Handout Jim Stolze

download Handout Jim Stolze

of 62

  • date post

    24-Mar-2016
  • Category

    Documents

  • view

    214
  • download

    0

Embed Size (px)

description

De handouts van Jim Stolze uit het seminar 'Nooit meer een volle inbox' van DenkProducties

Transcript of Handout Jim Stolze

  • 1

  • 1. Introductie / opening (Jim)

    2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)

    3. Bestaat Information Overload (Jim)

    4. Uitleg Expo + Lunch #1

    5. Speeddaten (Taco)

    Ochtend Programma

    2

  • 3

  • 4

  • 2008 2009 2010 2011 2012

    2,500

    2,000

    1,500

    1,000

    500

    0

    5

  • 6

  • 020

    40

    60

    80

    100

    120

    2007 2008 2009 2010

    Digital information Labor Productivity

    7

  • bevriezen, vechten of vluchten

    8

  • 17 augustus ben ik weer aanwezig. Uw bericht wordt niet gelezen en direct verwijderd.

    Indien u wenst dat ik uw bericht in behandeling neem, stuurt u het dan na 17 augustus nogmaals.

    Hartelijke groeten.

    Gemeente-ambtenaar Eindhoven, 1 augustus 2009

    9

  • bevriezen, vechten of vluchten

    10

  • 11

  • Tijd op kantoor

    28 procent van de tijd wordt besteed aan zaken die niet dringend of belangrijk zijn, zoals onnodige e-mails, en aan de tijd die nodig is om weer in het werk te komen;

    25 procent van de tijd wordt daadwerkelijk gebruikt voor productiviteit, waaronder ook het schrijven van e-mailberichten valt;

    20 procent van de tijd is bestemd voor face to face communicatie, oftewel gesprekken en vergaderingen;

    15 procent van de tijd wordt besteed aan het zoeken van informatie, zoals op internet, op gedeelde harde schijven en in (papieren) dossiers;

    12 procent van de tijd is voor nadenken en reflectie.

    12

  • bevriezen, vechten of vluchten

    13

  • 1. Introductie / opening (Jim)

    2. Het voordeel van een leeg hoofd (Taco)

    3. Bestaat Information Overload (Jim)

    4. Uitleg Expo + Lunch #1

    5. Speeddaten (Taco)

    Ochtend Programma

    14

  • 15

  • 16

  • Social Interaction

    Window to the World

    Information Overload

    Internet Addiction

    www.virtualhappiness.org 17

  • fysical thinking

    lineair asynchroon

    hierarchie netwerk

    authoriteit reputatie

    digital thinking

    18

  • 19

  • Week 1

    Funny / Strange / Adopting

    Living without the Internet - JimStolze.nl20

  • Week 2

    Difficult / Angry / Regret

    Living without the Internet - JimStolze.nl21

  • Week 3

    Piece of mind / Focus

    Living without the Internet - JimStolze.nl22

  • Week 4

    Unsure / Whats next?

    Living without the Internet - JimStolze.nl23

  • 24

  • 25

  • 26

  • 27

  • 28

  • 4. Inbox Management (Taco) 5. Hacks at Work (Jim)

    6. Sluiproutes in Outlook (Taco)

    7. Interview Expo + Lunch #2

    8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)

    9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)

    Middag Programma

    29

  • A spicy mix of time management, knowledge management, networking and personal development.To get a great taste of lifehacking, look at it as a bit of

    Web 2.0, combined with a drop of MacGyver and seasoned with a flavour of fun.

    JimStolze.nl - 29 March 2010

    LifeHacking?

    30

  • 31

  • Conversatie Inspiratie Informatie Verwerken

    TwitterBlogs

    DeliciousEvernote

    RSSBasecamp

    RTMGTD

    Kennis Beloning Doen

    Ik werk elke dag een lijst met acties af die ik van tevoren heb bepaald. Voor die acties heb ik vaak al informatie verzameld en

    gearchiveerd. Tijdens het werken beloon ik mezelf met het zoeken naar nieuwe conversaties en inspiraties. Half uur werken is

    kwartiertje scharrelen.

    32

  • Hack #1

    Gmail is New Mail

    33

  • 34

  • 35

  • 36

  • 37

  • 4. Inbox Management (Taco) 5. Hacks at Work (Jim)

    6. Sluiproutes in Outlook (Taco)

    7. Interview Expo + Lunch #2

    8. Hoe ontmail je je collega's? (Jim)

    9. Hoe houd je de inbox leeg? (Taco)

    Middag Programma

    38

  • 39

  • 40

  • harde vs zachte aanpak

    41

  • 42

  • E-mail Checklist

    Wordt deze mail naar meerdere mensen

    verstuurd?

    stap 1 ja

    nee

    ga naar stap 5

    ga verder

    43

  • E-mail Checklist

    Staan er mensen op de verzendlijst die

    dit echt niet aan gaat?

    stap 4 nee

    ja

    ga terug en pas aan

    ga verder

    Jongens, kroketten in de kantine!RE: Ik zie ze niet...

    Hoe bedoel je, ik zie jou ook niet.RE: Klopt, ik zit in de vestiging in Nijmegen...

    44

  • E-mail Checklist

    Ben je een alinea al voor de derde keer

    aan het herschrijven?

    stap 8 nee

    ja

    niet versturen

    ga verder

    45

  • E-mail Checklist

    Staat er in het bericht iets dat je niet hardop

    over de intercom durft

    te zeggen?

    stap 10 nee

    ja

    ga terug en pas aan

    ga verder

    Alles wat je schrijft kan en zal tegen je gebruikt worden.

    46

  • E-mail Checklist

    Stuur ik een CC? Heeft deze

    persoon daarom

    gevraagd?

    stap 12 ja

    nee

    heroverweeg de cc

    ga verder

    alleen als hij/zij daarom vraagt

    47

  • E-mail Checklist

    Onderteken je het bericht met je echte naam?

    stap 15 ja

    nee

    ga terug en pas aan

    ga verder

    Alvast bedankt! De afdeling Marketing.

    48

  • E-mail Checklist

    Staat jouw eigen telefoon nummer in de handtekening?

    stap 17 ja

    nee

    ga terug en pas aan

    ga verder

    Als je mij niet vertrouwt om jou te bellen indien nodig , vertrouw ik jouw bericht niet.

    49

  • E-mail Checklist

    Heb ik het bericht als

    urgent of met spoed

    gemarkeerd?

    stap 18 nee

    ja

    niet doen

    ga verder

    50

  • 51

  • E-mail Checklist

    Als dit bericht me 1 euro zou kosten, zou ik hem dan ook

    versturen?

    stap 20 ja

    nee

    begin opnieuw

    druk op verzenden

    52

  • E-mail Cultuur

    53

  • Wat hebben we gedaan?

    1. Aftrap met een presentatie van Jim Stolze op het breed platform van overleg2. Interne mededeling naar managers om de mailetiquette vast onder de aandacht te brengen bij hun team3. Artikel van Jim Stolze in alle IN's4. Op elk bureau een pen en een post-it blokje, hierop stonden de regels weergegeven5. Vijf weken lang, elke week een mailing met nieuwe regels en tips

    54

  • Wat hebben we gedaan?

    6. Promotiebanner op de homepage van het intranet7. Vijf weken lang nieuwe regels en tips op het intranet8. Tevens de verkiezing van degrootste mail-irritatie9. Vier winnaars hebben het boek "Hoe overleef ik mijn mailbox" van Jim Stolze gekregen10. Een klein marktonderzoek ism O&O onder alle Sanquin medewerkers11.Een artikel in Sanquintra met de resultaten van het marktonderzoek. Deze verschijnt in het najaar, incl. fotos van de winnaars.

    55

  • Resultaten

    5 weken lang heeft bijna iedereen binnen Sanquin de mailetiquette via de mail ontvangen. Bijna iedereen, het interne mailsysteem bleek niet onfeilbaar.

    62% vond een interne mailing een goede manier om genformeerd te worden over dit onderwerp. Echter werd 20% liever niet genformeerd over dit onderwerp via de mail. Het merendeel heeft de mailings bijna elke week geopend en hebben ook daadwerkelijk geklikt op de regels en tips.

    56

  • Resultaten

    De instructie over het instellen van de digitale handtekening werd het meest bezocht, zelfs meerdere malen door een grote groep mensen.

    80% vond de verkiezing van de grootste mailirritatie neutraal tot leuk.

    27% van de inzenders vonden de gadgets (pen en post-it blokje) leuk tot heel leuk, 46% stond er neutraal tegenover.

    57

  • Meest overgenomen tips

    1. Deinbox zo veel mogelijk leeghouden (gebruik delete knop)2. Gebruik van duidelijke onderwerpregels3. Hanteren van de 2 minuten regel (bij openen e-mail direct bepalen wat je met e-mail doet)4. Het gebruik van out of office reply bij afwezigheid5. Het archiveren en structuren van je inbox

    58

  • Top5 Irritaties

    1. Sanquinbrede mails / interne mededelingen in tweevoud of drievoud ontvangen (vaak verstuurd door meerdere personen)2. Sanquinbrede mailtjes over ramen van auto's die openstaan, autolichten die aanstaan, auto's fout geparkeerd, laboratoriumapparatuur, verloren sleutels etc.3. De mailetiquette campagne zelf4. Requesting / retrieving data melding in Outlook, waardoor je je mail niet kunt gebruiken5. Mails ontvangen die voor een ander bedoeld zijn (bijv. mensen die net onder of boven je in Outlook staan)

    59

  • harde vs zachte aanpak

    60

  • 61

  • Dank voor je aandacht!

    twitter.com/jimstolzejimstolze@gmail.com

    www.jimstolze.nl/weblog

    62