Handouts Jim Stolze

download Handouts Jim Stolze

of 62

  • date post

    17-May-2015
  • Category

    Documents

  • view

    742
  • download

    0

Embed Size (px)

description

Handouts van Jim Stolze uit het seminar 'Nooit meer een volle inbox' van DenkProducties op 19 mei 2011

Transcript of Handouts Jim Stolze

  • 1. 1

2. Ochtend Programma1. Introductie / opening (Jim)2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)3. Bestaat Information Overload (Jim)4. Uitleg Expo + Lunch #15. Speeddaten (Taco)2 3. 3 4. 4 5. 2,5002,0001,5001,000500 02008 2009 2010 2011 2012 5 6. 6 7. Digital informationLabor Productivity120100 80 60 40 20020072008 20092010 7 8. bevriezen, vechten of vluchten 8 9. 17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd.Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem,stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals. Hartelijke groeten. Gemeente-ambtenaar Eindhoven, 1 augustus 20099 10. bevriezen, vechten of vluchten 10 11. 11 12. Tijd op kantoor 28 procent van de tijd wordt besteed aan zaken die niet dringend ofbelangrijk zijn, zoals onnodige e-mails, en aan de tijd die nodig is omweer in het werk te komen; 25 procent van de tijd wordt daadwerkelijk gebruikt voor productiviteit,waaronder ook het schrijven van e-mailberichten valt; 20 procent van de tijd is bestemd voor face to face communicatie,oftewel gesprekken en vergaderingen; 15 procent van de tijd wordt besteed aan het zoeken van informatie,zoals op internet, op gedeelde harde schijven en in (papieren) dossiers; 12 procent van de tijd is voor nadenken en reectie. 12 13. bevriezen, vechten of vluchten 13 14. Ochtend Programma1. Introductie / opening (Jim)2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)3. Bestaat Information Overload (Jim)4. Uitleg Expo + Lunch #15. Speeddaten (Taco)14 15. 15 16. 16 17. Window to the WorldInformation Overload Internet AddictionSocial Interaction www.virtualhappiness.org17 18. fysical thinking digital thinkinglineair asynchroonhierarchienetwerk authoriteit reputatie18 19. 19 20. Week 1 Funny / Strange / AdoptingLiving without the Internet - JimStolze.nl 20 21. Week 2Difficult / Angry / RegretLiving without the Internet - JimStolze.nl 21 22. Week 3 Piece of mind / FocusLiving without the Internet - JimStolze.nl 22 23. Week 4Unsure / Whats next?Living without the Internet - JimStolze.nl 23 24. 24 25. 25 26. 26 27. 27 28. 28 29. Middag Programma4. Inbox Management (Taco)5. Hacks at Work (Jim)6. Sluiproutes in Outlook (Taco)7. Interview Expo + Lunch #28. Hoe ontmail je je collegas? (Jim)9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)29 30. LifeHacking? A spicy mix of time management, knowledge management, networking and personal development.To get a great taste of lifehacking, look at it as a bit ofWeb 2.0, combined with a drop of MacGyverand seasoned with a avour of fun.JimStolze.nl - 29 March 201030 31. 31 32. Conversatie InspiratieInformatie Verwerken Twitter Delicious RSS RTMBlogsEvernote Basecamp GTDBeloning Kennis DoenIk werk elke dag een lijst met acties af die ik van tevoren hebbepaald.Voor die acties heb ik vaak al informatie verzameld engearchiveerd. Tijdens het werken beloon ik mezelf met het zoekennaar nieuwe conversaties en inspiraties. Half uur werken iskwartiertje scharrelen. 32 33. Hack #1 Gmail is New Mail 33 34. 34 35. 35 36. 36 37. 37 38. Middag Programma4. Inbox Management (Taco)5. Hacks at Work (Jim)6. Sluiproutes in Outlook (Taco)7. Interview Expo + Lunch #28. Hoe ontmail je je collegas? (Jim)9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)38 39. 39 40. 40 41. harde vs zachte aanpak 41 42. 42 43. E-mail Checklist Wordt dezemail naarja p 1s ta meerdere ga verdermensen verstuurd?neega naar stap 5 43 44. Jongens, kroketten in de kantine!E-mail Checklist RE: Ik zie ze niet...Hoe bedoel je, ik zie jou ook niet. RE: Klopt, ik zit in de vestiging in Nijmegen... Staan ermensen op deneep 4sta verzendlijst diega verder dit echt niet aan gaat? ja ga terug en pas aan44 45. E-mail Checklist Ben je een alinea al voornee p 8s ta de derde keer ga verder aan het herschrijven? janiet versturen 45 46. E-mail ChecklistStaat er in hetbericht iets dat nee 10 je niet hardopstapover dega verderintercom durft te zeggen?jaAlles wat je schrijft kan en zaltegen je gebruikt worden.ga terug en pas aan 46 47. E-mail ChecklistStuur ik een CC? Heeft dezeja12s tap persoondaarom ga verder gevraagd? alleen als hij/zij daarom vraagtneeheroverweeg de cc 47 48. E-mail Checklist Alvast bedankt! De afdeling Marketing.Onderteken jeja 15 het bericht metstapje echte naam? ga verder neega terug en pas aan 48 49. E-mail ChecklistStaat jouw 17 eigen telefoonjata ps nummer in dega verderhandtekening? Als je mij niet vertrouwt om jou te bellen indien nodig, vertrouw ik jouw bericht niet.nee ga terug en pas aan49 50. E-mail ChecklistHeb ik het bericht alsnee 18 urgent of metstap spoedga verder gemarkeerd? janiet doen50 51. 51 52. E-mail Checklist Als dit bericht me 1 euro zou ja20 kosten, zou ikst ap hem dan ook druk op versturen?verzenden nee begin opnieuw 52 53. E-mail Cultuur 53 54. Wat hebben we gedaan?1. Aftrap met een presentatie van Jim Stolze op het breed platform van overleg2. Interne mededeling naar managers om demailetiquette vast onder de aandacht te brengenbij hun team3. Artikel van Jim Stolze in alle INs4. Op elk bureau een pen en een post-it blokje,hierop stonden de regels weergegeven5. Vijf weken lang, elke week een mailing met nieuwe regels en tips 54 55. Wat hebben we gedaan?6. Promotiebanner op de homepage van het intranet7. Vijf weken lang nieuwe regels en tips op het intranet8. Tevens de verkiezing van degrootste mail-irritatie9. Vier winnaars hebben het boek "Hoe overleef ikmijn mailbox" van Jim Stolze gekregen10. Een klein marktonderzoek ism O&O onder alleSanquin medewerkers11.Een artikel in Sanquintra met de resultaten vanhet marktonderzoek. Deze verschijnt in het najaar,incl. fotos van de winnaars. 55 56. Resultaten5 weken lang heeft bijna iedereen binnen Sanquin demailetiquette via de mail ontvangen. Bijna iedereen,het interne mailsysteem bleek niet onfeilbaar.62% vond een interne mailing een goede manier omgenformeerd te worden over dit onderwerp. Echterwerd 20% liever niet genformeerd over dit onderwerpvia de mail. Het merendeel heeft de mailings bijna elkeweek geopend en hebben ook daadwerkelijk geklikt op deregels en tips.56 57. ResultatenDe instructie over het instellen van de digitalehandtekening werd het meest bezocht, zelfsmeerdere malen door een grote groep mensen.80% vond de verkiezing van de grootste mailirritatieneutraal tot leuk.27% van de inzenders vonden de gadgets (pen en post-it blokje) leuk tot heel leuk, 46% stond er neutraaltegenover. 57 58. Meest overgenomen tips1. Deinbox zo veel mogelijk leeghouden (gebruik delete knop)2. Gebruik van duidelijke onderwerpregels3. Hanteren van de 2 minuten regel (bij openen e-mail direct bepalen wat je met e-mail doet)4. Het gebruik van out of ofce reply bij afwezigheid5. Het archiveren en structuren van je inbox58 59. Top5 Irritaties1. Sanquinbrede mails / interne mededelingen in tweevoud of drievoud ontvangen (vaak verstuurd door meerdere personen)2. Sanquinbrede mailtjes over ramen van autos die openstaan, autolichten die aanstaan, autos fout geparkeerd, laboratoriumapparatuur, verloren sleutels etc.3. De mailetiquette campagne zelf4. Requesting / retrieving data melding in Outlook, waardoor je je mail niet kunt gebruiken5. Mails ontvangen die voor een ander bedoeld zijn (bijv.mensen die net onder of boven je in Outlook staan)59 60. harde vs zachte aanpak 60 61. 61 62. Dank voor je aandacht!twitter.com/jimstolzejimstolze@gmail.comwww.jimstolze.nl/weblog62