleden,bemensingTC• Basisvoorzieningenzijnmetname:

• Zaalhuurtbv trainingenwedstrijden• Inhuurtrainers• AfdrachtNevobo (licentiesomincompetitiesdeeltenemen)

• Ovk =overeenkomst/contract• Senioren:18+• JeugdA=16t/m17jr,B=14t/m15jr,C=12t/m13jr• CMV:jongerdan12jr.

Watelkesponsorkrijgt

Allesponsors,groot,klein,metgeldeninnatura,ontvangensowieso:• Enthousiaste,doorvrijwilligersgoedgeleidevolleybalclub(ong.280leden),metambitiesenregionalefunctie• NetwerkvanHLBVanDaal&Partnersenandereondernemers/sponsors,enook:persengemeentepolitiek• SlideophetLCD-scherm inSportcaféDeMisse• Vermeldingmetlogoopdewebsitewww.hlbvandaal-ds.nl• CommerciëleintroductieindenieuwsbriefenFacebook(indiengewenst)

• 600e-mailadresseninderegio• Kort,metlogo,meteenbutton/linknaarsponsorpaginaopdewebsiteen/ofeigenwebsite

• Uitnodigingenvoorsponsoractiviteiten• Wedstrijden(nieuwsbrief),teampresentatie,sponsoravond,HLBCafé

Componentenverdelendetaart

AB

C Kenmerkenv/dcomponenten:A=Basisvoorzieningenvandeclub(trainers,zaalhuur,licenties)

B=ZakendielangermeegaandanéénseizoenC=Zakendiedoorhetteaminéénseizoenverbruikt,ingezet,aangeschaftworden

Sponsorvormen

AB

C

• Verenigingsponsors ->A:100%B:0%C:0%• Kledingsponsors ->A:25%B:75%C:0%• Bijnieuwewedstrijdtenue’s (vanHLB- naarHLBkleuren)• Inderdaad:prijsverhogingvoornieuwekledingsponsors

(naditseizoen)• Verderdehuidigekledingsponsoring-afspraken

• Teamsponsors ->A:25%B:25%C:50%• Evenementensponsors ->A:25%B:0%C:75%• ComponentCishierdanhetevenement/activiteiten-commissie

Teamsponsoring

DoelstellingTeamsponsoring(Nieuw)

HLBVanDaal/DSwil:• De(hoge)kostenvanalleambitieskunnenblijvenbetalen• Leden stimulerenommeetezoekennaarondernemingendiedevereniging(financieel)willenondersteunen.Omhenhiervoortebelonenzaleenaanzienlijkdeelvanhetsponsorbedragterbeschikkingwordengesteldaanhetteamvandepersoondiedeteamsponsoraandraagt.• Ondernemingen nogintensieveresamenwerkingsvormenaankunnenbieden,waarbijdesponsordirecterkanbijdragenaansportieveambities,teamspiritenvolleybal-niveau

Teamsponsoring

• Minimalelooptijdvanminimaal2seizoenenOmcontinuïteittewaarborgenverbindeenteamsponsorzichvoor2ofmeerseizoenenaaneenspecifiekteam.

Teamsponsoring

• Minimalelooptijdvanminimaal2seizoenen• BetalingkaninéénkeerofverdeeldoverdeseizoenenHetisaandesponsoromervoortekiezenofdezehetverschuldigdesponsorbedraginéénkeerwilbetalenofditoverdelooptijdvandesamenwerkinguittesmeren.Omdatdeverenigingnietinstaatisgrotebedragenvoortefinancierenhanterenwederegeldatdesponsorbijdragevoorheteersteseizoendekostenvoordatseizoenmoetdekken.Deresterendesponsorbijdragekanoverderesterendeseizoenenwordenuitgesmeerd.

Componentenverdelendetaart

AB

C Kenmerkenv/dcomponenten:A=Basisvoorzieningenvandeclub(trainers,zaalhuur,licenties)

B=ZakendielangermeegaandanéénseizoenC=Zakendiedoorhetteaminéénseizoenverbruikt,ingezet,aangeschaftworden

ComponentA:VerenigingsponsoringTenminste 25%Omdatiederteamdoordeverenigingindebasisvoorzieningenwordtvoorzienzaleenkwartvanhetsponsorbedragtengoedevandeclubkaskomen.Opdezemanierkandeverenigingzakenalsbondsafdrachten,zaalhuurentrainersvergoedingenbetalenenhierverderinprofessionaliseren.Daarnaastzalditgeldwordengebruiktvoordeorganisatievanverenigingsactiviteitenalsvriendjesenvriendinnetjestoernooien,hetoliebollentoernooi,hetjeugdkampendevolleybalinstuif.Voorbeeld:inhuurtrainer,zaalenLicentiesNevobo

ComponentB:DuurzameSponsoringAdvies:25%,kleiner/gelijkcomp.AHettweedekwartwordtinoverlegmetdesponsorenhetteamgebruiktvoorduurzamesponsoring.Metduurzaambedoelenwedaterzakenkunnenwordenaangeschaftdieminimaaldegehelelooptijdvanhetcontractgebruiktkunnenwordenofaanschaf/huurvanmaterialenwelkebijthuiswedstrijdengebruiktkunnenwordenenwaarnaasthetteamookeenaanzienlijkdeelvandeoverigeledenplezieraanbeleefd.Voorbeelden:(Wedstrijd)kleding,trainingsmiddelen,Volleybalspullenvoordeclub

ComponentC:TeamsponsoringMaximaal 50%Hetresterendeengrootstedeelvanhetsponsorbedragwordtbeschikbaargesteldaanhetteam,viaeen“potje”,beheertdoordepenningmeester.Ditkanbijvoorbeeldwordenbesteedaanextratrainingsfaciliteitenvoorhetteamofeencombinatievanteams,eenbijdrageinteamkostenofanderezakendiehetteamgevoelversterken.

Voorbeeld:Teambuilding-weekend/activiteit,BBQmetsponsorenteam,Opvallendekledingen/ofspullen:slippers,petjes,waarhetteamzichmeeonderscheidt,Kilometervergoeding,vervoer

AB

C

Uitgangspuntenverdeling:

• Hetsponsorbedragisopgebouwduitdevolgende3componenten:• ComponentA:Verenigingsponsoring(25%)• ComponentB:Duurzameteamsponsoring(25%)• ComponentC:Teamsponsoring(50%)

• IndiendoordeTeamsponsorgewenstkunnendepercentagesvoorcomponentAenBwordenverhoogd.DanwordtpercentagevancomponentClager.• ComponentBiskleiner,ofgelijkaancomponentA• ComponentBkandusookweggelatenworden

VerdelingbudgetTeamsponsor

A

BC

A:VerenigingTenbehoevenvanbasisvoorzieningen als:- Bondsafdrachtenvoorteams- Zaalhuur- Trainersvergoedingen- Verenigingsactiviteiten- Etc.

B:DuurzaamTeamTenbehoevenvanduurzameinvesteringen als:- Trainingsmaterialen- Kledingandersdanhetwedstrijdtenue- Tassen- Overigematerialendieverenigingbreed

kunnenwordeningezet- Etc.

C:TeamTenbehoevenvanextraatjesvoorhetteamzoals:- Extratrainingen- Bijdrageindeteamkosten,

zoalskm-vergoeding,kostenuitwedstrijden

- Volleybalgerelateerdeteamuitjes

- Teamspiritverhogendefaciliteitenalseenspelers-bus

- Extraaankledingvandethuiswedstrijdenvandevaandelteams

- Profileren,leukeopvallendeacties,vanteamindeclub

- Etc.

Specifiekevoorwaarden

Omtevoorkomendatsponsorbudgetonverantwoordwordtbesteedhanterenwijdevolgendevoorwaarden:• CategorieB:Duurzameteamsponsoring• KeuzevoormaterialenwordtbepaaldinoverlegmetdeSponsorcommissie• MaterialenwordenaangeschaftenbeheerddoordeMateriaal-/Kledingcommissie• Materialenzijnenblijveneigendomvandevereniging• Materialenkunnenindienmogelijkookdoorandereteamswordengebruikt

• CategorieC:Teamsponsoring• Ditbudgetwordtdoordepenningmeesterbeheerdenzal,nadathijisgeïnformeerdoverdebesteding,perseizoeningelijkedelenbeschikbaarkomen• Bestedingdientvolleybalgerelateerdeninhetbelangvanhetgeheleteamtezijn• Bestedingindevormvanpersoonlijkevergoedingenisniettoegestaan

Hoewerktditdan?

• Hetteamlegtcontactmeteenpotentielesponsorenbespreektdemogelijkhedenvanteamsponsoring.• Wensenvanhetteamendeondernemingwordenbesproken• Hetteamoverlegtmetdesponsorcommissie,zijvergelijkendewensenmetanderesponsorovereenkomstenenbegeleidenhetteam• Depercentagesvandecomponentenwordtophoofdlijnenbesproken.

• Geenhardetoezeggingen,managedeverwachtingen..

• Sponsorcommissie,samenmetteam,steltovereenkomstop,bespreektditmetdeondernemer,schaaftafsprakenbijtotereencontractiswaarallepartijenmetplezierhunhandtekeningonderzetten.

Kledingsponsoring

Kledingsponsoring• Huidigerichtlijnblijftongewijzigd• http://www.hlbvandaal-ds.nl/club/relaties/mogelijkheden/2731-kledingsponsoring• PDF:http://www.hlbvandaal-ds.nl/images/stories/bestanden/HLB%20Van%20Daal-DS%20-%20Sportkleding%20Prijzen%20en%20Teamsponsoring%20tbv%20website.pdf

• HuidigerichtlijngeldtalleennogvoordelaatsteteamsinParticolare-kleuren,omdieomtezettennaarHLB-kleuren.• Soortaantrekkelijkeaanbiedingomhetvoorsponsorsaantrekkelijktemakenomdeclubbinnentweejaar“omtebouwen”naardenieuweHLBkleuren.

• Daarna(vanHLBkleurennaarnieuwHLBkledingsponsoring)geldtdezeregeling,waarbijcomponentBgelijkisaandehuidigerichtlijn.• Kledingsponsoringwordtdus33%duurder:25%vansponsorbedragnaarclub.

(Huidige)prijzenvoorcomponentB:

Vanafseizoen2017/18(sept-17)

• NieuweteamsgaaninnieuweErrea modellen:Helens(D)enEiger (H)• VoorteamsinHLB-kleurenmetErrea,modellenVitoria(D)enDerby(H),kantegenmeerprijsenmetwatkunstenvliegwerknogdevorigemodellenbesteldworden,maaralleenvooraanvullingenenvervangingen.

Verenigingshop

OnzekledingsponsorTotalSports isverhuisdbinnenWaalwijkenheeftnieuwenaam:

Sportshop.com BV

Bijzonderesamenwerkingen

Specialesamenwerkingen

• Sponsorskunnenonzeledenbijzonderesamenwerkingenaanbieden.• Bijv.TheLocal Gym geeftonzeledenkortingophetfitnesslidmaatschap

• Daarwerkenwegraagaanmee,maarclubmoeterookfinancieelvoordeelvanhebben• Ditkanvoorsponsorsdietenminstebordsponsorzijn.