Gezamenlijk verduurzamen van maatschappelijk vastgoed in ... te Luke Het... · Een voorbeeld van...
Transcript of Gezamenlijk verduurzamen van maatschappelijk vastgoed in ... te Luke Het... · Een voorbeeld van...
1
Gezamenlijk verduurzamen van
maatschappelijk vastgoed in Almelo
Met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze
invulling geven aan de verduurzamingsopgave
Anne te Luke
26 april 2016
Versie 6
Titelblad
Titel: Gezamenlijk verduurzamen van
maatschappelijk vastgoed in Almelo
Ondertitel: Met potentiële opdrachtnemers op
innovatieve wijze invulling geven aan
de verduurzamingsopgave
Auteur: Mevrouw A. te Luke
Opdrachtgevende organisatie: Gemeente Almelo
Gegevens: Haven Zuidzijde 30
7607 EW Almelo
Tel. 0546-541111
Bedrijfsbegeleider: De heer drs. D. Prins
Opleidende organisatie: Saxion Hogeschool
Opleiding: Bouwtechnische Bedrijfskunde
Gegevens: M.H. Tromplaan 28
7513 AB Enschede
Schoolbegeleider: De heer C.J.G. Huijbers
In samenwerking met: Stichting Pioneering
Gegevens: Hengelosestraat 500
7521 PA Enschede
Contactpersonen: De heer G. Samelink en
de heer G. Stern
Plaats, jaar: Almelo, 2016
Versie: 6
III
Voorwoord
Voor u ligt het rapport betreffende het onderzoek dat ik heb uitgevoerd bij
gemeente Almelo. Tot stand gekomen in samenwerking met stichting Pioneering.
Het rapport is geschreven in het kader van de opleiding Bouwtechnische
Bedrijfskunde, Saxion Hogeschool te Enschede.
Ik vond het een leuke uitdaging om dit rapport te schrijven. Met veel plezier heb ik
meegelopen bij het selecteren van opdrachtnemers voor de pilotpanden. Ik heb
tijdens mijn aanwezigheid met verschillende potentiële opdrachtnemers een
vraaggesprek mogen voeren. Mijn bevindingen zijn nader uitgewerkt in het
reflectieverslag, welke terug is te vinden in bijlage 1.
Graag bedank ik mijn collega's van team Vastgoed voor de bijdrage aan de
totstandkoming van dit rapport. Een speciaal woord van dank voor de heer D. Prins
voor de dagelijkse begeleiding tijdens het schrijven dan het onderzoeksrapport en
de heer C.J.G. Huijbers voor de begeleiding en zijn feedback tijdens de afgelopen
periode.
Almelo, 26 april 2016
Anne te Luke
Inhoudsopgave
Titelblad ................................................................................................................................................ 2
Voorwoord ........................................................................................................................................... III
Samenvatting ....................................................................................................................................... 3
1. Inleiding ........................................................................................................................................ 5
1.1. Situatieschets ............................................................................................................................. 5
1.2. Probleemstelling ........................................................................................................................ 6
1.3. Aanleiding ................................................................................................................................... 6
1.4. Doelstelling ................................................................................................................................. 7
1.5. Onderzoeksvraag ...................................................................................................................... 7
1.6. Deelvragen .................................................................................................................................. 7
1.7. Onderzoeksontwerp ................................................................................................................. 8
1.8. Structuurbeschrijving ............................................................................................................... 8
2. Theoretisch kader ......................................................................................................................... 9
2.1. Procesinnovaties ........................................................................................................................ 9
2.2. Innovatief inkopen .................................................................................................................. 11
2.3. Wet- en regelgeving ............................................................................................................... 13
3. Procesplan ..................................................................................................................................... 16
3.1. Meest geschikte procedure na analyse ............................................................................ 16
3.2. Concurrentiegerichte dialoogprocedure .......................................................................... 18
3.3. Identificeren valkuilen en risico’s ...................................................................................... 19
3.4. Samenstelling procesplan ..................................................................................................... 20
4. Praktijkcasus ................................................................................................................................ 28
4.1. Pilotpanden ............................................................................................................................... 28
4.2. Dialoogsessie ........................................................................................................................... 29
4.3. Vraaggesprekken .................................................................................................................... 30
4.4. Selectie uitvraag ...................................................................................................................... 33
4.5. Projectvisies .............................................................................................................................. 34
4.6. Definitieve uitvraag ................................................................................................................ 36
4.7. Projectteam ............................................................................................................................... 36
4.8. Optimaliseren procesplan .................................................................................................... 37
5. Conclusie ....................................................................................................................................... 39
6. Aanbevelingen ............................................................................................................................. 41
Bibliografie ......................................................................................................................................... 44
Samenvatting
Gemeente Almelo wil een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden
en meerjarig beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed. Dit onderzoek richt
zich op het vormgeven van het procesplan om ondersteund door het procesplan in
de behoeften van gemeente Almelo te voorzien. Het procesplan biedt een werkwijze
om gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling te
geven aan een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden en
meerjarig beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente Almelo.
Om het procesplan gestalte te geven is gebruik gemaakt van de
concurrentiegerichte dialoogprocedure. Uit onderzoek blijkt dat de procedure het
meest geschikt is om de reden dat een andere manier van uitvragen wordt
toegepast. Met de uitvraag geeft de opdrachtgever ruimte aan potentiële
opdrachtnemers voor het invullen van een oplossing. Daarbij horende voert de
opdrachtgever een dialoog met potentiële opdrachtnemers. Gedurende de dialoog
wordt door interactie een optimale en integrale oplossing gecreëerd. Het procesplan
biedt een praktische handleiding met behulp van de onderdelen specificeren,
selecteren en contracteren.
Tijdens het specificeren wordt, door onder andere de projectomschrijving,
projectdoelstelling en risicoanalyse, inzicht verkregen in het project. In de
specificatie worden de eisen en wensen van de opdrachtgever in functionele termen
beschreven om hiermee een grote oplossingsvrijheid aan de potentiële
opdrachtnemers te bieden. De specificatie en de bijbehorende projectdocumenten
geven potentiële opdrachtnemers de benodigde informatie om een creatieve
oplossing aan te bieden en een projectvisie samen te stellen.
De selectieprocedure wordt gestart nadat de geïnteresseerde potentiële
opdrachtnemers zich hebben aangemeld om deel te nemen aan de procedure. Met
behulp van geschiktheidseisen wordt een voorselectie gemaakt van potentiële
opdrachtnemers. Een voorbeeld van een geschiktheidseis is de eis om de technische
bekwaamheid binnen de organisatie te bewijzen. Waarna met behulp van
selectiecriteria een vooraf bepaald aantal potentiële opdrachtnemers worden
uitgenodigd voor het inleveren van een projectvisie. Op basis van de beoordeling
van de projectvisies vindt selectie plaats. Daaropvolgend worden potentiële
opdrachtnemers ofwel consortia uitgenodigd deel te nemen aan een dialoog. De
dialoog leidt tot een meer gedetailleerde invulling van de specificatie en een nadere
invulling van door de opdrachtgever geformuleerde eisen en wensen. De dialoog
wordt voortgezet totdat een integrale oplossing is verkregen om in de behoeften
van de opdrachtgever te voorzien. Aansluitend verzoekt de opdrachtgever de
potentiële opdrachtnemers om een projectplan in te dienen. De gunning vindt plaats
op basis van ‘Economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). De projectplannen
worden op basis van EMVI-criteria beoordeeld door de beoordelingscommissie.
Gebaseerd op de beoordeling wordt het project aan één consortium toegewezen en
een intentieovereenkomst getekend.
Het onderdeel contracteren richt zich op het nader optimaliseren van het
projectplan en de opdrachtverstrekking. Het projectplan wordt geconcretiseerd door
het projectteam tot bruikbare werkdocumentatie. Tevens stelt het projectteam de
DBFM(O)-overeenkomst op, waarin alle gemaakte afspraken worden vastgelegd.
Daaropvolgend wordt de DBFM(O)-overeenkomst ondertekend en gestart met de
uitvoering van het project.
De conclusie van het onderzoek is dat het procesplan drie essentiële stappen dient
te omvatten. De stappen specificeren, selecteren en contracteren worden
vormgegeven door de geselecteerde concurrentiegerichte dialoog. Deze procedure
biedt een uitgangspunt welke naderhand van verkregen informatie gedurende het
onderzoek is verfijnd, aangescherpt en gecorrigeerd. Het procesplan is uitgewerkt
tot een innovatieve werkwijze om in de behoeften van gemeente Almelo te voorzien.
Door gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers invulling te geven aan een
integrale oplossing, gebruikmakend van een functionele specificatie.
Aanbevolen wordt de bedreigingen gedurende het toepassen van het procesplan
reduceren of zelfs te elimineren. Hiervoor zijn diverse aanbevelingen opgesteld,
betreffende onder andere de inrichting van de functionele specificatie,
dialooggesprekken en contract. De aanbevelingen genereren dat het innovatieve
procesplan vloeiend wordt doorlopen.
1. Inleiding
In dit hoofdstuk wordt verantwoording gegeven aan de inhoud van het onderzoek.
Tevens wordt het probleem beschreven waarvoor in dit onderzoek wordt gezocht
naar een oplossing. Om in het volgende hoofdstuk gericht op zoek te kunnen naar
relevantie theorieën om invulling te geven aan de oplossing van het probleem.
1.1. Situatieschets
Het onderzoek is uitgevoerd binnen team Vastgoed en Exploitatie onderdeel van de
sector Stad en Economie in gemeente Almelo. Team Vastgoed en Exploitatie voert
alle taken uit die te maken hebben met grondexploitaties, vastgoed en
accommodaties. Het team telt 45 medewerkers, die verschillende functies
uitoefenen zoals: concern projectleider, senior adviseur, senior planeconoom,
administrateur planeconomie, accountmanager, juridische beleidsmedewerker,
binnen medewerker vastgoed, technische medewerker beheer en onderhoud
gebouwen en stagiaire.
Het beleid van team Vastgoed is naast het uitvoeren van regulier onderhoud voor
het waarborgen van de economische waarde, ook verduurzamingsplannen te
bewerkstelligen om de gebouwkwaliteit van het maatschappelijk vastgoed te
verbeteren. Het team is verantwoordelijk voor de portefeuille van circa 150 panden,
bestaande uit onder andere gymlokalen, wijkcentra, parkeergarages,
bijeenkomstgebouwen, logiesgebouwen, kantoorpanden, onderwijsgebouwen,
sportaccommodaties, zwembaden en bedrijfsgebouwen.
Gemeente Almelo, team Vastgoed, heeft besloten haar maatschappelijk vastgoed te
verduurzamen, om vooruitlopend de door de Europese Unie opgestelde klimaat- en
energiedoelstellingen voor 2020 te behalen. De Europese Unie heeft een plan
opgesteld met afspraken voor het creëren van werkgelegenheid en voor het
aanpakken van maatschappelijke en economische uitdagingen. De binnen het plan
beschreven klimaat- en energiedoelstellingen, afgebeeld in tabel 1.1, vormen de
verduurzamingsopgave. Geleid door de geconstrueerde business case en de nota
‘Investeringsvoorstel verduurzamen maatschappelijk vastgoed’ is besloten
uitvoering te geven aan de verduurzamingsopgave (Visscher, Prins, & Agus, 2014).
6
Klimaat- en energiedoelstellingen voor 2020
Minimaal 20% minder uitstoot van broeikasgassen dan in 1990
20% van de energie komt uit duurzame energiebronnen, zoals
windenergie, zonne-energie, bio-energie en aardwarmte
20 % minder energieverspilling
Tabel 1.1. Europese doelstellingen (Rijksoverheid).
1.2. Probleemstelling
Gemeente Almelo heeft tot doel de verduurzamingsopgave te realiseren, maar heeft
nog geen concrete oplossing om in haar behoefte naar een integrale oplossing te
voorzien. Uit vooronderzoek blijkt dat vaste ketenpartners van gemeente Almelo
geen bewezen integrale oplossing hebben om de verduurzamingsopgave in te
vullen. Vaste ketenpartners geven aan dat de vraag naar een integrale oplossing
voor het verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren van maatschappelijk
vastgoed niet eerder aan hen is gesteld. Dit heeft gemeente Almelo doen besluiten
om gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op zoek te gaan naar een
innovatieve en integrale oplossing om deze opgave in te vullen.
1.3. Aanleiding
Gemeente Almelo wil een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden
en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente
Almelo. Gezamenlijk met aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven uit
regionale gemeenten wil gemeente Almelo op innovatieve wijze invulling geven aan
de verduurzamingsopgave.
Diverse beweegredenen om uitvoering te geven aan het integraal verduurzamen,
onderhouden en meerjarig beheren van het maatschappelijk vastgoed zijn,
gemeente Almelo wil:
1. Fungeren als voorbeeldfunctie;
2. Kostenreductie op energie, onderhoud en beheer;
3. Aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven kennis laten opdoen in een
vernieuwde wijze van uitvragen;
4. Samenwerking in de regio bevorderen.
7
1.4. Doelstelling
Het rapport geeft inzicht en advies op welke wijze gemeente Almelo gezamenlijk
met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling kan geven aan de
verduurzamingsopgave. Het procesplan toont een innovatieve procedure om te
komen tot een integrale oplossing voor het verduurzamen, het onderhouden en
meerjarig beheren, gedurende een periode van tenminste 10 jaar, van het bestaand
maatschappelijk vastgoed in gemeente Almelo.
1.5. Onderzoeksvraag
Om een duidelijk kader te creëren voor het onderzoek is de volgende hoofdvraag
leidend. ‘Welke stappen dient het procesplan te omvatten om op innovatieve wijze
invulling te geven voor het integraal verduurzamen, onderhouden en meerjarig
beheren van de 2 pilotpanden en daaropvolgend 39 panden in gemeente Almelo?’
1.6. Deelvragen
De hoofdvraag is onderverdeeld in de onderstaande deelvragen. De deelvragen
worden in de kern van het onderzoeksrapport beantwoord.
1. Welke integrale oplossingsrichtingen biedt de theorie om op innovatieve wijze
invulling te geven aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en
meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed?
1.1. Welke oplossingsrichtingen biedt de theorie omtrent procesinnovaties?
1.2. Waar dient rekening mee gehouden worden gedurende innovatiegericht
inkopen?
1.3. Welke keuzemogelijkheden biedt de theorie omtrent inkoopprocedures?
1.4. Welk resultaat levert het literatuuronderzoek op?
2. Op welke wijze kan gemeente Almelo gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers
op innovatieve wijze invulling geven aan het verduurzamen en aansluitend het
onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed?
2.1. Wat is de meest geschikte inkoopprocedure na analyse?
2.2. Wat zegt de theorie over de meest geschikte inkoopprocedure?
2.3. Wat zeggen ervaringsdeskundigen over de valkuilen en risico’s van de
inkoopprocedure?
2.4. Op welke wijze kan het procesplan worden vormgegeven?
8
3. Op welke wijze worden de mogelijkheden verkent van het
gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling geven
aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en meerjarig beheren van
het bestaand maatschappelijk vastgoed?
3.1. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers tijdens de
dialoogsessies?
3.2. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers tijdens
een vraaggesprek?
3.3. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers geleid
door de selectie uitvraag?
3.4. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers geleid
door de definitieve uitvraag?
3.5. Op welke wijze kunnen de aangeboden oplossingsrichtingen worden
geoptimaliseerd tot een integraal projectplan?
1.7. Onderzoeksontwerp
Gebaseerd op de data bijeengebracht middels deskresearch, fieldresearch en
literatuuronderzoek is de kwalitatieve open onderzoeksvraag in het
onderzoeksrapport beantwoord. Met gebruikmaking van explorerend onderzoek is
het procesplan ontwikkeld en geformuleerd (Baarda, et al., 2012).
1.8. Structuurbeschrijving
Het rapport is globaal verdeeld in vijf onderdelen. Hierbij geeft hoofdstuk 2 als
eerste inzicht in de data verkregen middels literatuuronderzoek. Het theoretisch
kader richt zich op het inkoopproces omtrent innovaties en procedures.
Daaropvolgend geeft hoofdstuk 3 invulling aan het procesplan, welke in de bijlage is
opgenomen. Het procesplan wordt vormgegeven door gebruik te maken van de
meest geschikte procedure na analyse. Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de
praktijkcasus, die de mogelijkheden verkent van het gezamenlijk met potentiële
opdrachtnemers op innovatieve wijze invullen van de verduurzamingsopgave.
Tevens wordt de data verkregen middels de praktijkcasus gebruikt om het
procesplan te verfijnen, aanscherpen en corrigeren. Het onderzoeksrapport sluit af
met in hoofdstuk 5 de conclusies en in hoofdstuk 6 de aanbevelingen.
9
2. Theoretisch kader
In het vorige hoofdstuk is het onderzoek afgebakend en de inhoud van het rapport
geformuleerd. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de relevante theorieën binnen het
onderzoek. Gebruikmakend van de theorie wordt in het volgende hoofdstuk
invulling gegeven aan de oplossing ofwel het procesplan.
Het theoretisch kader geeft integrale oplossingsrichtingen om op innovatieve wijze
invulling te geven aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en
meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed. Door het beschrijven
van diverse procesinnovaties, innovatiegericht inkopen en wet- en regelgeving
wordt inzicht gegeven in de mogelijke oplossingsrichtingen. De procesinnovaties
richten zich op het behalen van efficiencyvoordelen door ontwikkeling en
succesvolle invoering van nieuwe processen. Daarnaast worden relevante
theoretische inzichten met betrekking tot het innovatief inkopen beschreven. Het
innovatiegericht inkopen is een oplossingsvrije gerichte wijze van inkopen, waarbij
ruimte aan potentiële opdrachtnemers wordt geboden om een innovatieve oplossing
aan te bieden. Aansluitend wordt de wet- en regelgeving op het gebied van inkopen
beschreven. Tevens worden de keuzemogelijkheden van diverse procedures vanuit
wet- en regelgeving geïnventariseerd. Een procedure biedt ondersteuning aan
innovatiegericht inkopen en richt zich op de wijze waarop leveringen, werken en
diensten tot stand komen.
2.1. Procesinnovaties
Gebruikmakend van literatuuronderzoek zijn de mogelijkheden van integrale
oplossingsrichtingen omtrent procesinnovaties bestudeerd. Innovatie betekent
letterlijk vernieuwing. Procesinnovaties zijn vernieuwingen in de wijze waarop de
leveringen, werken en diensten van een organisatie tot stand komen. Bij
procesinnovatie worden nieuwe en betere oplossingen in het proces ingevoerd,
waarbij wordt gestuurd op procesoptimalisatie en efficiencyvoordelen. Onderstaand
worden de diverse oplossingsrichtingen op het gebied van procesinnovaties kort
omschreven (Voort & Ormondt, 2012).
- Business Proces Redesign, ofwel bedrijfsproces verbetertechniek, is een
techniek waarbij de procedure fundamenteel en radicaal hergestructureerd
10
wordt, om op deze manier verbeteringen teweeg te
brengen (Voort & Ormondt, 2012).
- Total Quality Management, ofwel integrale kwaliteitsverbetering, richt zich op
kwaliteitsverbetering in het gehele proces. Onder integrale kwaliteitszorg
wordt verstaan een systeem dat tot doel heeft de processen binnen de
organisatie die invloed hebben op de kwaliteit van het product, zodanig te
beheersen dat het product de gewenste kwaliteit heeft tegen minimale
kosten. Een essentieel onderdeel van integrale kwaliteitszorg is het
structureel meten of de doelstellingen worden behaald en dit als input te
gebruiken voor continue verbetering (Voort & Ormondt, 2012).
- Bij Supply Chain Management, ofwel integraal ketenbeheer, worden de
processen van meerdere bedrijven bekeken en op elkaar afgestemd. Het doel
is om te komen tot afspraken en samenwerking (Voort & Ormondt, 2012).
- Customer Relationship Management, ofwel klantrelatiebeheer, is een proces
waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat, met
als doel het verbeteren van de klanttevredenheid en het klantrendement
(Voort & Ormondt, 2012).
- Just In Time (JIT) betekent ‘precies op tijd’ en is een logistieke methode voor
voorraadbeheersing. JIT-productie wordt ook wel aangeduid als lean
production (‘zuinige productie’). De bedoeling van dit concept is om inkoop
en productie zo correct mogelijk op elkaar af te stemmen (Voort & Ormondt,
2012).
- Enterprise Resource Planning (ERP), ofwel informatiebeheer, is erop gericht
om alle bedrijfsprocessen zodanig met elkaar te verbinden dat alle informatie
door het hele bedrijf bruikbaar is. Dit wordt mogelijk door het gebruikt van
softwaresystemen (Voort & Ormondt, 2012).
Het implementeren van procesinnovaties realiseert procesoptimalisatie en
efficiëntievoordelen. Door het combineren van de hierboven genoemde
procesinnovaties wordt de oplossing ofwel het procesplan vormgegeven.
11
2.2. Innovatief inkopen
Innovatief inkopen is een oplossingsvrij gerichte wijze van inkopen, waarbij de
inkoopvraag gericht is op het verkrijgen van meerdere innovatieve oplossingen
aangedragen door potentiële opdrachtnemers. Innovatief inkopen richt zich op de
ontwikkeling van concrete oplossingen om aan de behoeften van de opdrachtgever
te voldoen. Figuur 2.2 geeft een schema weer van een innovatiegericht
inkooptraject. Onder het schema staan diverse onderwerpen beschreven die relevant
zijn gedurende de vernieuwde wijze van inkopen (Guidance, 2014).
Figuur 2.2. Schema innovatief inkooptraject (Proces, 2015).
In plaats van een programma van eisen bestaande uit een nauwkeurig
productomschrijving, wordt bij innovatief inkopen de behoefte van de
opdrachtgever omschreven op basis van functionele eisen. Functionele eisen hebben
betrekking op de functionele eigenschappen waaraan het product dient te voldoen.
Met deze wijze van uitvragen kan een opdrachtnemer binnen de bandbreedte van de
eisen zelf invulling geven aan het te leveren product (Guidance, 2014).
Aanbesteden geeft ondersteuning aan de wijze van inkopen binnen een innovatieve
projecten. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot inkopen in de
markt en hiermee de opdrachtnemer te contracteren. Bij het aanbesteden van
projecten gelden er regels vanuit aanbestedingsrichtlijnen en –reglementen, deze
regels zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk 2.3 ‘Wet- en regelgeving’ (Guidance,
2014).
Door de gunningbeslissing op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te
laten plaatsvinden kan op basis van de gestelde criteria en wegingsmethodiek
12
verschillende innovatieve invullingen mee worden genomen bij de
gunningbeslissing (Proces, 2015).
Bij innovatieve inkoopprojecten wordt een deel van de activiteiten en de daarbij
horende risico’s naar de opdrachtnemer verplaatst. Risicomanagement is erop
gericht de risico’s binnen een aanvaardbaar niveau te houden. De ruimte die wordt
meegegeven aan de opdrachtnemer brengt risico’s met zich mee.
Risicomanagement heeft tot doel de risico’s te beheersen en in te kaderen. Om
ervoor te zorgen dat de opdrachtnemer de risico’s niet hoeft te beprijzen en er
daarnaast geen interpretatieverschillen ontstaan (Proces, 2015).
Het intellectuele eigendomsrecht biedt bescherming en is de losse verzameling van
wetten en internationale verdragen die het eigendomsrecht regelen voor producten
van intellectuele arbeid. Bij intellectuele eigendomsrecht kent een overheid bepaalde
rechten toe aan de bedenker of maker van bijvoorbeeld een product of uitvinding.
Alleen degene die over het intellectuele eigendomsrecht beschikt mag, of geeft
toestemming, het product of uitvinding produceren, vastleggen, publiceren en
vermenigvuldigen (Guidance, 2014).
De opdrachtnemer heeft binnen innovatief inkopen de vrijheid om binnen de
gestelde kaders producten aan te bieden waarmee een betere invulling van het TCO
bereikt kan worden. Total Cost of Ownership (TCO) is een financiële raming van de
directe en indirecte kosten van een product of systeem toegepast op de beoogde
levensduur en omvat de totale kosten van aanschaf tot en met de exploitatiekosten.
Daarnaast TCO is een wijze van denken, door in plaats van een prijsbenadering een
integrale kostenbenadering na te streven. TCO biedt inzicht in kostenaanjagers,
past in de gedachte van integraal ketenmanagement en is een instrument voor de
ontwikkeling van partnerschap (Proces, 2015).
Bovenstaande onderwerpen zijn relevant gedurende het doorlopen van
innovatiegericht inkooptraject. Met de kennis van de onderwerpen kan de
opdrachtgever meer ruimte bieden aan potentiële opdrachtnemers om een
innovatieve oplossing te ontwikkelen. Om met deze oplossing beter in de behoeften
van de opdrachtgever te voorzien.
13
2.3. Wet- en regelgeving
Voortkomend uit literatuuronderzoek naar wet- en regelgeving op het gebied van
inkoop is gebleken dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Almelo
een handreiking biedt. Het beleid biedt door gemeentelijke doelstellingen en
uitgangspunten inzicht en transparantie voor het tot stand laten komen van
leveringen, diensten en werken. Tevens biedt het Aanbestedingsreglement Werken
2012 een handreiking voor het selecteren van een procedure. De procedure biedt
ondersteuning voor het inkoopproces (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).
De doelstellingen en uitgangspunten bieden ondersteuning bij het invullen van de
verduurzamingsopgave van het bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente
Almelo. De gemeentelijke doelstellingen, stimuleren de regionale economie, helpen
zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk (SROI),
stimuleren duurzaam inkopen en stimuleren innovatie. De uitgangspunten geven
inzicht in de juridische, ethische, economische en organisatorische uitgangspunten.
Waarbij de juridische uitgangspunten verwijzen naar wet- en regelgeving. De wet-
en regelgeving biedt onder andere keuzemogelijkheden en structuur voor de
invulling van de procedures (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Almelo draagt bij aan het
realiseren van de volgende doelstellingen:
- Rechtmatig en doelmatig inkopen, zodat gemeenschapsgelden op
controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
- Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en
opdrachtgever zijn.
- Inkopen tegen de meest optimale ofwel integrale prijs-kwaliteitverhouding.
- Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de
gemeente.
- Een administratieve lastenverlichting voor zowel de opdrachtgever als voor
opdrachtnemers (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).
De meest relevante wet- en regelgeving volgt uit, de Aanbestedingswet 2012, de
Europese wet- en regelgeving, het Burgerlijk Wetboek en de Gemeentewet. De
Aanbestedingswet past de huidige Europese regels zo goed mogelijk toe op de
Nederlandse situatie, tevens zijn de beginselen van aanbestedingsrecht vastgelegd.
Het Aanbestedingsrecht is het geheel van rechtsregels dat van toepassing is op het
14
plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten
door een opdrachtgever (Stuijts, Water, & Ditters, 2012).
Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) is het reglement voor het
aanbesteden van opdrachten voor werken en aan werken gerelateerde leveringen en
diensten. Het ARW 2012 bestaat uit het Aanbestedingsreglement, enkele modellen,
algemene toelichting en artikelsgewijze toelichting. Het eerste deel bevat het
eigenlijke reglement, waarin elke aanbestedingsprocedures is uitgeschreven. Een
uitgangspunt is dat een aanbestedingsprocedure een inkoopproces is, waarbij de
opdrachtgever zijn behoefte definieert, zodat de opdrachtnemers een bij die
behoefte aansluitend aanbod kan doen. Een aanbestedingsprocedure biedt
ondersteuning en structuur voor de invulling van het inkoopproces. Met een
aanbestedingsprocedure probeert de opdrachtgever te komen tot gunning van een
opdracht aan een opdrachtnemer door concurrentie in de markt op te roepen. De
opdrachtgever kan een opdracht laten plaatsvinden door het toepassen van één van
de onderstaande procedures (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die
algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij alle opdrachtnemers mogen
inschrijven (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure is een aanbesteding
die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan alle opdrachtnemers mogen
verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de opdrachtgever
uitgenodigde opdrachtnemers mogen inschrijven (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog is een
aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan opdrachtnemers
mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de opdrachtgever een dialoog
voert met de tot de procedure toegelaten opdrachtnemers, ten einde een of
meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de opdrachtgever
beantwoorden en op grond waarvan een of meer van deze opdrachtnemers
zullen worden uitgenodigd om in te schrijven (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met aankondiging is
een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan
opdrachtnemers mogen verzoeken deel te nemen, waarna de opdrachtgever
15
met door hem uitgenodigde opdrachtnemers overleg
pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden
van de opdracht vaststelt (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder
aankondiging is een aanbesteding waarbij de opdrachtgever met door hem
gekozen opdrachtnemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een
of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt (ARW, 2012).
- Een aanbesteding volgens de (meervoudig) onderhandse procedure is een
aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie
opdrachtnemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat
het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan vijf (ARW, 2012).
De keuze van een aanbestedingsprocedure hangt af van de aard en omvang van de
opdracht. De opdrachtgever dient de meest geschikte keuze te maken tussen de
verschillende procedures. Om de meest geschikte procedure voor de
verduurzamingsopgave te selecteren wordt gebruik gemaakt van een
afwegingsmatrix, zie hoofdstuk 3.1 ‘Meest geschikte procedure na analyse’.
2.4. Resultaat literatuuronderzoek
Door literatuur te raadplegen wordt inzicht verkregen in de theorieën die aansluiten
bij de beantwoording van de onderzoeksvraag. Het literatuuronderzoek geeft op het
gebied van inkopen inzicht in oplossingsrichtingen en keuzemogelijkheden om het
doel van het onderzoek te bereiken. Met als basis innovatieve oplossingen, het
inkoopbeleid en de aanbestedingswet. Door het verbinden en combineren van de
diverse oplossingsrichtingen, doelstellingen en keuzemogelijkheden wordt inzicht
gegeven op welke wijze het proces kan worden ingericht. In het volgende hoofdstuk
wordt onderzoek gedaan naar de meest geschikte keuze voor invulling van het
proces alsmede het procesplan.
16
3. Procesplan
In het vorige hoofdstuk zijn binnen het theoretisch kader oplossingsrichtingen,
doelstellingen en keuzemogelijkheden weergegeven. Dit hoofdstuk geeft inzicht in
de wijze waarop deze oplossingsrichtingen, doelstellingen en keuzemogelijkheden
worden analyseert en combineert. Om de meest geschikte keuze te selecteren en
het procesplan vorm te geven. In het volgende hoofdstuk wordt het vormgegeven
procesplan getoetst aan de praktijk.
Dit hoofdstuk geeft inzicht in de wijze waarop vorm wordt gegeven aan het
procesplan. Na analyse van de keuzemogelijkheden wordt de meest geschikte
procedure geselecteerd. Met als uitgangspunt dat met behulp van de procedure de
doelstellingen van gemeente Almelo worden behaald. De procedure wordt toegelicht
en de risico’s in kaart gebracht. Daaropvolgend wordt inzicht gegeven in de
samenstelling van het procesplan, met de geselecteerde procedure als basis.
3.1. Meest geschikte procedure na analyse
Om de keuzemogelijkheden te analyseren wordt er gebruik gemaakt van een
afwegingsmatrix. Met behulp van deze matrix wordt inzicht verkregen in de meest
geschikte procedure. In de matrix zijn horizontaal de diverse procedures
weergegeven en verticaal de verschillende wegingsfactoren. Deze procedures
worden als keuzemogelijkheden door de Aanbestedingswet gegeven. Op basis van
de aard en omvang van de opdracht zijn diverse wegingsfactoren geformuleerd. De
factoren staan hieronder genoemd en toegelicht:
- Transactiekosten hebben betrekking op de kosten die gemaakt dienen te
worden door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer tijdens het doorlopen
van de procedure.
- Aantal potentiële opdrachtnemers heeft betrekking op de invloed die de
opdrachtgever kan uitoefenen op het aantal deel te nemen potentiële
opdrachtnemers en het oproepen van concurrentie tussen de potentiële
opdrachtnemers.
- Complexiteit heeft betrekking op het aantal elementen binnen de opdracht en
de relaties daartussen.
- Innovatie heeft betrekking op het inkopen van vernieuwde producten en de
innovatieve wijze van inkopen.
17
- Oplossingsvrijheid heeft betrekking op het
abstractieniveau waarop de uitvraag wordt geformuleerd. Eveneens de mate
van vrijheid die opdrachtnemers krijgen om de oplossing voor de uitvraag
nader in te vullen.
- Afdekking risico’s heeft betrekking op de eerlijke verdeling van risico’s en
mogelijkheden om deze te minimaliseren.
- Projectbeheersing heeft betrekking op de mate van invloed op het project
door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.
In samenspraak met een projectleider van de afdeling Vastgoed is invulling gegeven
aan de matrix, zie tabel 3.1. Bij iedere procedure wordt een afweging gemaakt of de
betreffende factor een hoge, lage of gemiddelde mate van invloed heeft. Daarnaast
wordt aangegeven of de factor een positief (groen), negatief (rood) of gemiddeld
(geel) effect heeft op de keuze van een procedure om in de behoeften van gemeente
Almelo te voorzien. De behoeften van gemeente Almelo waaraan dient te worden
voldaan zijn:
- Een oplossing met de beste prijs-kwaliteitverhouding;
- Een integrale oplossing voor realisatie van het verduurzamen, onderhouden
en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed;
- Een innovatieve oplossing;
- Een optimale oplossing verkregen door de expertise en creativiteit van
potentiële opdrachtnemers;
- Een oplossing met een eerlijke verdeling van risico’s tussen opdrachtgever en
opdrachtnemer.
De meest geschikte procedure is de procedure met de meeste positieve ofwel
groene vakken in combinatie met een hoge invloed.
18
Wegingsfactoren Openbare
pro
cedure
Nie
t-openbare
pro
cedure
Concurr
enti
egeri
chte
dia
loogpro
cedure
Onderh
andelingspro
cedure
met
aankondig
ing
Onderh
andelingspro
cedure
zonder
aankondig
ing
(Meerv
oudig
) onderh
andse
pro
cedure
Transactiekosten Laag Gem. Hoog Gem. Gem. Laag
Aantal potentiële
opdrachtnemers Hoog Gem. Gem. Gem. Laag Laag
Complexiteit Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag
Innovatiegericht Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag
Oplossingsvrijheid Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag
Afdekking risico’s Laag Laag Hoog Hoog Hoog Gem.
Projectbeheersing Laag Laag Hoog Hoog Hoog Laag
Tabel 3.1. Afwegingsmatrix procedure (Sloots, Keulen, Koning, Stuijts, & Hebly,
2013).
Na analyse kan uit de matrix geconcludeerd worden dat de concurrentiegerichte
dialoog de meest geschikte procedure is voor de verduurzamingsopgave.
3.2. Concurrentiegerichte dialoogprocedure
De concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt toegepast bij (complexe) projecten,
waarbij de opdrachtgever nog geen concrete oplossing heeft. Hierbij mogen alle
geïnteresseerde opdrachtnemers zich aanmelden om deel te nemen aan de
procedure. De opdrachtgever maakt op basis van de geschiktheidseisen en
selectiecriteria een voorselectie. Op basis van aangedragen oplossingen van
potentiële opdrachtnemers voert de opdrachtgever een dialoog die leidt tot
optimalisatie tussen vraag en aanbod. De dialoog resulteert in inschrijvingen die
voor de opdrachtgever een optimale oplossing bieden tegen een redelijke prijs en
die voor de inschrijvende opdrachtnemer ofwel consortium een aantrekkelijke klus
met voldoende economisch perspectief oplevert (Nagelkerke, Oehler, Muntz-
Beekhuis, & Staay, 2009).
19
3.3. Identificeren valkuilen en risico’s
Door voorafgaand aan de procedure de mogelijke valkuilen en risico’s te
identificeren kunnen beheersmaatregelen worden geïmplementeerd binnen het
procesplan om deze bedreigingen tegen te gaan. De valkuilen en risico’s die de
concurrentiegerichte dialoog met zich meebrengt worden door
ervaringsdeskundigen in kaart gebracht. Onderstaand staan de vijf
ervaringsdeskundigen genoemd:
- Mevrouw M. Nagelkerke, senior jurist bij de Rijkswaterstaat;
- De heer G. de Reus, adviseur Financiën & Bedrijfsvoering bij BMC
Implementatie;
- De heer M. van Os, bedrijfskundig adviseur bij Cotrust;
- De heer J. Veenendaal, inkoopadviseur bij Procuremanagement;
- De heer D. Roetert Steenbruggen, adviseur Vastgoed kwaliteit, duurzaamheid
en innovatie bij De Woonplaats woningcorporatie.
Aan de ervaringsdeskundigen is gevraagd hun ervaringen omtrent de
concurrentiegerichte dialoogprocedure te delen. De vragen zijn voornamelijk gericht
op de valkuilen en risico’s van de procedure. Uit de ervaringen zijn diverse
bedreigingen geformuleerd, deze valkuilen en risico’s staan onderstaand in mate
van frequentie genoemd.
Valkuilen
- Dat de vraagspecificatie onvoldoende SMART is geformuleerd (3x genoemd).
- Onvoldoende kennis bij opdrachtgever en potentiële opdrachtnemer (2x
genoemd).
- Teveel uitvragen, bijvoorbeeld een definitief ontwerp i.p.v. een schets- of
voorlopig ontwerp. Teveel uitvragen verhoogt tevens de (faal)kosten (2x
genoemd).
- De contractstukken zijn niet voldoende voorbereid (nog teveel onzekerheden)
(2x genoemd).
- Onvoldoende politieke steun voor de gekozen inkoopmethode (1x genoemd).
- Onvoldoende draagkracht bij de stakeholders, zoals bijvoorbeeld bij de
gebruikers (1x genoemd).
- De selectie- en/of gunningscriteria zijn onvoldoende onderscheidend (1x
genoemd).
- De potentiële opdrachtnemer weet eigenlijk niet goed wat hij wil, maar gaat
desondanks toch de aanbesteding in (1x genoemd).
20
- Dat geen afspraken worden gemaakt met een bedrijf maar
met een persoon die op dat moment in functie is (1x genoemd).
- Erop vertrouwen dat omdat er een innovatief aanbestedingsproces wordt
gevolgd, er automatisch ook innovatie zal worden aangeboden (1x genoemd).
Risico’s
- Bij het mislukken van de procedure is het een relatief kostbaar verhaal, door
de hoge transactiekosten (3x genoemd).
- Onvoldoende aanmeldingen van potentiële opdrachtnemers (1x genoemd).
- Kleinere ondernemingen kunnen besluiten niet deel te nemen door de hoge
transactiekosten (1x genoemd).
- Het verwijt van een gebrek aan openheid en transparantie (1x genoemd).
- Onvoldoende waarborgen van vertrouwelijke informatie (1x genoemd).
- De opdrachtgever te gedetailleerde eisen stelt (1x genoemd).
- De basis informatie niet wordt gedeeld met de potentiële opdrachtnemers
leidt (1x genoemd).
- De procesdruk tijdens de dialoog is hoog bij zowel de opdrachtgever als
potentiële opdrachtnemers (1x genoemd).
Door beheersmaatregelen te implementeren binnen het procesplan kunnen de
genoemde bedreigingen worden gereduceerd of zelfs geëlimineerd. In onderstaand
hoofdstuk wordt het procesplan vormgegeven, onder andere rekeninghoudend met
de genoemde valkuilen en risico’s. Tevens geeft hoofdstuk 6 een nadere uitwerking
van essentiële aandachtpunten omtrent de bedreigingen.
3.4. Samenstelling procesplan
De concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt als basis gehanteerd voor het
procesplan. Ondersteund door het procesplan wil gemeente Almelo gezamenlijk met
potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling geven aan het
verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand
maatschappelijk vastgoed. Een procesplan is een formulering van de procedure
alsmede een gedefinieerde hoeveelheid activiteiten die gerealiseerd dienen te
worden, om het doel te bereiken. Het procesplan geeft inzicht in en advies over de
implementatie van de concurrentiegerichte dialoogprocedure bestaande uit de
stappen specificeren, selecteren en contracteren. Met de stap specificeren wordt de
benodigde informatie voor de potentiële opdrachtnemers gespecificeerd. Om
daaropvolgend met de stap selecteren een consortium te selecteren. Afsluitend
21
geeft de laatste stap invulling in de wijze van contracteren van
het consortium. De stappen specificeren, selecteren en contracteren zijn essentieel
om op innovatieve wijze meest geschikte opdrachtnemer te selecteren en een
integraal projectplan te creëren (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay,
2009).
Bijlage 2 geeft een weergave van het volledige procesplan. Figuur 3.1 geeft een
beknopte weergave van het procesplan weer. Onder het figuur wordt het procesplan
toegelicht.
Beknopt procesplan
Stappen Deelstappen
Specificeren
Scope.
Projectdoelstelling.
Omgevingsanalyse.
Risicoanalyse.
Kostenraming.
Projectmanager toewijzen.
Planning.
Functioneel specificeren.
Selecteren
Voorlichtingsbijeenkomst.
Projectdossier.
Uitsluitingsgronden.
Geschiktheidseisen.
Selectiecriteria.
Functionele specificatie.
Uitvoeringsvoorwaarden.
Eigen verklaring.
Gunningcriteria.
Aankondiging.
Uitsluiten en selecteren.
Selectie uitvraag.
Dialoogronde 1.
Dialoogronden.
Definitieve uitvraag.
Toewijzing.
Contracteren
Projectteam.
Activiteitenplan.
Onderhoudsplan.
Beheersplan.
Open begroting.
Planning.
Risicomanagement.
Monitoringsplan.
Communicatieplan.
Opdrachtverstrekking.
Financiering.
Kick-off realisatie.
Figuur 3.1. Beknopte weergave procesplan.
22
Specificeren
De specificatie geeft een omschrijving en afbakening van hetgeen wat
bewerkstelligd dient te worden om het doel te behalen. De specificatie stap
resulteert in de eisen, aspecten en randvoorwaarden waaraan de opdracht dient te
voldoen (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
De risicoanalyse maakt ongewenste omstandigheden concreet en meetbaar. Om
aansluitend maatregelingen te nemen om de risico’s te reduceren of zelfs te
elimineren. Met de risicoanalyse wordt inzicht verkrijgen in de project- en
contractrisico’s van de opdracht. Projectrisico’s zijn risico’s die het verloop van het
project beïnvloeden, voorbeelden zijn politiek draagvlak, continuïteit project,
uitlekken van informatie, gebruikerstevredenheid en publieke besluitvorming.
Contractrisico’s hebben betrekking op de realisatie- en exploitatiefase en worden
verdeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Bijvoorbeeld aansprakelijkheid,
brand, vergunningen en bodemverontreiniging. Een risicoanalyse bevat zes
onderdelen:
- Een korte omschrijving van de risico’s;
- Het gevolg van de risico’s wanneer het risico zich voordoet;
- De kans dat het risico zich voordoet;
- De te nemen maatregelingen om het risico te voorkomen;
- De kosten van de te nemen
maatregelen;
- De wijze van borgen van de te nemen
maatregelingen (Bontenbal).
De specificatie geeft de benodigde informatie
aan de potentiële opdrachtnemers om het
product en de dienst te kunnen leveren. De Figuur 3.2: Technische specificatie.
behoeften en eisen van de opdrachtgever kunnen
technisch gedetailleerd of in functionele termen
worden beschreven. Figuur 3.2 en 3.3 geven een
praktisch voorbeeld van een technische en
functionele specificatie weer (SBRCURnet).
Figuur 3.3: Functionele specificatie.
23
Tijdens de concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt de
opdracht in functionele termen beschreven om hiermee een grote oplossingsvrijheid
aan de potentiële opdrachtnemers te bieden. Functioneel specificeren is het
vastleggen van de gewenste prestaties en zegt iets over de functionaliteit van een
product. Hierbij worden potentiële opdrachtnemers uitgedaagd met creatieve
oplossingen te komen om aan de gevraagde functionaliteit te kunnen voldoen. In
feite lossen de potentiële opdrachtnemers met behulp van de kennis uit de markt
het probleem van de opdrachtgever op (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, &
Staay, 2009).
Selecteren
Het is zinvol voorafgaand aan de selectieprocedure een voorlichtingsbijeenkomst te
organiseren om geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers en eventueel
belangstellenden te informeren door inzicht te geven in de scope en de doelstelling
van het project (Nagelkerke, Oehler,
Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Het doel van de selectieprocedure is
de opdrachtnemers met de meest
optimale oplossing te selecteren.
Gebruikmakend van uitsluitings-
gronden, geschiktheidseisen,
selectiecriteria en gunningcriteria
worden potentiële opdrachtnemers en
oplossingen geselecteerd. Figuur 3.3
geeft een schematische weergave van
de selectieprocedure, welke
aansluitend wordt toegelicht
(Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis,
& Staay, 2009).
Aanmelden Figuur 3.3: De selectieprocedure.
De behoeften en eisen van de
opdrachtgever worden in een aankondiging van de opdracht bekend gemaakt. Naar
aanleiding hiervan kan elke gegadigde een verzoek tot deelname indienen. De
termijn voor ontvangst van de verzoeken tot deelname bedraagt ten minste dertig
24
dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging
van de opdracht (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Uitsluiten en selecteren
Allereerst wordt op basis van uitsluitingsgronden bepaalde opdrachtnemers
uitgesloten. Daaropvolgend kan de opdrachtgever potentiële opdrachtnemers
selecteren op basis van geschiktheidseisen en selectiecriteria (Nagelkerke, Oehler,
Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
De uitsluitingsgronden beoordelen omstandigheden die de inschrijver betreffen en
diens uitsluiting van deelneming aan een procedures kunnen rechtvaardigen. De
uitsluitingsgronden zorgen dat de opdrachtgever alleen met integere
opdrachtnemers gaat samenwerken. De wet kent twee soorten uitsluitingsgronden,
te weten verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Bij de verplichte uitsluiting
gaat het om een onherroepelijk veroordeling voor een van de volgende limitatief
genoemde delicten: Deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of
witwassen van geld. Een voorbeeld van facultatieve uitsluitingsgrond is of de
inschrijver verkeert in staat van faillissement (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis,
& Staay, 2009).
Geschiktheidseisen zijn eisen waar een opdrachtnemer minimaal aan dient te
voldoen. Deze eisen hebben betrekking op de financiële en economische
draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid en
beroepsbevoegdheid (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
De selectiecriteria liggen in het verlengde van de geschiktheidseisen, maar hebben
het karakter van wensen. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van het instrument
‘prestatiemeten’ kan de opdrachtgever gericht goed presterende opdrachtnemers
selecteren voor de opdracht. Bij prestatiemeten gaat het om de kwaliteit van het
samenwerkingsproces. Door periodiek meten, door het invullen van een vragenlijst,
krijgen alle partijen inzicht in hoe de ander de samenwerking ervaart. De vragen
gaan over houding en gedrag van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever. Tevens
geeft prestatiemeten een handvat om tijdig bij te sturen als dat nodig is. Met de
vragenlijst beoordelen opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar in elk geval op:
- Planmatig werken;
- Deskundigheid en kwaliteit;
- Samenwerking, communicatie en organisatie;
- Veiligheid en gezondheid;
25
- Kwaliteitsmanagement.
De gemeten prestaties kunnen meewegen bij verlenging van contracten en in het
selectieproces bij nieuwe aanbestedingstrajecten. (Rijkswaterstaat, 2014)
De potentiële opdrachtnemers worden na de beoordeling van de verstrekte
informatie door de opdrachtgever uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog. De
opdrachtgever kan het aantal geschikte gegadigden die tot deelneming aan de
procedure worden uitgenodigd beperken (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, &
Staay, 2009).
Dialoogronde 1
Na de beoordeling van de gegadigden, worden (vijf) potentiële opdrachtnemers
ofwel consortia middels de selectie uitvraag uitgenodigd een projectvisie in te
dienen. Tijdens dialoogronde 1 kan de potentiële opdrachtnemer middels een
presentatie de projectvisie nader toelichten. De samengestelde
beoordelingscommissie beoordeelt de projectvisies en presentaties van de
verschillende potentiële opdrachtnemers. Nadat de selectie (van vijf naar drie
inschrijvers) op basis van de projectvisies heeft plaatsgevonden kan de eigenlijke
dialoog worden gestart (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Dialoogronden
De opdrachtgever treedt in dialoog met (drie) potentiële opdrachtnemers ofwel
consortia om te bepalen welke oplossingen het best in de behoeften kan voorzien.
Op basis van de projectdocumenten en projectvisies wordt het dialooggesprek
gevoerd. Tijdens een dialooggesprek zal een potentiële opdrachtnemer vragen
stellen, voorstellen doen en punten ter discussie stellen. Dit leidt tot een meer
gedetailleerde invulling van de specificaties en een nadere invulling van door de
opdrachtgever geformuleerde eisen en wensen. Tevens is het mogelijk alle aspecten
van het project te bespreken om tot een optimale afstemming van vraag en aanbod
te komen. De ingediende oplossingen zijn vertrouwelijk, tevens waarborgt de
opdrachtgever de gelijke behandeling bij alle potentiële opdrachtnemers. De
opdrachtgever zet de dialoogronden voort totdat een integrale oplossing verkregen
is om in de behoeften van de opdrachtgever te voorzien (Nagelkerke, Oehler,
Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
26
De opdrachtgever en opdrachtnemer dienen samen te werken om
tot een goede afstemming te komen tussen vraag en aanbod. Hieronder worden
enkele essentiële punten ter bevordering van de samenwerking genoemd:
- Het is van belang dat de opdrachtgever en opdrachtnemer aan het begin van
de dialoog de doelstellingen inzichtelijk hebben.
- Beide partijen dienen te beseffen dat men elkaar nodig heeft om tot
afstemming te komen.
- Transparante communicatie.
- Beide partijen dienen wederzijds respect te tonen. De belangen, normen en
waarden, houding en kennis van beide partijen kunnen verschillen.
- Toepassing van de dialoog vereist flexibiliteit van beide partijen, zodat men
kan inspelen op nieuwe oplossingen.
- Een afwachtende houding van één van de partijen komt de dialoog niet ten
goede. Partijen doen er goed aan om in de dialoog met elkaar mee te denken
en met suggesties te komen (Vroemen, 2001).
Inschrijven
De opdrachtgever verzoekt de potentiële opdrachtnemers ofwel consortia een
definitieve inschrijving in te dienen. De definitieve inschrijving bestaat uit een
projectplan voortkomend uit de projectdocumenten, projectvisies en de ontvangen
informatie tijdens de dialoogronden. De opdrachtgever vraagt de aangedragen
integrale oplossing te verduidelijken, te preciseren en nauwkeuriger te omschrijven.
Tevens de componenten uit de projectvisies concreet uit te werken tot een
projectplan. Het projectplan bevat alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de
uitvoering van het project (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Gunningbeslissing
De ingediende projectplannen worden beoordeelt door de beoordelingscommissie
op basis van de in de aankondiging van de opdracht beschreven gunningcriteria. De
opdrachtgever deelt de onderbouwde beoordeling samengesteld door de
beoordelingscommissie aan de inschrijvende opdrachtnemers. De opdrachtgever
maakt bekend om welke redenen een bepaalde opdrachtnemer gekozen is en om
welke redenen de overige gegadigden niet gekozen zijn. Daarnaast dient de
toewijzing gepubliceerd te worden. De toewijzing leidt tot het opstellen van een
contract, een intentieovereenkomst, waarin de afspraken worden vastgelegd
(Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
27
Nadat het consortium met de economisch meest voordelige
inschrijving is geselecteerd, wordt de intentieovereenkomst ondertekend.
Waaropvolgend de laatste stap het contracteren kan plaatsvinden (Nagelkerke,
Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Contracteren
Het projectteam wordt na het tekenen van de intentieovereenkomst samengesteld.
Het projectteam bestaat in ieder geval uit een projectleider die namens de
opdrachtnemer fungeert en een projectleider die namens de opdrachtgever
fungeert. Gezamenlijk draagt het projectteam de verantwoordelijkheid voor de
resultaten van het project (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).
Het gevormde projectteam werkt het projectplan uit tot bruikbare werkdocumentatie
ten behoeve van de uitvoering. Met onderstaande componenten in het integrale
projectplan geïntegreerd:
- Activiteitenplan; - Planning;
- Onderhoudsplan; - Risicoanalyse;
- Beheersplan; - Monitoringsplan;
- Open begroting; - Communicatieplan.
Nadat het integraal projectplan gereed is kan de opdrachtgever overgaan tot de
opdrachtverstrekking. De opdrachtverstrekking legt de verplichtingen vast op basis
van de projectdocumenten en inschrijving. De opdrachtgever verstrekt opdracht
middels het contract, de DBFM(O)-overeenkomst, aan de geselecteerde
opdrachtnemer. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Met
een DBFM(O)-overeenkomst wordt het consortium integraal verantwoordelijk voor
het ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de exploitatie van het
project. Het consortium wordt voor een lange periode verantwoordelijk voor het hele
project en levert alles, van het ontwerp van het gebouw tot en met de facilitaire
diensten. Bij DBFMO wordt beter rekening gehouden met de hele levenscyclus van
het project. Het leidt tot innovatieve, duurzame en voordelige oplossingen.
Daarnaast gaat DBFMO uit van een eerlijke verdeling van risico’s door deze te
leggen bij degene die deze het beste kan beheersen (Vught, 2012).
28
4. Praktijkcasus
In het vorige hoofdstuk is invulling gegeven aan het procesplan. In dit hoofdstuk
wordt het procesplan, zie bijlage 2, toegepast in de praktijk. Waar nodig wordt het
procesplan verfijnd, aangescherpt en gecorrigeerd. De hoofdstukken hierna geven
de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek weer.
Gebruikmakend van de kennis en creativiteit van de potentiële opdrachtnemers wil
gemeente Almelo een ambitieuze en structurele aanpak samenstellen, waarin
maatschappelijk vastgoed toekomstbestendig wordt aangepakt. Gemeente Almelo
vraagt aan potentiële opdrachtnemers om gezamenlijk een integrale oplossing te
construeren voor het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en meerjarig
beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de
praktijkcasus en aangeboden oplossingsrichtingen van potentiële opdrachtnemers
tijdens de dialoogsessies, vraaggesprekken en ingediende projectvisies.
4.1. Pilotpanden
Uit het maatschappelijk vastgoed van gemeente Almelo zijn twee panden
geselecteerd die fungeren als pilot, bestaande uit een kinderopvang en een
gymzaal. Deze panden zijn geselecteerd om reden dat de panden aan groot
onderhoud toe zijn en de panden een representatief beeld geven voor de hierop
volgend te verduurzamen panden.
Pilotpand 1 is in gebruik door een kinderopvang
aan de Volkerinksstraat 34 te Almelo, zie
afbeelding 4.1. Het pand is gebouwd in 1958 en is
slecht geïsoleerd. Het pand bestaat uit 1 bouwlaag
en bestaat uit 7 groepsruimtes, 11 slaapkamers,
een speelzaal, personeelsruimte, kantoorruimte en
keuken.
Afbeelding 4.1. Volkerinksstraat.
29
Pilotpand 2 is een gymzaal aan de Catharina van
Renneslaan 128a te Almelo, zie afbeelding 4.2. Het
pand is gebouwd in 1979 en is matig geïsoleerd.
Het pand is gesitueerd aan een basisschool en
bestaat uit een sportzaal, toestelberging en twee
kleedruimtes met douches.
Afbeelding 4.2. C. v. Renneslaan.
4.2. Dialoogsessie
De praktijkcasus is gestart met inzicht creëren in geïnteresseerde potentiële
opdrachtnemers. Door middel van publicaties zijn aannemers-, installatie- en
onderhoudsbedrijven uitgenodigd zich aan te melden voor een dialoogsessie. De
publicaties, weergegeven in bijlage 3, zijn gepubliceerd in het Almelose weekblad
en op de webpagina van Bouwend Nederland.
Het tekenen van een Eigen verklaring maakt deel uit van de aanmelding. Middels de
Eigen verklaring geeft de potentiële opdrachtnemer aan te voldoen aan de gestelde
uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Gemeente Almelo heeft
besloten alle vijftien geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers een officiële
uitnodiging versturen voor het bijwonen van de dialoogsessie, zie bijlage 4.
De dialoogsessie is geopend door een presentatie gegeven door dhr. D. Prins.
Tijdens de presentatie is aan geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers inzicht
gegeven in de scope, doelstellingen en randvoorwaarden van de twee pilotprojecten,
zie bijlage 5. Het tweede gedeelte van de bijeenkomst is ingevuld met een
brainstormsessie. Van de interactieve bijeenkomst is een verslag uitgewerkt en staat
beschreven in bijlage 6. Het verslag bestaat uit de doelstellingen en
randvoorwaarden van gemeente Almelo en de input van de potentiële
opdrachtnemers. Met behulp van de brainstormsessie heeft gemeente Almelo de
behoeften van de potentiële opdrachtnemers kunnen inventariseren. De besproken
onderwerpen zijn gecategoriseerd in vier thema’s en geven een beeld van de inhoud
van de brainstormsessie. De thema’s staan in volgorde van aantal keren genoemd
en met een korte toelichting onderstaand beschreven:
- Doel (8x genoemd): Gemeente Almelo dient inzicht te geven in onder andere
haar ambitie, criteria en verwachtingen. Eén van de vragen was ‘Wat verstaat
30
gemeente Almelo onder innovatie?’ Tevens willen
potentiële opdrachtnemers graag inzicht krijgen in de horizon van de twee
pilotpanden. Met inzicht in de horizon kan een afweging worden gemaakt om
te investeren in maatregelingen met een snel resultaat door laaghangend
fruit, in maatregelingen rekeninghoudend met TCO of een combinatie hierin.
- Communicatie (5x genoemd): Binnen het thema worden verschillen
onderwerpen besproken, te weten afstemming tussen opdrachtgever en
opdrachtnemers, afstemming met gebruikers, jaarlijkse rapportage
gedurende exploitatiefase en in de mate van informatiedeling omtrent
ideeën.
- Kwaliteit (4x genoemd): De wijze van meten van de kwaliteit is binnen dit
thema besproken. Beginnend bij de noodzaak van het opstellen van een
startpunt ofwel 0-meting van de twee panden. Voorafgaand aan de
inschrijvingen dient gemeente Almelo inzicht te geven in de
beoordelingscriteria en de wegingen hierin. Gedurende de uitvoering en
exploitatiefase dient de kwaliteit gecontroleerd te worden door
terugkomende inspecties.
- Budget (3x genoemd): Potentiële opdrachtnemers bekrachtigen de hoge
investeringskosten voor de inschrijving. Een ander besproken onderwerp is
dat potentiële opdrachtnemers graag inzicht willen krijgen in het
investeringbudget en de huidige energierekening van de panden.
Tijdens de interactieve bijeenkomst is aan de potentiële opdrachtnemers gevraagd
het traject gezamenlijk met gemeente Almelo verder te doorlopen. Door deel te
nemen aan een vraaggesprek en een projectvisie voor de twee pilotpanden uit te
werken.
4.3. Vraaggesprekken
Naast het opstarten van het gunningstraject van de twee pilotprojecten voert
gemeente Almelo individuele gesprekken met twaalf potentiële opdrachtnemers. De
overige 3 potentiële opdrachtnemers hebben aangegeven af te zien van het traject.
Daarnaast is met de twee betrokken brancheorganisaties Bouwend Nederland en
Uneto-VNI een vraaggesprek gevoerd.
Met de gesprekken wil gemeente Almelo inzicht krijgen hoe potentiële
opdrachtnemers aankijken tegen de gegeven verduurzamingsopgave en welke
mogelijke oplossingsrichtingen zij voorstellen voor deze opgave. De gesprekken
31
geven inzicht in waar de potentiële opdrachtnemers staan op de
duurzaamheidladder, door bijvoorbeeld te vragen naar de visie op het gebied van
duurzaamheid binnen de organisatie van de potentiële opdrachtnemers. Tevens
worden diverse vragen gesteld met betrekking tot de pilotprojecten, omtrent
benodigde gegevens en randvoorwaarden. De uitwerking van de gesprekken staat in
bijlage 7. Onderstaande alinea’s geven de primaire componenten van de gesprekken
weer.
- De potentiële opdrachtnemers dragen diverse proces-, uitvoering- en
exploitatie-innovaties aan mogelijk toe te passen tijdens het traject. Uit de
diverse innovaties worden drie innovaties kort toegelicht. Dit zijn de meeste
interessante innovaties die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de
verduurzamingsopgave.
- De potentiële opdrachtnemers dragen vernieuwend opdrachtgeverschap,
ketenintegratie, samenwerkingsvormen, geïntegreerde contracten, lean
plannen en gebruikersparticipatie aan als mogelijke procesinnovaties. De
gekozen procesinnovatie die kort wordt toegelicht is vernieuwend
opdrachtgeverschap. Vernieuwend opdrachtgeverschap is een structurele
verschuiving in denkwijze, houding en gedrag van zowel opdrachtgever
als potentiële opdrachtnemers. Voor de opdrachtgever geldt een
vernieuwde wijze van uitvragen en het uitvoeren van de regisserende rol.
De potentiële opdrachtnemer wordt uitgedaagd om de juiste balans te
vinden tussen kwaliteit, investeringskosten en onderhoudskosten.
Potentiële opdrachtnemers kunnen op de aanvraag inschrijven met door
hen ‘vrij’ te kiezen innovatieve oplossingen. Dit resulteert in
kwaliteitsverbetering, tijdswinst en kostenbesparing, daarnaast kunnen
beheers- en onderhoudskosten tijdens de gebruikfase gereduceerd.
- Huidige uitvoeringsinnovaties zijn automatisering en prefabriceren.
Automatisering is gebruik maken van informatietechnologie, zoals
computers en software, om processen beter en efficiënter te laten
verlopen. Door onder andere gebruik te maken van computers en software
processen zodanig met elkaar verbinden dat alle informatie door het hele
bedrijf bruikbaar is.
- Daarnaast hebben enkele potentiële opdrachtnemers ervaring opgedaan
met exploitatie-innovaties. De aangeraden exploitatie-innovaties zijn
Resultaatgericht vastgoedonderhoud (RGVO), Resultaatgericht
samenwerken (RGS) en Bouw Informatie Modellering (BIM). Verschillende
32
potentiële opdrachtnemers hebben veel ervaring
opgedaan met RGVO. RGVO leidt tot effectiever, duurzamer en efficiënter
onderhoud aan de buitenschil van gebouwen. Centraal staat de integrale
aanpak van het onderhoud en de resultaatafspraken. Het afgesproken
kwaliteitsniveau voor de gebouwen is een contractueel verplicht niveau,
die gedurende de gehele onderhoudscyclus gewaarborgd dient te worden.
- Door duurzaamheiddoelstellingen op te stellen streven potentiële
opdrachtnemers erna verschillende aspecten het gebied van verduurzaming
te implementeren binnen de eigen organisatie. Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen (MVO) is een onderdeel binnen deze doelstellingen. Daarnaast is
de juiste vraagstelling vanuit de opdrachtgever essentieel om te komen tot de
meest duurzame oplossing. Door onder andere te vragen naar Total Cost of
Ownership (TCO) kan een verduurzamingslag worden behaald. Eveneens is
gebruikersbeïnvloeding een belangrijk onderdeel binnen de
verduurzamingsopgave. Door de gebruiker mee te nemen in het proces en te
informeren wordt door bewustwording bijvoorbeeld energielasten verlaagd.
- Om het project tot slagen te brengen geven potentiële opdrachtnemers aan
graag de deelstappen uit de specificatiefase volledig uitgewerkt te ontvangen.
Belangrijke gegevens welke potentiële opdrachtnemers noemen zijn concreet
de verwachtingen van de opdrachtgever in te meten onderdelen en basis
informatie van het pand. Onder de basis informatie wordt onder andere
verstaan de gebouwtekeningen, huidige verbruik en contactgegevens van de
gebouwbeheerder.
- De potentiële opdrachtnemers hebben onderstaande randvoorwaarden
gesteld om het project tot uitvoer te brengen:
- De opdrachtgever dient te voldoen aan de betalingsafspraken, aan
de hand van een betalingsschema (3x genoemd);
- De opdrachtgever dient de benodigde informatie, zoals hierboven
genoemd, te verstrekken (2x genoemd);
- Voorwaarden dienen gezamenlijk te worden opgesteld (2x
genoemd);
- De duurzaamheidsmaatregelingen moeten direct kunnen worden
gerealiseerd, waarvoor geld beschikbaar dient te zijn (1x genoemd);
33
- Gunnen op basis van economisch meest
voordelige inschrijving (EMVI) (1x genoemd);
- De projectvisies dienen op gelijke wijze met elkaar worden
vergeleken (1x genoemd);
- Tijdschema’s moeten realistisch zijn (1x genoemd);
- Eisen dienen redelijk te zijn (1x genoemd);
- Niet alle risico’s moeten over de schutting worden gegooid (1x
genoemd);
- Gezamenlijk een overeenkomst opstellen met daarin alle gemaakte
afspraken (1x genoemd).
- Het startpunt ofwel 0-meting dient gezamenlijk op worden gesteld
(1x genoemd);
- De opdrachtgever dient haar verwachting over het beheer weer te
geven (1x genoemd);
- Het projectplan dient onderdeel te worden van het contract (1x
genoemd);
- Gemeente Almelo dient een snelle reactie te geven op vragen (1x
genoemd);
- Alle partijen dienen de afspraken na te komen (1x genoemd);
- Betalingstermijn van maximaal 30 dagen (1x genoemd);
- Minimaal 1x per jaar gezamenlijk evalueren (1x genoemd);
- Volledige openheid (1x genoemd);
- Het onderhoud dient goed bij de initiatieffase te worden betrokken
(1x genoemd).
4.4. Selectie uitvraag
Aan de potentiële opdrachtnemers is, middels een selectie uitvraag, gevraagd een
projectvisie in te dienen. In de selectie uitvraag vraagt gemeente Almelo aan de
potentiële opdrachtnemers een projectvisie met daarin vastgesteld ‘hoe’ invulling
wordt gegeven aan het integraal verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren
van de twee pilotpanden.
In de selectie uitvraag geeft gemeente Almelo de mogelijkheid aan potentiële
opdrachtnemers om een consortium te vormen. Middels een consortium wordt de
kennis van de potentiële opdrachtnemers gebundeld. Een consortium is een
samenwerking tussen een aantal opdrachtnemers om een project te realiseren. De
potentiële opdrachtnemers kunnen, met de diverse kernkwaliteiten en disciplines
34
binnen organisaties, een consortium vormen en gezamenlijk een
projectvisie indienen.
Geleid door de selectie uitvraag, zie bijlage 8, heeft gemeente Almelo de potentiële
opdrachtnemers uitgenodigd om conform genoemde specificaties een projectvisie in
te dienen. De projectgerichte aanpakken geven inzicht in hoe de consortia invulling
willen geven aan de onderstaande, door het procesplan aangeboden, componenten:
- Activiteitenplan;
- Onderhoudsplan;
- Beheersplan;
- Open begroting;
- Planning;
- Risicoanalyse;
- Monitoringsplan;
- Communicatieplan.
4.5. Projectvisies
Ten gevolge van de selectie uitvraag ontvangt gemeente Almelo vier projectvisies.
De projectvisies zijn samengesteld door vier consortia, bestaande uit aannemers-,
installatie- en onderhoudsbedrijven. De consortia leveren projectvisies bestaande
uit verschillende samenstellingen in. De opbouw en een algemene indruk van de
plannen wordt hieronder weergegeven.
- De projectvisie van consortium 1 bestaat uit de volgende indeling: de
inleiding, leeswijzer, zelfdoen of integrale regie, beheer, onderhoud,
verduurzaming, organisatie en vervolg. De projectvisie is procesgericht, het
plan heeft een ambitieuze en goede suggestie van de integrale afweging in
welk pand te investeren. Daarnaast benoemt het consortium in het plan een
duidelijke eigen interpretatie van de vraagstelling van de opdrachtgever.
- De projectvisie van consortium 2 bestaat uit de volgende indeling:
uitgangspunten, organisatie, beheer, communicatiemodel, verduurzaming,
meerjarenonderhoud en planning, budget en financiering,
gebruikersbeïnvloeding, Social Return of Investment (SROI), kansen en
risico’s, garanties, innovatief aanbesteden en randvoorwaarden. Het plan zeer
uitgebreid beschreven en duidelijk toegelicht met diverse bijlagen. Het plan
35
geeft een heldere projectgerichte visie met specifiek op
het project toepasbare maatregelingen.
- De projectvisie van consortium 3 bestaat uit de volgende indeling: inleiding,
digitaliseren gebouwen, rolverdeling, richtlijnen voor storingsmelding en
klachtafhandeling, budget, communicatie en betrekken eindgebruikers,
risico’s verduurzamingsmaatregelen en Total Cost of Ownership. Het plan
richt zich vooral op het onderdeel communicatie en is op dat gebied
voldoende toegelicht. Het plan gaat op diverse gevraagde componenten
minder diep op in ten opzichte van wat is uitgevraagd.
- De projectvisie van consortium 4 bestaat uit de volgende indeling: wijze van
organiseren van de implementatie, opstart werkzaamheden, rolverdeling,
communicatie, onvoorziene omstandigheden, borging tijdsplanning, borging
SLA KPI’s, digitaal inzicht, duurzaamheid. Het plan is een procesgerichte
aanpak en benoemd veel individueel genoemde maatregelen. Op
installatietechnisch gebied is het plan goed toegelicht. Op bouwkundig
gebied mist inzicht in het plan.
De projectvisies worden, zoals
weergegeven in afbeelding 4.3,
toegelicht middels een presentatie aan
de beoordelingscommissie en mede
inschrijvers. Tevens bevat bijlage 9 een
publicatie van de bijeenkomst.
De beoordelingscommissie bestaat uit Figuur 4.3. De presentaties.
de onderstaande zes personen:
- Dhr. J. Haarhuis, manager SE Vastgoed en Exploitatie bij gemeente Almelo;
- Dhr. D. Prins, teamleider team Vastgoed bij gemeente Almelo;
- Dhr. B. Nijkamp, technische medewerker onderhoud en projectbegeleiding bij
gemeente Almelo;
- Dhr. M. Viergever, technische medewerker beheer en onderhoud gebouwen
bij gemeente Almelo;
- Dhr. G. Stern, docent bij Saxion Hogeschool en cursusleider van de
leergangen ‘Bouwen aan bestaande woningvoorraad en RGSiO’;
- Mevr. A. te Luke, afstudeerstudente bij gemeente Almelo.
36
De selectie vindt plaats op basis van ‘Economisch meest voordelige inschrijving’
(EMVI). Door middel van diverse EMVI-criteria, te weten TCO, consortium, tijdspad,
communicatie, kwaliteit, risico, presentatie en SROI. De genoemde personen uit de
beoordelingscommissie vormen elk hun eigen oordeel. Zij beoordelen de
projectvisies en presentatie op basis van de EMVI-criteria middels het
beoordelingsformat, opgenomen in bijlage 10. Daarop aansluitend worden de
verschillende oordelen met elkaar vergeleken. In samenspraak vormen de personen
van de beoordelingscommissie een gezamenlijke onderbouwde beoordeling. Dit
gezamenlijke oordeel wordt teruggekoppeld aan het desbetreffende consortium.
Algeheel wordt bekend gemaakt welke consortia zijn geselecteerd om het traject
verder te doorlopen. Van de andere consortia wordt afscheid genomen.
4.6. Definitieve uitvraag
Op basis van de definitieve uitvraag verzoekt gemeente Almelo aan potentiële
opdrachtnemers de projectvisie uit te werken tot een projectplan. Het projectplan
bevat alle vereisten en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van het project.
In het plan worden de aangedragen oplossingen door het consortium
geconcretiseerd. Daarnaast dient het consortium te bewijzen dat de doelstellingen
middels de oplossingen worden behaald.
Ook de definitieve inschrijving wordt door de beoordelingscommissie beoordeeld.
Gebaseerd op de beoordeling van de beoordelingscommissie wordt het project aan
één inschrijver toegewezen. Gezamenlijk met het geselecteerde consortium wordt
een intentieovereenkomst ondertekend, waarin de samenwerking wordt vastgelegd.
Bij de pilotpanden wordt na beoordeling van de projectvisies en presentaties en
goedkeuring van college van B en W de twee pilotpanden aan twee verschillende
consortia toegewezen.
4.7. Projectteam
Met de vastgelegde samenwerking door middel van een intentieovereenkomst kan
het projectteam worden samengesteld. Het projectteam bestaat uit projectleiders
met verschillende disciplines en kernkwaliteiten aangedragen door het consortium,
tevens neemt een projectleider vanuit de opdrachtgever plaats in het projectteam.
Het projectteam werkt het projectplan gezamenlijk nader uit tot uitvoerbare
plannen.
37
Het projectteam stelt alle verplichtingen op basis van de projectdocumenten en
inschrijving vast in een DBFM(O)-overeenkomst. Waaropvolgend het DBFM(O)-
overeenkomst wordt ondertekend en aansluitend gestart kan worden met de
realisatie. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Met een
DBFM(O)-overeenkomst wordt het consortium integraal verantwoordelijk voor het
ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de exploitatie van het project.
4.8. Optimaliseren procesplan
De resultaten van de praktijkcasus worden gebruikt om het procesplan te verfijnen,
aan te scherpen en te corrigeren. Een hulpmiddel voor deze opgave is de ‘PDCA-
cyclus’. De PDCA-cyclus optimaliseert en borgt het proces door middel van het
doorlopen van vier stappen, visueel weergegeven in figuur 4.4. De eerste stap ‘Plan’
houdt in dat het procesplan wordt gedefinieerd (hoofdstuk 3). De tweede stap ‘Do’
voert het plan uit (hoofdstuk 4). De derde stap ‘Check’ stelt de resultaten vast
(onderstaand beschreven). Gedurende de
vierde stap ‘Act’ worden acties uitgezet om
het procesplan te verbeteren (opvolgende 39
panden). Door het continu herhalen van de
stappen wordt het proces steeds verder
geoptimaliseerd. De PDCA-cyclus helpt
gemeente Almelo om het proces efficiënt en
effectief te doorlopen (Kerklaan). Figuur 4.4. De PDCA-cyclus.
De praktijkcasus is tot op heden doorlopen tot en met ‘Dialoogronde 1’, een
deelstap van de selectiefase binnen het procesplan. Tot dusver kan het procesplan,
opgenomen in bijlage 2, op basis van resultaten en bevindingen worden
geoptimaliseerd op onderstaande punten. Tevens geven potentiële opdrachtnemers
tijdens de vraaggesprekken input voor het optimalisatieproces.
De stap specificeren binnen het procesplan is tijdens de praktijkcasus onvoldoende
uitgewerkt, met nadruk op de functionele specificatie. De potentiële
opdrachtnemers hebben tijdens de vraaggesprekken aangegeven onzeker te zijn
over de invulling van de projectvisie. Een tweede aandachtpunt tijdens de
specificatiefase is de ‘Planning’. De projectmanager dient de planning te waarborgen
38
en lange doorlooptijden te beperken. Gedurende de praktijkcasus
loopt de planning extreem uit.
De stap selecteren binnen het procesplan kan verfijnd worden door tijdens de
voorlichtingsbijeenkomst meer inzicht te geven in de rol van gemeente Almelo als
opdrachtgever. Daarnaast kan de stap aangescherpt worden door de component
gebruikersbeïnvloeding toe te voegen aan het beoordelingsformat.
De stap contracteren binnen het procesplan kan vooralsnog aangescherpt worden
middels input vanuit de vraaggesprekken. Potentiële opdrachtnemers benoemen
drie relevante randvoorwaarden omtrent het op te stellen contract:
- Ten eerste willen potentiële opdrachtnemers graag het projectplan onderdeel
uit laten maken van het contract;
- Als tweede randvoorwaarde willen potentiële opdrachtnemers een
betalingstermijn van maximaal 30 dagen;
- Tenslotte geven potentiële opdrachtnemers aan minimaal één keer per jaar
gezamenlijk het project te evalueren.
Met behulp van bovenstaande punten is het procesplan geoptimaliseerd. Het
procesplan blijft een dynamisch document dat in de toekomst nog verder kan
worden geperfectioneerd om zo blijvend het meest optimale ontwerp uit het proces
te halen.
39
5. Conclusie
Gedurende het onderzoek is invulling gegeven aan de behoefte van gemeente
Almelo naar een integrale oplossing om de verduurzamingsopgave te realiseren.
Door op een innovatieve wijze invulling te geven aan het proces is gemeente Almelo
in staat om gezamenlijk met aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven uit
regionale gemeenten een integrale oplossing te genereren voor het verduurzamen,
onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed.
Onderstaande punten geven inzicht in de beantwoording van de drie deelvragen van
het onderzoek ofwel de werkwijze bij het optimaliseren van het proces.
1. De theorie biedt diverse procesinnovaties aan om optimalisatie binnen het
proces te genereren. De meest relevante oplossingsrichting omtrent de
doelstellingen van gemeente Almelo is gericht op de samenwerking tussen
opdrachtgever en opdrachtnemers. Tevens de onderlinge samenwerking
binnen een consortium.
2. De geselecteerde concurrentiegerichte dialoogprocedure biedt een basis voor
het procesplan. Gedurende het onderzoek wordt deze basis verfijnd,
aangescherpt en gecorrigeerd, naderhand van verkregen informatie door het
verkennen van de theorie en het toetsen van het procesplan in de praktijk.
Tevens wordt de kennis van ervaringsdeskundigen toegepast om het
procesplan te optimaliseren. Een voorbeeld van een toegepaste maatregel is
het SMART formuleren van de projectdoelstelling.
3. Gedurende de praktijkcasus is de noodzaak van een projectmanager
bekrachtigd. Met name de taak om de voortgang van de planning tijdens het
proces te bewaken. Tevens zijn gedurende de praktijkcasus individuele
gesprekken gevoerd met potentiële opdrachtnemers. Potentiële
opdrachtnemers dragen diverse oplossingsrichtingen aan om het proces te
optimaliseren. Een voorbeeld van een aangedragen procesinnovatie is
vernieuwend opdrachtgeverschap. Vernieuwend opdrachtgeverschap is een
verandering in denkwijze en het loslaten van oude gewoontes. Daarnaast
dragen de potentiële opdrachtnemers een langdurige samenwerking aan om
op innovatieve wijze invulling te geven aan de verduurzamingsopgave.
40
Het procesplan geeft een werkwijze om op innovatieve wijze
invulling te gegeven aan een integrale oplossing voor het verduurzamen,
onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed in
gemeente Almelo. Het procesplan past de concurrentiegerichte dialoogprocedure
toe als basis. Uit onderzoek blijkt dat het procesplan drie stappen dient te
omvatten, te weten specificeren, selecteren en contracteren. Dit houdt in dat het
procesplan start met het afbakenen en inrichten van het project (specificeren). Om
vervolgens de meest geschikte opdrachtnemer en oplossing te kiezen (selecteren).
In de laatste stap van het procesplan worden de gemaakte afspraken vastgelegd
(contracteren). Geleid door het procesplan treedt gemeente Almelo in dialoog met
potentiële opdrachtnemers ofwel consortia om te bepalen welke oplossingen het
best in de behoeften van gemeente Almelo kan worden voorzien. De interactie
tussen opdrachtgever en potentiële opdrachtnemers genereert dat de meest
optimale oplossing voor het project wordt gevonden.
41
6. Aanbevelingen
Aan gemeente Almelo wordt geadviseerd om het procesplan te implementeren ten
behoeve van het verduurzamen van het maatschappelijk vastgoed. De voornaamste
reden om te kiezen voor het procesplan is omdat het plan een innovatieve werkwijze
toont om te komen tot een integrale oplossing voor het verduurzamingsopgave.
Door het toepassen van deze werkwijze en gedurende het proces in dialoog te gaan
geeft de opdrachtnemer invulling aan de oplossing om in behoefte van de
opdrachtgever te voorzien.
Om het procesplan toe te passen geeft figuur 6.1 een implementatieplan. Het
implementatieplan beschrijft de meest relevante subdoelen en de wijze om de
subdoelen te bereiken.
Implementatieplan
Subdoelen Taken
opdracht-
gever
Taken
opdracht-
nemers
Processtuk Verantwoor-
delijke
Tijds-
planning
Specificatie Project-
omschrijving
N.v.t. Functionele
uitvraag
Project-
manager
± 8 maanden
Trechtering
inschrijvers
Beoordelen
projectvisies
Aanmelden en
indienen
projectvisie
Selectie
opdracht-
nemers
Beoordelings-
commissie
± 3 maanden
Dialoog-
ronden
Optimaliseren projectvisies
door interactie
Nota’s van
Inlichtingen
Project-
manager
± 10
maanden
Definitieve
inschrijving
Beoordelen
project-
plannen
Indienen
projectplan
Toewijzing
consortia
Beoordelings-
commissie
± 3 maanden
Opdracht-
verstrekking
Gezamenlijk invulling geven
aan contract
Getekende
DBFMO-
overeenkomst
Projectteam ± 4 maanden
Realisatie Regisserende
rol
Uitvoerende
rol
Kwaliteits-
inspecties
Projectteam Conform
planning
Exploitatie Regisserende
rol
Uitvoerende
rol
Kwaliteits- en
monitorings-
verslagen
Projectteam > 10 jaar
Evaluatie Gezamenlijk beoordelen van
het proces
Evaluatie-
rapport
Projectteam > 10 jaar
Figuur 6.1. Het implementatieplan.
42
De eindverantwoordelijke voor de implementatie van het
procesplan is de projectmanager. De projectmanager stuurt de
beoordelingscommissie en het projectteam aan. De manager plant, organiseert en
controleert teneinde de subdoelen te bereiken. Enkele taken van de projectmanager
zijn:
- Ontvangen van vragen, documenten en aanbiedingen;
- Verzenden van alle communicatie;
- Beantwoording van de vragen;
- Toetsen van de conformiteit en consistentie;
- Beoordelen van inschrijvingen.
- Behoudt het overzicht en coördineert;
Het implementeren van het procesplan brengt risico’s met zich mee. Figuur 6.2
geeft aanbevelingen om bedreigingen gedurende het proces te reduceren of zelfs te
elimineren. De aanbevelingen zijn binnen het figuur opgedeeld in de stappen
specificeren, selecteren en contracteren.
Aandachtspunten
Stappen Aanbevelingen
Specificeren
De opdrachtgever dient haar verwachtingen en uitgangspunten
concreet weer te geven. Tevens dient de doelstelling van het
project concreet dan wel SMART geformuleerd te zijn.
Alle communicatie dient via één kanaal via de projectmanager
te lopen.
De opdrachtgever dient de planning voldoende ruim op te
zetten, zodat potentiële opdrachtnemers voldoende tijd hebben
om op zoek te gaan naar de meest optimale oplossing. Bij
zowel de selectie uitvraag als bij de definitieve uitvraag hebben
potentiële opdrachtnemers minimaal 8 weken nodig om de
projectvisie en projectplan uit te werken.
De opdrachtgever dient los te komen van de traditionele
gedachtegang. Dit betekent bijvoorbeeld dat de opdrachtgever
geen inbreng meer mag geven betreffende materiaalkeuzes
(functiedenkend).
Selecteren
De gestelde voorwaarden dienen transparant, non-
discriminatoir, objectief, proportioneel en in overeenstemming
met het vrij verkeer van diensten en personen etc. te zijn.
Potentiële opdrachtnemers adviseren gegadigden te selecteren
43
op basis van ervaring.
Om tot een meest optimale oplossing te komen is interactie
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer essentieel.
De inrichting van de dialoog dient in samenspraak met
potentiële opdrachtnemers worden opgezet.
Gedurende de dialoog dienen alleen de essentiële zaken op
hoofdlijnen worden besproken.
De dialooggesprekken dienen worden vastgelegd in een
verslag.
De oplossingen dienen middels een beoordelingsformat op
gelijke wijze worden beoordeeld.
Potentiële opdrachtnemers adviseren een langlopende
samenwerking om te komen tot het beste resultaat.
De transactiekosten kunnen verlaagd worden door het aantal
potentiële opdrachtnemers te beperken. Tevens door het aantal
dialooggesprekken en dialoogproducten te beperken.
Contracteren
Tijdens de samenwerking is het belangrijk dat de
opdrachtgever en opdrachtnemer naast elkaar staan. Tevens
dienen de betrokken aannemers-, installatie- en
onderhoudsbedrijven naast elkaar te staan.
De gemaakte afspraken dienen worden vastgelegd in een
overzichtelijk contract. Het contract genereert o.a.
gezamenlijke verantwoordelijkheid.
In het contract dient een gezamenlijk opgestelde startpunt
ofwel 0-meting worden opgenomen. De 0-meting kan
bijvoorbeeld bestaan een NEN2767 keuring.
Figuur 6.2. De aandachtspuntenlijst.
44
Bibliografie
Aanbesteden, I. (sd). Innovatief Aanbesteden. Opgeroepen op 5 6, 2015, van Innovatief Aanbesteden:
http://www.innovatiefaanbesteden.be/over_innovatief_aanbesteden
ARW. (2012). Aanbestedingsreglement Werken 2012.
Baarda, B. (2009). Dit is onderzoek! Groningen: Noordhoff Uitgevers.
Baarda, B., Bakker, E., van der Hulst, M., Julsing, M., Fischer, T., van Vianen, R., et al. (2012).
Basisboek Methoden en Technieken. Groningen: Noordhoff Uitgevers.
Bontenbal, R. (sd). Werken aan projecten. Opgeroepen op 4 5, 2016, van http://werken-aan-
projecten.nl/risicoanalyse/
bouwstenenvoorsociaal. (sd). bouwstenenvoorsociaal. Opgeroepen op 5 6, 2015, van
bouwstenenvoorsociaal:
http://www.bouwstenenvoorsociaal.nl/?q=Definitie%20instandhouding%20en%20onderhou
d
Europeesparlement. (2014, 2 26). Eur-lex Europa. Opgeroepen op 1 12, 2016, van http://eur-
lex.europa.eu/legal-content/NL/ALL/?uri=CELEX:32014L0024
Floor. (sd). Floor. Opgeroepen op 5 13, 2015, van Floor:
http://www.floor.nl/management/innovatiefaanbesteden.html
FOSAG. (2011). Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Waddinxveen: FOSAG.
Guidance, P. P. (2014). Handreiking innovatiegericht inkopen . Procurement of Innovation Platform.
Hoek, R. t. (2015, 6 25). Bouwend Nederland. Opgehaald van
http://www.bouwendnederland.nl/nieuws/1386939/een-dialoog-tussen-gemeente-en-
marktpartijen-integraal-verduurzamen-maatschappelijk-vastgoed-in-almelo
Kempen, P. P., & Sijbrandij, J. (2013). Verduurzamen van gemeentelijk vastgoed en de mogelijke rol
van ESCo's. Amsterdam.
Kerklaan, L. (sd). Passionned Group. Opgeroepen op 4 5, 2016, van
https://www.pdcacyclus.nl/william-edwards-deming/deming-cirkel/
Nagelkerke, M., Oehler, J., Muntz-Beekhuis, J., & Staay, D. v. (2009). De concurrentiegerichte dialoog.
Den Haag: Rijksoverheid.
Onderhoudsfilosofie. (sd). Opgeroepen op 5 6, 2015, van
http://www.onderhoudsfilosofie.nl/algemeen.html
Plandatis. (sd). Opgeroepen op 5 6, 2015, van
http://www.planmatigonderhoud.nl/prestatiecontract.htm
Proces. (2015). Proces. Opgeroepen op 1 12, 2016, van http://www.proces-nl.eu/
45
Rijksoverheid. (sd). Opgeroepen op 07 06, 2015, van
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-unie/europa-2020
Rijkswaterstaat. (2014, 1). Samenwerken en prestatiemeten. Opgeroepen op 4 4, 2016, van
www.rijkswaterstaat.nl/zakelijk
Salemink, G. (2015, 12 4). Stichting Pioonering. Opgehaald van
http://www.pioneering.nl/organisatie/nieuws/620/integraal-verduurzamen-
maatschappelijk-vastgoed-almelo
SBRCURnet. (sd). SBRCURnet. Opgeroepen op 4 6, 2016, van http://www.sbrcurnet.nl/
Sloots, A., Keulen, H., Koning, M. d., Stuijts, M., & Hebly, J. (2013). Gids Proportionaliteit. Den Haag.
Stuijts, M., Water, J. v., & Ditters, Y. (2012). VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Den Haag:
Vereniging van Nederlandse Gemeenten.
Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid. (sd).
Visscher, M., Prins, D., & Agus, A. (2014, 12 11). Investeringsvoorstel verduurzamen maatschappelijk
vastgoed. Almelo.
Voort, P. v., & Ormondt, F. v. (2012). Het innovatieboek. Amsterdam: Academic Service.
Vroemen, M. (2001). Werken in Teams: samen denken en doen.
Vught, J. V. (2012). De module Inkoopproces publiek, onderdeel van het NEVI Professional
programma. Zoetemeer: NEVI.
Woonwaard. (sd). Woonwaard. Opgeroepen op 5 6, 2015, van Woonwaard:
http://www.woonwaard.nl/over-woonwaard/maatschappelijke-
activiteiten/maatschappelijk-vastgoed