Handleiding Qsuite | Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat?

Click here to load reader

  • date post

    17-Aug-2015
  • Category

    Healthcare

  • view

    89
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of Handleiding Qsuite | Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat?

  1. 1. 1 Handleiding Budgetbeheer en -controle Versie 1.0., juli 2015 Wat is budgetbeheer en -controle en hoe voer ik dat uit voor de klant?
  2. 2. Inhoud 2 1. Wat? 2. Waarom en waartoe? 3. Waar? 4. Wie? 5. Hoe ongeveer? 6. Hoe precies? 7. Het wordt nog mooier!
  3. 3. Wat? 3 In control zijn Budgetbeheer en controle betekent in control zijn. Het betekent dat je tijdig kan sturen. Dat je met recht zicht hebt op de klant en greep op de organisatie. Het betekent dat je vooraf al kan inschatten wanneer bepaalde financieringen of budgetten over- of onderschreden zullen worden. Met deze informatie kan je tijdig maatregelen nemen. Zodat je ruimte hebt en houd om te ondernemen. Budgetten Budgetten zijn financile afspraken met financiers: hoeveel uren mag of moet ik leveren? Tegen welke tarieven? Wat is mijn bovengrens? Steeds meer financiers Met de decentralisatie van de zorg hebben veel organisaties te maken met meer financiers. Deze zijn regionaal gebonden, terwijl een organisatie vaak bovenregionaal werkt. Vanaf 2016 zullen ook zorgverzekeraars voor eigen verzekerden inkopen waardoor er naast de verschillende gemeenten ook voor de verschillende verzekeraars gemonitord moet worden in hoeverre budgetten worden uitgenut.
  4. 4. Wat? 4 1. Budget 2. Planning 3. Realisatie Ingredinten Binnen het budgetbeheer en controle worden drie componenten tegen elkaar afgezet: 1. Budget 2. Planning 3. Realisatie Financier Klanten MedewerkersRegio Verzekeraar De input wordt geleverd door: 1. De financier 2. De klant 3. De medewerker
  5. 5. Wat? 5 Financier De financier bepaalt het budget. Het budget wordt afgesproken in het contract dat tussen de leverancier en de zorgaanbieder wordt overeengekomen. Er zijn verschillende varianten van budgetten. Uren * tarief is een bekende. Steeds meer wordt er gezocht naar alternatieve vormen van (uitkomsten)financiering. Klanten en medewerkers Klanten hebben een klantvraag en een recht op zorg. Medewerkers hebben contracturen. Samen maken ze een planning en registreren ze tijd. Past het niet binnen budget, kan stuur je door de planning in te dikken. Regio en verzekeraar Een klant valt in een regio of valt onder een verzekeraar. Dat is de linking pin met het budget van de financier. Budget Het budget geeft de grenzen aan. Wat is het maximaal te declareren bedrag? Zit je hoger, dan is dat voor eigen rekening. Planning en realisatie Werk je met een planning? Dan kan je vooraf bijsturen op de realisatie. Met alleen registraties kan je alleen achteraf concluderen en maatregelen voor de periode erna nemen.
  6. 6. Waarom en waartoe? 6 Budgetbeheer geeft de kaders aan bij de financile realisatie. Hoeveel budget is er beschikbaar? Wat hebben we al uitgenut? Voldoen we wel aan de voorwaarden die met de financier zijn afgesproken? Door de financile afspraken voor een jaar vast te leggen, is er een basis om de realisatie tegen af te zetten. Zo kan er per klant, per maand bekeken worden hoeveel budget nog beschikbaar is. Zo kunnen we op basis van de planning ook forecasten en tijdig risicos signaleren, erop anticiperen en zo beheersen. Juist in een tijd waarin er meer en meer belanghebbenden en financiers aanwezig zijn, er meer regionaal gewerkt wordt en er gestuurd moet worden op welke zorg onder welke verzekeraar of welke gemeente valt, is een hulpmiddel onontbeerlijk. Iedere individuele klant is van direct invloed op het overstijgende budget. Iedere mutatie en ieder geleverd uur is van invloed. Strakke sturing is daarom van cruciaal belang. In de bedrijfsvoering komt de aansluiting tussen beschikbare budgetten en realisatie heel nauw. Budgetbeheer en control helpt bij het op koers houden van de bedrijfsvoering. Met de vraag van de klant als vertrekpunt en de beschikbare budgetten als bakens.
  7. 7. Waar in de Qsuite? 7
  8. 8. Wie? 8 De leidinggevende kan voor het eigen teambudget sturen op de planning en de realisatie, vooral wanneer de teams wijkgericht georganiseerd zijn en dus met n team n bepaald budget kunnen benutten. De controller overziet het totaal en houdt voor de organisatie in de gaten bij welke budgetten / contracten er onder- of overschrijding dreigt.
  9. 9. 9 Hoe ongeveer? 1 Waar leg ik mijn budgetten vast? 1. Ga naar Beheer. 2. Ga naar financieringsstromen en voeg daar een financieringsstroom toe. Staat de kloppende stroom niet in de rij? Neem dan contact op met Novire. 3. Voeg de onderliggende gegevens toe totdat je ook de uren en tarieven hebt ingevuld. Calculeer een contract om naar uren en tarieven. Is een ander contract van toepassing? Bijvoorbeeld het aantal ingezette vrijwilligers of aantal uitgevoerde activiteiten? Neem dan contact op, zodat we de inrichting goed kunnen zetten.
  10. 10. 10 Hoe ongeveer? 2 Waar leg ik de contracten per klant vast? 1. Ga naar het onderdeel Indicatie in het klantdossier. Dit kan een apart item zijn in de blauwe balk, of het kan onder een ander kopje hangen. Dit verschilt sterk per organisatie. 2. Klik op Contracten. 3. Voeg nu voor de klant een contract toe. Je kunt kiezen uit een rij die de beheerder heeft aangemaakt voor de contracten van dit lopende jaar. Kies daarom voor de begindatum in het huidige jaar en eindig het op uiterlijk 31-12 van dit huidige jaar. Volgend jaar gelden immers weer nieuwe contracten met nieuwe tarieven. 4. Nieuw contract halverwege? Zorg ervoor dat het voorgaande contract afgesloten is een dag voordat het nieuwe contract start.
  11. 11. 11 Hoe ongeveer? 3 Waar zie ik de resultaten, hoe houd ik het overzicht? 1. We werken momenteel aan geavanceerde dashboarding waarbij je continue overzicht hebt van de verhoudingen van de planning en de realisatie ten opzichte van de (verschillende budgetten). Beschikbaar vanaf het najaar van 2015.
  12. 12. 12 Hoe precies? Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt. We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je desgewenst nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies he je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies. Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven: Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video] 1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog 2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog 3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog 4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog 5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog 6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog 7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog 8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog Ook hebben we een veelgestelde vragen-database. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.
  13. 13. 13 Hoe precies? Naam handleiding [Handleiding] [Video] 10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog 11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog 12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog 14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog 15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog 16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog 17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog 18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog Naam handleiding [Handleiding] [Video] 1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog 6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog 8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog 9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar
  14. 14. 14 Hoe precies? Naam instructie [Instructie] [Video] 1. Hoe voer ik de contractgegevens van onze financiering in? Volgt nog Volgt nog 2. Hoe leg ik de contractgegevens vast bij een klant? Volgt nog Volgt nog 3. Hoe berekent het systeem de contracten versus de realisatie? Volgt nog Volgt nog Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn de volgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar
  15. 15. 15 Het wordt ng mooier Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite. Wil je weten wat we gaan doen? In instructies vind je waar van toepassing een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten. Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.
  16. 16. 16