Handleiding WBCR v1.2 - Kankerregister · Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw...

Handleiding WBCR V1.1 External classification

1

Handleiding WBCR


2

Handleiding WBCR

1 Inleiding

Dankjewel voor je interesse in onze online toepassing voor kankerregistratie, de

WBCR. Deze online applicatie laat toe om klassieke kankerregistraties in te voeren

en te verzenden naar het kankerregister. Deze registratie is volledig conform het

wettelijk voorziene MOC-formulier, hetgeen U via de applicatie kunt afdrukken om

vervolgens te versturen naar de ziekenfondsen. Op die manier kunt u voldoen aan

de wettelijke bepaling dat elk nieuw geval van kanker moet geregistreerd worden.

Daarnaast is het ook mogelijk om deel te nemen aan specifieke, registratiepro-

jecten o.a. in het kader van Quality of Care (bv. de registratie van prostaat bra-

chytherapie en de registratie van orofarynxcarcinomen)

2 Hoe toegang verkrijgen tot de WBCR

2.1 Authenticatie via eID of Token De kankerregistratietoepassing is een streng beveiligde webtoepassing. De identi-

teit van de gebruikers wordt bij aanloggen telkens geverifieerd (=authenticatie).

Daarom kunnen de gebruikers enkel toegang krijgen met een elektronische identi-

teitskaart (eID) of met een token. Elke gebruiker dient in het bezit te zijn van een

eID en/of token.

eID: dient door de gebruiker zelf aangevraagd te worden op zijn/haar gemeen-

te- of stadhuis. Hou er rekening mee dat de leveringstermijn twee tot drie we-ken kan zijn!

Opdat de eID gebruikt zou kunnen worden, dienen op de computer van de ge-

bruiker geïnstalleerd te worden: een kaartlezer (vrij te kiezen door het ziekenhuis) de software om de eID te kunnen lezen (gratis)

Een gedetailleerde beschrijving vindt u via de volgende links:

http://eid.belgium.be/nl/

https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/eid_manuel_n.pdf

Opgelet: de chip op de eID is beveiligd met een PIN-code. Die heeft de gebrui-

ker nodig om later te kunnen aanloggen op de toepassing!

Token: wordt online aangevraagd. Meer informatie via de link:

https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/token_manuel_n.pdf

Een tiental dagen na aanvraag krijgt u uw token per post thuis toegestuurd.


3

Opgelet: tijdens de aanvraagprocedure moet u een gebruikersnaam en wacht-

woord kiezen. Onthoud deze goed want ze zijn onontbeerlijk om later te kunnen

aanloggen op de toepassing!

Er wordt om beveiligingsredenen sterk aangeraden om met de eID te werken. Bo-

vendien zal de token in de toekomst verdwijnen.

2.2 Aanstellen van de lokale beheerder in uw ziekenhuis

Omdat de kankerregistratietoepassing voor het beheer van de gebruikers beroep

doet op de diensten van eHealth dient in elk ziekenhuis een ‘lokale beheerder’

aangesteld te worden. Deze lokale beheerder zal in het ziekenhuis instaan voor het

toekennen van toegang en van een gebruikersprofiel aan de gebruikers van de

kankerregistratietoepassing in zijn ziekenhuis.

Veel ziekenhuizen hebben in het kader van de verwerking van de Minimale Klini-

sche Gegevens reeds een lokale beheerder aangesteld. Het is absoluut noodzake-

lijk dat de hele procedure opnieuw doorlopen wordt omdat het over andere toepas-

singen gaat!

Afhankelijk van het statuut van uw ziekenhuis is er een verschillende procedure

voor de aanstelling van de lokale beheerder. Ziekenhuizen die aangesloten zijn bij

de RSZ kunnen de procedure online doorlopen, ziekenhuizen die aangesloten zijn

bij de RSZPPO dienen een formulier (R8) in te vullen.

Alle informatie over de lokale beheerder en zijn aanstelling vindt u terug via:

“Toegang krijgen als organisatie?”

(https://www.ehealth.fgov.be/nl/page_menu/website/home/portal/access/access.ht

ml)

en

“Wat zijn lokale beheerders?”

(https://www.ehealth.fgov.be/nl/page_menu_a_m/website/home/portal/access/user

management.html#N10103)

De lokale beheerder dient aangesteld te worden door een verantwoordelijke van uw

onderneming. Voor een ziekenhuis dat aangesloten is bij de RSZ (privéziekenhuis)

is dit een bestuurder, vennoot of zaakvoerder. Voor een ziekenhuis dat aangesloten

is bij de RSZPPO (publiek ziekenhuis) is dat een beleids- of administratief verant-

woordelijke.


4

Het ziekenhuis heeft volledige vrijheid in het kiezen van zijn lokale beheerder, er

zijn geen voorwaarden. Wij raden aan iemand van de centrale directie te nemen.

De lokale beheerder zal immers ook instaan voor andere toepassingen dan de kan-

kerregistratietoepassing.

2.3 Taken van de lokale beheerder of verantwoordelijke voor toegangsfunctie

De taken van de lokale beheerder of van de verantwoordelijke voor de toegangs-

functie zijn het creëren van gebruikers, het toewijzen van gebruiksprofielen en het

toewijzen van de hiërarchische relaties tussen de artsen en het administratieve

personeel in een applicatie die ontwikkeld is door e health en beschikbaar is via de

website van de Sociale Zekerheid: Consultatie van de Toegangen voor Onderne-

mingen en Organisaties. Deze applicatie bevat de functionaliteit van de applicatie

(‘ReMaPH’).

De ReMaPH-applicatie is te bereiken via deze link:

www.securitesociale.be

of rechtstreeks via volgende link:

https://www.socialsecurity.be/site_nl/eHealth/login.htm

De handleiding kan u terugvinden via volgende link:

https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/Remaph_manual_NL-Final.pdf

Opmerking: Voor het introduceren van een nieuwe gebruiker in User Management

dient voor elke gebruiker een loginnaam en een wachtwoord gekozen te worden.

Deze loginnaam en wachtwoord heeft de gebruiker niet nodig om te kunnen aan-

loggen op de kankerregistratietoepassing en dienen hem derhalve ook niet meege-

deeld te worden.

De profielen die aan een gebruiker toegekend kunnen worden zijn de volgende:

Geneesheer Specialist (vroeger Arts type A): een geneesheer specialist heeft

enkel toegang tot zijn eigen dossiers

Oncologisch Coördinator (vroeger Arts type B): een oncologisch coördinator

heeft toegang tot de dossiers van het hele ziekenhuis

Administraitef personeel: administratief personeel is altijd gelinkt aan een arts

en neemt het profiel van die arts over. Administratief personeel mag niet de

“Oncologische Coördinator” zijn.


5

Zodra een gebruiker correct is toegevoegd aan de database en haar profiel en de

relaties in orde zijn gebracht, zal de gebruiker toegang hebben tot de kankerregi-

stratietoepassing.

Voor alle technische problemen kan de lokale beheerder of de verantwoordelijke

voor toegangsfunctie zich wenden tot het eHealth contact center: (tel:

02/788.51.55) van maandag tot vrijdag van 7u tot 20u.

2.4 Loginprocedure voor de gebruikers

De gebruiker heeft twee manieren om op de kankerregistratietoepassing aan te

loggen.

Enerzijds is er een (iets kortere) weg, rechtstreeks via het webadres van de kanker-

registratietoepassing zelf:

Ga naar https://www.kankerregistratie.be/wbcr/

Kies ‘Ja’ bij de beveiligingswaarschuwing

Kies ‘Nederlands’

Klik op ‘Login’

Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw PIN-code of de juiste

tokencode in

Onder ‘Identificatie als lid van een organisatie’ kiest u het ziekenhuis waarvoor u

wilt registreren en klik op ‘OK’. Het mandaat staat goed ingesteld dus daar hoeft

niets aan veranderd te worden

U komt op de toepassing terecht

Anderzijds is er een manier waarbij u via het eHealth portaal gaat:

Ga naar www.ehealth.fgov.be

Kies ‘Nederlands’

Klik op de Loginknop aan de rechterkant op uw scherm

Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw PIN-code of de juiste

tokencode in

U krijgt uw E-Box te zien en klik helemaal onderaan, bij ‘Favorieten’ op de link

‘>Kanker registratie’

In de popup selecteert u onder ‘Identificatie als lid van een organisatie’ de naam

van uw ziekenhuis en klik op ‘Ok’

U wordt doorgestuurd naar de kankerregistratietoepassing


6

3 Gebruik van de WBCR 3.1 Algemene werkwijze

Op de startpagina van de applicatie vindt u de verschillende registratiemodules

terug, met bovenaan de module voor de algemene kankerregistratie en daaronder

de modules voor de verschillende projecten. Binnen al deze registratiemodules

wordt dezelfde werkwijze gevolgd en worden dezelfde functionaliteiten aangebo-

den.

start een nieuwe registratie

Wanneer u ervoor kiest om een nieuwe registratie in te voeren zal u steeds eerst

via de administratieve pagina geleid worden, waar de identificatiegegevens van de

patiënt moeten worden ingevuld.

Pas wanneer deze gegevens correct werden ingevoerd kunt u verder gaan naar de

registratiespecifieke pagina’s.

Voor de algemene kankerregistratie omvatten deze de gegevens aanwezig op het

wettelijk voorziene MOC-formulier (tumorvariabelen en MOC-deelnemers). Boven-

dien krijgt u de mogelijkheid om extra vrije velden (tekst-, datum- en nummerieke

velden) toe te voegen aan uw registratie.

Voor de specifieke projecten zal de administratieve pagina gevolgd worden door

een of meerdere pagina’s voor het invoeren van projectspecifieke variabelen.

Op elk moment tijdens het invoeren van uw registratie, bestaat er de mogelijkheid

om de ingevoerde gegevens te bewaren zodat u eventueel later de registratie kan

afwerken.

De online applicatie voorziet ook in een online kwaliteitscontrole. Bij foutieve of on-

waarschijnlijke gegevens krijgt de gebruiker een foutmelding of waarschuwing.

Wanneer alle gegevens correct werden ingevoerd zult u de mogelijkheid krijgen om

de gegevens te verzenden naar de Stichting Kankerregister.

registreer een follow-up

Voor de algemene kankerregistratie en voor verscheidene projecten kan een follow-

up ingevoerd worden. Het invoeren van een Follow-up verloopt op dezelfde manier

als het invoeren van een nieuwe incidentie: na het invoeren van de administratieve


7

gegevens van de patient krijgt u de mogelijkheid om tumorgegevens en MOC-

deelnemers in te voeren. Ook hier is er de mogelijkheid tot bewaren en verzenden

en is er een compacte kwaliteitscontrole voorzien.

Bij specfieke projecten wordt deze knop enkel getoond indien er binnen dit project

aan follow-up registratie gedaan wordt.

opzoeken van registraties

Via 'list registrations' kan u registraties opzoeken en vervolgens bekijken, afdruk-

ken, downloaden en eventueel (indien het gaat om bewaarde registraties) aanpas-

sen en verzenden.

Registraties kunnen worden opgezocht via het INSZ-nummer, het ziekenfonds-

nummer of de datum van MOC. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen be-

waarde registraties, verzonden registraties die in aanmerking komen voor uitbrei-

ding in het kader van projecten en verzonden registraties in het algemeen

(onafhankelijk of ze in aanmerking komen voor een project of niet).

Indien uw zoekactie meerdere resultaten oplevert kan u enerzijds de resultaten elk

afzonderlijk bekijken, anderzijds zal het ook mogelijk zijn om alle gevonden registra-

ties te downloaden in één csv bestand (i.e. een bestand dat in excel geopend kan

worden).

Voor de bewaarde registraties wordt er in het overzicht ook een status weergege-

ven. Deze status “gevalideerd” toont of een registratie volledig is en voldoet aan de

kwaliteitscontrole. Er zijn twee statussen mogelijk naargelang de registratie al dan

niet onwaarschijnlijke gegevens bevatte en bijgevolg een waarschuwing opriep tij-

dens het validatieproces:

: “gevalideerd zonder fouten”

: “gevalideerd met fouten”

‘in bulk’ verzenden van registraties

Bewaarde gevalideerde registraties ( i.e. registraties die volledig werden ingevuld

en die aan de kwaliteitscontroles voldoen) kunnen via deze functionaliteit ‘in bulk’ ,

in één klik verzonden worden.


8

registraties opvragen

Via 'download registrations' kunnen alle registraties die eerder via deze online ap-

plicatie werden ingevoerd gedownload worden – uiteraard met de restrictie dat men

enkel gegevens zal kunnen downloaden waartoe men effectief toegangsrechten

heeft. Een arts gelinkt aan een specifiek ziekenhuis kan bijvoorbeeld geen gege-

vens opvragen die werden ingevoerd door een ander ziekenhuis.

Er wordt hier een onderscheid gemaakt tussen bewaarde en verzonden registra-

ties. Bij bewaarde registraties wordt er gezocht op de datum van de laatste wijzi-

ging, bij verzonden registraties op de incidentiedatum, de doorstuurdatum of de

datum van de MOC.

3.2 Moc-deelnemers

Tijdens de algemene kankerregistratie bestaat er de mogelijkheid MOC-deelnemers

in te voeren. De naam en RIZIV nummer van deze deelnemers worden door de

applicatie automatisch opgeslagen, zodat zij bij latere registraties via karakterher-

kenning uit een lijst geselecteerd kunnen worden en zodat de gegevens dus niet

telkens opnieuw ingevoerd moeten worden.

Indien de lijst met MOC-deelnemers aangepast dient te worden kan dit via de knop

'moc-deelnemers', in het balkje bovenaan in het hoofdmenu.

3.3 Waarschuwing bij eerdere registraties van een patiënt

Wanneer u tijdens het registreren, op de administratieve pagina, een INSZ-

nummer invoert waarvoor al registraties in de databank van deze online toepassing

voorkomen, zal hiervan een melding verschijnen en zal de mogelijkheid geboden

worden om via een link door te klikken naar een overzicht van de registraties in

kwestie.


9

Als u op 'bekijk verzonden registraties' klikt komt u in ‘list registrations’ terecht, waar

de verzonden registraties met het betreffende INSZ-nummer staan opgelijst. Afhan-

kelijk van uw profiel en bijhorende toegangsrechten zult u de volledige details van

de registratie al dan niet kunnen bekijken.

Als u op ‘bewerk registraties’ klikt krijgt u een overzicht van alle nog niet verzonden

registraties voor het INSZ nummer in kwestie. Vanuit dit overzichtsscherm kunt u

deze registraties bekijken en eventueel afronden.

3.4 Deelnemen aan een project

Deelnemen aan een project kan op twee manieren:

U kunt er voor kiezen om rechtstreeks de projectspecifieke variabelen in te voeren en niet automatisch deel te nemen aan de wettelijke registratie van elk nieuw geval van kanker via het MOC-formulier (bijvoorbeeld om-dat u reeds via een andere weg deelneemt aan deze registratie). In dat geval kiest u rechtstreeks vanuit de startpagina voor een specifiek pro-ject.

U kunt er ook voor kiezen om de projectregistratie te koppelen aan de bij wet verplichte registratie. In dit geval kiest u vanuit de startpagina voor het invoeren van een algemene kankerregistratie. Als u tijdens deze al-

gemene registratie immers gegevens invoert die een project activeren (bijvoorbeeld voor het project Head and Neck: orofarynxca. vult u ‘C09.9 tonsil’ in als primaire tumorlocalisatie) – zult u na het verzenden van de algemene registratie de mogelijkheid krijgen om aan de geactiveerde projecten deel te nemen.

Door op het blauwe kruisje te klikken kan u rechtstreeks de projectspecifieke

variabelen toevoegen aan deze registratie. U kan ook kiezen om op een later


10

tijdstip (u vertrekt dan vanuit de tab ‘project’ in ‘list registrations’) deze project-

specifiek variabelen aan te vullen. Hiervoor klikt u op 'OK'. Patiëntgegevens en

een aantal andere variabelen hoeven in geen van beide gevallen opnieuw te

worden ingevoerd.

Indien u deze registratie noch nu, noch in de toekomst wilt aanvullen met pro-

jectspecifieke gegevens, klikt u op het rode kruisje.

3.4.1 Head and Neck

Het project Head and Neck voor de registratie van orofarynxcarcinomen loopt in

samenwerking met de Vlaamse Werkgroep voor Hoofd –en Halstumoren

(VWHHT) en wordt mee ondersteund door de Franstalige werkgroep.

Dit project peilt naar de qualtiy of care en bestaat uit een tumorspecifiek luik en

een luik met behandelingsspecifieke variabelen.

3.4.2 Prostaat-Brachytherapie

Het project Prostaat-Brachytherapie ontstond uit een samenwerking tussen de

BAU (Belgian Association of Urology) en het College van Geneesheren Radio-

therapie, werkgroep prostaat brachytherapie. Het omvat de registratie van een

set van prostaat-brachytherapie specifieke variabelen in het kader van een stu-

die rond quality of care.

Dit project is enkel toegankelijk voor urologen en radiotherapeuten (en het aan

hen verbonden administratief personeel).

3.4.3 RALP Het project RALP (robot assisted radical prostatectomy) is een initiatief van het

RIZIV (Rijksinstituut voor ziekte –en invaliditeitsverzekering) in samenwerking met

de BAU (Belgian Association of Urology). Dit project kadert in een studie rond quali-

ty of care. Deelname aan dit project omvat de registratie van een set variabelen

specifiek in verband met de uitgevoerde RALP procedure.

Dit project is enkel toegankelijk voor urologen (en het aan hen verbonden admini-

stratief personeel).

3.5 Afmelden

U doet er best aan om actief van de kankerregistratietoepassing af te loggen als u

de toepassingen (al dan niet voor slechts korte tijd) verlaat.


11

in de navigatiebalk bovenaan rechts in de kankerregistratietoepassing bevindt

zich de knop ‘Afmelden’.

3.6 Problemen die zich kunnen voordoen

U wenst een bestand met registratiegegevens te downloaden maar het down-

loaden wordt door de popupblocker tegengehouden

Voeg de registratietoepassing toe aan uw vertrouwde websites o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecter de security tab o Selecteer ‘trusted sites’ in de zone selector o Druk op de “sites” button o Voeg https://www.kankerregistratie.be/wbcr/ toe aan de trusted site

zone


12

Schakel de popublokker uit voor de vertrouwde websites

U laat dit best even weten aan uw dienst informatica

U ondervindt problemen bij het aanloggen op de applicatie

Verwijder Cookies o sluit alle openstaande internetvensters af o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecteer de General tab o Onder ‘browsing history’ -> klik delete o Klik ‘delete cookies

laat het gebruik van cookies toe o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecter de privacy tab o Klik op ‘Sites’


13

o Voeg https://www.kankerregistratie.be/wbcr/ toe aan de lijst ‘Allow’ uw dienst informatica kan u hierbij helpen

U krijgt bij het aanloggen met uw eID de foutmelding ‘Foutieve identiteitskaart.

Gelieve de correcte identiteitskaart in de lezer te steken’.

verwijder persoonlijke certificaten uit uw ‘certificate store’

uw dienst informatica kan u hierbij helpen


14

Version Control

Filename & Location P:\Registratie\data\WBCR\Helpdesk and external communi-cation\manuals ao infor-mation\Nederlands\internal\handleiding WBCR v1.2

Description Manual WBCR word doc

Document Classification External

Revision Date Author Description Approval Date

V1.0 22/10/2009 SKR (Karen Vos) Manual WBCR 26/10/2009

V1.1 25/01/2010 SKR (Karen Vos) Toevoeging hoe toe-gang verkrijgen...

V1.2

15/06/2010 SKR (Elke VV) Toevoegen uitleg pro-jecten

V1.3 28/02/2011 SKR (Christel Ver-voort)

Tekst aanpassen in puntje 2.3 op basis van gewijzigde franstalige versie

Handleiding WBCR v1.2 - Kankerregister · Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw...

Documents

Transcript of Handleiding WBCR v1.2 - Kankerregister · Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw...