1

HandleidingPersoneelsmanagement

Versie 1.0., juli 2015

Wat moet ik aan personeels-management regelen voor mijn klant?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat? Het klantprocesMeten is het startpunt van het klantproces in de Qsuite.

4

Wat?Personeelsmanagement: een voorwaarde voor een goed klantprocesKwaliteit wordt gemaakt tussen de klant en de medewerker. Een goed klantproces komt alleen tot stand wanneer ook het medewerkersproces hierop aansluit.

1. Er moeten voldoende beschikbare uren van medewerkers zijn om de klantvraag te kunnen beantwoorden (want dan voldoen we aan de minimale eisen aan de kwaliteit).

2. Deze uren moeten ook nog eens van het juiste deskundigheidsniveau zijn (want dan voldoen we aan de wettelijke norm voor kwaliteit).

3. De uren moeten op de juiste momenten beschikbaar zijn, zodat er zoveel mogelijk op de klantwens kan worden ingegaan op de momenten die de klant het beste past (want dan laten we merken dat we de klantwens serieus nemen).

4. De medewerkers moeten de waarden hebben die op de waarden van de klant aansluiten, zodat er een ‘klik’ is tussen de klant en de medewerker (want dáár wordt de kwaliteit beleefd).

5. Ten aanzien van de medewerkers moeten we zoveel mogelijk de betrouwbaarheid onderzoeken en zo mogelijk garanderen, zodat we risico’s zoveel mogelijk uitsluiten (want dan wordt kwaliteit niet afgebroken door mogelijke uitwassen).

6. De kosten van medewerkers moeten in balans zijn met de inkomsten van de zorg en dienstverlening (want dan is de continuïteit van de organisatie gewaarborgd en kunnen we kwaliteit blijven bieden).

5

Wat?Daarom leggen we in het personeelsproces minimaal vast1. Wat de personalia van de medewerker zijn;2. Welke contracten er tussen de medewerker en de

organisatie zijn gesloten (aantal uren, eventueel minimaal en maximaal);

3. Wat het deskundigheidsniveau van de medewerker is (gebaseerd op landelijke normeringen ten aanzien van opleidingsniveau, ervaring, bekwaam- en bevoegdheden en BIG registraties);

4. Wat de onderbouwing van dit opleidingsniveau is (door opleidingen te registreren en diploma’s vast te leggen);

5. Leggen we de beschikbaarheid vast (wanneer wel, niet of eventueel beschikbaar?);

6. Leggen we de waarden en kenmerken van de medewerker vast;

7. Leggen we een onderbouwing van de betrouwbaarheid (zoveel mogelijk) vast, zoals bijvoorbeeld een VOG;

8. Leggen we de loonkosten vast, registreren we verlof, maar vooral ook verzuim en sturen we op het uitvoeren van de juiste stappen in het verzuimproces (Wet Poortwachter).

Met de gegevens gaan we aan het werk in de klantplanning en leveringOm daarmee: de zorg en diensten te kunnen plannen, registreren en op basis daarvan te kunnen sturen.In het personeelsproces is nog veel meer te doen.

6

Wat?Meer mogelijkheden in het personeelsprocesNaast het vastleggen van deze basisgegevens in het personeelsproces is er nog veel meer mogelijk.Zo kan je in het medewerkersdossier ook de ervaren kwaliteit door de medewerker meten, kunnen medewerkers reflecteren op hun werkzaamheden, kunnen ze meldingen doen, ideeën aandragen en complimentjes uitdelen.

Er is een aparte handleiding over het personeelsproces bekeken vanuit de optiek van de medewerker zelf. Deze handleiding gaat over de optiek van de klant.

7

Waarom en waartoe?Goede dossiervoering is een basisvoorwaardeEen goed personeelsproces is een voorwaarde voor een goed klantproces. Wanneer de basisgegevens in de medewerkersdossiers op orde zijn en blijven, dan is er een goede basis voor de planning en inzet van de zorg en diensten. De gegevens in de medewerkersdossiers moeten betrouwbaar zijn en goed worden onderhouden, zodat we altijd weten dat we met kloppende gegevens aan de slag zijn.

8

Waar in de Qsuite?

9

Wie?1. De medewerker is ervoor verantwoordelijk de juiste

gegevens over personalia en opleidingen en diploma’s aan te leveren.

2. Het management kent een deskundigheidsniveau toe en controleert de betrouwbaarheid (zoveel als mogelijk is).

3. De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor het vastleggen en beheren van alle gegevens in het medewerkersdossier, maar ook om de diploma’s en BIG registraties te controleren.

Uiteraard kunnen rollen en taken verschillen.

10

Hoe ongeveer?1 Hoe leg ik de

persoonsgegevens vast?

1. Ga naar het desbetreffende medewerkersdossier. Je kan naar je eigen dossier gaan via de grijze knop Mijn Menu bovenin je scherm. Ben je leidinggevende of heb je de autorisatie van een personeelsmedewerker dan kan je de dossiers van de medewerkers die onder je vallen inzien door op je Startpagina te gaan naar Mijn medewerkers. Kies daar het dossier dat je wilt inzien.

2. Klik op Persoonlijk - Personalia. Je kunt hier een deel van de personalia van de medewerker kwijt. Klik op opslaan onderaan.

3. Een ander deel (naam, functie, rol) ligt vast op de plaats waar de medewerker in het systeem wordt aangemaakt en waar de accounts worden beheerd. Klik hier om te zien hoe dat werkt.

11

Hoe ongeveer?2 Hoe leg ik de

contractgegevens vast?

1. Na de Personalia (Basisgegevens) kunnen nu verdere gegevens ingevuld worden. Ook dit is weer afhankelijk per organisatie, klanttype.

2. Kijk naar wat je invult, bijvoorbeeld wie de contactpersoon is van de medewerker in geval van nood.

3. Leg nu in ieder geval ook het contract van de medewerker vast. Per wanneer gaat / ging het contract (arbeidsovereenkomst of inhuurovereenkomst) in? Wat is de einddatum? Wat is het type contract? Wanneer medewerkers vrijwillig werken, vul dan de loonkosten in op 0,-. Je kunt vrijwilligersdossiers een apart kenmerk

meegeven. Dat kan de beheerder. Klik hier om te zien hoe dat werkt.

12

Hoe ongeveer?3 Hoe leg ik de

deskundigheidsgegevens vast?

1. Onder Beheer kan de beheerder de verschillende deskundigheidsniveaus of functies beheren.

2. Per medewerker kan je in het medewerkersdossier onder het kopje ‘deskundigheid’ een functie of deskundigheid aan de medewerker toewijzen. Deze functie heeft een start- en een einddatum, dus kan door de tijd heen veranderen. Ook dubbele functies / deskundigheden zijn mogelijk. Deze deskundigheden zijn gekoppeld aan de tabellen in de Qsuite rondom de declaratie en de facturatie.

3. Onderbouw de deskundigheid door de gevolgde of lopende opleidingen te registreren. Geef start- en einddatum in en upload het bijbehorende diploma of getuigschrift.

13

Hoe ongeveer?4 Hoe leg ik de

beschikbaarheid vast?

1. Ga in het medewerkersdossier naar het onderdeel Beschikbaarheid. Je vindt dit onderdeel waarschijnlijk onder het kopje ‘persoonlijk’.

2. Als je het onderdeel opent, zie je een agenda. In deze agenda kan je tijdsblokken invoeren. Bij een blok kan je aangeven of je beschikbaar bent (groen), niet beschikbaar (rood) of alleen beschikbaar indien het niet anders kan (oranje).

14

Hoe ongeveer?5 Hoe leg ik de

betrouwbaarheids-gegevens vast?

1. Deze onderdelen vind je, net als het deskundigheidsniveau, onder het kopje deskundigheid.

2. Indien een BIG registratie van toepassing is, controleer deze en registreer de BIG gegevens. Doe dat zeker voor de wijkverpleegkundige. Het BIG nummer dat je hier invoert, verschijnt op de print van de indicatie namelijk.

3. Registreer hier de VOG of onderbouw een andere wijze waarop de betrouwbaarheid van de medewerker zo veel mogelijk is vastgesteld.

4. Voeg ook de taakfunctieomschrijving van de medewerker toe.

15

Hoe ongeveer?6 Hoe registreer ik verzuim

en verlof?

1. Als medewerker – of als leidinggevende of personeelsfunctionaris – kan je verzuim melden via je voorblad. Scroll naar het desbetreffende blok.

2. Ga naar de startpagina van het medewerkersdossier.

3. Ook verlof kan je aanvragen via het voorblad. De leidinggevende en de personeelsfunctionaris ontvangen een mail en kunnen de aanvraag goedkeuren of afkeuren.

4. Ook verzuim kan zo gemeld worden. De medewerker meldt het verzuim zelf, of de leidinggevende namens de medewerker. De leidinggevende en de personeelsfunctionaris (de persoon met deze autorisatie) ontvangen mails wanneer de volgende stappen volgens de Wet Poortwachter moeten worden doorlopen. Zo wordt er geen stap vergeten.

16

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

17

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

18

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe leg ik de persoonsgegevens vast? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe leg ik de contractgegevens vast? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe leg ik de deskundigheidsgegevens vast? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe leg ik de beschikbaarheid vast? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe leg ik betrouwbaarheidsgegevens vast? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

19

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

20