HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c...

18
Dienst: Kwaliteit van laboratoria HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019

Transcript of HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c...

Page 1: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

Dienst: Kwaliteit van laboratoria

HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers)

Datum van bijwerking: 14/10/2019

Page 2: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 2/18

INHOUDSTAFEL 1 INLEIDING 3 2 STAALMATERIAAL 3 3 ORGANISATIE VAN EEN ENQUÊTE 3 4 STAALBEHANDELING 4 5 INLOGGEN TOOLKIT 4 6 INGEVEN ADMINISTRATIEVE GEGEVENS 7 7 INVOEREN VAN RESULTATEN 9 8 RAPPORTEN 10

8.1 Standaardrapport 10 8.2 Uitgebreid rapport: Histogram/monster 13 8.3 Uitgebreid rapport: Trend afgelopen jaar 14 8.4 Uitgebreid rapport: Gerelateerd aan niveau laatste jaar 15 8.5 Jaarrapport 16

9 MENU “VOORKEUR 17 10 COMMUNICATIE/ E-MAIL 18

Page 3: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 3/18

1 INLEIDING

Deze brochure bevat de instructies voor deelname en rapportering m.b.t. het EKE-programma HbA1c. Voor dit EKE-programma wordt er deelgenomen in internationaal verband. Hierdoor verloopt het inbrengen en de verwerking van de resultaten anders dan bij de EKE-programma’s beheerd door Sciensano.

2 STAALMATERIAAL

De verse volbloedstalen voor HbA1c worden bij elke enquête verzonden zoals voorzien in de HbA1c kalender beschikbaar op onze website. Het materiaal moet, indien nodig, in de koelkast worden bewaard tot de vrijdag van de week van verzending, de uiterste datum voor analyse van deze stalen.

3 ORGANISATIE VAN EEN ENQUÊTE

Voor de EKE-HbA1c worden bij elke enquête 4 stalen geanalyseerd. In de HbA1c kalender op onze website vindt u verschillende datums per enquête:

- De “ verzenddatum van de stalen” (limietdatum voor verzending van de stalen) - De “ limietdatum voor analyse” (limietdatum voor analyse van de stalen) - De “limietdatum voor het inbrengen van resultaten” in de cueSee website

(Voor de EKE-kalender klikt u links van het scherm onder “NIEUWS” op “EKE-KALENDERS” en vervolgens op “Gedetailleerde EKE-Kalender HbA1c”). Het globaal rapport is beschikbaar op de website via: https://www.wiv-isp.be/ClinBiol/bckb33/index_nl.htm ongeveer een maand na het afsluiten van de enquête. U deelname aan dit programma is effectief wanneer uw inschrijving werd geregistreerd. Tijdens de registratie krijgt u een toegangscode (= labonummer) en een wachtwoord toegewezen. Voor deze toepassing krijgt u een wachtwoord dat uzelf niet kan wijzigen.

Page 4: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 4/18

4 STAALBEHANDELING

Analyseer het vers bloedstaal bij kamertemperatuur, bewaar het in de koelkast tot maximum de vrijdag van de week van verzending als de analyse niet kan worden uitgevoerd bij ontvangst van de verzending.

5 INLOGGEN TOOLKIT

Klik op onze website op “TOOLKIT” dat zich bevindt aan de linkerkant van het scherm onder “EXTERNE KWALITEITS EVALUATIE”. Het onderstaande scherm verschijnt.

Fig. 1 Voer uw labonummer en wachtwoord in, klik vervolgens op de pijl (Fig. 1) om toegang te krijgen tot de aflopende lijst met de domeinen waarvoor u zich hebt geregistreerd en kies « HbA1c » door erop klikken (Fig. 2).

Fig. 2

Page 5: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 5/18

Nadat u op “OK” hebt geklikt (Fig. 3), wordt u doorverwezen naar de pagina van HbA1c waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor de EKE-HbA1c moet inbrengen (Fig. 4)

Fig. 3 De taal voor het scherm/programma kan onderaan het scherm aan de rechterkant worden gekozen.

Fig. 4

Page 6: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 6/18

Na het invoeren van uw gebruikersnaam (= uw labonummer) en wachtwoord en het klikken op “inloggen” krijgen we deze pagina dat verschillend is van laboratorium tot laboratorium in functie van het aantal EKE programma’s waarvoor u zich heeft ingeschreven (Fig. 5). Klik in de laatste rode kader op “inloggen” om toegang te krijgen tot het programma “HbA1c Whole Blood” (Fig. 5).

Fig. 5

Page 7: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 7/18

6 INGEVEN ADMINISTRATIEVE GEGEVENS

We krijgen onderstaand scherm waar u de gegevens van uw laboratorium kan invoeren of wijzigen. Klik op “opslaan” onderaan de pagina om de toegevoegde of gewijzigde informatie op te slaan. Vergeet niet het e-mail adres van de verantwoordelijke van deze enquête door te geven en uw gegevens op te slaan (opslaan)!

Fig. 6 Ga vervolgens naar “methoden” in de menubalk bovenaan het scherm en klik op “toevoegen”.

Fig. 7

Page 8: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 8/18

U kunt één of meer (nieuwe) toestellen toevoegen door onderaan het scherm bij “toevoegen” het aantal gewenste (nieuwe) apparaten in te geven en te klikken op “toevoegen” (Fig. 7). Klik vervolgens op de pijl uiterst rechts in het venster met “Abbott …” om de lijst met de beschikbare apparaten te openen, selecteer het of de gewenste apparaten in de keuzelijst en klik op “opslaan”. Schakel indien nodig het eerder gebruikte toestel uit (Fig. 8). Vergeet niet uw gegevens op te slaan (opslaan)!

Fig. 8 Als het apparaat dat u gebruikt niet voorkomt in de keuzelijst, neemt u contact met ons op zodat we uw ontbrekende gegevens kunnen toevoegen. Wanneer u van methode wijzigt, kan de oude methode niet worden verwijderd met het risico dat resultaten verloren gaan evenals eerdere rapporten. U kan voor deze methode wel de instelling “actief” op “nee” zetten. U kunt een nieuwe methode toevoegen met de knop “toevoegen”. Deze nieuwe methode kan nu worden toegevoegd met de keuzelijst. Zet nu deze nieuwe methode als “actief “ja” en de oude methode als actief “nee”. Op deze manier verschijnen enkel uw geactualiseerde methoden op het scherm bij het inbrengen van de resultaten. U kunt ook een ID toekennen aan een instrument (vb. een locatie), maar dit is niet verplicht.

Page 9: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 9/18

7 INVOEREN VAN RESULTATEN

Klik op “resultaten” in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt.

Fig. 9 Controleer of het geselecteerde actieve monster overeenkomt met het monsternummer waarvoor het resultaat moet worden ingevoerd. Breng uw resultaten in met een punt voor decimalen. We adviseren u om uw resultaat op te slaan voordat u gaat afdrukken (zodat u een afdruk hebt van wat werkelijk werd opgeslagen). Resultaten kunnen worden ingebracht tot de limietdatum (datum/ uur) die op het scherm wordt weergegeven.

Page 10: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 10/18

8 RAPPORTEN

Kies “rapporten” in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt.

Fig. 10 Verschillende rapporten kunnen worden weergegeven:

8.1 Standaardrapport Klik op "standaard" (Fig. 10). Er verschijnt een scherm waarop uw instrument en het meest recente monster staan aangevinkt. Klik op "rapport activeren" (Fig. 11).

Fig. 11

Page 11: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 11/18

Het standaardrapport verschijnt op het scherm (Fig. 12). Er verschijnt een tabel waarin uw waarde wordt vergeleken met de IFCC- en DCCT- doelwaarden, evenals met de gemiddelde waarde gemeten voor alle laboratoria en met de gemeten waarde voor uw instrument. Onder de tabel bevind zich een histogram dat in grijs alle laboratoria toont en in rood de laboratoria die hetzelfde instrument als u gebruiken. De doelwaarden (IFCC) evenals uw waarde, het gemiddelde van alle laboratoria en het gemiddelde voor uw instrument wordt aangegeven met kleine pijlen.

Fig. 12

Page 12: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 12/18

Opmerkingen: Wanneer u een ander dan uw instrument wilt raadplegen, scroll dan door de apparaten in “Instrumenten” en kies het instrument dat u wilt zien. Klik erop en klik vervolgens op "rapport activeren" (Fig. 11). Het volgende scherm verschijnt (Fig. 13).

Fig. 13 Als u de gegevens van een ander monster wilt zien, scroll dan in "monster no." naar het gewenste monsternummer. Klik erop en klik vervolgens op "rapport activeren" (Fig. 14).

Fig. 14

Page 13: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 13/18

8.2 Uitgebreid rapport: Histogram/monster In het standaardrapport wordt uw resultaat vergeleken met het gemiddelde van alle laboratoria. Als u de Belgische deelnemers (Sciensano) als referentiegroep wilt zien, selecteert u als "type rapport" "histogram/monster" en als referentiegroep "Sciensano" en klikt u op "rapport activeren" (Fig. 15).

Fig. 15 Het volgende scherm verschijnt.

Fig. 16

Page 14: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 14/18

8.3 Uitgebreid rapport: Trend afgelopen jaar Wanneer een resultaat te veel afwijkt, rijst altijd de vraag of het een incident is of eerder een structureel probleem. Het trendrapport geeft antwoord op deze vraag. Klik in het menu "rapporten" op "uitgebreid rapport" (Fig. 10). Selecteer als “type rapport” “trend afgelopen jaar" en klik vervolgens op "rapport activeren" (Fig. 19). Er verschijnt een tabel met in chronologische volgorde de laatste 12 resultaten (Fig. 17). In de kolom “afwijking van doelwaarde” ziet u in een oogopslag of er een trend zit in de afwijking. Wanneer u een andere referentiegroep wenst dan kunt u die creëren door te kiezen voor een specifieke referentiegroep en/of instrument (Fig. 18). Kiest u een ander monsternummer dan krijgt u een overzicht van de resultaten van de geanalyseerde stalen van het jaar voorafgaand aan dat monsternummer. Referentie: alle laboratoria

Fig. 17 Referentie: Sciensano

Fig. 18

Page 15: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 15/18

8.4 Uitgebreid rapport: Gerelateerd aan niveau laatste jaar Behalve in de tijd (trend) kan een afwijking ook samen hangen met de concentratie (= niveau) van de analyte. Kies als type rapport "gerelateerd aan niveau laatste jaar”. Klik vervolgens op “rapport activeren” (Fig. 19).

Fig. 19 U krijgt dan een tabel met de laatste 12 resultaten gerangschikt naar oplopende HbA1c-levels (Fig. 20). Ook hier weer de mogelijkheid om te kiezen voor een andere referentiegroep. Uitgebreid rapport

Fig. 20

Page 16: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 16/18

8.5 Jaarrapport Het jaarrapport vat de resultaten samen van een jaarcyclus. Het is op te vragen door te klikken op "jaarrapport" (Fig. 10). U kunt het gewenste jaar kiezen gevolgd door "rapport activeren", met ook hier de keuzemogelijkheid andere instrumenten dan de uwen te bekijken (Fig. 21). Het kan enkele minuten duren voor dit rapport op uw scherm verschijnt (Fig. 23). Jaarrapport

Fig. 21 Door te klikken op “Toelichting Jaarrapport” verschijnt de toelichtingstekst m.b.t. het jaarrapport (Fig. 22).

Fig. 22

Page 17: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 17/18

Jaarrapport

Fig. 23

9 MENU “VOORKEUR

Klik op “voorkeuren” in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt. In dit menu kunnen de voorkeursinstellingen worden vastgelegd. Kies uw taal en zet een punt voor decimalen. De voorkeurseenheid is IFCC mmoL/moL.

Fig. 24

Page 18: HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) · 2019. 10. 14. · HANDLEIDING EKE-HbA1c (instructies voor de deelnemers) Datum van bijwerking: 14/10/2019 . DOC 43/43/N V2

DOC 43/43/N V2 (bijlage 1) p. 18/18

10 COMMUNICATIE/ E-MAIL

Klik op “e-mail” in de menubalk. Het onderstaande scherm verschijnt. Via dit menu kunt u een e-mail rechtstreeks versturen naar de groepsadministrator van Sciensano. Vermeld altijd uw labonummer in alle correspondentie of e-mail (vb. voor wijzigingen, voor het inbrengen van resultaten na de afsluitingsdatum of andere redenen...).

Fig. 25 Andere contactmogelijkheden: Secretariaat: Martine Pannis Tel: 02/642.55.22 E-mail: [email protected] Enquêtecoördinator: Yolande Lenga Tel: 02/642.53.96 E-mail : [email protected]