Handleiding Xenos 2.0 - vanhalle.nl · 2009. 6. 7. · Handleiding Xenos 2.0 Handleiding Versie 1.0...

Handleiding Xenos 2.0

Handleiding

Versie 1.0 (Definitief)

Datum: 31 augustus 2008

S-43

Afkortingvoorcode

Fictiefadres straat 58

Plaats Ergens

Plaats Ergens

Handleiding

Afkortingvoorcode

Fictiefadres straat 58

Plaats Ergens

2 februari 2008

Plaats Ergens - Gemeentenaam

Br. Anoniem

Xenos 2.0

1

2 februari 2008


2

Inhoud

1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3

2. Installeren ............................................................................................................................................ 4

3. Voorbereiden voor gebruik ................................................................................................................. 4

4. Gebruik van Xenos 2.0 ......................................................................................................................... 5

4. 1 Beheer van adressen .................................................................................................................... 5

4.2 Rapporten ...................................................................................................................................... 7

4.3 Beheer van Rapport Templates ..................................................................................................... 9

4.4 Instellingen (en importeren / exporteren / back-up) .................................................................. 14

5. Overig ................................................................................................................................................ 17

5.1 Licentie en verspreiding .............................................................................................................. 17

5.2 Ondersteuning ............................................................................................................................. 17

5.3 Bugs / Feature Requests .............................................................................................................. 17

5.4 Broncode ..................................................................................................................................... 17

5.5 Contactgegevens ......................................................................................................................... 17


3

1. Inleiding

De Xenos programma’s zijn ontwikkeld als ondersteuning voor broeders die een (grote) hoeveelheid

niet-bezoek adressen voor hun gebied bijhouden.

Bij de ontwikkeling zijn deze uitgangspunten gehanteerd:

• Ieder adres hoeft maar één keer ingevoerd te worden, en kan daarna in zowel de

gebiedsachterkanten als de codelijsten gebruikt worden. De adressen moeten snel en

eenvoudig ingevoerd kunnen worden.

• De rapporten moeten afgedrukt en elektronisch verstuurd kunnen worden. Rapporten met

een gewijzigde inhoud moeten makkelijk herkend kunnen worden.

• De adressen moeten consistent zijn om dubbelingen en verwarring te voorkomen.

• De administratie moet in overstemming zijn met de instructies van het genootschap

hierover. In de instructies van het genootschap zijn ook de vereisten van de Nederlandse

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) verwerkt.

Tips voor het gebruik van Xenos 2.0

• Overleg met de verantwoordelijke gebiedsdienaar of hij instemt met het gebruik van Xenos

2.0 voor de administratie van niet-bezoek adressen.

• Lees de brieven met de instructies van het genootschap over het onderwerp

buitenlandstalige adressen goed door. Bedenkt dat het niet opvolgen van deze instructies

overtreding van de wet kan betekenen! (Mr 12:17; Ro 13:1).1

• Maak regelmatig een back-up en bewaar deze op een veilige plaats (bijvoorbeeld de in

koninkrijkszaal).

• Lees deze handleiding goed door om maximaal profijt te hebben van de mogelijkheden van

Xenos 2.0. Voer de stappen uit hoofdstuk 3. Voorbereiden voor gebruik uit, voordat je Xenos

2.0 voor de eerste keer gebruikt.

Xenos 2.0 is de opvolger van Xenos 1.0. Voor het gebruik van Xenos 1.0 is het noodzakelijk om het

programma Microsoft Access op de computer geïnstalleerd te hebben. Voor Xenos 2.0 is dit niet

meer nodig.

De screenshots in dit document zijn afkomstig van de beta 2.11 versie. De beta 2.11 versie wijkt wat

uiterlijk betreft niet af van de final release.

In deze handleiding worden namen van formulieren gebruikt:

• S-15: een formulier dat de lectuur dienaar gebruikt bij de bestelling van anderstalige

publicaties. Alle taalcodes die het genootschap hanteert staan hierop vermeld. Je kunt aan

de lectuur dienaar een kopie vragen. Vermeld daarbij dat je het voor dit doel wilt gebruiken.

• S-43: ‘Te bezoeken anderstalig adres’. Het formulier waarop verkondigers anderstalige

adressen noteren (het voormalige ‘gele briefje’).

1 Eén van de aanbevelingen in de instructies van het genootschap is om niet de volledige taalnaam te

registreren, maar de code die het genootschap voor de lectuur gebruikt (zie S-15 formulier).


4

2. Installeren

Xenos 2.0 kan op verschillende manieren geïnstalleerd worden. Kijk daarom in het bijgeleverde

tekstbestand install.txt voor installatie instructies voor jouw versie van Xenos 2.0.

In dit bestand zijn ook de minimale systeemeisen opgenomen.

3. Voorbereiden voor gebruik

Voordat Xenos gebruikt kan worden moeten een aantal zaken ingesteld worden:

• Op het tabblad Instellingen (Zie 4.4 Instellingen (en importeren/exporteren/backup)):

o Bij Gemeente: de naam van de gemeente waarvoor de administratie wordt

bijgehouden (verplicht);

o Bij Gebruik standaard plaats: de plaatsnaam die als standaard plaatsnaam gebruikt

moet worden (eventueel);

o Bij Standaard export directory: de directory die als standaard export directory

gebruikt moet worden (eventueel, bij niets invullen zal C:\ worden gebruikt);

o Importeer de adressen uit een vorige administratie (eventueel).

• Maak een rapport templates aan, om gebiedsachterkanten en codelijsten in het voor jouw

gemeente gebruikelijke formaat af te kunnen drukken (eventueel, je kunt ook een van de 2

standaard templates gebruiken). Zie 4.3 Beheer van Rapport Templates.


4. Gebruik van Xenos 2.0

4. 1 Beheer van adressen

Het scherm waarmee de adressen beheerd worden, is hieronder weergegeven.

Een ingezette actie (nieuw adres, wijzigen of verwijderen)

[Annuleren] te klikken. Het scherm zal dan

database op te slaan.

Figuur 4.1.1 – Beheer adressen

Nieuw adres invoeren

Om een nieuw adres in te voeren

1. Type bij Straat drie of meer lette

drie letters te zijn, elke drie-letter combinatie volstaat. Alle straten, waarin die combinatie

voorkomt, worden getoond. Klik op de juiste straat, en deze straatnaam wordt ingevuld onder

2 De invoervelden in dit scherm bevatten alle onderdelen die op het S

naam van de verkondiger. Dit invoerveld is weggelaten omdat de naam van de verkondiger niet van direct

belang is, en elektronisch vastleggen van deze naam mogelijk in strijd is met de wetgeving (WBP, zie 1.

Inleiding).

Gebruik van Xenos 2.0

Beheer van adressen

de adressen beheerd worden, is hieronder weergegeven.

ingezette actie (nieuw adres, wijzigen of verwijderen) kan altijd worden afgebroken

[Annuleren] te klikken. Het scherm zal dan naar de beginstand terugkeren, zonder wijzigingen in de

Om een nieuw adres in te voeren2:

drie of meer letters in, die in de straatnaam voorkomen. Dit hoeven niet de eerste

letter combinatie volstaat. Alle straten, waarin die combinatie


De invoervelden in dit scherm bevatten alle onderdelen die op het S-43 formulier voorkomen, behalve de


gen van deze naam mogelijk in strijd is met de wetgeving (WBP, zie 1.

5

worden afgebroken door op

de beginstand terugkeren, zonder wijzigingen in de

die in de straatnaam voorkomen. Dit hoeven niet de eerste

letter combinatie volstaat. Alle straten, waarin die combinatie


43 formulier voorkomen, behalve de


gen van deze naam mogelijk in strijd is met de wetgeving (WBP, zie 1.


6

Straat. Alle bekende adressen in de gekozen straat worden getoond. Staat de juiste straat er nog

niet tussen, vul dan bij Straat de straatnaam volledig in.

2. Voer bij Nummer alleen het numerieke gedeelte van het huisnummer in.

3. Voer bij Toevoeging alle extra toevoegingen op het huisnummer in (bv. bis, A, III, achter, rood).

4. Voor de Plaats van het adres in. Indien op het tabblad Instellingen het gebruik van een

standaard plaats is aangevinkt, zal hier de standaard plaats al ingevuld staan.

5. Kies de juiste code uit de dropdownlijst Code. Indien de juiste code hier niet tussenstaat, vul dan

de code in en klik op , om de code op te slaan.

6. Vul het gebiedsnummer in bij Gebied. Indien dit gebiedsnummer nog niet bekend is klik dan op

, om het gebiedsnummer op te slaan.

7. Kies bij Datum, de datum die op het S-43 formulier is vermeld.

Klik op [Opslaan].

Indien alles correct is ingevoerd wordt het adres in de database opgeslagen en wordt hier een

melding van weergegeven. Klik op [OK] . Het scherm keert terug naar de beginstand.

Indien er fouten bij de invoer zijn gemaakt zal hier een melding van worden getoond. Het adres

wordt niet opgeslagen in de database. Verbeter de fouten en klik opnieuw op [Opslaan].

Gegevens van een adres wijzigen

Indien de code, het gebiedsnummer en/of de datum van een adres wijzigt:

1. Zie stap 1. bij Nieuw adres invoeren.

2. Klik met de rechtermuisknop op het adres waarvoor de gegevens gewijzigd worden.

3. Wijzig de code, het gebiedsnummer en/of de datum van het adres.

Klik op [Wijzigen] .

Indien alles correct is ingevuld zal het adres worden gewijzigd in de database.

Indien er fouten bij de invoer zijn gemaakt, zal hiervoor een foutmelding worden getoond. Het

adres wordt niet gewijzigd in de database. Verbeter de fouten en klik op nieuw op [Wijzigen].

Let op: het adres zelf kan niet gewijzigd worden. Indien een adres zelf gewijzigd moet worden,

verwijder het foutieve adres dan eerst (zie hieronder) en voer het juiste adres als nieuw adres in.

Adres verwijderen

Om een adres te verwijderen:

1. Zie stap 1. bij Nieuw adres invoeren.

2. Klik met de rechtermuisknop op het adres dat verwijderd moet worden.

Klik op [Verwijderen]. Het geselecteerde adres zal, zonder verder om bevestiging te vragen, uit de

database verwijderd worden.


4.2 Rapporten

Het scherm waarmee rapporten

Figuur 4.2.1 – Rapporten

Rapport: Er kunnen twee soorten rapporten opgemaakt worden:

• Adressen per gebied (gebiedsachterkanten)

• Adressen per code

Afhankelijk van de gemaakte keu

Gebied(en) / Code(s): Er zijn twee methodes om af te drukken rapporten te selecteren:

• Door de gebied(en) / code(s) handmatig te selecteren: klik hiervoor op [Kies] en kies in de

weergegeven lijst de geb

selecteren.

3 Op de afgedrukte gebiedsachterkanten wordt geen onderscheid gemaakt naar Nederlandstalige niet bezoek

adressen en anderstalige niet-bezoek adressen. Voor de verkondiger ma

aangebeld mag worden. Met de mogelijkheid om rapporten op code te maken is het wel mogelijk om

Nederlandstalige niet-bezoek adressen te onderscheiden van anderstalige niet

waarmee rapporten opgemaakt kunnen worden, is hieronder weergegeven.

: Er kunnen twee soorten rapporten opgemaakt worden:

Adressen per gebied (gebiedsachterkanten)3 en

Afhankelijk van de gemaakte keuze kunnen gebied(en) of code(s) geselecteerd worden.

Er zijn twee methodes om af te drukken rapporten te selecteren:

Door de gebied(en) / code(s) handmatig te selecteren: klik hiervoor op [Kies] en kies in de

gebied(en) / code(s). Druk op [Alle] om alle gebieden/codes te

Op de afgedrukte gebiedsachterkanten wordt geen onderscheid gemaakt naar Nederlandstalige niet bezoek

bezoek adressen. Voor de verkondiger maakt het namelijk niet uit waarom niet


bezoek adressen te onderscheiden van anderstalige niet-bezoekadressen.

7

kunnen worden, is hieronder weergegeven.

ze kunnen gebied(en) of code(s) geselecteerd worden.

Er zijn twee methodes om af te drukken rapporten te selecteren:

Door de gebied(en) / code(s) handmatig te selecteren: klik hiervoor op [Kies] en kies in de

. Druk op [Alle] om alle gebieden/codes te

Op de afgedrukte gebiedsachterkanten wordt geen onderscheid gemaakt naar Nederlandstalige niet bezoek-

akt het namelijk niet uit waarom niet


bezoekadressen.


8

• Door alle gebied(en) / code(s) te selecteren die in een bepaalde periode zijn gewijzigd. Vul

hiervoor de datums in bij ‘Gewijzigd tussen’. In de database worden nu alle gebieden / codes

opgezocht waarin wijzigingen hebben plaats gevonden in de opgegeven periode.4

Template: Met het template wordt bepaald hoe het rapport opgemaakt wordt. Xenos 2.0 wordt

standaard met 4 templates geleverd, 2 voor gebiedsachterkanten en 2 voor codelijsten:

• Gebiedsachterkant (Vredenburg stijl): 1 gebiedsachterkant op een 142 x 93 mm

papierformaat.

• Gebiedsachterkant (Merwede stijl): 8 gebiedsachterkanten op een liggend A4 formaat.

• Codelijst (Vredenburg stijl): 1 codelijst op een 142 x 93 mm papierformaat.

• Codelijst (Merwede stijl): 1 codelijst op een staand A4 formaat.

Indien een rapport niet op één pagina past, zullen automatisch meerdere pagina’s aangemaakt

worden. Zie bij 4.3 Beheer van Rapport Templates hoe andere templates aangemaakt kunnen

worden.

Afdrukvoorbeelden weergeven: Door deze optie aan te vinken, worden voordat er afgedrukt wordt,

afdrukvoorbeelden op het scherm getoond.

Afdrukken: Om af te drukken klik op [Afdrukken]. Het aantal geselecteerde rapporten wordt

weergegeven. Vervolgens wordt u gevraagd om de printer te kiezen waarop afgedrukt moet worden.

Als je niet voor ‘Afdrukvoorbeelden weergeven’ hebt gekozen zullen alle rapporten nu naar de

geselecteerde printer worden gestuurd.5

Heb je wel voor ‘Afdrukvoorbeelden weergeven’ gekozen, dan zullen alle rapporten naar het scherm

worden afgedrukt. Voor ieder afzonderlijk rapport kunt u nu kiezen om deze wel of niet af te

drukken.

Exporteren naar tekstbestand (.csv): Het is ook mogelijk om geselecteerde gebieden/codes als

komma gescheiden tekstbestand (.csv) op te slaan. Bijvoorbeeld om deze per email te kunnen

versturen. Selecteer de op te maken rapporten bij ‘Rapport’ en ‘Gebied(en) / Code(s)’ en klik op

[Exporteren].

U kunt nu kiezen voor de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Deze locatie is in eerste instantie

de ‘Standaard export directory’ die je op het tabblad ‘Instellingen’ ingevuld hebt. In het ‘Opslaan als’

scherm kan je een andere locatie opgeven. De bestandsnaam wordt als volgt opgebouwd:

[yyyymmdd]_[Gemeente Naam]_[Indicatie Code of Gebied] _[Code of Gebied].csv

Bijvoorbeeld: 20080217_Utrecht Vredenburg_Code_A.csv

Ook de bestandsnaam kunt u, indien gewenst, wijzigen. De Gemeente Naam is de naam van de

gemeente die je op het tabblad ‘Instellingen’ hebt ingevuld.

4 Van ieder nieuw ingevoerd of gewijzigd adres worden twee datums opgeslagen. De datum die ingevuld is op

het tabblad ‘Beheer adressen’ (hoeft niet de invoerdatum te zijn) en de datum waarop de nieuwe invoer of

wijziging is doorgevoerd (is altijd de invoerdatum). De invoer wordt gebruikt om wijzigingen in de gebieden /

codes te bepalen. 5 Dit kan enige minuten duren. De reden van deze vertraging is nog niet bekend, en zal zodra mogelijk in

toekomstige versies worden verholpen.


4.3 Beheer van Rapport Templates

Het scherm waarmee de opmaak van de rapporten (templates) ingesteld word

Figuur 4.3.1 – Rapport templates

Xenos 2.0 wordt standaard met 4 templates geleverd, 2 voor gebiedsachterkanten en 2 voor

codelijsten:

• Gebiedsachterkant (Vredenburg stijl): 1 gebiedsachterkant op een 142 x 93 mm

papierformaat.

• Gebiedsachterkant (Merwede stijl): 8 gebiedsachterkanten op een liggend A4 formaat.

• Codelijst (Vredenburg stijl): 1 codelijst op een 142 x 93 mm papierformaa

• Codelijst (Merwede stijl): 1 codelijst op een staand A4 formaat.

Deze templates kunnen niet verwijderd of gewijzigd worden. Wel is het mogelijk om, op basis van

deze templates, nieuwe templates te ontwikkelen. De stappen hiervoor zijn:

1. Kies een bestaand template waarop u een variatie wilt maken.

2. Wijzig de gewenste rapport instellingen (hier

besproken).

3. Klik op [Opslaan als] als u de variatie als nieuwe template wilt opslaan

de nieuwe template op. Of

er van Rapport Templates

Het scherm waarmee de opmaak van de rapporten (templates) ingesteld wordt, ziet er als volgt uit:

Rapport templates


Gebiedsachterkant (Vredenburg stijl): 1 gebiedsachterkant op een 142 x 93 mm

Gebiedsachterkant (Merwede stijl): 8 gebiedsachterkanten op een liggend A4 formaat.

Codelijst (Vredenburg stijl): 1 codelijst op een 142 x 93 mm papierformaa

Codelijst (Merwede stijl): 1 codelijst op een staand A4 formaat.


deze templates, nieuwe templates te ontwikkelen. De stappen hiervoor zijn:

d template waarop u een variatie wilt maken.

Wijzig de gewenste rapport instellingen (hierna worden de rapport instellingen

Klik op [Opslaan als] als u de variatie als nieuwe template wilt opslaan en geef de naam voor

. Of klik op [Opslaan] als u de wijziging in de bestaande

9

, ziet er als volgt uit:


Gebiedsachterkant (Vredenburg stijl): 1 gebiedsachterkant op een 142 x 93 mm

Gebiedsachterkant (Merwede stijl): 8 gebiedsachterkanten op een liggend A4 formaat.

Codelijst (Vredenburg stijl): 1 codelijst op een 142 x 93 mm papierformaat.


worden de rapport instellingen in detail

en geef de naam voor

bestaande template wilt


10

opslaan. De 4 standaard templates kunnen niet gewijzigd worden; de functie [Opslaan] is

niet beschikbaar.

Indien u een template wilt verwijderen, selecteer de template dan en klik op [Verwijderen]. Ook deze

functie is niet beschikbaar voor de 4 basis templates.

Rapport instellingen

Papier

Bij ‘Papier’ kunnen de papierinstellingen worden ingevoerd.

Breedte, Hoogte, Stand, Rapp. in breedte en Rapp. in hoogte worden hieronder schematich

weergegeven voor een liggend A4, met 2 x 4 rapporten op 1 pagina6. De bijbehorende instellingen

zijn tussen haakjes weergegeven.

Figuur 4.3.2. - Papier instellingen

Snijkruizen weergeven: Indien meerdere rapporten op 1 pagina worden weergegeven, kan het

makkelijk zijn om snijkruizen weer te geven. Deze kunnen worden gebruikt bij het snijden of knippen

van de rapporten. Indien voor snijkruizen weergeven (‘ja’) wordt gekozen, moet de lengte van de

assen van de snijkruizen worden ingesteld.

Rapport

Bij ‘Rapport’ kunnen de instellingen van de afzonderlijke rapporten worden ingesteld. Ieder rapport

is in een aantal zones ingedeeld, waarvan de hoogte of de breedte ingesteld kunnen worden.

6 De afmetingen van een A4 zijn breedte: 211 mm en hoogte: 297 mm. Advies is om altijd van een A4

papierformaat uit te gaan. Indien je voor een afwijkend papierformaat kiest, volg dan de stappen in bijlage A

om dit afwijkende papierformaat aan te maken.


11

Figuur 4.3.3. – Rapport instellingen

De ruimte die overblijft voor de Zone adressen is afhankelijk van de overige instellingen. Met de

marges kan het rapport gecentreerd worden op het papier. Enige trial-and-error werkt hier het best.

Koptekst

Hier kunnen 2 regels voor de koptekst ingevuld worden. De koptekst is niet verplicht. De lettertypes

kunnen afzonderlijk ingesteld worden. Indien voor een achtergrondkleur wordt gekozen, wordt de

hele zone voor de koptekst met die kleur ingevuld.

In de koptekst kunnen ‘placeholders’ gebruikt worden. De ‘placeholders’ worden bij het opmaken

van het rapport gevuld met de voor dat rapport geldige waarde. Hieronder de placeholders en de

waarde waardoor ze vervangen worden.

Placeholder: Wordt vervangen door:

#SEARCHVALUE# de Code of het Gebiedsnummer

#TODAY# de datum van vandaag

#CURPAGE# het nummer van de huidige rapport pagina

#TOTALPAGE# het totaal aantal pagina’s in het rapport

#ADDRESSCOUNT# het totaal aantal adressen in het rapport


Titel

Hier kan één regel voor de titel ingege

instelbaar. Indien voor een achtergrondkleur wordt gekozen, wordt de hele zone voor de titel met

die kleur ingevuld.

In de titel kunnen dezelfde placeholders worden gebruikt als in de koptekst.

Adressen

In dit gedeelte wordt ingesteld hoe de adressen op de rapporten worden weergegeven. U kunt

kiezen voor een verkorte of een volledige weergave van de adressen.

Figuur 4.3.4 – Verkorte weergave (en gesplitst naar even/oneven)

Figuur 4.3.5 – Volledige weergave

Indien gekozen wordt voor een verkorte weergave:

• kan gekozen worden om

even/oneven: ja) of bij elkaar te houden

• kan bij ‘Scheidingstekens

huisnummers gescheiden worden (in het voorbeeld: ‘/’ ).

• kan bij ‘Huisnummers inspringen’ worden ingesteld hoever de huisnummers naar binnen

springen (in het voorbeeld 3 mm).

Van de straatnaam en de huisnummers kunnen de lettertypes afzonderlijk inge

‘Scheidingstekens – toevoegingen’ kan ingegeven worden met welk teken de huisnummers en de

toevoegingen gescheiden worden (dit teken is niet verplicht, of kan een spatie zijn).

Indien voor een achtergrond kleur wordt gekozen, wordt

kleur ingevuld.

7 De weergegeven datum is de datum die bij invoer

adressen). Deze datum wordt standaard weergegeven als voor volledige weergave gekozen wordt. In Xenos 2.0

is het niet mogelijk deze datum uit te zetten.

n regel voor de titel ingegevuld worden. De titel is niet verplicht. Het lettertype is


In de titel kunnen dezelfde placeholders worden gebruikt als in de koptekst.

steld hoe de adressen op de rapporten worden weergegeven. U kunt

kiezen voor een verkorte of een volledige weergave van de adressen.

Verkorte weergave (en gesplitst naar even/oneven)

Volledige weergave

7

ordt voor een verkorte weergave:

gekozen worden om de even en oneven nummers te splitsen (Splitsen naar

bij elkaar te houden (Splitsen naar even/oneven: ja).

ij ‘Scheidingstekens – huisnummers’ ingegeven worden met welk teken

huisnummers gescheiden worden (in het voorbeeld: ‘/’ ).

ij ‘Huisnummers inspringen’ worden ingesteld hoever de huisnummers naar binnen

springen (in het voorbeeld 3 mm).

Van de straatnaam en de huisnummers kunnen de lettertypes afzonderlijk ingesteld worden. Bij de

toevoegingen’ kan ingegeven worden met welk teken de huisnummers en de


Indien voor een achtergrond kleur wordt gekozen, wordt de hele zone voor de adressen met die

datum is de datum die bij invoer in het veld ‘Datum’ is ingevuld (zie 4.1 Beheer van

. Deze datum wordt standaard weergegeven als voor volledige weergave gekozen wordt. In Xenos 2.0

is het niet mogelijk deze datum uit te zetten.

12

licht. Het lettertype is


steld hoe de adressen op de rapporten worden weergegeven. U kunt

(Splitsen naar

(Splitsen naar even/oneven: ja).

huisnummers’ ingegeven worden met welk teken de

ij ‘Huisnummers inspringen’ worden ingesteld hoever de huisnummers naar binnen

steld worden. Bij de

toevoegingen’ kan ingegeven worden met welk teken de huisnummers en de


de hele zone voor de adressen met die

‘Datum’ is ingevuld (zie 4.1 Beheer van

. Deze datum wordt standaard weergegeven als voor volledige weergave gekozen wordt. In Xenos 2.0


13

Voettekst

Hier kan één regel voor de voettekst ingevuld worden. De voettekst is niet verplicht. Het lettertype is

instelbaar. Indien voor een achtergrondkleur wordt gekozen, wordt de hele zone voor de voettekst

met die kleur ingevuld.

In de voettekst kunnen dezelfde placeholders worden gebruikt als in de koptekst.


4.4 Instellingen (en importeren / exporteren / back

Op het tabblad Instellingen kunnen diverse staandaard instellingen voor Xenos

Tevens kan hier de hele database geïmporteerd of geëxporteerd worden.

Het scherm verschijnt als hieronder.

Figuur 4.4.1 - Instellingen

Gemeente: Dit verplichte veld bevat de naam van de gemeente waarvoor de administratie wordt

bijgehouden.

Gebruik standaard plaats: Indien aangevinkt wordt de ingestelde plaats standaard al ingevuld bij het

invoeren van nieuwe adressen.

Standaard export directory: De directory die standaard wordt geopend als er gebiedsachterkanten,

codelijsten of de hele database naar bestand worden geëxporteerd.

Standaard template: hier kan worden ingesteld welke templates standaard worden gekozen voor

het afdrukken van gebiedsachterkanten en codelijsten.

Instellingen (en importeren / exporteren / back-up)

Op het tabblad Instellingen kunnen diverse staandaard instellingen voor Xenos 2.0 ingesteld worden.

Tevens kan hier de hele database geïmporteerd of geëxporteerd worden.

Het scherm verschijnt als hieronder.

Dit verplichte veld bevat de naam van de gemeente waarvoor de administratie wordt

Indien aangevinkt wordt de ingestelde plaats standaard al ingevuld bij het

De directory die standaard wordt geopend als er gebiedsachterkanten,

de hele database naar bestand worden geëxporteerd.

hier kan worden ingesteld welke templates standaard worden gekozen voor

het afdrukken van gebiedsachterkanten en codelijsten.

14

2.0 ingesteld worden.

Dit verplichte veld bevat de naam van de gemeente waarvoor de administratie wordt

Indien aangevinkt wordt de ingestelde plaats standaard al ingevuld bij het

De directory die standaard wordt geopend als er gebiedsachterkanten,

hier kan worden ingesteld welke templates standaard worden gekozen voor


15

Om wijzigingen op te slaan moet op [Toepassen] worden geklikt.

Importeer adressen

Deze functie kan gebruikt worden om in één keer meerdere adressen tegelijk in Xenos 2.0 in te

voeren, bijvoorbeeld bij het importeren van de gegevens uit een vorige administratie.

Gegevens kunnen uit de volgende bronnen worden geïmporteerd:

• Xenos 1.0

o Kies of de huidige Xenos 2.0 database geleegd moet worden (geheel vervangen door

de Xenos 1.0 inhoud) of dat de huidige database niet geleegd moet worden (Xenos

1.0 database wordt toegevoegd aan de Xenos 2.0 database).

o Klik op [Importeren] en selecteer de Xenos 1.0 database (Xenos.mdb)

o Het importeren begint.8

• Komma gescheiden tekstbestand (.csv)

o Het te importeren tekstbestand moet de volgende indeling hebben:

� Straat;Nummer;Toevoeging;Plaats;Code;Gebied

� De eerste regel wordt als kopregel beschouwd en overgeslagen

o Kies of de huidige Xenos 2.0 database geleegd moet worden (geheel vervangen door

de inhoud tekstbestand) of dat de huidige database niet geleegd moet worden

(inhoud tekstbestand wordt toegevoegd aan de Xenos 2.0 database).

o Klik op [Importeren] en selecteer het te importeren tekstbestand (.csv).

o Het importeren begint.9

Tips bij het importeren uit een komma gescheiden tekstbestand:

• Xenos 2.0 is bedoeld als hulpmiddel bij het consistent houden van het adressen bestand.

Daarom is het verstandig om vóór het inlezen uit een andere administratie, ervoor te zorgen

dat alle straatnamen op een consistente manier gespeld zijn. Een stratenboek of

stadsplattegrond is hierbij een handig hulpmiddel.

• De huisnummers moeten numeriek zijn, d.w.z. dat e nummers en de toevoegingen

gescheiden moeten zijn.

• Bij het importeren uit een tekstbestand krijgen alle adressen als datum de datum van

vandaag mee. Het is nog niet mogelijk om hier afwijkende datums voor te importeren. In

volgende versie van Xenos zal deze mogelijkheid worden toegevoegd.

• Excel is een handig programma om het komma gescheiden tekstbestand op te maken. Je

kunt daarbij de volgende stappen volgen:

1. Zet alle adressen in een werkblad onder elkaar.

2. Zorg ervoor dat alle straatnamen een consistente manier gespeld zijn (sorteer op

straatnaam). Let daarbij op:

� initialen (bv. W.F. Hermansstraat en Hermansstraat)

� titels (bv. prof. Sprengerlaan en Professor Sprengerlaan)

� afkortingen (v.d. Weteringplein en Van der Weteringplein)

� spelling (Waterlooplein en Waterloopplein)

3. Verwijder alle dubbele adressen.

4. Splits de huisnummers in nummers en toevoegingen. Let ook op consistentie in de

toevoegingen (bv. 2 en II).

8 Belangrijk! Tijdens het importeren wordt Xenos 2.0 instabiel. Advies is om tijdens het importeren geen enkele

andere actie op de computer uit te voeren, anders loop de computer mogelijk vast. In volgende versies van

Xenos wordt geprobeerd dit te verhelpen. 9 Belangrijk! Tijdens het importeren wordt Xenos 2.0 instabiel. Advies is om tijdens het importeren geen enkele

andere actie op de computer uit te voeren, anders loop de computer mogelijk vast. In volgende versies van

Xenos wordt geprobeerd dit te verhelpen.


16

5. Vervang alle namen van talen door de codes van het S-15 formulier.10

6. Zorg ervoor dat de kolommen Plaats en Gebied consistent ingevuld zijn.

7. Sla het bestand op als een komma gescheiden tekstbestand (Bestand, Opslaan als,

bestandstype: komma gescheiden bestand (.csv)).

Exporteer adressen

Klik op [Exporteren] om de hele database van Xenos in één keer als een komma gescheiden

tekstbestand op te slaan.

Deze functie kan gebruikt worden om een back-up te maken van de database.

10

Je kunt een kopie van het S-15 formulier (Talen) vragen aan de lectuurdienaar. Zie 1. Inleiding.


17

5. Overig

5.1 Licentie en verspreiding

Xenos 2.0 is licentievrij en mag onbeperkt verspreid worden. Gebruik hiervoor wel

onderscheidingsvermogen en bedenk dat Xenos is bedoeld als hulpmiddel voor degene die de

administratie van niet te bezoeken adressen bijhoudt.

5.2 Ondersteuning

Neem bij vragen alsjeblieft contact op met degene die bij Contactgegevens vermeld staat.

5.3 Bugs / Feature Requests

Neem bij bugs (fouten) of feature requests (functionaliteiten die je graag ziet in een volgende versie)

alsjeblieft contact op met degene die bij Contactgegevens vermeld staat.

Reeds bekende fouten staan in het bij het programma geleverde tekstbestand knownerrors.txt

5.4 Broncode

In principe is de broncode van Xenos 2.0 vrij beschikbaar. Indien je hiervoor belangstelling hebt,

neem dan alsjeblieft contact op met degene die bij Contactgegevens vermeld staat.

5.5 Contactgegevens

Ceriel van Halle

gemeente Utrecht – Vredenburg

06 46 34 04 95

[email protected]


18

Bijlage A. Afwijkende papierformaten

Het is aan te bevelen voor rapporten uit te gaan van een A4 papier formaat of een ander standaard

formaat dat al bij de printer bekend is.

Indien voor een afwijkend papierformaat gekozen wordt, kan soms in gevallen waar laserprinters

worden gebruikt, een aantal extra handelingen noodzakelijk maken. Zonder deze extra handelingen

zal het rapport niet juist op het afwijkende papierformaat afgedrukt worden.

Controleer of het afwijkende papierformaat al bekend is bij de printer.

In dit voorbeeld is de methode voor een HP LaserJet 1018 en Windows XP gebruikt. Voor

verschillende printers zullen de stappen in detail afwijken.

• Configuratiescherm => Printers en Faxapparaten

• Rechtermuis klik op de printer => Eigenschappen

• Voorkeursinstellingen

• Controleer of het afwijkende formaat staat bij de opsomming onder ‘Formaat is:’

Als het afwijkende papierformaat nog niet bekend is bij de printer, maak dit aan voor de printer.

• In hierboven geopende scherm => Aangepast

• Voer de papierformaten in en vul een naam in (bv. Xenos)

• Opslaan

• Afsluiten

Handleiding Xenos 2.0 - vanhalle.nl · 2009. 6. 7. · Handleiding Xenos 2.0 Handleiding Versie 1.0...

Documents

Transcript of Handleiding Xenos 2.0 - vanhalle.nl · 2009. 6. 7. · Handleiding Xenos 2.0 Handleiding Versie 1.0...