Functiefamilies update: nieuwe uitdagingen voor HR

HR-netwerk 28 maart en 4 april 2014

2

Agenda – Deel 1

• 9:00-9:10: Verwelkoming en varia– Onderzoek inzetbaarheid door Karolien Van Dorpe

• 9:10-9:25: Overzicht en impact regeringsbeslissing 22 november 2013– Ronny Verstraete (DBZ)

• 9:25-9:50: Vijf nieuwe mogelijkheden (voorstel en duiding)– Raymond François (AgO)

• 9:50-10:05: Hoe ondersteunt Vlimpers functieclassificatie en koppeling PEP – fufa?– Luc Verschooren (AgO - Vlimpers)

• 10:05-10:30: Help! – overzicht websites, toolbox en ondersteuningsaanbod– Mieke De Meester en An Rummens (AgO)

3

Agenda – Deel 2

• 10:30-10:45: Pauze (zaalverandering)• 10:45-12:15: Aan de slag!– interactieve sessie rond HR-

uitdagingen (Vormingslokalen 2B)

• 15:15-13u: Netwerklunch, met gelegenheid tot vragen

Functieclassificatie bij de Diensten van de Vlaamse overheid (DVO)

overzicht en impact beslissing Vlaamse Regering 22 november 2013

5

Historiek

• traject sinds SA 2005-2007

• toepassingsgebied (VPS zonder topkader)

• protocol functieclassificatie (samenwerking overheid/vakbonden)

– communicatie, kenmerken fube, beroep & onderhoud, referentieanalyse via fufa, begeleidingscommissie, …

• begeleidingscommissie functieclassificatie (paritair)

– opvolging kwaliteit en timing traject & informatie– consensusadvies (via CAG) over diverse thema’s– zie www.bestuurszaken.be/functieclassifcatie

• beslissing Vlaamse Regering 22 november 2013 – integrale validatie van het consensusadvies BC

6

Impact beslissing VR in vogelvlucht

• te doen in de periode 2014-2015

– alle functiebeschrijvingen actualiseren, ook middenkader– functies wegen (toewijzen aan nieuwe functieniveaumatrix)– resultaten valideren op entiteitsniveau– wegingsresultaat aan functiehouders communiceren– 1ste toepassing van de beroepsprocedure (zie verder)– voorbereiden personeelsplanning in fufa’s vanaf 2016– ontwikkelen monitorings- en rapporteringsinstrument (o.a.

specifieke functies inventariseren, eenvormige toepassing, standaardfuncties (?), ander soort bedrijfsinformatie, …)

• validatie functieniveaumatrix en wegingsmethodiek

7

56 => 813,5 => 5

8

Functieniveaumatrix en wegingsmethodiek

• verplicht gebruik functieniveaumatrix i.k.v. objectivering van de toelage tijdelijke functieverzwaring

• instrumenten en processen worden momenteel uitgetest in 15 proefprojecten beloningsbeleid

(aFM, dep LNE, AgO, SVR, VLM, ANB, VMM, DBZ, agentschap Jongerenwelzijn, INBO, AOE, VLABEL, dep FB, Syntra Vlaanderen en VDAB)

• nog geen methodiek voor het wegen van specifieke functies (wel inventariseren)

9

Beroepsprocedure

• einde 2014: verankering in VPS (1ste principiële goedkeuring VR in mei 2014), toelichtende omzendbrief, huishoudelijk reglement van de beroepscommissie Functieclassificatie

• ‘geschillen’ binnen de entiteit opsparen tot juridisch onderbouwing rond is

• nu toelichting & ondersteuning via verschillende kanalen (mailing LA, HR-netwerk op 28/3 en 4/4, SOPO 18/3/2014, SC XVIII op 19/3/2014, …)

• geen reden om nog niet aan het werk te gaan!

10

Beroepsprocedure

• kwaliteitscriteria (inhoud functiebeschrijving, sjabloon, transparantie in proces, opleidingsvereiste, validatieorgaan, monitorings- en rapporteringsinstrument, …)

• interne procedure – 1ste fase: fube/fufa (voor de weging)– 2de fase wegingsresultaat)

• externe procedure (enkel na doorlopen interne procedure, paritaire beroepscommissie, …)

– geen beroep tegen vormgebreken, de functieniveaumatrix en/of de wegingsmethodiek

– later meer…

11

Meer informatie

Ronny Verstraete, projectleider beloningsbeleid & functieclassificatiedepartement Bestuurszaken

0475/55 16 11 of ronny.verstraete@bz.vlaanderen.be

http://www.bestuurszaken.be/functieclassificatie http://www.bestuurszaken.be/beloningsbeleid-vlaamse-overheid

Functiefamilies Vlaamse overheid:5 nieuwe mogelijkheden

voorstelling en duiding

• Functiefamilie leidinggevend middenkader • Fijnmazigheid• 4 waarden• 4 rollen voor leidinggevenden• Competentieboek 2013

5 nieuwe mogelijkheden

• In te delen door leidend ambtenaar • Validatie door mgtcomité beleidsdomein• Best door iemand anders laten ondersteunen

als functiehouder jouw chef is

Functiefamilie leidinggevend middenkader

• Bepaalde scorecombinaties geven vanaf 28 maart 2014 een niveau ‘+’

• Uitgewerkt voor gevallen waar het hogere functiefamilieniveau twee of drie functieklassen verhoogt

• 2 uitzonderingen:• Dossierbeheerder externe aanvragen 3 + (16)

onmogelijk• Controle en audit 2++ (15) onmogelijk

Fijnmazigheid: wat is het wel?

klasse Gespecia-liseerd

uitvoerend

Dossier - en gegevens

beheerder 15 niv 4

14 niv 3 niv 3

13 niv 2 2 +

12 niv 1 niv 2

11 1 +

10 niv 1

• Bij de scores zelf bestaat nog steeds geen ‘tussenin’ score. Je kiest eenduidig voor 1 of 2 of 3 of…

• Geen sjablonen functiebeschrijving (en dus geen competentievoorstellen) voor de niveaus ‘+’– inspiratie haal je uit het voorstel voor het niveau

zonder de plus en het niveau erboven

Fijnmazigheid: wat is het niet?

• Indelingsregels zijn veranderd voor:– Dossierbeheerder externe aanvragen niv 3– Dossier - en gegevensbeheerder niv 3– Organisatie-ondersteunend niv 3– Beleidsthemabeheerder niv 2 (ook relevant voor de voorlopers

van de fijnmazigheid)

– Lager kader niv 2+ (alleen relevant voor de voorlopers van de fijnmazigheid)

• Indelingscriteria zijn veranderd voor:– Beleidsthemabeheerder (ook relevant voor de voorlopers van de

fijnmazigheid )

Bijkomende veranderingen aan indelingsregels (versie maart 2014)

De Vlaamse overheid is open en wendbaar en anticipeert daadkrachtig op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werkt ze aan

een duurzame dienstverlening in vertrouwen en

vanuit het algemeen belang

4 waarden

DO Integreer de waarden Vlaamse overheid in de waarden van je eigen entiteit of omgekeerd Bekijk de gevolgen van de waarden voor je

• Structuur• Processen procedures systemen• Leiderschap• Competenties

De waarden worden ook opgenomen in de leidraad organisatiebeheersing van audit Vlaanderen

DON’Thet waardenverhaal beperken tot vertaling naar competenties

4 waarden - tips voor HR

LeiderManager Ondernemer Coach

Tips:Een rol is nooit een doel op zich. Bekijk in welke mate welke rol in welke situatie relevant is en zet die dan in. Bekijk de rollen ook als groep leidinggevenden (bv een directieraad): wie neemt welke rol(len) op vanuit het aanwezige talent?

4 rollen leidinggeven

• Van 32 naar 23 competenties in vijf clusters

• Persoon 3• Interactie 7• Denken 3• Oplossing 6• Beheer 4

Competentieboek 2013

Wat met de competenties uit de cluster “waardegebonden competenties”?

Inhoud van deze competenties is bewaard, soms onder andere naam

Klantgerichtheid =Samenwerken = Betrouwbaarheid → verantwoordelijkheid nemenVoortdurend verbeteren → zelfontwikkeling → innoveren

Competentieboek 2013

Waar zijn de competenties uit de cluster ‘leidinggeven’ gebleven?

Ondergebracht in andere clusters, soms van naam veranderd/herwerkt

Ontwikkelen van medewerkers → coachenRichting geven Delegeren

Competentieboek 2013

• oud → nieuw

Voortdurend verbeteren → zelfontwikkeling , innoveren Betrouwbaarheid → verantwoordelijkheid nemen Omgaan met stress → flexibiliteit, assertiviteit , resultaatgerichtheid optreden → overtuigen Organisatiebetrokkenheid → verantwoordelijkheid nemen Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid → communiceren Didactische vaardigheid → communiceren Luisteren → inlevingCreativiteit → innoveren, flexibiliteit Organisatiesensitiviteit → netwerken, inleving, overtuigen, beslissen,

oordeelsvorming nauwgezetheid → zorgvuldigheidPlannen , organiseren → plannen & organiseren Ontwikkelen van medewerkers→ coachen

Competentieboek 2013

Waarden → competenties (eerste analyse feb 2014)

Vertrouwen → verantwoordelijkheid nemen, coachen

Openheid → samenwerken, netwerken

Wendbaarheid → klantgerichtheid, flexibiliteit

Daadkracht → beslissen, verantwoordelijkheid nemen

Competenties en waarden

Rollen leidinggeven → competenties (eerste analyse feb 2014)

leider → visiemanager → plannen & organiseren ondernemer → innoverencoach→ coachen

Competenties en rollen

Integreren van competentieboek , waarden, rollen in functiebeschrijvingen

• Waarden vermeld in nieuw sjabloon functiebeschrijving • Voor cluster aansturing ook rollen vermeld in sjablonen• Insteek competentieprofiel per functiefamilieniveau

o.b.v. compentieboek (max 6 competenties)

aan te vullen of te wijzigen met eigen accenten tot max 8

• VERTROUWEN ja want systeem is duidelijk waardoor geloofwaardigheid ↑

• OPENHEID ja de Haymethodiek is universeel en we stellen ons open voor systemen die in de maatschappij gangbaar zijn

• WENDBAAR ja we definiëren onze dienstverlening proactief, we wachten niet tot de problemen onbeheersbaar worden

• DAADKRACHT ja beslissing (verplicht) die we uitvoeren en ondertussen leren we uit fouten en stellen we bij

Functiefamilies in lijn met waarden ?

31

Meer informatie

Raymond François, adviseur functiefamiliesAgentschap voor overheidspersoneel

0490/65 43 65 of raymond.francois@bz.vlaanderen.be

http://www.bestuurszaken.be/functieclassificatie http://www.bestuurszaken.be/beloningsbeleid-vlaamse-overheid

Hoe ondersteunt Vlimpers functieclassificatie pep volgens fufa?

Doelgroep

• Niet Vlimpers gebruikers: demonstratie wat de mogelijkheden zijn in Vlimpers, zodat de huidige opzet nadien makkelijk kan geïntegreerd worden in Vlimpers

• Vlimpers gebruikers: deel van de nodige modules reeds in gebruik, maar moet nog aangevuld worden. Hoe kunnen we ons hier best op voorbereiden?

• Vlimpers talent gebruikers: nodige modules reeds in gebruik. De geregistreerde data dient uitgebreid/ aangepast te worden.

33

InleidingMini verkenning nodige modules en hun

samenhang

Inleiding profielbeheer

PROFIELBEHEER

DIN

E-PLOEG

Arbeidsplaats-beheer

Vacaturemarkt

Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens

Functiebeschrijving planning

Functiebeschrijving vacaturebericht

Beschrijving arbeidsplaats

Niet persoonsprofielen

administratief ondersteunend

administratief ondersteunend, niveau 2

administratief medewerker logistiek

administratief medewerker telefonie

• Fijnmazigheid (de plusjes en middenkaderfufa kunnen nog niet geselecteerd worden)

• Nieuw competentieboek integreren

Module Profielbeheer aanpassen

Streefdoel: release augustus

SURPLUS (op middellange termijn)• Selfservice werknemer profielbeheer? Cfr. goedkeuren fube• Opzet vaktechnische competenties omvormen

Inleiding profielbeheer

PROFIELBEHEER

DIN

E-PLOEGVacaturemarkt

Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens

Functiebeschrijving planning

Functiebeschrijving vacaturebericht

Beschrijving arbeidsplaats

Arbeidsplaats-beheer

Organisatie heeft stoelen

Arbeidsplaats

Medewerker secretariaatSTGBrusselC1

Inleiding profielbeheer

PROFIELBEHEER

E-PLOEGVacaturemarkt

Gegevens profielbeheer gekoppeld aan persoonsgegevens

Functiebeschrijving planning

Functiebeschrijving vacaturebericht

Beschrijving arbeidsplaats

DINArbeidsplaats-beheer

Het personeelsdossier wordt aan de arbeidsplaats gekoppeld

arbeidsplaatsVlimpers Arbeidsplaatsbeheer

‘hard’ personeelsdossierVlimpers (DIN)

ArbeidsplaatsprofielVlimpersProfielbeheer

RapporteringPEP gekoppeld aan functiefamilies

Rapportering en monitoring

Centraal monitoringssysteem voor functieclassificatie is nodig (nota VR)

Voorbeeld rapport PEP gekoppeld aan fufaIndien Vlimpers correct wordt geïmplementeerd volgens de

gemaakte afspraken kan u dergelijk rapport genereren:

ConcreetWat nu?

Voor iedereen hier aanwezig

‘Bezint eer ge begint’• M.b.t. PEP:

• Wat is belangrijk voor het management?• Waarvoor gaan we het PEP gebruiken?• Beheren van AS IS en TO BE?• Stoelendans consequent beheren

• M.b.t. functies:• Welke functies heeft de organisatie nodig om

processen te realiseren?• Hoe verhouden die zich ten opzichte van elkaar?

Conceptueel verhaal komt vóór implementatie in Vlimpers

Niet Vlimpers gebruikers

Vlimpers presentatie

Vergelijking maken tussen huidig beheer van data in eigen systeem en deze in Vlimpers en maximaal afstemmen (zowel voor PEP als functieclassificatie)

• Maakt overstap naar Vlimpers eenvoudiger

• Zorgt voor een kwaliteitsvollere rapportering op VO niveau via de rondvraag

Vlimpers gebruikers

Vlimpers presentatie

Arbeidsplaatsbeheer implementeren• Handleidingen beschikbaar• Kennis bij MOD die module reeds uitrollen• Opleiding/ ondersteuning vanuit GVDC

Profielbeheer (niet-persoonsprofielen) implementeren• Handleidingen beschikbaar• Kennis bij MOD die module reeds uitrollen• Opleiding/ ondersteuning vanuit GVDC

Vlimpers talent gebruikers

Vlimpers presentatie

Arbeidsplaatsbeheer optimaliseren indien nodig• Ontbrekende data aanvullen

Profielbeheer (niet-persoonsprofielen) optimaliseren ifv fijnmazigheid+ middenkader, nieuw competentieboek• Ontbrekende data aanvullen• Huidige aangemaakte profielen wijzigen

49

Meer informatie

Willy De Weirdt, afdelingshoofd Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum0478/36.40.22 of willy.deweirdt@bz.vlaanderen.be

Liesje De Schryver, trekker profielbeheerDepartement LNE0475/55 16 11 of liesje.deschryver@lne.vlaanderen.be

www.bestuurszaken.be/vlimpersdiensten

Help! overzicht websites, toolbox en ondersteuningsaanbod

Informatie…• www.bestuurszaken.be/functieclassificatie

• Alle informatie mbt beleidskader functieclassificatie Wat is functieclassificatie? Regelgeving Beroepsprocedure Loopbaan- en beloningsbeleid

• www.bestuurszaken.be/functiefamilies• Alle informatie mbt instrument functiefamilies

- Wat is het en waarvoor wordt het gebruikt?- De 16 functiefamiliebeschrijvingen- Het competentieboek

• http://www.bestuurszaken.be/opleidingscatalogus• Informatie + data opleiding functiefamilies

…en instrumenten

• www.bestuurszaken.be/toolbox/functiefamilies• Stappenplan functieclassificatie• Per stap informatie, tips en sjablonen, o.m.

• Opmaken functiebeschrijvingen (sjablonen + handleiding)• Overzichten voor controle en validatie van indelingen• …

• www.functiefamilies.info

• Wegingsmethodiek Vlaamse overheid functiefamilies (‘indelingstool’)

• Bewaarde indelingen (inclusief motivatie)

Hoe pakt je dit project aan?

Indeling en validatie is de verantwoordelijkheid van de entiteit zelf (vanaf middenkader =

managementcomité beleidsdomein)

Hoe pak je dit aan?• AgO-organisatieadviseurs (agoadviseert@vlaanderen.be) bieden

projectbegeleiding en ad hoc advies op vlak van • Projectmanagement• Implementatie toolbox• Koppeling PEP-FUFA-Vlimpers• Veranderingsmanagement, communicatie, omgaan met weerstand

• Uitwisselen van expertise• Tussen entiteiten met gelijkaardige functies• Door P&O-ers met ervaring (vb. projectleiders piloten beloningsbeleid)• Door centrale ondersteuning van intervisie, expertisepool, leernetwerk,

… Hoe aanpakken? zie interactieve sessie• Indelingen zijn ter beschikking via www.functiefamilies.info • Klankbord functieweging@vlaanderen.be

Aan de slag!Interactieve sessie rond HR-uitdagingen

Interactieve sessie

Wat willen we bereiken?:

• Expertise uitwisselen• P&O samenwerking in de praktijk• Prioritaire behoeften in kaart brengen (waar kunnen wij nog op

inspelen?)

Hoe pakken we dit aan?

• Groepjes van 8 à 10 personen met facilitator• Lokalen in toren 2 B• Geen gezamenlijke terugkoppeling, maar er volgt wel snel

• een geïntegreerde verslaggeving (van de 2 HR-netwerken) • een voorstel van verdere aanpak intervisie/ervaringsuitwisseling