HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 1 van 11 © HelloFlex People BV

Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People

Let op: Afwijkend t.o.v. de huidige manier om een contract aan te maken:

Zorg ervoor dat de kopie van het identiteitsbewijs (zowel de voor- als achterkant) in FlexService aanwezig is. Als dit niet het geval is zal HelloFlex People het contract afkeuren.

De loonheffingskorting moet in FlexService al zijn ingevoerd. Deze staat standaard op Ja (wel toepassen). Als dit moet worden gewijzigd in Nee pas je dit aan in de Tab Verloning, Module kandidaat en zet je het vinkje uit:

De datum die daarachter staat kun je zo laten.

Als het een plaatsing bij een nieuwe opdrachtgever betreft dan pas je eerst de status van de opdrachtgever aan naar Actief (middels Actie – wijzig Status). Als je dit niet doet kun je het Plaatsingscontract niet gereed maken in FlexService.

Zorg ervoor dat je een contactpersoon hebt toegevoegd bij de klantrelatie. Dit i.v.m. het digitaal ondertekenen van de Opdrachtbevestiging.

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 2 van 11 © HelloFlex People BV

Werkwijze:

1. Maak op de gebruikelijke manier een contract aan, kies alleen in de stap “Component- en Tekstmodel” het tekstmodel die een koppeling heeft met Sign. Bijvoorbeeld: “Sign fase A met uitzendbeding”

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 3 van 11 © HelloFlex People BV

2. Maak het contract gereed.

1. Als het contract gereed is krijgt deze nu niet de status Te Accorderen, maar krijgt deze de status “Digitaal Ondertekenen”:

Ga vervolgens naar het tabblad Digitaal ondertekenen:

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 4 van 11 © HelloFlex People BV

Als het een contract bij een nieuwe opdrachtgever betreft, voeg je nu het formulier Vaststelling Inlenersbeloning toe. Hierop heb je al vermeld of en welke cao er van toepassing is. De opdrachtgever hoeft dit dan alleen nog goed te keuren. Daarnaast voeg je ook de uitdraai (pdf) van de CAOWijzer toe of (indien de cao niet in de CAOWijzer staat of er wordt geen CAO gehanteerd) het formulier Inschaling CAO kandidaat. Dit formulier heb je al helemaal ingevuld zodat de kandidaat dit straks digitaal kan ondertekenen. Dit doe je resp. bij Documenten Klantrelatie en Documenten Kandidaat:

3. Klik vervolgens eenmaal op de knop “Verzenden”

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 5 van 11 © HelloFlex People BV

De documenten worden nu verzonden naar HelloFlex. In HelloFlex is bepaald welke “route” de documenten moeten afleggen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er bij deze klant niet getekend hoeft te worden. HelloFlex zal een bericht terug sturen naar FlexService met de betreffende status.

Betekenis statussen:

Digitaal ondertekenen Documenten moeten nog verzonden worden op het tabblad Digitaal Ondertekenen

Ter ondertekening kandidaat Document moet getekend worden door de kandidaat

Ter ondertekening klant Document moet getekend worden door de klant Ter ondertekening intern Document moet getekend worden door de

HelloFlex People Afgekeurd Document is afgekeurd, in HelloFlex is de reden

van afkeuring te zien

Te accorderen (DiOn) Plaatsingscontract wacht op akkoord van KandidaatsContract of andersom

Actief Alle benodigde documenten zijn getekend, het contract is actief

Aangemaakt Er wordt geen gebruik gemaakt van Sign, het contract kan handmatig op Actief gezet worden

Het proces in HelloFlex loopt als volgt:

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 6 van 11 © HelloFlex People BV

HelloFlex People krijgt een mail dat er een nieuw contract klaar staat in HelloFlex ter accordering. Deze wordt gecontroleerd en als deze in orde is, wordt het contract goedgekeurd.

In FlexService is te zien dat het contract de status “ter ondertekening intern” heeft:

Als HelloFlex People heeft goedgekeurd, gaat er een mail naar de contactpersoon van de opdrachtgever. Het contract krijgt nu in HelloFlex én FlexService de status: “Te ondertekenen door opdrachtgever” en als Voortgang: “Wachten”.

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 7 van 11 © HelloFlex People BV

De contactpersoon heeft een mail ontvangen met daarin vermeld dat er een contract voor hem/haar ter ondertekening klaarstaat.

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 8 van 11 © HelloFlex People BV

Als de contactpersoon op de link in de email klikt komt hij/zij (na inloggen) in HelloFlex:

Als de klant/contactpersoon het document heeft goedgekeurd, krijgt het contract in HelloFlex en FlexService de status: Ter ondertekening kandidaat.

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 9 van 11 © HelloFlex People BV

Naar de kandidaat wordt nu een email verzonden met daarin vermeld dat er een nieuw contract voor hem/haar klaar staat ter ondertekening

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 10 van 11 © HelloFlex People BV

Als de kandidaat op de link in de mail klikt, wordt het contract in HelloFlex geopend (na inloggen)

Onder in het scherm kan de kandidaat kiezen voor Tekenen of Afwijzen:

Als men kiest voor Tekenen verschijnt onderstaand scherm:

Als de juiste pincode is ingegeven, krijgt het contract in zowel HelloFlex als FlexService de status Gereed. Het plaatsingscontract krijgt tevens de status Actief.

HF20170331R01 – Handleiding Sign voor intermediairs HelloFlex People Pagina 11 van 11 © HelloFlex People BV

Het getekende document is vervolgens in zowel HelloFlex als in FlexService te openen. De “stempel”(zie hieronder in de rechter bovenhoek) is de digitale handtekening.