GOEDE PRAKTIJK 5 / BONNE PRATIQUE 5

Project AVIA « Automatisch Versturen van InschrijvingsAttesten »Samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming, CORVE, KSZ, RKW en RSVZ

LOGO

Doelstelling

LOGO

E-gov project: samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming en federale overheden: KSZ en diensten voor kinderbijslag

Informatie die aanwezig is in databanken bij een overheid (inschrijvingsgegevens bij beleidsdomein onderwijs en vorming) doorgeven aan andere overheden die deze info nodig hebben : kinderbijslag

Samenwerking met diensten kinderbijslag

Doelstelling

LOGO

- Het recht op kinderbijslag blijft behouden tussen 18 en 25 jaar indien het rechtgevende kind studies volgt in een secundaire school, hogeschool of universiteit

- In centrale databank van Vlaams ministerie zijn deze gegevens aanwezig

Elektronisch doorsturen van deze info naar RKW en RSVZ

Samenwerking met diensten kinderbijslag

Doelstelling

LOGO

Samenwerking met diensten kinderbijslag

- WIN WIN voor ouders, leerlingen, scholen, kinderbijslagfondsen

- afschaffen van 160 000 attesten in het hoger onderwijs en 76 000 attesten in het secundair onderwijs- tijdsbesparing voor leerlingen, ouders, scholen en diensten voor kinderbijslag- correcte informatie van het departement onderwijs: flexibiliserering, studiepuntensysteem in het hoger onderwijs

Doelstelling

LOGO

Samenwerking met diensten kinderbijslag

Doelstelling

LOGO

Samenwerking met KSZ:BIS nummers:

- de databanken van het departement onderwijs eenduidig versleutelen- gebruik van officiële nummers voor eenduidige opvolging van leerling- en studentenloopbanen- BIS nummer nodig bij datacommunicatie federale overheden (vb. kinderbijslag)

Methodologie – aanpak

LOGO

Maandelijkse stuurgroep alle betrokken partijen

Status en planningBeheer projectbereikBeheer financiënBeheer interferentie met andere projectenBeheer risico’sOpvolging punten vorige stuurgroep

Methodologie – aanpak

LOGO

Werkvergaderingen

Technische vergaderingen tussen onderwijs/MAGDA/KSZ en RKW/RSVZ:

Logische

systeemspecificaties, afspraken parameters voor toegang tot

webservices KSZ…

Methodologie – aanpak

LOGO

Werkvergaderingen BIS:

controle en bespreking van de afgeleverde werkdocumenten: toepassingsarchitectuur, detailvereisten, gebruikersperspectief, testplan en logische testcases, aanpak gegevensbeheer

S O N D2006

Planning - Attesten +18 jarigenJ F M A M J J A S O N

2007

Bouw – OND XML

Integratie VIP-KSZ (DEV)

Acceptatie met 2 fondsen RKW

Bouw - VIP

Analyse en Ontwerp

Bouw - KSZ

Bouw - RKW

Bouw - RSVZ

Integratie OND-KSZ

Integratie OND naar fondsen RKW

Bouw – Fondsen RKW

Bouw – OND Beheer

IPS

Piloot in Productie

Productie

Bouw - Fondsen RSVZ

Integratie OND naar fondsen RSVZ

Acceptatie met 2 fondsen RSVZ

AIP voor OND deel

J F M A M J J A S O N D2006

Planning – Deel BISnrJ F M

2007

Funct. Analyse

Bouw & T

Bouw - OND

Integr. Testen VIP-KSZ

Acceptatie Testen

IPS

Behoefte Specif.

Bouw - VIP

Det. Vereist

Productie

Use Cases

Gegevens beh.

Test Plan & LTC

Tech. Ontwerp

V T

OND

Bouw & Test

MAGDA

Infrastr.

M

Ontvangen Mutaties

M

M

M

M M

M

Integr. Testen OND-KSZ V T M

M

Resultaten

LOGO

Burgers (leerlingen/studenten en ouders)

- moeten niet meer naar secretariaat school

- moeten geen attesten versturen per post

Beleidsdomein onderwijs en vorming– Van uitreiken van papieren attesten door scholen en

universiteiten naar automatische opvolging van attesteringsdatabank door administratie en elektronische attesten

– Automatische aanmaak van brieven van niet aangesloten sectoren

– Planlastvermindering voor scholen : afschaffen van 250 000 attesten

Resultaten

LOGO

RKW en RSVZ (+ secundaire netwerken)

Geautomatiseerde verwerking van gegevens inzake studerende rechtgevende kinderen i.p.v. manuele verwerking

Voordelen: – vermindering van papieren rompslomp voor de sociaal

verzekerden– uitgebreide elektronische databanken bij elk

kinderbijslagfonds– tijdwinst bij verwerking voor dossierbeheerders– opportuniteit voor een betere en meer uitgebreide

dienstverlening aan de sociaal verzekerden – één centraal aanspreekpunt voor de kinderbijslagfondsen

Positieve en negatieve ervaringen

Positief:- goede samenwerking tussen de samenwerkende partijen- project werd tijdig opgeleverd- flexibiliteit en bijsturing voortdurend bespreekbaar- open communicatie

Negatief:-een nog betere analyse voor de start van het project maken

LOGO

Tips - maak een goede functionele analyse vooraf

- creëer voldoende draagvlak voor het project binnen uw organisatie

- integreer e gov projecten in de organisatie: niet boven de rest

- volg het project regelmatig op, met afgesproken agendapunten

LOGO

Tips

- analyseer de effecten op de processen en op de werking van het personeel

- communiceer open

- blijf positief

- de weg is lang – kijk naar wat reeds gerealiseerd is

- de projectleider moet knelpunten naar voor brengen en knopen doorhakken

LOGO

Contactpersonen

lieve.vanleuven@ond.vlaanderen.be

lieven.raes@bz.vlaanderen.be

Mark.demol@ksz-bcss.fgov.be

Johan.buyck@rkw-onafts.fgov.be

Anne.cools@rsvz-inasti.fgov.be

LOGO