KEEPING THE WHEELS TURNING MULTI-LEVEL DYNAMICS IN ORGANIZING NETWORKS OF PRACTICE

Flexibiliteit en fragmentatie in interne communicatie:social & mobiel

Prof. Dr. Bart van den HooffVrije Universiteit AmsterdamFaculteit Economie en BedrijfskundeKIN Research Group

KIN Research GroupVrije Universiteit, Faculteit Economie en BedrijfswetenschappenOnderzoek en onderwijs over het managen van informatie en kennis om tot innovatie te komen,met behulp van technologie (ICT) en organisatieConcrete onderzoeksonderwerpen:Managen van kennis en innovatieKennismanagement, netwerken en communities, user / open innovation, etc. Managen van ICTEnterprise systems, business intelligence / analytics, E-business, social media, mobiele devices, etc. www.kinresearch.nl Informatie- en communicatie-systeem3individutechnologieorganisatieInformatie- en communicatie-processenFlexibiliteit vs FragmentatieInformatie- en communicatiesystemen steeds meer gedistribueerdOrganisatie: globalisering, netwerk-organisatieTechnologie: Internet, cloud, services, social media, mobielEnerzijds: meer flexibiliteitagile, modulair werken, capaciteit waar en wanneer nodig, mobiliteitAnderzijds: meer fragmentatieModules worden losse eilandjes, geen onderlinge verbanden, ontkoppeling, gebrek aan integratieTwee voorbeelden nu sterk in opkomst:Social business toolsMobiele devices4OnderzoeksinteresseDe mogelijkheden en beperkingen (affordances en constraints) van social business tools en mobiele devices in termen van informatie, communicatie, kennisdeling en samenwerking.Hoe en waarvoor gebruikt?Effecten in termen van flexibilisering en fragmentering?Effecten in termen van efficientie, informatie-kwaliteit, werk en priv?Waar zit bijdrage aan kennisdeling en samenwerking?Wat zijn risicos?Hoe te managen?Etc.Al een aantal studies gedaanSteeds belangrijker in toekomstig onderzoek5Social Business ToolsGebruik van social tools voor interne communicatie, kennisdeling en samenwerkingEigenschappen:User generated contentMany-to-many interactieVoorbeelden:JiveBlue KiwiLotus ConnectionsYammerVirtual worlds

6

Wat weten we al? (1)Virtual communities bij Chemco (multinational in chemische industrie)Experts op zelfde gebied, op verschillende locatiesMaintenance, HSE, SCM, Quality, etc.Inhoudsanalyse van 6600 berichtenZowel kwalitatief (wat voor communicatie-activiteiten)Als kwantitatief (welke woorden, hoe aan elkaar gerelateerd)Survey: wie zijn de belangrijkste ledenInterviews: praktijk, bijdrage van communities

7

Wat weten we al? (2)Bevindingen ChemcoExpertise is belangrijk:Invloedrijk zijn mensen dieWaardevolle inhoud bijdragenFungeren als kennisknooppunt (waar is welke kennis)Als belangrijk worden gezien mensen dieExpertise bijdragen (interpreting)Verbanden leggen (integrating)Verbindingen met formele organisatie leggen (institutionalizing)Formele positie is veel minder belangrijk, het gaat om embeddedness in practiceTechnologie speelt nauwelijks rol

8

Wat weten we al? (3)Virtual community, gefaciliteerd door financiele dienstverlenerB2B, 5000 ledenWat bepaalt tevredenheid met deze community?Survey onder 138 ledenBepaald door: Sociale dynamiek: responsiviteit, vertrouwenContent: kwaliteit, nut van de bijdragen voor eigen werkTechnologie: gebruiksvriendelijk, betrouwbaar

9Wat weten we al? (4)Virtual worlds als samenwerkings-omgevingDiverse experimenten in 3DVW Groepsbesluitvorming, taken met visuele componentBestemming van braakliggend stuk in woonwijkSelectie van een appartementBevindingen:Belangrijkste affordances zijnRealisme, immersion en interactiviteitIn een virtuele omgeving, d.m.v. avatar-based interactieInteractie is belangrijker dan virtuele omgeving:Bijdrage aan groepsproces: hogere mate van cohesie, consensus, tevredenheid, identificatieKwaliteit van besluitvorming: Vooral positief in termen van individueel begripTeveel cognitieve input voor efficiente groepsbesluiten

10

Wat willen we nog meer weten?Vervolgonderzoek richt zich op bijdrage van deze tools aan kennisdeling en samenwerkingMasterscriptie-projectenVoorstel voor internationaal onderzoekProjecten in opstartfase:Brede implementatie van social business tools binnen ICT-dienstverlener Ter vervanging van e-mailEffecten op informatie- en communicatieprocessenEffecten op kennisdeling en samenwerking binnen en tussen unitsAnalyse van gebruik social business tool binnen multinational in elektronicaWaar hebben mensen het over?Wat draagt dat bij aan kennisdeling en samenwerking?Kan dat helpen bij identificeren relevante kennis en kennisdragers?11Mobiele devicesSmart phones, tablets, mini-tablets, etcDraadloos, portable, touchscreen, GPS, uiteenlopende apps, multimediaalSterke toename gebruik hiervan in organisationele contextSmart phones overal70 a 80% van bedrijven doet op zn minst iets met tabletsBring Your Own Device belangrijke trendInteressante implicaties voor bedrijfsprocessen, informatie- en communicatieprocessenwork/life balance, band tussen medewerker en organisatieinformatiebeveiliging, koppeling met bedrijfssystemen, etc.

12

Wat weten we al? (1) Gebruik iPads in drie organisatiesOverheid, met zowel mobiele als niet-mobiele medewerkers23 interviews met verschillende categorien medewerkersBevindingen:Processen worden flexibelerMensen worden mobielerIndividualisering, minder band met organisatie

13

Wat weten we al (2)Bevindingen iPads (vervolg):Efficiencywinsten: bijv. inspecteurs / controleurs met elektronische dossiers en processen-verbaal ipv loodgieterstassen vol papierSterke vermenging werk en privKans op fragmentatie van informatieVerschillende devices, verschillende apps, cloud (dropbox etc).Randvoorwaarden:NetwerkConfiguratie (apps, koppeling bedrijfssystemen, etc)Training & supportSecurity (majeur vraagstuk bij BYOD in algemene zin)

14

Wat weten we al? (3)Gebruik iPods in ziekenhuis (Operatiekamers)200 anesthesie- en OK-assistentenBottom-up implementatieDoor anesthesie-assistenten, uit frustratie over slechte beschikbaarheid relevante informatieLater geformaliseerd vanuit managementMethoden:3 maanden observatie (50 operaties)48 interviews15

Wat weten we al? (4)Bevindingen ziekenhuis:Verbeterde toegankelijkheid van informatie (procedures rond operaties e.d.)Gebrekkige / afwezige koppeling met bedrijfssysteem met protocollen drukt meerwaardeMobiliteit, flexibiliteit: Voorbereiding operaties begint thuis alChecken van relevante informatie tijdens operatie veel makkelijkerVermenging van werk en priv-domeinThuis aan het werk, tijdens operatie Facebook bijwerkenAfleiding is een issue (vooral volgens chirurgen)Security niet goed geregeld

16Wat willen we nog meer weten?Vervolgonderzoek richt zich op bijdrage van devices aan bedrijfsvoering, informatie- en communicatieprocessen, kennisdeling en samenwerkingMasterscriptie-projectenOnderzoeksvoorstelProjecten in opstartfase:Vervolgonderzoek ZiekenhuisNadere verkenning van effecten mobiele devicesEfficiency, satisfaction, kwaliteit van informatieVermenging werk en privBijdrage aan kennisdeling en samenwerkingBYOD en governanceHoe manage je dat?Positieve en negatieve effectenRandvoorwaardenSecurity.Koppeling ERP-systemen en mobielWat voor koppelingen mogelijk?Wat betekent dat voor flexibiliteit en fragmentatie van processen en medewerkers?Security.17

Flexibiliteit en fragmentatie in informatie en communicatieSocial business toolsFlex:User generated content: dichter bij de praktijk Geen rigide structuren, maar emergent, organisch, flexibelZichtbaar: waar anderen het over hebben, wat ze wetenFrag:Toename van het aantal toolsNaast elkaar bestaande communities over hetzelfdeGefragmenteerde informatie en kennis, gebrek aan overzicht en integratieMobiele devicesFlex:Betere toegankelijkheid van informatieFlexibeler en mobieler medewerkers en processenEfficientere processen (koppeling met bedrijfssystemen)Frag:Vermenging van werk en privInformatie op verschillende devices, lokaal vs centraal - securityIndividualisering, minder band met organisatie18