“Doordat onze IT-systemen zeernauw verbonden zijn met die vanGLS zijn we in staat de volledigecontrole te houden over het logis-tieke proces; vanaf het momentdat de orders worden ingevoerd inons callcenter in Venlo tot aan hetmoment dat het pakket of de pal-let wordt afgeleverd”, geeft SimonSmedinga, supply chain directorBenelux bij Office Depot, aan.Maar er is nog een element datdeze samenwerking bijzondermaakt. “Er is enorm veel open-heid”, stelt Wim Overdijkink, logis-tiek manager in het distributiecen-trum van Viking Direct in Beesd.Beide partners gunnen elkaar eenruime blik in de eigen keuken,waardoor ze in staat zijn de pro-

cessen en de logistieke dienstver-lening continu te optimaliseren.“Als je dat niet doet, ben je ookkansloos. Je moet samen proble-men tackelen en werken aan ver-dere optimalisatie”, vindt Over-dijkink.

Online verbondenOp het moment dat de door klantaangeleverde orders binnenkomenen zijn ingevoerd op het callcentervan Viking Direct wordt de infor-matie via een on line verbinding inbatches doorgestuurd naar hetdistributiecentrum in Beesd, waarhet orderverzamelproces begint.Vrijwel tegelijkertijd wordt de zen-dingsinformatie elektronisch door-gestuurd naar GLS.

Gedurende de dag en avond wor-den de pakketten en pallets vanuithet Viking distributiecentrum aan-geleverd bij het GLS logistiek cen-trum in Utrecht. “Vrijwel alle pak-ketten worden volledig automa-tisch gescand en gesorteerd. Erkomt bijna geen handmatig scan-nen meer aan te pas”, weet Régis

Kievit, key-account manager bij dedienstverlener.

Nuttige informatieHet unieke aan dit concept is vol-gens Smedinga dat er een vollediginzicht is in de goederenstroom oppakket- en cargoniveau. Ook voorde retourstromen. “Het systeem van GLS geeft onssnel inzicht in de status van eenorder. Zo weten we of een order isvertrokken, aangekomen, besteld,afgeleverd en of er onregelmatig-heden zijn in het proces. Die infor-matie is weer uitermate nuttig vooronze medewerkers in het callcen-ter. Negen van de tien vragen kun-nen dankzij dit systeem wordenafgehandeld.” Op depot- enchauffeursniveau wordt snel zicht-baar hoe een klacht is ontstaan.Voor de Viking Direct-klantenservi-ce van GLS in Wijchen zijn tweemedewerkers dedicated beschik-baar. Een goede bereikbaarheid enpro-actief reageren is een eerste

vereiste in dit hoogfrequente tra-ject. Het serviceniveau van Viking Directen Office Depot staat de laatstetweeëneenhalf jaar dan ook alconstant op een hoog niveau. Uiteigen marktonderzoek van VikingDirect bleek dan ook dat klantende distributie als zeer hoogwaardigbeoordelen.

Wim Overdijkink (l) vanViking Direct en Régis Kievit

van GLS Netherlands

Al negen jaar werken Office Depot en haar postorderdivisie Viking Direct nauw samenmet logistiek dienstverlener GLS aan een optimale dienstverlening. Het meest bijzondereaan de samenwerking is de honderd procent koppeling van administratieve informatieén het logistieke proces. Daarover zijn de partners het unaniem eens.

GLS Netherlands Viking Direct/Office Depot

“Nauw verweven in ITén logistiek”

‘Koppeling van de IT-systemen is doorslaggevend voor het succes’

Kenmerken• Distributiecentrum VikingDirect/Office Depot in Beesd

• GLS maakt voor de distributienaar haar 15 depots in het landgebruik van het logistiek cen-trum in Utrecht en het dc inVianen

• Nauw contact op alle niveaus

en met regelmatige frequentie• Aantal sku’s leverbaar: 8.000• Gemiddelde orderlijnen per dag:14.000 – 20.000

• Gemiddelde orders per dag:3.000 – 5.000

• Gemiddelde klanten per dag:3.000 – 5.000

Resultaten & Beperkingen• Verregaande verwevenheid IT-systemen maakt snel en efficiënt beantwoorden klantenvragen mogelijk

• Automatisering informatiestroom elimineert fouten• Administratieve rompslomp en de daarvoor benodigde fte’s zijn vervallen

• Het aantal schades daalde met veertig tot vijftig procent• De retourstroom nam af met circa vijftien procent• Er moet bereidheid zijn om te investeren in IT én in de eigen organisaties

20

Foto Maria Schenk

logimatch p20def.qxd 17-02-2006 15:07 Pagina 20