Gemnet .Info september 2012

download Gemnet .Info september 2012

of 8

  • date post

    08-Mar-2016
  • Category

    Documents

  • view

    215
  • download

    0

Embed Size (px)

description

Onderwerpen die in deze uitgave aan bod komen zijn o.a.: - Alblasserdam vergadert papierloos met de Gemnet iPad - Videocenferencing bij Veiligheidsregio Haaglanden en omliggende gemeenten - Gemnet introduceert Mobile Device Manager - SVB en Gemnet ondersteunen gemeenten bij PGB.

Transcript of Gemnet .Info september 2012

  • 1.info | 18e jaargang | september 2012

    Gemnet ondersteunt Alblasserdam bij digitaal vergaderen

    18e jaargang | september 2012

    .info is een uitgave van Gemnet

    en brengt nieuws, opinies en achter-

    gronden over elektronische

    communicatie in de publieke sector.

    Noorland constateerde de afgelopen

    jaren een groeiende behoefte aan een

    mobiel en modern communicatiemiddel

    om papierloos te kunnen vergaderen.

    Niet alleen binnen onze eigen muren,

    maar ook daarbuiten, bij collega-

    gemeenten. Ondanks deelname aan

    het regionale samenwerkingsverband

    Drechtsteden besloten wij en de vijf

    andere gemeenten zelf op zoek te gaan

    naar een passende oplossing. Weliswaar

    in een gezamenlijke werkgroep, maar

    ieder in zijn eigen tempo.

    .In kaart

    Eerst brachten Noorland en zijn collegas

    het hele proces van digitaal vergaderen

    in kaart, van het opstellen van de

    agenda en het verspreiden ervan tot

    het aanleggen van dossiers en het

    maken van aantekeningen. Na diverse

    leveranciers te hebben vergeleken,

    kwamen we uit bij Gemnet en de iPad

    totaaloplossing. Doorslaggevend voor

    deze keuze was de meerwaarde die

    Gemnet biedt met aanvullende diensten.

    Ze gaan net een stapje verder.

    .Enthousiast

    Behalve de iPads leverde Gemnet in

    Alblasserdam ook de iPad Services. Een

    belangrijk onderdeel daarvan zijn de

    workshops die bij de gemeente worden

    georganiseerd. Samen met twee

    Veilig mobiel werken met Gemnet

    U kunt bij Gemnet terecht

    voor de volgende diensten:

    Mobile Device Management

    Meer informatie in deze .Info

    iPad Services

    Gembox

    Vanaf iedere locatie

    toegang tot belangrijke

    bestanden (dienst is nog in

    ontwikkeling).

    >> Lees verder op achterzijde, pagina 8

    Een deel van de gemeenteraad van Alblasserdam vergadert sinds kort papierloos

    met iPads. Een experiment dat met ondersteuning van Gemnet zeer enthousiast

    wordt ontvangen en omarmd, zegt Nico Noorland, adviseur concerninformatie

    van de gemeente. In oktober gaat het college van B&W ook over.

  • .info | 18e jaargang | september 2012

    Tijdens een grote calamiteit of

    ramp snel met elkaar kunnen

    schakelen, zonder de eigen

    gemeente uit te hoeven. Dat

    was voor de leden van de

    Veiligheidsregio Haaglanden

    de belangrijkste reden om te

    kiezen voor videoconferencing

    van Gemnet. Maar ook in de

    dagelijkse praktijk heeft de

    dienst meerwaarde. Dit najaar

    moet het systeem up and

    running zijn.

    In de Veiligheidsregio Haaglanden (VRH)

    werken negen Zuid-Hollandse gemeenten

    intensief samen aan het voorkomen en

    bestrijden van rampen en crises die de

    gemeentegrenzen overstijgen. Behalve

    gemeenten nemen ook brandweer, poli-

    tie en geneeskundige hulpverlening deel

    aan de veiligheidsregio. Doordat er veel

    partijen meedoen, is het risico op ondui-

    delijkheden groter, vertelt Arjen Ouwe-

    hand, beleidsmedewerker Gemeentelijke

    crisisbeheersing bij de VRH. Effectieve

    communicatie tussen diensten is in dit

    soort situaties belangrijk. Een moeilijke

    afweging, want just op die momenten

    dat haast geboden is, wil niemand zijn

    of haar gemeente uit. Bovendien is het

    in onze regio vaak moeilijk reizen, het

    verkeer staat regelmatig vast. Lastig,

    want bij een calamiteit is er geen se-

    conde te verliezen.

    .Robuust

    Recente calamiteiten, zoals de grote

    brand in Moerdijk en bij de Technische

    Universiteit Delft, laten zien dat er

    behalve de gemeente zelf al snel veel

    andere partijen bij een ramp betrokken

    zijn. Logisch dus dat Ouwehand en

    zijn collegas op zoek gingen naar een

    oplossing waarmee lle betrokken

    bestuurders en hulpverleners snel en

    eenvoudig overleg kunnen voeren.

    Waar ze op dat moment ook zijn,

    en hoe laat of vroeg het ook is.

    Er werd binnen de VRH al gebruik

    gemaakt van videoconferencing,

    met name in het contact met de G4

    (Den Haag, Amsterdam, Utrecht en

    Rotterdam). Ouwehand: Maar voor

    grotere overleggen tijdens een ramp

    of calamiteit is een robuust en veilig

    systeem nodig. Er moeten veel mensen

    tegelijk probleemloos kunnen werken

    met het systeem.

    .Bewezen

    Maar behalve tijdens crises moest

    het systeem ook werken tijdens de

    zogenoemde koude fase, ofwel de

    dagelijkse werkzaamheden, zoals een

    vergadering met meerdere gemeenten.

    En dus ging Ouwehand op zoek naar een

    partner die een betrouwbaar systeem

    kan leveren. Die partner werd dit jaar

    uiteindelijk gevonden in Gemnet. Samen

    met leverancier IMOTIONS regelde Gemnet

    dat de leden van de VRH n voor n

    werden aangesloten op het Gemnet-

    platform voor videoconferencing.

    Groot voordeel is dat de dienst wordt

    aangeboden als Video as a Service;

    2

    Video-conferencing biedt uitkomst tijdens calamiteit

  • .info | 18e jaargang | september 2012

    Gemnet beheert de dienst vanuit de

    cloud. De aanpassingen aan onze

    systemen zijn minimaal en we hoeven

    ons geen zorgen te maken over de

    kwaliteit en beschikbaarheid, licht

    Ouwehand toe. Zowel binnen als

    buiten de gemeente kunnen we zo

    effectiever samenwerken. Een mening

    die ook Steven Broers, cordinerend

    gemeentefunctionaris en lid van

    de Veiligheidsdirectie van de VRH,

    onderstreept: Met videoconferencing

    introduceren we Het Nieuwe Werken voor

    bestuurders: afstemmen tijdens crises

    zonder reistijd.

    Steven Broers, cordinerend

    gemeentefunctionaris en lid van de

    Veiligheidsdirectie van de VRH:

    Met videoconferencing introduceren

    we Het Nieuwe Werken voor

    bestuurders: afstemmen tijdens crises

    zonder reistijd.

    .Crisisbutler

    Een van de grote voordelen van de

    dienst is de aanwezigheid van een

    zogenoemde crisisbutler: iemand die

    de vergadering tot stand brengt en waar

    nodig ondersteuning biedt. Wanneer

    assistentie nodig is, kun je contact

    opnemen met de butler, waarna hij of

    zij live op het scherm verschijnt, legt

    business consultant Hakan Akdogan

    van Gemnet uit. De butler heeft veel

    technische en functionele kennis,

    waardoor deelnemers zich volledig

    kunnen richten op de inhoudelijke kant

    van een crisisvergadering. Bovendien is

    de butler ook bekend met de organisatie

    van rampenbestrijding operationeel,

    tactisch en strategisch en de

    verschillende cordinatieniveaus. Dit

    houdt in dat hij of zij weet wanneer

    opschaling nodig is en welke partijen

    dan gewaarschuwd moeten worden. De

    lijnen blijven op die manier kort.

    .Mobiliteit

    De dienst kan op mobiele apparatuur

    geleverd worden, waardoor deelnemers

    er ook buiten kantoor mee kunnen

    VLNR: Hakan Akdogan, Heimen Visser

    (beide Gemnet), Steven Broers (Gemeente

    Den Haag), Remko Brilman (Imotions).

    vergaderen. Iemand van de

    operationele leiding kan zo binnen

    een paar minuten aanschuiven aan

    de digitale vergadertafel, aldus

    Akdogan. Maar ook de burgemeester

    kan, vanaf zijn of haar vakantieadres,

    met iPad of smartphone inloggen en

    meepraten. Het is zelfs mogelijk om

    telefonisch deel te nemen aan de

    vergadering. Behalve Veiligheidsregio

    Haaglanden zijn inmiddels ook andere

    regios in gesprek met Gemnet over

    videoconferencing. Volgens Akdogan

    een goede ontwikkeling, want hoe

    meer regios en gemeenten aansluiten,

    hoe meer er interregionaal kan worden

    samengewerkt voor ook reguliere

    overleggen tussen gemeentes. Want

    communicatie en samenwerking staan

    centraal bij deze dienst.

    .Licenties

    In de regio Haaglanden is de uitrol

    inmiddels in volle gang. Ouwehand:

    Het is de bedoeling dat we in oktober

    volledig operationeel zijn. We beginnen

    bij de crisiscentra op gemeentehuizen

    en het hoofdbureau politie in Den

    Haag. In de toekomst kunnen we

    videoconferencing goed in onze

    dagelijkse werkzaamheden integreren.

    Zo hoeven we niet voor ieder overleg

    fysiek overleg samen te komen. Dit

    bespaart tijd, geld en is duurzamer.

    Als gemeente of veiligheidsregio

    genteresseerd in de mogelijkheden van

    videoconferencing? Neem dan contact op met

    Hakan Akdogan via 070 -343 69 00.

  • .info | 18e jaargang | september 2012

    4

    Veilig en mobiel werken op eigen apparatuur

    Veel medewerkers hebben zelf een

    tablet of smartphone. Een berichtje op

    het intranet plaatsen via je eigen tablet

    is dus zo gebeurd. Dankzij de Gemnet

    Mobile Device Manager kan dat op een

    veilige manier.

    .Privacy garanderen

    Als gemeente heb je nu eenmaal

    te maken met privacygevoelige

    informatie, legt van den Top uit. En

    daarvan moet je de veiligheid kunnen

    garanderen. Dat betekent dat je niet

    zomaar kunt toestaan dat mensen met

    hun eigen smartphone vanuit huis

    informatie opvragen. Tegelijk moeten

    ook gemeenten met hun tijd meegaan.

    Ook omdat medewerkers dat vragen,

    die willen bijvoorbeeld met hun eigen

    smartphone werken.

    .Beheer op afsta