1

Het nieuwe werken bij GGZ NHNtransparant en cliëntgerichtBij GGZ Noord-Holland-Noord werken 1.400 zorgprofessionals vanuit 30 locaties in en rondom Heiloo, Alkmaar, Schagen, Den Helder, Hoorn en Heerhugowaard. Jaarlijks behandelen zij zo’n 8.400 patiënten die lijden aan een ernstig psychisch probleem of psychiatrische stoornis in de regio’s Noord-Kennemerland, Kop van Noord-Holland en West-Friesland. In december 2009 opende GGZ de deuren van haar nieuwste vestiging in Heerhugowaard. Hier wordt voor het eerst in de geestelijke gezondheidszorg gewerkt volgens de principes van het Nieuwe Werken.

Het doel van GGZ Noord-Holland-Noord is het voorkomen en behandelen van ernstig psychische problemen en psychiatrische stoornissen. De zorg is afgestemd op de vraag van haar cliënten, mensen van alle leeftijden. De GGZ NHN richt zich daarbij op herstel en, waar dat niet of nog niet mogelijk is, op het draaglijk maken van de gevolgen van de stoornis.

AanleidingDoor een gevoel van urgentie vanwege ontwikkelingen in de zorgmarkt (marktwerking, DBC’s, ICT-ontwikkelingen) en een huisvestingsproblematiek ging GGZ Noord-Holland-Noord een aantal jaren geleden op zoek naar een locatie en kantoorconcept dat beter paste bij haar visie, activiteiten en identiteit. De GGZ NHN wil, daar waar mogelijk, de zorg decentraal aanbieden dichtbij de patiënten/cliënten. Dit is één van de redenen dat er gekozen is voor een nieuw gebouw te Heerhugowaard aan de Bevelandseweg. De GGZ NHN wil zich onderscheiden op een effectieve, subtiele, uitdagende en verrassende wijze waarbij de benadering van de cliënt een centrale rol speelt; ‘Van kamertjescultuur naar transparantie en ontmoeting’ om het contact tussen behandelaren te verbeteren ten behoeve van de cliënt. Daarnaast draagt de omgeving waarin de cliënt wordt ontvangen positief bij aan het herstel van de cliënt.

GGZ NOORD-HOLLAND-NOORD

GGZ Noord Holland Noord is de eerste GGZ instelling in Nederland die Het Nieuwe Werken aandurft

2

DoelstellingGGZ Noord-Holland-Noord heeft de ambitie om flexibel, doelmatig, innovatief en open te zijn waarbij gastvrijheid en samenwerking centraal staan. Er is dan ook gekozen voor een werkwijze en werkomgeving die deze ambities ondersteunen. GGZ Noord-Holland-Noord heeft gekozen voor een nieuwe manier van werken en een andere werkstijl: “een herkenbaar en geaccepteerd systeem waarin geregeld is hoe mensen met elkaar en met middelen omgaan”.

ProcesbeschrijvingVan wens naar kaderAnalyseren en definiëren van de toekomstige werkstijl. Denk hierbij aan de mate van tijd- en plaatsonafhankelijk werken, digitaal werken, kennisdelen, toekomstig beeld van medewerkers en klanten, visie op leiderschap en samenwerken etc. De toekomstige werkstijl sluit aan bij de doelstellingen die de GGZ NHN heeft. Tevens is een business case uitgevoerd.

Van kader naar uitgangspunten (concept)Conceptualiseren van de werkstijl op drie gebieden: mens en organisatie; gebouw en inrichting, ICT en informatievoorziening. In deze fase zijn er o.a. functionele indelingsprincipes ontwikkeld, is er een functioneel programma van eisen geschreven, zijn er stappenplannen opgesteld om de nieuwe werkwijze te implementeren (‘de veranderopgaaf’) en zijn er actieplannen ontwikkeld voor ICT en informatiemanagement.

Van uitgangspunten naar oplossingenIn deze fase is het gebouw gerealiseerd, zijn de tools ICT gekozen, is de inrichting bepaald, zijn er basisafspraken gemaakt en is het gewenste gedrag omschreven.

Van oplossingen naar ‘gereed voor implementatie’in deze fase is er ingekocht, er hebben workshops (gericht op dialoog en bewustwording) en trainingen (vaardigheden papierarm en activiteitgerelateerd werken) met medewerkers plaatsgevonden, er zijn oude archieven opgeruimd en is er een start gemaakt met het testen van de ICT omgeving.

Van ‘gereed voor implementatie’ naar implementatie Het gebouw is in deze fase opgeleverd en is in gebruik genomen. Medewerkers zijn op een nieuwe manier gaan werken.

Van uitvoering naar evaluatieWe zijn bezig met het verbeteren, bijstellen, herhalen en aanscherpen van het concept. Dit is in deze veranderende wereld een continue proces.

De kern van ons vak is intermenselijk contact. Veel van de effectiviteit van behandelingen wordt niet verklaard door de gevolgde methodes, maar door wat wij non-specifieke factoren noemen. Een patiënt moet het vertrouwen hebben dat hij bij de therapeut in goede handen is. Dit gebouw helpt daarbij, heet bezoekers welkom.

Lucretia D’fonseca, directeur

De patiënt is centraler komen te staan. Ze komen in een prettigere omgeving waarin ze een computer, een kopje koffie enzovoort vinden. De meeste vinden het een verbetering. Voelen zich meer welkom.

3

Met deze nieuwe werkomgeving doorbreken we een taboe dat op de geestelijke gezondheidszorg rust

Bereikte resultaten• Ontvangst door gastvrouw (telefonie en ontvangst zijn gescheiden).• Ruime opzet van ontvangstgebied met een diversiteit aan activiteiten (lezen, informatie opzoeken, wachten, producten bekijken, invullen van testgegevens en vragenlijsten voor diagnostische onderzoeken, etc.) en faciliteiten.• Differentiatie in setting en sfeer m.b.t. spreekkamers en achterliggend werkgebied.• Keuzevrijheid voor medewerkers (in waar en wanneer werken).• Resultaatgerichte aansturing. • Inspirerende werkomgeving.• Toename ontmoeten en kennisdelen.• Heldere en gebruiksvriendelijke informatievoorziening en een eenvoudige toegang tot ‘kennisbank’• Op gepaste wijze transparantie en openheid in werkwijze en gebouw.• Toename digitaal werken met een gedeeld en geminimaliseerd (fysiek) archief.

• Mogelijkheid om elders (thuis) te werken.• Spreken met cliënten en verwerken van informatie is ontkoppeld.• Centraal digitaal agendabeheer alsmede kamerreserveringen; effectiviteit is toegenomen. • Toename flexibiliteit en elasticiteit (groei/krimp en veranderende activiteiten eenvoudig in te passen).• Efficiënt en gezamenlijk gebruik van ruimtes en faciliteiten.• Verruiming openingstijden.• Internet behandelingen voor client.

Bovenstaande resultaten leiden tot een doelmatige, efficiënte, eigentijdse en prettige werkwijze voor medewerkers binnen de GGZ NHN en dragen positief bij aan de klantbeleving en het herstel van cliënten binnen de doelgroep.

4

Evaluatie In eerste instantie is ervoor gekozen dat medewerkers overal in het gebouw kunnen werken. Dit bleek een te grote stap en overgang; medewerkers hadden moeite elkaar te vinden (mede ingegeven door de structuur van het gebouw). Men is overgestapt naar het toewijzen van een basis oriëntatiegebied/thuisbasis van waaruit men werkt en waar men directe collega’s treft en waar de nog aanwezige fysieke informatie zich bevindt. Het uitgangspunt dat iedereen nog steeds de keuze heeft om overal te in het gebouw te werken, blijft tevens gehandhaafd.

De planning van de spreekkamers verliep bij oplevering nog niet helemaal goed; dit gaf frustratie bij de behandelaren en het secretariaat. Er is in de evaluatiefase gekozen om het spreek- en werkgebied meer aan elkaar te koppelen, in blokuren te gaan spreken met cliënten en de agendaplanning volledig centraal te laten verlopen. Op deze manier hebben de medewerkers meer rust gekregen en kunnen zij zich concentreren op de gesprekken met cliënten. Het gebouw wordt inmiddels door medewerkers en cliënten als een prettige verfrissende en inspirerende omgeving ervaren. De oudere cliënten die in het gebouw een deeltijdprogramma volgen, maakten de opmerking dat ze zich in dit gebouw 10 jaar jonger voelen.

Het restaurant is een ontmoetingsplek voor medewerkers, cliënten en bezoekers die gezamenlijk de lunch gebruiken of voor speciale scholing,

voorlichtings- of andere bijeenkomsten. Daarmee heeft deze plek in het gebouw het idee van een plein gekregen waar iedereen op zijn manier kan zijn en geaccepteerd wordt zoals wij dat ook wensen binnen onze samenleving.

Zorg-professionals:van kamertjes cultuur naar transparantie om het contact tussen behandelaren te verbeteren ten behoeve van cliënt.

Kennis- en expertise gebied (werkgebied) en spreekkamers aan elkaar gekoppeld