Handleiding WebEx - Zorg in het UMCG WebEx Een webconsult, wat nu? U bent aangemeld voor...

19
Handleiding WebEx Een webconsult, wat nu? U bent aangemeld voor erfelijkheidsvoorlichting en -onderzoek bij de afdeling Klinische Genetica van het UMCG. Het webconsult zal met het internetsysteem WebEx plaatsvinden. In deze handleiding kunt u lezen hoe u zich goed kunt voorbereiden op uw webconsult. Wij vragen u om de gehele inhoud (het deel over uw te gebruiken apparaat) van deze handleiding ruim voor de tijd van uw afspraak te lezen. Zo weet u zeker dat u goed bent voorbereid op het moment van uw afspraak.

Transcript of Handleiding WebEx - Zorg in het UMCG WebEx Een webconsult, wat nu? U bent aangemeld voor...

Handleiding WebEx

Een webconsult, wat nu?

U bent aangemeld voor erfelijkheidsvoorlichting en -onderzoek bij de afdeling Klinische Genetica

van het UMCG.

Het webconsult zal met het internetsysteem WebEx plaatsvinden. In deze handleiding kunt u lezen

hoe u zich goed kunt voorbereiden op uw webconsult. Wij vragen u om de gehele inhoud (het deel

over uw te gebruiken apparaat) van deze handleiding ruim voor de tijd van uw afspraak te lezen. Zo

weet u zeker dat u goed bent voorbereid op het moment van uw afspraak.

2

Inhoud WebEx installeren op de PC of op een Mac ___________________________________________ 3

Zorgen dat u goed hoor- en zichtbaar bent _______________________________________ 6

Gedeelde bestanden/folders opslaan ____________________________________________ 8

WebEx installeren op de tablet ____________________________________________________ 11

Deelnemen aan een consult __________________________________________________ 13

WebEx installeren op de iPad _____________________________________________________ 16

Deelnemen aan een consult __________________________________________________ 18

Allereerst wordt er uitgelegd hoe u WebEx gebruikt op de PC, laptop of een Mac. Indien u er voor

kiest om het webconsult via uw Android tablet te doen, blader dan door naar blz. 10, gaat u een

Apple iPad gebruiken, blader dan naar blz. 15.

De stappen die op verschillende momenten voor en tijdens uw afspraak uitgevoerd kunnen worden

zijn:

- Op de computer: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz. 4 + 5 o Tijdens de afspraak: de stappen op blz. 6 + 7 + 8

- Op de tablet: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz. 11 + 12 o Tijdens de afspraak: de stappen op blz. 13 + 14

- Op de Apple iPad: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz. 16 + 17 o Tijdens de afspraak: de stappen op blz. 18 + 19

3

Handleiding WebEx op de PC/Laptop/Mac

WebEx installeren op de PC Voer onderstaande stappen uit ruim voor de datum van uw (test-)afspraak. Indien blijkt dat het

programma niet werkt kunt u nog contact met ons opnemen om eventuele problemen op te lossen.

1. Ga naar https://www.webex.com/test-meeting.html 2. Voer uw naam en e-mail adres in en klik op de grote groene knop met de tekst: ‘Test a

meeting’ 3. Uw computer zal nu de installatie van WebEx starten. Hoe dit precies gaat, hangt van uw

webbrowser af. Hieronder worden de installatie procedures van Internet Explorer en Google

Chrome besproken. Bij andere browsers zal dit vergelijkbaar gaan. Begin bij de uitleg die bij

uw internet-browser past.

Aan het eind van de volgende pagina wordt dit proces voor de Mac uitgelegd!

Internet Explorer:

(Soms verschijnt er bovenin het scherm een gele balk met een melding. Klik erop en klik dan op

‘Toestaan’ of ‘Uitvoeren’)

1. Klik op ‘Installeren’ onderin het scherm

2. Er komt een pop-up tevoorschijn, klik op ‘Installeren’

4

Google Chrome:

1. Klik op de groene knop ‘WebEx toevoegen aan Chrome’ of ‘Add WebEx to Chrome’

2. Er komt een pop-up tevoorschijn. Klik op ‘Toevoegen’ of ‘Extensie toevoegen’

3. Klik onderin het scherm op de download (zoals aangegeven in de instructies in het

midden van het scherm.)

4. Klik op ‘Uitvoeren’

APPLE/MAC

1. Na het klikken op de ‘Test a meeting knop’ verschijnt een vraag of u het bestand wilt openen; klik op ‘Bestand opslaan’

2. Uw Mac zal nu de installatie van WebEx starten. Volg de stappen in het installatieprogramma door op ‘Ga door’ en ‘Installeer’ te klikken.

Nu wordt WebEx gestart en is het klaar voor gebruik. De gestarte test vergadering kunt u weer afsluiten door op het kruisje helemaal rechtsboven in het scherm te klikken, en vervolgens op ‘Vergadering beëindigen’.

5

De volgende stappen kunnen 15 minuten voor het tijdstip van de afspraak uitgevoerd worden:

4. U hebt een email ontvangen voor een afspraak voor een webconsult. Klik onderin de mail op

de blauwe tekst ‘Deelnemen aan WebEx-vergadering’ waarmee u deel kunt nemen aan het

consult.

5. U komt in een UMCG overzichtsscherm, waarin u gevraagd wordt om uw naam en email

adres. De naam die u invoert zal getoond worden bij uw video consult.

Een volgende keer is geen extra invoer nodig en kunt u direct kiezen voor

“Deelnemen”.

6. Klik op ‘Deelnemen’.

Indien juist geïnstalleerd, zal WebEx nu starten.

6

Zorgen dat u goed hoor- en zichtbaar bent

GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON!

1. Start WebEx d.m.v. de link in uw mail

2. In het midden van het scherm zal een pop-up tevoorschijn komen met onderstaande vraag.

Klik op ‘Ja’.

3. Vervolgens kan er een menu openen zoals op de onderstaande afbeelding staat. Als u begint

te praten, zullen de grijze blokjes onder ‘Microfoon’ blauw worden.

Klik op ‘OK’.

4. Indien onderstaande melding verschijnt, klik op ‘Dempen oph…’ (= dempen opheffen).

Onderstaande knop zal dan groen worden:

Pas als de knop groen is, met de tekst ‘Verbonden met audio’ dan kan de arts u horen.

7

5. Indien de volgende melding verschijnt, klik op ‘Toch verbinding maken’.

6. Als alles is ingesteld zullen onder het camera-beeld van u en uw arts, uw beide namen

verschijnen. Daarachter staan zowel een groen video-icoon, en een grijs microfoon

(dempen)-icoon. Dit is juist.

Zolang het video-icoon grijs is, staat uw webcam niet aan, en als uw microfoon (dempen)-

icoon rood is, staat uw microfoon niet aan.

Zoals het moet zijn:

8

Gedeelde bestanden/folders opslaan

Indien uw counselor een bestand of folder met u gedeeld hebt kunt u deze opslaan.

1. Een gedeeld bestand zal verschijnen als tabblad bovenin het scherm:

2. Indien u dit bestand wilt opslaan, klikt u rechtsbovenin achtereenvolgens op:

Bestand Opslaan als Document…

3. In het geopende scherm kunt u kiezen waar u het bestand op wilt slaan.

BELANGRIJK: kies bij de keuzelijst ‘Opslaan als’ het bestandsformaat: ‘Portable Document

Format (*.pdf)’.

Klik daarna op ‘Opslaan’

9

Deelnemen aan het consult, samengevat

Nu alle stappen doorlopen zijn, bent u goed voorbereid en hoeft u op het moment van de afspraak

alleen nog maar de volgende stappen te doorlopen (deze zijn al eerder besproken):

1. U hebt een email ontvangen voor een afspraak voor een webconsult. Klik op de blauwe tekst

‘Deelnemen aan WebEx-vergadering’.

2. Klik op ‘Deelnemen’.

WebEx start zich…

3. Er wordt gevraagd of u wilt deelnemen aan de geïntegreerde spraakconferentie, klik op ‘Ja’

4. Er opent zich een klein testvenster voor uw microfoon en geluid, klik op ‘OK’

5. Indien uw video nog niet gestart is; klik dan op het video icoon rechts in beeld naast uw

naam.

Indien de volgende melding verschijnt, betekent dat, dat de counselor zich nog niet in de

gespreksruimte bevindt. U kunt nu wachten.

10

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u WebEx gebruikt met een Android tablet.

Handleiding WebEx Android Tablet – Webconsulten

11

WebEx installeren op de tablet Om te beginnen moet WebEx geïnstalleerd worden op een Android tablet. LET OP: verschillende tablets draaien op het besturingssysteem Android. In grote lijnen zal deze handleiding aangeven wat u moet doen, maar per tablet kan het uiterlijk enigszins verschillen. Pin uzelf niet vast op kleuren of lay out van de schermen die in deze handleiding worden weergegeven, bij u kan het enigszins afwijken. Ga af op wat uw kennis van uw eigen apparaat zegt.

1. Open de Play-Store door te klikken op dit icoon:

2. Klik op het ‘zoek’ icoon rechts bovenin, en vul ‘Webex’ in in de zoekbalk die verschijnt.

3. Kies de (gratis) versie met de naam ‘Cisco Webex Meetings’, klik op ‘Gratis’ of ‘Installeer’ (afh. van uw tablet) en accepteer de voorwaarden.

4. Indien er om een wachtwoord gevraagd wordt, vul uw google/Play store wachtwoord in.

5. Na het downloaden; kies ‘Open’ en de app wordt geopend.

12

6. Onderstaande pop-up over servicevoorwaarden verschijnt. Klik op ‘Ik ga akkoord’.

7. Bij de eerste keer openen verschijnen er een aantal help-bladzijden over het gebruik van WebEx. Klik onderaan op ‘Overslaan’.

8. Sluit WebEx af (d.m.v. de Home button).

Na installatie is de Webex-applicatie terug te vinden via het volgende icoon:

13

Deelnemen aan een consult

Zet ruim voor het afgesproken tijdstip van de afspraak met uw counselor uw iPad aan en zoek de

mail met de afspraakbevestiging. Hierin staat de link naar de juiste gespreksruimte.

GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON

NB: Steeds als een vraag komt als “WebEx wil toegang tot de telefoon/camera/microfoon” kies ‘OK’

1. Open de afspraakbevestiging (mail) van uw counselor. Onderaan deze mail staat de link naar

de juiste gespreksruimte.

1. Klik op ‘Deelnemen aan WebEx-vergadering’ in de email waarmee u deel kunt nemen aan

een video consult. Zie bovenstaande afbeelding.

NB: Als u op uw tablet nog geen Webex app had geïnstalleerd, gaat u automatisch naar de Play

store om deze te installeren. Deze installatie is eenmalig, zie het onderdeel ‘installatie WebEx’.

2. Mogelijk krijgt u een scherm in beeld waar wordt gevraagd naar ‘Naam’ en ‘E-mailadres’.

Vult u hier uw naam in (deze komt in beeld tijdens het webconsult) en uw e-mailadres en klik

op ‘OK’.

Nu komt de tekst “Bezig met verbinding te maken met de vergadering”.

3. Indien er een pop-up komt met de tekst “Verbinden met audio”, kies ‘Verb. maken via

internet’.

14

4. Klik op het videopictogram ( ) en kies ‘Mijn video starten’.

5. Vaak gebeurt het dat daarna de volgende tekst verschijnt: Uw microfoon is gedempt. Ook

kan het zijn dat de tekst niet verschijnt, maar de microfoon wel uit staat. In dat geval staat er

een streepje door het microfoon pictogram. De counselor kan u dan nog niet horen. Klik op

het audiopictogram ( ) om uw microfoon aan te zetten, en kies ‘Gesprek dempen

ongedaan maken’ of ‘Verbinding maken via audio’ of iets anders met dezelfde betekenis.

Nu bent u klaar voor de afspraak.

6. Dubbelklik op de video van uw counselor om hem/haar in volledig beeld te zien.

OPMERKING Helaas is het nog niet mogelijk om gedeelde bestanden/folders op te slaan op uw tablet. Vraag uw arts daarom of hij/zij een eventueel gedeeld bestand achteraf naar u wil mailen, zodat u het later nog eens kunt bekijken.

15

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u WebEx gebruikt met een Apple iPad.

Handleiding WebEx Apple iPad – Webconsulten

16

WebEx installeren op de iPad Om te beginnen moet WebEx geïnstalleerd worden op de iPad. NB: Steeds als een vraag komt als “WebEx wil toegang tot de telefoon/camera/microfoon” kies ‘OK’

1. Open de App-Store door te klikken op dit icoon:

2. Zoek op ‘Webex’ in de zoekbalk rechts bovenin.

3. Kies de (gratis) versie met de naam ‘Cisco Webex Meetings’, klik op ‘Download’ en daarna op ‘Installeer’.

4. Indien er om een wachtwoord gevraagd wordt, type uw Apple wachtwoord.

5. Kies ‘Open’ en de app wordt geopend

17

6. Onderstaande pop-up over servicevoorwaarden verschijnt. Klik op ‘Ik ga akkoord’.

7. Bij de eerste keer openen verschijnen er een aantal help-bladzijden over het gebruik van WebEx. Klik onderaan op ‘Overslaan’.

8. Sluit WebEx af door middel van de Home button (ronde knop op uw iPad).

Na installatie is de Webex-applicatie terug te vinden via het volgende icoon:

18

Deelnemen aan een consult

Zet ruim voor het afgesproken tijdstip van de afspraak met uw counselor uw iPad aan en zoek de

mail met de afspraakbevestiging. Hierin staat de link naar de juiste gespreksruimte.

GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON

2. Open de afspraakbevestiging (mail) van uw counselor. Onderaan deze mail staat de link naar

de juiste gespreksruimte.

3. Klik op ‘Deelnemen aan WebEx-vergadering’ in de email waarmee u deel kunt nemen aan

een video consult. Zie bovenstaande afbeelding.

NB: Als u op uw iPad nog geen Webex app had geïnstalleerd, gaat u automatisch naar de App store

om deze te installeren. Deze installatie is eenmalig, zie het onderdeel ‘installatie WebEx’.

4. Mogelijk krijgt u een scherm in beeld waar wordt gevraagd naar ‘Naam’ en ‘E-mailadres’.

Vult u hier uw naam in (deze komt in beeld tijdens het webconsult) en uw e-mailadres.

19

Nu komt de tekst “Bezig met verbinding te maken met de vergadering”.

5. Indien er een pop-up verschijnt met de tekst “Verbinden met audio”, kies ‘Verb. maken via

internet’.

6. Klik op het videopictogram ( ) en kies ‘Mijn video starten’.

7. Vaak gebeurt het dat daarna de volgende tekst verschijnt: Uw microfoon is gedempt. Ook

kan het zijn dat de tekst niet verschijnt, maar de microfoon wel uit staat. In dat geval staat er

een streepje door het microfoon pictogram. De counselor kan u dan nog niet horen. Klik op

het audiopictogram ( ) om uw microfoon aan te zetten, en kies ‘Gesprek dempen

ongedaan maken’

Nu bent u klaar voor de afspraak.

8. Dubbelklik op de video van uw counselor om hem/haar in volledig beeld te zien.

OPMERKING Helaas is het nog niet mogelijk om gedeelde bestanden/folders op te slaan op uw tablet. Vraag uw

arts daarom of hij/zij een eventueel gedeeld bestand achteraf naar u wil mailen, zodat u het later nog

eens kunt bekijken.