InhoudsopgaveINLEIDING JONGERENRAAD......................................................................................................... 2

REDEN VAN OPRICHTING...................................................................................................................................2GESCHIEDENIS.....................................................................................................................................................2

DEFINITIE........................................................................................................................................... 2

LIDMAATSCHAP............................................................................................................................... 3INSCHRIJVING.......................................................................................................................................................3VOORWAARDEN...................................................................................................................................................3EVENTUELE CONSEQUENTIES...........................................................................................................................4

KERNTAKEN...................................................................................................................................... 5COMMUNICATIE NAAR DEELNEMERS PROJECT HIER.....................................................................................5COMMUNICATIE NAAR DEELNEMERS PROJECT DAAR....................................................................................5VERLENEN VAN BRUIKBARE TIPS.....................................................................................................................5EVENEMENTEN....................................................................................................................................................5TERUGRAPPORTAGE AAN OFFICE EN BESTUUR.............................................................................................6

MISCONCEPTEN................................................................................................................................ 7

OPBOUW JONGERENRAAD............................................................................................................8DAGELIJKS BESTUUR...........................................................................................................................................8NOODBESTUUR.................................................................................................................................................... 8VERDELING KERNTAKEN....................................................................................................................................8

INTERNE COMMUNICATIE............................................................................................................ 9COMMUNICATIE VAN/NAAR LEDEN.................................................................................................................9JAARAGENDA........................................................................................................................................................9VERGADERINGEN.................................................................................................................................................9

1

Inleiding Jongerenraad

Reden van oprichtingEen aantal jaren geleden kwam, uit de eindevaluaties die de jongeren na de reis invulden, naar voren dat er behoefte was aan een groep jongeren die een link zouden kunnen zijn tussen de jeugd en de organisatie. Er was behoefte aan inbreng vanuit de jongeren zelf, een hands on approach.

De jongerenraad is op 26 september 2012 in het leven geroepen om de afstand tussen “het office” en de meereizende jongeren te verkleinen. In eerste instantie zouden we vier keer per jaar bij elkaar komen, vergaderen en onze input geven over het reilen en zeilen van Global Exploration. Maar het werd meer dan dat, veel meer.

GeschiedenisOndanks dat veel van onze ideeën in ontwikkelingsfases zijn gebleven, heeft het grote publiek van meerdere acties van de jongerenraad mogen genieten. Op iedere officiële Global bijeenkomst stonden wij in onze bordeaux rode polo’s klaar om de weg te wijzen, lokalen te verbouwen of om computers aan de praat te helpen. Er zijn sponsorhandboeken geschreven, tips op Facebook verschenen en de jongerenraad is een heuse internetsensatie met filmpjes als “hoe pak ik een tas in”. Onze grootste triomf werd echter openbaar toen op de after travel experience van 2013, aan het eind van Mervyn’s speech, een grote pluche beer het podium op kwam en begon te twerken. Voor dat twerken verontschuldigen wij ons, voor de Vynnie actie (want zo heette de beer) zeer zeker niet. 30 beertjes hebben wij dagenlang genaaid en in alle stilte onder de groepen verdeeld. Vynnie reisde mee, werd met monumenten op de foto gezet, en dat alles onder de neus van docenten, begeleiders en het office. Op Youtube is het filmpje te zien “Vynnie has landed”

DefinitieDe jongerenraad wil een vraagbaak en klankbord zijn voor de jongeren die meereizen met Global. De jongerenraad zal direct met het office in dialoog gaan en een adviesraad vormen over thema’s die de jongeren aandragen. Ook heeft de jongerenraad een ondersteunende functie van het office tijdens verschillende bijeenkomsten en activiteiten, waarbij wij als vrijwilligers aan de slag gaan. Wat deze punten inhouden zullen we in het verdere document uitwerken.

2

Lidmaatschap

InschrijvingHet is mogelijk om lid te worden van de jongerenraad. Je kunt je aanmelden via een officiële sollicitatie (jongerenraad@global-exploration.nl).

Stuur ons een motivatiebrief waarin je uitlegt waarom je bij de jongerenraad wilt, met welke Global Exploration reis je bent mee geweest en welke ervaring je tijdens deze reis hebt opgedaan.

Vertel kort op welke school je zit/hebt gezeten en welke talenten of competenties je hebt. Deze talenten mogen in de breedste zin van het woord beschreven worden, misschien heb je een vlotte babbel, en kun je goed presenteren. Misschien voetbal je al jaren en ben je dus een echte teamplayer.

VoorwaardenIeder lid van de jongerenraad heeft zich aan bepaalde zaken te houden. Deze zullen hieronder vermeld worden.

- Visitekaartje:Als lid van de jongerenraad maak je onderdeel uit van de Global Exploration organisatie. Dit houdt in dat je enige kennis moet hebben over Global en dat je Global zult vertegenwoordigen. Dat betekend dat je je netjes gedraagt, je vriendelijk opstelt, je best doet om vragen te beantwoorden, maar je ook zo beleefd bent om aan te geven wanneer je iets niet weet. Wij als jongerenraad zijn het visitekaartje van Global, dus gedragen wij ons ook zo.

- Aanwezigheid:Voor veel activiteiten zullen we mensen van de jongerenraad als vrijwilligers nodig hebben. Het bestuur van de jongerenraad of de office zelf zullen proberen zo vroeg mogelijk aan te geven wanneer er weer een activiteit op het programma staat. Als je kunt, geef dit dan door. Als je toezegt aanwezig te zijn tijdens een activiteit, verwachten we ook dat je komt. Mocht er onverhoopt iets tussen komen, meld je dan op tijd af, niet op het laatste moment.

- Afwezigheid:Niet iedereen kan altijd overal aanwezig zijn, dit geldt voor alle leden van de jongerenraad. Graag zouden wij het ruim op tijd willen weten als je voor langere tijd niet actief kunt zijn voor de jongerenraad. Bijvoorbeeld vanwege je school, vakantie, een moeilijke stage, of persoonlijke omstandigheden. Meldt je met zulke zaken af bij het jongerenraad bestuur.

- Stoppen:Mocht je onverhoopt uit de jongerenraad willen stappen, meld dit dan bij het

3

bestuur van de jongerenraad. Het kan zijn dat we naar de reden van stoppen zullen vragen, en zullen vragen naar feedback.

Eventuele ConsequentiesMochten we onverhoopt merken dat iemand zich onprofessioneel opstelt, nooit meehelpt, of zich niet afmeld, dan kunnen er consequenties volgen.Voorbeeld is uitschrijving uit de jongerenraad.Iedereen heeft recht op een waarschuwing en zal zijn/haar situatie mogen uitleggen voor het bestuur. Door middel van stemmen in het voltallige bestuur wordt er een keuze gemaakt over de consequentie.

4

Kerntaken

Communicatie naar deelnemers project hierVoordat de jongerenraad een succes kan worden, is het belangrijk dat we de jongeren weten te bereiken. Hiervoor zullen we een communicatieplan voor moeten opstellen. Bij het opstellen van dit communicatieplan moet er vooral gekeken worden HOE gaan we de jongeren bereiken.

SGE heeft natuurlijk al verschillende kanalen waarmee ze proberen de jongeren en begeleiders proberen te bereiken. Voor de hand liggend is om de SGE Facebook pagina te gebruiken, maar veel jongeren die komend jaar met SGE gaan reizen hebben deze pagina nog niet geliked. Hoe komt dit, maar vooral hoe gaan we er voor zorgen dat ze deze pagina gaan liken.

Communicatie naar deelnemers project daarNa de exchange in 2013 is wederom bewezen hoe leuk het is om in contact te blijven met de jongeren waarvan je het land bezocht hebt. Helaas verliezen de meeste jongeren die op reis zijn geweest het contact met de jongeren daar, terwijl er genoeg mogelijkheden zijn om in contact te blijven met elkaar.

Daarnaast is het voor jongeren die nog op reis gaan met SGE erg leuk om van te voren al in contact te komen met de jongeren in het te bezoeken land. Zij kunnen voor de reis al veel te weten komen over het land en de projecten die ze gaan bezoeken waardoor de clusters beter voorbereid op reis gaan.

Wij zullen moeten kijken wat de beste manieren zijn om jongeren met elkaar in contact te brengen en vooral te houden. Wat hierbij een belangrijke rol kan spelen is een International Youth Council (IYC), maar een Facebook groep opzetten met jongeren uit Nepal en India betekend niet dat er gelijk een IYC bestaat. We zullen moeten kijken hoe we hier invulling aan willen geven.

Verlenen van bruikbare tipsIn 2013 is de Jongerenraad gestart met een tip-project, hiervoor zijn tientallen tips bedacht en deze zijn op Facebook gezet. Dit jaar willen we doorgaan met de tips, dus moeten we gaan kijken welke tips we wanneer weer gaan publiceren en of we de zelfde tips gaan gebruiken of nieuwe tips bedenken. Hiervoor moeten we ook gaan kijken hoeveel zin de tips vorig jaar hebben de jongeren ze überhaupt hebben gelezen. Vorig jaar hebben we dit via Facebook gedaan, is dit de beste optie of zijn er alternatieven zoals de website. (zie kerntaak 1)

EvenementenZoals bekend komen er ieder jaar een drietal grote algemene evenementen langs. “De opening”, “de Ready to Go” en de “Slotmanifestatie”. Tijdens deze

5

evenementen heeft SGE hulp nodig. Wij als jongerenraad ondersteunen deze evenementen.

De ondersteunende taken tijdens zo’n evenement variëren. De meeste taken komen op het volgende neer:Host/Hostess – Iedereen naar de goede plekken begeleiden.Logistiek – Ervoor zorgen dat alles op het juiste tijdstip op de juiste plaats is.Op- en afbouw – Een gegeven moment voor de activiteit en tot alles weer is opgeruimd na de algemene afsluiting.

Als je aangeeft om bij een evenement te willen helpen dan zal er door SGE gecommuniceerd worden waar deze hulp het hardst nodig is.Buiten de normale evenementen vinden er ook nog een aantal evenement plaats die niet jaarlijks terugkeren. Een voorbeeld van zo’n evenement is de “Exchange”. Tijdens de “Exchange” is SGE altijd op zoek naar mensen die onze gasten een slaapplek willen aanbieden of kunnen begeleiden op sommige dagen tijdens hun bezoek.

Terugrapportage aan Office en BestuurDe jongerenraad heeft als een van zijn functies een brug zijn tussen de jongeren en SGE. Doormiddel van Facebook, evenementen en andere contact momenten met de reizende groepen krijgen wij genoeg kans om met de jongeren in gesprek te gaan.

Doel van ons als JR is om opvallende dingen door te rapporteren aan SGE. Het is natuurlijk belangrijk dat er een duidelijke afweging wordt gemaakt tussen persoonlijke dingen die niet noodzakelijk zijn om te vertellen en de zaken die SGE of een clusterleider zeker moet weten.

Als jongerenraad is het dan ook belangrijk een luisterend oor te bieden. Ga in gesprek met jongeren, zij hebben namelijk vaak veel vragen. We zijn er dan niet alleen om antwoord te geven maar fungeren ook als klankbord. Op deze manier kan SGE zijn programma’s en trainingen optimaliseren.

6

MisconceptenVanaf de start van de JR zijn er een aantal misconcepten ontstaan die wij in dit handboek uit de wereld willen helpen. Zo zijn er twee misconcepten die niet perse betrekking hebben op het functioneren van de JR. De eerste van deze twee is het training geven aan groepen. SGE is altijd op zoek naar enthousiaste jongeren die tijdens de masterclass een training willen geven. Dit betekent echter niet dat hier altijd jongeren uit de JR voor gevraagd zullen worden. Wij zijn wel een poule waar uit gekozen kan worden.Het tweede misconcept dat is ontstaan is het begeleiden van groepen op reis. Er wordt namelijk vaker gezegd dat jongeren, als leden van de JR, een groep op reis gaan begeleiden. Dit is echter niet het geval.

7

Opbouw Jongerenraad

Dagelijks bestuurIeder Global Exploration jaar, wat begint en eindigt bij de slotmanifestatie, is er voor Jongerenraad leden de mogelijkheid te solliciteren naar een positie in het dagelijkse bestuur. Dit dagelijkse bestuur van de Jongerenraad bestaat uit minimaal 3, en maximaal 5 leden. Er wordt een oneven aantal geprefereerd boven een even aantal. Het algemene bestuur zal bestaan uit een voorzitter, secretaris en algemene bestuursleden. En heeft als doel de overige leden binnen de raad aan te sturen.

Als je een van deze taken wil vervullen geef je jezelf op door middel van een sollicitatiebrief en deze samen met je CV te sturen naar jongerenraad@gobal-exploration.nl. De sollicitatie procedure voor het volgende jaar begint standaard ÉÉN maand voor aanvang van de slotmanifestatie. In overleg met de sollicitanten en overige leden van de jongerenraad zal het huidige bestuur de taken overdragen aan de nieuwe bestuursleden indien deze geschikt en gemotiveerd zijn bevonden.

Het is mogelijk om meerdere achtereenvolgende jaren binnen dit dagelijks bestuur te functioneren wanneer andere leden het hiermee eens zijn, of als er te weinig nieuwe aanmeldingen binnen zijn gekomen.

NoodbestuurHet noodbestuur, ingesteld op zondag 2 februari 2014, bestaat uit Kevin Scheijen, Frans Holscher, Clara Zijlstra en Whitney van Schyndel. Zij hebben als taak gekregen dit handboek te schrijven. Na het opstellen en accepteren van dit handboek zal het eerste officiële dagelijkse bestuur ingesteld worden voor de rest van het lopende Global jaar. Zodra dit handboek bij de overige Jongerenraad leden terecht komt is de sollicitatie procedure geopend.

Verdeling kerntakenHet dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het verdelen van de kerntaken als eerder geformuleerd.

Ieder lid is verplicht om zich voor minimaal één van de kerntaken in te schrijven, wanneer dit niet het geval is zal een taak worden toegewezen. Wanneer te veel mensen zich op een taak inschrijven zal het bestuur in overleg met de ingeschrevenen bepalen waar herindeling volgt.

8

Interne communicatie

Communicatie van/naar ledenDe interne communicatie van de Jongerenraad is in handen van de Secretaris en Voorzitter van het dagelijks bestuur en zal in overleg met elkaar geschieden via het jongerenraad emailadres van Global Exploration (jongerenraad@global-exploration.nl).

Alle officiële vragen van de leden aan de Jongereraad dienen ook naar dit emailadres gestuurd te worden of dienen via direct contact gesteld te worden. Vragen gesteld via andere wijze; of antwoorden verkregen op andere wijze; kunnen niet als officieel beschouwd worden.

JaaragendaBij aanvang van ieder Global jaar wordt er door het nieuwe bestuur een jaaragenda opgesteld. Hierin worden belangrijke Jongerenraad bijeenkomsten en andere Global data aangegeven. Het is leden ten zeerste aanbevolen om deze data te reserveren in de eigen agenda, zeker wanneer het om specifieke Jongerenraad bijeenkomsten/vergaderingen gaat.

Vergaderingen Er zal een keer per kwartaal een officiële, gezamenlijke, Jongerenraad vergadering georganiseerd worden. Bij voorkeur worden deze georganiseerd in het weekend zodat ook de leden die op afstand wonen aanwezig kunnen zijn.

Agendapunten kunnen vanaf de voorgaande vergadering tot twee weken voor aanvang van de betreffende vergadering ingediend worden bij de Secretaris. Hij/zij zal ervoor zorgen dat alle agenda punten minimaal 10 dagen voor aanvang van de vergadering bij alle leden bekend zijn.

Afmeldingen van leden dienen ook minimaal 10 dagen voor aanvang van de vergadering bekend te zijn gemaakt bij de Secretaris via het officiële emailadres.

9