GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

17
GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

description

GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen. Inhoud. Aanleiding Situering Organogram Uitwerking Resultaat. Agenda. 2. 1. Aanleiding. Beslissing oprichten gemeenschappelijke aankoopcentrale - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

Page 1: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

GACGemeenschappelijke Aankoopcentrale

stad – OCMW Antwerpen

Page 2: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

Inhoud

1. Aanleiding

2. Situering

3. Organogram

4. Uitwerking

5. Resultaat

Agenda

2

Page 3: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

1. Aanleiding

Beslissing oprichten

gemeenschappelijke aankoopcentrale

• Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten

• Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI

• Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport “Opzetten van een expertisecentrum ‘overheidsopdrachten’, het operationeel leiden ervan en het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken”.

• Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport “Samenwerking tussen Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen?”

• Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC.

3

Page 4: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

1. Aanleiding

Beslissing samenwerking Stad – OCMW

• Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24 januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en OCMW

• Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254): Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete domeinen, waaronder aankoop

• September 2009: Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale

4

Page 5: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

1. Aanleiding

Motivatie oprichten GAC

• Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten

• Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van diensten, leveringen, werken

• Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten

• Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om tot betere prijscondities te komen

5

Page 6: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

2. Situering

GAC =

• centrale aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf, OCMW, bedrijven stad…) bij overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken

• vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en OCMW Antwerpen

• organisatorisch gemeenschappelijke dienst stad / OCMW

• samengesteld uit personeel van stad en OCMW

GAC rapporteert zowel aan stad als OCMW

6

Page 7: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

2. Situering

Situatie t.e.m. 2009

• Cel Overheidsopdrachten OCMW

• Centrale Aankoop en Logistiek stad

• Aankoop Werken PO/SW

Situatie 2012

Gemeenschappelijke Aankoopcentrale

19,0 VTE

61,3 VTE

5,0 VTE

= 85,3 VTE

= 74,4 VTE

7

Page 8: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

3. Organogram

ADMINISTRATIE AANKOOP AANKOOPDIENSTMAGAZIJN

27,4

Strategisch aankoopexpert

Strategische coördinatie

Juridische cel2

BedrijfsdirecteurGAC

Klantbegeleiders5

LEVERINGEN 9,4

DIENSTEN5,8

WERKEN 10,10

SECRETARIAAT3,6

SAP-cel 5,2

8

Page 9: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

3. Organogram

9

Page 10: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

4. Uitwerking

Opstellen gemeenschappelijk gunningsproces

• Voor leveringen, diensten en werken• Voor alle klanten• Gevalideerde RASCIV-matrix• 3-ledig proces

• plan van aanpak• publicatie• toekenning

• Begeleiding externe consultant

Gunningsproces = vanaf intake t.e.m. sluiting contract

10

Page 11: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

4. Uitwerking

Opstellen doelstellingen

ND05 – Het magazijnbeheer verloopt efficiënt zodat de bestelling van de klant tijdig en juist wordt geleverd.

ND04 – De klanten van GAC kunnen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier hun bestellingen plaatsen en opvolgen.

TDGAC01 - De aankopen van de groep stad Antwerpen gebeuren aan een optimale prijs/kwaliteitsverhouding en worden op een efficiënte en juridisch correcte wijze administratief afgehandeld.

ND01 - Alle gunningsprocedures die via GAC verlopen, gebeuren binnen het wettelijk kader, op een transparante manier en volgens de deontologische regels (oa de A-waarden) van de groep stad Antwerpen. GAC voert in samenspraak met de klant deze procedures tijdig, juist en efficiënt uit.

ND02 - Alle aankopen gebeuren aan de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Hierbij zijn alle klanten van GAC zich bewust van hun bestedingspatroon en volgen ze het expertadvies aangeleverd door GAC maximaal op.

ND 03 Alle overheidsopdrachten worden getoetst aan de waarden van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzame ontwikkeling van de groep stad Antwerpen.

11

Page 12: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

4. Uitwerking

Aankoopdienst

• Administratief gedeelte van overheidsopdrachten

• 3 afdelingen: Leveringen – Werken – Diensten

• 3 hoofdaankopers

• Juridische cel

• Strategisch aankoopexpert

• Klantbegeleiders

12

Page 13: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

4. Uitwerking

Klantbegeleiding

Klantbegeleider

= tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst

= automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t overheidsopdrachten

• Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers

• Informatie m.b.t. timing en procedure

• Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier

• Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf

• Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc)

• Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers)

13

Page 14: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

4. Uitwerking

Formule aankoopcentrale:

De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor:

1. OCMW Antwerpen;

2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort);

3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:

• door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of

• door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);

4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis …).

Klanten: Stad OCMW Zorgbedrijf AG KOP Groep Antwerpen

14

Page 15: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

5. Resultaat

Aankoopcentrale die zorgt voor:• Consolidatie / synergie

• Prijsonderhandelingen

• Maximaliseren raamcontracten

• Marktverkenning en - analyse

• Adviesverlening

• Kwaliteitsopvolging

• Klantentevredenheid

• Kortere doorlooptijd

• Proactieve opvolging

• Transparantie van werkwijze - opvolging in elk stadium

• Optimalisatie van de procedures

• Begeleiding en opleiding 15

Page 16: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

5. Resultaat

GAC in cijfers

Medewerkers: 74,4 (47 aankoopdienst)

2011 2012 (t.e.m. 30.09)

Aantal gunningen 261 334

waarvan aantal raamcontracten: 173 254

16

Page 17: GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

Vragen?

17