Gateway April 2009

16
WORK LESS, ACHIEVE MORE GATE WAY Toekomstgericht automatiseren in de bouwsector the HOME project: interieur- en decoratie- zaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box Van Roey Automation en Catena: een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels DANKZIJ ICT SUCCES OP MAAT VAN UW BEDRIJF

description

Gateway April 2009 Van roey Automation. Work less, achieve more.

Transcript of Gateway April 2009

Page 1: Gateway April 2009

Work Less, Achieve More

Gateway

Toekomstgericht automatiserenin de bouwsector

the HOME project: interieur- en decoratie-zaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box

Van Roey Automation en Catena: een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels

DANkzij iCT SUCCES

Op MAAT VAN Uw BEDRijf

Page 2: Gateway April 2009

Haal meer uit uw dag met Isabel

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Page 3: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 3

ICT maakt bedrijfsvoering eenvoudiger. Althans, dat is de bedoeling. In praktijk zien wij vaak dat verkeerde beslissingen net het omgekeerde tot gevolg hebben. Vrij logisch, gezien de complexiteit van de materie en de mate van planning vereist om een optimale infrastructuur op te bouwen. Daarenboven moet alles binnen budget en zonder tijdelijk productiviteits-verlies gerealiseerd worden. Trap nooit in de val ICT te beschouwen als een noodzakelijk kwaad. ICT is veel meer dan een aantal programma’s en/of toestellen aangekocht om een welbepaalde functie uit te oefenen. Dergelijke redenering kan enkel resulteren in een omgeving waarin verschillende vaak té dure programma’s en apparaten naast elkaar draaien, zonder onderling te communiceren en zonder nuttige kennis en capaciteiten uit te wisselen. In een dergelijke situatie worden onvermijdelijk bijkomende applicaties en/of hardware aangekocht niet wetende dat de huidige ICT deze functies reeds voorziet. Een duur en inefficiënt grapje, als u bedenkt dat ICT eigenlijk geld zou moeten besparen en een strategisch voordeel dient op te leveren ten opzichte van de concurrentie. Om weloverwogen selecties met het oog op de toekomst te maken heeft u een leidraad nodig, een plan waar u niet van afwijkt. Op basis van een uitgebreid onderzoek, werken wij voor u een groeiplan op maat uit, dat uitvoerig in gaat op 4 thema’s: kerninfrastructuur, communicatie en samen-werking, bedrijfsbeheersoftware en ICT-management en -service. Dit plan zal u gedurende langere tijd begeleiden in het uitbouwen van een optimale, dynamische omgeving (www.ictoptimalisatie.be).

In deze Gateway ligt de focus op bedrijfsbeheersoftware, communicatie en samenwerking. Wij tonen hoe bedrijven baat hebben bij een optimale af-stemming van hun ICT-omgeving. U zal merken dat voor elk bedrijf, onaf-hankelijk van grootte of sector, de juiste oplossing bestaat voor een gepast budget.

Wij wensen u alvast veel leesgenot!

Roel Grieten, Software Division Manager, Van Roey Automation nv

INHOUD

ToekoMsTgerichT AuToMATiseren in de bouWsecTor Pagina 4

APs roAd: de Weg nAAr succes Pagina 7

The hoMe ProjecT inTerieur- en decorATiezAAk kiesT voor MicrosofT dynAMics nAv ouT-of-The-box Pagina 8

MicrosofT dynAMics nAv ouT-of-The-box Pagina 10

vAn roey AuToMATion en cATenA: een sTerke keTTing besTAAT uiT de juisTe schAkeLs Pagina 11

sAMenWerken voor sociALe Woningen Pagina 13

ICT eN SUCCeS

Een uitgave van Van Roey Automation nv - DevTeam

Van Roey Automation nv

Steenweg Op Antwerpen 101

2300 Turnhout

[email protected]

+32 (0) 14 47 06 20

www.vanroey.be

Page 4: Gateway April 2009

GATEwAy

page 4

Toekomstgericht automatiseren in de bouwsector

Waarvoor staat Confederatie Bouw

Kempen?

Mhr Aerts: “Confederatie Bouw Kempen

is de beroepsorganisatie voor de Kempense

bouwsector en bijgevolg ook haar spreek-

buis. Tot haar voornaamste opdrachten

behoren zowel de belangenverdediging

van de sector en de bouwbedrijven als de

informering van de leden.”

“Een team medewerkers staat klaar om de

leden bij te staan op juridisch, sociaal en

administratief vlak. De confederatie biedt

Bouwen zit de Belg in het bloed. Vooral de kempenaar is geboren met een bak-steen in de maag. Met de automatisering van de bouwsector als doel sloegen drie typisch kempense organisaties de handen in elkaar. Het partnership wil er voor zorgen dat iCT luistert naar, en beantwoordt aan, de noden in de sector en niet andersom. Hier kneep in het verleden wel vaker het schoentje.

Op 19 februari 2009 zaten de verschillende partijen rond de tafel bij Confederatie Bouw kempen. Etienne Roos (Gedelegeerd Bestuurder, Ambaro nv), jan Aerts (Di-recteur, Confederatie Bouw kempen) en Roel Grieten (Software Division Manager, Van Roey Automation nv (VRA)) tekenden present. Roel Grieten stelt de vragen.

Page 5: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 5

gespecialiseerde diensten aan, zoals een erkend sociaal secretariaat, een onderne-mingsloket, opleidingen, een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, … Voor technische ondersteuning is zij tussenpersoon voor het WTCB (Weten-schappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf).”

“Verder biedt de Confederatie een platform om te netwerken. Ze probeert haar leden dichter bij elkaar te brengen. Uitwisseling van ideeën en informatie is immers cruciaal. Zo worden leden geïnformeerd over wetge-vingen, sectoraangelegenheden, producten en materialen en dit via diverse kanalen (tijdschriften, mailings, infovergaderingen, beurzen, persoonlijke contacten).”

Waarom ondersteunt de Confederatie Bouw Kempen Van Roey Automation (VRA)?

Mhr Aerts: “ Indien een firma zoals VRA oplossing ontwikkelt die interessant zijn voor bouwbedrijven omdat ze oa de workload terugdringen, dan kunnen wij als beroepsorganisatie niet aan de zijlijn blijven staan. Daarnaast is het zo dat VRA in de Kempen een goede naam heeft als ICT-partner, ook in de bouwsector.”

“Het is belangrijk dat de Kempense bouw-bedrijven bijblijven in een zich steeds sneller ontwikkelende bedrijfsomgeving. Toen we het aanbod van VRA leerden kennen vonden we meteen dat we de Kempense bouwbedrijven de gelegenheid moesten bieden om ook op de hoogte te geraken. Daarom sloegen we met plezier de handen in elkaar om de bedrijven in groep kennis te laten maken met een naar onze mening interessante en volledige oplossing: Advanced Project Solution (APS).”

Mijnheer Roos, wat zijn de troeven van APS voor Ambaro?

Mhr. Roos: “De grootste troef van APS is dat alle gegevens centraal bewaard worden. We moeten niet voortdurend de telefoon nemen om de status van een project na te vragen. Als een werfleider wil weten

wanneer de door hem bestelde goederen binnenkomen, zoekt hij gewoon de order in kwestie op.

Een ander voordeel is het gebruiksgemak. Bijna alles gebeurt op de projectkaart. We moeten niet voortdurend in andere menu’s op zoek gaan naar gegevens. Van aanbe-steding tot nacalculatie, werkelijk alles kan vanuit hetzelfde scherm worden geraad-pleegd en worden bijgestuurd.”

Wat is er veranderd tov vroeger?

Mhr. Roos: “Onze vroegere oplossing be-antwoordde initieel wel aan onze functi-onele eisen maar was in DOS geschreven. Die kon dus niet mee blijven evolueren met het bedrijf. Nu zijn we zeker van het tegen-gestelde. APS evolueert voortdurend en de mensen van VRA staan steeds paraat om oplossingsgericht mee te denken.

De meerwaarde van APS is ook het feit dat er heel wat minder tijd verloren gaat aan administratieve taken. Gegevens moeten slechts eenmaal ingegeven worden, eens de aanbesteding werd opgemaakt, moeten we enkel op een knop duwen en het in-schrijvingsformulier rolt eruit. Het gaat om vrij eenvoudige zaken, maar samen maken ze het werk toch aanzienlijk aangenamer. Bovendien worden er nu veel minder fouten gemaakt dan vroeger.”

Is hetgeen VRA voorstelt geloofwaardig voor Confederatie Bouw?

Mhr Aerts: “Zoals reeds gezegd heeft VRA al één en ander bewezen en geniet ze het vertrouwen van haar bestaande klanten. Enerzijds zullen de bouwbedrijven zelf oordelen of het programma goed is, ge-bruiksvriendelijk,… het product waarop ze jaren hebben gewacht. Anderzijds kan VRA ook leren uit de samenwerking met Confe-deratie Bouw Kempen om het programma – waar nodig – te verfijnen door het samen-sterk-principe. Confederatie Bouw Kempen heeft bijna 100 jaar ervaring en via haar leden wordt de nodige praktijkervaring in-gebracht. Toen VRA contact opnam om een partnership te initiëren werd getoond wat APS kan. Nu kan ik in alle eerlijkheid zeggen dat hetgeen VRA voorstelt niet alleen ge-loofwaardig is maar ook een meerwaarde kan betekenen voor veel bouwbedrijven.

Hoe kwamen jullie bij VRA terecht?

Mhr. Roos: “We waren reeds klant bij VRA voor de hardware en we wisten dat ze ook software leverden. Ik had sowieso de voorkeur voor een totaaloplossing. Als er zich morgen een probleem voordoet met het systeem heb ik geen zin in een ping-pongspel tussen de hard- en software leve-rancier. Nu helpt VRA me. Zij bepalen waar het probleem zit en lossen het op ongeacht wat de oorzaak is.”

Vlnr : Roel Grieten (Van Roey automation nv), Jan aerts (Directeur, Confederatie Bouw Kempen), etienne Roos (ambaro nv)

Page 6: Gateway April 2009

GATEwAy

page 6

“Bovendien was ik snel overtuigd dat ze Ambaro verder konden helpen. De con-sultants spreken de taal van de bouw. We hadden meteen het gevoel dat ze onze noden begrepen en dat ze een geloofwaar-dige oplossing hadden die gegarandeerd kon meegroeien met het bedrijf.”

Hoe verloopt de samenwerking?

Mhr. Roos:“De samenwerking verloopt heel vlot. Het leuke is dat we geen nummer zijn voor de mensen van VRA. De imple-mentatie is reeds lang achter de rug, maar toch komen onze contactpersonen nog steeds langs om te vragen hoe het gaat met de oplossing. Ook als wij vragen hebben, kunnen we steeds bij hen terecht en wordt er onmiddellijk aan gewerkt. Zij bouwen bijna letterlijk mee aan onze toekomst

en komen regelmatig met nieuwe ideeën, maar ze staan ook open voor suggesties van ons. Die persoonlijke en directe aanpak appreciëren wij ten zeerste.”

Staan er dan projecten op stapel?

Mhr. Roos: “Zeker, er gaat een koppeling gelegd worden met een Track-&-Trace-sy-steem. Zo kunnen de uren van onze werk-nemers automatisch worden bijgehouden. Het is bijna onvoorstelbaar wat de tijdsbe-sparing voor de mensen van de administra-tie zal zijn. We kijken er al naar uit.”

“Voorts gaan we ook SharePoint imple-menteren. Dit is een platform dat onze ge-bruikers in staat stelt vanuit eender welke locatie gegevens zoals planning, verslagen, statussen, … op te vragen en aan te passen,

afhankelijk van zijn/haar rol binnen de orga-nisatie. Het is een soort van document ma-nagement oplossing die de administratie nog verder zal vereenvoudigen. Het leuke is dat ze volledig kan geïntegreerd worden met APS.”

Mhr Aerts: “Ook bij Confederatie Bouw staan er nog zaken op stapel. Om nog meer bouwbedrijven het systeem te leren kennen zullen er kennismakingssessies georgani-seerd worden voor algemene bouwbedrij-ven, installatiebedrijven, alsook voor de vrouw in de bouw. Dit laatste is een – in de schoot van de Confederatie Bouw Kempen opgerichte – groep van enthousiaste dames, actief in een bouwbedrijf of echtgenote van een aannemer. De vrouw is nu eenmaal een sleutelfiguur in de administratie van het bouwbedrijf. Daarnaast kan Confede-ratie Bouw Kempen, samen met VRA, de bedrijven aanleren om op een zo efficiënt mogelijke manier met het programma te werken. Wanneer dit in bedrijfsoverschrij-dende groepssessies kan gebeuren, kunnen de best practices aangeleerd worden.”

Page 7: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 7

Eenmaal de aanbesteding gegund is, komt er nog een hoop administratief werk bij zoals het inplannen van medewerkers en machines, het inkopen of huren van werkmaterialen, enzovoort. Daarnaast moeten gepresteerde werken gefactureerd worden.

Dit administratieve kluwen maakt het niet eenvoudig om de winstgevendheid van een project na te gaan. Bovendien: des te meer detail, des te tijdrovender de nacalculatie. Daarom zoeken mensen vaak naar een compromis.

Weet dat er een oplossing bestaat die administratie vereenvoudigt en cen-traliseert. Hierdoor is de nacalculatie veel sneller opgemaakt en kunt u de winstgevendheid post per post nagaan. Bovendien kan de statistiek van een project met een simpele klik opge-vraagd worden. In één oogopslag ziet u wat nog moet worden gefactureerd én of u binnen het vooropgestelde budget presteert.

wegenbouwbedrijven weten het maar al te goed. Het tijdig indienen van offer-tes voor een aanbesteding is een omslachtig karwei dat vaak tegen een behoor-lijke tijdsdruk uitgevoerd dient te worden.

APS Road:De weg naar succesGeschikt voor: Wegenbouw

Situering klinkt u dit bekend in de oren?

Page 8: Gateway April 2009

GATEwAy

page 8

the HOME project Interieur- en decoratiezaak kiest voor Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-box

Na een jarenlange samenwerking met de gerenommeerde ontwerper Gom-maire Cleyberg, startte Barbara Han-senne begin 2007 haar eigen interieur- en decoratiezaak the HOME project. Deze groeide al snel uit tot een offici-ele Cleybergh Concept Store, waar de gehele tot de verbeelding sprekende collectie verkrijgbaar is. “

“Naast advies rond interieur en tuin biedt the HOME project, een totaalpak-ket van diensten aan, gaande van re-novaties, schilderwerken, of de totale herinrichting van woningen, tot tuin- en zwembadaanleg. Verder staat het bedrijf bekend voor de zeer exclusieve en unieke decoratie-objecten, die Bar-bara van haar overzeese zakenreizen meebrengt.

Groei brengt nood aan structuur

Door de sterke groei van the HOME project ontstond zeer snel na de oprichting de nood aan meer structuur en vastgestelde processen. De dagdagelijkse administratie van klanten, de kassaverrichtingen en het voorraadbeheer gebeurden in verschillende niet-gekoppelde werkbladen met beperkte mogelijkheden. “Het was geen sinecure om deze zaken te overzien en te beheren”, vertelt Barbara Hansenne. “De administra-tie nam veel tijd in beslag en gebeurde op onoverzichtelijk wijze. Daarenboven werd de kans op fouten steeds groter naarmate ons bedrijf groeide en de administratie, het voorraadbeheer, de kassawerking en dergelijke meer, nog steeds werden onder-

Page 9: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 9

steund door basispakketten die er eigenlijk niet meer geschikt voor waren. Ook bij het keurig opvolgen van projecten konden mijn ICT-hulpmiddelen me niet bijstaan. Met het oog op de toekomst moesten we dus op zoek naar een betere werkwijze.”

Hulp van een oude bekende

“Tijdens mijn carrière bij Gommaire Cleyberg werkte ik met een handige oplossing, ge-implementeerd en ondersteund door Van Roey Automation. Ik nam dan ook meteen contact met hen op om de mogelijkheden voor mijn eigen bedrijf te bekijken. Het DevTeam van Van Roey Automation stelde vast dat al mijn noden ingevuld konden worden door Microsoft Dynamics NAV. Omdat the HOME project een jonge on-derneming in volle groei is, hadden we niet meteen nood aan alle aspecten die NAV te bieden heeft. Bovendien kunnen we niet voor de volle 100% zeker weten hoe het bedrijf er over vijf jaar zal uitzien.”

Thinking Out Of The Box

“Barbara stelde zich terecht vragen omtrent de uitgebreidheid van Microsoft Dynamics NAV. Het zou voorbarig zijn om onnodige

zaken toch al te implementeren. Wanneer deze uiteindelijk relevant worden, kan immers blijken dat ze een totaal andere installatiewijze vereisen”, vertelt Roel Grieten, Software Division Manager bij Van Roey Automation. “

Integratie van alle werkprocessen

“Bedrijven als the Home project raden wij onze oplossing Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box aan. Deze nieuwe vereen-voudigde NAV-versie integreert de werk-processen van alle afdelingen en aspecten van het bedrijf zoals financiën, inkoop, voorraad en verkoop. Gegevens moeten slechts één maal worden ingegeven en aangepast. Via een bestaande offerte kan men bijvoorbeeld een order aanmaken en deze kan uiteindelijk als factuur geboekt worden. Zowel de voorraad als de admi-nistratieve gegevens stromen automatisch door naar de boekhouding waar ze op de juiste rekening komen te staan. Daarenbo-ven verhoogt de integratie met MS Office de efficiëntie van deze oplossing drastisch: ieder veld in NAV kan naar Word, Excel of Outlook worden geëxporteerd.”

Systeem groeit mee met de noden van het bedrijf

“De grootste kracht van Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-box schuilt onder andere in de gefaseerde implementatiemogelijk-heden: Aanvankelijk installeren we een beperkte en dus ook voordelig geprijsde versie van Microsoft Dynamics NAV. Dankzij het out-of-the-box-principe kan deze mee-groeien met uw bedrijf. In plaats van na 5 jaar te moeten investeren in een nieuw ERP-pakket, kan de onderneming stelsel-matig de bestaande NAV-functionaliteiten uitbreiden. Daarnaast bestaat de moge-lijkheid om te starten met 1 gebruiker en wanneer de tijd er rijp voor is verder door te groeien naar meerdere gebruikers.”

De vruchten worden nu al geplukt

“Niet enkel plukken we nu de vruchten van de integratie van al onze bedrijfsprocessen. Ik heb ook de garantie dat ik de nodige basis in huis heb om the Home project te blijven ondersteunen, hoe het bedrijf ook zal evolueren in de toekomst”, besluit Barbara Hansenne.

Page 10: Gateway April 2009

GATEwAy

page 10

Microsoft Dynamics NAVOut-of-the-BoxThink Out of the Box

klinkt u dit bekend in de oren?Situering

Microsoft Dynamics NAV Out-of-the-Box geeft een volledig overzicht van uw bedrijf. Deze oplossing maakt het mogelijk om administratieve processen, of reeksen van handelingen, automa-tisch te laten verlopen.

Het Out-of-the-Box-principe laat toe om enkel de voor ú belangrijke aspecten van de quasi grenzeloze oplossing Microsoft Dynamics NAV te installeren. Naarmate de tijd vordert, kan u de mogelijkheden ste selmatig uitbreiden.

U groeit op eigen tempo, spendeert een verrassend beperkt budget en weet dat u in al uw evolutiefases de optimale oplossing in huis heeft voor úw bedrijf.

Groeien vormt voor de overgrote meerderheid van de bedrijven een belang-rijke doelstelling. Helaas is geen enkele onderneming immuun voor groeipij-nen. De administratie wordt omvangrijker, onoverzichtelijker, foutgevoeliger en kost meer tijd en geld dan bedrijven zelf inschatten.

Vele ondernemers trachten zich in eerste instantie te behelpen met MS-Excel en kleinere boekhoudpakketten. Hoewel dit dubbele invoer en kansen op fouten met zich meebrengt, vinden velen onder hen het te vroeg om over te stappen naar een allesom-vattende bedrijfsoplossing. Bedrijven weten immers niet waar ze binnen 5 jaar zullen staan en of de gekozen oplossing dan nog bij hun wensen zal aansluiten.

Page 11: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 11

Documentenchaos

Heeft u al eens nagegaan hoeveel ver-schillende versies er bestaan van uw be-drijfsdocumenten? Weten uw medewer-kers welke de recentste of de juiste zijn? Kan u bovendien nog achterhalen waar alle foutieve en verouderde documenten bewaard worden?

Eens incorrecte documenten in roulatie komen, kan deze situatie al snel uitzichtloos lijken. De gevolgen van een slecht versiebe-heer zijn daarnaast niet van de minste:

Deze situatie is nefast voor de werking en het imago van het bedrijf. Met behulp van de juiste ICT-oplossingen, kan snel een duurzame orde in de chaos geschept worden. Alles begint met een infrastructuur (netwerken, beveiliging, servers ...) geschikt voor uw bedrijf. Op deze infrastructuur moet vervolgens de juiste software geïn-stalleerd worden om uw documenten te beheren. Hiervoor heeft Van Roey Automa-tion de juiste adviseurs en technische spe-cialisten in huis. Voor de brand owners is deze tweeledig:

1. Administratieve documenten: “Op administratieve files zoals facturen, bonnen en contracten, moet steeds een correct versiebeheer gebeuren. Dit is de enige garantie dat niet enkel de juiste lay-out maar ook de juiste informatie naar buiten gaat”, verklaart Hans Hofkens, Solution Advisor bij Van Roey Automation. “Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) is een zeer uitgebreide oplossing die onder

andere erg sterk is op vlak van document-enbeheer. MOSS laat bijvoorbeeld toe om te bepalen waar welke documenten worden gearchiveerd, beheerd en geopend. Daarnaast kunnen verschillende versies bewaard worden die enkel voor welbepaal-de personen toegankelijk zijn.”

2. Creatieve huisstijldocumenten: “Foutieve banners, foto’s, kleuren, enzovoort uit roulatie krijgen, vormt voor veel on-dernemingen een enorm heikelpunt. Om hier het hoofd aan te bieden, kunnen Van Roey Automation en Catena Company de handen in elkaar slaan”, vertelt Wim Becker, Account Manager bij Catena Company. “Wij raden aan om voor het beheer van zaken zoals beelden en video een gespecia-liseerde database te gebruiken. Een Digitale Asset Management (DAM) oplossing, laat bijvoorbeeld toe om visuals te archiveren en eenvoudig terug te vinden aan de hand van metadata (trefwoorden die je eraan toewijst, alsook eigenschappen van de file

Een sterke ketting bestaat uit de juiste schakels

Sinds Catena Company in 2006 werd opgericht, verwierf deze creatieve specia-list aanzienlijke naamsbekendheid en waardering bij reclamebureaus, drukkerijen, productiehuizen en andere creatieve bedrijven.

Door de krachten te bundelen kunnen Catena Company en Van Roey Automation nu ook knappe totaaloplossingen uitwerken, implementeren en ondersteunen voor de zogenaamde brand owners, niet-creatieve bedrijven die hun marketing en com-municatie binnenshuis organiseren.

Van Roey Automation en Catena Company, specialist in de creatieve sector, bieden onder één dak unieke oplossingscombinaties aan.

Foutieve contracten worden doorgege- ven en ondertekend. De verkeerde informatie verschijnt op technische fiches van mogelijk gevaar-lijke producten.

De huisstijl wordt niet uniform de bui-tenwereld ingestuurd. Hierdoor gaan alle tijd en investeringen om deze huisstijl uit te werken verloren.

Page 12: Gateway April 2009

GATEwAy

page 12

zoals aanmaakdatum, grootte, resolutie, …). Daarnaast is het mogelijk om slechts één correct beeld per product of dienst toe-gankelijk te maken. Eventueel krijgen zij een status met zich mee en worden de files via een goedkeuringsworkflow langs ver-schillende afdelingen gestuurd vooraleer ze gebruikt kunnen worden. Het is ook mogelijk om verschillende versies (bv qua taal, moeilijkheidsgraad, ouderdom, …) van files bij te houden en te bepalen wie toegang heeft tot welke versie.”

“Als kers op de taart kan SharePoint naadloos integreren met het hierboven beschreven systeem. Door in te loggen op SharePoint kunnen medewerkers eveneens rechtstreeks in dit systeem naar grafische documenten zoeken en de voordelen van de twee oplossingen combineren. Ook de bedrijfsbeheersoftware Microsoft Dynamics NAV kan in de totaaloplossing opgenomen worden. Dit creëert oneindige mogelijkhe-den: Verkopers op de baan krijgen bijvoor-beeld via een web browser toegang tot gegevens uit de bedrijfsdatabase en kunnen zelfs centraal orders ingeven. Ook KPI’s, kritieke bedrijfswaarden zoals omzet en marge, kan iedereen, die er recht toe heeft, via een eenvoudige weergave bekijken.”

Automatische creatie van marketingdocumenten

“De creatie van marketingdocumenten zoals technische sheets, catalogi, folders, advertenties en dergelijke meer, neemt erg veel tijd in beslag. Bovendien beschikken bedrijven vaak over verschillende beelden en bronmaterialen waarvan de overgrote meerderheid moeilijk terug te vinden, verouderd of gewoon fout is”, aldus Wim Becker. “Deze ondernemingen kunnen wij, door samen te werken met Van Roey Automation, een mooie totaaloplossing bieden”.

De ontwerper creëert marketingdocumen-ten in Adobe Indesign waar hij/zij de moge-lijkheid krijgt om met templates te werken.Dit betekent dat vooraf vast ligt waarvoor bepaalde ruimtes worden gebruikt en hoe

deze er uit moeten zien. Zo bepaalt een template waar bijvoorbeeld het titelveld op het document staat en in welk lettertype het ingevuld moet worden. Het is mogelijk om met Adobe Indesign en bijbehorende plug-ins, gegevens rechtstreeks uit een database te halen en correct in een tem-platedocument te verwerken. Als Indesign visuals uit het DAM systeem wil ophalen, zal deze database vragen waarvoor het beeld aangewend moet worden en meteen de juiste resolutie doorgeven (bv: een lage resolutie voor een presentatie en een hoge voor een drukwerk).

Product- of diensteninformatie kan dan weer optimaal gearchiveerd worden in een ERP-programma zoals Microsoft Dynamics NAV. Ook laat deze oplossing toe om via XML bijvoorbeeld de prijzen en product-specificaties die in een catalogus worden opgenomen rechtstreeks te koppelen met Indesign-templates. De implementatie van, en het maatwerk op, Micrsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd door het ervaren en gespecialiseerde softwareteam van Van Roey Automation.

Diverse proven technologies, slechts één aanspreekpunt

In deze markt zijn er leveranciers die binnen één pakket een oplossing aanbieden voor gans de bovenstaande problematiek, dikwijls ontstaan als een op maat gemaakt pakket voor één klant of beperkte doelgroep en dan verder gecommercialiseerd voor een bredere markt.

“Wij weten uit ervaring dat deze keuze een zeer groot budget vereist voor de klant en dat de kosten erg onvoorspelbaar zijn

vanwege het extra maatwerk dat er steeds aan te pas komt.” vertelt Wim Becker. “Wij gaan op zoek naar technologie die haar waarde al heeft bewezen in de praktijk. Technologie met een degelijke reputatie en een voorspelbare continuïteit op vlak van productontwikkeling en support. Deze tech-nologieën moeten wel gebaseerd zijn op open standaarden.”

“Op deze manier kunnen we ook een ge-automatiseerde totaaloplossing aanbieden met als voordeel van in stappen te werken en gradueel te automatiseren. De gefaseer-de manier van werken komt ook het budget ten goede. Zo kan met de rendements-winst van de uitgevoerde fasen, telkens de volgende fase worden aangepakt.”

“De samenwerking tussen Van Roey Au-tomation en Catena Company gaat zelfs nog verder dan dat. Van Roey Automation is immers ook leverancier van hardware en netwerkoplossingen. De servers en het gehele netwerk waarop bovenstaande technologieën draaien kunnen door ons geleverd, geïnstalleerd en onderhouden worden”, aldus Hans Hofkens.

“Aangezien wij letterlijk onder één dak opereren zullen klanten minimaal gecon-fronteerd worden met de complexiteit van dergelijke projecten. Intern definiëren wij deelprojecten met hun eigen specialist-verantwoordelijke. De deelacties worden optimaal op elkaar afgestemd en indien mogelijk gelijktijdig uitgevoerd. De klant krijgt slechts één aanspreekpunt, iemand die het overzicht behoudt over het geheel.”

Onze samenwerking biedt dus een waaier aan creatieve mogelijkheden.

Page 13: Gateway April 2009

work Less, Achieve More

page 13

Kleine Landeigendom – Turnhout Samenwerken voor sociale woningen

kleine Landeigendom – Turnhout (kLE) ontwikkelt, bouwt en verkoopt sociale woningen in de Noorderkempen. Daar-naast biedt de sterke, professionele woonorganisatie ook voordelige socia-le leningen aan. De laatste jaren haalde kLE meermaals de krantenkoppen met recordbrekende prestatiecijfers.

Meer collega’s, meer nood aan samenwerking

“Aanvankelijk was ikzelf, bijgestaan door 2 administratieve medewerkers, verantwoor-delijk voor alle technische zaken”, vertelt Geert Schoofs, directeur van KLE.

“Naar aanleiding van de vele nieuwe bouw-projecten wierven we in de loop van 2007 een werfleider aan. Daardoor ontstond de nood om projectinformatie centraal te beheren en te delen met verschillende gebruikers. Hiervoor werd een Microsoft Small Business Server opgezet.”

“Onze sterke groei zette ons ertoe aan om in 2008 wederom bijkomende medewerkers aan te trekken. Uiteindelijk kozen we ervoor

om samen met de Turnhoutse Maatschappij voor de Huisvesting (TMH), onze collega’s uit de sociale huursector, twee projectma-nagers tewerk te stellen. Deze medewer-kers pendelen tussen beide kantoren en hun respectievelijke projectlocaties. Ook zij zochten naar een efficiënte wijze om hun projectdocumenten te delen met collega’s uit de twee organisaties.”

“In de eerste helft van 2008 kwam KLE bij ons ten rade”, vertelt Hans Hofkens, Solution Advisor bij Van Roey Automation. “De verlanglijst van Kleine Landeigendom leidde ons al snel naar Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Deze oplossing was immers het perfecte antwoord op hun wensen in verband met het delen van do-

Page 14: Gateway April 2009

GATEwAy

page 14

cumenten, het opvolgen van de documen-tenstromen en goedkeuringsprocessen, het reduceren van rekenbladen tot kengetallen zoals simulaties van verkoopprijzen, ople-veringsdata, enzovoort.”

“De samenwerking tussen de projectma-nagers, de werfleiding en de technische directie bevorderen was één zaak. Deze gegevens laten doorsijpelen en op een be-grijpelijke wijze beschikbaar maken voor de

administratie is een totaal ander verhaal. Wij raadden aan om de oplossing op een afzonderlijke server te implementeren zodat KLE stapsgewijs alle organisatorische verbeteringen in voege kon brengen. Eerst stelden we het delen van documenten op punt en zorgden we dat iedereen met de tools kon werken. Daarna begonnen we eenvoudige werkstromen op te zetten en in de toekomst zal Kleine Landeigendom MS Office Excel-werkbladen koppelen aan indi-catoren en doelstellingen.”

Bedrijvenfusie

“Eenmaal alles rond is, komt ook de fusie tussen TMH en KLE om het hoekje kijken”, voegt Geert Schoofs toe. “We hebben dan ook een intranetsite opgezet met alle gegevens, documenten en vergaderdata omtrent de fusie. Al onze inkomende brief-wisseling wordt ingescand en via een een-voudige e-mail in de documentendatabase op de home-pagina geplaatst. Alle werk-groepen krijgen binnen deze intranetsite hun eigen deelsite. Indien een werkgroep een bepaald document uit de database op de bovenliggende site nodig heeft, wordt dit automatisch naar de deelsite doorge-

stuurd. Zo wordt de inkomende post netjes verdeeld onder de teamleden.”

De administratieve medewerkers van TMH en KLE willen eveneens beter samenwer-ken. Zo plannen ze om op termijn hun info over contactpersonen delen. Ook alle ver-schillende agenda’s samen leggen en deze reduceren tot een algemene bedrijfsover-schrijdende planningstool, staat op het ver-langlijstje.

“De verschillende afdelingen van beide bedrijven kunnen nu beter dan ooit op een eenvoudige manier samenwerken. Microsoft Office Sharepoint Server geeft ons de mogelijkheid om deze samenwerking in de toekomst verder te versterken zodat we nog meer sociale woningen kunnen bouwen en ter beschikking stellen van diegenen die er behoefte aan hebben.”

Geert Schoofs, directeur van KLe

Page 15: Gateway April 2009

Ondernemen kent ontelbare soorten dynamiek. Beheers ze allemaal. Met Microsoft Dynamics.TM

Microsoft Dynamics : bijzonder gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossingen voor fi nancieel en logistiek beheer en voor customer relationship management. Makkelijk om te leren, makkelijk om te gebruiken. Microsoft Dynamics lijkt helemaal op de Microsoft toepassingen waar uw mensen dagelijks mee werken. Ontdek meer op www.microsoftdynamics.be.

“realtime cijfers, realtime inzicht”BEHEERS DE DYNAMIEK.

© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Microsoft Dynamics, the Microsoft Dynamics logo, and “Your potential. Our passion.” are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

1541_M_nl_a4.indd 1 10/17/07 10:57:53 AM

Page 16: Gateway April 2009