1

HandleidingMatchen

Wat is het matchen van hulpvraag en hulpaanbod en hoe doen we dat?

2

Inhoud1. Wat?2. Waarom en waartoe?3. Waar?4. Wie?5. Hoe ongeveer?6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Zorg voor elkaarDe zorg voor elkaar wordt steeds belangrijker in deze tijd. Van verzorgingsstaat gaan we naar participatiesamenleving en we moeten als burgers meer en meer zelf doen. In onze eigen kracht komen.Meer en meer zorgen voor elkaar. De informele zorg wordt steeds belangrijker. Iets voor een ander doen. Er zijn al veel langer dergelijke initiatieven, maar door de veranderingen in de wetgeving bijvoorbeeld komen deze weer opnieuw veel meer voor het voetlicht.

4

Wat?Mooie nieuwe initiatievenEr ontstaan ook allerlei nieuwe mooie initiatieven, zoals burennetwerken en landelijke onlineplatforms zoals ‘We Helpen’.Doelstelling van deze initiatieven is om Hulpvragen (van diegenendie een helpende hand kunnen gebruiken) te matchen met Hulpaanbod (van vrijwilligers). Iedereen kan iets bijdragen en iets betekenen voor een ander!

5

Wat?Goede begeleiding is wel een pré, of misschien zelf een noodzaakEen goede match tussen een hulpvrager en een vrijwilliger kan vanzelf tot stand komen, maar vaak is een bemiddelende functie wel echt een must.De zorgvragers en de vrijwilligers moeten goed bij elkaar passen en ook tussentijdse monitoring en begeleiding is vaak heel wenselijk.We willen toch immers nog langere tijd met elkaar optrekken? Dan moeten we zuinig op elkaar zijn.

6

Wat?

In deze presentatie laten we zien hoe de Qsuite hierbij kan helpen. Hoe zorgvraag en zorgaanbod kan worden vastgelegd en op een hele makkelijke manier met elkaar kan worden gematcht.

7

Waarom en waartoe?Goede match staat voor duurzaamheidHulp geven en hulp krijgen kan iets heel moois zijn. De één heeft iets nodig, wat de ander kan geven. Soms geeft de één en ontvangt de ander. Soms is het andersom. Het evenwicht is wel kwetsbaar. Hulp geven en ontvangen moet vanuit de juiste intenties en in de kloppende balans van geven en nemen plaatsvinden. Dan is het duurzaam. Dan branden we niet voortijdig op of raken we teleurgesteld. Daarom is het raadzaam het matchen van hulpvragen en hulpaanbod ook te begeleiden. Om er met zorg mee om te gaan.

Persoonlijke contact maar slim ondersteundDoor persoonlijk contact – wat nodig is voor de goede match – te vergezellen van een slimme administratieve ondersteuning kan er veel winst worden behaald. Door goede administratie is er meer tijd en ruimte voor echt contact!

Dit onderdeel ‘matchen’ maakt onderdeel uit van de Qsuite voor informele zorg, maar kan ook uitstekend worden ingezet bij formele organisaties die vrijwilligers inzetten. Juist het samenspel van informele en formele zorg komt hiermee uitstekend tot zijn recht!

We gaan er in deze instructie van uit dat de dossiers van de zorgvragers en de vrijwilligers al zijn aangemaakt.

8

Waar in de Qsuite?

9

Hoe ongeveer?1Hoe leg ik een hulpvraag vast?1. In het dossier van

de klant kan een hulpvraag (of meerdere uiteraard) worden vastgelegd.

2. Deze hulpvraag kan een kenmerk mee gegeven worden. Dit kenmerk kan straks helpen bij het genereren van management informatie.

3. De kenmerken zijn te beheren onder Beheer – Activiteiten.

4. Ieder kenmerk dat je daar toevoegt, verschijnt in het scherm waarin je een hulpvraag kan toevoegen of bewerken.

5. Hulpvragen worden in het dossier van de klant opgeslagen en worden zichtbaar op de matchingspagina.

10

Hoe ongeveer?2Hoe leg ik een hulpaanbod vast?

1. In het dossier van de medewerker (vrijwilliger) werkt dit hetzelfde.

2. De hulpvraag is nu echter het hulpaanbod.

3. Aan dit hulpaanbod kunnen dezelfde kenmerken worden toegevoegd.

11

Hoe ongeveer?3Hoe zoek ik in hulpvragen en

hulpaanbod?1. Hulpvragen en

hulpaanbod moeten met elkaar gematcht worden: dan is er sprake van een inzet.

2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina. In het medewerkersdossier staat onder ‘Taken’ de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts al het hulpaanbod. De witte blokken hebben nog geen inzet: de groene wel.

3. Door middel van filters (en daar volgen er nog meer van) kan je makkelijk zoeken in de voorraad aan hulpvragen en hulpaanbod. Zo kan je bijvoorbeeld filteren op kenmerken, gewenste dagen, namen, wijken etc etc

12

Hoe ongeveer?4Hoe match ik hulpvraag en

hulpaanbod?

1. Door een hulpvraag naar een hulpaanbod te schuiven en vice versa koppel je deze aan elkaar.

2. Heb je dat gedaan, dan verschijnt er een scherm waarin je de matching vastlegt.

3. Hierin kan je aangeven wanneer de match ingaat, voor hoeveel uur etc.

13

Hoe ongeveer?5 Hoe bekijk ik de gematchte

hulpvragen en hulpaanbod?

1. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond.

2. Ga hiervoor naar het onderdeel ‘gematchte hulpvragen’ of ‘gematcht hulpaanbod’.

3. Daar zie je alle matches op een rij.

4. Daar kunnen ook submatches worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer binnende match het aantal uren wijzigt.

5. Zo houd je wel de match, maar kan je in de rapportages wel zuiver onderscheid maken op hoeveel uur er wordt ingezet, als je dat wilt.

14

Hoe ongeveer?5Waar kan ik rapportages uitdraaien?

1. De rapportages die je kunt verwachten, laten in ieder geval de volgende gegevens zien:

- De hulpvragen per klant en de eventuele inzet daarbij;

- Het hulpaanbod per medewerker en de eventuele inzet daarbij.

Hierbij zijn alle aanwezige datavelden toegevoegd, die naar eigen wens kunnen worden uitgeschakeld en verborgen. Op deze manier kan je maatwerk-rapportages maken.

15

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

16

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

17

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

18

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.