HET NIEUWE WERKEN IS PAPIERLOOS WERKEN!

GIULIETTA COHEN

ADVIESBUREAU CREM

16 februari 2011

EEN KORTE INTRODUCTIE EEN KORTE INTRODUCTIE

CREM is adviesbureau dat zich bezig houdt met vraagstukken

rondom duurzame ontwikkeling. De haalbaarheidsstudie naar een

Printerloos kantoor is samen met Procore (een project- en

adviesbureau gericht op huisvestings- en facilitaire vraagstukken)

uitgevoerd.

THE PAPER FREE OFFICE?THE PAPER FREE OFFICE?

DE HAALBAARHEID VAN EEN DE HAALBAARHEID VAN EEN PRINTERLOOS KANTOORPRINTERLOOS KANTOOR

Het Ministerie van VROM en Agentschap NL wilden weten:• Is het anno 2010 (of binnen 2 jaar) mogelijk om een 100%

printerloos kantoor te ontwikkelen? • Om dit te onderzoeken is ‘haalbaarheid’ uitgesplitst naar drie

niveaus:– Haalbaarheid op productniveau;

– Haalbaarheid op procesniveau;

– Haalbaarheid op gedragsniveau.

• Waarom? Omdat papierverbruik zwaar op het milieu drukt, zowel gereycled als nieuw papier hebben veel water en energie nodig voor de productie

CONCLUSIES PRODUCTNIVEAUCONCLUSIES PRODUCTNIVEAU

•Hardware (tablet pc, netbook, smartboard, e-reader en E-Ink technologie) •ICT infrastructuur en software (zoals internet, office, Works, Cloud computing, Sharepoint)

CONCLUSIES PROCES EN CONCLUSIES PROCES EN GEDRAG GEDRAG

Proces:– Tablet PC i.c.m. blackberry kosten nagenoeg gelijk aan papierverbruik

Gedrag:– Aandachtspunt ligt bij gedrag, niet bij techniek. Huidige generatie

kantoorgebruikers houdt nog erg vast aan papier, volgende generatie is beter

vertrouwd met ICT- alternatieven. ‘’Met voldoende training en begeleiding voor

werknemers kan een kantoor in een vrijwel papierloze en veel efficiëntere

instelling worden veranderd.’’

HNW EN EEN DUURZAME(RE) INTERNE HNW EN EEN DUURZAME(RE) INTERNE BEDRIJFSVOERINGBEDRIJFSVOERING

Reductie in papierverbruikReductie in brandstofverbruik (lagere CO2 footprint- of ambitie tot

een klimaatneutrale bedrijfsvoering?)Energiebesparing – (Cloud computing levert een energiebesparing

van 30 tot 90 % op)Het efficiënter, effectiever en plezieriger maken van werkenMVO Trend 2011: het cluster beter samenwerken, sociale innovatie

en het nieuwe werken is in het bedrijfsleven aan een flinke opmars

begonnen. MVO Nederland verwacht dat in 2011 HNW een van de

MVO-onderwerpen is die de trend zullen bepalen! Van duurzaam huisvesten tot duurzaam inkopen?

VRAGEN?

Giulietta Cohen Senior Consultant

g.cohen@crem.nl020-627 49 69

Gebruik van papier Aanschaf Gebruik/ onderhoud

Economische levensduur Op basis van

Kosten per medewerker per jaar

Desktop PC € 600,00 € 650,- voor ingebruikname 3 jaar

1 desktop PC per medewerker € 417,00

Printer (Multi Functional Printer) € 5.500,00

€ 150,- per maand verzekering en onderhoud 4 jaar

30 medewerkers per printer € 106,00

Fax € 250,00 € 25,- per jaar 6 jaar 60 medewerkers per fax € 1,11

Papier

€ 5,- A4 pak. (500 vellen)

Geen n.v.t.

14 pakken A4 papier per medewerker per jaar € 70,00

€ 10,- A3 pak. (500 vellen)

2 pakken A3 papier per medewerker per jaar € 20,00

Toners (4 kleuren, totaal 16.000 prints) € 350,00 Geen n.v.t.

8000 prints per medewerker per jaar € 175,00

Mobiele telefoon (geen PDA) € 0,00

€ 20,- abonnementskosten per maand + € 20,- vervangingskosten per jaar 2 jaar

Tweejarig abonnement per medewerker per jaar € 260,00

Flip-overs € 100,00 Papier: € 20,- per pak (50 vel) 5 jaar

25 medewerkers per flip-over € 0,80

1 pak papier per medewerker per jaar € 20,00

Post-it's € 1,10 Geen 1 maand

12 post-it blokjes per medewerker per jaar € 13,20

Schrijfblokken (met logo) € 4,50 Geen 1,5 maand

8 schrijfblokken per medewerker per jaar € 36,00

Pennen € 1,30 Geen 2 maanden 6 pennen per medewerker per jaar € 7,80

Mappen € 4,00 Geen n.v.t. 12 mappen per medewerker per jaar € 48,00

€ 305,00 Geen n.v.t.

€ 24,40 Enveloppen (1000 x A5)

80 enveloppen per medewerker per jaar

Totaal € 1.199,31

Technologische

alternatieven

Aanschaf Gebruik/

onderhoud1

Economische

levensduur

Kosten per medewerker

per jaar

Tablet PC stylus € 1.400,- incl.

servicecontract voor 3

jaar.

€ 650,- voor ingebruikname 3 jaar € 684,- per laptop

Dualbook € 400,- € 250,- voor ingebruikname 2 jaar € 325,- per Dualbook

Netbook (mini laptop) € 540,- € 250,- voor ingebruikname 2 jaar € 395,- per netbook

E-reader € 250,- Geen 2 jaar € 125,- per e-reader

Pad/Slate € 750,- € 250,- voor ingebruikname 2 jaar € 500,- per pad.

Mobiel internet (1 per 4

medewerkers)

Geen € 10,- per maand.

N.v.t. € 30,-

PDA € 0,- € 30,- abonnementskosten

per maand + € 50,-

vervangingskosten per jaar

2 jaar € 410,- per PDA

Smartboard (1 per 50

medewerkers)

€ 4.000,- € 8.000,- (uitgebreid

softwarepakket)

5 jaar € 48,- per medewerker

Surface (1 per 50

medewerkers)

€ 17.000,- Lage onderhoudskosten,

€ 50,- per jaar

5 jaar € 69,- per medewerker

TV-scherm (1 per 25

medewerkers)

€ 650,- Geen 5,5 jaar € 4,70 per medewerker

Scanner (1 per 30

medewerkers)

€ 380,- Geen 4 jaar € 3,17 per medewerker

Beamer incl. scherm (1

per 50 medewerkers)

€ 1600,- € 350,- om 1 maal de lamp

te vervangen

6 jaar € 6,50 per medewerker

OneNote € 120,- Geen 3 jaar tot upgrade € 40,- per medewerker

(gratis i.c.m. Office 2010)

Document management

systeem

€ 4,- per gebruiker per

maand

Inclusief N.v.t. € 48,- per medewerker

Online document

beheer systeem

Gratis Geen N.v.t. Gratis.