Gezamenlijk verduurzamen van maatschappelijk vastgoed in ... te Luke Het... · Een voorbeeld van...

48
Gezamenlijk verduurzamen van maatschappelijk vastgoed in Almelo Met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling geven aan de verduurzamingsopgave Anne te Luke 26 april 2016 Versie 6

Transcript of Gezamenlijk verduurzamen van maatschappelijk vastgoed in ... te Luke Het... · Een voorbeeld van...

1

Gezamenlijk verduurzamen van

maatschappelijk vastgoed in Almelo

Met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze

invulling geven aan de verduurzamingsopgave

Anne te Luke

26 april 2016

Versie 6

Titelblad

Titel: Gezamenlijk verduurzamen van

maatschappelijk vastgoed in Almelo

Ondertitel: Met potentiële opdrachtnemers op

innovatieve wijze invulling geven aan

de verduurzamingsopgave

Auteur: Mevrouw A. te Luke

Opdrachtgevende organisatie: Gemeente Almelo

Gegevens: Haven Zuidzijde 30

7607 EW Almelo

Tel. 0546-541111

Bedrijfsbegeleider: De heer drs. D. Prins

Opleidende organisatie: Saxion Hogeschool

Opleiding: Bouwtechnische Bedrijfskunde

Gegevens: M.H. Tromplaan 28

7513 AB Enschede

Schoolbegeleider: De heer C.J.G. Huijbers

In samenwerking met: Stichting Pioneering

Gegevens: Hengelosestraat 500

7521 PA Enschede

Contactpersonen: De heer G. Samelink en

de heer G. Stern

Plaats, jaar: Almelo, 2016

Versie: 6

III

Voorwoord

Voor u ligt het rapport betreffende het onderzoek dat ik heb uitgevoerd bij

gemeente Almelo. Tot stand gekomen in samenwerking met stichting Pioneering.

Het rapport is geschreven in het kader van de opleiding Bouwtechnische

Bedrijfskunde, Saxion Hogeschool te Enschede.

Ik vond het een leuke uitdaging om dit rapport te schrijven. Met veel plezier heb ik

meegelopen bij het selecteren van opdrachtnemers voor de pilotpanden. Ik heb

tijdens mijn aanwezigheid met verschillende potentiële opdrachtnemers een

vraaggesprek mogen voeren. Mijn bevindingen zijn nader uitgewerkt in het

reflectieverslag, welke terug is te vinden in bijlage 1.

Graag bedank ik mijn collega's van team Vastgoed voor de bijdrage aan de

totstandkoming van dit rapport. Een speciaal woord van dank voor de heer D. Prins

voor de dagelijkse begeleiding tijdens het schrijven dan het onderzoeksrapport en

de heer C.J.G. Huijbers voor de begeleiding en zijn feedback tijdens de afgelopen

periode.

Almelo, 26 april 2016

Anne te Luke

Inhoudsopgave

Titelblad ................................................................................................................................................ 2

Voorwoord ........................................................................................................................................... III

Samenvatting ....................................................................................................................................... 3

1. Inleiding ........................................................................................................................................ 5

1.1. Situatieschets ............................................................................................................................. 5

1.2. Probleemstelling ........................................................................................................................ 6

1.3. Aanleiding ................................................................................................................................... 6

1.4. Doelstelling ................................................................................................................................. 7

1.5. Onderzoeksvraag ...................................................................................................................... 7

1.6. Deelvragen .................................................................................................................................. 7

1.7. Onderzoeksontwerp ................................................................................................................. 8

1.8. Structuurbeschrijving ............................................................................................................... 8

2. Theoretisch kader ......................................................................................................................... 9

2.1. Procesinnovaties ........................................................................................................................ 9

2.2. Innovatief inkopen .................................................................................................................. 11

2.3. Wet- en regelgeving ............................................................................................................... 13

3. Procesplan ..................................................................................................................................... 16

3.1. Meest geschikte procedure na analyse ............................................................................ 16

3.2. Concurrentiegerichte dialoogprocedure .......................................................................... 18

3.3. Identificeren valkuilen en risico’s ...................................................................................... 19

3.4. Samenstelling procesplan ..................................................................................................... 20

4. Praktijkcasus ................................................................................................................................ 28

4.1. Pilotpanden ............................................................................................................................... 28

4.2. Dialoogsessie ........................................................................................................................... 29

4.3. Vraaggesprekken .................................................................................................................... 30

4.4. Selectie uitvraag ...................................................................................................................... 33

4.5. Projectvisies .............................................................................................................................. 34

4.6. Definitieve uitvraag ................................................................................................................ 36

4.7. Projectteam ............................................................................................................................... 36

4.8. Optimaliseren procesplan .................................................................................................... 37

5. Conclusie ....................................................................................................................................... 39

6. Aanbevelingen ............................................................................................................................. 41

Bibliografie ......................................................................................................................................... 44

Samenvatting

Gemeente Almelo wil een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden

en meerjarig beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed. Dit onderzoek richt

zich op het vormgeven van het procesplan om ondersteund door het procesplan in

de behoeften van gemeente Almelo te voorzien. Het procesplan biedt een werkwijze

om gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling te

geven aan een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden en

meerjarig beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente Almelo.

Om het procesplan gestalte te geven is gebruik gemaakt van de

concurrentiegerichte dialoogprocedure. Uit onderzoek blijkt dat de procedure het

meest geschikt is om de reden dat een andere manier van uitvragen wordt

toegepast. Met de uitvraag geeft de opdrachtgever ruimte aan potentiële

opdrachtnemers voor het invullen van een oplossing. Daarbij horende voert de

opdrachtgever een dialoog met potentiële opdrachtnemers. Gedurende de dialoog

wordt door interactie een optimale en integrale oplossing gecreëerd. Het procesplan

biedt een praktische handleiding met behulp van de onderdelen specificeren,

selecteren en contracteren.

Tijdens het specificeren wordt, door onder andere de projectomschrijving,

projectdoelstelling en risicoanalyse, inzicht verkregen in het project. In de

specificatie worden de eisen en wensen van de opdrachtgever in functionele termen

beschreven om hiermee een grote oplossingsvrijheid aan de potentiële

opdrachtnemers te bieden. De specificatie en de bijbehorende projectdocumenten

geven potentiële opdrachtnemers de benodigde informatie om een creatieve

oplossing aan te bieden en een projectvisie samen te stellen.

De selectieprocedure wordt gestart nadat de geïnteresseerde potentiële

opdrachtnemers zich hebben aangemeld om deel te nemen aan de procedure. Met

behulp van geschiktheidseisen wordt een voorselectie gemaakt van potentiële

opdrachtnemers. Een voorbeeld van een geschiktheidseis is de eis om de technische

bekwaamheid binnen de organisatie te bewijzen. Waarna met behulp van

selectiecriteria een vooraf bepaald aantal potentiële opdrachtnemers worden

uitgenodigd voor het inleveren van een projectvisie. Op basis van de beoordeling

van de projectvisies vindt selectie plaats. Daaropvolgend worden potentiële

opdrachtnemers ofwel consortia uitgenodigd deel te nemen aan een dialoog. De

dialoog leidt tot een meer gedetailleerde invulling van de specificatie en een nadere

invulling van door de opdrachtgever geformuleerde eisen en wensen. De dialoog

wordt voortgezet totdat een integrale oplossing is verkregen om in de behoeften

van de opdrachtgever te voorzien. Aansluitend verzoekt de opdrachtgever de

potentiële opdrachtnemers om een projectplan in te dienen. De gunning vindt plaats

op basis van ‘Economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). De projectplannen

worden op basis van EMVI-criteria beoordeeld door de beoordelingscommissie.

Gebaseerd op de beoordeling wordt het project aan één consortium toegewezen en

een intentieovereenkomst getekend.

Het onderdeel contracteren richt zich op het nader optimaliseren van het

projectplan en de opdrachtverstrekking. Het projectplan wordt geconcretiseerd door

het projectteam tot bruikbare werkdocumentatie. Tevens stelt het projectteam de

DBFM(O)-overeenkomst op, waarin alle gemaakte afspraken worden vastgelegd.

Daaropvolgend wordt de DBFM(O)-overeenkomst ondertekend en gestart met de

uitvoering van het project.

De conclusie van het onderzoek is dat het procesplan drie essentiële stappen dient

te omvatten. De stappen specificeren, selecteren en contracteren worden

vormgegeven door de geselecteerde concurrentiegerichte dialoog. Deze procedure

biedt een uitgangspunt welke naderhand van verkregen informatie gedurende het

onderzoek is verfijnd, aangescherpt en gecorrigeerd. Het procesplan is uitgewerkt

tot een innovatieve werkwijze om in de behoeften van gemeente Almelo te voorzien.

Door gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers invulling te geven aan een

integrale oplossing, gebruikmakend van een functionele specificatie.

Aanbevolen wordt de bedreigingen gedurende het toepassen van het procesplan

reduceren of zelfs te elimineren. Hiervoor zijn diverse aanbevelingen opgesteld,

betreffende onder andere de inrichting van de functionele specificatie,

dialooggesprekken en contract. De aanbevelingen genereren dat het innovatieve

procesplan vloeiend wordt doorlopen.

1. Inleiding

In dit hoofdstuk wordt verantwoording gegeven aan de inhoud van het onderzoek.

Tevens wordt het probleem beschreven waarvoor in dit onderzoek wordt gezocht

naar een oplossing. Om in het volgende hoofdstuk gericht op zoek te kunnen naar

relevantie theorieën om invulling te geven aan de oplossing van het probleem.

1.1. Situatieschets

Het onderzoek is uitgevoerd binnen team Vastgoed en Exploitatie onderdeel van de

sector Stad en Economie in gemeente Almelo. Team Vastgoed en Exploitatie voert

alle taken uit die te maken hebben met grondexploitaties, vastgoed en

accommodaties. Het team telt 45 medewerkers, die verschillende functies

uitoefenen zoals: concern projectleider, senior adviseur, senior planeconoom,

administrateur planeconomie, accountmanager, juridische beleidsmedewerker,

binnen medewerker vastgoed, technische medewerker beheer en onderhoud

gebouwen en stagiaire.

Het beleid van team Vastgoed is naast het uitvoeren van regulier onderhoud voor

het waarborgen van de economische waarde, ook verduurzamingsplannen te

bewerkstelligen om de gebouwkwaliteit van het maatschappelijk vastgoed te

verbeteren. Het team is verantwoordelijk voor de portefeuille van circa 150 panden,

bestaande uit onder andere gymlokalen, wijkcentra, parkeergarages,

bijeenkomstgebouwen, logiesgebouwen, kantoorpanden, onderwijsgebouwen,

sportaccommodaties, zwembaden en bedrijfsgebouwen.

Gemeente Almelo, team Vastgoed, heeft besloten haar maatschappelijk vastgoed te

verduurzamen, om vooruitlopend de door de Europese Unie opgestelde klimaat- en

energiedoelstellingen voor 2020 te behalen. De Europese Unie heeft een plan

opgesteld met afspraken voor het creëren van werkgelegenheid en voor het

aanpakken van maatschappelijke en economische uitdagingen. De binnen het plan

beschreven klimaat- en energiedoelstellingen, afgebeeld in tabel 1.1, vormen de

verduurzamingsopgave. Geleid door de geconstrueerde business case en de nota

‘Investeringsvoorstel verduurzamen maatschappelijk vastgoed’ is besloten

uitvoering te geven aan de verduurzamingsopgave (Visscher, Prins, & Agus, 2014).

6

Klimaat- en energiedoelstellingen voor 2020

Minimaal 20% minder uitstoot van broeikasgassen dan in 1990

20% van de energie komt uit duurzame energiebronnen, zoals

windenergie, zonne-energie, bio-energie en aardwarmte

20 % minder energieverspilling

Tabel 1.1. Europese doelstellingen (Rijksoverheid).

1.2. Probleemstelling

Gemeente Almelo heeft tot doel de verduurzamingsopgave te realiseren, maar heeft

nog geen concrete oplossing om in haar behoefte naar een integrale oplossing te

voorzien. Uit vooronderzoek blijkt dat vaste ketenpartners van gemeente Almelo

geen bewezen integrale oplossing hebben om de verduurzamingsopgave in te

vullen. Vaste ketenpartners geven aan dat de vraag naar een integrale oplossing

voor het verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren van maatschappelijk

vastgoed niet eerder aan hen is gesteld. Dit heeft gemeente Almelo doen besluiten

om gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op zoek te gaan naar een

innovatieve en integrale oplossing om deze opgave in te vullen.

1.3. Aanleiding

Gemeente Almelo wil een integrale oplossing voor het verduurzamen, onderhouden

en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente

Almelo. Gezamenlijk met aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven uit

regionale gemeenten wil gemeente Almelo op innovatieve wijze invulling geven aan

de verduurzamingsopgave.

Diverse beweegredenen om uitvoering te geven aan het integraal verduurzamen,

onderhouden en meerjarig beheren van het maatschappelijk vastgoed zijn,

gemeente Almelo wil:

1. Fungeren als voorbeeldfunctie;

2. Kostenreductie op energie, onderhoud en beheer;

3. Aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven kennis laten opdoen in een

vernieuwde wijze van uitvragen;

4. Samenwerking in de regio bevorderen.

7

1.4. Doelstelling

Het rapport geeft inzicht en advies op welke wijze gemeente Almelo gezamenlijk

met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling kan geven aan de

verduurzamingsopgave. Het procesplan toont een innovatieve procedure om te

komen tot een integrale oplossing voor het verduurzamen, het onderhouden en

meerjarig beheren, gedurende een periode van tenminste 10 jaar, van het bestaand

maatschappelijk vastgoed in gemeente Almelo.

1.5. Onderzoeksvraag

Om een duidelijk kader te creëren voor het onderzoek is de volgende hoofdvraag

leidend. ‘Welke stappen dient het procesplan te omvatten om op innovatieve wijze

invulling te geven voor het integraal verduurzamen, onderhouden en meerjarig

beheren van de 2 pilotpanden en daaropvolgend 39 panden in gemeente Almelo?’

1.6. Deelvragen

De hoofdvraag is onderverdeeld in de onderstaande deelvragen. De deelvragen

worden in de kern van het onderzoeksrapport beantwoord.

1. Welke integrale oplossingsrichtingen biedt de theorie om op innovatieve wijze

invulling te geven aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en

meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed?

1.1. Welke oplossingsrichtingen biedt de theorie omtrent procesinnovaties?

1.2. Waar dient rekening mee gehouden worden gedurende innovatiegericht

inkopen?

1.3. Welke keuzemogelijkheden biedt de theorie omtrent inkoopprocedures?

1.4. Welk resultaat levert het literatuuronderzoek op?

2. Op welke wijze kan gemeente Almelo gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers

op innovatieve wijze invulling geven aan het verduurzamen en aansluitend het

onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed?

2.1. Wat is de meest geschikte inkoopprocedure na analyse?

2.2. Wat zegt de theorie over de meest geschikte inkoopprocedure?

2.3. Wat zeggen ervaringsdeskundigen over de valkuilen en risico’s van de

inkoopprocedure?

2.4. Op welke wijze kan het procesplan worden vormgegeven?

8

3. Op welke wijze worden de mogelijkheden verkent van het

gezamenlijk met potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling geven

aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en meerjarig beheren van

het bestaand maatschappelijk vastgoed?

3.1. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers tijdens de

dialoogsessies?

3.2. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers tijdens

een vraaggesprek?

3.3. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers geleid

door de selectie uitvraag?

3.4. Welke oplossingsrichtingen bieden potentiële opdrachtnemers geleid

door de definitieve uitvraag?

3.5. Op welke wijze kunnen de aangeboden oplossingsrichtingen worden

geoptimaliseerd tot een integraal projectplan?

1.7. Onderzoeksontwerp

Gebaseerd op de data bijeengebracht middels deskresearch, fieldresearch en

literatuuronderzoek is de kwalitatieve open onderzoeksvraag in het

onderzoeksrapport beantwoord. Met gebruikmaking van explorerend onderzoek is

het procesplan ontwikkeld en geformuleerd (Baarda, et al., 2012).

1.8. Structuurbeschrijving

Het rapport is globaal verdeeld in vijf onderdelen. Hierbij geeft hoofdstuk 2 als

eerste inzicht in de data verkregen middels literatuuronderzoek. Het theoretisch

kader richt zich op het inkoopproces omtrent innovaties en procedures.

Daaropvolgend geeft hoofdstuk 3 invulling aan het procesplan, welke in de bijlage is

opgenomen. Het procesplan wordt vormgegeven door gebruik te maken van de

meest geschikte procedure na analyse. Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de

praktijkcasus, die de mogelijkheden verkent van het gezamenlijk met potentiële

opdrachtnemers op innovatieve wijze invullen van de verduurzamingsopgave.

Tevens wordt de data verkregen middels de praktijkcasus gebruikt om het

procesplan te verfijnen, aanscherpen en corrigeren. Het onderzoeksrapport sluit af

met in hoofdstuk 5 de conclusies en in hoofdstuk 6 de aanbevelingen.

9

2. Theoretisch kader

In het vorige hoofdstuk is het onderzoek afgebakend en de inhoud van het rapport

geformuleerd. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de relevante theorieën binnen het

onderzoek. Gebruikmakend van de theorie wordt in het volgende hoofdstuk

invulling gegeven aan de oplossing ofwel het procesplan.

Het theoretisch kader geeft integrale oplossingsrichtingen om op innovatieve wijze

invulling te geven aan het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en

meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed. Door het beschrijven

van diverse procesinnovaties, innovatiegericht inkopen en wet- en regelgeving

wordt inzicht gegeven in de mogelijke oplossingsrichtingen. De procesinnovaties

richten zich op het behalen van efficiencyvoordelen door ontwikkeling en

succesvolle invoering van nieuwe processen. Daarnaast worden relevante

theoretische inzichten met betrekking tot het innovatief inkopen beschreven. Het

innovatiegericht inkopen is een oplossingsvrije gerichte wijze van inkopen, waarbij

ruimte aan potentiële opdrachtnemers wordt geboden om een innovatieve oplossing

aan te bieden. Aansluitend wordt de wet- en regelgeving op het gebied van inkopen

beschreven. Tevens worden de keuzemogelijkheden van diverse procedures vanuit

wet- en regelgeving geïnventariseerd. Een procedure biedt ondersteuning aan

innovatiegericht inkopen en richt zich op de wijze waarop leveringen, werken en

diensten tot stand komen.

2.1. Procesinnovaties

Gebruikmakend van literatuuronderzoek zijn de mogelijkheden van integrale

oplossingsrichtingen omtrent procesinnovaties bestudeerd. Innovatie betekent

letterlijk vernieuwing. Procesinnovaties zijn vernieuwingen in de wijze waarop de

leveringen, werken en diensten van een organisatie tot stand komen. Bij

procesinnovatie worden nieuwe en betere oplossingen in het proces ingevoerd,

waarbij wordt gestuurd op procesoptimalisatie en efficiencyvoordelen. Onderstaand

worden de diverse oplossingsrichtingen op het gebied van procesinnovaties kort

omschreven (Voort & Ormondt, 2012).

- Business Proces Redesign, ofwel bedrijfsproces verbetertechniek, is een

techniek waarbij de procedure fundamenteel en radicaal hergestructureerd

10

wordt, om op deze manier verbeteringen teweeg te

brengen (Voort & Ormondt, 2012).

- Total Quality Management, ofwel integrale kwaliteitsverbetering, richt zich op

kwaliteitsverbetering in het gehele proces. Onder integrale kwaliteitszorg

wordt verstaan een systeem dat tot doel heeft de processen binnen de

organisatie die invloed hebben op de kwaliteit van het product, zodanig te

beheersen dat het product de gewenste kwaliteit heeft tegen minimale

kosten. Een essentieel onderdeel van integrale kwaliteitszorg is het

structureel meten of de doelstellingen worden behaald en dit als input te

gebruiken voor continue verbetering (Voort & Ormondt, 2012).

- Bij Supply Chain Management, ofwel integraal ketenbeheer, worden de

processen van meerdere bedrijven bekeken en op elkaar afgestemd. Het doel

is om te komen tot afspraken en samenwerking (Voort & Ormondt, 2012).

- Customer Relationship Management, ofwel klantrelatiebeheer, is een proces

waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat, met

als doel het verbeteren van de klanttevredenheid en het klantrendement

(Voort & Ormondt, 2012).

- Just In Time (JIT) betekent ‘precies op tijd’ en is een logistieke methode voor

voorraadbeheersing. JIT-productie wordt ook wel aangeduid als lean

production (‘zuinige productie’). De bedoeling van dit concept is om inkoop

en productie zo correct mogelijk op elkaar af te stemmen (Voort & Ormondt,

2012).

- Enterprise Resource Planning (ERP), ofwel informatiebeheer, is erop gericht

om alle bedrijfsprocessen zodanig met elkaar te verbinden dat alle informatie

door het hele bedrijf bruikbaar is. Dit wordt mogelijk door het gebruikt van

softwaresystemen (Voort & Ormondt, 2012).

Het implementeren van procesinnovaties realiseert procesoptimalisatie en

efficiëntievoordelen. Door het combineren van de hierboven genoemde

procesinnovaties wordt de oplossing ofwel het procesplan vormgegeven.

11

2.2. Innovatief inkopen

Innovatief inkopen is een oplossingsvrij gerichte wijze van inkopen, waarbij de

inkoopvraag gericht is op het verkrijgen van meerdere innovatieve oplossingen

aangedragen door potentiële opdrachtnemers. Innovatief inkopen richt zich op de

ontwikkeling van concrete oplossingen om aan de behoeften van de opdrachtgever

te voldoen. Figuur 2.2 geeft een schema weer van een innovatiegericht

inkooptraject. Onder het schema staan diverse onderwerpen beschreven die relevant

zijn gedurende de vernieuwde wijze van inkopen (Guidance, 2014).

Figuur 2.2. Schema innovatief inkooptraject (Proces, 2015).

In plaats van een programma van eisen bestaande uit een nauwkeurig

productomschrijving, wordt bij innovatief inkopen de behoefte van de

opdrachtgever omschreven op basis van functionele eisen. Functionele eisen hebben

betrekking op de functionele eigenschappen waaraan het product dient te voldoen.

Met deze wijze van uitvragen kan een opdrachtnemer binnen de bandbreedte van de

eisen zelf invulling geven aan het te leveren product (Guidance, 2014).

Aanbesteden geeft ondersteuning aan de wijze van inkopen binnen een innovatieve

projecten. Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot inkopen in de

markt en hiermee de opdrachtnemer te contracteren. Bij het aanbesteden van

projecten gelden er regels vanuit aanbestedingsrichtlijnen en –reglementen, deze

regels zijn nader uitgewerkt in hoofdstuk 2.3 ‘Wet- en regelgeving’ (Guidance,

2014).

Door de gunningbeslissing op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te

laten plaatsvinden kan op basis van de gestelde criteria en wegingsmethodiek

12

verschillende innovatieve invullingen mee worden genomen bij de

gunningbeslissing (Proces, 2015).

Bij innovatieve inkoopprojecten wordt een deel van de activiteiten en de daarbij

horende risico’s naar de opdrachtnemer verplaatst. Risicomanagement is erop

gericht de risico’s binnen een aanvaardbaar niveau te houden. De ruimte die wordt

meegegeven aan de opdrachtnemer brengt risico’s met zich mee.

Risicomanagement heeft tot doel de risico’s te beheersen en in te kaderen. Om

ervoor te zorgen dat de opdrachtnemer de risico’s niet hoeft te beprijzen en er

daarnaast geen interpretatieverschillen ontstaan (Proces, 2015).

Het intellectuele eigendomsrecht biedt bescherming en is de losse verzameling van

wetten en internationale verdragen die het eigendomsrecht regelen voor producten

van intellectuele arbeid. Bij intellectuele eigendomsrecht kent een overheid bepaalde

rechten toe aan de bedenker of maker van bijvoorbeeld een product of uitvinding.

Alleen degene die over het intellectuele eigendomsrecht beschikt mag, of geeft

toestemming, het product of uitvinding produceren, vastleggen, publiceren en

vermenigvuldigen (Guidance, 2014).

De opdrachtnemer heeft binnen innovatief inkopen de vrijheid om binnen de

gestelde kaders producten aan te bieden waarmee een betere invulling van het TCO

bereikt kan worden. Total Cost of Ownership (TCO) is een financiële raming van de

directe en indirecte kosten van een product of systeem toegepast op de beoogde

levensduur en omvat de totale kosten van aanschaf tot en met de exploitatiekosten.

Daarnaast TCO is een wijze van denken, door in plaats van een prijsbenadering een

integrale kostenbenadering na te streven. TCO biedt inzicht in kostenaanjagers,

past in de gedachte van integraal ketenmanagement en is een instrument voor de

ontwikkeling van partnerschap (Proces, 2015).

Bovenstaande onderwerpen zijn relevant gedurende het doorlopen van

innovatiegericht inkooptraject. Met de kennis van de onderwerpen kan de

opdrachtgever meer ruimte bieden aan potentiële opdrachtnemers om een

innovatieve oplossing te ontwikkelen. Om met deze oplossing beter in de behoeften

van de opdrachtgever te voorzien.

13

2.3. Wet- en regelgeving

Voortkomend uit literatuuronderzoek naar wet- en regelgeving op het gebied van

inkoop is gebleken dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Almelo

een handreiking biedt. Het beleid biedt door gemeentelijke doelstellingen en

uitgangspunten inzicht en transparantie voor het tot stand laten komen van

leveringen, diensten en werken. Tevens biedt het Aanbestedingsreglement Werken

2012 een handreiking voor het selecteren van een procedure. De procedure biedt

ondersteuning voor het inkoopproces (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).

De doelstellingen en uitgangspunten bieden ondersteuning bij het invullen van de

verduurzamingsopgave van het bestaand maatschappelijk vastgoed in gemeente

Almelo. De gemeentelijke doelstellingen, stimuleren de regionale economie, helpen

zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk (SROI),

stimuleren duurzaam inkopen en stimuleren innovatie. De uitgangspunten geven

inzicht in de juridische, ethische, economische en organisatorische uitgangspunten.

Waarbij de juridische uitgangspunten verwijzen naar wet- en regelgeving. De wet-

en regelgeving biedt onder andere keuzemogelijkheden en structuur voor de

invulling van de procedures (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Almelo draagt bij aan het

realiseren van de volgende doelstellingen:

- Rechtmatig en doelmatig inkopen, zodat gemeenschapsgelden op

controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

- Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en

opdrachtgever zijn.

- Inkopen tegen de meest optimale ofwel integrale prijs-kwaliteitverhouding.

- Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de

gemeente.

- Een administratieve lastenverlichting voor zowel de opdrachtgever als voor

opdrachtnemers (Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid).

De meest relevante wet- en regelgeving volgt uit, de Aanbestedingswet 2012, de

Europese wet- en regelgeving, het Burgerlijk Wetboek en de Gemeentewet. De

Aanbestedingswet past de huidige Europese regels zo goed mogelijk toe op de

Nederlandse situatie, tevens zijn de beginselen van aanbestedingsrecht vastgelegd.

Het Aanbestedingsrecht is het geheel van rechtsregels dat van toepassing is op het

14

plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten

door een opdrachtgever (Stuijts, Water, & Ditters, 2012).

Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) is het reglement voor het

aanbesteden van opdrachten voor werken en aan werken gerelateerde leveringen en

diensten. Het ARW 2012 bestaat uit het Aanbestedingsreglement, enkele modellen,

algemene toelichting en artikelsgewijze toelichting. Het eerste deel bevat het

eigenlijke reglement, waarin elke aanbestedingsprocedures is uitgeschreven. Een

uitgangspunt is dat een aanbestedingsprocedure een inkoopproces is, waarbij de

opdrachtgever zijn behoefte definieert, zodat de opdrachtnemers een bij die

behoefte aansluitend aanbod kan doen. Een aanbestedingsprocedure biedt

ondersteuning en structuur voor de invulling van het inkoopproces. Met een

aanbestedingsprocedure probeert de opdrachtgever te komen tot gunning van een

opdracht aan een opdrachtnemer door concurrentie in de markt op te roepen. De

opdrachtgever kan een opdracht laten plaatsvinden door het toepassen van één van

de onderstaande procedures (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die

algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij alle opdrachtnemers mogen

inschrijven (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de niet-openbare procedure is een aanbesteding

die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan alle opdrachtnemers mogen

verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de opdrachtgever

uitgenodigde opdrachtnemers mogen inschrijven (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de concurrentiegerichte dialoog is een

aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waaraan opdrachtnemers

mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de opdrachtgever een dialoog

voert met de tot de procedure toegelaten opdrachtnemers, ten einde een of

meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de opdrachtgever

beantwoorden en op grond waarvan een of meer van deze opdrachtnemers

zullen worden uitgenodigd om in te schrijven (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure met aankondiging is

een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waaraan

opdrachtnemers mogen verzoeken deel te nemen, waarna de opdrachtgever

15

met door hem uitgenodigde opdrachtnemers overleg

pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden

van de opdracht vaststelt (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de onderhandelingsprocedure zonder

aankondiging is een aanbesteding waarbij de opdrachtgever met door hem

gekozen opdrachtnemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een

of meer van hen de voorwaarden van de opdracht vaststelt (ARW, 2012).

- Een aanbesteding volgens de (meervoudig) onderhandse procedure is een

aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie

opdrachtnemers tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat

het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan vijf (ARW, 2012).

De keuze van een aanbestedingsprocedure hangt af van de aard en omvang van de

opdracht. De opdrachtgever dient de meest geschikte keuze te maken tussen de

verschillende procedures. Om de meest geschikte procedure voor de

verduurzamingsopgave te selecteren wordt gebruik gemaakt van een

afwegingsmatrix, zie hoofdstuk 3.1 ‘Meest geschikte procedure na analyse’.

2.4. Resultaat literatuuronderzoek

Door literatuur te raadplegen wordt inzicht verkregen in de theorieën die aansluiten

bij de beantwoording van de onderzoeksvraag. Het literatuuronderzoek geeft op het

gebied van inkopen inzicht in oplossingsrichtingen en keuzemogelijkheden om het

doel van het onderzoek te bereiken. Met als basis innovatieve oplossingen, het

inkoopbeleid en de aanbestedingswet. Door het verbinden en combineren van de

diverse oplossingsrichtingen, doelstellingen en keuzemogelijkheden wordt inzicht

gegeven op welke wijze het proces kan worden ingericht. In het volgende hoofdstuk

wordt onderzoek gedaan naar de meest geschikte keuze voor invulling van het

proces alsmede het procesplan.

16

3. Procesplan

In het vorige hoofdstuk zijn binnen het theoretisch kader oplossingsrichtingen,

doelstellingen en keuzemogelijkheden weergegeven. Dit hoofdstuk geeft inzicht in

de wijze waarop deze oplossingsrichtingen, doelstellingen en keuzemogelijkheden

worden analyseert en combineert. Om de meest geschikte keuze te selecteren en

het procesplan vorm te geven. In het volgende hoofdstuk wordt het vormgegeven

procesplan getoetst aan de praktijk.

Dit hoofdstuk geeft inzicht in de wijze waarop vorm wordt gegeven aan het

procesplan. Na analyse van de keuzemogelijkheden wordt de meest geschikte

procedure geselecteerd. Met als uitgangspunt dat met behulp van de procedure de

doelstellingen van gemeente Almelo worden behaald. De procedure wordt toegelicht

en de risico’s in kaart gebracht. Daaropvolgend wordt inzicht gegeven in de

samenstelling van het procesplan, met de geselecteerde procedure als basis.

3.1. Meest geschikte procedure na analyse

Om de keuzemogelijkheden te analyseren wordt er gebruik gemaakt van een

afwegingsmatrix. Met behulp van deze matrix wordt inzicht verkregen in de meest

geschikte procedure. In de matrix zijn horizontaal de diverse procedures

weergegeven en verticaal de verschillende wegingsfactoren. Deze procedures

worden als keuzemogelijkheden door de Aanbestedingswet gegeven. Op basis van

de aard en omvang van de opdracht zijn diverse wegingsfactoren geformuleerd. De

factoren staan hieronder genoemd en toegelicht:

- Transactiekosten hebben betrekking op de kosten die gemaakt dienen te

worden door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer tijdens het doorlopen

van de procedure.

- Aantal potentiële opdrachtnemers heeft betrekking op de invloed die de

opdrachtgever kan uitoefenen op het aantal deel te nemen potentiële

opdrachtnemers en het oproepen van concurrentie tussen de potentiële

opdrachtnemers.

- Complexiteit heeft betrekking op het aantal elementen binnen de opdracht en

de relaties daartussen.

- Innovatie heeft betrekking op het inkopen van vernieuwde producten en de

innovatieve wijze van inkopen.

17

- Oplossingsvrijheid heeft betrekking op het

abstractieniveau waarop de uitvraag wordt geformuleerd. Eveneens de mate

van vrijheid die opdrachtnemers krijgen om de oplossing voor de uitvraag

nader in te vullen.

- Afdekking risico’s heeft betrekking op de eerlijke verdeling van risico’s en

mogelijkheden om deze te minimaliseren.

- Projectbeheersing heeft betrekking op de mate van invloed op het project

door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.

In samenspraak met een projectleider van de afdeling Vastgoed is invulling gegeven

aan de matrix, zie tabel 3.1. Bij iedere procedure wordt een afweging gemaakt of de

betreffende factor een hoge, lage of gemiddelde mate van invloed heeft. Daarnaast

wordt aangegeven of de factor een positief (groen), negatief (rood) of gemiddeld

(geel) effect heeft op de keuze van een procedure om in de behoeften van gemeente

Almelo te voorzien. De behoeften van gemeente Almelo waaraan dient te worden

voldaan zijn:

- Een oplossing met de beste prijs-kwaliteitverhouding;

- Een integrale oplossing voor realisatie van het verduurzamen, onderhouden

en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed;

- Een innovatieve oplossing;

- Een optimale oplossing verkregen door de expertise en creativiteit van

potentiële opdrachtnemers;

- Een oplossing met een eerlijke verdeling van risico’s tussen opdrachtgever en

opdrachtnemer.

De meest geschikte procedure is de procedure met de meeste positieve ofwel

groene vakken in combinatie met een hoge invloed.

18

Wegingsfactoren Openbare

pro

cedure

Nie

t-openbare

pro

cedure

Concurr

enti

egeri

chte

dia

loogpro

cedure

Onderh

andelingspro

cedure

met

aankondig

ing

Onderh

andelingspro

cedure

zonder

aankondig

ing

(Meerv

oudig

) onderh

andse

pro

cedure

Transactiekosten Laag Gem. Hoog Gem. Gem. Laag

Aantal potentiële

opdrachtnemers Hoog Gem. Gem. Gem. Laag Laag

Complexiteit Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag

Innovatiegericht Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag

Oplossingsvrijheid Laag Laag Hoog Gem. Gem. Laag

Afdekking risico’s Laag Laag Hoog Hoog Hoog Gem.

Projectbeheersing Laag Laag Hoog Hoog Hoog Laag

Tabel 3.1. Afwegingsmatrix procedure (Sloots, Keulen, Koning, Stuijts, & Hebly,

2013).

Na analyse kan uit de matrix geconcludeerd worden dat de concurrentiegerichte

dialoog de meest geschikte procedure is voor de verduurzamingsopgave.

3.2. Concurrentiegerichte dialoogprocedure

De concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt toegepast bij (complexe) projecten,

waarbij de opdrachtgever nog geen concrete oplossing heeft. Hierbij mogen alle

geïnteresseerde opdrachtnemers zich aanmelden om deel te nemen aan de

procedure. De opdrachtgever maakt op basis van de geschiktheidseisen en

selectiecriteria een voorselectie. Op basis van aangedragen oplossingen van

potentiële opdrachtnemers voert de opdrachtgever een dialoog die leidt tot

optimalisatie tussen vraag en aanbod. De dialoog resulteert in inschrijvingen die

voor de opdrachtgever een optimale oplossing bieden tegen een redelijke prijs en

die voor de inschrijvende opdrachtnemer ofwel consortium een aantrekkelijke klus

met voldoende economisch perspectief oplevert (Nagelkerke, Oehler, Muntz-

Beekhuis, & Staay, 2009).

19

3.3. Identificeren valkuilen en risico’s

Door voorafgaand aan de procedure de mogelijke valkuilen en risico’s te

identificeren kunnen beheersmaatregelen worden geïmplementeerd binnen het

procesplan om deze bedreigingen tegen te gaan. De valkuilen en risico’s die de

concurrentiegerichte dialoog met zich meebrengt worden door

ervaringsdeskundigen in kaart gebracht. Onderstaand staan de vijf

ervaringsdeskundigen genoemd:

- Mevrouw M. Nagelkerke, senior jurist bij de Rijkswaterstaat;

- De heer G. de Reus, adviseur Financiën & Bedrijfsvoering bij BMC

Implementatie;

- De heer M. van Os, bedrijfskundig adviseur bij Cotrust;

- De heer J. Veenendaal, inkoopadviseur bij Procuremanagement;

- De heer D. Roetert Steenbruggen, adviseur Vastgoed kwaliteit, duurzaamheid

en innovatie bij De Woonplaats woningcorporatie.

Aan de ervaringsdeskundigen is gevraagd hun ervaringen omtrent de

concurrentiegerichte dialoogprocedure te delen. De vragen zijn voornamelijk gericht

op de valkuilen en risico’s van de procedure. Uit de ervaringen zijn diverse

bedreigingen geformuleerd, deze valkuilen en risico’s staan onderstaand in mate

van frequentie genoemd.

Valkuilen

- Dat de vraagspecificatie onvoldoende SMART is geformuleerd (3x genoemd).

- Onvoldoende kennis bij opdrachtgever en potentiële opdrachtnemer (2x

genoemd).

- Teveel uitvragen, bijvoorbeeld een definitief ontwerp i.p.v. een schets- of

voorlopig ontwerp. Teveel uitvragen verhoogt tevens de (faal)kosten (2x

genoemd).

- De contractstukken zijn niet voldoende voorbereid (nog teveel onzekerheden)

(2x genoemd).

- Onvoldoende politieke steun voor de gekozen inkoopmethode (1x genoemd).

- Onvoldoende draagkracht bij de stakeholders, zoals bijvoorbeeld bij de

gebruikers (1x genoemd).

- De selectie- en/of gunningscriteria zijn onvoldoende onderscheidend (1x

genoemd).

- De potentiële opdrachtnemer weet eigenlijk niet goed wat hij wil, maar gaat

desondanks toch de aanbesteding in (1x genoemd).

20

- Dat geen afspraken worden gemaakt met een bedrijf maar

met een persoon die op dat moment in functie is (1x genoemd).

- Erop vertrouwen dat omdat er een innovatief aanbestedingsproces wordt

gevolgd, er automatisch ook innovatie zal worden aangeboden (1x genoemd).

Risico’s

- Bij het mislukken van de procedure is het een relatief kostbaar verhaal, door

de hoge transactiekosten (3x genoemd).

- Onvoldoende aanmeldingen van potentiële opdrachtnemers (1x genoemd).

- Kleinere ondernemingen kunnen besluiten niet deel te nemen door de hoge

transactiekosten (1x genoemd).

- Het verwijt van een gebrek aan openheid en transparantie (1x genoemd).

- Onvoldoende waarborgen van vertrouwelijke informatie (1x genoemd).

- De opdrachtgever te gedetailleerde eisen stelt (1x genoemd).

- De basis informatie niet wordt gedeeld met de potentiële opdrachtnemers

leidt (1x genoemd).

- De procesdruk tijdens de dialoog is hoog bij zowel de opdrachtgever als

potentiële opdrachtnemers (1x genoemd).

Door beheersmaatregelen te implementeren binnen het procesplan kunnen de

genoemde bedreigingen worden gereduceerd of zelfs geëlimineerd. In onderstaand

hoofdstuk wordt het procesplan vormgegeven, onder andere rekeninghoudend met

de genoemde valkuilen en risico’s. Tevens geeft hoofdstuk 6 een nadere uitwerking

van essentiële aandachtpunten omtrent de bedreigingen.

3.4. Samenstelling procesplan

De concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt als basis gehanteerd voor het

procesplan. Ondersteund door het procesplan wil gemeente Almelo gezamenlijk met

potentiële opdrachtnemers op innovatieve wijze invulling geven aan het

verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand

maatschappelijk vastgoed. Een procesplan is een formulering van de procedure

alsmede een gedefinieerde hoeveelheid activiteiten die gerealiseerd dienen te

worden, om het doel te bereiken. Het procesplan geeft inzicht in en advies over de

implementatie van de concurrentiegerichte dialoogprocedure bestaande uit de

stappen specificeren, selecteren en contracteren. Met de stap specificeren wordt de

benodigde informatie voor de potentiële opdrachtnemers gespecificeerd. Om

daaropvolgend met de stap selecteren een consortium te selecteren. Afsluitend

21

geeft de laatste stap invulling in de wijze van contracteren van

het consortium. De stappen specificeren, selecteren en contracteren zijn essentieel

om op innovatieve wijze meest geschikte opdrachtnemer te selecteren en een

integraal projectplan te creëren (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay,

2009).

Bijlage 2 geeft een weergave van het volledige procesplan. Figuur 3.1 geeft een

beknopte weergave van het procesplan weer. Onder het figuur wordt het procesplan

toegelicht.

Beknopt procesplan

Stappen Deelstappen

Specificeren

Scope.

Projectdoelstelling.

Omgevingsanalyse.

Risicoanalyse.

Kostenraming.

Projectmanager toewijzen.

Planning.

Functioneel specificeren.

Selecteren

Voorlichtingsbijeenkomst.

Projectdossier.

Uitsluitingsgronden.

Geschiktheidseisen.

Selectiecriteria.

Functionele specificatie.

Uitvoeringsvoorwaarden.

Eigen verklaring.

Gunningcriteria.

Aankondiging.

Uitsluiten en selecteren.

Selectie uitvraag.

Dialoogronde 1.

Dialoogronden.

Definitieve uitvraag.

Toewijzing.

Contracteren

Projectteam.

Activiteitenplan.

Onderhoudsplan.

Beheersplan.

Open begroting.

Planning.

Risicomanagement.

Monitoringsplan.

Communicatieplan.

Opdrachtverstrekking.

Financiering.

Kick-off realisatie.

Figuur 3.1. Beknopte weergave procesplan.

22

Specificeren

De specificatie geeft een omschrijving en afbakening van hetgeen wat

bewerkstelligd dient te worden om het doel te behalen. De specificatie stap

resulteert in de eisen, aspecten en randvoorwaarden waaraan de opdracht dient te

voldoen (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

De risicoanalyse maakt ongewenste omstandigheden concreet en meetbaar. Om

aansluitend maatregelingen te nemen om de risico’s te reduceren of zelfs te

elimineren. Met de risicoanalyse wordt inzicht verkrijgen in de project- en

contractrisico’s van de opdracht. Projectrisico’s zijn risico’s die het verloop van het

project beïnvloeden, voorbeelden zijn politiek draagvlak, continuïteit project,

uitlekken van informatie, gebruikerstevredenheid en publieke besluitvorming.

Contractrisico’s hebben betrekking op de realisatie- en exploitatiefase en worden

verdeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Bijvoorbeeld aansprakelijkheid,

brand, vergunningen en bodemverontreiniging. Een risicoanalyse bevat zes

onderdelen:

- Een korte omschrijving van de risico’s;

- Het gevolg van de risico’s wanneer het risico zich voordoet;

- De kans dat het risico zich voordoet;

- De te nemen maatregelingen om het risico te voorkomen;

- De kosten van de te nemen

maatregelen;

- De wijze van borgen van de te nemen

maatregelingen (Bontenbal).

De specificatie geeft de benodigde informatie

aan de potentiële opdrachtnemers om het

product en de dienst te kunnen leveren. De Figuur 3.2: Technische specificatie.

behoeften en eisen van de opdrachtgever kunnen

technisch gedetailleerd of in functionele termen

worden beschreven. Figuur 3.2 en 3.3 geven een

praktisch voorbeeld van een technische en

functionele specificatie weer (SBRCURnet).

Figuur 3.3: Functionele specificatie.

23

Tijdens de concurrentiegerichte dialoogprocedure wordt de

opdracht in functionele termen beschreven om hiermee een grote oplossingsvrijheid

aan de potentiële opdrachtnemers te bieden. Functioneel specificeren is het

vastleggen van de gewenste prestaties en zegt iets over de functionaliteit van een

product. Hierbij worden potentiële opdrachtnemers uitgedaagd met creatieve

oplossingen te komen om aan de gevraagde functionaliteit te kunnen voldoen. In

feite lossen de potentiële opdrachtnemers met behulp van de kennis uit de markt

het probleem van de opdrachtgever op (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, &

Staay, 2009).

Selecteren

Het is zinvol voorafgaand aan de selectieprocedure een voorlichtingsbijeenkomst te

organiseren om geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers en eventueel

belangstellenden te informeren door inzicht te geven in de scope en de doelstelling

van het project (Nagelkerke, Oehler,

Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Het doel van de selectieprocedure is

de opdrachtnemers met de meest

optimale oplossing te selecteren.

Gebruikmakend van uitsluitings-

gronden, geschiktheidseisen,

selectiecriteria en gunningcriteria

worden potentiële opdrachtnemers en

oplossingen geselecteerd. Figuur 3.3

geeft een schematische weergave van

de selectieprocedure, welke

aansluitend wordt toegelicht

(Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis,

& Staay, 2009).

Aanmelden Figuur 3.3: De selectieprocedure.

De behoeften en eisen van de

opdrachtgever worden in een aankondiging van de opdracht bekend gemaakt. Naar

aanleiding hiervan kan elke gegadigde een verzoek tot deelname indienen. De

termijn voor ontvangst van de verzoeken tot deelname bedraagt ten minste dertig

24

dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging

van de opdracht (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Uitsluiten en selecteren

Allereerst wordt op basis van uitsluitingsgronden bepaalde opdrachtnemers

uitgesloten. Daaropvolgend kan de opdrachtgever potentiële opdrachtnemers

selecteren op basis van geschiktheidseisen en selectiecriteria (Nagelkerke, Oehler,

Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

De uitsluitingsgronden beoordelen omstandigheden die de inschrijver betreffen en

diens uitsluiting van deelneming aan een procedures kunnen rechtvaardigen. De

uitsluitingsgronden zorgen dat de opdrachtgever alleen met integere

opdrachtnemers gaat samenwerken. De wet kent twee soorten uitsluitingsgronden,

te weten verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. Bij de verplichte uitsluiting

gaat het om een onherroepelijk veroordeling voor een van de volgende limitatief

genoemde delicten: Deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of

witwassen van geld. Een voorbeeld van facultatieve uitsluitingsgrond is of de

inschrijver verkeert in staat van faillissement (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis,

& Staay, 2009).

Geschiktheidseisen zijn eisen waar een opdrachtnemer minimaal aan dient te

voldoen. Deze eisen hebben betrekking op de financiële en economische

draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid en

beroepsbevoegdheid (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

De selectiecriteria liggen in het verlengde van de geschiktheidseisen, maar hebben

het karakter van wensen. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van het instrument

‘prestatiemeten’ kan de opdrachtgever gericht goed presterende opdrachtnemers

selecteren voor de opdracht. Bij prestatiemeten gaat het om de kwaliteit van het

samenwerkingsproces. Door periodiek meten, door het invullen van een vragenlijst,

krijgen alle partijen inzicht in hoe de ander de samenwerking ervaart. De vragen

gaan over houding en gedrag van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever. Tevens

geeft prestatiemeten een handvat om tijdig bij te sturen als dat nodig is. Met de

vragenlijst beoordelen opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar in elk geval op:

- Planmatig werken;

- Deskundigheid en kwaliteit;

- Samenwerking, communicatie en organisatie;

- Veiligheid en gezondheid;

25

- Kwaliteitsmanagement.

De gemeten prestaties kunnen meewegen bij verlenging van contracten en in het

selectieproces bij nieuwe aanbestedingstrajecten. (Rijkswaterstaat, 2014)

De potentiële opdrachtnemers worden na de beoordeling van de verstrekte

informatie door de opdrachtgever uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog. De

opdrachtgever kan het aantal geschikte gegadigden die tot deelneming aan de

procedure worden uitgenodigd beperken (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, &

Staay, 2009).

Dialoogronde 1

Na de beoordeling van de gegadigden, worden (vijf) potentiële opdrachtnemers

ofwel consortia middels de selectie uitvraag uitgenodigd een projectvisie in te

dienen. Tijdens dialoogronde 1 kan de potentiële opdrachtnemer middels een

presentatie de projectvisie nader toelichten. De samengestelde

beoordelingscommissie beoordeelt de projectvisies en presentaties van de

verschillende potentiële opdrachtnemers. Nadat de selectie (van vijf naar drie

inschrijvers) op basis van de projectvisies heeft plaatsgevonden kan de eigenlijke

dialoog worden gestart (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Dialoogronden

De opdrachtgever treedt in dialoog met (drie) potentiële opdrachtnemers ofwel

consortia om te bepalen welke oplossingen het best in de behoeften kan voorzien.

Op basis van de projectdocumenten en projectvisies wordt het dialooggesprek

gevoerd. Tijdens een dialooggesprek zal een potentiële opdrachtnemer vragen

stellen, voorstellen doen en punten ter discussie stellen. Dit leidt tot een meer

gedetailleerde invulling van de specificaties en een nadere invulling van door de

opdrachtgever geformuleerde eisen en wensen. Tevens is het mogelijk alle aspecten

van het project te bespreken om tot een optimale afstemming van vraag en aanbod

te komen. De ingediende oplossingen zijn vertrouwelijk, tevens waarborgt de

opdrachtgever de gelijke behandeling bij alle potentiële opdrachtnemers. De

opdrachtgever zet de dialoogronden voort totdat een integrale oplossing verkregen

is om in de behoeften van de opdrachtgever te voorzien (Nagelkerke, Oehler,

Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

26

De opdrachtgever en opdrachtnemer dienen samen te werken om

tot een goede afstemming te komen tussen vraag en aanbod. Hieronder worden

enkele essentiële punten ter bevordering van de samenwerking genoemd:

- Het is van belang dat de opdrachtgever en opdrachtnemer aan het begin van

de dialoog de doelstellingen inzichtelijk hebben.

- Beide partijen dienen te beseffen dat men elkaar nodig heeft om tot

afstemming te komen.

- Transparante communicatie.

- Beide partijen dienen wederzijds respect te tonen. De belangen, normen en

waarden, houding en kennis van beide partijen kunnen verschillen.

- Toepassing van de dialoog vereist flexibiliteit van beide partijen, zodat men

kan inspelen op nieuwe oplossingen.

- Een afwachtende houding van één van de partijen komt de dialoog niet ten

goede. Partijen doen er goed aan om in de dialoog met elkaar mee te denken

en met suggesties te komen (Vroemen, 2001).

Inschrijven

De opdrachtgever verzoekt de potentiële opdrachtnemers ofwel consortia een

definitieve inschrijving in te dienen. De definitieve inschrijving bestaat uit een

projectplan voortkomend uit de projectdocumenten, projectvisies en de ontvangen

informatie tijdens de dialoogronden. De opdrachtgever vraagt de aangedragen

integrale oplossing te verduidelijken, te preciseren en nauwkeuriger te omschrijven.

Tevens de componenten uit de projectvisies concreet uit te werken tot een

projectplan. Het projectplan bevat alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de

uitvoering van het project (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Gunningbeslissing

De ingediende projectplannen worden beoordeelt door de beoordelingscommissie

op basis van de in de aankondiging van de opdracht beschreven gunningcriteria. De

opdrachtgever deelt de onderbouwde beoordeling samengesteld door de

beoordelingscommissie aan de inschrijvende opdrachtnemers. De opdrachtgever

maakt bekend om welke redenen een bepaalde opdrachtnemer gekozen is en om

welke redenen de overige gegadigden niet gekozen zijn. Daarnaast dient de

toewijzing gepubliceerd te worden. De toewijzing leidt tot het opstellen van een

contract, een intentieovereenkomst, waarin de afspraken worden vastgelegd

(Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

27

Nadat het consortium met de economisch meest voordelige

inschrijving is geselecteerd, wordt de intentieovereenkomst ondertekend.

Waaropvolgend de laatste stap het contracteren kan plaatsvinden (Nagelkerke,

Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Contracteren

Het projectteam wordt na het tekenen van de intentieovereenkomst samengesteld.

Het projectteam bestaat in ieder geval uit een projectleider die namens de

opdrachtnemer fungeert en een projectleider die namens de opdrachtgever

fungeert. Gezamenlijk draagt het projectteam de verantwoordelijkheid voor de

resultaten van het project (Nagelkerke, Oehler, Muntz-Beekhuis, & Staay, 2009).

Het gevormde projectteam werkt het projectplan uit tot bruikbare werkdocumentatie

ten behoeve van de uitvoering. Met onderstaande componenten in het integrale

projectplan geïntegreerd:

- Activiteitenplan; - Planning;

- Onderhoudsplan; - Risicoanalyse;

- Beheersplan; - Monitoringsplan;

- Open begroting; - Communicatieplan.

Nadat het integraal projectplan gereed is kan de opdrachtgever overgaan tot de

opdrachtverstrekking. De opdrachtverstrekking legt de verplichtingen vast op basis

van de projectdocumenten en inschrijving. De opdrachtgever verstrekt opdracht

middels het contract, de DBFM(O)-overeenkomst, aan de geselecteerde

opdrachtnemer. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Met

een DBFM(O)-overeenkomst wordt het consortium integraal verantwoordelijk voor

het ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de exploitatie van het

project. Het consortium wordt voor een lange periode verantwoordelijk voor het hele

project en levert alles, van het ontwerp van het gebouw tot en met de facilitaire

diensten. Bij DBFMO wordt beter rekening gehouden met de hele levenscyclus van

het project. Het leidt tot innovatieve, duurzame en voordelige oplossingen.

Daarnaast gaat DBFMO uit van een eerlijke verdeling van risico’s door deze te

leggen bij degene die deze het beste kan beheersen (Vught, 2012).

28

4. Praktijkcasus

In het vorige hoofdstuk is invulling gegeven aan het procesplan. In dit hoofdstuk

wordt het procesplan, zie bijlage 2, toegepast in de praktijk. Waar nodig wordt het

procesplan verfijnd, aangescherpt en gecorrigeerd. De hoofdstukken hierna geven

de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek weer.

Gebruikmakend van de kennis en creativiteit van de potentiële opdrachtnemers wil

gemeente Almelo een ambitieuze en structurele aanpak samenstellen, waarin

maatschappelijk vastgoed toekomstbestendig wordt aangepakt. Gemeente Almelo

vraagt aan potentiële opdrachtnemers om gezamenlijk een integrale oplossing te

construeren voor het verduurzamen en aansluitend het onderhouden en meerjarig

beheren van bestaand maatschappelijk vastgoed. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de

praktijkcasus en aangeboden oplossingsrichtingen van potentiële opdrachtnemers

tijdens de dialoogsessies, vraaggesprekken en ingediende projectvisies.

4.1. Pilotpanden

Uit het maatschappelijk vastgoed van gemeente Almelo zijn twee panden

geselecteerd die fungeren als pilot, bestaande uit een kinderopvang en een

gymzaal. Deze panden zijn geselecteerd om reden dat de panden aan groot

onderhoud toe zijn en de panden een representatief beeld geven voor de hierop

volgend te verduurzamen panden.

Pilotpand 1 is in gebruik door een kinderopvang

aan de Volkerinksstraat 34 te Almelo, zie

afbeelding 4.1. Het pand is gebouwd in 1958 en is

slecht geïsoleerd. Het pand bestaat uit 1 bouwlaag

en bestaat uit 7 groepsruimtes, 11 slaapkamers,

een speelzaal, personeelsruimte, kantoorruimte en

keuken.

Afbeelding 4.1. Volkerinksstraat.

29

Pilotpand 2 is een gymzaal aan de Catharina van

Renneslaan 128a te Almelo, zie afbeelding 4.2. Het

pand is gebouwd in 1979 en is matig geïsoleerd.

Het pand is gesitueerd aan een basisschool en

bestaat uit een sportzaal, toestelberging en twee

kleedruimtes met douches.

Afbeelding 4.2. C. v. Renneslaan.

4.2. Dialoogsessie

De praktijkcasus is gestart met inzicht creëren in geïnteresseerde potentiële

opdrachtnemers. Door middel van publicaties zijn aannemers-, installatie- en

onderhoudsbedrijven uitgenodigd zich aan te melden voor een dialoogsessie. De

publicaties, weergegeven in bijlage 3, zijn gepubliceerd in het Almelose weekblad

en op de webpagina van Bouwend Nederland.

Het tekenen van een Eigen verklaring maakt deel uit van de aanmelding. Middels de

Eigen verklaring geeft de potentiële opdrachtnemer aan te voldoen aan de gestelde

uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Gemeente Almelo heeft

besloten alle vijftien geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers een officiële

uitnodiging versturen voor het bijwonen van de dialoogsessie, zie bijlage 4.

De dialoogsessie is geopend door een presentatie gegeven door dhr. D. Prins.

Tijdens de presentatie is aan geïnteresseerde potentiële opdrachtnemers inzicht

gegeven in de scope, doelstellingen en randvoorwaarden van de twee pilotprojecten,

zie bijlage 5. Het tweede gedeelte van de bijeenkomst is ingevuld met een

brainstormsessie. Van de interactieve bijeenkomst is een verslag uitgewerkt en staat

beschreven in bijlage 6. Het verslag bestaat uit de doelstellingen en

randvoorwaarden van gemeente Almelo en de input van de potentiële

opdrachtnemers. Met behulp van de brainstormsessie heeft gemeente Almelo de

behoeften van de potentiële opdrachtnemers kunnen inventariseren. De besproken

onderwerpen zijn gecategoriseerd in vier thema’s en geven een beeld van de inhoud

van de brainstormsessie. De thema’s staan in volgorde van aantal keren genoemd

en met een korte toelichting onderstaand beschreven:

- Doel (8x genoemd): Gemeente Almelo dient inzicht te geven in onder andere

haar ambitie, criteria en verwachtingen. Eén van de vragen was ‘Wat verstaat

30

gemeente Almelo onder innovatie?’ Tevens willen

potentiële opdrachtnemers graag inzicht krijgen in de horizon van de twee

pilotpanden. Met inzicht in de horizon kan een afweging worden gemaakt om

te investeren in maatregelingen met een snel resultaat door laaghangend

fruit, in maatregelingen rekeninghoudend met TCO of een combinatie hierin.

- Communicatie (5x genoemd): Binnen het thema worden verschillen

onderwerpen besproken, te weten afstemming tussen opdrachtgever en

opdrachtnemers, afstemming met gebruikers, jaarlijkse rapportage

gedurende exploitatiefase en in de mate van informatiedeling omtrent

ideeën.

- Kwaliteit (4x genoemd): De wijze van meten van de kwaliteit is binnen dit

thema besproken. Beginnend bij de noodzaak van het opstellen van een

startpunt ofwel 0-meting van de twee panden. Voorafgaand aan de

inschrijvingen dient gemeente Almelo inzicht te geven in de

beoordelingscriteria en de wegingen hierin. Gedurende de uitvoering en

exploitatiefase dient de kwaliteit gecontroleerd te worden door

terugkomende inspecties.

- Budget (3x genoemd): Potentiële opdrachtnemers bekrachtigen de hoge

investeringskosten voor de inschrijving. Een ander besproken onderwerp is

dat potentiële opdrachtnemers graag inzicht willen krijgen in het

investeringbudget en de huidige energierekening van de panden.

Tijdens de interactieve bijeenkomst is aan de potentiële opdrachtnemers gevraagd

het traject gezamenlijk met gemeente Almelo verder te doorlopen. Door deel te

nemen aan een vraaggesprek en een projectvisie voor de twee pilotpanden uit te

werken.

4.3. Vraaggesprekken

Naast het opstarten van het gunningstraject van de twee pilotprojecten voert

gemeente Almelo individuele gesprekken met twaalf potentiële opdrachtnemers. De

overige 3 potentiële opdrachtnemers hebben aangegeven af te zien van het traject.

Daarnaast is met de twee betrokken brancheorganisaties Bouwend Nederland en

Uneto-VNI een vraaggesprek gevoerd.

Met de gesprekken wil gemeente Almelo inzicht krijgen hoe potentiële

opdrachtnemers aankijken tegen de gegeven verduurzamingsopgave en welke

mogelijke oplossingsrichtingen zij voorstellen voor deze opgave. De gesprekken

31

geven inzicht in waar de potentiële opdrachtnemers staan op de

duurzaamheidladder, door bijvoorbeeld te vragen naar de visie op het gebied van

duurzaamheid binnen de organisatie van de potentiële opdrachtnemers. Tevens

worden diverse vragen gesteld met betrekking tot de pilotprojecten, omtrent

benodigde gegevens en randvoorwaarden. De uitwerking van de gesprekken staat in

bijlage 7. Onderstaande alinea’s geven de primaire componenten van de gesprekken

weer.

- De potentiële opdrachtnemers dragen diverse proces-, uitvoering- en

exploitatie-innovaties aan mogelijk toe te passen tijdens het traject. Uit de

diverse innovaties worden drie innovaties kort toegelicht. Dit zijn de meeste

interessante innovaties die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de

verduurzamingsopgave.

- De potentiële opdrachtnemers dragen vernieuwend opdrachtgeverschap,

ketenintegratie, samenwerkingsvormen, geïntegreerde contracten, lean

plannen en gebruikersparticipatie aan als mogelijke procesinnovaties. De

gekozen procesinnovatie die kort wordt toegelicht is vernieuwend

opdrachtgeverschap. Vernieuwend opdrachtgeverschap is een structurele

verschuiving in denkwijze, houding en gedrag van zowel opdrachtgever

als potentiële opdrachtnemers. Voor de opdrachtgever geldt een

vernieuwde wijze van uitvragen en het uitvoeren van de regisserende rol.

De potentiële opdrachtnemer wordt uitgedaagd om de juiste balans te

vinden tussen kwaliteit, investeringskosten en onderhoudskosten.

Potentiële opdrachtnemers kunnen op de aanvraag inschrijven met door

hen ‘vrij’ te kiezen innovatieve oplossingen. Dit resulteert in

kwaliteitsverbetering, tijdswinst en kostenbesparing, daarnaast kunnen

beheers- en onderhoudskosten tijdens de gebruikfase gereduceerd.

- Huidige uitvoeringsinnovaties zijn automatisering en prefabriceren.

Automatisering is gebruik maken van informatietechnologie, zoals

computers en software, om processen beter en efficiënter te laten

verlopen. Door onder andere gebruik te maken van computers en software

processen zodanig met elkaar verbinden dat alle informatie door het hele

bedrijf bruikbaar is.

- Daarnaast hebben enkele potentiële opdrachtnemers ervaring opgedaan

met exploitatie-innovaties. De aangeraden exploitatie-innovaties zijn

Resultaatgericht vastgoedonderhoud (RGVO), Resultaatgericht

samenwerken (RGS) en Bouw Informatie Modellering (BIM). Verschillende

32

potentiële opdrachtnemers hebben veel ervaring

opgedaan met RGVO. RGVO leidt tot effectiever, duurzamer en efficiënter

onderhoud aan de buitenschil van gebouwen. Centraal staat de integrale

aanpak van het onderhoud en de resultaatafspraken. Het afgesproken

kwaliteitsniveau voor de gebouwen is een contractueel verplicht niveau,

die gedurende de gehele onderhoudscyclus gewaarborgd dient te worden.

- Door duurzaamheiddoelstellingen op te stellen streven potentiële

opdrachtnemers erna verschillende aspecten het gebied van verduurzaming

te implementeren binnen de eigen organisatie. Maatschappelijk Verantwoord

Ondernemen (MVO) is een onderdeel binnen deze doelstellingen. Daarnaast is

de juiste vraagstelling vanuit de opdrachtgever essentieel om te komen tot de

meest duurzame oplossing. Door onder andere te vragen naar Total Cost of

Ownership (TCO) kan een verduurzamingslag worden behaald. Eveneens is

gebruikersbeïnvloeding een belangrijk onderdeel binnen de

verduurzamingsopgave. Door de gebruiker mee te nemen in het proces en te

informeren wordt door bewustwording bijvoorbeeld energielasten verlaagd.

- Om het project tot slagen te brengen geven potentiële opdrachtnemers aan

graag de deelstappen uit de specificatiefase volledig uitgewerkt te ontvangen.

Belangrijke gegevens welke potentiële opdrachtnemers noemen zijn concreet

de verwachtingen van de opdrachtgever in te meten onderdelen en basis

informatie van het pand. Onder de basis informatie wordt onder andere

verstaan de gebouwtekeningen, huidige verbruik en contactgegevens van de

gebouwbeheerder.

- De potentiële opdrachtnemers hebben onderstaande randvoorwaarden

gesteld om het project tot uitvoer te brengen:

- De opdrachtgever dient te voldoen aan de betalingsafspraken, aan

de hand van een betalingsschema (3x genoemd);

- De opdrachtgever dient de benodigde informatie, zoals hierboven

genoemd, te verstrekken (2x genoemd);

- Voorwaarden dienen gezamenlijk te worden opgesteld (2x

genoemd);

- De duurzaamheidsmaatregelingen moeten direct kunnen worden

gerealiseerd, waarvoor geld beschikbaar dient te zijn (1x genoemd);

33

- Gunnen op basis van economisch meest

voordelige inschrijving (EMVI) (1x genoemd);

- De projectvisies dienen op gelijke wijze met elkaar worden

vergeleken (1x genoemd);

- Tijdschema’s moeten realistisch zijn (1x genoemd);

- Eisen dienen redelijk te zijn (1x genoemd);

- Niet alle risico’s moeten over de schutting worden gegooid (1x

genoemd);

- Gezamenlijk een overeenkomst opstellen met daarin alle gemaakte

afspraken (1x genoemd).

- Het startpunt ofwel 0-meting dient gezamenlijk op worden gesteld

(1x genoemd);

- De opdrachtgever dient haar verwachting over het beheer weer te

geven (1x genoemd);

- Het projectplan dient onderdeel te worden van het contract (1x

genoemd);

- Gemeente Almelo dient een snelle reactie te geven op vragen (1x

genoemd);

- Alle partijen dienen de afspraken na te komen (1x genoemd);

- Betalingstermijn van maximaal 30 dagen (1x genoemd);

- Minimaal 1x per jaar gezamenlijk evalueren (1x genoemd);

- Volledige openheid (1x genoemd);

- Het onderhoud dient goed bij de initiatieffase te worden betrokken

(1x genoemd).

4.4. Selectie uitvraag

Aan de potentiële opdrachtnemers is, middels een selectie uitvraag, gevraagd een

projectvisie in te dienen. In de selectie uitvraag vraagt gemeente Almelo aan de

potentiële opdrachtnemers een projectvisie met daarin vastgesteld ‘hoe’ invulling

wordt gegeven aan het integraal verduurzamen, onderhouden en meerjarig beheren

van de twee pilotpanden.

In de selectie uitvraag geeft gemeente Almelo de mogelijkheid aan potentiële

opdrachtnemers om een consortium te vormen. Middels een consortium wordt de

kennis van de potentiële opdrachtnemers gebundeld. Een consortium is een

samenwerking tussen een aantal opdrachtnemers om een project te realiseren. De

potentiële opdrachtnemers kunnen, met de diverse kernkwaliteiten en disciplines

34

binnen organisaties, een consortium vormen en gezamenlijk een

projectvisie indienen.

Geleid door de selectie uitvraag, zie bijlage 8, heeft gemeente Almelo de potentiële

opdrachtnemers uitgenodigd om conform genoemde specificaties een projectvisie in

te dienen. De projectgerichte aanpakken geven inzicht in hoe de consortia invulling

willen geven aan de onderstaande, door het procesplan aangeboden, componenten:

- Activiteitenplan;

- Onderhoudsplan;

- Beheersplan;

- Open begroting;

- Planning;

- Risicoanalyse;

- Monitoringsplan;

- Communicatieplan.

4.5. Projectvisies

Ten gevolge van de selectie uitvraag ontvangt gemeente Almelo vier projectvisies.

De projectvisies zijn samengesteld door vier consortia, bestaande uit aannemers-,

installatie- en onderhoudsbedrijven. De consortia leveren projectvisies bestaande

uit verschillende samenstellingen in. De opbouw en een algemene indruk van de

plannen wordt hieronder weergegeven.

- De projectvisie van consortium 1 bestaat uit de volgende indeling: de

inleiding, leeswijzer, zelfdoen of integrale regie, beheer, onderhoud,

verduurzaming, organisatie en vervolg. De projectvisie is procesgericht, het

plan heeft een ambitieuze en goede suggestie van de integrale afweging in

welk pand te investeren. Daarnaast benoemt het consortium in het plan een

duidelijke eigen interpretatie van de vraagstelling van de opdrachtgever.

- De projectvisie van consortium 2 bestaat uit de volgende indeling:

uitgangspunten, organisatie, beheer, communicatiemodel, verduurzaming,

meerjarenonderhoud en planning, budget en financiering,

gebruikersbeïnvloeding, Social Return of Investment (SROI), kansen en

risico’s, garanties, innovatief aanbesteden en randvoorwaarden. Het plan zeer

uitgebreid beschreven en duidelijk toegelicht met diverse bijlagen. Het plan

35

geeft een heldere projectgerichte visie met specifiek op

het project toepasbare maatregelingen.

- De projectvisie van consortium 3 bestaat uit de volgende indeling: inleiding,

digitaliseren gebouwen, rolverdeling, richtlijnen voor storingsmelding en

klachtafhandeling, budget, communicatie en betrekken eindgebruikers,

risico’s verduurzamingsmaatregelen en Total Cost of Ownership. Het plan

richt zich vooral op het onderdeel communicatie en is op dat gebied

voldoende toegelicht. Het plan gaat op diverse gevraagde componenten

minder diep op in ten opzichte van wat is uitgevraagd.

- De projectvisie van consortium 4 bestaat uit de volgende indeling: wijze van

organiseren van de implementatie, opstart werkzaamheden, rolverdeling,

communicatie, onvoorziene omstandigheden, borging tijdsplanning, borging

SLA KPI’s, digitaal inzicht, duurzaamheid. Het plan is een procesgerichte

aanpak en benoemd veel individueel genoemde maatregelen. Op

installatietechnisch gebied is het plan goed toegelicht. Op bouwkundig

gebied mist inzicht in het plan.

De projectvisies worden, zoals

weergegeven in afbeelding 4.3,

toegelicht middels een presentatie aan

de beoordelingscommissie en mede

inschrijvers. Tevens bevat bijlage 9 een

publicatie van de bijeenkomst.

De beoordelingscommissie bestaat uit Figuur 4.3. De presentaties.

de onderstaande zes personen:

- Dhr. J. Haarhuis, manager SE Vastgoed en Exploitatie bij gemeente Almelo;

- Dhr. D. Prins, teamleider team Vastgoed bij gemeente Almelo;

- Dhr. B. Nijkamp, technische medewerker onderhoud en projectbegeleiding bij

gemeente Almelo;

- Dhr. M. Viergever, technische medewerker beheer en onderhoud gebouwen

bij gemeente Almelo;

- Dhr. G. Stern, docent bij Saxion Hogeschool en cursusleider van de

leergangen ‘Bouwen aan bestaande woningvoorraad en RGSiO’;

- Mevr. A. te Luke, afstudeerstudente bij gemeente Almelo.

36

De selectie vindt plaats op basis van ‘Economisch meest voordelige inschrijving’

(EMVI). Door middel van diverse EMVI-criteria, te weten TCO, consortium, tijdspad,

communicatie, kwaliteit, risico, presentatie en SROI. De genoemde personen uit de

beoordelingscommissie vormen elk hun eigen oordeel. Zij beoordelen de

projectvisies en presentatie op basis van de EMVI-criteria middels het

beoordelingsformat, opgenomen in bijlage 10. Daarop aansluitend worden de

verschillende oordelen met elkaar vergeleken. In samenspraak vormen de personen

van de beoordelingscommissie een gezamenlijke onderbouwde beoordeling. Dit

gezamenlijke oordeel wordt teruggekoppeld aan het desbetreffende consortium.

Algeheel wordt bekend gemaakt welke consortia zijn geselecteerd om het traject

verder te doorlopen. Van de andere consortia wordt afscheid genomen.

4.6. Definitieve uitvraag

Op basis van de definitieve uitvraag verzoekt gemeente Almelo aan potentiële

opdrachtnemers de projectvisie uit te werken tot een projectplan. Het projectplan

bevat alle vereisten en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van het project.

In het plan worden de aangedragen oplossingen door het consortium

geconcretiseerd. Daarnaast dient het consortium te bewijzen dat de doelstellingen

middels de oplossingen worden behaald.

Ook de definitieve inschrijving wordt door de beoordelingscommissie beoordeeld.

Gebaseerd op de beoordeling van de beoordelingscommissie wordt het project aan

één inschrijver toegewezen. Gezamenlijk met het geselecteerde consortium wordt

een intentieovereenkomst ondertekend, waarin de samenwerking wordt vastgelegd.

Bij de pilotpanden wordt na beoordeling van de projectvisies en presentaties en

goedkeuring van college van B en W de twee pilotpanden aan twee verschillende

consortia toegewezen.

4.7. Projectteam

Met de vastgelegde samenwerking door middel van een intentieovereenkomst kan

het projectteam worden samengesteld. Het projectteam bestaat uit projectleiders

met verschillende disciplines en kernkwaliteiten aangedragen door het consortium,

tevens neemt een projectleider vanuit de opdrachtgever plaats in het projectteam.

Het projectteam werkt het projectplan gezamenlijk nader uit tot uitvoerbare

plannen.

37

Het projectteam stelt alle verplichtingen op basis van de projectdocumenten en

inschrijving vast in een DBFM(O)-overeenkomst. Waaropvolgend het DBFM(O)-

overeenkomst wordt ondertekend en aansluitend gestart kan worden met de

realisatie. DBFMO staat voor Design, Build, Finance, Maintain en Operate. Met een

DBFM(O)-overeenkomst wordt het consortium integraal verantwoordelijk voor het

ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de exploitatie van het project.

4.8. Optimaliseren procesplan

De resultaten van de praktijkcasus worden gebruikt om het procesplan te verfijnen,

aan te scherpen en te corrigeren. Een hulpmiddel voor deze opgave is de ‘PDCA-

cyclus’. De PDCA-cyclus optimaliseert en borgt het proces door middel van het

doorlopen van vier stappen, visueel weergegeven in figuur 4.4. De eerste stap ‘Plan’

houdt in dat het procesplan wordt gedefinieerd (hoofdstuk 3). De tweede stap ‘Do’

voert het plan uit (hoofdstuk 4). De derde stap ‘Check’ stelt de resultaten vast

(onderstaand beschreven). Gedurende de

vierde stap ‘Act’ worden acties uitgezet om

het procesplan te verbeteren (opvolgende 39

panden). Door het continu herhalen van de

stappen wordt het proces steeds verder

geoptimaliseerd. De PDCA-cyclus helpt

gemeente Almelo om het proces efficiënt en

effectief te doorlopen (Kerklaan). Figuur 4.4. De PDCA-cyclus.

De praktijkcasus is tot op heden doorlopen tot en met ‘Dialoogronde 1’, een

deelstap van de selectiefase binnen het procesplan. Tot dusver kan het procesplan,

opgenomen in bijlage 2, op basis van resultaten en bevindingen worden

geoptimaliseerd op onderstaande punten. Tevens geven potentiële opdrachtnemers

tijdens de vraaggesprekken input voor het optimalisatieproces.

De stap specificeren binnen het procesplan is tijdens de praktijkcasus onvoldoende

uitgewerkt, met nadruk op de functionele specificatie. De potentiële

opdrachtnemers hebben tijdens de vraaggesprekken aangegeven onzeker te zijn

over de invulling van de projectvisie. Een tweede aandachtpunt tijdens de

specificatiefase is de ‘Planning’. De projectmanager dient de planning te waarborgen

38

en lange doorlooptijden te beperken. Gedurende de praktijkcasus

loopt de planning extreem uit.

De stap selecteren binnen het procesplan kan verfijnd worden door tijdens de

voorlichtingsbijeenkomst meer inzicht te geven in de rol van gemeente Almelo als

opdrachtgever. Daarnaast kan de stap aangescherpt worden door de component

gebruikersbeïnvloeding toe te voegen aan het beoordelingsformat.

De stap contracteren binnen het procesplan kan vooralsnog aangescherpt worden

middels input vanuit de vraaggesprekken. Potentiële opdrachtnemers benoemen

drie relevante randvoorwaarden omtrent het op te stellen contract:

- Ten eerste willen potentiële opdrachtnemers graag het projectplan onderdeel

uit laten maken van het contract;

- Als tweede randvoorwaarde willen potentiële opdrachtnemers een

betalingstermijn van maximaal 30 dagen;

- Tenslotte geven potentiële opdrachtnemers aan minimaal één keer per jaar

gezamenlijk het project te evalueren.

Met behulp van bovenstaande punten is het procesplan geoptimaliseerd. Het

procesplan blijft een dynamisch document dat in de toekomst nog verder kan

worden geperfectioneerd om zo blijvend het meest optimale ontwerp uit het proces

te halen.

39

5. Conclusie

Gedurende het onderzoek is invulling gegeven aan de behoefte van gemeente

Almelo naar een integrale oplossing om de verduurzamingsopgave te realiseren.

Door op een innovatieve wijze invulling te geven aan het proces is gemeente Almelo

in staat om gezamenlijk met aannemers-, installatie- en onderhoudsbedrijven uit

regionale gemeenten een integrale oplossing te genereren voor het verduurzamen,

onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed.

Onderstaande punten geven inzicht in de beantwoording van de drie deelvragen van

het onderzoek ofwel de werkwijze bij het optimaliseren van het proces.

1. De theorie biedt diverse procesinnovaties aan om optimalisatie binnen het

proces te genereren. De meest relevante oplossingsrichting omtrent de

doelstellingen van gemeente Almelo is gericht op de samenwerking tussen

opdrachtgever en opdrachtnemers. Tevens de onderlinge samenwerking

binnen een consortium.

2. De geselecteerde concurrentiegerichte dialoogprocedure biedt een basis voor

het procesplan. Gedurende het onderzoek wordt deze basis verfijnd,

aangescherpt en gecorrigeerd, naderhand van verkregen informatie door het

verkennen van de theorie en het toetsen van het procesplan in de praktijk.

Tevens wordt de kennis van ervaringsdeskundigen toegepast om het

procesplan te optimaliseren. Een voorbeeld van een toegepaste maatregel is

het SMART formuleren van de projectdoelstelling.

3. Gedurende de praktijkcasus is de noodzaak van een projectmanager

bekrachtigd. Met name de taak om de voortgang van de planning tijdens het

proces te bewaken. Tevens zijn gedurende de praktijkcasus individuele

gesprekken gevoerd met potentiële opdrachtnemers. Potentiële

opdrachtnemers dragen diverse oplossingsrichtingen aan om het proces te

optimaliseren. Een voorbeeld van een aangedragen procesinnovatie is

vernieuwend opdrachtgeverschap. Vernieuwend opdrachtgeverschap is een

verandering in denkwijze en het loslaten van oude gewoontes. Daarnaast

dragen de potentiële opdrachtnemers een langdurige samenwerking aan om

op innovatieve wijze invulling te geven aan de verduurzamingsopgave.

40

Het procesplan geeft een werkwijze om op innovatieve wijze

invulling te gegeven aan een integrale oplossing voor het verduurzamen,

onderhouden en meerjarig beheren van het bestaand maatschappelijk vastgoed in

gemeente Almelo. Het procesplan past de concurrentiegerichte dialoogprocedure

toe als basis. Uit onderzoek blijkt dat het procesplan drie stappen dient te

omvatten, te weten specificeren, selecteren en contracteren. Dit houdt in dat het

procesplan start met het afbakenen en inrichten van het project (specificeren). Om

vervolgens de meest geschikte opdrachtnemer en oplossing te kiezen (selecteren).

In de laatste stap van het procesplan worden de gemaakte afspraken vastgelegd

(contracteren). Geleid door het procesplan treedt gemeente Almelo in dialoog met

potentiële opdrachtnemers ofwel consortia om te bepalen welke oplossingen het

best in de behoeften van gemeente Almelo kan worden voorzien. De interactie

tussen opdrachtgever en potentiële opdrachtnemers genereert dat de meest

optimale oplossing voor het project wordt gevonden.

41

6. Aanbevelingen

Aan gemeente Almelo wordt geadviseerd om het procesplan te implementeren ten

behoeve van het verduurzamen van het maatschappelijk vastgoed. De voornaamste

reden om te kiezen voor het procesplan is omdat het plan een innovatieve werkwijze

toont om te komen tot een integrale oplossing voor het verduurzamingsopgave.

Door het toepassen van deze werkwijze en gedurende het proces in dialoog te gaan

geeft de opdrachtnemer invulling aan de oplossing om in behoefte van de

opdrachtgever te voorzien.

Om het procesplan toe te passen geeft figuur 6.1 een implementatieplan. Het

implementatieplan beschrijft de meest relevante subdoelen en de wijze om de

subdoelen te bereiken.

Implementatieplan

Subdoelen Taken

opdracht-

gever

Taken

opdracht-

nemers

Processtuk Verantwoor-

delijke

Tijds-

planning

Specificatie Project-

omschrijving

N.v.t. Functionele

uitvraag

Project-

manager

± 8 maanden

Trechtering

inschrijvers

Beoordelen

projectvisies

Aanmelden en

indienen

projectvisie

Selectie

opdracht-

nemers

Beoordelings-

commissie

± 3 maanden

Dialoog-

ronden

Optimaliseren projectvisies

door interactie

Nota’s van

Inlichtingen

Project-

manager

± 10

maanden

Definitieve

inschrijving

Beoordelen

project-

plannen

Indienen

projectplan

Toewijzing

consortia

Beoordelings-

commissie

± 3 maanden

Opdracht-

verstrekking

Gezamenlijk invulling geven

aan contract

Getekende

DBFMO-

overeenkomst

Projectteam ± 4 maanden

Realisatie Regisserende

rol

Uitvoerende

rol

Kwaliteits-

inspecties

Projectteam Conform

planning

Exploitatie Regisserende

rol

Uitvoerende

rol

Kwaliteits- en

monitorings-

verslagen

Projectteam > 10 jaar

Evaluatie Gezamenlijk beoordelen van

het proces

Evaluatie-

rapport

Projectteam > 10 jaar

Figuur 6.1. Het implementatieplan.

42

De eindverantwoordelijke voor de implementatie van het

procesplan is de projectmanager. De projectmanager stuurt de

beoordelingscommissie en het projectteam aan. De manager plant, organiseert en

controleert teneinde de subdoelen te bereiken. Enkele taken van de projectmanager

zijn:

- Ontvangen van vragen, documenten en aanbiedingen;

- Verzenden van alle communicatie;

- Beantwoording van de vragen;

- Toetsen van de conformiteit en consistentie;

- Beoordelen van inschrijvingen.

- Behoudt het overzicht en coördineert;

Het implementeren van het procesplan brengt risico’s met zich mee. Figuur 6.2

geeft aanbevelingen om bedreigingen gedurende het proces te reduceren of zelfs te

elimineren. De aanbevelingen zijn binnen het figuur opgedeeld in de stappen

specificeren, selecteren en contracteren.

Aandachtspunten

Stappen Aanbevelingen

Specificeren

De opdrachtgever dient haar verwachtingen en uitgangspunten

concreet weer te geven. Tevens dient de doelstelling van het

project concreet dan wel SMART geformuleerd te zijn.

Alle communicatie dient via één kanaal via de projectmanager

te lopen.

De opdrachtgever dient de planning voldoende ruim op te

zetten, zodat potentiële opdrachtnemers voldoende tijd hebben

om op zoek te gaan naar de meest optimale oplossing. Bij

zowel de selectie uitvraag als bij de definitieve uitvraag hebben

potentiële opdrachtnemers minimaal 8 weken nodig om de

projectvisie en projectplan uit te werken.

De opdrachtgever dient los te komen van de traditionele

gedachtegang. Dit betekent bijvoorbeeld dat de opdrachtgever

geen inbreng meer mag geven betreffende materiaalkeuzes

(functiedenkend).

Selecteren

De gestelde voorwaarden dienen transparant, non-

discriminatoir, objectief, proportioneel en in overeenstemming

met het vrij verkeer van diensten en personen etc. te zijn.

Potentiële opdrachtnemers adviseren gegadigden te selecteren

43

op basis van ervaring.

Om tot een meest optimale oplossing te komen is interactie

tussen opdrachtgever en opdrachtnemer essentieel.

De inrichting van de dialoog dient in samenspraak met

potentiële opdrachtnemers worden opgezet.

Gedurende de dialoog dienen alleen de essentiële zaken op

hoofdlijnen worden besproken.

De dialooggesprekken dienen worden vastgelegd in een

verslag.

De oplossingen dienen middels een beoordelingsformat op

gelijke wijze worden beoordeeld.

Potentiële opdrachtnemers adviseren een langlopende

samenwerking om te komen tot het beste resultaat.

De transactiekosten kunnen verlaagd worden door het aantal

potentiële opdrachtnemers te beperken. Tevens door het aantal

dialooggesprekken en dialoogproducten te beperken.

Contracteren

Tijdens de samenwerking is het belangrijk dat de

opdrachtgever en opdrachtnemer naast elkaar staan. Tevens

dienen de betrokken aannemers-, installatie- en

onderhoudsbedrijven naast elkaar te staan.

De gemaakte afspraken dienen worden vastgelegd in een

overzichtelijk contract. Het contract genereert o.a.

gezamenlijke verantwoordelijkheid.

In het contract dient een gezamenlijk opgestelde startpunt

ofwel 0-meting worden opgenomen. De 0-meting kan

bijvoorbeeld bestaan een NEN2767 keuring.

Figuur 6.2. De aandachtspuntenlijst.

44

Bibliografie

Aanbesteden, I. (sd). Innovatief Aanbesteden. Opgeroepen op 5 6, 2015, van Innovatief Aanbesteden:

http://www.innovatiefaanbesteden.be/over_innovatief_aanbesteden

ARW. (2012). Aanbestedingsreglement Werken 2012.

Baarda, B. (2009). Dit is onderzoek! Groningen: Noordhoff Uitgevers.

Baarda, B., Bakker, E., van der Hulst, M., Julsing, M., Fischer, T., van Vianen, R., et al. (2012).

Basisboek Methoden en Technieken. Groningen: Noordhoff Uitgevers.

Bontenbal, R. (sd). Werken aan projecten. Opgeroepen op 4 5, 2016, van http://werken-aan-

projecten.nl/risicoanalyse/

bouwstenenvoorsociaal. (sd). bouwstenenvoorsociaal. Opgeroepen op 5 6, 2015, van

bouwstenenvoorsociaal:

http://www.bouwstenenvoorsociaal.nl/?q=Definitie%20instandhouding%20en%20onderhou

d

Europeesparlement. (2014, 2 26). Eur-lex Europa. Opgeroepen op 1 12, 2016, van http://eur-

lex.europa.eu/legal-content/NL/ALL/?uri=CELEX:32014L0024

Floor. (sd). Floor. Opgeroepen op 5 13, 2015, van Floor:

http://www.floor.nl/management/innovatiefaanbesteden.html

FOSAG. (2011). Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Waddinxveen: FOSAG.

Guidance, P. P. (2014). Handreiking innovatiegericht inkopen . Procurement of Innovation Platform.

Hoek, R. t. (2015, 6 25). Bouwend Nederland. Opgehaald van

http://www.bouwendnederland.nl/nieuws/1386939/een-dialoog-tussen-gemeente-en-

marktpartijen-integraal-verduurzamen-maatschappelijk-vastgoed-in-almelo

Kempen, P. P., & Sijbrandij, J. (2013). Verduurzamen van gemeentelijk vastgoed en de mogelijke rol

van ESCo's. Amsterdam.

Kerklaan, L. (sd). Passionned Group. Opgeroepen op 4 5, 2016, van

https://www.pdcacyclus.nl/william-edwards-deming/deming-cirkel/

Nagelkerke, M., Oehler, J., Muntz-Beekhuis, J., & Staay, D. v. (2009). De concurrentiegerichte dialoog.

Den Haag: Rijksoverheid.

Onderhoudsfilosofie. (sd). Opgeroepen op 5 6, 2015, van

http://www.onderhoudsfilosofie.nl/algemeen.html

Plandatis. (sd). Opgeroepen op 5 6, 2015, van

http://www.planmatigonderhoud.nl/prestatiecontract.htm

Proces. (2015). Proces. Opgeroepen op 1 12, 2016, van http://www.proces-nl.eu/

45

Rijksoverheid. (sd). Opgeroepen op 07 06, 2015, van

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-unie/europa-2020

Rijkswaterstaat. (2014, 1). Samenwerken en prestatiemeten. Opgeroepen op 4 4, 2016, van

www.rijkswaterstaat.nl/zakelijk

Salemink, G. (2015, 12 4). Stichting Pioonering. Opgehaald van

http://www.pioneering.nl/organisatie/nieuws/620/integraal-verduurzamen-

maatschappelijk-vastgoed-almelo

SBRCURnet. (sd). SBRCURnet. Opgeroepen op 4 6, 2016, van http://www.sbrcurnet.nl/

Sloots, A., Keulen, H., Koning, M. d., Stuijts, M., & Hebly, J. (2013). Gids Proportionaliteit. Den Haag.

Stuijts, M., Water, J. v., & Ditters, Y. (2012). VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Den Haag:

Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Twents Inkoop- en aanbestedingsbeleid. (sd).

Visscher, M., Prins, D., & Agus, A. (2014, 12 11). Investeringsvoorstel verduurzamen maatschappelijk

vastgoed. Almelo.

Voort, P. v., & Ormondt, F. v. (2012). Het innovatieboek. Amsterdam: Academic Service.

Vroemen, M. (2001). Werken in Teams: samen denken en doen.

Vught, J. V. (2012). De module Inkoopproces publiek, onderdeel van het NEVI Professional

programma. Zoetemeer: NEVI.

Woonwaard. (sd). Woonwaard. Opgeroepen op 5 6, 2015, van Woonwaard:

http://www.woonwaard.nl/over-woonwaard/maatschappelijke-

activiteiten/maatschappelijk-vastgoed