Handleiding participatie burgers

Click here to load reader

  • date post

    11-Jan-2017
  • Category

    Documents

  • view

    223
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Handleiding participatie burgers

  • HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES

    Definitieve versie

    Opdrachtgever: LNE, afd. AMNE, dienst Mer

  • COLOFON

    Opdracht:

    Handleiding participatie in het m.e.r.-proces

    Definitieve versie

    Opdrachtgever:

    Vlaamse Overheid, Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid

    Dienst Mer

    Koning Albert II-laan 20 bus 8

    1000 BRUSSEL

    Opdrachthouder:

    Antea Belgium nv

    Roderveldlaan 1

    2600 Antwerpen

    T : +32 (0)3 221 55 00

    F: +32 (0)3 221 55 01

    www.anteagroup.be

    BTW: BE 414.321.939

    RPR Antwerpen 0414.321.939

    IBAN: BE81 4062 0904 6124

    BIC: KREDBEBB

    Antea Group is gecertificeerd volgens ISO9001

    Identificatienummer:

    2238503030/ivm

    Datum: status / revisie:

    Maart 2013

    April 2013

    Juni 2013

    Juli 2013

    Juli 2013

    Versie 01

    Versie 02

    Versie 03

    Versie 04

    Versie 05

    Vrijgave:

    Jan Parys, Directeur

    Controle:

    Cedric Vervaet, Account Manager

    Projectmedewerkers:

    Inge Van der Mueren, MER-deskundige

    Antea Belgium nv 2013 Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Antea

    Group mag geen enkel onderdeel of uittreksel uit deze tekst

    worden weergegeven of in een elektronische databank worden

    gevoegd, noch gefotokopieerd of op een andere manier

    vermenigvuldigd.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 3

    INHOUD

    DEEL 1 HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN ..... 4

    1 WAAROM KIEZEN VOOR PARTICIPATIE? ............................................................................ 5

    2 DEFINITIES EN BEGRIPPEN .............................................................................................. 6

    3 AANPAK PARTICIPATIE IN HET MILIEUEFFECTRAPPORTAGEPROCES ............................................ 8

    3.1 VROEG BEGONNEN IS HALF GEWONNEN.................................................................................... 8 3.2 WAT IS VERPLICHT?............................................................................................................... 8 3.3 PARTICIPATIE IS MAATWERK.................................................................................................... 9 3.4 VORMGEVING VAN HET PARTICIPATIETRAJECT .......................................................................... 11 3.5 PARTICIPATIE TIJDENS DE VERSCHILLENDE M.E.R.-STAPPEN ........................................................ 15 3.6 KEUZE VAN DE PARTICIPATIEVORM......................................................................................... 26 3.7 EVALUATIE VAN DE PARTICIPATIE ........................................................................................... 26

    DEEL 2 BIJLAGEN................................................................................................. 28

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 4

    DEEL 1 HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 5

    1 Waarom kiezen voor participatie?

    Het voeren van een participatief beleid heeft vele voordelen, zowel voor u als initiatiefnemer van

    een plan of project als voor de participanten (zoals bv. burgers). De participanten voelen zich nauwer

    betrokken bij het plan of project, kunnen hun kennis, ervaringen, inzichten of ideen delen en

    krijgen de kans zelf voorstellen te doen. U heeft meer kans om een echt draagvlak voor uw plan of

    project te creren. De participanten begrijpen wat er gaat gebeuren en waarom het gaat gebeuren.

    De voornaamste voordelen van participatie zijn:

    Het verhogen van de kwaliteit van uw plan of project

    De betrokkenen hebben lokale, gebiedsspecifieke kennis waarmee ze het plan of project

    desgevallend kunnen bijstellen en verbeteren. De gebruikers van een gebied, zoals

    bijvoorbeeld bewoners, kunnen vanuit hun ervaringen een nieuwe kijk bieden op het plan

    of project. Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis van de verschillende

    betrokken partijen.

    Draagvlak creren

    Door direct in dialoog te treden, zal de afstand tussen u en burgers, organisaties en

    overheden (administraties) verkleinen. Zo wordt een wij versus zij situatie voorkomen.

    Participatie kan tegenwerken omzetten in meewerken waardoor weerstand vanuit de

    samenleving vermindert of verdwijnt en er draagvlak ontstaat.

    Betere werking van uw eigen plan- of projectorganisatie1

    Door in te zetten op participatie bij zowel externe als interne belanghebbenden zal de

    structuur en het functioneren van uw eigen organisatie efficinter worden.

    Vertragingen voorkomen in het procesverloop

    Door in het begin van het plan- of projectproces tijd te investeren in een participatieve

    aanpak zal het plan of project in latere fases gemakkelijker tot realisatie komen. Zo kan u

    tijd winnen door tijd te investeren.

    Bij participatie met betrekking tot overheidsplannen en projecten en beleid in het algemeen kan

    hier nog het bevorderen van actief burgerschap aan toegevoegd worden. Burgers hebben er belang

    bij dat hun opvattingen en ideen, wensen en belangen van invloed zijn op het beleid en de

    projecten die de overheid ontwikkelt. De invloed wordt vergroot door de burger rechtstreeks bij het

    project of de gebiedsontwikkeling te betrekken. Het welzijn van de burger wordt vergroot en zijn

    (actieve) betrokkenheid bij het beleid wordt groter. Participatie draagt bij tot het dichten van de

    kloof tussen overheid en burgers en tot wederzijds vertrouwen.

    1 De projectorganisatie is een groep mensen, de daarmee verbonden infrastructuur met een

    samenhangend geheel van gezag, relaties en verantwoordelijkheden die zijn afgestemd op de

    bedrijfsprocessen of de functie.

    Disclaimer: Om de handleiding te illustreren worden in de volgende hoofdstukken verschillende

    voorbeelden uit de praktijk opgenomen. De voorbeelden en het resultaat ervan gelden in de

    toenmalige context en omstandigheden van het desbetreffende plan of project. Participatie is

    immers steeds maatwerk en voorbeelden die voor een bepaald plan of project gewerkt hebben,

    werken niet voor elk plan of project.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 6

    2 Definities en begrippen

    Milieueffectrapportageproces (m.e.r.-proces): de procedure die al dan niet leidt tot het opstellen en

    goedkeuren van een milieueffectenrapport over een voorgenomen plan of project en in voorkomend

    geval tot het gebruik ervan als hulpmiddel bij de besluitvorming omtrent deze actie. Voor deze

    handleiding start het m.e.r.-proces met de opmaak van de kennisgeving en eindigt zij bij het

    openbaar onderzoek van het goedgekeurde milieueffectrapport.

    Participatie: volgens Van Dale het hebben van aandeel in iets; deelname. Het begrip participatie is

    een verzamelnaam van manieren waarop stakeholders invloed kunnen hebben op plan- en

    projectprocessen en de uitvoering ervan met positieve betrokkenheid tot resultaat. Het onderscheid

    tussen inspraak en participatie is zeer belangrijk. Inspraak houdt in dat burgers en belanghebbenden

    naar hun mening gevraagd wordt over plannen of projecten van de overheid of een andere

    initiatiefnemer. Participatie staat voor interactieve meningsvorming met alle actoren die bij plannen

    of projecten betrokken zijn. Er is altijd sprake van tweerichtingsverkeer en het gaat om actief

    informatie bekendmaken. De participanten mogen zelf actief meedenken over de oplossingen.

    Participatie gaat dus over een heel gamma van vormen van samenwerking tussen burgers en

    overheid, gaande van informeren en raadplegen over adviseren naar daadwerkelijk coproduceren en

    meebeslissen.

    Stakeholder of belanghebbende: volgens Van Dale iemand die betrokken is bij een organisatie, als

    werknemer, aandeelhouder, leverancier, overheid e.d., persoon die belang heeft bij iets. Met

    betrekking tot plannen en projecten kan dit gedefinieerd worden als een persoon of organisatie die

    invloed (positief of negatief) ondervindt van of zelf invloed kan uitoefenen op een plan of een

    project evenals op de beslissingen over dit plan of project.

    Milieueffectenrapport over een plan of programma (plan-MER): een openbaar document waarin

    van een voorgenomen plan of programma en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen

    alternatieven de te verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een

    systematische en wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en gevalueerd, en

    aangegeven wordt op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of

    gecompenseerd kunnen worden.

    Milieueffectenrapport over een project (project-MER): een openbaar document waarin van een

    voorgenomen project en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen alternatieven de te

    verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een systematische en

    wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en gevalueerd, en aangegeven wordt

    op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of gecompenseerd

    kunnen worden.

    Plan-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen plan wordt aangegeven of er

    aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het plan

    een plan-MER moet opgemaakt worden.

    Project-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen project wordt aangegeven of er

    aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het project

    een project-MER moet opgemaakt worden.

    Verzoek tot ontheffing van de project-milieueffectrapportageplicht (ontheffingsdossier): een

    rapport dat aantoont dat voor een project geen of beperkte milieueffecten te verwachten zijn

    waardoor voor het project geen project-MER moet opgemaakt worden. Er kan eveneens een

    ontheffing van de milieueffectrapportageplicht aangevraagd worden wanneer reeds een plan- of

    project-MER bestaat.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 7

    Verzoek tot ontheffing van de plan-milieueffectrapportageplicht: ook voor plan-m.e.r.-plichtige

    plannen kan verzocht worden om geen plan-MER op te maken. Dit is mogelijk wanneer er reeds

    eerder een plan-MER voor het plan werd opgemaakt of indien kan aangetoond worden dat in het

    kader van andere rapportages of beoordelingen reeds een systematische en wetenschappelijk

    verantwoorde analyse en evaluatie van de te verwachten gevolgen voor mens en milieu werd

    gemaakt.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 8

    3 Aanpak participatie in het milieueffectrapportageproces

    3.1 Vroeg begonnen is half gewonnen

    Het is aangewezen om zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces over de mogelijkheden voor

    participatie na te denken. Echte participatie is immers slechts mogelijk indien er voldoende ruimte is

    om mee te denken, voldoende opleiding (zodat alle partners de nodige kennis hebben) en voldoende

    tijd. De keuze voor participatie wordt dan ook best zo vroeg mogelijk gemaakt zodat ze op het juiste

    moment opgestart kan worden. Participatie tijdens het m.e.r.-proces zal in veel gevallen deel

    uitmaken van een breder participatietraject over het plan of project. De participatie start dan

    vooraleer het m.e.r.-proces van start gaat en zal ook doorlopen nadat het milieueffectrapport is

    afgerond.

    Het vroeg starten van participatie moet zeker haalbaar zijn voor grote, maatschappelijk belangrijke

    plannen of projecten. Voor private plannen of projecten is dit mogelijk moeilijker haalbaar, maar het

    verdient aanbeveling de afweging concreet te maken (zie hoofdstuk 3.3).

    De m.e.r.-procedure is meestal de eerste procedure die tijdens een plan- of projectproces moet

    doorlopen worden waarin een consultatie van het brede publiek wettelijk verplicht is. Wanneer in

    de eerdere plan- of projectfasen nog geen participatie plaatsvond, betekent dit vaak dat het grote

    publiek tijdens het m.e.r.-proces voor het eerst genformeerd wordt over het plan of project. Het

    voeren van een gerichte participatiestrategie kan ook in dit geval aangewezen zijn teneinde nuttige

    inspraakreacties te verzamelen en de perceptie ten opzichte van het plan of project in kaart te

    brengen in functie van het creren van draagvlak. U kan de m.e.r.-procedure dan als het ware als

    springplank gebruiken voor het opstarten van participatie. Vertrekkende vanuit het principe dat

    participatie best zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces moet gestart worden, is het echter

    aangewezen om nog voor de wettelijk verplichte consultatie reeds in te zetten op participatie.

    In alle gevallen geldt dat participatie maatwerk is en dat een participatietraject in het beste geval

    participatief wordt vastgelegd.

    Deze handleiding beperkt zich tot participatie tijdens het m.e.r.-proces. Praktische info over

    participatie vanaf de start van het plan of project kunt u vinden op volgende websites:

    http://www.complexestadsprojecten.be/

    http://www.participatiewijzer.nl/

    http://www.centrumpp.nl/

    3.2 Wat is verplicht?

    Wanneer een volledige m.e.r.-procedure wordt doorlopen, schrijft de Vlaamse wetgeving2 volgende

    participatiemomenten voor het brede publiek voor:

    inspraak tijdens de terinzagelegging van de kennisgeving (of nota voor publieke consultatie bij de plan-m.e.r.-procedure volgens het integratiespoor)

    raadpleging van het goedgekeurde MER eventueel gekoppeld aan het openbaar onderzoek in het kader van de verdere besluitvormingsprocedure

    Buiten het brede publiek dienen ook de gemeente(n) en provincie(s) waar het plan of project

    plaatsvindt of waar eventuele effecten kunnen verwacht worden, geraadpleegd te worden en kan de

    dienst Mer het advies vragen van de instanties waarvan zij het advies nuttig acht. In voorkomend

    2 Titel IV van het decreet algemene bepalingen inzake milieubeleid (DABM) van 5 april 1995 zoals

    herhaaldelijk gewijzigd.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 9

    geval worden ook de Ondernemingsraad, het Comit voor Preventie en Bescherming op het Werk

    of de vakbondsafvaardiging en de milieucordinator van het bedrijf geraadpleegd.

    Verder bestaan er een aantal procedures waarbij milieueffecten van plannen of projecten worden

    beoordeeld met als doel geen volledige m.e.r-procedure te doorlopen. Het betreffen de plan- en

    project-m.e.r.-screening en het verzoek tot ontheffing van de plan- en project-m.e.r.-plicht. Tijdens

    de procedure voor de plan-m.e.r.-screening dient de initiatiefnemer een aantal adviesinstanties te

    consulteren afhankelijk van de aard van het plan en de te verwachten effecten. Bij het verzoek tot

    ontheffing van de project-m.e.r.-plicht kan de dienst Mer advies vragen bij instanties waarvan zij het

    advies nuttig acht. In deze procedures is participatie voor het brede publiek dus niet verplicht. De

    project-m.e.r.-screeningsnota wordt gevoegd bij een vergunningsaanvraag en volgt de

    desbetreffende procedure. Hier is het de vergunningverlener die beslist of het project project-m.e.r.-

    plichtig is en is participatie met betrekking tot deze nota niet verplicht.

    3.3 Participatie is maatwerk

    Algemeen kan gesteld worden dat de nood om meer of minder aandacht te besteden aan

    participatie bij een plan- of projectproces afhankelijk is van de impact die het plan of project met

    zich mee zal brengen. Verder dient het plan of project voldoende mogelijkheden te bieden voor

    participatie. De keuze met betrekking tot de uitgebreidheid en de vormgeving van het

    participatietraject ligt steeds bij u.

    De volgende vragen kunnen u helpen om te bepalen of een uitgebreider participatietraject dan

    hetgeen wettelijk voorzien is, zinvol kan zijn:

    1) Liep er reeds een participatietraject vooraleer met de m.e.r.-procedure gestart werd?

    a. Ja: het is aangewezen om participatie vol te houden tijdens het volledige plan- of projectproces waardoor een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-

    proces mogelijk zinvol kan zijn.

    b. Neen: ga naar punt 2.

    2) Dient een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-proces opgestart te worden?

    a. Heeft het plan of project een impact op belanghebbenden? (Onder belanghebbenden wordt in principe iedereen verstaan die kan inspreken tijdens de

    m.e.r.-procedure).

    b. Is er beleidsmatige ruimte voor afwegingen en bijstellingen van het plan of project?

    Participatie zonder beleidsruimte leidt vaak tot verkeerde verwachtingen en

    teleurstellingen bij het publiek. Participatie enkel gericht op het streven naar (een

    groter) draagvlak is geen participatie, maar een campagne.

    c. Bent u bereid zich open te stellen voor externe inbreng?

    Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis om zo tot een beter plan

    of project te komen.

    Indien het antwoord op n van de drie bovenstaande vragen duidelijk neen is, lijkt het

    aangewezen om u te beperken tot de wettelijk verplichte inspraakmomenten.

    De diverse voordelen van participatie vindt u terug in hoofdstuk 1. Ervaring leert dat vroegtijdige

    participatie van belanghebbenden n van de succesfactoren is voor meer draagvlak, een effectief

    en efficint procesverloop en een inhoudelijke verrijking van het plan of project. Het is dan ook

    belangrijk om het voeren van een uitgebreider participatietraject dan wettelijk voorzien is ernstig te

    onderzoeken. De omvang en diepgang van de participatie moet natuurlijk in verhouding staan tot

    het belang en de complexiteit van het plan of project. Bij hervergunning van een bedrijf waar geen

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 10

    wrijvingen zijn met de buurt kan het bv. volstaan om de omwonenden enkel te informeren over de

    procedures die gaan lopen (opmaak milieueffectenrapport, aanvragen vergunning).

    Anderzijds kunnen praktische beperkingen een risico vormen voor het participatieproces. In dit

    geval kan participatie meer schade dan winst opleveren en is het niet verstandig om meer te doen

    dan wat wettelijk verplicht is. Mogelijke beperkende factoren zijn bv. planning, budget en de

    stabiliteit van het politiek/bestuurlijk proces.

    Tip: Door vroeg genoeg over een participatietraject na te denken, kan u beperkende factoren zoals

    planning en budget vermijden. U kan uw plan of project dan afstemmen op het participatietraject.

    De intensiteit van het participatietraject wordt grotendeels bepaald door de mate van impact. Grote

    impact vraagt eerder een intensief participatietraject dan beperkte impact. De participatievorm is

    tevens afhankelijk van de beleidsruimte en de doelgroepen van de participatie. Vanzelfsprekend

    spelen hier ook de factoren planning en budget een rol. Deze benvloeden de intensiteit en de

    methoden die u zal gebruiken, maar mogen niet doorslaggevend zijn bij het bepalen ervan.

    Ten slotte is het van belang dat de participatie wordt voortgezet na afloop van het m.e.r.-proces.

    Houd dus ook daar rekening mee wanneer voor een uitgebreider participatietraject wordt gekozen.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 11

    3.4 Vormgeving van het participatietraject

    Een goed participatieproces is een traject waarbij de uitkomsten van participatie doorwerken in de

    beslissingen. Het is maatwerk, bepaald door een specifiek plan- of projectproces en de daarbij

    horende besluitvorming, de specifieke vragen, de doelgroepen, de beleidssituatie, het politiek-

    bestuurlijke speelveld, enz.

    Het is best dat u een weerslag maakt van wat u wilt bereiken met participatie en hoe u participatie

    concreet gaat inzetten zodat deze ten dienste staat van de besluitvorming over het plan of project. U

    beschrijft wie, waarover en op welk moment betrokken wordt en maakt bovendien duidelijk

    waarvoor de resultaten worden gebruikt en hoe het participatieproces gecommuniceerd wordt.

    Project Stationsomgeving Gent Sint-Pieters

    Het project stationsomgeving Gent Sint-Pieters is een stadsontwikkelingsproject dat 9

    deelprojecten omvat waarvan 5 met vastgoedontwikkeling (residentieel, kantoren, commercile

    en stedelijke functies) en inrichting openbaar domein (pleinen, park, ontsluitingsinfrastructuur

    voor auto's, dienstvoertuigen, fietsers en voetgangers). Voor dit project en de verschillende

    deelprojecten werden en worden verschillende procedures doorlopen zoals de opmaak van een

    gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan, een milieueffectenrapport en het aanvragen van diverse

    stedenbouwkundige vergunningen om de deelprojecten te realiseren.

    Er werden voor dit project heel wat communicatiemiddelen ingezet zoals bewonersbrieven, info-

    en inspraakmomenten, nieuwsbrieven, fotos, films en persberichten. Alles is ook terug te vinden

    op een website die gecreerd is voor dit project (www.projectgentsintpieters.be).

    Het eerste belangrijke informatiemoment vond plaats naar aanleiding van en tijdens de

    terinzagelegging van de kennisgeving in het kader van m.e.r.-proces. De eigenaars van een pand

    in de projectontwikkelingszone aan de zuidzijde van het station waren bijzondere stakeholders en

    werden apart uitgenodigd voor een overlegvergadering. In de latere procedures vonden dan nog

    informatiemomenten plaats naar aanleiding van het openbaar onderzoek van het ruimtelijk

    uitvoeringsplan en de stedenbouwkundige vergunningsaanvragen. Verder werden en worden nog

    participatiemomenten ingericht voor diverse onderdelen van de verschillende deelprojecten. We

    vermelden onder meer:

    buurtvergadering natuurpark Overmeers: hier werd een ontwerp van het natuurpark voorgesteld waarop de buurtbewoners opmerkingen konden formuleren en suggesties

    en voorstellen konden doen die dan zo veel mogelijk in rekening konden worden

    gebracht bij de opmaak van het definitieve plan

    dialoogcaf over mobiliteit voor buurtbewoners en handelaars: voorstellen van een aantal nieuwe routes voor autoverkeer en over parkeren, waarbij in kleine groepjes kon

    overlegd worden over de voor- en nadelen van elk scenario. Aanvullend werd tevens de

    mogelijkheid geboden om hierover suggesties en voorstellen over te maken door het

    invullen van een vragenlijst aansluitend op een werfwandeling of het invullen van een

    invulformulier via de website

    dialoogcaf stadsvernieuwing voorafgegaan door een infomarkt over dit thema: om de stakeholders te laten meedenken over welke soort woningen er gebouwd kunnen

    worden, welke voorzieningen er eventueel nodig zijn in de buurt en hoe aan dit alles het

    best vorm wordt gegeven

    De stakeholders worden ook tijdens de uitvoering van de werken betrokken gehouden door het

    organiseren van werfbezoeken, de aanwezigheid van een permanent infopunt aan het station

    waar men met vragen terecht kan, een minder-hinder-plan en de communicatie hieromtrent.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 12

    Een schriftelijke weerslag over de vormgeving van het participatietraject kan bv. bestaan uit

    volgende onderdelen3:

    Inleiding

    Waarom is er bij dit plan of project gekozen voor participatie?

    Doel van de participatie

    Wat wilt u binnen de doelstellingen van uw plan of project bereiken met participatie? Bv.

    inhoudelijke verrijking, bewustwording, draagvlak, betrokkenheid,

    Mijlpalen binnen de procedure

    In dit hoofdstuk brengt u de beslissingsmomenten voor het plan of project in kaart, in het

    bijzonder de start van de realisatie van het plan of project. Tijdens de m.e.r.-procedure zijn

    de beslissingsmomenten de volledigverklaring van de kennisgeving, de publicatie van de

    richtlijnen en de goedkeuring van het MER. Bedoeling is om voor elke mijlpaal na te gaan of

    participatie hier een meerwaarde kan hebben om een zo goed mogelijke beslissing te

    nemen. Het is aan te raden om eveneens de verdere procedure na de m.e.r.-procedure in

    beeld te brengen. Misschien kunnen participatiemomenten in de verschillende procedures

    gecombineerd worden?

    Participatievragen

    Een participatievraag stel je om iets te weten te komen. Het stellen van de juiste vraag op

    het juiste moment is van groot belang. De juiste vraag:

    o maakt duidelijk wat u wilt weten (en wat niet);

    o is eenduidig voor diegene die de vraag moet beantwoorden;

    o maximaliseert doorwerking.

    3 Verder in de handleiding wordt deze schriftelijke weerslag participatienota genoemd.

    Lo2020

    Dit project betreft het creren van nieuwe mogelijkheden voor de wijk Nieuw Sledderlo (gelegen

    in Genk Zuid). Via een open oproep werd een ontwerpteam aangesteld voor het opmaken van

    een masterplan. Aansluitend werd een stappenplan en participatieplan opgemaakt. Het

    participatietraject heeft een dubbel doelpubliek. In de eerste plaats de lokale bewoners en

    actoren waarvoor het participatieplan werd opgemaakt. In de tweede plaats ook de

    buitenwereld met als doel mogelijke partners zoals private partijen, hogere overheden en

    andere instanties voor het project te werven. Dit laatste luik werd niet opgenomen in het initile

    participatieplan, maar wordt naarmate het plan meer vorm krijgt verder uitgewerkt.

    Het participatieplan is beschikbaar via de website van complexe stadsprojecten:

    http://www.complexestadsprojecten.be/Documents/11.3_Genk_LO2020/11.3_Genk_Lo2020_pa

    rticipatieplan.pdf.

    Park Groot Schijn

    Voor het project Park Groot Schijn te Antwerpen dat de reorganisatie van een recreatief

    groengebied omvat, werd een charter ondertekend door de stad Antwerpen, het district Deurne,

    de groepering Antwerpen aan het woord en de werkgroep rond Ruggenveld-Boterlaar-Silsburg

    dat de samenwerking vastlegde in een duidelijke opdracht en participatiestructuur. Dit charter is

    eveneens beschikbaar op de website van complexe stadsprojecten:

    http://www.complexestadsprojecten.be/Documents/1.5_Antwerpen_Park_Groot_Schijn/1.5_Ant

    werpen_Park_Groot_Schijn_Charter.pdf.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 13

    Tijdens het m.e.r.-proces zijn dit vragen zoals Zijn er alternatieven voor het plan of

    project?, Zijn er andere plannen of projecten die een impact hebben op mijn plan of

    project en vice versa?, Welke effecten dienen onderzocht te worden?, Belangrijk is dat

    de vraag gesteld wordt in de taal van de desbetreffende participant. Jargon en lange

    zinnen worden best vermeden.

    Participanten hebben vaak een eigenbelang en zijn dan geneigd om vanuit dat belang de

    vragen te beantwoorden. Het is echter de bedoeling dat u een afweging maakt op basis van

    alle belangen. Het kan helpen als u de participanten vraagt om mee te denken namens alle

    belangen en hen dus uit te nodigen verder te denken dan alleen het eigenbelang. Vraag dus

    niet of A of B de voorkeur heeft, maar vraag welke voor- en nadelen men ziet bij zowel A als

    B en waarom en of men misschien een beter voorstel C heeft.

    Doelgroepen

    Hier beschrijft u op wie u zich gaat richten met de participatie. Maak hiervoor een

    stakeholderanalyse van uw plan/project (zie verder in paragraaf 3.5.1.3). Doelgroepen

    zouden kunnen zijn:

    o de ongeorganiseerde belanghebbenden (bv. omwonenden),

    o de georganiseerde belanghebbenden (bv. natuurvereniging),

    o het brede publiek,

    o de experts (bij milieueffectrapportage o.a. de MER-deskundigen),

    o de overheden.

    Participatievormen

    De participatievorm is de methodiek die u inzet om tot participatieresultaten te komen.

    Zorg dat de participatievorm past bij het doel, de doelgroep en de participatievragen. Meer

    uitleg over de keuze van de participatievorm vindt u verder in deze handleiding terug in

    paragraaf 3.6. Het is duidelijk dat verschillende doelgroepen zoals bv. adviesinstanties,

    burgers, belangengroepen, een verschillende benadering zullen vergen.

    Resultaten en verankering

    Aan de hand van het (de) participatiedoel(en), de doelgroep(en), de vragen en de

    participatievorm(en) kan u inschatten wat voor soort resultaten de participatie zal

    opleveren. Dit kunnen kwantitatieve (representatieve enqute), maar ook kwalitatieve

    resultaten (meningen, suggesties) zijn.

    De verwerking van de resultaten kan grofweg onderverdeeld worden in 3 fasen.

    o Weging van de resultaten: wat gaat u/kan u met de resultaten doen? Hoe gaat u de inbreng oogsten en beoordelen?

    o Gebruik van de resultaten: hoe gaat u de resultaten gebruiken in de beslissingen die u moet nemen? Hoe werken de resultaten door in het verdere proces?

    o Verantwoording: hoe worden de weging en de doorwerking van de resultaten verantwoord aan de participanten?

    Dit is zeer belangrijk. Het overgrote deel van de mensen zal aanvaarden welke

    beslissing er genomen wordt als er uitgelegd wordt waarom die beslissing genomen

    werd en geen andere.

    Communicatie

    In dit hoofdstuk beschrijft u alle benodigde communicatie voor de participatiemomenten.

    Dit kan gaan van een uitnodiging of korte inhoudelijke toelichting aan de doelgroep(en) tot

    nieuwsbrieven, advertenties, flyers, opleidingen en/of discussiemomenten.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 14

    Tevens dienen de communicatiedoelen omschreven te worden. Deze kunnen bv. zijn:

    o de doelgroepen beschikken over voldoende informatie over het proces en over de inhoud van het plan of project om desgewenst te kunnen participeren;

    o de doelgroepen hebben het gevoel dat hun mening en belangen serieus worden genomen;

    o het projectteam kent de meningen en gevoeligheden van de doelgroepen over het plan of project;

    o

    Let wel: het gaat hier alleen om de communicatie die nodig is om de participatie te doen

    slagen. De strategische communicatie die bij het project hoort, dient te worden beschreven

    in een afzonderlijk communicatieplan. Beide mogen niet verward worden of elkaar

    tegenspreken.

    Belangrijk is open communicatie. Tevens dient alle nodige informatie ter beschikking

    gesteld te worden van de participanten en geeft u hen de garantie dat het hele

    participatietraject zal afgewerkt worden (desgevallend zelfs tot na de verwezenlijking van

    het plan of project.

    Afbakening en randvoorwaarden

    Hier beschrijft u binnen welke grenzen de participatie zal plaatsvinden. Belangrijk is om hier

    expliciet te benoemen wat u wel of niet gaat doen met de participatie. Geef uzelf ook de

    kans om de randvoorwaarden desgevallend aan te passen zodat op het einde van de rit n

    ondoordachte randvoorwaarde uw plan of project niet onmogelijk maakt.

    Verder worden de juridische, organisatorische, politiek-bestuurlijke, inhoudelijke en

    financile kaders beschreven. U gaat eveneens na of er een link is met andere projecten.

    Randvoorwaarden voor het bereiken van het gewenste participatiedoel zijn bv.

    commitment van alle partijen, helder en transparant proces, ruimte om mee te denken en

    de resultaten te verwerken, wettelijke vereisten en voldoende tijd, mensen en geld.

    Organisatie

    Hier beschrijft u wie wat wanneer doet en waarvoor verantwoordelijk is.

    Participatie is een dynamisch proces. Een participatienota geeft richting aan dit proces. Het kan

    goed voorkomen dat gedurende het traject blijkt dat aanpassingen nodig zijn. Houd daar bij het

    opstellen van een participatienota rekening mee. Een procesregisseur kan worden aangesteld om de

    kwaliteit van het participatieproces te bewaken. Dit is best een andere persoon dan de (inhoudelijke)

    projectleider zodat de procesregisseur het participatietraject los van de inhoud kan bekijken.

    Tip: Wanneer u de participatienota goed opmaakt, kan u de relevante elementen hieruit opnemen in

    de kennisgeving. Of, indien de participatie pas opgestart wordt tijdens het m.e.r.-proces, zal de

    informatie die verzameld wordt in functie van de opmaak van de kennisgeving eveneens nuttig zijn

    voor de participatienota.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 15

    3.5 Participatie tijdens de verschillende m.e.r.-stappen

    In de volgende paragrafen wordt aangegeven hoe participatie tijdens de verschillende m.e.r.-

    stappen aangepakt kan worden. Een samenvattend stappenplan met de mogelijke

    participatiemomenten per m.e.r.-stap is opgenomen aan het einde van dit hoofdstuk. Zoals eerder

    gezegd, is participatie steeds maatwerk zodat de precieze invulling steeds afhankelijk zal zijn van het

    specifieke plan of project.

    Er wordt hierbij uitgegaan van een plan- of project-MER waarbij dus de volledige m.e.r.-procedure

    doorlopen wordt. De procedures voor andere m.e.r.-gerelateerde milieueffectbeoordelingen (zoals

    plan- en project-m.e.r.-screening en project-MER-ontheffingsdossiers) zijn beperkter. De inspraak

    beperkt zich hier tot het opvragen van adviezen bij diverse administraties. Desalniettemin kan het

    nuttig zijn om ook hiervoor een participatietraject op maat te voorzien. Onderstaande aanbevelingen

    gelden ook voor deze milieueffectbeoordelingen. Participatie kan trouwens ook gevoerd worden

    over de in te zetten instrumenten (keuze van de te volgen procedure).

    Tip: Combineer de participatiemomenten tijdens het m.e.r.-proces indien mogelijk met

    participatiemomenten in andere procedures. Dit kunnen parallel lopende procedures zijn zoals

    andere effectenstudies (landbouweffectenrapport, maatschappelijke kosten-batenanalyse, ), maar

    ook opeenvolgende procedures (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunning, ). Let wel op dat de

    participanten voldoende tijd en mogelijkheden krijgen om alle informatie te verwerken.

    Sigmaplan

    Het Sigmaplan is een plan om Vlaanderen beter te beschermen tegen overstromingen. Tegelijk

    worden bepaalde natuurdoelstellingen voor de Schelde gerealiseerd en blijft de exploitatie van de

    rivier en de scheepvaart gegarandeerd. Er zijn bijgevolg heel wat stakeholders betrokken bij dit

    plan. Daarom is in de projectorganisatie naast het projectteam ook een bijkomende

    organisatiestructuur opgezet ten behoeve van de participatie van overheden, administraties en

    middenveld.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 16

    3.5.1 Opmaak kennisgeving

    De kennisgeving is een document dat ter inzage wordt gelegd van het brede publiek en voor advies

    wordt voorgelegd aan verschillende administraties met als doel feedback te krijgen over de

    afbakening en inhoud van het te voeren milieueffectenonderzoek. De kennisgeving dient volgens de

    regelgeving een aantal verplichte elementen te bevatten, waaronder:

    een plan- of projectomschrijving;

    de besluitvormingsprocedure die voor het plan of project van toepassing is;

    gegevens uit voorgaande rapportages en uit de goedgekeurde rapporten die daaruit zijn voortgekomen;

    voorstel van reikwijdte en detailleringsniveau van het MER;

    voorstel van de methodologie voor het beschrijven van de referentiesituatie en het onderzoeken van de effecten;

    beschrijving van de alternatieven;

    juridische en beleidsmatige randvoorwaarden.

    Zoals hierboven reeds aangegeven omvat de kennisgeving een aantal elementen die ook kunnen

    opgenomen worden in een participatienota (bv. juridisch en beleidsmatig kader,

    besluitvormingsprocedure). Tevens zal het onderzoek dat gevoerd wordt in de fase van opmaak van

    de kennisgeving ook input geven voor verschillende onderdelen van een participatienota. Afhankelijk

    of u reeds over een participatienota beschikt vooraleer een kennisgeving wordt opgemaakt of u een

    participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure en eventueel nog een weerslag

    van het participatietraject zal opmaken, dient u er zich bewust van te zijn geen dubbel werk te doen.

    Wanneer u een participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure is het

    aangewezen te starten met de opmaak van de kennisgeving gezien dit document meer

    inhoudelijke aspecten behandelt en de kennis van deze aspecten de vormgeving van het

    participatietraject vergemakkelijkt.

    Schrijf de kennisgeving steeds met de doelstelling ervan voor ogen. Voorzie een duidelijke structuur

    en inhoudstafel. Start met een korte toelichting van het plan of project en de doelstelling van de

    kennisgeving en de terinzagelegging. Houd de kennisgeving zo beknopt mogelijk. Beschrijf de

    essentie en neem eventuele uitgebreide motiveringen of technische beschrijvingen op in de bijlagen.

    Schrijf in een taal die begrijpelijk is voor de doelgroepen en neem een verklarende woordenlijst op.

    Kaarten en figuren moeten duidelijk leesbaar en hanteerbaar zijn. Zorg dat de lezer zich steeds kan

    Sigmaplan

    Binnen het Sigmaplan zijn er verschillende projecten en projectgebieden. Deze projecten werden

    gebundeld in verschillende zones (bv. alle projecten in de Durmevallei). Tevens worden

    verschillende procedures doorlopen voor al deze projecten, zoals de opmaak van

    inrichtingsplannen, ruimtelijke uitvoeringsplannen, plan- en project-MERs en

    landbouweffectenrapporten. Voor de verschillende projecten en in de verschillende stadia van de

    projecten worden infomarkten georganiseerd. Deze werden bv. georganiseerd in verschillende

    gemeenten waar dan de relevante projecten voor die gemeente werden voorgesteld. Ook de

    participatiemomenten in de verschillende procedures worden waar mogelijk gecombineerd. Zo

    werd bv. een infomarkt in het kader van de voorstelling van de inrichtingsplannen gecombineerd

    met een toelichting van de resultaten van het landbouweffectenrapport aan de landbouwers. De

    landbouwers konden naar eigen keuze de infomarkt bezoeken voorafgaand aan de toelichting

    waarvoor ze een persoonlijke uitnodiging kregen. De omwonenden en andere betrokken

    gebruikers konden enkel de infomarkt bezoeken en hier nadere toelichting vragen.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 17

    orinteren op de kaarten door het aanduiden van structurele kenmerken (bv. rivieren, wegen,

    gebouwen), een schaal, noordpijl en legende.

    Hieronder wordt aangegeven aan welke onderdelen van het participatieproces u tijdens de opmaak

    van de kennisgeving bijzondere aandacht dient te besteden. Dit dient uiteraard te gebeuren in

    overleg met de MER-cordinator en MER-deskundigen die de kennisgeving opstellen.

    3.5.1.1 Motivatie van het plan of project

    De ervaring leert dat participatie over het MER leidt tot participatie over het plan of project. In

    eerste instantie is het daarom van belang dat u de reden waarom het plan of project zou moeten

    doorgaan goed onderbouwt. De onderbouwing wordt best reeds beknopt weergegeven in de

    inleiding van de kennisgeving. De meer uitgebreide motivatie kan dan opgenomen worden in een

    later hoofdstuk.

    Het is niet de bedoeling dat u het plan of project enkel vanuit milieuaspecten motiveert. De

    redenen voor het opstellen en uitvoeren van een plan of project zijn trouwens meestal niet milieu-

    gerelateerd. Het MER (en daardoor ook de kennisgeving) is een sectoraal onderzoek waarin enkel de

    impact van het plan of project op het milieu besproken wordt. Door in de kennisgeving duidelijk aan

    te geven waarom het plan of project wordt uitgevoerd kan u de manier waarop de stakeholders naar

    het plan of project kijken trachten te verruimen. De bedoeling is dat ze een breed beeld hebben van

    wat het plan of project voor hen betekent en voor het algemeen belang.

    Tip: Probeer uzelf in te leven in de mogelijke visies van de verschillende stakeholders, ga na wat zij

    belangrijk vinden en hoe uw plan of project hierin kan passen. Zorg er ook voor dat de stakeholders

    zicht krijgen op wat belangrijk is voor de andere belanghebbenden of betrokkenen. Laat ze begrijpen

    dat andere belangen even waardevol kunnen zijn als hun eigen belang. Probeer de motivatie van het

    plan of project te onderbouwen vanuit het belang voor de gemeenschap en ga op zoek naar win-

    winsituaties.

    Het kan nuttig zijn dat u vooraleer de officile m.e.r.-procedure start (met indiening en

    volledigverklaring van de kennisgeving) een participatietraject voert over het plan of project. De

    vragen die worden gesteld in het kader van de m.e.r.-procedure kunnen in feite reeds vooraf worden

    gesteld. Zo kan de uiteindelijke kennisgeving reeds de resultaten van deze participatie opnemen

    (bv. alternatieven die uit deze participatie zijn voortgekomen) en op die manier naar de stakeholders

    communiceren. Tevens kan u daardoor anticiperen op inspraakreacties tijdens de verplichte

    terinzagelegging van de kennisgeving. Tijdens de m.e.r.-procedure wordt de inspraak geformaliseerd.

    3.5.1.2 Afbakening van de participatie

    Baken binnen de kennisgeving de mogelijke participatie tijdens het m.e.r.-proces af. Geef aan waar

    er nog mogelijkheden zijn om te participeren, wanneer en op welke manier.

    In eerste instantie wordt de afbakening bepaald door de m.e.r.-wetgeving. Wettelijk zal tijdens de

    terinzagelegging input kunnen gegeven worden over wat in het milieueffectenonderzoek onderzocht

    zal worden en volgens welke methode.. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke

    alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden,

    (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als

    over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving), .

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 18

    In tweede instantie kan u de participatie verder afbakenen door het kader van het plan of project te

    schetsen. Het plan of project kan bv. invulling geven aan een beleidsdoelstelling die niet meer ter

    discussie staat. Bij een project kan bv. al een keuze gemaakt zijn van de locatie in een bovenliggend

    plan. Alleszins dient duidelijk omschreven te worden wat reeds vastligt en waarom. Indien hierin

    milieueffecten een rol hebben gespeeld, is het zeker aangewezen dit te vermelden.

    Zoals eerder aangegeven, zal brede inspraak waarbij de betrokken stakeholders de mogelijkheden

    hebben om oplossingen (alternatieven) aan te geven, bijdragen tot draagvlakvorming. Indien dit n

    van uw participatiedoelen is, is het aangewezen om dit ook in het m.e.r.-proces te betrekken.

    Beschrijf daarom uw plan of project op een zodanige manier dat aanlevering van alternatieven nog

    mogelijk is. Vertrek daarvoor vanaf het detailniveau dat nodig is voor de verdere procedure

    (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunningsaanvraag, ).

    Bij voorkeur worden de alternatieven afgewogen op basis van een integrale effectbeoordeling (dus

    niet enkel milieu-aspecten, maar ook economie, werkgelegenheid, financin, ). Dit kan echter niet

    binnen het MER, dus betekent dit dat tegelijkertijd andere studies moeten lopen. Indien dit het geval

    is, vermeld dit dan in het MER. Indien dit niet kan, maak dan duidelijk dat het milieueffectenrapport

    enkel de milieueffecten zal afwegen en dat de conclusies ook op deze manier te interpreteren zijn.

    Het onderzoeken van meerdere alternatieven geeft u trouwens de mogelijkheid om in de verdere

    procedures uw voorkeursalternatief uit het MER nog te wijzigen zonder dat het MER ongeldig wordt.

    De milieueffecten voor het meegenomen alternatief in het verdere proces moeten immers blijken uit

    het goedgekeurde MER.

    Sigmaplan

    Bij de project-MERs voor verschillende overstromingsgebieden die worden ingericht in het kader

    van het Sigmaplan werden in de kennisgeving en het MER steeds de conclusies van de

    voorafgaande onderzoeken en de gemaakte keuzes toegelicht. Het ging hier in het bijzonder om

    een maatschappelijke kosten-batenanalyse, plan-MER en landbouweffectenrapport. Dit maakte

    dat de in het project-MER onderzochte alternatieven zich moesten beperken tot

    uitvoeringsalternatieven en kleinschalige locatiealternatieven. Ook het nulalternatief was geen

    beleidsoptie meer, maar werd gebruikt als referentie voor het beschrijven en beoordelen van

    effecten. Tevens werden de conclusies die genomen werden n.a.v. de verschillende werkgroepen

    toegelicht, alsook hoe werd omgegaan met bepaalde inspraakreacties.

    Voorbeeld kadertekst plan-MER Oosterweelverbinding

    Tijdens de 30 dagen van de terinzagelegging heeft eenieder de mogelijkheid om opmerkingen of

    suggesties te formuleren over hoe het milieueffectenrapport zal opgesteld worden. Formele

    bezwaarschriften en petities kunnen niet ingediend worden in dit stadium van het plan. Dat kan

    wel later in de procedure voor het ruimtelijk uitvoeringsplan. U kan dan gebruik maken van het

    afgewerkte milieueffectenrapport om uw bezwaren beter te onderbouwen.

    Wat kan uw inspraakreactie wel bevatten:

    mogelijke (trac-)alternatieven, uitvoerings- of exploitatievarianten die niet in de kennisgeving vermeld worden en waarvan u vindt dat ze mee moeten onderzocht worden

    mogelijke milieueffecten waarvan niet in de kennisgeving vermeld wordt dat ze onderzocht zullen worden

    bepaalde aandachtspunten en gebieden in de omgeving van het plan (monumenten en landschappen, fauna en flora, landbouwgebieden, speelterreinen,...) waarop het plan een

    impact kan hebben en waarvan de kennisgeving geen melding maakt

    Belangrijk is om vooral opmerkingen te maken vanuit uw eigen ervaring, inzicht en kennis van uw

    omgeving. Reacties zoals "ik ben tegen het plan", "ik wil niet dat het plan doorgaat", ... zijn

    begrijpelijke reacties, maar bieden inhoudelijk geen meerwaarde voor het milieuonderzoek.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 19

    Geef ten slotte aan hoe u verdere participatie voorziet en hoe u de resultaten zult communiceren.

    Wanneer is het volgende participatiemoment? Wat zal dan beslist zijn en hoe wordt dat

    gecommuniceerd? Waarover zal in het volgende participatiemoment kunnen gediscussieerd

    worden?

    3.5.1.3 Stakeholderanalyse

    Met een stakeholderanalyse brengt u de relevante doelgroepen in kaart en analyseert u hun

    betrokkenheid bij het plan of project zodat u hun rol in het participatieproces kunt bepalen. Het is

    aangewezen hierbij de betrokken gemeentebesturen te raadplegen, gezien zij kennis hebben over de

    lokale stakeholders.

    Tijdens de opmaak van de kennisgeving wordt nagegaan welke milieueffecten te verwachten zijn van

    het plan of project. Tevens gebeurt een eerste geografische afbakening van het studiegebied. Hierbij

    komen dan ook de belanghebbenden in beeld, zoals bv. een bewoner die geluidshinder kan

    ondervinden, een natuurvereniging, . Dit onderzoek zal u dus belangrijke informatie geven voor de

    stakeholderanalyse van het participatietraject. Belangrijk is om hierbij niet enkel te focussen op de

    negatieve effecten, maar ook op de positieve, zodat ook voorstanders van uw plan of project bij de

    stakeholders zijn. Natuurlijk mag niet uit het oog verloren worden dat er mogelijk ook nog andere

    betrokkenen zijn die niet noodzakelijk een milieu-impact kunnen ondervinden zoals bv. werknemers

    van het bedrijf waarover het plan of project handelt, ondernemers die zich op het geplande

    bedrijventerrein komen vestigen, .

    Wanneer u een lijst hebt van de verschillende doelgroepen en -personen gaat u deze analyseren. U

    gaat na welke belangen ze hebben, over welke kennis ze beschikken ten aanzien van uw plan of

    project, hoe groot hun inbreng kan zijn tijdens participatie en of er al contact is (geweest) met de

    stakeholders. Hiermee bakent u de rol van de verschillende stakeholders af. Van verschillende types

    stakeholders kan immers een verschillende input worden verwacht (bv. andere opmerkingen te

    verwachten van sectoradministraties dan van burgers).

    Tip: Wanneer u reeds een breder participatietraject voor het plan of project hebt voorzien, is deze

    stakeholderanalyse normaal gezien reeds gebeurd. Het is echter nuttig om deze te toetsen aan de

    stakeholderanalyse in de kennisgeving. Het in beeld brengen van de te verwachten milieu-impact kan

    immers stakeholders in beeld brengen waaraan u vroeger niet had gedacht en die dus nog niet eerder

    betrokken waren.

    De stakeholderanalyse dient u niet te integreren in de kennisgeving, maar kan wel opgenomen

    worden in een participatienota. Wel bevat ze belangrijke informatie om de kennisgeving te

    schrijven. De kennisgeving dient immers geschreven te worden in functie van de doelgroep, met

    name de (mogelijke) participanten. Het is belangrijk te beseffen dat de kennisgeving zowel naar

    adviesinstanties (administraties) wordt gestuurd als ter inzage wordt gelegd van het grote publiek.

    Maak het dus voor iedereen duidelijk. Algemeen kan gesteld worden dat de kennisgeving best die

    informatie bevat die nodig is teneinde de minst genformeerde toe te laten te participeren. Wanneer

    de basiskennis (bv. met betrekking tot het plan of project) van een bepaalde stakeholder beduidend

    kleiner is dan de basiskennis van de andere stakeholders kan het eerder aangewezen zijn om deze

    stakeholder voorafgaand aan de terinzagelegging bijkomend te informeren in plaats van alle

    stakeholders een kennisgeving op het niveau van die ene stakeholder te bezorgen. Dit kan bv. door

    enige tijd voor de start van de terinzagelegging van de kennisgeving een infomoment over het plan

    of project voor het publiek in te lassen, het plan of project tijdens een vergadering toe te lichten aan

    verschillende adviesinstanties, .. Zoals hierboven reeds aangegeven, helpt de stakeholderanalyse u

    ook om de motivatie van uw plan of project te onderbouwen.

    3.5.2 Terinzagelegging kennisgeving

    De terinzagelegging van de kennisgeving is een wettelijk verplichte procedurestap tijdens het m.e.r.-

    proces waarbij het publiek en adviesinstanties de mogelijkheid krijgen in te spreken op de

    kennisgeving. Zoals reeds eerder aangegeven, kan input worden gegeven over hoe het

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 20

    milieueffectenrapport geschreven gaat worden. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke

    alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden,

    (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als

    over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving).

    De doelstelling tijdens deze fase is het bekomen van nuttige inspraakreacties waarmee later iets kan

    gedaan worden in het MER.

    Om dit doel te bereiken, dient u er in de eerste plaats voor te zorgen dat deze terinzagelegging goed

    gecommuniceerd wordt. Het decreet Algemene Bepalingen inzake Milieubeleid (DABM) van 5 april

    1995 zoals herhaaldelijk gewijzigd schrijft voor:

    plan-MER: de administratie (= dienst Mer) legt de volledig verklaarde kennisgeving onverwijld en op de volgende wijzen ter beschikking van het publiek:

    o 1 overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;

    o 2 bij de initiatiefnemer;

    o 3 via de internetsite van de administratie.

    project-MER: de gemeente of gemeenten, waar het project plaatsvindt, kondigen de terinzagelegging en de doelstelling ervan op passende wijze aan. Bij de bekendmaking of

    terinzagelegging wordt duidelijk aangegeven dat eventuele opmerkingen over de

    inhoudsafbakening van het voorgenomen project-MER binnen een termijn van dertig dagen

    na de bekendmaking of terinzagelegging, al dan niet via de gemeente, aan de administratie

    (dienst Mer) moeten worden bezorgd.

    Voor plan-MERs worden nadere bepalingen opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering

    betreffende de milieueffectrapportage over plannen en programmas van 12 oktober 2007 (BS

    7/11/2007). Dat stelt dat de terinzagelegging moet worden aangekondigd in ten minste 1 krant of in

    het gemeentelijk infoblad en door aanplakking op de aanplakplaatsen van de betrokken

    gemeente(n). Tevens worden de adviesinstanties waarvan de dienst Mer het advies nuttig acht door

    de dienst Mer persoonlijk aangeschreven.

    Tip: Voornamelijk om andere stakeholders zoals omwonenden, middenveld, gebruikers van het

    toekomstige plan of project en het brede publiek te bereiken, kan het nuttig zijn de terinzagelegging

    breder te communiceren. Dit kan eveneens door een persoonlijke uitnodiging, maar ook door

    publicaties op websites (stad/gemeente, initiatiefnemer, dienst Mer, plan of project zelf), het

    verspreiden van brochures, een nieuwsbrief van het plan of project, affiches, apps, enz. Kondig de

    terinzagelegging tevens voldoende op voorhand aan, zodat verenigingen hun leden nog kunnen

    consulteren, mensen bijkomende info kunnen vragen en de tijd krijgen om zich een beeld te vormen

    van het plan of project.

    De terinzagelegging duurt 30 dagen. De inspraakreacties dienen binnen deze termijn (al dan niet

    anoniem) schriftelijk bezorgd te worden aan de stad/gemeente of de dienst Mer.

    Tip: Wanneer u dat nog niet op voorhand hebt gedaan, kan het ook nuttig zijn om tijdens de

    terinzagelegging een bijkomend participatiemoment te organiseren. Op zon moment kan u zich

    beperken tot hetzij het toelichten van het plan of project en de kennisgeving en de bedoeling ervan

    hetzij de mogelijkheid geven om reeds inspraakreacties te geven. In het eerste geval is het

    aangewezen dit participatiemoment zo vroeg mogelijk en best voor de start van de terinzagelegging

    te organiseren om de deelnemers de mogelijkheid te geven om hun reacties nog binnen de officile

    termijn in te dienen. Zon bijkomend participatiemoment kan interessant zijn om de stakeholders

    beter te leren kennen (in functie van de stakeholderanalyse), hun bezorgdheden te kennen en zo hun

    reacties beter te duiden. Het biedt de mogelijkheid om door te vragen wanneer de input niet duidelijk

    is (bv. wanneer alternatieven worden aangereikt).

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 21

    De terinzagelegging wordt afgesloten met een richtlijnenvergadering. Deze vergadering is niet

    wettelijk verplicht, maar het is gangbare praktijk dat deze door de dienst Mer wordt georganiseerd.

    De dienst Mer nodigt voor deze vergadering de aangeschreven adviesinstanties, betrokken

    gemeente(n) en provincie(s), de MER-deskundigen en u, de initiatiefnemer uit. In feite kan deze

    vergadering dus als een participatiemoment met een aantal stakeholders worden beschouwd,

    voorgezeten door de dienst Mer. Deze vergadering biedt u de mogelijkheid uw plan of project voor

    te stellen. De MER-cordinator en/of de verschillende MER-deskundigen lichten de aanpak van het

    MER toe. Tijdens deze vergadering kunnen adviezen worden toegelicht en bijkomende opmerkingen

    worden gegeven. Zowel u, de initiatiefnemer als de MER-deskundigen krijgen de mogelijkheid om

    antwoord te geven op de adviezen. Er kunnen met andere woorden afspraken worden gemaakt over

    de aanpak van het MER dewelke in de richtlijnen officieel zal vastgesteld worden.

    3.5.3 Opmaak richtlijnen

    De opmaak van de richtlijnen gebeurt door de dienst Mer, onder meer op basis van het verslag van

    de richtlijnenvergadering dat wordt opgesteld door de MER-cordinator. De richtlijnen geven aan

    hoe het MER zal worden opgemaakt en verwijzen hierbij tevens naar de kennisgeving. Deze

    richtlijnen zijn ook consulteerbaar en worden gepubliceerd op de website van de dienst Mer.

    Zoals eerder reeds gesteld, is het belangrijk om de resultaten van de participatie ook te

    communiceren naar de participanten. In dit geval dient geantwoord te worden op de vraag: wat gaat

    u met mijn inspraakreactie doen? In zekere zin bieden de richtlijnen een antwoord op deze vraag.

    De richtlijnen zijn echter een formeel document waarin niet alle participanten steeds het antwoord

    op hun bijdragen terugvinden. In sommige gevallen is het dan ook aangewezen om meer te doen.

    Doe dit onder meer om:

    aan te geven waarom aan bepaalde reacties geen gevolg kan worden gegeven (bv. economische effecten worden niet onderzocht in een MER);

    aan te geven dat aangereikte alternatieven om andere dan milieuredenen niet worden meegenomen (bv. technische beperkingen);

    participatie toe te laten over alternatieven die niet werden opgenomen in de kennisgeving, maar werden aangereikt tijdens de inspraak;

    participanten meer gericht te informeren over de resultaten van de participatie.

    Tip: Bij grote en/of complexe plannen of projecten kan een antwoordnota opgesteld worden om aan

    te geven wat met de inspraakreacties zal gebeuren, geschreven op maat van de participanten. Het

    opstellen ervan zal u moeten doen in samenwerking met de dienst Mer en de MER-cordinator en/of

    MER-deskundigen. Uzelf kan bv. input geven met betrekking tot uitwerking van alternatieven,

    technische input, .. De MER-cordinator en MER-deskundigen kunnen input geven met betrekking

    tot bv. de gebruikte methodologie, modellen, . De dienst Mer kan input geven met betrekking tot

    het proces (bv. procedurele termijnen) en de redenen voor het niet meenemen van inspraakreacties

    (bv. inspraakreacties die in feite bezwaren zijn dewelke pas later in de plan- of projectprocedure

    kunnen ingediend worden, onderzoek van effecten die niet in een milieueffectenrapport thuishoren

    zoals economische effecten, ). Deze antwoordnota wordt best gelijktijdig met de richtlijnen

    gepubliceerd en bevat ook een verwijzing naar de officile richtlijnen. Een meer persoonlijke aanpak

    kan het toelichten van de richtlijnen met een vertaling naar de antwoorden op de inspraakreacties

    tijdens een gesprek of informatiesessie zijn. Indien de inspraakreacties niet duidelijk zijn of niet

    tijdens een voorgaand participatiemoment konden uitgeklaard worden of er tijdens de

    richtlijnenvergadering nieuwe elementen zijn opgedoken, kan het aangewezen zijn om voor de

    publicatie van de richtlijnen toch nog een participatiemoment te organiseren.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 22

    Tip: Bij kleinere of minder complexe plannen of projecten of participatieprocessen waar het volgende

    participatiemoment pas voorzien is vanaf de fase van het ontwerp-MER kunnen de reacties op de

    inspraak ook verwerkt worden in het MER. Voeg daartoe een paragraaf toe aan het MER waar de

    reacties worden samengevat en verwezen wordt naar het hoofdstuk waarin het antwoord op de

    desbetreffende reactie is opgenomen.

    3.5.4 Opmaak ontwerp-MER

    Na de publicatie van de richtlijnen voeren de verschillende MER-deskundigen hun onderzoek. Op dit

    moment gebeurt er dus iets met de input van de participanten. In deze fase voorziet de wetgeving

    geen verplichte participatiemomenten. Feedback op inspraak draagt echter bij tot

    procestevredenheid. Het nut van bijkomende participatiemomenten is voornamelijk afhankelijk

    van de complexiteit van het plan of project, de inspraakreacties en de verwachte doorlooptijd.

    De opmaak van een MER duurt soms lang waardoor voor de buitenwereld de indruk kan ontstaan

    dat het plan of project stil ligt. Het is daarom van belang om in deze fase te blijven communiceren

    over de inhoud en voortgang van het MER. De communicatie heeft verder als doel om dit technische

    dossier begrijpelijk te maken en te vermijden dat stakeholders afhaken. Indien het MER binnen een

    redelijke termijn kan worden afgerond (totale procedure duurt 1 1,5 jaar), zijn bijkomende

    participatiemomenten tijdens de opmaak van het ontwerp-MER minder nodig.

    Bijkomende participatiemomenten tijdens de opmaak van het ontwerp-MER kunnen wel nuttig zijn

    wanneer veel verschillende deelonderzoeken gevoerd moeten worden en/of wanneer de effecten

    Milieueffectenrapportage in Walloni

    In Walloni voorziet de m.e.r.-procedure een publieke informatievergadering aan het begin van

    het proces. Tijdens deze vergadering stelt de initiatiefnemer zijn project voor en kan het publiek

    vragen stellen over het project en het te voeren milieuonderzoek. Ze kunnen zowel (mondeling)

    tijdens als (schriftelijk) tot 14 dagen na de vergadering voorstellen voor het onderzoeken van

    alternatieven, effecten, enz. aanleveren. Het verslag van deze informatievergadering en de

    binnengekomen opmerkingen worden opgenomen in het MER. Vaak wordt dan aan het MER een

    paragraaf toegevoegd waarin aangegeven wordt in welk hoofdstuk de desbetreffende

    inspraakreactie wordt behandeld.

    Plan-MER Oosterweelverbinding

    De Oosterweelverbinding betreft de noordelijke sluiting van de ring (R1) rond Antwerpen en

    heeft reeds een lange voorgeschiedenis. Na veel studiewerk (inclusief de opmaak van een plan-

    en project-MER) werd een gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan opgemaakt en een

    stedenbouwkundige vergunning aangevraagd voor een trac dat onder meer het Lange Wapper-

    viaduct omvat. Het Lange Wapper-gedeelte werd echter gecontesteerd en in een referendum

    heeft een meerderheid zich tegen dit concept uitgesproken. Er werd daarom een tunnelvariant

    technisch en financieel onderzocht waarna beslist werd om met deze variant verder te gaan.

    Hiervoor moet echter een nieuw gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan en dus bijhorend plan-

    MER worden opgemaakt. Aan dit nieuwe plan-m.e.r.-proces is een uitgebreid participatietraject

    verbonden waarbij men insprekers mee laat denken over de mee te nemen alternatieven.

    In een eerste fase werden n.a.v. de inspraakreacties op de kennisgeving overlegmomenten met

    de insprekers gehouden om de voorgestelde alternatieven helder te stellen ten behoeve van het

    opstellen van de richtlijnen. In bijlage bij deze richtlijnen is een overzichtstabel van de

    inspraakreacties opgenomen waarin aangegeven wordt hoe de dienst Mer met de inspraakreactie

    omgaat. De inspraakreacties worden tevens onderverdeeld in 4 categorien: opmerkingen in

    verband met alternatieven, hoe omgaan met exploitatievarianten, reacties met betrekking tot

    milieuthemas, onderzoeksmethode disciplines, enz. en gegevens met betrekking tot de

    deelgebieden.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 23

    trapsgewijs worden beoordeeld waarbij na elke ronde alternatieven kunnen afvallen. Communiceer

    wat de tussentijdse resultaten zijn en op welke manier verder gegaan wordt en waarom. Waar

    mogelijk kan u ook de stakeholders mee laten denken over keuzes die gemaakt moeten worden

    (bv. aan welke discipline de voorkeur gegeven wordt).

    Tip: Laat de betrokkenen de tussentijdse conclusies ook bekrachtigen om te vermijden dat hier later

    op teruggekomen wordt. Een officile bekrachtiging zal niet steeds mogelijk zijn, maar tussentijdse

    conclusies kan u op zn minst neerschrijven in een verslag dat aan alle participanten wordt

    rondgestuurd.

    Tip: Soms kan het ook nuttig zijn om niet-haalbare alternatieven mee te beschrijven in het MER om

    op deze manier aannemelijk te maken dat ze redelijkerwijze niet haalbaar zijn.

    Op het einde van deze fase vindt een ontwerptekstvergadering plaats. Deze vergadering is niet

    wettelijk verplicht, maar het is gangbare praktijk dat deze door de dienst Mer wordt georganiseerd.

    Indien nodig worden trouwens meerdere ontwerptekstvergaderingen georganiseerd. Op deze

    vergadering worden buiten de initiatiefnemer en de MER-deskundigen ook alle instanties

    uitgenodigd die reageerden op de kennisgeving. Op deze vergadering kunnen opmerkingen gegeven

    Plan-MER Oosterweelverbinding

    In het nieuwe plan-m.e.r.-proces voor de Oosterweelverbinding werd door de dienst Mer in de

    richtlijnen een trechtering van de alternatieven voorgesteld, met name een toets op

    kansrijkheid. Het doel is een eerste beoordeling van de alternatieven uit te voeren aan de hand

    van een beperkt aantal onderscheidende criteria. Alternatieven die in deze fase voor meerdere

    criteria significant negatiever beoordeeld worden dan het gemiddelde en daardoor niet als

    kansrijke alternatieven kunnen beschouwd worden, zullen niet verder in detail worden

    onderzocht in het vervolg van het plan-MER.

    Het resultaat van deze toets op kansrijkheid (rapport trechtering alternatieven) werd na

    bespreking met de adviesinstanties en voorlegging aan de insprekers van de alternatieven

    geformaliseerd in aanvullende bijzondere richtlijnen, die gepubliceerd werden op de website van

    de dienst Mer.

    Expertenpanel plan-MER ontwikkeling intergetijdengebied in de Hedwige- en Prosperpolder

    Dit plan-MER behandelt de inrichting van een intergetijdengebied in de Hertogin Hedwigepolder

    en het noordelijk gedeelte van de Hertog Prosperpolder door middel van een landwaartse

    dijkverlegging van de Scheldedijk. Dit gebied ligt op de grens tussen de provincies Oost-

    Vlaanderen (Belgi) en Zeeland (Nederland). Het project kadert binnen de pijler natuurlijkheid

    van de Langetermijnvisie Schelde-estuarium 2030 en heeft tot doel bij te dragen tot het

    realiseren van instandhoudingsdoelstellingen die zowel de Nederlandse als Vlaamse

    natuurbelangen in het Schelde-estuarium (het realiseren van een gezond en dynamisch estuarien

    ecosysteem) dienen. Voor dit project is er reeds verschillende jaren protest vanuit Nederland. Het

    m.e.r.-proces is reeds afgerond in Vlaanderen, maar nog niet in Nederland. In 2013 werd een

    actualisatie van het bestaande MER opgestart.

    De effectenbeoordeling in het MER baseert zich onder meer op uitgevoerde modelberekeningen.

    In het kader van de actualisatie van het MER is het dan ook belangrijk om na te gaan in hoeverre

    de resultaten van deze modelberekeningen kunnen gehandhaafd worden. Concreet stelt de vraag

    zich of er recentere modellen zijn die de in het MER opgesomde leemten in de kennis kunnen

    wegnemen of verkleinen n tot andere conclusies zouden kunnen leiden inzake de afweging van

    de onderzochte alternatieven en de conclusies met betrekking tot het meest milieuvriendelijke

    alternatief. Hiervoor werd een specialistensessie georganiseerd waarin de verschillende experten

    in kleine groepen konden discussiren en waarna de conclusies plenair werden teruggekoppeld.

    Van deze specialistensessie werd een verslag opgemaakt dat door de aanwezigen werd

    goedgekeurd.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 24

    worden op de ontwerptekst van het MER of verduidelijkingen worden gevraagd. Er wordt getoetst of

    het MER werd opgemaakt zoals beschreven in de kennisgeving en de richtlijnen. Het betreft dus in

    feite tegelijk een terugkoppeling van de resultaten van de eerdere participatie en een eigenlijk

    participatiemoment waarop nog input kan worden gegeven. Gezien dit een vrij technische

    vergadering is, is het niet aangewezen deze open te stellen naar een breder publiek. Indien u deze

    stakeholders toch wilt betrekken, is het beter een apart participatiemoment te organiseren.

    De dienst Mer biedt ook de mogelijkheid om de kennisgeving en het ontwerp-MER te bundelen in

    n document dat dan ter inzage wordt gelegd zoals de gewone kennisgeving. Dit gebeurt

    voornamelijk voor eenvoudige plannen of projecten waarbij weinig opmerkingen verwacht worden.

    Doorgaans zal deze procedure dan ook niet gebruikt worden bij plannen of projecten waarbij een

    breder participatietraject nuttig kan zijn. Het is evenwel goed om weten dat ze bestaat, want ze

    biedt u de mogelijkheid verschillende participatiemomenten te bundelen. Het gebruik van deze

    procedure moet echter plan per plan of project per project afgewogen worden. U vraagt best advies

    aan de dienst Mer indien u deze procedure overweegt.

    3.5.5 Opmaak definitief MER

    Na de ontwerptekstvergadering(en) wordt het ontwerp-MER aangepast door de MER-deskundigen

    tot het definitief MER. Het organiseren van een participatiemoment in deze fase is minder nuttig. In

    feite brengt het inlassen van een echt participatiemoment tijdens deze fase met zich mee dat

    teruggegaan wordt naar de fase van het ontwerp-MER, want men biedt nog de mogelijkheid om

    opmerkingen te formuleren.

    3.5.6 Goedkeuring MER

    Na goedkeuring van het MER dient dit verplicht in openbaar onderzoek te gaan. Meestal gebeurt dit

    gekoppeld aan het openbaar onderzoek in het kader van de verdere procedure, bv. voor een

    ruimtelijk uitvoeringsplan of een vergunning. Gezien het MER reeds goedgekeurd is, is er in feite

    geen participatie meer mogelijk over het MER. Wel kan u van dit moment gebruik maken om de

    resultaten van de participatie tijdens het m.e.r.-proces terug te koppelen. Het is tevens van belang

    dat u participatie volhoudt tijdens de verdere procedure en uw stakeholders betrokken houdt tot en

    met de eigenlijke realisatie van uw plan of project. Het participatieproces verschuift naar keuzes

    maken, verantwoording afleggen, informatievoorziening en oordeelsvorming over het plan of

    project.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 25

    3.5.7 Samenvattend schema

    Inspraak / adviezen

    Participatie over inspraak

    - richtlijnen vergadering

    - feedback over aanpak inspraak

    Participatie over onderzoek

    - feedback

    - tussentijdse conclusies

    - ontwerptekstbespreking(en)

    Participatie verdere procedure

    - openbaar onderzoek MER

    - feedback

    - keuzes/verantwoording

    Evaluatie participatie

    Terinzagelegging kennisgeving

    Opmaak richtlijnen

    Opmaak MER

    Goedkeuring MER

    Verdere procedure

    Participatietraject opstellen

    - doel

    - procedure en mijlpalen

    - participatievragen

    - doelgroepen (stakeholderanalyse)

    - participatievormen

    - resultaten en verankering

    - communicatie

    - afbakening & randvoorwaarden

    - organisatie

    Opmaak kennisgeving

    - plan/projectomschrijving + motivatie

    - besluitvormingsprocedure

    - gegevens voorgaande rapportages

    - reikwijdte & detailleringsniveau MER

    - methodologie MER-onderzoek

    - beschrijving alternatieven

    - juridische & beleidsmatige randvoorwaarden

    Participatie over plan / project

    Onderzoek participatie

    Liep er reeds een participatietraject vooraleer met de m.e.r. procedure gestart werd ?

    Volhouden tijdens het

    m.e.r.-proces

    JA NEEN

    Minstens 1 vraag

    NEEN

    Uitgebreider participatietraject is

    zinvol

    Participatie beperken tot wat

    wettelijk verplicht is

    JA

    Dient een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-proces opgestart

    te worden ?

    a. Heeft het plan of project een impact op belanghebbenden ?

    b. Is er ruimte voor afwegingen of bijstellingen van het plan of project ?

    c. Bent u bereid zich open te stellen voor externe inbreng ?

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 26

    3.6 Keuze van de participatievorm

    De keuze van de participatievorm maakt u wanneer het (de) participatiedoel(en), de

    participatievragen en de doelgroep(en) duidelijk zijn. Hierbij doorloopt u volgende stappen:

    1) Zoek uit welke participatievorm(en) het beste passen bij het (de) door u geformuleerde participatiedoel(en)

    bv. inhoudelijke verrijking door middel van ontwerpsessies, meedenkbijeenkomsten,

    ideenbus en prioriteren en keuzes maken door middel van enqutes, consensusgroepen,

    burgerjurys, .

    2) Check wat voor soort vragen u stelt

    bv. brainstormsessies voor open vragen (i.f.v. het vergaren van informatie, meedenken over

    plan of project, )

    3) Ga na of de participatievorm past bij de doelgroep

    Van belang zijn de middelen die een doelgroep ter beschikking heeft (bv. tijd om deel te

    nemen aan participatiemomenten) en de grootte van de doelgroep (bv. participatievormen

    op het internet voor grote groepen, burgerpanel voor een kleine groep).

    4) Het gewenste participatieresultaat

    Kwantitatief onderzoek is nodig indien u cijfers wenst over bv. voor- en tegenstanders van

    uw plan of project. Kwalitatief onderzoek is nodig wanneer u een beeld wil krijgen van

    wensen, ervaringen, belangen, meningen en behoeften.

    5) Tijd, capaciteit en budget

    Voldoende tijd, capaciteit en budget zijn essentieel voor een geslaagd participatietraject.

    Hier kan echter creatief mee worden omgegaan door bv. verschillende

    participatiemomenten en vragen aan elkaar te koppelen.

    In Bijlage 1 vindt u een samenvattende tabel van verschillende participatievormen met aanduiding

    voor welke doelstelling de desbetreffende participatievorm geschikt is, de grootte van de doelgroep,

    een indicatie van de kostprijs en de mogelijkheden voor het gebruik van de techniek in het m.e.r.-

    proces.

    Tip: informatievergadering/hoorzitting versus informatiemarkt

    Een informatievergadering is een bijeenkomst waar burgers informatie krijgen. De aanwezigen

    krijgen de kans om in het openbaar vragen te stellen en eventueel bijkomende opmerkingen te

    formuleren. Vaak leidt dit ertoe dat de discussie gedomineerd wordt door enkelen. Om de nadelen

    van deze techniek te ondervangen, moet u ervoor zorgen dat de gesprekken goed begeleid worden.

    Dan zijn veel meer mensen in staat om een effectieve discussie te voeren. U kan ook in plaats van een

    informatievergadering een informatiemarkt organiseren. Tijdens zon informatiemarkt kan het

    publiek zich informeren via geschreven informatie (infopanelen) en kan eventueel nog aanvullend op

    bepaalde momenten een presentatie worden gegeven. Op de informatiemarkt zijn ook de

    initiatiefnemer, MER-cordinator en eventueel andere MER-deskundigen en dienst Mer aanwezig

    voor het beantwoorden van vragen. Hierdoor wordt het publiek uiteen getrokken in kleinere groepen,

    waardoor er minder risico is voor dominantie van de discussie door enkelen.

    Als voorbeeld zijn de powerpoint-presentatie over de m.e.r.-procedure en de inspraakmogelijkheden

    van de informatiemarkt voor het plan-MER voor de Oosterweelverbinding opgenomen in Bijlage 2.

    3.7 Evaluatie van de participatie

    De laatste stap in het participatieproces is de evaluatie van de participatie. Deze stap is nodig om te

    leren uit het afgelegde participatietraject om het in volgende participatieprocessen beter of indien

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 27

    nodig anders te doen. Belangrijk is dan ook om de leerpunten vast te leggen en te delen om te

    vermijden dat anderen dezelfde fouten maken en om goede praktijken sneller en beter te

    verspreiden binnen de organisatie.

    De evaluatie peilt best zowel naar de effectiviteit en de efficintie als naar de redenen voor die

    effectiviteit en efficintie of het gebrek daaraan. Mogelijke evaluatievragen zijn:

    Heeft de participatie de beoogde informatie opgeleverd?

    Heeft de participatie de beoogde doelgroep bereikt?

    Heeft de participatie verschil gemaakt?

    o Heeft participatie geleid tot informatie voor of aanpassingen aan het voorgenomen plan/project?

    o Heeft participatie geleid tot een beter plan/project?

    o Heeft de participatie andere belangrijke voordelen gehad?

    Was de participatie effectief? Hebben de participanten het gevoel dat het proces de moeite waard was?

    Was de methode effectief bij het bereiken van de beoogde doelgroepen?

    Welke voor- en nadelen had de gebruikte methode?

    Was het participatieproces adequaat begroot, zowel in tijd als middelen?

    Werd het vooropgestelde tijdschema gehaald? Waarom niet?

    Welke factoren verklaren het succes/falen van de participatie?

    Welke leerpunten kunnen er worden getrokken voor toekomstige consultaties?

    Ook inzake evaluatie geldt het principe van proportionaliteit: bij uitvoerige, dure of moeilijke

    participatieprocessen loont het meer om in detail terug te blikken op het gevoerde proces dan bij

    meer routinematige participatieprocessen. Het is wenselijk om ook de participanten te betrekken

    bij de evaluatie.

    Tip: Bij een goed participatietraject moet men (zelfs kleine) overwinningen kunnen vieren. Pak eens

    uit met een infomarkt of tentoonstelling als er een hoofdstuk is afgesloten. Zo krijgt iedereen de kans

    om te zien wat er gepresteerd wordt. Voor de participanten is dit een moment van ontspanning om

    elkaar te zien en zelf uitleg te verschaffen aan bezoekers.

    Sigmaplan

    In het kader van de opmaak van een participatie- en communicatieplan in 2010 werd voor de

    verschillende projecten die kaderden in het Sigmaplan nagegaan welke communicatieve en/of

    participatieve acties reeds werden ondernomen in het verleden. Een eerste reeks projecten (de

    zogenaamde 2010-projecten of prioritaire projecten) in het licht van de beslissingen van de

    Vlaamse Regering van 22.07.2005 en 28.04.2006 waren op dat moment immers reeds lopende en

    andere projecten dienden nog opgestart te worden. Er gebeurde een evaluatie van de bestaande

    organisatorische structuren, motivatie en interesse van de verschillende actoren in functie van

    het verdere participatietraject. Waar nodig werden aanpassingen voorgesteld. Van de lopende

    projecten werden 3 cases onderzocht (o.a. door middel van gesprekken met actoren),

    voornamelijk om de genomen participatieve acties te inventariseren en eventuele knelpunten

    daarbij in beeld te brengen. Deze worden dan als voorbeeldprojecten gebruikt bij het opstellen

    van andere participatieve acties. In het uiteindelijke participatieplan leidde dit tot een duidelijk

    onderscheid in de aanpak van de participatie voor de reeds lopende en de nieuwe projecten.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 28

    DEEL 2 BIJLAGEN

    BIJLAGE 1 PARTICIPATIEVORMEN

    BIJLAGE 2 PRESENTATIE M.E.R.-PROCEDURE EN INSPRAAKMOGELIJKHEDEN

    VOORBEELD OOSTERWEELVERBINDING

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 29

    Bijlage 1 Participatievormen

    Hieronder vindt u een samenvattende tabel met participatietechnieken met de aanduiding voor

    welke participatiedoelstelling, grootte van de doelgroep, participatieniveau van toepassing is, een

    indicatie van de kostprijs en de mogelijkheden voor het gebruik van de techniek in het m.e.r.-proces.

    Meer informatie omtrent deze technieken kan u terugvinden op de website

    http://soc.kuleuven.be/io/participatie/ned/techniek.htm#informeren. De technieken aangegeven in

    vet worden het meest gebruikt in het kader van m.e.r.-processen.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 30

    Techniek Gebruik bij milieueffectrapportage

    Be

    wu

    stm

    ak

    ing

    Info

    rma

    tie

    ve

    rstr

    ek

    kin

    g

    Op

    va

    ttin

    ge

    n n

    ag

    aa

    n

    Info

    rma

    tie

    ve

    rwe

    rvin

    g

    Kw

    ali

    teit

    sve

    rho

    gin

    g

    Ste

    un

    v

    erw

    erv

    en

    v

    oo

    r

    be

    slis

    sin

    g

    Imp

    lem

    en

    tati

    e b

    ev

    ord

    ere

    n

    Kle

    in

    Ge

    mid

    de

    ld

    Gro

    ot

    Info

    rme

    ren

    Co

    nsu

    lte

    ren

    Ad

    vis

    ere

    n

    Co

    pro

    du

    cere

    n

    Me

    eb

    esl

    isse

    n

    Laa

    g

    Ge

    mid

    de

    ld

    Ho

    og

    Adviescommissie X X X X X X X (Semi-)permanent orgaan dat meestal is samengesteld uit leden van

    maatschappelijke organisaties, vertegenwoordigers van diverse

    overheden en experts. Input vanuit het maatschappelijk middenveld.

    Inrichten voor de beoordeling van conceptdocumenten voor deze in

    procedure gaan: kennisgeving, ontwerp-MER, definitief MER. Ook voor

    het adviseren van tussenstappen (b.v. keuze van alternatieven bij

    trapsgewijze milieueffectbeoordeling).

    Audiovisuele media X X X X X Informeren van het brede publiek via radio of televisie.

    Eerder vergaand voor een MER, maar kan gebruikt worden om, bij grote

    plannen/projecten en in procedures waar dit informatiekanaal reeds

    gebruikt werd, de terinzagelegging van de kennisgeving en het openbaar

    onderzoek van het definitief MER te communiceren.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 31

    Techniek Gebruik bij milieueffectrapportage

    Be

    wu

    stm

    ak

    ing

    Info

    rma

    tie

    ve

    rstr

    ek

    kin

    g

    Op

    va

    ttin

    ge

    n n

    ag

    aa

    n

    Info

    rma

    tie

    ve

    rwe

    rvin

    g

    Kw

    ali

    teit

    sve

    rho

    gin

    g

    Ste

    un

    v

    erw

    erv

    en

    v

    oo

    r

    be

    slis

    sin

    g

    Imp

    lem

    en

    tati

    e b

    ev

    ord

    ere

    n

    Kle

    in

    Ge

    mid

    de

    ld

    Gro

    ot

    Info

    rme

    ren

    Co

    nsu

    lte

    ren

    Ad

    vis

    ere

    n

    Co

    pro

    du

    cere

    n

    Me

    eb

    esl

    isse

    n

    Laa

    g

    Ge

    mid

    de

    ld

    Ho

    og

    Burgerjury X X X X X X X Burgerjury samengesteld uit 12 20 toevallig geselecteerde burgers

    worden eerst genformeerd door experts, waarna zij onderling

    overleggen om tot een beargumenteerde conclusie te komen. De

    initiatiefnemer kan hier enkel na expliciete motivering van afwijken. De

    conclusie is representatief voor de gemiddelde goed genformeerde

    burger.

    Kan gebruikt worden om keuzes te maken tussen alternatieven, b.v. bij

    trapsgewijze milieueffectbeoordeling. Voordeel is dat hier effectief

    burgers bij betrokken worden en niet enkel organisaties die hen

    vertegenwoordigen. Het brede publiek wordt echter pas betrokken bij

    de bekendmaking van de resultaten en de mening van de burgerjury is

    niet noodzakelijk representatief voor de volledige bevolking.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 32

    Techniek Gebruik bij milieueffectrapportage

    Be

    wu

    stm

    ak

    ing

    Info

    rma

    tie

    ve

    rstr

    ek

    kin

    g

    Op

    va

    ttin

    ge

    n n

    ag

    aa

    n

    Info

    rma

    tie

    ve

    rwe

    rvin

    g

    Kw

    ali

    teit

    sve

    rho

    gin

    g

    Ste

    un

    v

    erw

    erv

    en

    v

    oo

    r

    be

    slis

    sin

    g

    Imp

    lem

    en

    tati

    e b

    ev

    ord

    ere

    n

    Kle

    in

    Ge

    mid

    de

    ld

    Gro

    ot

    Info

    rme

    ren

    Co

    nsu

    lte

    ren

    Ad

    vis

    ere

    n

    Co

    pro

    du

    cere

    n

    Me

    eb

    esl

    isse

    n

    Laa

    g

    Ge

    mid

    de

    ld

    Ho

    og

    Burgerpanel

    Internetpanel

    X X X X X X X Hier betreft het een grote groep aselect gekozen burgers (1000 3000

    deelnemers) die zo veel mogelijk representatief is. Zij worden

    geconsulteerd via telefonische of postenqutes of via internet, waarbij

    zij voldoende ruimte krijgen om hun opvattingen, suggesties en

    aanbevelingen te formuleren. Het burgerpanel wordt gedurende een

    langere periode regelmatig geraadpleegd, waardoor ook veranderingen

    van opinies in de tijd kunnen worden nagegaan.

    Gebruik binnen het m.e.r.-proces mogelijk wanneer reeds een

    burgerpanel geraadpleegd werd tijdens het eerdere plan- of

    projectproces. Voornamelijk nuttig bij het maken van keuzes en het

    verwerven van draagvlak hiervoor.

    Charette of Design

    workshop

    X X X X X X X Multidisciplinaire face-to-face workshop waarin deelnemers uit

    verschillende subgroepen van de samenleving in korte tijd consensus

    bereiken. De resultaten worden bekend gemaakt tijdens een openbare

    bijeenkomst. Is gericht op het uitwerken van een concreet actieplan

    dat aansluitend op de Charette-fase gemplementeerd wordt.

    Gebruik binnen het m.e.r.-proces voor het bepalen van een

    (gemeenschappelijke) set alternatieven, de doorwerking van de

    inspraak naar richtlijnen.

  • 2238503030 - Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 33

    Techniek Gebruik bij milieueffectrapportage

    Be

    wu

    stm

    ak

    ing

    Info

    rma

    tie

    ve

    rstr

    ek

    kin

    g

    Op

    va

    ttin

    ge

    n n

    ag

    aa

    n

    Info

    rma

    tie

    ve

    rwe

    rvin

    g

    Kw