geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële...

7
Zonder helder overzicht van bedrijfsprocessen geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel geld uit “Het geld gaat er met bakken uit terwijl veel praktijkhouders minder omzet draaien. Zonder dat ze het weten geven ze onno- dig veel geld uit. Omdat ze de bedrijfsprocessen niet scherp in beeld hebben. Dat zou ze zo al twintig procent aan overhead kun- nen schelen. Wat je daarvoor nodig hebt? Inzicht in die proces- sen, zorginhoudelijk en financieel. Met een paar grote partijen ben ik een product aan het ontwikkelen waarmee iedere prak- tijkhouder vanaf deze zomer duizenden euro’s kan besparen.” Tekst: Lidwien van Loon Beeld: Wim van IJzendoorn Meestal gaat het zo. Ergens in het tweede kwartaal heb je als praktijkhouder de jaar- cijfers binnen en denk je te weten of de praktijk er vorig jaar goed voor heeft gestaan. Zolang er plussen staan, geef je jezelf een schouderklopje. En als er minnen staan? Weet je dan aan welke knoppen je moet draaien om kosten te besparen? Weet je bijvoorbeeld wat een specifieke medewerker opbrengt bij een specifieke prestatiecode, en tegen welke kosten? Inzicht en overzicht Het zijn vragen die Rens van Wijngaarden zich de afgelopen jaren regelmatig stelde en die hij steeds vaker om zich heen hoort, vooral nu het niet iedere prak- tijk meer voor de wind gaat. Maar dat hoeft niet, volgens Van Wijngaarden. Hij spreekt uit ervaring. Hij is eigenaar van drie succesvolle praktijken in kin- deroefentherapie en kinderfysiotherapie in Amsterdam, Amersfoort en Utrecht. Daarnaast is hij druk met zijn adviesbu- reau RSW Zorgadvies. Zijn succes als ondernemer zit ‘m in zijn tomeloze kwaliteitsdrift gecombineerd met financieel inzicht. Dit succes geeft hij vorm in een portal voor zorgverleners. Via deze portal (Fysiodashboard) hebben 29

Transcript of geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële...

Page 1: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

zonder helder overzicht van bedrijfsprocessen

geen inzicht in financiële ruimte

Praktijkhouders geven onnodig veel geld uit“Het geld gaat er met bakken uit terwijl veel praktijkhouders

minder omzet draaien. Zonder dat ze het weten geven ze onno-

dig veel geld uit. Omdat ze de bedrijfsprocessen niet scherp in

beeld hebben. Dat zou ze zo al twintig procent aan overhead kun-

nen schelen. Wat je daarvoor nodig hebt? Inzicht in die proces-

sen, zorginhoudelijk en financieel. Met een paar grote partijen

ben ik een product aan het ontwikkelen waarmee iedere prak-

tijkhouder vanaf deze zomer duizenden euro’s kan besparen.”

Tekst: Lidwien van Loon

Beeld: Wim van IJzendoorn

Meestal gaat het zo. Ergens in het tweede

kwartaal heb je als praktijkhouder de jaar-

cijfers binnen en denk je te weten of

de praktijk er vorig jaar goed voor heeft

gestaan. Zolang er plussen staan, geef je

jezelf een schouderklopje. En als er minnen

staan? Weet je dan aan welke knoppen

je moet draaien om kosten te besparen?

Weet je bijvoorbeeld wat een specifieke

medewerker opbrengt bij een specifieke

prestatiecode, en tegen welke kosten?

Inzicht en overzichtHet zijn vragen die Rens van Wijngaarden

zich de afgelopen jaren regelmatig stelde

en die hij steeds vaker om zich heen

hoort, vooral nu het niet iedere prak-

tijk meer voor de wind gaat. Maar dat

hoeft niet, volgens Van Wijngaarden.

Hij spreekt uit ervaring. Hij is eigenaar

van drie succesvolle praktijken in kin-

deroefentherapie en kinderfysiotherapie

in Amsterdam, Amersfoort en Utrecht.

Daarnaast is hij druk met zijn adviesbu-

reau RSW Zorgadvies.

Zijn succes als ondernemer zit ‘m in zijn

tomeloze kwaliteitsdrift gecombineerd

met financieel inzicht. Dit succes geeft

hij vorm in een portal voor zorgverleners.

Via deze portal (Fysiodashboard) hebben

29

Page 2: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

praktijkhouders wanneer ze maar willen

een actueel online overzicht van zowel

alle zorginhoudelijke als de financiële

aspecten van de praktijk. Dit overzicht

wordt geboden door het integreren van

een digitale boekhoudstraat en een

digitale zorgstraat. Dat legt hij graag

even uit.

“Ik wil weten wat mijn therapeuten doen

en wat mijn managers doen, en dat wil ik

het liefst kunnen benchmarken met andere

praktijken. Dan kan ik beter sturen. Ik wil

namelijk uitstekende zorg leveren en daar-

voor moet ik honderd procent kloppend

inzicht hebben van wat er op zorginhoude-

lijk en financieel niveau in mijn praktijken

gebeurt. Dat inzicht had ik eerst niet, niet

via mijn accountant en ook niet via mijn

elektronisch patiëntendossier. Dat waren

gescheiden werelden. Alles wordt per

zitting afgerekend. Daardoor weet ik niets

over de prijs per prestatiecode en niets

over de opbrengst per medewerker op een

specifieke vestiging.”

Zonder een gedetailleerd overzicht van de

bedrijfsprocessen had Van Wijngaarden

geen inzicht in waar er financiële ruimte

zat. Waar verdiende hij nu precies zijn

geld mee en waar gingen de kosten aan

op? Daarom ging hij op zoek naar een

manier om alle systemen zo op elkaar te

laten aansluiten dat hij de prijs kon bere-

ken van een zorgtraject bij een bepaalde

aandoening.

Geen rigoureuze veranderingenHet werd een portal waar zorgverle-

ners de zorginhoudelijke aspecten van

hun praktijk koppelen aan de financi-

ële aspecten ervan. De portal is Van

Wijngaarden aan het ontwikkelen met

enkele gerenommeerde partijen die

hun strepen meer dan verdiend hebben,

zoals Twinfield, NMBRS, Basecone en

Visionplanner. Er loopt momenteel een

pilot met acht grote ketens in de fysiothe-

rapie waarin zo’n 350 fysiotherapeuten

werken. De resultaten zijn veelbelovend.

Deze zomer is de portal volledig opera-

tioneel.

Ook Convenient staat volledig achter

de portal en heeft Intramed PLUS en

ParaBench gekoppeld aan de portal. Dat

maakt de portal toegankelijk voor het

merendeel van de fysiotherapiepraktij-

ken in Nederland met uitrol naar andere

disciplines in de zorg. En wat zo mooi is:

aansluiten op de portal vergt geen rigou-

reuze veranderingen. Het gaat namelijk

om bestaande pakketten die op elkaar

worden afgestemd zodat ze automatisch

gegevens kunnen uitwisselen. Het gaat

dus meer om slim aanpassen van de

boekhoudketen dan rigoureus de prak-

tijkadministratie op de schop te nemen.

Sturen op prijs en kwaliteitVan Wijngaarden gaat verder: “Nu kan ik

aan een zorgverzekeraar laten zien wat

een patiënt met een specifieke prestatie-

code bij mij kost. Daarvoor moet ik wel

over betrouwbare gegevens beschikken.

Ik hecht aan betrouwbare klinimetrie

zodat ik onderbouwd uitspraken kan doen

en maatwerk kan leveren. Daarvoor moet

de praktijk doordrenkt raken van kwali-

teit. Mijn kwaliteitsmanager traint mijn

medewerkers in klinisch redeneren en

het uitvoeren van goede diagnostiek aan

de hand van valide meetinstrumenten.

Eén dag per week loopt hij mee met de

therapeuten en geeft ze feedback. Als

je dat jaren doet als praktijk, dan kun

je op den duur maatwerk gaan leveren.

Dan weet je wanneer je waarom een

bepaalde interventie inzet.”

‘nu kan ik aan een zorgverzekeraar laten zien wat een

patiënt met een specifieke prestatiecode bij mij kost’

30

Page 3: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

De voordelen van ketenoptimalisatie

• Volledigheid: ondersteuning vande

gehele dagelijkse bedrijfsvoering,

een volledig digitaal patiëntendos-

sier met verdieping per specialisa-

tie, beheers- en plusaudit ‘proof’

en geschikt voor alle paramedici en

multidisciplinair werken

• Gemak en flexibiliteit: naar eigen

inzicht en behoefte in te richten,

werken volgens richtlijnen van

beroepsverenigingen of eigen pro-

tocollen

• Garanties: geautomatiseerde cash

flow, altijd actueel met optimale

gebruikersondersteuning en een

hoog serviceniveau

Dat is één kant van het verhaal: werken

aan een praktijk die hoogwaardige zorg

levert. Kan men met zulke patiëntspeci-

fieke zorg een praktijk ook nog winstge-

vend maken? Volgens Van Wijngaarden

kan dat heel goed, door een koppeling te

maken tussen de bedrijfsprocessen, de

zorgprocessen en de boekhouding.

“Om winstgevend te kunnen zijn heb ik

behalve zorginhoudelijke gegevens ook

gegevens nodig over mijn overhead, zoals

de kosten van mijn personeel, de huur,

materiaal, apparatuur en verzekeringen.

Deze gegevens had ik eerder alleen van

de gehele praktijk. Nu beschik ik over

gegevens per vestiging en per mede-

werker. Doordat ik nu de kosten per

medewerker op de juiste wijze admini-

streer en koppel aan zorginhoudelijke

gegevens, heb ik inzicht gekregen in mijn

overhead. Zo kwam ook de andere kant

van het verhaal in beeld. Dankzij een

strak ingerichte boekhoudstraat kon ik als

praktijkhouder gaan sturen, niet alleen op

kwaliteit maar ook op prijs.”

Inzicht in overheadZo’n koppeling was er nog niet. “Intramed

biedt wel een boekhoudprogramma maar

er was geen accountant die vervolgens

kon aangeven wat de kosten specifiek

per medewerker waren”, legt hij uit.

“De systemen sloten niet op elkaar aan.

Er waren slechts cijfers in gemiddelden

mogelijk en zelfs die waren niet ‘real

time’ beschikbaar. En daar betaal je dan

je accountant duizenden euro’s per jaar

voor. Wel cijfers maar geen inzicht.”

“Dat blijkt ook uit de pilot. Je zou verwach-

ten dat vooral grotere praktijken meer

marge maken, maar die blijken juist veel

overhead te hebben, vooral door hoge

accountants- en salarisadministratiekos-

ten. Via de portal krijgen praktijkhouders

nu onder meer de jaarcijfers en de salaris-

administratie aangeboden voor zeker twin-

tig procent minder aan kosten, met daarbij

het inzicht in de precieze kosten omdat

deze systemen wel allemaal op elkaar

aansluiten. Met dat inzicht kunnen ze hun

bedrijfsprocessen gaan optimaliseren.”

‘Er komen steeds minder patiënten naar de

praktijk dus we zullen wel moeten’

Rens van Wijngaarden

31

Page 4: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om
Page 5: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

Nu weet Van Wijngaarden hoeveel

patiënten er per maand zijn behandeld,

hoeveel er uitbehandeld zijn en wat

de opbrengst is per medewerker per

patiënt. “Deze gegevens ontleen ik aan

ParaBench en koppel ik vervolgens via de

portal aan verschillende softwareappli-

caties waarmee ik de keten binnen mijn

vestigingen kan optimaliseren. Inzicht

in de kosten voor je overhead geeft je

de mogelijkheid om te besparen in de

bedrijfskosten. Er komen steeds minder

patiënten naar de praktijk dus we zullen

wel moeten.”

De keten optimaliserenHet lijkt een toverformule: de keten opti-

maliseren. De vraag is hoe dat optimali-

seren dan gaat. Een optimalisatieproces

start met een quick scan. Daarin inven-

tariseert Van Wijngaarden samen met de

praktijkhouder de knelpunten in de prak-

tijkprocessen. Alles wordt onder de loep

genomen, zoals de personeelsbezetting,

het verzuim, de arbeidscontracten, de

salarisadministratie, de jaarrekening en

de verzekeringen. Wat zijn bijvoorbeeld

de declarabele uren van een medewer-

ker? Die stond de hele week ingepland

maar is misschien voor slechts zestien

uur declarabel geweest om de rest van

zijn tijd te besteden aan overleg en

administratie.

Vervolgens demonstreert Van Wijn-

gaarden hoe het anders kan. Daarvoor

biedt de portal applicaties die onder-

ling probleemloos gegevens kun-

nen uitwisselen. De portal omvat een

totaalpakket van applicaties omtrent

cliëntbeheer en verslaglegging via Intra-

med PLUS, betalen en factureren, per-

soneel en salaris, documentbeheer en

een zorg-inhoudelijke en een financiële

benchmark.

De voordelen van de portal

• Inzichtviabenchmarkinzorgproces-

sen en hun financiële aspecten

• Gemak: via SSO met één muisklik

alle informatie overzichtelijk gepre-

senteerd

• Garanties: altijd actuele ‘real time’

informatie synchroon aan Intramed

PLUS

33

Page 6: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

> PIJNVERLICHTING = OMZETVERHOGINGHome Health Products, producent van medisch gecertificeerde massagetoestellen, biedt fysiopraktijken een nieuwe en innovatieve technologie die gegarandeerd meer omzet zal genereren voor uw praktijk.

Grijp uw kans als ondernemende fysiopraktijk!

PARTNERS IN PIJNVERLICHTINGGEZOCHT:

Andullatietherapie is een therapie gebaseerd op de combinatie van infra-roodwarmte type A1 en me-chanische vibraties. Dit zorgt voor spierontspanning en een grote productie van ATP in de lichaamscel-len. Dit wordt met name ingezet bij chronische pijn-klachten, neurologische aandoeningen, fibromyal-gie, gewrichtspijnen, overbelasting van de spieren, lymfedrainage en afbraak van melkzuur bij sporters. Andullatie is de perfecte manier om uw patiën-ten van pijn te verlichten en uw eigen werkdruk te verlagen.

Bovendien zorgen wij voor een grote instroom van chronische pijnpatiënten.

Meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op met:

Home Health Products Neerloopweg 94814 RS Breda

[email protected] 076 532 90 50M 06 46 71 88 12

1/3 van de fysio’s denkt aan stoppen. Denk positief en grijp uw kans als

ondernemende fysiopraktijk. <

Getuigenissen van collega’s vindt u op ons youtube kanaal www.youtube.com/HHPNederland

HHP_ADV_movements.indd 1 14-02-14 11:12

Page 7: geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven ... mo… · geen inzicht in financiële ruimte Praktijkhouders geven onnodig veel ... zorgprocessen en de boekhouding. “Om

De portal integreert daarmee twee dash-

boards: een zorginhoudelijk dashboard

en een financieel dashboard. Dat maakt

inzichtelijk wat een behandeling ople-

vert, uitgesplitst naar patiëntenpopulatie.

Niet alleen naar behandelgemiddelden

maar ook naar recidief. De portal koppelt

ook objectieve klantervaringen aan indi-

viduele medewerkers zodat bijvoorbeeld

te zien is dat een medewerker lager

scoort op bejegening, een signaal om

gericht te gaan sturen.

Integrale oplossingAchter de portal staan gerenommeerde

partijen die gebleken succesvol zijn en

van wie de gegevens goed uitwisselbaar

zijn. Men kan facturen scannen die zon-

der verdere handelingen meteen foutloos

worden ingelezen in het boekhoudpak-

ket en alle rekeningafschriften van de

bank worden automatisch ingelezen in

Twinfield. Van Wijngaarden heeft uit-

voerig met allerlei softwareleveranciers

gesproken voordat hij tot een weloverwo-

gen keuze kwam. Hij doet dit bewust niet

in eigen beheer; men kan geen specialist

op elk terrein zijn. Naar zijn zeggen is

het een zeer vooruitstrevende groep van

betrouwbare en gespecialiseerde bedrij-

ven met een fantastische helpdesk.

“Het zijn bedrijven waarbij flexibiliteit en

compatibiliteit hoog in het vaandel staan,

die echt snappen waar je als moderne

zorgondernemer behoefte aan hebt. De

kosten die ik vroeger maakte voor het

laten opmaken van een jaarrekening, heb

ik niet meer. Ik betaal nu één bedrag voor

alles: van verslaglegging tot facturatie,

salarisadministratie, documentbeheer en

benchmark. Daarmee ben ik duizenden

euro’s per jaar goedkoper uit. Dit gaat

echt de markt openbreken.”

Met één klik in alle applicatiesDe applicaties achter de portal zijn toe-

gankelijk via Single Sign On (SSO), één

van de drijfveren voor Van Wijngaarden.

“Je hoeft dus niet eerst van het ene

pakket en daar drie codes invullen naar

het andere pakket om ook daar weer van

alles in te voeren. Ik had soms wel zeven

verschillende applicaties openstaan.

Daar heb ik me altijd aan gestoord,

het kostte me zeeën van tijd, gek werd

ik ervan. Nu wordt alles automatisch

verwerkt doordat bestaande applicaties

onderling communiceren. Met één klik

zit ik in het systeem en zie ik mijn trend-

analyse en de omzet en kosten van deze

maand. Het enige wat ik moet doen, is

elke week mijn boekhouder de cijfers in

de digitale boekhoudstraat via Twinfield

laten invoeren en mijn therapeuten de

zorginhoudelijke gegevens laten registre-

ren via Intramed PLUS. Kortom, inzicht

door overzicht.” j

Meer info?

‘…duizenden euro’s per jaar goedkoper uit.

dit gaat echt de markt openbreken’

35