Functioneringsgesprekken en competentiemanagement

INHOUD

1. Het kader : permanente coaching van medewerkers

2. Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach

3. Coachinggesprekken

1. Het kader : permanente coaching van medewerkers

Niet-directief Emancipatorisch Medewerker staat centraal Gericht op ontwikkeling en groei Positieve focus : potentieel, niet

tekortkomingen Dienend leiderschap

Uitgangspunten Coaching

Het bedrijf groeit maar naarmate de medewerkers groeien.

Groeien betekent toenemend zelfvertrouwen, zelfkennis en zelfsturendheid.

Coaching is medewerkers stimuleren : - tot het ontdekken van zichzelf - om persoonlijke en professionele groei te

bevorderen - en het zelfsturend vermogen van de

medewerkers te verhogen.

Dimensies van coaching

Observatie- en gesprekscriteria

ARBEIDSGEDRAG RESULTATEN

EXTERNE FACTOREN

PERSOON

CapaciteitenTrekkenMotivatieKennisKunde

Kenmerken

Prestatiebeoordeling

Wat: Resultaten, gedrag

Doel: belonen, bemensen Aard: beslissend Tijd: verleden/heden Gesprek: éénrichting Chef: beoordelaar Eisen: objectiviteit

Coaching

Gedrag,competenties, resultaten, context

Coaching, ontwikkelen Kwalitatief, dynamisch Vooral toekomstgericht Tweerichting Coach, steunen, faciliteren Motiveren, stimuleren

Coaching is een permanente opdracht voor elke leidinggevende.

Naast de dagdagelijkse coaching, als stijl en attitude, is er

periodieke coaching met meer formele « coachinggesprekken « .

De plaats van de Coach

In de tribune

Op het veld

Aan de zijlijn

2. Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach

Bespreking vragenlijst Coachingvaardigheden

Informeren

INTERVENTIE-CATEGORIEEN

Voorschrijven

ConfronterenLosmaken

EXPERT/STURENDHELPER/FACILITEREND

Stimuleren

Ondersteunen

LOSMAKENLOSMAKEN VAN GEVOELENS DIE HET PROCES BLOKKEREN

WANNEER• Als medewerker bang is om te falen of risico te nemen• Als medewerker zich incompetent voelt• Als medewerker gefrustreerd, gedemotiveerd of kwaad is

VAARDIGHEDEN• Vragen stellen• Actief Luisteren• Parafraseren (“playing back”)• Terugspelen van de gevoelens die men onderkent• Creëren van ondersteunende sfeer

VALKUILEN• Psychiatertje spelen• Meer praten dan luisteren• Te snel meevoelen• Te lang laten duren, te diep gaan

Aandachtgevend gedrag SOFTEN

Smile Silence

Open posture Open gestures

Forward lean

(Touch)

Eye contact

Nod

Losmaken : Vragen

1. Open versus gesloten

2. Neutraal versus suggestief

3. Doorvragen

4. Opinievragen versus feiten- of gedragsvragen

Oefening : Losmaken

STIMULEREN

STIMULEREN ZELFONTDEKKING, ZELF LEREN

WANNEER• Om een beter begrip van de situatie te krijgen• Om de medewerker aan te zetten om verantwoordelijkheid te nemen• Om de betrokkenheid en motivatie te verhogen

VAARDIGHEDEN• Breed gamma van vragen• Reflectie en parafraseren• Stimuleren van nieuwsgierigheid• Handen in zakken houden• Stilte

VALKUILEN• Te veel gesloten vragen• Te snel structureren• Vervallen in voorschrijven• UW nieuwsgierigheid volgen

Zelfsturend vermogen

GEDRAGSKENMERKEN

Intern toeschrijvingsgedrag

Doel-stellingsgedrag Feedbackgedrag Grotere creativiteit Grotere intellectuele

flexibiliteit Meer diepgang en

energie

ZELFMOTIVATIE

GEVOLGEN

Sterker gevoel van eigenwaarde

Groter plichtsbewustzijn

Positiever gevoelsleven Grotere tevredenheid

en vertrouwen Beter fysisch,

psychisch en mentaal welzijn

Meer levensvreugde

“GROW” – KapstokVoor coaching gesprekken

Goalsduidelijke

doelstellingen

Realitybevragen en

verhogen van deinschatting van de

situatie

Optionsvinden van alternatievestrategieën,oplossingen,antwoorden

Willchecken van de

motivatie, concreteplannen om het doel

te bereiken

W

O

R

G

ONDERSTEUNEN

WANNEER• Om zelfvertrouwen op te bouwen• Om het nemen van risico’s te stimuleren• Om succes te belonen

VAARDIGHEDEN• Waardering uiten• Vertrouwen tonen• Je fouten meedelen• Zelfrespect aanmoedigen

VALKUILEN• Paternaliseren• ‘Ja, maar.....’ steun• Overdrijven• Geremd door eigen emoties

OPBOUW VAN ZELFVERTROUWEN

Steunen

- Perspectiefwissel en empathie

- Inleven- Aan de kant van

andere gaan staan (begrip tonen)- Waardering uiten- Moed inspreken- Geduld oefenen

CONFRONTEREN

VERHOGEN ALERTHEID, CHALLENGEN VAN ONDERSTELLINGEN

WANNEER• Om gevolgen van acties te tonen• Om medewerkers onderstellingen te ‘challengen’• Verhogen van bewustzijn van andere percepties

VAARDIGHEDEN• Vragen stellen• Constructieve feedback geven• Challengen van excuses

VALKUILEN• Vermijden moeilijke kwesties• Straffen• Handelen als kwade ouder• Oordelen over persoonlijkheden• Confronteren op onbelangrijke topic

Constructief feedback geven

PLUSTAAL 1. Ik-boodschap

Zelfopenbaring2. Concreet :

gedragsinformatie3. Positief : wat ik wel wil4. Toekomstgeoriënteerd5. Wensen, op prijs stellen6. Ruimte voor reactie7. Zo snel mogelijk8. Correct

MINTAAL 1. Jij, men, ze

2. Abstract, etiketterend

3. Negatief : wat ik niet wil4. Uitspinnen verleden5. Normatief : moeten6. Poneren7. Opkroppen, uitstellen8. Ontkrachten of opblazen

Motivatiegesprek : structuur Stap 1 : Wat wil ik bereiken met dit gesprek?

(Minimaal…..maximaal) Stap 2 : Starten met onbetwistbaar feiten- of

gedragsmateriaal (Ik stel vast dat …) + effecten

Stap 3 : In ik-vorm formuleren wat u verwacht voor de toekomst

Stap 4 : Ruimte laten en au sérieux nemen van reacties

Stap 5 : Expliciteren afspraken en agenderen volgend gesprek

Oefening : Motivatiegesprek

WANNEER• Als medewerker informatie nodig heeft om te starten• Om medewerkers problemen op te lossen

INFORMERENINFORMATIE GEVEN AAN DE MEDEWERKER

VAARDIGHEDEN• Presenteren op duidelijke manier• Check informatie• Aanzetten tot vragen stellen

VALKUILEN• Overload• Te veel vaktaal gebruiken• Informatie niet structureren• Niet zeggen WAAROM het belangrijk is• INSTRUCTIE ipv LEREN

VOORSCHRIJVEN

DIRECTIEF, ADVIES, AANBEVELINGEN

WANNEER• Als medewerker onvoldoende vertrouwen heeft• Als medewerker niet bekwaam is om eigen ontwikkeling te sturen

VAARDIGHEDEN• Diagnose behoefte• Inzicht in leerproces• Duidelijke instructies geven

VALKUILEN• Ongevraagd advies geven• Oplossingen opleggen• Creëren van afhankelijkheid• Twijfelen• Over-controleren

3. Periodieke coachinggesprekken

Doelstellingen

Werkafspraken voor verbetering

Benutten en ontwikkelen van competenties

Realisatie organisatie- of afdelingsdoelen

Motivatie Verbetering relatie en

communicatie Informatie chef over

werk medewerkers

Randvoorwaarden

Goede relatie, open sfeer, coachingstijl Duidelijkheid over doelstellingen, processen,

betrokkenen, rapportering, enz. Vaardigheid in gesprekstechniek Consistentie met andere instrumenten, zoals

prestatiebeoordeling Goede voorbereiding en training Juiste personen spreken met elkaar

Mogelijke themata

Werkbeleving Functie-inhoud Organisatie Samenwerking Werkomstandigheden Werkmiddelen Opleiding Doelstellingen

Proces

Heropfrissing doelstellingen gesprek Afspraak +/- 2 weken vooraf Een “eiland” creëren in tijd en ruimte Themata inventariseren (die van

medewerkers eerst) Samen prioriteiten bepalen Thema per thema bespreken, naar concrete

afspraak toewerken, notuleren Feedback geven en vragen over gesprek