Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ......

19
Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau CJSM-KE-CED08-150309 Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media Kunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL Tel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69 Website: www.kunstenenerfgoed.be In te vullen door de behandelende afdeling ontvangstdatum Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet ingevuld worden door de contactpersoon van het erkende museum dat een indeling bij het Vlaamse niveau en een werkingssubsidie aanvraagt voor de laatste twee jaar van de beleidsperiode 2013-2017. De contactpersoon en de eindverantwoordelijke van de organisatie ondertekenen de aanvraag. Aan wie bezorgt u deze aanvraag? U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier. Stuur uw formulier in 12 exemplaren naar mevrouw Marina Laureys, afdelingshoofd, Kunsten en Erfgoed, afdeling Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL. Stuur dit formulier samen met de bijlagen ook per e-mail op naar [email protected]. Vermeld de volgende gegevens in de onderwerpsregel van uw e- mailbericht: Aanvraag werkingssubsidie + naam van de organisatie. Waar vindt u meer informatie? Het agentschap heeft een handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet samengesteld. De subsidiemogelijkheden, de basisvoorwaarden, de beoordelingscriteria en de aanvraagprocedure worden in die handleiding toegelicht. U vindt er een gestructureerde samenvatting van de belangrijkste informatie uit het decreet, de uitvoeringsbesluiten en de memorie van toelichting. U kunt de handleiding, samen met andere relevante informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet, downloaden van www.kunstenenerfgoed.be. Als u vragen hebt over uw aanvraag, kunt u contact opnemen met Inge Waer, [email protected], tel.: 02 553 68 50. Gegevens van de organisatie 1 Vul de gegevens van de organisatie in. Het ondernemingsnummer is een uniek nummer voor elke organisatie met rechtspersoonlijkheid. Ook een stad, gemeente of provincie heeft een ondernemingsnummer. Het IBAN-nummer en de BIC-code vervangen uw rekeningnummer. Als u die nummers niet kent, kunt u ze bij uw bank opvragen. naam eventuele roepnaam rechtspersoonlijkh eid maatschappelijke zetel: straat en nummer postnummer en gemeente ondernemingsnummer . . IBAN

Transcript of Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ......

Page 1: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau

CJSM-KE-CED08-150309

Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en MediaKunsten en Erfgoed Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSELTel. 02 553 68 68 – Fax 02 553 69 69Website: www.kunstenenerfgoed.be

In te vullen door de behandelende afdelingontvangstdatum

Wie vult dit formulier in?Dit formulier moet ingevuld worden door de contactpersoon van het erkende museum dat een indeling bij het Vlaamse niveau en een werkingssubsidie aanvraagt voor de laatste twee jaar van de beleidsperiode 2013-2017. De contactpersoon en de eindverantwoordelijke van de organisatie ondertekenen de aanvraag.Aan wie bezorgt u deze aanvraag?U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier.Stuur uw formulier in 12 exemplaren naar mevrouw Marina Laureys, afdelingshoofd, Kunsten en Erfgoed, afdeling Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL.Stuur dit formulier samen met de bijlagen ook per e-mail op naar [email protected]. Vermeld de volgende gegevens in de onderwerpsregel van uw e-mailbericht: Aanvraag werkingssubsidie + naam van de organisatie.Waar vindt u meer informatie?Het agentschap heeft een handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet samengesteld. De subsidiemogelijkheden, de basisvoorwaarden, de beoordelingscriteria en de aanvraagprocedure worden in die handleiding toegelicht. U vindt er een gestructureerde samenvatting van de belangrijkste informatie uit het decreet, de uitvoeringsbesluiten en de memorie van toelichting. U kunt de handleiding, samen met andere relevante informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet, downloaden van www.kunstenenerfgoed.be.Als u vragen hebt over uw aanvraag, kunt u contact opnemen met Inge Waer, [email protected], tel.: 02 553 68 50.

Gegevens van de organisatie

1 Vul de gegevens van de organisatie in.Het ondernemingsnummer is een uniek nummer voor elke organisatie met rechtspersoonlijkheid. Ook een stad, gemeente of provincie heeft een ondernemingsnummer.Het IBAN-nummer en de BIC-code vervangen uw rekeningnummer. Als u die nummers niet kent, kunt u ze bij uw bank opvragen.

naam      

eventuele roepnaam      

rechtspersoonlijkheid      

maatschappelijke zetel:

straat en nummer

     

postnummer en gemeente

     

ondernemingsnummer

        .       .      

IBAN                                                

                   

BIC                      

webadres      

2 Is uw organisatie btw-plichtigja

Page 2: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 2 van 17

nee

gemengd btw-plichtig

3 Vul de gegevens van de contactpersoon en de correspondentiegegevens van de organisatie in.Het adres vult u alleen in als het verschilt van de maatschappelijke zetel van de organisatie.Alle correspondentie over deze aanvraag voor een werkingssubsidie verloopt via deze contactpersoon en via dit adres.

aanschrijftitel De heer Mevrouw

voor- en achternaam      

straat en nummer      

postnummer en gemeente

     

telefoon- of gsm-nummer

     

e-mailadres      

4 Vul de gegevens van de eindverantwoordelijke van de organisatie in.Het adres vult u alleen in als het verschilt van de correspondentiegegevens die u hebt ingevuld in vraag 1 of 3.

aanschrijftitel De heer Mevrouw

voor- en achternaam      

straat en nummer      

postnummer en gemeente

     

telefoon- of gsm-nummer

     

e-mailadres      

Gegevens van het aanvraagdossier

5 Vul de gevraagde subsidiebedragen in.

2016 2017subsidiebed

rag      euro       euro

Bij te voegen bewijsstukken

6 Voeg de volgende verplichte bijlagen bij uw aanvraag:- het formulier Vragenlijst voor het toetsen van de voorwaarden en criteria van een culturele archiefinstelling ingedeeld

bij het Vlaamse niveau, als bijlage 1- het formulier Vragenlijst voor het bekomen van een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-

erfgoedorganisatie, als bijlage 2

Ondertekening

7 Vul de onderstaande verklaring in.Deze aanvraag moet worden ondertekend door de contactpersoon, vermeld in vraag 3, en door de eindverantwoordelijke, vermeld in vraag 4.

Ik verklaar dat alle gegevens in dit formulier en in het bijbehorende aanvraagdossier naar waarheid ingevuld zijn.Ik bevestig dat ik de hieronder aangekruiste documenten die bij deze aanvraag gevoegd zijn, volledig heb gelezen en ermee akkoord ga:

Vragenlijst voor het toetsen van de voorwaarden en criteria van een culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau (bijlage 1)

Page 3: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 3 van 17

Vragenlijst voor het bekomen van een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie (bijlage 2)de meest recente begroting van de organisatie met een eventuele toelichting (bijlage 3)de meest recente jaarrekening (bijlage 4)eventuele bijkomende bijlagen

datum dag     maand     jaar        

handtekening van de

contactpersoon      

handtekening van de

eindverantwoordelijke      

voor- en achternaam

      voor- en achternaam

     

functie       functie      

Privacywaarborg

8 De gegevens die u meedeelt, worden door het agentschap Kunsten en Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL, verwerkt voor identificatiedoeleinden. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens hebt u het recht om kennis te krijgen van uw gegevens in ons bestand en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen.Voor meer informatie over de verwerking van uw gegevens kunt u het register bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer raadplegen.

Page 4: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 4 van 17

Vragenlijst voor het toetsen van de voorwaarden en criteria van een culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau (bijlage 1)Hoe vult u dit formulier in?De vragen in dit formulier zijn gebaseerd op de decretale criteria voor de indeling van een erkende culturele archiefinstelling bij het Vlaamse niveau. De beoordelingscommissie Collectiebeherende Cultureel-erfgoedorganisaties en het agentschap Kunsten en Erfgoed hebben de gegevens die u met dit formulier verstrekt, nodig om de beoordeling van uw aanvraag voor te bereiden.Met dit formulier worden de gegevens opgevraagd van de huidige werking van de erkende culturele archiefinstelling. De werking in de komende beleidsperiode beschrijft u in het formulier Aanvraag van een werkingssubsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie (bijlage 2).De antwoorden op de vragen mogen beknopt zijn: de beoordelingscommissie en het agentschap kunnen immers aanvullende informatie opvragen, als ze dat nodig achten.

Overzicht van de rubrieken

Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in de aanvraag moet opnemen.1.1 Voorstelling van de organisatie en het beheerde cultureel erfgoed1.2 Reikwijdte van de werking, en positionering, samenwerking en netwerkvorming 1.3 Delen van kennis en expertise1.4 Uitvoering van de basisfuncties1.5 Inspanningen op het vlak van duurzaamheid en maatschappelijke en culturele diversiteit1.6 Rechtspersoonlijkheid1.7 Zakelijke gegevens 1.8 Financiële gegevens1.9 Personeel en organisatie1.10 Zorg voor het eigen archief1.11 Deontologische code1.12 Vriendenvereniging en vrijwilligerswerking

Voorstelling van de organisatie en het beheerde cultureel erfgoed

1 Geef een korte voorstelling van de erkende culturele archiefinstelling.     

2 Geef een korte beschrijving van de oorsprong, de samenstelling, de samenhang, het profiel en de waarde van de collectie cultureel erfgoed.Beschrijf daarbij ook de spreiding van de geografische herkomst van de archiefbestanden.

     

3 Hoe positioneert de collectie cultureel erfgoed zich ten opzichte van andere relevante spelers in binnen- en buitenland?     

Reikwijdte van de werking, en positionering, samenwerking en netwerkvorming

4 Beschrijf het bereik en de schaalgrootte van de werking van de erkende culturele archiefinstelling.Geef een toelichting bij het bereik van de werking van de culturele archiefinstelling door samenwerking, netwerking, kennisdeling, enzovoort. Het publieksbereik komt afzonderlijk aan bod in vraag 32 tot en met 35.

     

5 Beschrijf het internationale netwerk en de internationale activiteiten van de

Page 5: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 5 van 17

culturele archiefinstelling.     

6 Hoe vervult de organisatie een actieve rol in lokale, regionale, landelijke en internationale netwerken, samenwerkingsverbanden of projecten?     

7 Hoe vervult de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting van cultureel erfgoed niet als kerntaak hebben?     

Delen van kennis en expertise

8 Op welke manier stelt de culturele archiefinstelling haar kennis en expertise op een actieve en receptieve manier ter beschikking van de cultureel-erfgoedgemeenschap en het cultureel-erfgoedveld?Geef zowel een toelichting bij het delen van kennis en expertise met betrekking tot het inhoudelijke thema waarrond de culturele archiefinstelling werkt als met betrekking tot de generieke cultureel-erfgoedwerking.

     

Uitvoering van de basisfuncties

Inventarisatie

9 In welke mate is de collectie geïnventariseerd volgens de internationale beschrijvingsstandaarden?

De collectie is volledig geïnventariseerd volgens de internationale beschrijvingsstandaarden.

De collectie is gedeeltelijk geïnventariseerd volgens de internationale beschrijvingsstandaarden. Welk percentage van de collectie is in de inventaris opgenomen?      %

10 Hoeveel items zijn in de inventaris opgenomen?     

11 Welk collectieregistratiesysteem gebruikt de culturele archiefinstelling?Geef naast het aangekruiste antwoord eventueel een extra toelichting bij het gebruikte registratiesysteem en de manier waarop dit systeem binnen de culturele archiefinstelling gebruikt wordt.

papieren fiches:      

elektronische fiches:      

een geautomatiseerd collectieregistratiesysteem:      

12 Wordt het collectieregistratiesysteem ook gebruikt voor collectieadministratie, bijvoorbeeld voor uitlening of conditierapportering?

ja. Geef een korte beschrijving van de gebruikte werkwijze.     

nee. Hoe worden de collectieadministratie en de conditierapportering uitgevoerd?     

13 Welke beschrijvingsstandaard(en) gebruikt de culturele archiefinstelling en

Page 6: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 6 van 17

welke velden worden er ingevuld in de inventaris?Benoem de standaard die de culturele archiefinstelling gebruikt en geef aan welke gegevens in de inventaris worden genoteerd.

     

Digitaal cultureel erfgoed en standaardisering

14 Welk beleid voert de culturele archiefinstelling met betrekking tot digitaal cultureel erfgoed?Geef hier zowel aan hoe de culturele archiefinstelling omgaat met het gedigitaliseerde cultureel erfgoed als met het cultureel erfgoed dat van origine digitaal is, met inbegrip van digitale informatie over cultureel erfgoed.

     

15 Welke standaarden gebruikt de culturele archiefinstelling, met het oog op de digitalisering en uitwisselbaarheid van haar collectie?     

16 In welke mate is de culturele archiefinstelling op de hoogte van CEST?De culturele archiefinstelling is op de hoogte van CEST en gebruikt het. Geef aan op welke manier de culturele archiefinstelling CEST heeft gebruikt.     

De culturele archiefinstelling is op de hoogte van CEST, maar gebruikt het (nog) niet.

De culturele archiefinstelling is niet op de hoogte van CEST.

Verzamelfunctie

17 Beschikt de culturele archiefinstelling over een collectieplan?ja. Beschrijf kort de hoofdlijnen van het collectieplan.Voeg het collectieplan toe aan de digitale versie van uw aanvraag of houdt het ter beschikking tijdens het plaatsbezoek     

nee

18 Beschrijf kort het verzamel- en afstotingsbeleid, en beschrijf hoe dat beleid afgestemd is op de hiaten in de collectie of het collectieprofiel.     

19 In hoeverre beschikt de culturele archiefinstelling over het genotsrecht over de collectie?Licht toe waarin het genotsrecht van de culturele archiefinstelling bestaat, bijvoorbeeld eigendom, langdurige bruikleen, schenking met voorwaarden.

     

20 Hoe gaat de culturele archiefinstelling om met collectiemobiliteit?     

21 Hoeveel archiefstukken of andere collectie-items worden door de organisatie in bruikleen gegeven?Geef een gemiddelde op jaarbasis en beschrijf kort waaruit deze bruiklenen precies bestaan.

     

22 Hoeveel archiefstukken of andere collectie-items worden door de organisatie in bruikleen genomen?Geef een gemiddelde op jaarbasis en beschrijf kort waaruit deze bruiklenen precies bestaan.

Page 7: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 7 van 17

     

Behoud- en beheerfunctie

23 Geef een korte beschrijving van de voornaamste maatregelen voor de actieve en passieve conservatie van de collectie.     

Page 8: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 8 van 17

24 Beschikt de culturele archiefinstelling over een veiligheids- en calamiteitenplan?Geef in beide gevallen een korte toelichting.

ja. Voeg dit veiligheids- en calamiteitenplan toe aan de digitale versie van uw aanvraag of houdt het ter beschikking tijdens het plaatsbezoek.

     

nee.

     

25 Kruis aan of de culturele archiefinstelling beschikt over:een ruimte voor depot en conserveringsactiviteiten

een consultatieruimte voor de raadpleging van de collectie cultureel erfgoed

een ruimte voor publieksactiviteiten

voorzieningen voor de ontvangst van het publiek

bewegwijzering in het gebouw

Onderzoeksfunctie

26 Beschrijf het eigen wetenschappelijk onderzoek van de culturele archiefinstelling en de belangrijkste resultaten daarvan.     

27 Beschrijf het wetenschappelijk onderzoek van de collectie cultureel erfgoed door externen en de belangrijkste resultaten daarvan.     

28 Beschrijf hoe de resultaten van het wetenschappelijk onderzoek worden ontsloten.Geef ook weer hoe de resultaten van het onderzoek worden vertaald in de tijdelijke en permanente presentaties.

     

Publieksgerichte functie

29 Beschrijf kort de publiekswerking, het aanbod op het vlak van actieve en passieve publieksbegeleiding en de doelgroepen waarop die zich richt. Beschrijf ook hoe de instelling tracht een publiek van kinderen en jongeren te bereiken.     

30 Hoe ontsluit de culturele archiefinstelling de collectie cultureel erfgoed voor een breed en divers publiek ?Beschrijf ook, hoe deze ontsluiting gekoppeld is aan de meerjarenplanning voor het wetenschappelijk onderzoek.

     

31 Beschrijf kort het communicatie- en marketingbeleid van de culturele archiefinstelling.     

32 Op welke manier houdt de organisatie rekening met het bereiken van een breed en gedifferentieerd publiek, bijv. bij het bepalen van de openingsuren voor de leeszaal, de digitale ontsluiting van de collectie en de prijszetting voor activiteiten?     

Page 9: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 9 van 17

33 Op welke manier worden bezoekers geregistreerd?     

34 Geef een overzicht van de bezoekers van de culturele archiefinstelling over de voorbije drie jaar gehad?Vermeld de de raadplegingen in de leeszaal en online afzonderlijk.Beschrijf ook de geografische herkomst van de bezoekers, indien die beschikbaar is.

     

35

Beschrijf kort de manier waarop de culturele archiefinstelling bezoekersgegevens analyseert en hoe de culturele archiefinstelling aan publieksonderzoek doet.     

36

Hoeveel dagen per jaar is de culturele archiefinstelling voor individuele bezoekers toegankelijk?      dagen per jaar

37

Kruis aan op welke dagen van de week de culturele archiefinstelling voor individuele bezoekers toegankelijk is.

maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag

zaterdag zondag

38

Zijn er periodes waarin de culturele archiefinstelling gesloten is?Geef aan tijdens welke periodes de culturele archiefinstelling gesloten is en motiveer de noodzaak van die sluitingsperiodes.

     

39

Welke acties worden er ondernomen om de toegankelijkheid te verhogen voor mensen met een beperking?Mensen met een beperking zijn bijvoorbeeld personen die blind of doof zijn, of die een fysieke handicap hebben.

     

Inspanningen op het vlak van duurzaamheid en maatschappelijke en culturele diversiteit

40

Welke inspanningen doet de culturele archiefinstelling op het vlak van duurzaamheid en maatschappelijke en culturele diversiteit?     

Rechtspersoonlijkheid

41

Is de culturele archiefinstelling een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke instelling?

privaatrechtelijk. Ga naar vraag 42.

publiekrechtelijk. Ga naar vraag 47.

Gegevens van de privaatrechtelijke instelling

42

Hoe is de algemene vergadering samengesteld?

     

Page 10: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 10 van 17

43

Hoe en voor welke termijn worden de leden van de algemene vergadering gekozen?     

44

Geef de samenstelling van de raad van bestuur.U kunt de samenstelling van de raad van bestuur ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen.

     

45

Op welke basis worden leden voor de raad van bestuur gekozen?

     

46

In welke mate nemen de leden van de directie deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur?Vermeld ook of de leden van de directie met of zonder stemrecht aan de vergaderingen deelnemen.

     

Gegevens van de pubiekrechtelijke instelling

47

Hoe is de organisatie ingebed binnen de gemeente, de provincie of de VGC?

     

48

Hoe stuurt de inrichtende overheid de organisatie aan?

     

Zakelijke gegevens

49

Beschrijf kort de rapporteringslijnen aan de inrichtende macht.

     

50

Beschrijf kort hoe en met welke frequentie de inrichtende macht de werking en het behalen van de vooropgestelde doelstellingen evalueert.     

51

Kruis hieronder aan op welke manier de inrichtende overheid de organisatie opvolgt.Vermeld op de stippellijn de frequentie, als daarom gevraagd wordt.

tussentijdse opvolging van de doelstellingen frequentie:

      x per jaar

tussentijdse opvolging van het budget frequentie:

      x per jaar

periodieke rapportering van de directeur aan het bestuur frequentie:

      x per jaar

jaarlijkse evaluatie van de werking door het bestuur

jaarlijkse formele evaluatie van de directeur door het bestuur

andere vormen van aansturing, namelijk:      

5 Kruis hieronder aan of de culturele archiefinstelling de opgesomde

Page 11: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 11 van 17

2 controlemechanismen toepast.Als er een limietbedrag wordt toegepast op de beslissingsbevoegdheid van de directie, vult u ook dat limietbedrag in.

limietbedrag op de beslissingsbevoegdheid van de directie ja, tot       euro nee

functiescheiding tussen voorstel en goedkeuring van bestellingen ja nee

functiescheiding tussen goedkeuring en plaatsing van bestellingen ja nee

functiescheiding tussen plaatsing en uitvoering van betalingen ja nee

functiescheiding tussen uitvoering en registratie van betalingen ja nee

periodieke controle op de toepassing van de procedures ja nee

interne audit ja nee

externe audit ja nee

neergeschreven procedures ja nee

Toelichting:      

53

Kruis hieronder of de culturele archiefinstelling de onderstaande procedures volgt bij het toewijzen van opdrachten of bestellingen.Als er verschillende offertes worden gevraagd, vult u ook in vanaf welk bedrag die procedure wordt toegepast.

Er worden verschillende offertes gevraagd. ja, vanaf       euro nee

De criteria voor de toewijzing van (grote) opdrachten worden vooraf bekend gemaakt.

ja nee

Er is een jury voor de toewijzing van (grote) opdrachten. ja nee

Er wordt een verslag van de toewijzing opgemaakt. ja nee

De wet op de overheidsopdrachten wordt toegepast. ja nee

Toelichting:      

54

Is er een adviesraad of reflectiegroep die mee adviseert over de werking van de culturele archiefinstelling?

ja. Beschrijf kort de samenstelling en werking van die adviesraad of reflectiegroep.     

nee

Financiële gegevens

55

Over welke inkomsten op lange termijn beschikt de culturele archiefinstelling?Vermeld ook de inkomsten in natura, bijvoorbeeld ter beschikking gesteld personeel of ter beschikking gestelde infrastructuur.

     

56

Voeg de volgende bewijsstukken bij uw aanvraag:- de meest recente begroting van de organisatie met een eventuele toelichting, als bijlage 3- de meest recente jaarrekening, als bijlage 4

57

Voert de culturele archiefinstelling een dubbele boekhouding?

ja

nee

58

Voert de culturele archiefinstelling een analytische boekhouding?

Page 12: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 12 van 17

ja

nee

59

Welke methode wordt er gehanteerd voor de voortgangscontrole op de budgetten?Vermeld wie de voortgangscontrole uitvoert, de budgetten bijstuurt en of daarover periodiek gerapporteerd wordt.

     

60

Heeft de culturele archiefinstelling andere activiteiten dan de hoofdactiviteiten waarvoor het gesubsidieerd wordt?

ja. Ga naar vraag 61.

nee. Ga naar vraag 63.

61

Geef een korte omschrijving van de andere activiteiten van de culturele archiefinstelling.     

62

Is er binnen de boekhouding een duidelijk onderscheid tussen de gesubsidieerde activiteit en de andere activiteit of activiteiten?

ja

nee

63

Als de onderneming een privaatrechtelijke instelling is, vult u vraag 64 tot en met 66 in. Daarna gaat u naar vraag 70.Als de onderneming een publiekrechtelijke instelling is, vult u vraag 67 tot en met 69 in, en gaat u daarna naar vraag 70.

Financiële gegevens van de privaatrechtelijke instelling

64

Heeft de organisatie voldoende geld in kas voor de dagelijkse betalingen?Is sprake van betalingsachterstanden? Indien ja: wat is de oorzaak en hoe worden deze aangepakt.

     

65 Beschrijf kort de financiële resultaten.Beschrijf of de culturele archiefinstelling overgedragen winst of verlies heeft en hoe die winst of dat verlies evolueert.

     

66 Heeft de culturele archiefinstelling schulden?ja. Beschrijf hoe die schulden evolueren.     

nee

Financiële gegevens van de publiekrechtelijke instelling

67 Hoe is de inbreng van de gemeente, provincie en inrichtende macht in de instelling tijdens de voorbije jaren geëvolueerd?     

68 Kan de gesubsidieerde instelling financieel duidelijk onderscheiden worden binnen de inrichtende macht?Vermeld ook wat er gedaan wordt om de financiële transparantie te verhogen.

     

69 Kan de culturele archiefinstelling beschikken over de eigen inkomsten?

Page 13: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 13 van 17

ja

nee

Personeel en organisatie

70 Beschrijf de wijze waarop de organisatie gestructureerd is.Vermeld hoeveel voltijdsequivalenten er tewerkgesteld worden in elk onderdeel van de organisatie. Maak de beschrijving bij voorkeur aan de hand van een schematische voorstelling (organogram), en voeg die als bijlage 5 bij uw aanvraag.

     

71 Geef een overzicht van de huidige personeelssituatie. De tewerkstelling drukt u uit in voltijdse tewerkstelling (VTE) per jaar.U kunt het overzicht ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen.

voor- en achternaam personeelslid

functie opleidingsniveau

tewerkstelling

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

                       

72 Kruis hieronder aan of de culturele archiefinstelling de onderstaande personeelsbeleidsinstrumenten gebruikt.personeelsplan ja nee

organogram ja nee

functiebeschrijvingen en/of competentieprofielen ja nee

nascholings- of opleidingsplan ja nee

diversiteitsplan ja nee

73 Kruis hieronder aan of de culturele archiefinstelling de onderstaande aanwervingsprocedures toepast.De vacatures worden openbaar gemaakt. altijd soms nooit

Bij de vacature wordt een functiebeschrijving gevoegd. altijd soms nooit

74 Wie beslist over de aanwerving?     

75 Kruis hieronder aan of de culturele archiefinstelling de onderstaande procedures voor de evaluatie van de personeelsleden toepast.Alle medewerkers worden jaarlijks geëvalueerd. ja nee

De evaluatie wordt gekoppeld aan de functiebeschrijving. ja nee

Page 14: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 14 van 17

De evaluatie wordt gekoppeld aan en beloningssysteem. ja nee

Er wordt een andere evaluatiemethode toegepast, namelijk:      

76 Welke loonschalen hanteert de culturele archiefinstelling?Geef de naam van het paritair comité of vermeld de overheidsbarema’s.

     

77 Wordt er afgeweken van de barema’s?ja. Licht toe waarom en op basis waarvan dat gebeurt.     

nee

78 Worden er extralegale voordelen toegekend? Extralegale voordelen zijn bijvoorbeeld extra vakantiedagen, maaltijdcheques, voordelen in natura zoals een gsm, een bedrijfswagen of een internetabonnement.

ja. Welke extralegale voordelen kent de culturele archiefinstelling toe?     

nee

79 Beschrijf kort de aanwervings- en loonpolitiek van de culturele archiefinstelling.      

Zorg voor het eigen archief

80 Welke inspanningen levert de culturele archiefinstelling voor het eigen archief? Vermeld waar en hoe het eigen archief wordt bewaard en hoe lang het wordt bewaard in de eigen organisatie.      

81 Zijn delen van de privaatrechtelijke archiefbestanden uit de collectie opgenomen in de Archiefbank Vlaanderen?

ja. Welk percentage van de collectie werd opgenomen in de Archiefbank Vlaanderen?     

nee

Deontologische code

82 Past de culturele archiefinstelling de deontologische code van het archiefberoep (The International Council on Archives) toe?

ja

nee

83 Is de deontologische code ondertekend door de personeelsleden?ja

nee

84 Is er een verdere uitwerking van de deontologische code, specifiek voor de organisatie?

ja

nee

Page 15: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 15 van 17

Vriendenvereniging en vrijwilligerswerking

Vriendenvereniging

85 Beschikt de culturele archiefinstelling over een vriendenvereniging?ja. Voeg de laatste jaarrekening van de vriendenkring als bijlage 6 bij uw aanvraag. Ga naar vraag 86.

nee. Ga naar vraag 89.

86 Vul hieronder de gegevens van de vriendenvereniging in.naam van de

vereniging     

ondernemingsnummer

        .       .      

87 Geef een korte beschrijving van de taken die de vriendenvereniging op zich neemt.     

88 Hoe wordt de ondersteunende organisatie aangestuurd?Vermeld ook of ze hetzelfde bestuur heeft als de instelling.

     

Vrijwilligerswerking

89 Beschikt de culturele archiefinstelling over een vrijwilligerswerking?ja

nee. U hoeft de rest van de vragen niet meer te beantwoorden: u hebt deze bijlage volledig ingevuld.

90 Hoeveel vrijwilligers maken deel uit van de vrijwilligerswerking?      vrijwilligers

91 Geef een korte beschrijving van de taken die de vrijwilligers op zich nemen.     

92 Kruis hieronder aan of de culturele archiefinstelling de onderstaande zaken met betrekking tot de vrijwilligerswerking aanbiedt.een uitgeschreven vrijwilligersbeleid ja nee

vrijwilligersovereenkomsten ja nee

functiebeschrijvingen en/of competentieprofielen voor vrijwilligers ja nee

vrijwilligersvergoedingen ja nee

vrijwilligersverzekering ja nee

93 Welke garanties biedt de culturele archiefinstelling aan de vrijwilligers op het vlak van sociale en burgerrechtelijke bescherming? Vermeld bijvoorbeeld welke verzekeringen de culturele archiefinstelling voor de vrijwilligers sluit.

     

Page 16: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 16 van 17

Vragenlijst voor het bekomen van een werkings-subsidie als collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie (bijlage 2)

Hoe vult u dit formulier in?De vragen in dit formulier zijn gebaseerd op de decretale bepalingen in het Cultureel-erfgoeddecreet over het verkrijgen van een werkingssubsidie.Met dit formulier worden de gegevens opgevraagd over de werking in de komende beleidsperiode. De huidige werking beschrijft u in bijlage 1.Een toelichting bij de procedurele elementen en bij de decretale criteria vindt u in de handleiding bij het Cultureel-erfgoeddecreet dat het agentschap heeft opgesteld. U kunt de handleiding, samen met andere relevante informatie over het Cultureel-erfgoeddecreet, downloaden van www.kunstenenerfgoed.be.FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, voorziet daarnaast in een brochure ‘basisrecept beleidsplanning’. U kunt deze brochure downloaden van www.faronet.be.Het is raadzaam dat u deze documenten raadpleegt bij de opmaak van uw aanvraag.

Overzicht van de rubrieken

Hieronder vindt u een overzicht van de rubrieken die u in de aanvraag moet opnemen.- Missie van de organisatie- Visie van de organisatie- Cultureel-erfgoedgemeenschap- Omgevingsanalyse: beleidsplanning en SWOT- Doelstellingen 2016-2017- Begroting 2016-2017- Toelichting bij de begroting 2016-2017

Missie van de organisatie

1 Wat is de missie van uw organisatie?Uw antwoord mag maximaal een halve pagina omvatten.

     

Visie van de organisatie

2 Wat is de visie van uw organisatie? Uw antwoord mag maximaal anderhalve pagina omvatten.

     

Cultureel-erfgoedgemeenschap

3 Op welke cultureel-erfgoedgemeenschap of -gemeenschappen richt uw organisatie zich voornamelijk?Uw antwoord mag maximaal één pagina omvatten.

     

Omgevingsanalyse: gegevensverzameling en SWOT

Page 17: Formulierensjabloon€¦  · Web view · 2015-03-09handtekening van de eindverantwoordelijke ... de organisatie een rol ter ondersteuning van actoren die de zorg voor en ontsluiting

Aanvraag voor een werkingssubsidie als culturele archiefinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau - pagina 17 van 17

4 Uw antwoord op de vragen in deze rubriek mag maximaal vier pagina’s omvatten.

5 Hoe verliep het beleidsplanningproces?Welke actoren werden daarbij betrokken? Hoe gebeurde dat? Welke methodes werden gebruikt voor de gegevens-verzameling?

     

6 Welke zijn de sterktes, zwaktes, mogelijkheden en bedreigingen (SWOT) die uit de analyse naar voren komen?     

Doelstellingen

7 Geef een overzicht van de doelstellingen die de organisatie wil bereiken.In het overzicht van de doelstellingen moeten minstens de volgende vragen beantwoord worden:- Welke strategische doelstellingen wil de organisatie in de komende beleidsperiode bereiken?- Hoe worden die strategische doelstellingen vertaald naar operationele doelstellingen en mogelijke acties?- Hoe wordt het bereiken van de operationele doelstellingen meetbaar gemaakt? Welke meetbare doelstellingen wil de

organisatie bereiken?- Welke (financiële en personeels-)middelen worden ingezet voor het bereiken van de operationele doelstellingen?U mag het overzicht van de doelstellingen ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen.

     

Begroting 2016-2017

8 Over welke middelen beschikt de organisatie en hoe zullen die middelen ingezet worden voor het bereiken van de doelstellingen?Let erop dat in de begroting alle voorziene kosten en opbrengsten van de werking van de gesubsidieerde organisatie in beeld gebracht worden, ook de opbrengsten in natura en de kosten die niet door de inrichtende macht gedragen worden.U mag de begroting ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen.

     

Toelichting bij de begroting 2016-2017

9 Geef een toelichting bij de begroting.In de toelichting bij de begroting moeten minstens de volgend twee vragen beantwoord worden:1 Wat betekenen de bedragen in de begroting en hoe zijn ze bepaald?2 Hoe verhouden de bedragen in de begroting zich tot de te bereiken doelstellingen?U mag de toelichting bij de begroting ook als een aparte bijlage bij uw aanvraag voegen.

     

10 Welke garanties biedt de culturele archiefinstelling aan de vrijwilligers op het vlak van sociale en burgerrechtelijke bescherming? Vermeld bijvoorbeeld welke verzekeringen de culturele archiefinstelling voor de vrijwilligers sluit.