Het Nieuwe Werken

bij de gemeente Gouda

Gedrag

Wat is Het Nieuwe Werken?

De burger verandertvroeger normaal

Een cultuurverandering

Durf te experi-menteren

Geef vertrouwen en ontvang het

Durf vaste patronen los

te laten

Laat je beoordelen op prestatie in plaats

van aanwezigheid

Werken hoe je wilt

Werken met wie je wilt

Werken waar je wilt

Werken wanneer je wilt

alleen hulp-middelen geven is niet genoeg

is nodig

nu normaalvroeger normaalnu normaal

1. Neem mensen aan met de juiste vaardigheden en met de gewenste mentaliteit, om het werk zelf in te richten.

2. Geef medewerkers de ruimte het eigen werk in te richten en maak gebruik van hun drijfveren.

3. Zet medewerkers dicht bij el-kaar, zodat ze van elkaar leren.

4. Laat weten waar je mee bezig bent.

5. Werk zelf ook zoals je dat van anderen vraagt.

6. We stimuleren creativiteit. Medewerkers mogen 20% van hun tijd besteden aan ideeen en via een interne site kan iedereen beoordelen.

7. We nemen besluiten op basis van consensus.

8. We werken steeds op basis van respect en tolerantie.

9. Meten is weten (we nemen zgn ‘data driven descisions)

10. We zorgen voor transparantie en openheid

11. Je krijgt vertrouwen en dit wordt actief bewaakt.

Uitgangspunten

Planning en projecten

Het Nieuwe Werken is een visie om tot de beste gemeentelijke overheid te komen door werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Die visie wordt gere-aliseerd door de medewerker, als de meest kritische productiefactor, in de werkprocessen centraal te stellen en door hem – binnen bepaalde grenzen - de ruimte en vrijheid te ge-ven in hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt, waarmee hij werkt en met wie hij werkt. Het biedt aanknopingspunten om de meer traditionele rollen van medewerkers en managers te moderniseren en de nieuwere rollen te ontwikkelen.

Visie

Zelf bepalen wanneer, hoe, met wie je werkt aan con-crete resultaten

Niet de functie, maar talent bepaalt je waarde

Varieteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard

Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties

Transparantie

Werkplekken zijn activiteit gerelateerd en ICT-ondersteuning staat altijd in dienst van de medewerker

Sneller geinformeerd worden en reageren

Gemakkelijk met elkaar sa-menwerken aan documenten en projecten

ICT en HNW

Je bent zelf verantwoorde-lijk voor je eigen ontwikkeling

Wat levert Het Nieuwe Werken op?

Meer innoverend vermogen

Kanttekeningen1. Vaste en mobiele telefonie2. Audiovisuele hulpmiddelen3. ICT-werkplekken4. Producten- en Diensten

Catalogus5. Inrichting servicepunt HvdS

1. Applicaties en gegevens zijn 24x7 toegankelijk. Nog even thuiswerken is een gegeven

2. De netwerksnelheid neemt ver-der toe, stabiele verbindingen zijn voor iedereen beschikbaar

3. Waar je ook werkt, je kan bij alle gegevens en applicaties

4. Alle applicaties dienen appa-raatonafhankelijk benaderbaar te zijn

5. Gebruikers kunnen tegelijkertijd samenwerken aan documenten, videoconferencing en groepsa-genda’s

6. Een medewerker heeft de be-schikking over een mediumonaf-hankelijke communicatieomge-ving (unified communications)

7. (onderdelen van) Applicaties kunnen op eenvoudige wijze aan elkaar worden gekoppeld

8. Een gebruiker hoeft slechts eenmaal per sessie in te loggen (Single Sign On)

9. Een medewerker beschikt over een consistente gegevensverza-meling. Dit betekent dat hij al z’n gegevens maar op een plaats te hoeft te beheren

10. Iedere e-mail die een gebruiker aan een relatie stuurt is in een oogopslag in de relatie contact-historie te zien

11. Een medewerker kan met zijn prive apparaat binnen het Huis van de Stad werken

12. Automatisering richt zich steeds meer op (de ondersteuning) van processen in plaats van losse producten en vergroot daarmee zijn meerwaarde

13. De supporttaak veranderd van reactief naar proactief met Service Level Agreements

Missie

Social mediaLaat collega’s en anderen we-

ten wat jou bezig houdt

VPN en Wifi Met je laptop thuiswerken of in het restaurant van het HvdS

VerseonMinder papier in het

Huis van de Stad

Hulpmiddelen

Mobiele communicatieAltijd email, agenda en eigen apps beschikbaar

VergaderruimtesPresenteren, samenwerken

of videoconferencen

Het Nieuwe Werken is niet op iedere medewerker toepasbaar. We gaan persoonlijk contact (even langslopen) vervangen door digitale interactie. Dit is niet altijd sneller of beter. Door alle informatie overload kan er informatiemoeheid optreden. Wat hou ik nog bij en wat niet? Het Nieuwe Werken met alle hulpmiddelen, wordt niet makkelijker. Het vraagt iets van het (technisch) niveau van de gebruiker.

Gedragscode ge-bruik social media en train medewerkers en

managers in HNW

Leren

IndividualiseringGenoegen nemen

met wat standaard wordt aangeboden

Ik wil een oplossing/product die bij mijn unieke

situatie hoort

Hoge verwachtingen en eisen

Weinig speciale wen-sen en eisenVerwachting

Passief Toont initiatiefHouding

Mondig en kritisch

Hoge verwachtingen en eisen

Geinformeerd

Het is zoals het isZelfbewustzijn

Keuze

Onafhankelijkheid De organisatie bein-vloed mij

Werken laat je groeien en het biedt je toegevoeg-

de waardeWerken is een plichtMotivatie

Is er om te delen en te vermenigvuldigen

Kantoor is

Mijn netwerk

Samenwerken

Vertrouwen

Kennis Is macht

Moet je verdienen

Niet echt nodig

Bestaat uit interes-sante mensen

Waar ik moet zijn tus-sen 9 en 5

Waar we kennis delen en samen creeren

Helpt mij bij het uitvoe-ren van mijn werk

Is vanzelfsprekend

Krijg je bij voorbaat en is noodzakelijk voor

persoonlijke groei

Beperkte kennis

“We zorgen ervoor dat er bij nieuwe bouwprojecten waarin de gemeente een grote rol speelt, binnen de financiële mogelijkheden, duurzaam wordt gebouwd. Denk hierbij aan het Huis van de Stad (...).”Bij de keuze van de hulpmiddelen en de werkplekinrichting in het Huis van de Stad, staat duurzaamheid hoog in het vaandel.

Coalitieakkoord

De Goudse medewerker is een professional: ondernemend, vrij in verbondenheid, integer, samen met anderen, luisterend en altijd klantgericht. Elke medewerker kent zijn kwaliteiten en doelen en verbindt deze met zijn collega’s en de stad.De Goudse leidinggevende geeft vertrouwen en ruimte, verbindt en delegeert verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Van de Goudse manager mag je nieuwe dingen proberen en dus ook fouten maken. Leren en innoveren staan voorop, met oog voor het resultaat.We vormen en voelen ons een eenheid, waarin we elkaar makkelijk aanspreken, open zijn en met plezier ons werk doen. We reageren snel, flexibel en adequaat op de actuali-teiten van alledag en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.

Projectmanager Huis van de StadFrank BlijlevensCoördinator ICT Huis van de StadAnnemieke van Burg

Auteurs/informatie

Literatuur/referenties1. Senternovum2. Het Nieuwe Werken bij het Rijk3. Powerpoint Najaarsessies4. Praatplaat OVER-gemeenten5. Coalitieakkoord “Samen werken

aan Gouda 2010-2014”6. Powerpoint Gouda 2.0

7. Huisregels Google8. XR magazine, december 20109. VKBanen, september 201010. Missie van de gemeente Gouda

Mens

Huis-vesting

ICT

Digitaal binnenlopenWebmogelijkheden gebruiken

Digitaliseren van:1. documentstromen2. communicatie/interactie3. specifieke taken

Andere manier van leidinggevensturen op resultaat in plaats van aanwezigheid en procesgericht

werken

Hoe gaan we dat doen?

Orga-nisatie

Burgers vragen om andere medewerkers en managers Informatie en technologie gaat sneller dan voorheen We gaan als gemeente anders werken

Dit vraagt om het stimuleren van het gebruik van sociale netwerken

Digitale reputatie wordt belangrijker

Biedt mogelijkheden om andere vor-men van werk te implementeren

Verhuizing naar Huis van de Stad

Verjonging en vergrijzing

Dit vraagt om maatwerk voor iedere medewerker

De werkwijze verandertHet werken verandert

Pilots en visie Onderzoek HvdS Aanbestedingen en implementatie

Implementatie

1 jan 2011 1 jan 2012

Huis van de Stad

Nazorg

4 juli 2012

Steeds meer regie voeren en regionalisering

Dit vraagt om samenwerkingstools en andere taakinrichting

Creative Commons Licentie

Geluid aan

Werkplekken 2.0in het Huis van de Stad

Standaard werkplek

inloggen met je pasje

thin client

Specifieke werkplek Laptop werkplek

Het overgrote deel van de werk-

plekken

Voor bepaalde groe-pen zoals: systeembe-heer, WABO en balies

KCC

fat client of thin client

1 of 2 schermen

Grote vergaderruimte Kleine vergaderruimte

voor afdelings-vergaderingen

1 per verdieping

6 laptop aansluitingen

1 bedieningspaneel voor scherm

6 stroompunten

52” TV aan buis

meerdere per verdieping, min 1 met

videoconferencingvideoconferencing

thin client weggewerkt 2 stroompunten

2 laptop aansluitingen

30” scherm aan het einde van de tafel

in de tafel

in de tafel

Bring your own device Concentratie werkplek

Telefonie Pantry

Voor onderweg, in de vergaderruimtes, projecten-

tafel of leidinggevenden

Voor specifieke werkzaamheden te leen bij de servicedesk of de

verdiepingsondersteuning

Tablet of laptop

Via Wifi of netwerk aansluitpunten

Je mag je eigen spullen gebruiken

als wordt voldaan aan de beveiligingsvoorwaar-den van IenA (bijv. goede

virusscanner)

even aan-melden bij de servicedesk

zoveel mogelijk een mobiel?

vaste telefoons voor secre-taresses en KCC (alleen als het nodig is voor de functie)

voicemail in je Outlook?

aanwezigheid doorgeven?

doorschake-len naar collega

Geconcentreerd aan een rapport werken

via internetportal

Laptop aansluiting voor vergadeirngen

TV in de pantry/woonkamer

Kabel TV met daarop Het Weer/ver-

trektijden NS, etc.

Expert complex werk, weinig afhanke-

lijk van andere disciplines Systeembeheerder, WABO

Specifieke of standaardwerkplek

Samenwerkplek wordt voor korte tijd gebruikt Leidinggevende, adviseur, projectme-

dewerkerOverlegplek, vergaderruimte, restau-

rant, aanlandplek en loungeplek

werkplektypologie: (met name) samen

werkplektypologie: samen

werkplektypologie: samen, expert, integratie en transactie

werkplektypologie: expert, integratie en transactie

inloggen met je pasje of ergonomisch toetsenbord

Milieuvriendelijk scherm 22” of 24”

USB kan worden geactiveerd

thin client

Transactie routinematig niet complex werk

DienstverleningStandaardwerkplek

IntegratieTeamwerk. Niet complex maar wel afhankelijk van allerlei disciplines

Secretariaat en projectmedewerkerStandaardwerkplek

werkplektypologie: expert

thin client

gelijk aan de standaardwerkplek evt. met ‘oude’ middelen

Dit is een concept voorstel voor de ICt-inrichting in het Huis van de Stad. Aan de plaatjes kunnen geen rechten worden ontleend, ze geven alleen een richting aan. Dit voorstel wordt getoetst aan de ambities van de organisatie en het indelingsplan. Pas daarna zijn de specificaties en aantallen ICT-werkplekken bekend.De kleine lettertjes