Handleiding Van Brug werkbalk · 2019. 2. 1. · Handleiding Van Brug werkbalk Inleiding versie...

Versie: februari ’19

HANDLEIDING VAN BRUG WERKBALK

C O D E X

© 2019 Van Brug Software

Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of

onvolkomenheden in dit document.

Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met:

Van Brug Software

Kantooradres: Wapenrustlaan 10-31, 10e verdieping, 7321 DL Apeldoorn Tel.: (085) 2030600 Fax: (085) 2030699 E-mail: [email protected] Web: www.vanbrug.nl

mailto:[email protected]

https://www.vanbrug.nl/

Versie: februari ’19

Inhoudsopgave

1 Inleiding 5

2 Aflijnen 6

2.1 Inrichten 6

2.1.1 Locaties 6

2.1.2 Instellingen formulier.ini 6

2.1.3 Verklaringen 7

2.1.4 Overzicht voetverklaringen 8

2.2 Praktijk 10

3 Aflijnen nieuwe stijl (2.0) 12

3.1 Pauzeer aflijnen 12

4 Conversie WP 14

4.1 Algemeen 14

4.2 Inrichten formulier.ini 14

4.2.1 Pagina-indelingen 14

4.2.2 Tab-instellingen 15

4.2.3 Overige instellingen bij conversie 16

4.3 Gebruik conversiemacro 16

4.3.1 Een akte model 17

4.3.2 Een akte op het beeldscherm 17

4.3.3 Hele huidige directory 17

5 Menu 18

5.1 Een brief- of aktemodel openen 18

5.2 Plaats modellen 18

6 Getalconversie 19

6.1 Installatie 19

6.2 Praktijk 19

6.2.1 Vastleggen voorkeursinstellingen 19

6.2.2 Werkwijze 19

7 Afdrukken 21

7.1 Achtergrond 21

7.2 Belangrijkste eigenschappen 21

7.3 Configuratie beschrijving 21

7.4 Kantoor.ini 21

7.5 Groepsnaam.ini 22

7.5.1 Kantoor 22

7.5.2 Printers 22

7.6 Printer.ini 23

7.6.1 Formulieren 23

7.6.2 Formulier definities 24

7.6.3 Invoerbak codering 25

7.6.4 Extra instellingen per printer 26

7.6.5 Nieten, Perforeren, Kleur 27

7.6.6 Locale printers 27

7.6.7 Sorteervolgorde 28

8 PDFMaken/PDFMailen 29

8.1.1 Aanpassing voor Codex 29

9 PTP-oog 31

10 Wordplus 32

11 Werken met kolommen in Word 33

11.1 Inleiding. 33

11.2 Het werken met kolommen. 33

11.3 Kolommen aflijnen ja of nee? 33

11.4 Het werken met één kolom. 34

11.5 Het werken met twee kolommen. 35

11.6 Het werken met drie kolommen. 35

11.7 Totaliseren in de volgende kolom 36

11.8 De getalconversie-macro in combinatie met kolommen. 36

Handleiding Van Brug werkbalk

Inleiding

versie 2018 5

1 INLEIDING

In deze handleiding wordt ingegaan op het maken van brieven en akten met behulp van de Van Brug werkbalk.

Als er in een zaak een brief of akte gemaakt moet worden, dan kan dat op verschillende manieren:

• Een blanco document openen en daar het document helemaal opbouwen.

• Gebruik maken van reeds voorbewerkte modellen.

• Via Proces en Tekst Productie (PTP) het document laten opbouwen. Documenten worden dan deels automatisch en deels via antwoorden op vragen ingevuld (zie hiervoor de handleidingen PTP).

Op welke manier u ook een document maakt, u zult de Van Brug werkbalk er waarschijnlijk bij gebruiken.

De kvbbalk.dot (of in geval van Word 2007 VBBalk.dotm) dient geplaatst te worden bij de andere dot files in de map kvbdot; bijvoorbeeld: C:\kvbdot\kvbbalk.dot.


Aflijnen

6 versie: 2018

2 AFLIJNEN

De knop [Aflijnen], ofwel het potloodje (Alt + F). Achter deze knop zitten de aflijnmogelijkheden voor de akte(n) en de mogelijkheden voor het maken van de afschriften en kadasterstukken.

2.1 Inrichten

2.1.1 Locaties

De kadaster.dot dient geplaatst te worden bij de andere dot files in de map [kvbdot] bijvoorbeeld: C:\kvbdot\ kadaster.dot.

Met deze kadaster.dot is het mogelijk om nog maar één set verklaringen voor alle notarissen/waarnemers te hebben (bijvoorbeeld: locatie [M:\formulieren\verklaringen]).

Verder kan het zo ingericht worden, dat de verklaringen in verschillende talen onder de akte kunnen worden geplaatst. Deze verklaringen kunnen geplaatst worden in de mappen Engels, Duits en Frans (bijvoorbeeld: locatie [M:\formulieren\verklaringen\Engels]).

Om onder het afschrift een notarisstempel te plaatsen, zal deze zich in .jpg formaat in de map [M:\formulieren] moeten bevinden.

2.1.2 Instellingen formulier.ini

De nieuwe mogelijk heden (één set verklaringen en meerdere talen) kunnen worden geactiveerd d.m.v. de volgende formulier.ini settings (locatie: M:\formulier) onder het kopje [FORMULIER] te doen:

EenMapMetVerklaringen=1 Meertalen=1 NedStartwoorden=Heden,Op,Vandaag,Ondergetekende EngStartwoorden=Today FraStartwoorden=Aujourd’hui DuiStartwoorden=Heute AantalNot=1 Not1=Tester NotNaam1=(w.g.) mr. Tester NotNaamInVerklaring1=mr. Tinus Tester NotHijZijInVerklaring1=hij NotPlaatsInVerklaring1=Teststad NotGemeenteInVerklaring1=Test en Waterland NotStempelInVerklaring1=vanbrug.jpg (bij meerdere notarissen kan bovenstaand rijtje gekopieerd worden en de 1 vervangen door 2, 3, enz.) NotAdresInVerklaring1=Teststraat 109B NotPostcodeInVerklaring1=8181 BG NotTelefoonnummerInVerklaring1=038-1234567 NotFaxnummerInVerklaring1=038-7654321 [email protected] NotWWWInVerklaring1=www.notaristest.nl (bovenstaande instellingen kunnen worden gebruikt voor het conceptstempel in concept.doc en minuut.doc) AantalWaarnemers=1 Waarnemer1=Proef


Aflijnen

versie 2018 7

WaarnemerNaam1=(w.g.) mr. Proef WaarnemerTekst1=mr. Petra Proef wonende te Proefstad, waarnemer van WaarnemerHijZijInVerklaring1=zij WaarnemerTekstNaastStempel1=Door mij, mr. P. Proef, kandidaat-notaris, hierna te noemen: "notaris", als waarnemer van (ook hier kan in geval van meerdere waarnemers het bovenstaande rijtje gekopieerd worden en de 1 vervangen door 2, 3, enz.)

optioneel: verklaring=1 (voor het activeren van een extra verklaring)

2.1.3 Verklaringen

Door in de verklaringen gebruik te maken van onderstaande codering zal de tekst uit de formulier.ini op het moment van aflijnen ingevoegd worden.

NotNaamInVerklaring

NotPlaatsInVerklaring

NotGemeenteInVerklaring

NotHijZijInVerklaring

NotStempelInVerklaring

NotAdresInVerklaring

NotPostcodeInVerklaring

NotTelefoonnummerInVerklaring

NotFaxnummerInVerklaring

NotEmailadresInVerklaring

NotWWWInVerklaring

WaarnemerTekst

bijvoorbeeld:

Ondergetekende, WaarnemerTekst NotNaamInVerklaring, notaris te NotPlaatsInVerklaring, gemeente NotGemeenteInVerklaring, verklaart dat dit stuk eensluidend is met het ter inschrijving aangeboden afschrift.

wordt na het aflijnen:

Ondergetekende, mr. Tinus Tester, notaris te Teststad, gemeente Test en Waterland, verklaart dat dit stuk eensluidend is met het ter inschrijving aangeboden stuk eensluidend is met het ter inschrijving aangeboden afschrift.

2.1.3.1 CONCEPTSTEMPELS

Indien er gebruik wordt gemaakt van de nieuwe formulierenset, kan er nu worden gewerkt met verschillende conceptstempels. Deze conceptstempels dienen allen te beginnen met: Concept (bijvoorbeeld: Concept xxx, Concept yyy, etc waarbij xxx of yyy vervangen kunnen worden door eigen omschrijvingen). Deze conceptstempels dienen opgeslagen te worden in de map [Verklaringen] in de formulieren map (normaal gesproken te vinden op M:\Formulieren\Verklaringen).

2.1.3.2 EXTRA TEKSTMOGELIJKHEIDEN FORMULIER.INI Naast de standaard tekst voor zowel notarissen als waarnemers kan in het geval van waarneming een extra tekst bij een verklaring worden opgenomen door de variabele [WaarnemerTekstExtra1=bijv. NotPlaatsInVerklaring, * om *] in de formulier.ini te plaatsen. Daarnaast dient in de betreffende verklaring de volgende code te worden opgenomen: [WaarnemerTekstExtra].


Aflijnen

8 versie: 2018

Rechtsuitlijnen=1 Indien u heeft gekozen voor rechts uitlijnen via de optie [Rechtsuitlijnen=1), dan wordt ook links weer goed uitgelijnd. In bepaalde documenten komt er wanneer er wordt afgelijnd met een stempel in combinatie met het woord [Concept] op de achtergrond een foutmelding [methode select all van object shapes is mislukt]. Om dit op te lossen kan in de formulier.ini de regel [WoordConceptOpAchtergrondDocx=1] worden toegevoegd als u met docx bestanden werkt. Als u met doc bestanden werkt is de setting [WoordConceptOpAchtergrondDocx=0]. Er kan een setting ingesteld worden om een document die vooraf op [*] gescand moet worden bij meer dan 5000 [*] in een document zonder melding door gaat. Indien u de setting niet heeft ingesteld en hier meer informatie over wilt, dan kunt u uiteraard contact opnemen met onze afdeling Support.

GeenInternePDFViewer=1 Zorg ervoor dat de afgelijnde akte in de standaard pdf viewer wordt geopend. Dit geldt voor kantoren die niet aflijnen via de printermacro.

2.1.3.3 ANDERE TALEN Voor de volgende variabelen in de formulier.ini kunnen er door het plaatsen van het teken [|] verschillende taalvarianten worden opgegeven. De volgorde van deze toevoeging is altijd ned|eng|fra|dui ( bijv.: NotHijZijInVerklaring1=hij|his|il|er).

NotHijZijInVerklaring

NotNaam

WaarnemerNaam

WaarnemerTekst

WaarnemerHijZijInVerklaring

WaarnemerTekstNaastStempel

WaarnemerTekstExtra

2.1.4 Overzicht voetverklaringen

Hieronder treft u een overzicht aan van de bewerking met de daarbij behorende verklaring(en)

Concept: afhankelijk van de instelling wel of niet afgelijnd

Concept met stempel: afhankelijk van instelling wel of niet afgelijnd met concept.doc

Minuut: afgelijnd

Minuut met overdrachtsbelasting: afgelijnd , levering voetverklaring

Minuut met overdrachtsbelasting nihil: afgelijnd , levering voetverklaring nihil

Afschrift

>> levering Afschrift.doc, levering.doc

>> levering, doorverkoop: afschrift.doc, levering.doc, verklaring perceel.doc


Aflijnen

versie 2018 9

>>verdeling: afschrift.doc, verdeling.doc

>>hypotheek: afschrift.doc, notarisverklaring.doc, afschrift.doc

>>splitsing (incl. vergunning): afschrift.doc, splitsing1.doc,

>>splitsing (zonder vergunning): afschrift.doc, splitsing2.doc

>>anders: afschrift.doc

Uittreksel

>>levering: uittreksel.doc, levering.doc

>>levering (doorverkoop gedeeltelijk perceel): uittreksel.doc, levering.doc, verklaring perceel.doc

>>verdeling: uittreksel.doc, verdeling.doc, verklaring uittreksel.doc

>>anders: uittreksel.doc

Kadaster

>>levering: (afschrift/uittreksel) afschrift.doc/uittreksel.doc, levering.doc, eensluidend.doc

>>verdeling: afschrift.doc/uittreksel.doc, verdeling.doc, eensluidend.doc

>>splitsing (incl. vergunning): afschrift.doc/uittreksel.doc, splitsing1.doc,

>>splitsing (zonder vergunning): afschrift.doc, uittreksel.doc, splitsing2.doc

>>overig hyp 4: afschrift.doc/uittreksel.doc, eensluidend.doc

>>hypotheek: afschrift.doc/uittreksel.doc, eensluidend.doc

Kadaster analoog

>>levering: (afschrift/uittreksel) afschrift.doc/uittreksel.doc, levering.doc, eensluidend afschrift.doc

>>levering (doorverkoop gedeeltelijk perceel): afschrift.doc/ uittreksel.doc, levering.doc, verklaring perceel.doc, eensluidend afschrift.doc/ eensluidend uittreksel.doc

>>verdeling: afschrift.doc/uittreksel.doc, verdeling.doc. eensluidend afschrift.doc/eensluidend uittreksel.doc

>>splitsing (incl. vergunning): afschrift.doc/uittreksel.doc, splitsing1.doc, eensluidend afschrift.doc/eensluidend uittreksel.doc

>>splitsing (zonder vergunning): afschrift.docuittreksel.doc, splitsing2.doc, eensluidend afschrift.doc/eensluidend uittreksel.doc

>>overig hyp 4: afschrift.doc/uittreksel.doc, eensluidend afschrift.doc/ eensluidend uittreksel.doc

>>hypotheek: afschrift.doc/uittreksel.doc, eensluidend afschrift.doc/ eensluidend uittreksel.doc

Kadaster elektronisch


Aflijnen

10 versie: 2018

>>levering: (afschrift/uittreksel) afschrift.doc/uittreksel.doc, levering.doc, equivalent verklaring afschrift.doc, equivalent verklaring uittreksel.doc

>>levering (doorverkoop gedeeltelijk perceel): afschrift.doc/uittreksel.doc, levering.doc, verklaring perceel.doc, equivalent verklaring afschrift.doc, equivalent verklaring uittreksel.doc

>>levering depot: afschrift.doc/uittreksel.doc, levering.doc, equivalent verklaring depot afschrift.doc, equivalent verklaring depot uittreksel.doc

>>verdeling: afschrift.doc/uittreksel.doc, verdeling.doc, equivalent verklaring afschrift.doc , equivalent verklaring uittreksel.doc

>>splitsing (incl. vergunning): afschrift.doc/uittreksel.doc, splitsing1.doc, eensluidend afschrift.doc/eensluidend uittreksel .doc

>>splitsing (incl. vergunning) depot: afschrift.doc/uittreksel.doc, splitsing1.doc, equivalent verklaring depot afschrift.doc, equivalent verklaring depot uittreksel.doc

>>splitsing (zonder vergunning): afschrift.docuittreksel.doc, splitsing2.doc, equivalent verklaring afschrift.doc, equivalent verklaring uittreksel.doc

>>overig hyp 4: afschrift.doc/uittreksel.doc, equivalent verklaring afschrift.doc, equivalent verklaring uittreksel.doc

>>hypotheek: afschrift.doc/uittreksel.doc, equivalent verklaring afschrift.doc, equivalent verklaring uittreksel.doc

Waar hierboven de naam tester staat, zal bij u op kantoor de naam van desbetreffende notaris of waarnemer staan.

2.2 Praktijk

Achter het zogenoemde [potloodje] zitten de mogelijkheden voor het afwerken van de akten. Tevens worden bij gebruik van deze mogelijkheden automatisch de verklaringen geplaatst, die bij de desbetreffende akte horen.

Op het moment, dat het document wordt afgelijnd, wordt er een kopie gemaakt van de originele akte. Eventuele wijzigingen kunnen in de originele akte worden opgeslagen en niet in één van de kopieën. Het is niet nodig om de afgelijnde documenten op te slaan. Op deze manier wordt de zaakmap niet vervuild door afgelijnde documenten en is de inhoud van de originele akte altijd goed.

Voor de bijbehorende verklaringen dient de van toepassing zijnde naam aangevinkt te worden.

Het systeem biedt de standaard mogelijkheden om af te lijnen: [Heden],[Op],[Vandaag] en [Ondergetekende]. Hier kan ook een startwoord getypt worden.

Door aan te geven om welke notaris het gaat of de eventuele waarnemer, zullen deze gegevens ook in de verklaringen worden ingelezen.

Bij het maken van de benodigde formulieren is het mogelijk diverse opdrachten tegelijk uit te voeren; bijvoorbeeld zowel afschrift als uittreksel en kadaster elektronisch.


Aflijnen

versie 2018 11

Bij de opties [Concept] en [Minuut] kan er ook gekozen worden voor [Stempel]. Hierbij komt er een stempel‘ bovenaan de akte.

In combinatie met de optie [Minuut] kan er gekozen worden voor [Overdrachtsbelasting] en/of [Roerende zaken]. Afhankelijk van de keuze zal het benodigde tekstblok worden opgenomen. In het eerste geval zal een tweede scherm verschijnen, waar het bedrag van de overdrachtsbelasting kan worden ingevuld.

Afhankelijk van de soort bewerking, zullen er één of meerdere vragen gesteld worden. Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen zullen de bijbehorende verklaringen onder het document worden gezet.

Als de afgelijnde akte op het scherm verschijnt, kan deze worden geprint.


Aflijnen nieuwe stijl (2.0)

12 versie: 2018

3 AFLIJNEN NIEUWE STIJL (2.0)

Om gebruik te kunnen maken van het nieuwe aflijnen dient in de formulier.ini het volgende te worden geplaatst:

Aflijnen20=1

Op het aflijnformulier dient er dan automatisch een vinkje te zijn geplaatst bij [Aflijnen nieuwe stijl].

Er zal nu van alle documenten automatisch een pdf document worden gegenereerd. Er kan door dit nieuwe aflijnen geen gebruik meer worden gemaakt van de printmacro en zal het document via de normale afdrukbeheer worden geprint.

De afgelijnde pdf documenten worden automatische opgeslagen met de benaming van het soort document vooraf, zoals [Minuut], [Afschrift] of [Uittreksel].

3.1 Pauzeer aflijnen

Het is mogelijk om het aflijnen van een akte tijdelijk te pauzeren, om toegevoegde teksten bijvoorbeeld nog aan te passen.


Aflijnen nieuwe stijl (2.0)

versie 2018 13

De akte zelf is beschermd tegen veranderingen. In de formulier.ini dient onder [Algemeen] de code [PauzeerAflijnen=1] opgenomen te worden. Er komt dan een keuze mogelijkheid tevoorschijn in de aflijn module om het aflijnen te onderbreken/pauzeren. Standaard staat deze functie uit. Door de code [PauzeerAflijnenAan=1] op te nemen kan deze keuze standaard aangezet worden.


Conversie WP

14 versie: 2018

4 CONVERSIE WP

4.1 Algemeen

De [ConversieWP.dot] dient geplaatst te worden bij de andere dot files in de map: [kvbdot] bijvoorbeeld: C:\kvbdot\ conversieWP.dot. Bij de overgang naar het Notarieel Informatie Systeem zijn er over het algemeen een behoorlijk aantal lopende zaken. Dat houdt ook in, dat er meestal een flink aantal documenten reeds (in WP of andere tekstverwerker) bewerkt zijn. Deze werkdocumenten worden bij het terugplaatsen van de bestanden op de server beschikbaar gesteld om verder te bewerken in Word. Het juist plaatsen van de documenten kan op verschillende manieren, maar de eenvoudigste manier is om dat per document te doen vanuit de zakenadministratie. De conversie macro van WP naar Word zorgt ervoor dat de inspringingen ((F4) vanuit WP) omgezet worden naar de juiste instellingen van Word. Tevens wordt het document omgezet naar het ingestelde lettertype.

4.2 Inrichten formulier.ini

Om goed gebruik te maken van de [ConversieWP.dot] dienen de volgende settings in de formulier.ini (locatie: M:\formulier) onder het kopje[FORMULIER] geplaatst te worden:

4.2.1 Pagina-indelingen

Akte Links_A=5 Rechts_A=1,5 Boven_A=3 Onder_A=3 Koptekst_A=1,25 Voettekst_A=1,25 RegelAfstand_A=Meerdere RegelAfstandOp_A=14,05 Brief Links_B=2,5 Rechts_B=2,5 Boven_B=5 Onder_B=3 Koptekst_B=5,00 Voettekst_B=1,25 RegelAfstand_B=enkel RegelAfstandOp_B= Onderhandse Akte Links_OA=1 Rechts_OA=1 Boven_OA=3 Onder_OA=3 Koptekst_OA=1,25 Voettekst_OA=1,25 RegelAfstand_OA=Meerdere RegelAfstandOp_OA=14,05


Conversie WP

versie 2018 15

4.2.2 Tab-instellingen

Lengte1=0,75 Lengte2=1,50 Lengte3=2,25 Lengte4=3,00 Lengte5=3,75 Lengte6=4,50 Gebruik niet zomaar de Tab toets van het toetsenbord om in te springen in een akte. Het aflijnen zal dan niet veelal goed lukken. Er is een andere mogelijkheid om in te springen en wel met behulp van de Alt toetsen. Om een alinea één positie te laten inspringen, tikt u tegelijkertijd op [Alt + 1] en dan eenmaal op de tab toets, terwijl u met de cursor aan het begin van de alinea staat.

Om een alinea twee posities te laten inspringen, tikt u tegelijkertijd op [Alt + 2] en dan tweemaal op de tab toets.

Om een alinea drie posities te laten inspringen, tikt u tegelijkertijd op [Alt + 3] en dan driemaal op de tab toets. Zo kunt u een alinea ook zes posities laten inspringen. Om de functie [Inspringen] te verwijderen, tikt u op [Alt + 0] en geeft u even vaak Backspace ’s in als dat er posities ingesprongen zijn. Denk aan deze wijze van inspringen als u comparities van gehuwden e.d. gebruikt. (De eerste regel van een alinea blijft altijd staan, deze zult u met behulp van de tab toets gelijk moeten trekken) Als u in een akte bedragen onder elkaar wilt zetten in de buurt van de rechterkantlijn, gebruik dan [Alt + 8 of Alt + 9] gevolgd door een tab. Met behulp van de combinatie [Alt_0], brengt u ook hierbij alle inspringingen weer ongedaan. Als de brief of akte helemaal klaar is, kunt het document opslaan. Kies hiervoor [Bestand], [Opslaan als] in de menubalk van Word. Zo weet u zeker, dat het bestand onder de juiste naam in de juiste zaakmap opgeslagen wordt. Deze instellingen zijn via de sneltoetsen [Alt1 t/m Alt6] te benaderen in het document. [Alt7] Alt7Lut=3,25 Alt7Dt=5,25 Alt7Ri=13,25 [Alt8] Alt8Lut=5,25 Alt8Dt=7,25 Alt8Ri=11,25 [Alt9] Alt9Lut=7,25 Alt9Dt=9,25 Alt9Ri=9,25 Lut = Links uitgelijnde tab, Dt = Decimale tab, Ri = Rechts inspringen, let op gerekend vanaf de rechter marge! Deze instellingen zijn via de sneltoetsen Alt7 t/m Alt9 te benaderen.


Conversie WP

16 versie: 2018

4.2.3 Overige instellingen bij conversie

4.2.3.1 WORDTSTER=*** Bij conversie van documenten wordt bij bovenstaande instelling drie ***’tjes gewijzigd in één *’tje (een ander karakter is ook mogelijk) TekstLinksVanPaginanummer=- TekstRechtsVanPaginanummer=- Er kan standaard een tekst links en rechts van het paginanummer worden opgenomen.

4.2.3.2 CENTRAAL\KVBDOT\MODELLENPAD.INI: De mogelijkheid om in te voegen (naast het bestaande opslaan als): [invoegoptie=1]

4.2.3.3 GEENCHECKOPVETENONDERSTREEPT=2 Dit is een setting in de formulier.ini. De code zorgt ervoor dat tijdens het plaatsen van de aflijnstreep de selectie niet meer van vet of onderlijnd wordt gehaald, zowel bij volledig aflijnen als aflijnen op harde return.

4.2.3.4 ARCERINGVERWIJDEREN=1 Door in de formulier.ini onder [formulier] de setting [arceringverwijderen=1] toe te voegen is het mogelijk om tijdens aflijnen de arcering te verwijderen. Let op; men moet minimaal met Q1-2013 werken.

4.2.3.5 VERWIJDERTABS=1 Bij een bepaalde opmaak in een akte, met name tabinstellingen, kan het voorkomen, dat in sommige gevallen een akte niet goed wordt afgelijnd. Met de setting [verwijdertabs=1] in de formulier.ini onder het kopje [formulier] worden tijdens het aflijnen overbodige tabs weggehaald waardoor het aflijnen wel goed zal gaan.

4.3 Gebruik conversiemacro

Deze macro is in staat om op meerdere manieren documenten te converteren. Door te klikken op de knop [Opties] zullen de volgende opties worden getoond: [Akte], [Onderhandse akte] of [Brief] Hier kunnen een aantal zaken nog worden ingegeven: - locatie paginanummering - tekst voor of achter paginanummer Als u de gewenste opties aangegeven heeft, drukt u op de knop [Terug]. U bent dan weer in het hoofdscherm van de conversie macro. Door nu op de knop [OK] te drukken, geeft u de opdracht al het ingegeven uit te voeren. Zolang het conversiescherm in beeld is, is het systeem bezig de opgedragen opdracht uit te voeren. Het is in de tussentijd niet mogelijk om andere werkzaamheden door het systeem uit te laten voeren. Als de opdracht is uitgevoerd, zullen het scherm van de macro en het openstaande document verdwenen zijn. Tijdens het converteren heeft de macro een kopie gemaakt van het document, en deze derhalve aan de instellingen van het systeem aangepast. Tevens is er een map [Conversie] aangemaakt waarin dit document is geplaatst. Vervolgens kunt u de keuze maken of u het mapje [Conversie] laat staan of dat u het daarin aanwezige model verplaatst en het mapje [Conversie] verwijderd. Na de conversie heeft u het eerder


Conversie WP

versie 2018 17

geplaatste WP model niet meer nodig en kunt u deze verwijderen (of laten overschrijven door het geconverteerde document.). Bij het omzetten van WP documenten is het belangrijk dat deze documenten een extensie hebben. zonder extensie zal de conversie macro stoppen.

4.3.1 Een akte model

Als het slechts een document betreft, kan de optie [Eén akte model] gekozen worden. Bij deze optie zult u zelf helemaal het pad naar het desbetreffende model op moeten geven.

4.3.2 Een akte op het beeldscherm

Als men eerst het document op het beeldscherm haalt, kan men de optie [Document op het Beeldscherm] gebruiken. Start de conversie macro door te klikken op de knop [Conversie_WP] in de werkbalk. Hierna maakt u de keuze [Document op het beeldscherm].

4.3.3 Hele huidige directory

Als men een aantal documenten tegelijk wil converteren, kiest men de optie [Hele huidige directory]. Stap 1: Open [Word]. Sluit vervolgens het openstaande document, maar sluit [Word] niet af. Zoek de Directory, die omgezet moet worden door middel van [Openen] (open geen document). Wanneer nu de conversiemacro wordt opgestart, zal hier de betreffende directory genoemd worden.

Stap 2: Na de knop [OK] ingedrukt te hebben, zal in het scherm zichtbaar zijn waar deze mee bezig is. Hierin wordt ook de status van de volgende punten aangegeven:

• welk model er wordt geconverteerd;

• het aantal reeds geconverteerde modellen;

• het aantal nog te converteren modellen.

Wanneer dit scherm is verdwenen, is de opdracht uitgevoerd. Als dan middels bestand [Openen] het document weer geopend wordt, is in het scherm een extra mapje zichtbaar.


Menu

18 versie: 2018

5 MENU

Hier heeft u de beschikking over een aantal submenu’s, waarmee u de reeds voorbewerkte modellen op het scherm haalt om ze verder te bewerken. U kunt ook de sneltoets [ALT + M] gebruiken.

5.1 Een brief- of aktemodel openen

Over het algemeen zal een akte of brief vanuit een model gemaakt worden. In deze paragraaf wordt ingegaan op het werken met platte tekst modellen (voor het werken met PTP zie Handleiding PTP gebruik).

Om een model te openen, klikt u op het eerste knopje in de Van Brug werkbalk, de knop [Menu] (Alt + M). Er verschijnt een hoofdmenu, waarin de diverse categorieën staan vermeld. Het oproepen van het hoofdmenu is ook te activeren met behulp van de sneltoets Alt +M. Door een keuze te maken, geeft u aan in welke categorie u een document wilt maken. Er kan gekozen worden uit de volgende submenu’s:

• Ondernemingspraktijk;

• Familiepraktijk;

• Onroerende zaken praktijk en

• Diversen.

Vervolgens verschijnt er een nieuw submenu waar u ook weer een keuze maakt.

Vervolgens klikt u op het model, dat u wilt gaan bewerken door de knop [Openen] . Het document zal op het scherm verschijnen.

Vrijwel direct zal de opdracht verschijnen om deze kopie van het origineel op te slaan. Er kan een andere naam aan het document gegeven worden. De map waarin het document wordt opgeslagen, is de zaakmap, die overeenkomt met het zaaknummer.

Pas als er is opgeslagen, kan het document bewerkt worden. Doordat er een kopie van het origineel is opgeslagen, blijft het oorspronkelijke model bewaard.

5.2 Plaats modellen

De modellen, die onder het menu vallen kunnen geplaatst worden op [M:\]. Hier zal een zelfde onderverdeling in de mappenstructuur staan zoals deze hierboven ook is aangegeven (Ondernemingspraktijk, Familiepraktijk, Onroerende zaken praktijk en Diversen met de daarbij behorende submenu’s).


Getalconversie

versie 2018 19

6 GETALCONVERSIE

Achter de knop [Getalconversie] (Alt + G) zit een getalconversie module. U voert getallen in cijfers in en de [Getalconversie] zet ze in tekst in het document.

6.1 Installatie

[Getalconversie] wordt standaard geleverd als onderdeel van het Notarieel Informatie Systeem (NIS) van Van Brug Software. Als een geïntegreerd onderdeel van de cliëntinstallatie worden de van toepassing zijnde paden en instellingen dan automatisch ingesteld, en worden de bestanden in de daarvoor bestemde map geplaatst.

Volg, om buiten deze procedure [Getalconversie] op een PC te installeren de volgende stappen uit:

1. Plaats bestand [Getalconversie.exe] in een zelf te kiezen map op het netwerk of de lokale PC.

2. Plaats bestand [Modellenpad.ini] met daarin het pad naar het in stap 1 geplaatste bestand [Getalconversie.exe] (bijvoorbeeld: [PadGetal=C:\Program files\KvB]) in de map, die staat vermeld onder [Opstarten] bij de bestandslocaties van Word ([Extra\Opties\Bestandslocaties]).

3. Plaats bestand [Getalconversie.dot] ook in de map, die staat vermeld onder [Opstarten] bij de bestandslocaties van Word.

Als bovenstaande stappen correct zijn uitgevoerd, verschijnt er een extra werkbalk [Getalconversie] in Word. Door hier op te klikken, wordt de Getalconversie gestart.

6.2 Praktijk

Bovenaan een akte wordt bijvoorbeeld de passeerdatum geplaatst. Ook op andere plekken in brieven en akten komen getallen voor. Het kan veel werk zijn om deze getallen voluit te typen. Daarom is dit programma gemaakt. U zet de getallen in het invoervak en geeft aan wat er met het getal moet gebeuren.

U activeert het programma door de knop in te drukken of de sneltoets [Alt + G] in te drukken

U kunt de cijfers als een getal, een bedrag, een tijdstip en dergelijke laten weergeven. Verder geeft u aan of het getal herhaald moet worden in cijfers, of de letters aaneengeschreven moeten worden.

6.2.1 Vastleggen voorkeursinstellingen

Het is mogelijk om voor iedere getalsoort voorkeuren vast te leggen. Deze instellingen worden vastgelegd in een bestand (getalconversie.ini). Standaard wordt dit bestand opgeslagen in de map [Mijn documenten]. Het is ook mogelijk door middel van de setting LocatieGetalconversieVoorkeurInstellingen=’pad’ de instellingen centraal voor het gehele kantoor vast te leggen. Deze setting dient u te plaatsen in de ModellenPad.ini (staat default op L:\kvbdot). Indien dit is ingesteld, zal bij iedere wijziging moeten worden bevestigd, dat bekend is dat de wijziging voor het gehele kantoor telt. U kunt de instellingen ook invoeren en het .ini bestand op ‘alleen lezen’ zetten, zodat deze niet meer kan worden aangepast. Ook kunt u een beveiligd pad (bijvoorbeeld de Modellenmap waar alleen de modelbeheerder toegang toe heeft) opgeven.

6.2.2 Werkwijze

Plaats de cursor in het document daar waar het getal moet komen. Klik op de knop [Getalconversie] en kies voor de juiste opties. Sluit af met[OK]. Het getal wordt dan op de juiste wijze in het document gezet, daar waar de cursor staat.


Getalconversie

20 versie: 2018

Nadat de opdracht is uitgevoerd, zal het programma in de taakbalk blijven en aan het eind van de werkdag dmv het kruisje rechtsboven afgesloten moeten worden. De laatst gebruikte optie in de getalconversie zal onthouden worden.


Afdrukken

versie 2018 21

7 AFDRUKKEN

Achter de knop [Afdrukken] zitten een aantal opties, waarmee u bepaalt op welke papiersoort u wilt printen. De macro zoekt zelf uit welke printer hij moet gebruiken (bij meerdere printers).

7.1 Achtergrond

Het doel van de printermacro is om op gebruikersvriendelijke wijze vanuit Word documenten te kunnen afdrukken uit een voorgeselecteerde bak op een voorgeselecteerde printer.

Bij installatie van het NIS-systeem wordt de printermacro naar wensen van het kantoor ingesteld; meestal door middel van aanpassing van de VBA code. Het resultaat is, dat nagenoeg elk kantoor beschikt over een afwijkende versie van de printermacro, waardoor algemeen onderhoud niet of nauwelijks mogelijk is.

Met de printermacro [nieuwe stijl] in de vorm van een DLL moet het mogelijk zijn om slechts door instellingen in de z.g.n. “ini” bestanden de kantoorwensen te honoreren.

7.2 Belangrijkste eigenschappen

- Instelling zijn mogelijk per kantoor, per groep, en per medewerker.

- Definitie van meerdere printers (maximaal 25).

- Definitie van meerdere papiersoorten (maximaal 15).

- Afdrukken extra afdruk op andere papiersoort/printer of achtergrond.

- Nieten/Perforeren/Spiegelen mogelijk.

- Afdrukken op achtergrondsjabloon.

- Vrij definieerbare kopregel in printmacro.

7.3 Configuratie beschrijving

Zoals in de inleiding beschreven is het mogelijk, voor zover ondersteund door de software, om de sturing van printeroutput (met name naar welke printer en uit welke invoerbak) via instellingen in ini-files te beschrijven.

Alle ini-files dienen in één en dezelfde directory te worden geplaatst binnen de [Kaartenbak] mappenstructuur. De naam van deze map is [Printers]. Deze map dient geplaatst te worden in de directory waarin zich o.a. het bestand [kaartenbak.ini] bevindt.

In de map [Printers] zoekt de software naar het bestand [Kantoor.ini]. In deze ini-file wordt de structuur van het printergebruik vastgelegd. Hierbij wordt door de groepering in groepen impliciet doorverwezen naar één of meer [<Groepsnaam>.ini] bestanden en eventueel naar [<Printernaam>.ini] bestanden.

Per groep, waarbij een groep mag bestaan uit 1, meer of alle medewerkers van een kantoor kan worden aangegeven welke printers er moeten worden gebruikt en welke formulieren daarbij horen.

Per gedefinieerde is er dus één ini-file aanwezig en per fysieke printer is er in het algemeen ook één ini-file aanwezig.

7.4 Kantoor.ini

Kantoor.ini beschrijft in welke groepen de medewerkers van het kantoor zijn ingedeeld. Een medewerker wordt daarbij geïdentificeerd op basis van zijn/haar logon identificatie.


Afdrukken

22 versie: 2018

De syntax is:

[Groepen] <Logon-naam>=<Groepsnaam>

Voorbeeld

[Groepen] Pieter=Boekhouding Diana=Boekhouding Greetje=OG Etc.

Voor elke groep wordt verwacht dat er in dezelfde map een ini-file is met daarin de verdere beschrijving van de printers en formulieren.

Als een medewerker niet voorkomt in de lijst met logon-namen dan krijgt deze de standaard printerinstellingen toegewezen welke ook in kantoor.ini kunnen worden opgenomen.

Als alle medewerkers gebruik maken van alle beschikbare printers kan men voor 2 oplossingen kiezen:

1. Maak één groep (bijvoorbeeld [Iedereen]) en plaats dan in [Iedereen.ini]; de definities van de beschikbare printers etc.

2. Maak geen, of een lege logon-namenlijst en plaats de beschikbare printers etc. in [kantoor.ini]

Voor de beschrijving van de commando’s t.b.v. printers, en kopregel zie het onderdeel [Groepsnaam.ini].

7.5 Groepsnaam.ini

Dit type ini-file, en eventueel de kantoor.ini bevat 2 onderdelen:, Kantoor en Printers.

7.5.1 Kantoor

Onderdeel [Kantoor] bevat de volgende instellingen:

Kopregel=<Tekst> Hiermee wordt de kopregel ingesteld.

AlleenDocumentInhoud=0 of 1 (default=0) Bij waarde 0 wordt niet alleen de inhoud geprint, maar ook bijvoorbeeld de revisons en comments komen mee. Bij waarde 1 wordt alleen de inhoud geprint (dit is de “oude situatie” van voor 2007).

Asynchroon=1 (default=0) Het printmenu wordt direct afgesloten na de printopdracht.

Margesovernemen=1 (default=0) Marges uit originele document worden overgenomen bij het printen op een achtergrond.

Printerwisseloptie=1 (default=1) Printers wisselen via Word, niet meer via Windows, de methode via Word is sneller.

APICall=1 (default=0) Printers wisselen via APICall methode; kan het probleem van soms vastlopen oplossen. Deze setting werkt alleen wanneer [printerwisseloptie<>1].

7.5.2 Printers

Onderdeel [Printers] bevat een opsomming van alle printers:

PrinterN=<PrintIni-Naam>, <Omschrijving>


Afdrukken

versie 2018 23

<PrintIni-Naam> is de naam van de ini-file, die betreffende printer en mogelijke formulieren beschrijft.

<Omschrijving> is de tekst die in het selectievenster van de combobox verschijnt. Is deze niet gedefinieerd dan wordt de naam van de ini-file gebruikt.

<PrintIni-Naam> en <Omschrijving> worden gescheiden door een komma. Dit teken mag niet in beide elementen voorkomen.

• Voorbeeld

• [Kantoor]

• Kopregel=Printfuncties voor Project Management

• [Printers]

• Printer1=HP8150, Zwart/wit printer op de gang

• Printer2=HP4550, Kleurenprinter op de gang

• Printer3=HP5000, Printer bij de helpdesk

Voor elke gerefereerde ini-file onder [Printers] in bestand [Groepsnaam>.ini] of [Kantoor.ini] wordt een ini-file verwacht. Voor de locatie van deze files zie paragraaf 2.1..

7.6 Printer.ini

Een [Printer].ini bestand bevat in principe een tweetal onderdelen, de formulierdefinities en de daarbij behorende eigenschappen.

7.6.1 Formulieren

Dit onderdeel bevat een opsomming van alle papiersoorten.

PapierN=<Tagnaam in IniFile>, <Omschrijving> [, Default]

<Tagnaam in Inifile> is de naam zoals deze wordt gehanteerd in de ini-file, waaronder de eigenschappen van het formuliersoort worden beschreven, zoals de te gebruiken printer, en bakken.

<Omschrijving> is de tekst, die in de checkbox in het selectievenster verschijnt. Is deze niet aanwezig dan wordt [tagnaam in inifile] gebruikt. Default Hiermee kan worden aangegeven welk formulier standaard moet worden geselecteerd.

[<TagNaam in Inifile>], [<Omschrijving>] en eventueel Default worden gescheiden door een komma. Dit teken mag niet in beide elementen voorkomen.

[Formulieren] Formulier1=StandaardEnkel,A4 enkelzijdig, Default Formulier2=StandaardDubbel,A4 dubbelzijdig Formulier3=Brief,Brief [StandaardEnkel] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150N EerstePagina=256 OverigePaginas=256 LocatieExtraAfdruk= EerstePaginaExtraAfdruk= OverigePaginasExtraAfdruk= Achtergrond= AchtergrondExtraAfdruk=


Afdrukken

24 versie: 2018

Opslaan=0 Email=0 Spiegel=0 [StandaardDubbel] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150D EerstePagina=256 OverigePaginas=256 LocatieExtraAfdruk= EerstePaginaExtraAfdruk= OverigePaginasExtraAfdruk= Achtergrond= [Brief] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150N EerstePagina=wdPrinterLowerBin OverigePaginas=wdPrinterLargeCapacityBin LocatieExtraAfdruk=\\vanbrugdc\hp8150D EerstePaginaExtraAfdruk=256 OverigePaginasExtraAfdruk=256 Achtergrond=Achtergrondbrief.doc Opslaan=0 Email=0 Na selectie van de printer kan één van de voor deze printer toegestane formulieren worden gekozen. Wel is het mogelijk om een extra afdruk op een andere printer/papiersoort te doen (zie voor een voorbeeld [Brief] hierboven).

7.6.2 Formulier definities

De volgende definities zijn van toepassing:

- Locatie=<Padverwijzing naar printer> Hiermee kan de locatie van de betreffende printer in het netwerk worden gedefinieerd. Indien de locatie niet is ingevuld, wordt aangenomen dat het betreffende formulier niet van toepassing is.

- EerstePagina De code van de invoerbak met het formuliersoort t.b.v. het eerste blad.

- OverigePaginas De code van de invoerbak met het formuliersoort t.b.v. de vervolgbladen

- LocatieExtraAfdruk=<Padverwijzing naar printer Extra afdruk> Hiermee kan de locatie van de betreffende printer in het netwerk worden gedefinieerd. Indien locatie niet is ingevuld, wordt aangenomen, dat betreffend formulier niet van toepassing is.

- EerstePaginaExtraAfdruk De code van de invoerbak met het formuliersoort t.b.v. het eerste blad van de extra afdruk.

- OverigePaginasExtraAfdruk De code van de invoerbak met het formuliersoort t.b.v. de vervolgbladen van de extra afdruk.

- Achtergrond=<Documentnaam> Hiermee kan eventueel de naam van een document worden gedefinieerd dat dan als achtergrond mede wordt afgedrukt. Het document dient in de map [Printers] te staan.


Afdrukken

versie 2018 25

- AchtergrondExtraAfdruk=<Documentnaam> Hiermee kan eventueel de naam van een document worden gedefinieerd dat dan als achtergrond van de [ExtraAfdruk] mede wordt afgedrukt. Het document dient in de map [Printers] te staan. Let op! Wanneer hier niets staat, maar er wel sprake is van een achtergrond dan wordt de [ExtraAfdruk] ook op de Achtergrond afgedrukt. Wanneer achter [ExtraAfdruk] het woord “geen” wordt gezet, dus [ExtraAfdruk=geen], dan wordt de [ExtraAfdruk] afgedrukt zonder achtergrond ook al is er sprake van een achtergrond.

- Opslaan Deze instelling maakt het mogelijk, dat een document bij het afdrukken inclusief achtergrond wordt opgeslagen. Standaard is de waarde [Opslaan=0], wat impliceert, dat het document niet wordt opgeslagen. Indien betreffende documenten wel dienen te worden opgeslagen voeg dan de instelling [Opslaan=1] toe.

- Email Deze instelling maakt het mogelijk, dat het document inclusief achtergrond direct per e-mail wordt verzonden. De standaard instelling is [Email=0], wat impliceert, dat een e-mail niet van toepassing is. Indien betreffende documenten wel verzonden dienen te worden, voeg dan de instelling [Email=1] toe. Vóór het e-mailen wordt het document inclusief achtergrond automatisch opgeslagen.

- Spiegel Deze instelling maakt het mogelijk dat het document gespiegeld wordt geprint. De standaard instelling is [Spiegel=0], wat impliceert, dat het document niet wordt gespiegeld. Indien betreffende documenten wel gespiegeld geprint dienen te worden, voeg dan instelling [Spiegel=1] toe.

7.6.3 Invoerbak codering

De invoerbak codering [EerstePagina] en [OverigePaginas] kunnen op basis van de methodiek “macro opnemen” worden vastgesteld.

Door de printersoftware wordt de standaard Microsoft aansturing en/of het specifiek KvB trefwoord vertaald naar een numeriek code. Boven de 16 is de codering vrij.

Code Trefwoord Aansturing

0 Default wdPrinterdefaultFeed

1 Upper wdPrinterUpperBin

2 Lower wdPrinterLowerBin

3 Middle wdPrinterMiddleBin

4 Manual wdPrinterManualFeed

5 Envelope wdPrinterEnvelopeFeed

6 ManEnvelope wdPrinterManualEnvelopeFeed

7 AutoSheet wdPrinterAutomaticSheetFeed


Afdrukken

26 versie: 2018

Code Trefwoord Aansturing

8 Tractor wdPrinterTractorFeed

9 SmallForm wdPrinterSmallFormatBin

10 LargeForm wdPrinterLargeFormatBin

11 LargeCap wdPrinterLargeCapacityBin

12

13

14 Cassette wdPrinterPaperCassette

15 FormSource wdPrinterFormSource'

Codes en trefwoorden zijn voor de printmacro gereserveerde woorden.

Bij de codes (bijvoorbeeld [EerstePagina], [OverigePaginas] en voor papier [Standaard] kan worden gekozen voor de numerieke code, zoals 1, 2 etc of het trefwoord zoals [Default], [Upper], etc. Voorbeeld met eenzelfde resultaat [Standaard] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150N EerstePagina=Upper OverigePaginas=Lower Of [Standaard] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150N EerstePagina=1 OverigePaginas=2 Of [Standaard] Locatie=\\vanbrugdc\hp8150N EerstePagina=WdPrinterUpperBin OverigePaginas=WdPrinterLowerBin

7.6.4 Extra instellingen per printer

Op kantoor niveau kunnen in de Groepsnaam.ini (of Kantoor.ini) onder [Kantoor] allerlei opties worden ingesteld (zie 2.1.1). Op printer niveau kunnen ook opties worden ingesteld onder [Extra]. Het gaat om de volgende opties: Nieten, Perforeren, Computernaam i.v.m. locaal printen en Sorteervolgorde.


Afdrukken

versie 2018 27

7.6.5 Nieten, Perforeren, Kleur

Sommige printers hebben de functionaliteit om te nieten en/of te perforeren en/of in kleur printen. Via de printerfunctie kan ook hiervan gebruik worden gemaakt. Nadat op netwerkniveau de printers met de juiste functionaliteit zijn aangemaakt met een extra aanvullende [N] voor nieten en/of [P] voor perforeren en/of [K] voor in kleur printen achter de naam. Volgens hetzelfde principe als bij dubbelzijdig printen (vaak wordt er voor dubbelzijdig afdrukken een extra printer aangemaakt met dezelfde naam aangevuld met een extra [D]) kan op printer.ini niveau de [nieten], [perforatie] en/of [kleur] optie worden ingesteld onder de groep [Extra]. Ten gevolge van deze instelling zal een extra checkbox verschijnen, waarin de optie [nieten], [perforeren] of [kleur] kan worden aangevinkt. Wanneer dat gebeurt zal niet naar de geselecteerde printer worden geprint maar naar de printer met de naam van de betreffende printer aangevuld met extra [N], [P] en/of [K]. [Extra] Nieten=1 Perforeren=1 Kleur=1 Uiteraard is het ook mogelijk om te nieten, perforeren of te printen in kleur buiten bovenstaande methodiek door een extra papiersoort aan te maken, bijvoorbeeld [Brief met nietje] met als locatie in de inifile de juiste printernaam, bijvoorbeeld [\\ServerX\PrinterXmetNietje].

7.6.6 Locale printers

In veel configuraties komt de situatie voor, dat een printer locaal is verbonden met een werkplek binnen het netwerk. Deze printer kan dan gebruikt worden door de betreffende werkplekgebruiker(s), maar ook door andere gebruikers in het netwerk. De betreffende werkplek fungeert dan min of meer als printerserver.

De aansturing van deze printer(s) door werkplekken in het netwerk verschilt van de aansturing door de werkplek waarmee de printer locaal is verbonden. Om dit onderscheid te kunnen maken dient de computernaam van de werkplek, waarmee de betreffende printer is verbonden bekend te zijn.

Deze computernaam wordt opgegeven onder [Extra], zoals in het volgende voorbeeld:

[Formulieren] Formulier1=StandaardEnkel, A4 enkelzijdig, default [Extra] Nieten=0 Perforeren=0 Computernaam=BoekhoudingPC [StandaardEnkel] Locatie=\\BoekhoudingPC\Canon S330 EerstePagina=wdPrinterDefaultBin OverigePaginas=wdPrinterDefaultBin Achtergrond=

Wanneer de computernaam overeenkomt met de naam van de computer, waarop lokaal geprint wordt dan wordt op de achtergrond het UNC pad uit de [Locatie=] verwijderd. In sommige gevallen kan je niet lokaal naar een printer printen met een UNC pad; het UNC pad is wel nodig voor niet lokale gebruikers van de printer.


Afdrukken

28 versie: 2018

7.6.7 Sorteervolgorde

[Extra] Nieten=0 Perforeren=0 Sorteervolgorde=0 (default=1)

De sorteervolgorde bij meerdere exemplaren kan worden omgedraaid.

Bijvoorbeeld er worden 3 exemplaren van een document van 4 pagina’s geprint en deze komen als volgt uit de printer 1,1,1,1 2,2,2,2 3,3,3,3. Na het veranderen van de [Sorteervolgorde] zal dit het resultaat van dezelfde printactie worden 1,2,3 1,2,3 1,2,3 1,2,3.


PDFMaken/PDFMailen

versie 2018 29

8 PDFMAKEN/PDFMAILEN

De PDF printer die wordt gebruikt bij Kadaster Elektronisch:

PDFPrinter=Adobe PDF

PDFPrinter=K. van Brug PDF

PDFPrinter=wordpdf

De PDF wordt standaard in map van de akte opgeslagen bij [Kadaster Elektronisch]. Eventueel uit te zetten middels [PDFInZaak=0].

PDFInZaak=1

De naam van de map van de akte komt in de naam van de PDF bij kadaster elektronisch, te activeren middels [PDFMetMapnaam=1]; standaard staat dit uit.

PDFMetMapnaam=1

t.b.v. K. van Brug PDF

Het is nu mogelijk om de beveiliging bij Kadaster Elektronisch altijd uit te zetten, terwijl de originele instellingen wel bewaard blijven. U wilt naar het kadaster:

Onbeveiligde PDF’s sturen, maar PDF's gemaakt voor bijvoorbeeld klanten middels de knoppen PDF maken/e-mailen in Word moeten wel (gedeeltelijk) worden

Beveiligd; te activeren middels [PDFKadasterElektronischGeenBeveiliging=1]. Standaard staat dit uit.

De PDF kan zonder SaveAs dialoog venster rechtstreeks worden opgeslagen in de DefaultLocation te vinden bij [Preferences] van K. van Brug PDF. Standaard staat dit uit.

PDFZonderSaveAsOpslaanInDefaultLocation=1

t.b.v. wordpdf

PDFCentraleMap=d:\tmp Geeft de centrale map aan waar de stukken voor het verzenden naar het kadaster moeten worden geplaatst.

PDFCentraleMapPerNotaris=1

PDFNaamWijzigen=1 Geeft een dialoog venster voor het aanpassen van de naam van het pdf document. PDFCentraleMapPerDag=1 Geeft aan dat er per notaris die gedefinieerd is in de formulier.ini een sub map moet worden gemaakt, waarin de kadaster stukken voor de desbetreffende notaris geplaatst moeten worden.

PDFHypInNaam=1

8.1.1 Aanpassing voor Codex

Bij het omzetten van een Word document naar PDF zijn soms start- en stopcodes zichtbaar. Er zit dan een verborgen tekst in het document. Deze verborgen tekst is zichtbaar te maken door in het Worddocument met de rechtermuisknop op de plek van de start- of stopcode te klikken en u kiest dan voor de optie [Andere veldweergave], bijvoorbeeld: {SET Aflijnen 'Start Aflijnen'}.


PDFMaken/PDFMailen

30 versie: 2018

Deze velden zijn te verwijderen via de [Applicatiemanager] onder [Akten en documenten] [Opties bij converteren akte (Word) naar PDF]. U vult in het veld de gehele code zonder de {}; dus in bovenstaande voorbeeld wordt het: SET Aflijnen 'Start Aflijnen'


PTP-oog

versie 2018 31

9 PTP-OOG

Voor uitgebreide informatie hierover verwijzen wij u naar de Handleiding [Werken met PTP] en [PTP gebruik].


Wordplus

32 versie: 2018

10 WORDPLUS

Word bevat de mogelijkheid om veel gebruikte teksten/fragmenten als autoteksten op te slaan en deze d.m.v een sneltoetscombinatie [naam+F3] in een document te plaatsen. Dit geeft echter een grote belasting op de normal.dot (het bestand waar Word op draait) en is lastig te onderhouden.

Om dit bestand te ontlasten en het onderhoud te vergemakkelijken, is het programma WordPlus ontwikkeld.

Het werkt in grote lijnen als de standaard autoteksten. Alleen is de sneltoets hier [Alt+D]. Voor WordPlus is een aparte handleiding beschikbaar.


Werken met kolommen in Word

versie 2018 33

11 WERKEN MET KOLOMMEN IN WORD

11.1 Inleiding.

In het Notarieel Informatie Systeem kan gewerkt worden met sneltoetsen voor maximaal 3 kolommen in de Word-documenten. De positie van deze kolommen kan door de systeembeheerder ingesteld worden. Als u met meer kolommen wilt werken dan zal dit handmatig moeten worden ingesteld in Word.

Per document kunt u aangeven of u wilt aflijnen tussen de tekst en de bedragen.

Als u hier niet voor gekozen heeft, maar dit later nog wilt wijzigen, dan gebruikt u hiervoor de toets-combinatie [Alt-Y] in het, met het “potloodje” afgelijnde, document (zie verderop in de handleiding).

Hoe u de kolommen activeert en gebruikt en hoe u de kolommen totaliseert in de volgende kolom kunt u ook verderop in de handleiding lezen.

U kunt handig gebruik maken van de getalconversie-macro in combinatie met kolommen d.m.v. de sneltoets [Alt-U].

U kunt kiezen voor de opmaak door per regel met [Alt-7] etc. te werken of door een blok te selecteren en dan met [Alt-7] etc. gaan werken.

11.2 Het werken met kolommen.

De gebruiker kan de eerste kolom activeren met de toetscombinatie [Alt-7].

De tweede kolom met de toetscombinatie [Alt-8].

En de derde kolom met de toetscombinatie [Alt-9].

11.3 Kolommen aflijnen ja of nee?

Als in een document voor de eerste keer een [Alt-7], [Alt-8] of [Alt-9] gebruikt wordt, komt de vraag op het scherm of u de kolommen ook wilt aflijnen.

Het gaat hier alleen om de aflijnstreep tussen de tekst en het €-teken. Als deze vraag met [Yes] beantwoord wordt, zullen alle regels waar kolommen in voorkomen worden afgelijnd tot aan het €-teken.

De tekst ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijken het vermogensoverzicht __________________________________

éénhonderdtienduizend negenentwintig euro en zevenenveertig eurocent __________ € 110.029,47

Waarin de echtgenote van de overledene krachtens

huwelijksgoederenrecht is gerechtigd voor de helft ofwel

vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent _______________________ € 55.014,74

Terwijl de andere helft de nalatenschap van de overledene uitmaakt ten

bedrage ad vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent __________ € 55.014,74

N.B. Uiteraard moeten alle regels afgelijnd worden tot aan het €-teken en niet alleen de regels waar een €-teken staat. Als bovenstaande tekst hierna wordt afgelijnd met het “potloodje” (de formulier-macro), ziet de tekst er zo uit:



34 versie: 2018

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijken het vermogensoverzicht __________________________________


Waarin de echtgenote van de overledene krachtens ____________________________________

huwelijksgoederenrecht is gerechtigd voor de helft ofwel ____________________________

vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent _______________________ € 55.014,74

Terwijl de andere helft de nalatenschap van de overledene uitmaakt ten ___________

bedrage ad vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent __________ € 55.014,74bedrage ad vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent € 55.014,74

Als de vraag of de kolommen ook afgelijnd moeten worden met [No] beantwoord wordt, ziet dezelfde tekst er zo uit:

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijken het vermogensoverzicht

éénhonderdtienduizend negenentwintig euro en zevenenveertig eurocent € 110.029,47

Waarin de echtgenote van de overledene krachtens huwelijksgoederenrecht is

gerechtigd voor de helft ofwel vijfenvijftigduizend veertien euro en

vierenzeventig eurocent € 55.014,74


bedrage ad vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent € 55.014,74

Als de vraag over het aflijnen van de kolommen beantwoord is, geldt deze instelling voor het hele document en kan niet meer veranderd worden. Als u gekozen heeft om de kolommen af te lijnen en dit wilt u later toch niet, dan kan dit handmatig hersteld worden.

Als u gekozen heeft om de kolommen eerst niet af te lijnen, maar pas later als u bijvoorbeeld een minuut-akte wilt maken, waarin de kolommen wel afgelijnd worden, dan biedt het systeem hiervoor de volgende mogelijkheid: Eerst kiest u met het “potloodje” , welk stuk u wilt maken bijvoorbeeld: minuut. Als u dan de minuut-akte in Word op het scherm heeft staan, dan kunt u met de toetscombinatie [Alt-Y] ervoor zorgen, dat alle regels met kolommen juist afgelijnd worden.

11.4 Het werken met één kolom.

In de akte, op de regel waar het bedrag moet komen, klikt u op de toetscombinatie [Alt-9]. U ziet dan in de liniaal boven het document een aantal tabinstellingen verschijnen:

In het bovenstaande voorbeeld geeft het driehoekje aan dat de tekst doorloopt tot 11,25 cm.

De tab-instelling voor het €-teken (de linksuitlijnende tab) staat op 11,45 cm. En de decimale tab voor het bedrag staat op 13,75 cm (deze instellingen zijn door de systeembeheerder gemaakt).

Als u de tekst gaat typen en deze past niet op één regel, dan gaat de tekst in bovenstaand voorbeeld door tot 11,25 cm en gaat dan vanzelf verder op de volgende regel. Als alle tekst getypt is, klikt u op de tabtoets en de cursor verplaatst zich naar de positie waar het €-teken kan worden ingetypt. Als u dan nogmaals op de tabtoets klikt, gaat de cursor verder naar de positie waar het bedrag moet komen. Hier kan het bedrag worden ingevuld. De decimale komma komt op de positie waar de cursor staat.

Voorbeeld:

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijken het vermogensoverzicht


Waarin de echtgenote van de overledene krachtens huwelijksgoederenrecht is



versie 2018 35

gerechtigd voor de helft ofwel vijfenvijftigduizend veertien euro en

vierenzeventig eurocent _____________________________________________________________________ € 55.014,74


bedrage ad vijfenvijftigduizend veertien euro en vierenzeventig eurocent __________ € 55.014,74

11.5 Het werken met twee kolommen.

Voor bedragen in de tweede (achterste) kolom is de procedure hetzelfde als bij het werken met één kolom.

Voor bedragen in de eerste kolom gebruikt u de toetscombinatie [Alt-8]. Als u wisselt van de eerste naar de tweede kolom, of andersom, dan altijd even [Alt-0] gebruiken, omdat anders de instellingen van de vorige kolom nog in de liniaal blijven staan.

Een voorbeeld van tabinstellingen voor [Alt-8] ziet u in de liniaal hieronder. Hier loopt de tekst door tot 8,5 cm. De tabinstelling voor het €-teken staat nu op 8,75 cm en de decimale tab staat op 11 cm.

Voorbeeld van hoe de tekst eruit ziet met 2 kolommen:

A. mevrouw A.T. de Vries-Janssen, de verschenen persoon: alle activa als

vermeld op voornoemde staat, waaronder begrepen voormeld registergoed,

voor de totale waarde van: vijfhonderd éénenveertig duizend

achthonderdzesentachtig euro en tweeënzeventig eurocent ___________________________ € 541.886,72

onder de verplichting om voor haar rekening te nemen en

als eigen schuld te voldoen:

1. Alle op voornoemde staat omschreven

passiva ad vierhonderdéénendertigduizend

achthonderdzevenenvijftig euro en

vijfentwintig eurocent _______________________________ € 431.857,25

2. De successierechten zoals hiervoor vermeld ad

zeshonderdvijfenveertig euro ________________________________ € 645,00

3. Een uitkering wegens overbedeling te doen

aan haar kind, de volmachtgevers sub b.1 tot

en met b.3 in totaal: veertigduizend

zeshonderdzestien euro en vier eurocent ______ € 40.616,04

Totaal: vierhonderddrieënzeventigduizend éénhonderd achttien euro en

negenentwintig eurocent ____________________________________________________________________ € 473.118,29

Blijft het haar krachtens huwelijksgoederen- en erfrecht zuiver toekomende ad

achtenzestigduizend zevenhonderdachtenzestig euro en drieënveertig eurocent __ € 68.768,43

11.6 Het werken met drie kolommen.

Nu komt er nog een toetscombinatie bij [Alt-7] voor bedragen in de eerste kolom.

In onderstaand liniaal-voorbeeld loopt de tekst door tot 5,75 cm, staat het €-teken op 6 cm en de decimale tab op 8,25 cm.



36 versie: 2018

De tweede kolom wordt nu door alt-8 aangestuurd en de derde kolom door [Alt-9].

Steeds als er gewisseld wordt van kolom dan moet de toetsencombinatie [Alt-0] gebruikt worden om de vorige kolom-instelling te wissen.

11.7 Totaliseren in de volgende kolom

Stel dat er in de eerste kolom (Alt-7) een aantal bedragen staan, die getotaliseerd moeten worden. Het totaal moet dan in de volgende kolom (Alt-8) worden opgenomen. In dit geval moet de aflijning van de tekst niet doorlopen zoals normaal bij Alt-8, maar de aflijning moet zover doorlopen als de overige tekst in de eerste kolom, dus zoals bij Alt-7.

Op de totaalregel gebruikt u nu (eerst weer even [Alt-0] gebruiken om de liniaal leeg te maken) de toets-combinatie alt+shift+7. U typt nu eerst de tekst en geeft dan een tab. De aflijnstreep wordt nu gezet tot het einde van de eerste tekst-kolom. Als u nu nog een tab geeft, staat de cursor in de tweede kolom op de plaats waar het €-teken ingetypt kan worden. En met de laatste tab kunt u het bedrag weer op de juiste plaats intypen.

Hetzelfde geldt voor bedragen in kolom twee, die in kolom drie moeten worden getotaliseerd. Voor de regel met het totaal gebruikt u de toetscombinatie [Alt+Shift+8]. De aflijning stopt weer zoals bij alt-8 en d.m.v. een extra tab kunt u de bedragen in de laatste kolom krijgen.

11.8 De getalconversie-macro in combinatie met kolommen.

Vaak zult u op regels, waar u met kolommen werkt eerst de bedragen voluit, als tekst vermelden. Daarna komt hetzelfde bedrag weer als getal in de kolom erachter te staan. Bij gebruik van de getalconversie-macro hoeft u het bedrag niet opnieuw in de kolom in te typen. Als u in een bepaalde regel een kolom-instelling hebt gedaan (dus Alt-7, Alt-8 of Alt-9) en u wilt op die regel op een gegeven moment een bedrag als tekst neerzetten, start u de getalconversie en kiest voor bedrag, met de optie “herhalen in cijfers” aangevinkt. Het bedrag komt nu als tekst met tussen haakjes hetzelfde bedrag als getal in de akte te staan.

Voorbeeld:

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijkens het vermogensoverzicht twaalf duizend vier honderd vijftig euro en tachtig eurocent (€ 12.450,80)

Als u nu de toetscombinatie [Alt-U] gebruikt, wordt het € teken opgeschoven naar de juiste positie en het bedrag ook. De haakjes om het bedrag worden automatisch verwijderd.

Voorbeeld:

Het saldo van de gemeenschap bedroeg blijkens het vermogensoverzicht twaalf duizend vier honderd vijftig euro en tachtig eurocent ________________________ € 12.450,80

Handleiding Van Brug werkbalk · 2019. 2. 1. · Handleiding Van Brug werkbalk Inleiding versie...

Documents

Transcript of Handleiding Van Brug werkbalk · 2019. 2. 1. · Handleiding Van Brug werkbalk Inleiding versie...