Finscan - Bestek -Errata 3 - FOD Financiën...S&L/DA/2016/117 1 Bestek: Open offerteaanvraag met als...

S&L/DA/2016/117 1

Bestek:

Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwin g van het scanningplatform van de FOD Financiën Bekendmaking op Europees niveau

Bestek S&L/DA/2016/117 Opening van de offertes: op 26/01/2017 om 14.30 uur

Errata 3 : pagina’s 6-16-25-26-104-107-109-119

S&L/DA/2016/117 2

INHOUDSOPGAVE

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN .............................. ............................................................... 4

B. ALGEMENE BEPALINGEN ............................... ............................................................... 4 1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT ..................................................................................................... 4 2. DUUR VAN DE OVEREENKOMST .......................................................................................................... 6 3. AANBESTEDENDE OVERHEID ............................................................................................................... 6 4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT ....................................................................... 6 4.1. Wetgeving ...............................................................................................................................6 4.2. Opdrachtdocumenten ..............................................................................................................6 5. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING ....................................................................... 7 5.1. Onverenigbaarheden ..............................................................................................................7 5.2. Belangenvermenging ..............................................................................................................7 6. VRAGEN - ANTWOORDEN EN PLAATSBEZOEK ................................................................................... 7 6.1. Vragen - Antwoorden ..............................................................................................................7 6.2 Bezoek aan het gebouw ...........................................................................................................8

C. GUNNING .......................................................................................................................... 9 1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES ............................................... 9 1.1. Recht en wijze van indiening van de offerte ...........................................................................9 1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen ...................................................................9 1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend .........................................9 1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte .................................................. 11 1.2. Opening van de offertes ....................................................................................................... 11 2. OFFERTES ............................................................................................................................................. 11 2.1. In de offerte te vermelden gegevens.................................................................................... 11 2.2 Geldigheidsduur van de offerte ............................................................................................. 18 3. PRIJZEN ................................................................................................................................................. 18 4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................................ 19 4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ........................................................................... 19 4.1.1. Recht van toegang ........................................................................................................... 19 4.1.2. Kwalitatieve selectie ........................................................................................................ 22 4.2. Conformiteit van de offertes met de regelgeving ............................................................. 23 4.3. Gunningscriteria ................................................................................................................... 23 4.3.1. Lijst van de gunningscriteria .............................................................................................. 23 4.3.2. Methode om de beste offerte te bepalen .......................................................................... 24 4.3.3. Eindscore .......................................................................................................................... 27

D. UITVOERING .................................................................................................................. 28 1. LEIDENDE AMBTENAAR ....................................................................................................................... 28 2. BORGTOCHT ......................................................................................................................................... 28 2.1. BORGTOCHTSTELLING ..................................................................................................................... 28 2.2. VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT ..................................................................................................... 29 3. PRIJSHERZIENING ................................................................................................................................ 29 4. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER .......................................................................... 30 5. GARANTIE .............................................................................................................................................. 31 6.1. TECHNISCHE EN VOORLOPIGE OPLEVERING ............................................................................... 31 6.1.1. Scanners en briefopeners ................................................................................................. 31 6.1.2. Software ............................................................................................................................ 31 6.2. DEFINITIEVE OPLEVERING ............................................................................................................... 32 6.3. OPLEVERINGSKOSTEN ..................................................................................................................... 32 7. UITVOERINGSMODALITEITEN. ............................................................................................................ 32 7.1. Uitvoeringsclausule .............................................................................................................. 32 7.2. CLAUSULE BETREFFENDE DE TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE .................................................... 33 7.3. UITVOERINGSTERMIJN ..................................................................................................................... 33 7.4. PLAATS VAN UITVOERING EN SPECIFIEKE BEPALINGEN ............................................................ 34 7.5. TE RESPECTEREN NORMEN EN STANDAARDEN .......................................................................... 34 7.6. KWALITEIT VAN DE DIENSTEN ......................................................................................................... 35 7.7. ONDERAANNEMERS .......................................................................................................................... 36 7.8. MIDDELEN DIE TER BESCHIKKING WORDEN GESTELD DOOR DE FOD FINANCIËN ................. 36 7.9 VERTROUWELIJKHEID EN BIJZONDERE VERBINTENISSEN BETREFFENDE VERKREGEN INFORMATIE .............................................................................................................................................. 37 8. FACTURATIE EN BETALING VAN DE PRESTATIES ............................................................................ 38

S&L/DA/2016/117 3

9. GESCHILLEN.......................................................................................................................................... 40 10. BOETES EN STRAFFEN ...................................................................................................................... 40 10.1. STRAFFEN ........................................................................................................................................ 40 10.2. BOETES ............................................................................................................................................. 41

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN .................................................................................. 42 1. BESCHRIJVING VAN DE CONTEXT ..................................................................................................... 42 1.1. CONTEXT ............................................................................................................................................ 42 1.2. DOELSTELLINGEN VAN DE OPDRACHT ......................................................................................... 43 2. ARCHITECTUUR VAN HET FINSCAN-PLATFORM .............................................................................. 44 2.1 VOORSTELLING .................................................................................................................................. 44 2.2 IMPLEMENTERING EN INTEGRATIE IN DE BUSINESSAPPLICATIES ............................................ 45 3. BESCHRIJVING VAN DE BESTAANDE TOESTAND (CSS EN DIM MYSCAN) .................................... 47 3.1 CONTRACTUELE CONTEXTEN .......................................................................................................... 48 3.2 OVERZICHT VAN DE BESTAANDE LICENTIES ................................................................................ 76 3.3 VOLLEDIGE LIJST VAN APPLICATIES .............................................................................................. 77 4. FUNCTIONELE EISEN EN TECHNISCHE CRITERIA VAN HET FINSCAN PLATFORM ...................... 81 4.1 CONTEXT ............................................................................................................................................. 81 4.1.1 ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE BEHOEFTEN ...................................................................... 81 4.1.2 TE VERWERKEN VOLUMES ............................................................................................................ 82 4.1.3 INFRASTRUCTUUR .......................................................................................................................... 85 4.2 BESCHRIJVING VAN DE GEVRAAGDE FUNCTIONALITEIT ............................................................ 85 4.2.1 DIGITALISERING ............................................................................................................................... 85 4.2.2 HERKENNING (CLASSIFICATIE EN INHOUDEXTRACTIE) ............................................................. 88 4.2.3 TRANSVERSALE FUNCTIES ............................................................................................................ 92 4.3. TE LEVEREN PRESTATIES ............................................................................................................. 101 4.3.1 SCANNERS VOOR GROTE VOLUMES EN DOCUMENTAIRE SCANNERS, OPENERS: ............ 101 4.3.2 INHOUDSHERKENNINGSSOFTWARE .......................................................................................... 101 4.3.3 COMPATIBILITEIT EN SCHAALBAARHEID ................................................................................... 102 4.3.4 VERANDERBEHEER ....................................................................................................................... 103 4.3.5 IMPLEMENTATIE VAN DE OPLOSSING ........................................................................................ 103 4.3.6 TESTMETHODE .............................................................................................................................. 103 4.3.7 TECHNISCHE ONDERSTEUNING .................................................................................................. 104 4.3.8 ONDERHOUD .................................................................................................................................. 104 4.3.9 SLA .................................................................................................................................................. 104 4.3.10 REPORTING .................................................................................................................................. 105 4.3.11 DOCUMENTATIE ........................................................................................................................... 105 4.3.12 OPLEIDING .................................................................................................................................... 106

F. BIJLAGEN ....................................... .............................................................................. 110

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER ....................... .......................................................... 111

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS ........................ ............................................................... 113

BIJLAGE 3: VRAAG- EN ANTWOORDFORMULIER............. ........................................... 122

BIJLAGE 4: INVULFICHE ............................. .................................................................... 123

S&L/DA/2016/117 4

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33

1030 BRUSSEL

BESTEK: S&L/DA/2016/117 Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwin g van het scanningplatform van de FOD Financiën

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

BELANGRIJK

Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel: - 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht; - 123 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen.

B. ALGEMENE BEPALINGEN

1. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht heeft als voorwerp de vernieuwing van het scanningplatform van de FOD Financiën, "Finscan" genaamd, met name: Basis:

- De terbeschikkingstelling, levering, installatie, ingebruikname, opleiding, onderhoud, toepassing en naleving van een SLA voor: • documentscanners voor grote volumes; • documentaire scanners; • briefopeners;

Deze opdracht omvat een verplichte variante. Verplichte variante:

- de verwerving, levering, installatie, ingebruikname, opleiding, toepassing en naleving van een SLA voor:

• documentscanners voor grote volumes; • documentaire scanners; • briefopeners voor grote volumes;

S&L/DA/2016/117 5

- het onderhoud van documentscanners voor grote volumes en van documentaire scanners en van de openers.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de opdracht niet te gunnen en te beslissen dat deze het voorwerp zal uitmaken van een of meerdere nieuwe opdrachten, indien nodig volgens een andere gunningswijze.

Geïntegreerde oplossing, zowel in de basisoptie als in de geïntegreerde variante:

- de terbeschikkingstelling van een geïntegreerde oplossing, het onderhoud ervan en de uitvoering van een SLA met het oog op:

• het ondersteunen van de processen met als doel de invoering van aangiftes en

andere documenten ingediend door belastingplichtigen op papier te vervangen door een geautomatiseerde input, gebaseerd op scannings- en gegevensherkenningstechnieken;

• alle documenten die bij de PB-aangiftes gevoegd worden, andere btw-documenten en in de toekomst elk ander binnenkomend document te digitaliseren, sorteren, klasseren en beschikbaar te maken;

• het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen door de digitalisering van essentiële documenten in de papieren dossiers, met name, maar niet uitsluitend, in het kader van de overname van oude documenten;

• de registers te digitaliseren ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om de applicaties voor specifieke beroepen te voeden;

• alle inkomende briefwisseling te digitaliseren, ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen;

• ten uitvoer brengen van de wet van 21 jullie 2016 voor het ten uitvoer brengen van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG houdende invoeging van titel 2 in boek XII "Recht van de elektronische economie" van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht.

De weerhouden inschrijver richt opleidingen in voor het gebruik van de software voor de digitalisering en de automatische gegevensherkenning, evenals opleidingen om de aanbestedende overheid toe te laten wijzigingen aan te brengen in de extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten. Er kunnen eveneens specifieke ontwikkelingen gevraagd worden om de scanprocedure aan te passen aan elk ander document waar de FOD Financiën of een andere federale administratie om vraagt. De opdracht bestaat uit een perceel. De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag. Dit is een opdracht tegen prijslijst (K.B. 15 juli 2011, art. 2, §1, 5°). Het betreft een opdracht van diensten.

S&L/DA/2016/117 6

BELANGRIJK De aanbestedende overheid verbindt er zich toe een volume van 20.500.000 te behandelen pagina’s per jaar via de software te bestellen, zonder de mogelijkheid om het niet gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor latere bestellingen tijdens een jaar, zal de aanbestedende overheid het niet gebruikte saldo kunnen overdragen naar het volgende jaar. Per pagina/document, wordt verstaan twee face (recto en verso) van een document.

2. Duur van de overeenkomst De aanbestedende overheid deelt de begindatum van de uitvoering van het contract mee in de brief ter kennisgeving van de gunning van de opdracht. Het contract wordt gesloten voor de duur van zeven (7) jaar vanaf de datum van de kennisgeving van de opdracht. Elke partij kan een einde stellen aan het contract op het einde van het vijfde en het zevende jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt:

- ofwel minstens (3) drie maanden voor het einde van het vijfde en het zevende jaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt,

- ofwel minstens (12) twaalf maanden voor het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt.

De partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan kan geen schadevergoeding eisen.

3. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.

4. Documenten van toepassing op de opdracht

4.1. Wetgeving - Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor

aanneming van werken, leveringen en diensten; - Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten

klassieke sectoren; - Koninklijk besluit van 14 januari 2013 - Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene

uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake

overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Alle wijzigingen aan de voornoemde wetten en besluiten die van kracht zijn op de dag van

de opening van de offertes.

4.2. Opdrachtdocumenten • Onderhavig bestek S&L/DA/2016/117.

S&L/DA/2016/117 7

• De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken integraal deel uit van deze opdracht. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;

• De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging

5.1. Onverenigbaarheden De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

5.2. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gesloten te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën of diens klanten, binnen de twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën of uit diens klanten, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied). Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, de wering van de offerte of de verbreking van de opdracht.

6. Vragen - Antwoorden en plaatsbezoek

6.1. Vragen - Antwoorden De aanbestedende overheid organiseert voor deze opdracht een vraag-en antwoordforum voor de inschrijvers. Dit forum wordt als volgt georganiseerd:

- potentiële inschrijvers kunnen hun vragen per e-mail overmaken aan de aanbestedende overheid op het volgende adres: [email protected] met vermelding van de referentie en het voorwerp van de opdracht, en dit ten laatste op 28/11/2016 om 16 uur.

S&L/DA/2016/117 8

Enkel de vragen die voor deze datum bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen in dit forum worden beantwoord. In bijlage 3 van dit bestek heeft de aanbestedende overheid het model voorzien dat ze de inschrijvers aanraadt te gebruiken om hun vragen te stellen. - de aanbestedende overheid plaatst alle vragen en antwoorden op de website van de FOD Financiën (website: www.financien.belgium.be, tab "Overheidsopdrachten").

Dit document zal deel uitmaken van de opdrachtdocumenten.

6.2 Bezoek aan het gebouw Het enig en verplicht bezoek aan de gebouwen zal al s volgt gebeuren:

BELANGRIJK Om deel te nemen moeten de bezoekers aan de hand van een document ondertekend door een verantwoordelijke van hun bedrijf aantonen dat ze deel uitmaken van dit bedrijf. Het bezoek zal beperkt blijven tot bepaalde verdiepingen van het gebouw. Tijdens dit bezoek wordt geen enkele vraag met betrekking tot de opdracht beantwoord. Behoudens uitdrukkelijk verbod door de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid is het gebruik van camera's en fototoestellen toegelaten. Het plaatsbezoek is verplicht, op straffe van absolute nietigheid om een offerte in te dienen. Aan het einde van het bezoek wordt aan elke inschrijver een bezoekattest overhandigd. Dit attest dient bijgevoegd te worden. Om deel te nemen aan de plaatsbezoeken wordt de kandidaat-inschrijver gevraagd ten laatste om 14 uur de dag voor het plaatsbezoek zijn intentie om deel te nemen te kennen te geven per e-mail verstuurd naar het volgende adres: [email protected] De kandidaat-inschrijver vermeldt in zijn inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximum 2) die zullen deelnemen aan het plaatsbezoek. Als onderwerp van de e-mail vermeldt hij "vernieuwing van het scanningplatform ".

Gebouwen Bezoeken

Data Uur

• Scanningcentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 bus 1 tot 3, 9050 Ledeberg

10/11/2016 14H00

• Scanningcentrum Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Gebouw A te 5100 Jambes

09/11/2016 10H00

S&L/DA/2016/117 9

C. GUNNING

1. Recht en wijze van indiening en opening van de o ffertes

1.1. Recht en wijze van indiening van de offerte In toepassing van artikel 52, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van de offertes. 1.1.1. Offertes ingediend via elektronische middelen Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ , die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden voor de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie is beschikbaar op de website: http://www.publicprocurement.be of bij de helpdesk van de dienst e-procurement op het nummer: +32 (0)2 790 52 00.) BELANGRIJK 1. Er wordt aanbevolen aan de inschrijver om zich uiterlijk de dag voor de opening van de offertes

te registreren teneinde contact te kunnen opnemen met de e-procurement helpdesk om eventuele toegangsproblemen tot de website https://eten.publicprocurement.be/ op te lossen.

2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.

1.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend Offertes die op papier worden ingediend of offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend:

S&L/DA/2016/117 10

- ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - ofwel persoonlijk aan een hierna genoemde ambtenaar van de Afdeling Aankopen; - ofwel per post Elke andere verzendingsmethode (zoals TAKSpost, exprespost, enz.) valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Een laattijdige offerte wordt echter wel aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdrachtnemer nog niet in kennis heeft gesteld van haar beslissing en de offerte per aangetekende zending werd verstuurd ten laatste op de vierde dag voor de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier , waarvan een origineel, en een exemplaar op elektronische drager (CD-ROM of USB-st ick) in pdf-formaat . In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij vermeldt in zijn offerte: het voor de virusscan gebruikte programma (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gescand en geen virus bevat. De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gesto ken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht - de referentie van het bestek: S&L/DA/2016/117 - de datum en het uur van de opening van de offertes: op 26/01/2017 om 14.30 uur Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen : - in de linkerbovenhoek: - het woord: “OFFERTE” - de referentie van het bestek: S&L/DA/2016/117 - indien de inschrijving per drager wordt ingediend, de gegevens betreffende de contactpersonen

belast met de inontvangstneming van de offertes: o OPDECAM Christine 0257/63482 o BOSMAN Heidi 0257/62865 o VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347 o WOUTERS Bart 0257/77524 o AUBRY Céline 0257/89634 o DEBANDE Michaël 0257/79775

- op de plaats waar het adres van de bestemmeling moet worden vermeld. De inschrijver die zijn offerte per drager bezorgt, moet er rekening mee houden dat het gebouw North Galaxy enkel toegankelijk is via de "bezoekersingang" aan de Koning Albert II-laan 33 - 1030 BRUSSEL en dit uitsluitend tijdens de kantooruren van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur. Als de offerte per drager wordt ingediend, kunnen enkel bovenstaande personen een ontvangstbewijs verstrekken. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.

S&L/DA/2016/117 11

De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres: 1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen van artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of de intrekking van een reeds ingediende offerte is mogelijk via elektronische middelen die voldoen aan de vereisten van artikel 52, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die naar behoren ondertekend is door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld, voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de openingszitting van de offertes toekomt alvorens hij de

zitting opent 2° en zij bevestigd wordt bij een ter post aangetekende brief, uiterlijk de dag voor de openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen geeft de aanbestedende overheid er de voorkeur aan dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

1.2. Opening van de offertes De openingszititng van de offertes vindt plaats op 26/01/2017 om 14.30 uur in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de "bezoekersingang", Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL.

2. Offertes

2.1. In de offerte te vermelden gegevens De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. Daarom wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dat het volgende bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier".

Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, Adviseur North Galaxy - Toren B4

Koning Albert II-laan 33 - bus 961 1030 BRUSSEL

S&L/DA/2016/117 12

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet aangeven welke taal er moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, met name het Nederlands of het Frans. De documenten van technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, kunnen worden opgemaakt in het Engels indien er geen vertaling van zou bestaan in de taal van de offerte, andere talen zijn niet toegelaten. Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algem ene of bijzondere verkoopsvoorwaarden , ook als deze zouden voorkomen op een of meerdere bijlagen van zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, schrappingen, toevoegingen en verbeteringen in de offerte of in de bijlagen moeten ondertekend worden (en niet geparafeerd) door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Zo niet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden uitdrukkelijk alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De volgende inlichtingen worden vermeld in de offer te: A. Het offerteformulier - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die bevoegd is/zijn om

de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte

ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop voormelde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben

ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de

Ondernemingen (voor Belgische inschrijvers). - het registratienummer bij de RSZ; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij enige

andere financiële instelling geopend heeft; - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de

inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;

- alle elementen en documenten nodig voor de evaluatie van de offertes; B. De prijsinventaris

Basis: Documentscanners voor grote volumes: - Prijs in Euro voor het ter beschikking stellen, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de

naleving van een SLA, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes voor een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis (2 te Jambes en 2 te Gent) in letters en cijfers (excl.btw).

S&L/DA/2016/117 13

- Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes voor een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis (2 te Jambes en 2 te Gent) in letters en cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA, en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);







Documentaire scanners: - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de

naleving van een SLA, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 000 te scannen pagina’s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 000 te scannen pagina’s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 50 000 gescande pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);


- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 100 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

S&L/DA/2016/117 14


Briefopeners: - Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de

naleving van een SLA, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen de naleving van een SLA, en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw);

Opleiding: - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote

volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote

volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (incl. btw); Verplichte variante Documentscanners voor grote volumes: - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling

en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent), in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent), in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

S&L/DA/2016/117 15







Documentaire scanners: - Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling

en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 000 te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 000 te scannen pagina's op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 50 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent voor gemiddelde volumes met een capaciteit van 50 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent voor gemiddelde volumes met een capaciteit van 100 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 100 000 te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);

Briefopeners:

S&L/DA/2016/117 16

- Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor het gebruik van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen, in letters en in cijfers (incl. btw);

Opleiding: - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote

volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote

volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding, in letters en in cijfers (incl. btw); Basis en verplichte variante: Software: - Prijs in EUR voor het ter beschikking stellen, de configuratie, het onderhoud van de software, en

de naleving van een SLA, het ter beschikking stellen van de hardware en de verbindingen met een capaciteit van 20,5 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en de naleving van een SLA het ter beschikking stellen van de hardware en de verbindingen met een capaciteit van 20,5 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis, in letters en in cijfers (incl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud en de naleving van een SLA van de software met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's, in letters en in cijfers (incl. btw);



S&L/DA/2016/117 17





Opleidingen: - Eenheidsprijs voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering

en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering

en automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (incl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 1 operator in het gebruik van software voor digitalisering en

automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (excl. btw); - Eenheidsprijs voor de opleiding van 1 operator in het gebruik van software voor digitalisering en

automatische gegevensherkenning, in letters en in cijfers (incl. btw); - Prijs voor de opleiding van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het

gebruik van het platform in letters en in cijfers (excl. btw) - Prijs voor de opleiding van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het

gebruik van het platform in letters en in cijfers (incl. btw) - Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de

extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten, in letters en in cijfers (excl. btw);

- Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de extractieparameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten, in letters en in cijfers (incl. btw);

Aanvullende bijstand: - Prijs in EUR voor een mandag aanvullende bijstand, in letters en in cijfers (excl. btw); - Prijs in EUR voor een mandag aanvullende bijstand, in letters en in cijfers (incl. btw);

Moet integraal en volledig ingevuld worden op straf fe van nietigheid van de offerte. C. Technisch voorstel

Het voorstel volgt de structuur van deel E "Technische voorschriften" BELANGRIJK 1.Het offerteformulier moet ingevuld, gedateerd en ondertekend worden; 2.Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd vermelden.

Ondertekening van de offerte

S&L/DA/2016/117 18

De inschrijver ondertekent de offerte en de andere bij de offerte gevoegde bijlagen (art. 82 §1 KB 15/07/2011). Betreffende de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen. Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de datum van ondertekening de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten gepubliceerd zijn (artikel 82 KB 15/07/2011). Betreffende de onderaannemers: Elk beroep op onderaannemers moet duidelijk vermeld zijn in de offerte van de inschrijver. Hij moet het type contractuele relatie beschrijven dat hem met elk van zijn onderaannemers bindt. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd, met vermelding van het deel/de delen van de opdracht die door elke onderaannemer zal/zullen worden uitgevoerd. Betreffende documenten van technische inslag Het technisch voorstel mag geen enkele administratieve indicatie en/of prijsaanduiding bevatten. Er wordt geen rekening gehouden met administratieve aanduidingen in een ander deel dan deel A of C, of met prijzen verm eld in een ander deel dan deel B. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk d e verschillen met het bestek en met de functionele behoeften. Zonder deze uitdrukkelijk e vermelding krijgt het bestek in geval van geschil voorrang.

2.2 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

3. Prijzen Het gaat om een opdracht volgens prijslijst. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier moeten in euro uitgedrukt worden. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke beoogde kosten te hebben begrepen, met uitzondering van de btw. Het gebruik van het inventarismodel in bijlage 2 is verplicht. Er zal geen rekening worden gehouden met de prijzen die elders worden vermeld.

S&L/DA/2016/117 19

4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmat igheid van de offertes – Gunningscriteria

4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het hierna vermelde toegangsrecht en de hierna vermelde selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. 4.1.1. Recht van toegang Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal hij de betrokken inschrijver vragen om, zo spoedig mogelijk en binnen de door hem vastgestelde termijn, inlichtingen of documenten te bezorgen die hem toestaan de persoonlijke situatie van de inschrijver na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium § 1 De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni

1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:

1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met

inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en

2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen,

tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.

BELANGRIJK De inschrijver of kandidaat met een professionele fiscale schuld hoger dan 3.000 euro die zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare

S&L/DA/2016/117 20

instelling word eraan herinnerd dat hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden.

§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver :

1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de

socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is 2° in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is

aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders

§ 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die

zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de socialezekerheidsbijdragen van om het even welke inschrijver

Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de

financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002

4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van

het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van deze kandidaten of inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die

een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen

S&L/DA/2016/117 21

2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich door de ondertekening van zijn offerte tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930

en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van

vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3° het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie

en collectief overleg, 1949); 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de

gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)

5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973),

alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). te respecteren.

Het niet-naleven van de hierboven vermelde conventies zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2° van de wet, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker,

S&L/DA/2016/117 22

opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijver of kandidaat zal de aanbestedende overheid, die gratis toegang heeft tot de attesten van de FOD Financiën, binnen 48 uur na de opening van de offertes overgaan tot het nakijken van de situatie van alle inschrijvers. BELANGRIJK De inschrijver of kandidaat met een professionele fiscale schuld hoger dan 3.000 euro die zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling word eraan herinnerd dat hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van een of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden. Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode voor de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. 4.1.2. Kwalitatieve selectie 4.1.2.1 Selectiecriterium betreffende de economisch e en financiële middelen van de inschrijver Om op de opdracht te kunnen inschrijven, moet de inschrijver voor elk van de laatste drie afgesloten boekjaren een gemiddeld jaarlijks omzetcijfer van minstens 200.000 euro hebben gerealiseerd met betrekking tot de implementatie van een oplossing voor digitalisering, herkenning en classificatie van documenten. (art 67,3° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De financiële gezondheid zal worden beoordeeld op basis van de bij de Nationale Bank van België ingediende goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen hebben ingediend bij de Nationale Bank van België, moeten deze niet toevoegen aan hun offerte. De aanbestedende overheid kan de documenten immers zelf raadplegen via het e-loket van de federale overheid. Inschrijvers die hun goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben ingediend, moeten deze toevoegen aan hun offerte. Die verplichting geldt ook voor recentelijk goedgekeurde jaarrekeningen die nog niet werden ingediend bij de Nationale Bank van België omdat de toegestane wettelijke termijn voor het indienen nog niet is verstreken. Voor eenmansbedrijven volstaat een door een IAB-consulent of bedrijfsrevisor opgesteld document met opgave van de activa en passiva. Dat document moet desgevallend door een erkende IAB-consulent

S&L/DA/2016/117 23

of door de bedrijfsrevisor conform worden verklaard. Het document moet de recente financiële situatie weergeven (van maximaal 6 maanden geleden, te tellen vanaf de datum van de opening van de inschrijvingen). Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een voorlopige, door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor conform verklaarde balans. Buitenlandse ondernemingen moeten eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren toevoegen aan hun offerte, of een document met opgave van de bedrijfsactiva en -passiva. Ingeval de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een voorlopige balans die conform werd verklaard door de IAB-consulent of bedrijfsrevisor, of door de persoon of instelling die deze taak op zich neemt in het betreffende land. De inschrijver dient bijlage 4 "in te vullen fiche" in te vullen. 4.1.2.2 Selectiecriterium betreffende de technische middelen van de inschrijver De inschrijver duidt het deel van de opdracht aan dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming zal geven. Hij zal de diensten die hij in onderaanneming zal geven alsook de naam en gegevens van deze onderaannemer(s) vermelden. De inschrijver dient bijlage 4 "in te vullen fiche" in te vullen.

4.2. Conformiteit van de offertes met de regelgevin g De offertes van de geselecteerde kandidaten zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, overeenkomstig artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en de bepalingen van dit bijzonder dit bestek. Onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de onderstaande criteria van gunning.

4.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. 4.3.1. Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest interessante offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende criteria:

Gunningscriteria Punten 1. Prijs 70

S&L/DA/2016/117 24

2. Implementatie van het nieuwe platform 30 Totaal 100

4.3.2. Methode om de beste offerte te bepalen Een evaluatiecommissie bestaande uit ambtenaren en/of personeelsleden van de FOD Financiën evalueert de offertes op basis van voormelde gunningscriteria. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor beroep te doen op externe of interne deskundigen om de leden van de evaluatie bij te staan bij de evaluatie van de offertes.

1. Prijs (/70)

Het criterium 'Prijs' wordt als volgt gewogen: Voor de basis: terbeschikkingstelling van de scanners P = [P laagste / Pofferte ] x Pmax P = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten Plaagste = het bedrag van de goedkoopste regelmatige offerte Pofferte = het bedrag van de onderzochte offerte Pmax = het aantal punten dat wordt toegekend voor het criterium Prijs. De prijsformule is de volgende: P offerte = 6 x Basis documentscanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen basis scanners voor grote volumes + 6 x Basis documentaire scanners + de som van de latere bestellingen basis documentaire scanners +6 x Basis briefopeners + de som van de latere bestellingen basis briefopeners + Basis opleiding +6 x Software + de som van de latere bestellingen Software + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van een nieuwe operator + Opleiding van 6 administrateurs + Opleiding van een operator belast met wijzigingen + 6 x (200 x Aanvullende bijstand) Basis documentscanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes met een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina's (2 in Jambes en 2 in Gent); Latere bestellingen basis scanners voor grote volum es = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 - 5 - 10 en 15 miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Basis documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner met een capaciteit van 500 000 gescande pagina's in Jambes en een documentaire scanner in Gent; Latere bestellingen basis documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 - 50 - 100 000 gescande pagina's (latere bestellingen); Basis briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen;

S&L/DA/2016/117 25

Latere bestellingen basis briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de terbeschikkingstelling en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 - 1 miljoen enveloppen (latere bestellingen); Basis opleiding = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding; Software = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en het ter beschikking stellen van de hardware en zijn verbindingen, voor een capaciteit van 20,5 miljoen gescande pagina's; Latere bestellingen van te digitaliseren documenten = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software met een capaciteit van 1 - 5 - 10 - 15 miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Opleiding van 50 operatoren = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van een nieuwe operator = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 1 nieuwe operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van 6 administrateurs = Prijs excl. btw voor de vorming van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het platform in letters en in cijfers Opleiding van een operator belast met wijzigingen = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de parameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten; Aanvullende bijstand = Prijs excl. btw (in EUR) voor een mandag aanvullende bijstand. Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen. Voor de variante: aankoop van de scanners P = [P laagste / Pofferte ] x Pmax P = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten Plaagste = het bedrag van de goedkoopste regelmatige offerte Pofferte = het bedrag van de onderzochte offerte Pmax = het aantal punten dat wordt toegekend voor het criterium Prijs. De prijsformule is de volgende: P offerte = Variante scanners voor grote volumes + 6 x Variante onderhoud scanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud scanners voor grote volumes" + Variante documentaire scanners + 6 x Variante onderhoud documentaire scanners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud documentaire scanners" + Variante briefopeners + 6 x Variante onderhoud briefopeners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud briefopeners" + Variante opleiding + Software + de som van de latere bestellingen "Software" + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van een nieuwe operator + Opleiding van 6 administrateurs + Opleiding van een operator belast met de wijzigingen + 6 x (200 x Aanvullende bijstand) Variante scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent); Variante onderhoud scanners voor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen gescande pagina’s; Latere bestellingen "variante onderhoud" scanners v oor grote volumes = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 - 5 - 10 -15 miljoen gescande pagina's (latere bestellingen);

S&L/DA/2016/117 26

Variante documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent; Variante onderhoud documentaire scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 000 gescande pagina’s; Latere bestellingen "variante onderhoud" documentai re scanners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 – 50 – 100 000 gescande pagina's (latere bestellingen); Variante briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor het gebruik van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent; Variante onderhoud briefopeners = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen; Latere bestellingen "variante onderhoud" briefopene rs = Prijs excl. btw (in EUR) voor het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 000 - 1 miljoen enveloppen (latere bestellingen); Variante opleiding = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentscanners buiten de basisopleiding; Software = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software voor een capaciteit van 20,5 miljoen gescande pagina’s; Latere bestellingen van te digitaliseren documenten = Prijs excl. btw (in EUR) voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software met een capaciteit van 1 - 5 - 10 - 15 miljoen gescande pagina's (latere bestellingen); Opleiding van 50 operatoren = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van een nieuwe operator = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van 1 nieuwe operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning; Opleiding van 6 administrateurs = Prijs excl. btw (in EUR) voor de vorming van 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het platform in letters en in cijfers; Opleiding van een operator belast met wijzigingen = Prijs excl. btw (in EUR) voor de opleiding van één operator in het aanbrengen van wijzigingen in de parameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten; Aanvullende bijstand = Prijs excl. btw (in EUR) voor een mandag aanvullende bijstand.

2. Implementatie van het nieuwe platform (/30) BELANGRIJK De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op het feit dat offertes die minder dan 15 op 30 behalen uitgesloten worden van de opdracht. De inschrijver stelt een plan voor de implementatie van het nieuwe platform voor door de methode en de uitvoeringsprocedure van de oplossing voor te leggen in een document van maximum 30 bladzijden recto, A4-formaat, in lettertype "Arial 11". Dit implementeringsplan moet het volgende behandelen: • de uitrol en inproductiestelling van de verschillende scanningketens (2 ketens voor grote volumes

en één keten voor documentaire scanning per centrum); • de uitrol en inproductiestelling van de software voor herkenning, classificatie en extractie van

gegevens met name met het oog op de implementatietermijn van elke fase;

S&L/DA/2016/117 27

• het niveau van deelname zowel van personeel van de inschrijver als van personeel van de FOD Financiën in elk stadium van het project;

• het aantal operatoren die nodig zijn om correcties en valideringen uit te voeren op de documenten waaruit gegevens worden geëxtraheerd (PB- en btw-aangiften), rekening houdend met de herkenningsgraad die de software bereikt en met het aantal operatoren die momenteel actief zijn in de centra van Gent en Jambes;

• de gebruiksvriendelijkheid van de software wat betreft de mogelijkheden die de aanbestedende overheid wordt geboden om de extractieparameters te wijzigen of de te verwerken documenten te wijzigen/uit te breiden;

• de basisopleiding die het personeel van de FOD Financiën moet krijgen om het goede verloop van het project te waarborgen;

• de kwaliteit van de optische herkenningssoftware van de karakters en hun capaciteit om de opeenvolging van karakters in de tekst te begrijpen.

• de kwaliteit van de software voor de sortering van de documenten dat toelaat om ze te begeleiden naar de goede object-store van filenet.

• De kwaliteit van de middelen voor de workflow, de tracking, de reporting en de voorgestelde monitoring.

De score wordt bekomen aan de hand van de volgende ordinale schaal: Uitgesloten Zeer slecht Uitgesloten Slecht

15 Bevredigend 20 Goed 25 Zeer goed 30 Uitstekend

4.3.3. Eindscore De eindscore wordt aan elke offerte toegekend door de behaalde punten voor de twee bovenvermelde criteria op te tellen. BELANGRIJK De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer deskundigen die geen deel uitmaken van de FOD Financiën. De meest interessante offerte is de offerte die de hoogste eindquotatie krijgt

S&L/DA/2016/117 28

D. UITVOERING

1. Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. Hierin zullen de grenzen van zijn bevoegdheden worden vermeld. De leidende ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

2. Borgtocht In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer in het bijzonder voor wat de aanpassing van het bedrag van de borgtocht betreft op basis van een forfaitair bedrag, omwille van het meerjarig karakter van de opdracht, van de mogelijkheid om deze vanaf het vijfde jaar te beëindigen en van de abnormale meerkost die de opdrachtnemer zou moeten dragen indien het bedrag dat in overweging genomen moet worden het globaal bedrag van de opdracht berekend voor de looptijd van 7 jaar zou zijn. De borgtocht van de opdracht wordt vastgelegd op 75.000 euro.

2.1. Borgtochtstelling Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van

BPostbank van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van

de Deposito-en Consignatiekas in handen van haar beheerder van de titels of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door

neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

S&L/DA/2016/117 29

4° wanneer de borgtocht een bankgarantie betreft, wordt de akte van verbintenis van de krediet- of

verzekeringsinstelling overgelegd. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling

die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een

gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de

verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornaam en het volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang van het geval. De hogervermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:

2.2. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt vrijgegeven volgens de bepalingen van artikel 33 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

3. Prijsherziening Een prijsherziening is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

� De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien. � Elk jaar vraagt de dienstverlener de prijsherziening aan door middel van een aangetekende

brief gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&CG, Afdeling Vastleggingen, Koning Albert II-laan bus 785, 1030 Brussel.

� De prijsherziening gaat in op:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Afdeling Vastleggingen

ter attentie van mevrouw MALJEAN Françoise NOGA B22 Koning Albert II-laan 33 – bus 781 – Blok B22

1030 BRUSSEL

S&L/DA/2016/117 30

o de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de o pdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de prestaties die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;

o de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de prestaties die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de prestaties die na de eerstvolgende verjaardag gepresteerd zullen worden).

� De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

+= 2.0*8,0*

00 S

SPP

waarbij P = herziene prijs P0 = initiële prijs S0 = loonindex AGORIA (alleen voor Belgische opdrachtnemers; buitenlandse opdrachtnemers moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat

� Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be

� De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

4. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende prestaties voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen schadevergoedingen die deze aan derden verschuldigd is op grond van vertraging in de uitvoering van de prestaties of het in gebreke blijven van de opdrachtnemer. De prestaties die niet beantwoorden aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden uitgevoerd overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen. Zo niet geschiedt dit door het nemen van een ambtshalve maatregel door de aanbestedende overheid op kosten en risico's van de dienstverlener, via een van de middelen van optreden vermeld in artikel 155 van het KB van 14 januari 2013. De opdrachtnemer stelt zich bovendien bloot aan boetes en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De opdrachtnemer verzekert dat alle diensten die dienen te worden uitgevoerd in het kader van de overeenkomst, worden uitgevoerd door voldoende onderlegd en kundig personeel, met inachtneming van de voorziene termijnen en begroting. De opdrachtnemer heeft dus een resultaatsverbinteni s.

S&L/DA/2016/117 31

5. Garantie In het kader van de verplichte variant, wordt er een garantieperiode voorzien voor een duur van 2 jaar die van start gaat na de technische oplevering. Gedurende de garantieperiode, zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt met name de herstelling of de correctie van de werkingsgebreken of de non-conformiteiten van het materiaal in zijn geheel. 6. Oplevering van de prestaties

6.1. Technische en voorlopige oplevering Geen enkele levering kan plaatsvinden zonder schrif telijke verwittiging minstens vier werkdagen voor de datum voorzien voor de levering. Leveringen kunnen slechts plaatsvinden op werkdagen tijdens kantooruren. 6.1.1. Scanners en briefopeners Als de basisopdracht de opdracht binnenhaalt, gebeurt de technische oplevering bij afloop van de terbeschikkingstelling, levering, installatie, indienststelling, opleiding, toepassing en naleving van de SLA, inclusief de technische ondersteuning zoals voorzien in punt 4.3.7. "Technische ondersteuning" van luik E. "Technische voorschriften" voor: • documentscanners voor grote volumes; • documentaire scanners; • briefopeners. Als de verplichte variante de opdracht binnenhaalt, gebeurt de technische oplevering bij afloop van de levering, installatie, indienststelling, opleiding, toepassing en naleving van de SLA voor:

• documentscanners voor grote volumes; • documentaire scanners ; • briefopeners.

Onderhoud van de scanners: Er wordt een gedeeltelijke voorlopige oplevering voorzien voor het deel onderhoud van de documentaire scanners en briefopeners. Deze gedeeltelijke voorlopige oplevering vindt dagelijks plaats. 6.1.2. Software Er wordt een technische oplevering voorzien bij afloop van elke fase. Er zal gecontroleerd worden of de software, de hardware en het verbindingsmateriaal conform de technische vereisten voorzien in luik E. van dit bestek zijn.

S&L/DA/2016/117 32

De controle van de goede werking, van de prestaties en andere gunningscriteria en -subcriteria; alle functies vereist in het bestek en aangekondigd in de offerte zullen worden getest. Er zal gecontroleerd worden of de documentatie geleverd werd en of alle opleidingen werden verstrekt. De controlewerkzaamheden worden als succesvol uitgevoerd beschouwd als de leveringen en ontwikkelingen beantwoorden aan de hoeveelheden en een regelmatige dienst kunnen waarborgen onder normale productieomstandigheden na hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdschema ervan worden in onderling overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan de functiemogelijkheden die in het bijzondere bestek worden gevraagd en/of die in de offerte worden aangekondigd, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe om gratis de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de voorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de technische oplevering af te kondigen. Na deze termijn behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In dit geval moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de opdrachtnemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd.

Als de controlewerkzaamheden niet succesvol uitgevoerd konden worden binnen de opgelegde termijn kan de aanbestedende overheid ofwel de ambtshalve maatregelen van artikels 47 en 155 van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken toepassen, ofwel met de opdrachtnemer bijzondere afspraken overeenkomen. Na afloop van controlewerkzaamheden die met succes werden uitgevoerd, stelt de aanbestedende overheid een proces-verbaal van technische oplevering op, dat door beide partijen ondertekend wordt.

6.2. Definitieve oplevering De definitieve oplevering wordt uitgesproken op verzoek van de leverancier op het einde van de looptijd van de opdracht. De definitieve oplevering zal worden opgetekend in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de opdrachtnemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de opdrachtnemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de oplevering toelaat.

6.3. Opleveringskosten Alle kosten die zijn verbonden met de aanvaardingstesten en met de voorlopige en de definitieve oplevering vallen ten laste van de aannemer.

7. Uitvoeringsmodaliteiten.

7.1. Uitvoeringsclausule De inschrijver verbindt zich ertoe om gedurende de volledige uitvoering van de opdracht de 8 basisconventies van de IAO na te leven, in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930

en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957)

S&L/DA/2016/117 33

2. het recht op syndicale vrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948)

3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949)

4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958)

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973),

alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet-respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

7.2. Clausule betreffende de technologische evoluti e Indien er zich voor het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software/hardware, hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor zou worden verhoogd, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

7.3. Uitvoeringstermijn

De installatie en de operationaliteit van de software moeten worden gerealiseerd binnen een termijn van minimum 6 maand en maximum 12 maand voor fase 1, van 18 maand voor fase 2, van 18 maand voor fase 3 en van 24 maand voor fase 4. De inschrijver dient in het offerteformulier het aantal maanden (per volledige maand) vermelden die hij voorziet voor de installatie, de implementatie en de operationaliteit van het nieuwe platform voor fases 1, 2, 3 en 4. De uitvoeringstermijn voor de implementatie van het nieuwe platform gebeurt volgens de volgende fasering:

Fase 1: Ten laatste binnen de 12 maand na sluiting van het contract, moet de voorgestelde oplossing toelaten alle functies en onderdelen van het scanningsysteem voor de verwerking en de inhoudsherkenning van gestructureerde en ongestructureerde documenten die momenteel met CSS verwerkt worden te vernieuwen en aan te vullen, met eenzelfde kwaliteitsniveau als de huidige oplossing, zowel op het vlak van herkenning als van extractie en classificatie van de gegevens.

Fase 2.

S&L/DA/2016/117 34

Ten laatste binnen de 18 maand na sluiting van het contract moet de te leveren oplossing toelaten alle documenten die met Dim MyScan verwerkt worden centraal te verwerken in de scanningcentra van Gent en Jambes.

Fase 3: Ten laatste binnen de 18 maand na sluiting van het contract moet de te leveren oplossing de centrale digitalisering van de documentaire registers in de scanningcentra van Gent en Jambes mogelijk maken.

Fase 4: De voorgestelde oplossing moet zorgen voor de implementatie van een systeem dat geleidelijk de inkomende post en alle documenten van de andere FOD's op een gecentraliseerde wijze verwerkt in de scanningcentra van Gent en Jambes, en dit uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing die hij van plan is te implementeren gedetailleerd beschrijven. Na afloop van de periode van 24 maand moet de oplossing in staat zijn automatisch 150 verschillende types briefformaat te verwerken, te herkennen en door te sturen zonder manuele tussenkomst van operatoren om het binnenkomende document te valideren en door te sturen. De inschrijver zal in zijn offerte ook de termijn aangeven die hij nodig acht om fasen 1 tot en met 4 uit te voeren zonder dat bovengenoemde termijnen overschreden worden.

7.4. Plaats van uitvoering en specifieke bepalingen

De diensten zullen worden uitgevoerd op de volgende adressen:

• Scanningcentrum Gent, Gaston Crommenlaan 6 bus 1 tot 3, 9050 Ledeberg

• Scanningcentrum Jambes, Avenue Prince de Liège 133 Gebouw A te 5100 Jambes

De vergaderingen van de stuurgroep zullen voornamelijk plaatsvinden in het gebouw North Galaxy Koning Albert II-laan, 33 te 1030 Brussel.

Aangezien de gepresteerde werkuren en de verplaatsingskosten voortvloeiend uit de onderhoudsoperaties integraal deel uitmaken van de te leveren diensten, mag de inschrijver deze niet factureren.

De diensten zullen tijdens hun uitvoering van dichtbij worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende dienst. De identiteit van deze afgevaardigde wordt aan de dienstverlener medegedeeld bij de aanvang van de uitvoering van de diensten.

7.5. Te respecteren normen en standaarden De uitvoeringsteams die door de opdrachtnemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, passen de methodes en de standaarden toe die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden betreffen ten minste:

• technische standaarden voor software;

S&L/DA/2016/117 35

• de methode van projectbeheer (PMFin, unieke projectmethodologie van de FOD Financiën gebaseerd op de internationaal erkende methodologie Prince2);

• levering van de documentatie • de regels voor de programmering (opmaak, codestructuur, commentaren, afspraken inzake

naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-basissen, inclusief Open Standaarden, enz.);

• de beheersregels, opgesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; • de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

Alle door de FOD Financiën gebruikte standaarden staan vermeld in een verklarend document beschikbaar op het adres: http://finances.belgium/be/fr/sur_le-spf/historique_modernisation/ict_fundamenten/ enhttp://financien.belgium.be/nl/over_over_de_fod_geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten/ Elke verwijzing naar om het even welke standaard of methodologie die in dit bestek wordt gemaakt, is afhankelijk van de exacte beschrijving in het officiële document op deze site. Alleen het tactisch comité is binnen de FOD Financiën bevoegd om standaarden en methodologieën te wijzigen of toe te voegen. Als de opdrachtnemer nood heeft aan goedkeuring van een nieuwe standaard, zal hij een verzoek moeten indienen bij het tactisch comité en zich geheel moeten onderwerpen aan diens beslissing.

7.6. Kwaliteit van de diensten Beschikbaarheid van de dienst:

Uitgezonderd de wettelijke feestdagen, moeten de applicaties doorlopend toegankelijk zijn van maandag tot vrijdag, tijdens een binnen de normale kantooruren vallende tijdsspanne, die door de inschrijver in zijn offerte wordt bepaald. De inschrijver installeert een systeem voor het beheer van incidenten via een webapplicatie. Dit systeem moet toelaten incidenten in te voeren, de behandeling ervan op te volgen en de interventie-en oplossingstermijn te beheren in het kader van de SLA.

Dringend onderhoud

De applicaties kunnen echter occasioneel1 stopgezet worden omwille van dringende onderhoudsinterventies die nodig zijn voor de goede werking ervan. Bijgevolg verbindt de dienstverlener zich er toe, in het vooruitzicht van een onderbreking van de diensten naar aanleiding van een dringend onderhoud en om de aanbestedende overheid de mogelijkheid te geven de nodige maatregelen te nemen om elke verstoring van haar activiteiten te vermijden, om volgende procedure na te leven:

Versturen van een e-mail ter attentie van …. Minstens 2 uur voor het afsluiten van het systeem.

De aanbestedende overheid aanvaardt dat de diensten max. 3 uur per maand onbeschikbaar zijn omwille van uitzonderlijk en dringend onderhoud.

1 De inschrijver dient de periodes voor het onderhoud van zijn applicatie te plannen buiten het tijdschema omschreven in het punt "Beschikbaarheid van de dienst".

S&L/DA/2016/117 36

Elke onderbreking van de diensten naar aanleiding van een onderhoud buiten de hierboven beschreven procedure wordt bestraft met eenzelfde straf als degene voorzien voor het niet-naleven van de SLA.

7.7. Onderaannemers De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden. De aanbestedende overheid eist echter wel dat de onderaannemers van de opdrachtnemers, in verhouding tot hun deelname aan de opdracht, voldoen aan de minimumeisen inzake financiële en economische draagkracht en technische en professionele bekwaamheid die de opdrachtdocumenten opleggen. In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. In volgende gevallen doet de opdrachtnemer verplicht een beroep op bepaalde onderaannemers en is het inzetten van andere onderaannemers onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid: 1° wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie gebruik heeft gemaakt van de draagkracht van bepaalde onderaannemers overeenkomstig artikel 74 van het KB klassieke sectoren; 2° wanneer de opdrachtnemer bepaalde onderaannemers in zijn offerte heeft voorgedragen overeenkomstig artikel 12 van het KB klassieke sectoren; Bij een wijziging van onderaannemer voor de offerte zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan. Het is de opdrachtnemer verboden zijn verbintenissen volledig of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan een aannemer, een leverancier of een opdrachtnemer die zich in een van de situaties bevindt voorzien in artikel 61 van het koninklijk besluit van 16 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren.

7.8. Middelen die ter beschikking worden gesteld do or de FOD Financiën De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën zal netwerkaanpassingen verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de opdrachtnemer om hen beter te laten functioneren binnen de infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur. De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dit gebruik, na aanvaarding door de leidende ambtenaar, onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de prestaties.

S&L/DA/2016/117 37

Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid.

7.9 Vertrouwelijkheid en bijzondere verbintenissen betreffende verkregen informatie Alle resultaten en verslagen die door de opdrachtnemer worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de prestaties en zijn medewerkers zijn gebonden aan een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de opdrachtnemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie:

• kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.;

• kan mondeling aan de opdrachtnemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de opdrachtnemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd;

• kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen.

De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën:

• waarvan de opdrachtnemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld;

• die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; • die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze

dan door toedoen van de opdrachtnemer; of • die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de

informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.

S&L/DA/2016/117 38

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe:

• om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld;

• om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de opdrachtnemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën. Ook indien de opdrachtnemer deze informatie, of een deel ervan, heeft gekopieerd of vastgelegd, blijft deze informatie de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de opdrachtnemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de opdrachtnemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

8. Facturatie en betaling van de prestaties Om een snelle betaling te garanderen, wordt er aan de opdrachtnemer gevraagd de PV's van de opleveringen bij de eerste opgestelde facturen te voegen (per fase). Geen enkele factuur mag worden opgemaakt vooraleer fase 1 werd gegund. De aanbestedende overheid gaat over tot betaling van een factuur mits deze regelmatig is opgesteld (met vermelding van het btw-bedrag en van het nummer van de bestelbon), volgens de volgende modaliteiten: Als de basis de opdracht binnenhaalt:

• het bedrag betreffende de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de indienststelling, de opleiding, het onderhoud van de scanners en de briefopeners en de toepassing en naleving

S&L/DA/2016/117 39

van een SLA wordt met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande pagina's/ geopende enveloppen vermenigvuldigt met de prijs van een gescande pagina/enveloppeopener , voor zover dat de technische oplevering werd toegekend.

Als de verplichte variante de opdracht binnenhaalt: • voor de aankoop van de scanners, inclusief de installatie, de indienststelling, de opleiding van

zodra de scanners en briefopeners in gebruik worden genomen, wordt heel de verschuldigde som gefactureerd bij de technische oplevering;

• het bedrag betreffende het onderhoud van de scanners en de briefopeners en de toepassing en naleving van een SLA wordt met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande pagina's/ geopende enveloppen, voor zover dat de technische oplevering werd toegekend.

In beide gevallen (de basis haalt de opdracht binnen of de verplichte variante haalt de opdracht binnen):

• de bedragen betreffende de terbeschikkingstelling van de software en het gebruik van de licenties, de terbeschikkingstelling van de hardware en de verbindingen, het onderhoud en de toepassing en naleving van een SLA worden met maandelijkse vervaldatum gefactureerd op basis van het aantal daadwerkelijk ingescande en behandelde pagina's, (voor zover de classificatie en de verwijdering met succes zijn uitgevoerd) en dat de technische oplevering werd toegekend.

• kosten van prestaties betreffende bijstand ter plaatse, opleiding (uitgezonderd de opstartopleiding) of specifieke ontwikkelingen, die gepresteerd worden na de technische oplevering van elke fase in het kader van de aanvullende bijstand, mogen gefactureerd worden van zodra de prestaties afgerond zijn.

De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij de factuur. De opdrachtnemer stuurt zijn facturen (in een exemplaar) naar het volgende adres: Op alle facturen waarvan hierboven sprake moet btw aangerekend worden en ze dienen opgesteld te worden op naam van: Deze dienst zal de facturen inscannen en opsturen naar de vereffenaars. De factuur mag ook in pdf-formaat worden gemaild naar: [email protected] Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet gestort worden op rekeningnummer.... op naam van ... te ...".Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld. BELANGRIJK De opdrachtnemer vermeldt duidelijk de uitgevoerde prestaties op de factuur.

Federale Overheidsdienst FINANCIËN

Centrale facturatiedienst Koning Albert II-laan 33 bus 788 – Blok B22

1030 BRUSSEL

S&L/DA/2016/117 40

De vereffeningsprocedure vindt plaats conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. BELANGRIJK De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangifte n in. Bijgevolg is, overeenkomstig BTW-beslissing nr. E.T. 122.360 dd. 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit het stelsel van de medecontractant , geregeld in artikel 20 van het koninklijk besluit nr.1 van 29 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, niet van toepassing op de werken, leveringen en diensten uitgevoerd in het kader van deze opdracht. Alleen correct uitgevoerde prestaties kunnen worden aangerekend. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de prestaties, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten. De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen een betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet in een afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in euro.

9. Geschillen Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zou zijn van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten stelt zich garant tegenover de aanbestedende overheid voor alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.

10. Boetes en straffen

In toepassing van artikel 9, paragraaf 4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 123 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen, omwille van het belang dat de FOD Financiën toekent aan de doorlopende verwerking van de verschillende soorten te digitaliseren documenten, met als doel hun verwerking binnen de vereiste termijn te garanderen, in het bijzonder in het kader van de fiscale wetgeving.

10.1. Straffen Als het aantal operatoren dat werkelijk nodig is voor de correctie en de validatie van documenten waarvoor extractie van de gegevens vereist is (PB-aangiftes) meer dan 5% hoger ligt dan het in de offerte vermelde aantal, wordt een forfaitaire straf toegepast van 300 euro per operator en per werkdag tijdens de periode gebruikt voor de digitalisering, de classificatie en de extractie van gegevens van gestructureerde documenten (PB-, btw-, BNI-aangiftes) na de technische oplevering van fase 1.

S&L/DA/2016/117 41

10.2. Boetes

Indien de installatie en de operationaliteit van de software niet gebeurt binnen de maximumtermijn:

- van 12 maand voor fase 1;



- en van 24 maand voor fase 4

wordt een forfaitaire boete van 10.000 € per werkdag toegepast voor fase 1, van 5.000 € voor fase 2, van 1.000 € voor fase 3 en van 1.000 € voor fase 4.

Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete van 500 euro bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.

In geval van een blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 100 € van rechtswege verschuldigd voor elk uur dat verstrijkt tussen de aangifte van het incident en het herstel van de normale situatie.

In geval van een niet-blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 500 € van rechtswege verschuldigd per werkdag te tellen vanaf het verstrijken van de in de SLA vastgelegde termijn.

De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of melding.

Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.

S&L/DA/2016/117 42

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

1. Beschrijving van de context

1.1. Context

In zijn bestuurscontract heeft de FOD Financiën zich ertoe verbonden een digitaliseringsprogramma met de naam "DIGIFIN" te lanceren. Dit programma heeft de ambitie dat er geen document op papier meer op het bureau van een medewerker belandt, wat inhoudt dat de stroom van papieren documenten moet verminderen en de uitgaande post gestandaardiseerd moet worden, wat een respons van de burger inhoudt, om deze te kunnen dematerialiseren en klasseren. In dit kader spelen de scanningcentra een belangrijke rol in de E-archivering en in de certificatie van gedematerialiseerde documenten om hun bewijskracht te garanderen. Sinds meer dan tien jaar worden er scanning- en documentherkenningsoplossing geïmplementeerd bij de FOD Financiën. Deze hebben tot doel:

• vermijden dat de informatie uit de documenten opnieuw ingevoerd moet worden; • gelijktijdig (meerdere gebruikers) toegang te hebben tot de inhoud van de documenten

(afbeeldingen) zonder de documenten te dupliceren; • vermijden dat papieren exemplaren van de documenten bewaard moeten worden; • beschikken over veiligheidskopieën.

De FOD Financiën wil de papierloze oplossingen in 'pre-scanning' modus veralgemenen, zodat ze kunnen worden gebruikt in een zeer brede context en door een maximum aantal toepassingen. Onder pre-scanning dient het volgende verstaan te worden: - de ontvangen documenten op papier of op elektronische dragers (bijvoorbeeld als bijlage bij een

e-mail) worden gedematerialiseerd bij aankomst in de organisatie; - de overeenkomstige afbeeldingen worden verzonden naar een oplossing voor elektronisch

documentbeheer; - de geëxtraheerde gegevens worden naar een verwerkingstoepassing verzonden,

"businesstoepassing" genaamd. Anderzijds wenst de FOD Financiën te evolueren in de gebruikswijze van de dematerialiseringsoplossingen. De eerste oplossingen werden ingevoerd in het kader van projecten gestuurd door de algemene administraties, wat geleid heeft tot een architectuur met talrijke interacties tussen dematerialiserings-/herkenningsfuncties en de applicaties voor de informatieverwerking. In de toekomst wenst de FOD te evolueren in de richting van een architectuur waarin de interacties beperkter zijn; de dematerialiseringsoplossingen zullen inderdaad als een dienst aangeboden worden door de Stafdienst Logistiek ten voordele van de algemene administraties en stafdiensten van de FOD Financiën en op termijn van andere FOD's.

S&L/DA/2016/117 43

1.2. Doelstellingen van de opdracht

Deze opdracht heeft als doelstelling:

• het ondersteunen van de processen met als doel de invoering van aangiftes en andere documenten ingediend door belastingplichtigen op papier te vervangen door een geautomatiseerde input, gebaseerd op scannings- en gegevensherkenningstechnieken;

• alle documenten die bij de PB-aangiftes gevoegd worden, andere btw-documenten en in de toekomst elk ander binnenkomend document te digitaliseren, sorteren, klasseren en beschikbaar te maken;

• het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen door de digitalisering van essentiële documenten in de papieren dossiers, met name, maar niet uitsluitend, in het kader van de overname van oude documenten;

• de registers te digitaliseren ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om de applicaties voor specifieke beroepen te voeden;

• alle inkomende briefwisseling te digitaliseren, ter aanvulling of ondersteuning van de reeds bestaande processen, om het digitaal dossier van de belastingplichtige aan te vullen

• de E-archivering en de certificatie van gedematerialiseerde documenten verzekeren om hun bewijskracht te garanderen conform de wet 21 jullie 2016 ten uitvoer en als aanvulling de verordening (EU) nr.910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt; en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG houdende invoeging van titel 2 in boek XII "Recht van de elektronische economie" van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht.

• de dematerialiseringsverrichtingen centraliseren in de scanningcentra van Gent en Jambes.

Het gaat er dus om de verlichting van de administratieve last van de diensten voort te zetten, de productiviteit op te drijven, de taken van de diensten te heroriënteren naar acties met een hogere toegevoegde waarde, deel te nemen aan de vereenvoudiging van de administratieve procedures, de informatie beter te delen, ze sneller toegankelijk te maken en het uniek digitaal dossier van elke belastingplichtige aan te vullen. Deze doelstellingen zijn evolutief en kunnen geheroriënteerd worden in functie van de verwerkingscapaciteiten die beschikbaar zullen worden en van het toenemend gebruik van de elektronische weg.

S&L/DA/2016/117 44

2. Architectuur van het FinScan-platform

2.1 Voorstelling

De hieronder voorgestelde globale architectuur zal als leidraad dienen in de bestudeerde aanpak.

Er zouden vier grote functionele blokken in aanmerking genomen moeten worden met de volgende functies:

• Dematerialisering: Dit blok behandelt de documenten, ongeacht hun formaat en de wijze waarop ze aankomen:

o een papieren document dat door een operator ingescand zal worden; o een e-mail bestaande uit het bericht en uit meerdere eventuele bijlagen; o een fax die binnenkomt op een server of via mailbox.

• Herkenning:

Het doel van dit blok is verschillende inlichtingen betreffende het document te extraheren door analyse- en inhoudsherkenningstechnieken op basis van de afbeelding ervan:

o het soort document (als dit nog niet gekend is), dit om het naar de volgende stap in de verwerkingsketen door te verwijzen (bijvoorbeeld voor een gespecialiseerde extractie in eerste instantie en de gepaste businessverwerking nadien). We spreken van klassering van documenten.

o een maximum aan informatie die nodig is voor de businessverwerking van het document en die we automatisch willen herkennen om manuele invoer te vermijden, aangezien deze veel middelen vraagt en een eventuele bron van fouten is. We

Dematerialisering Herkennning :

CLASSIFICATIE - EXTRACTIE

Business VERWERKING

BEHEER VAN DE DOCUMENTEN

Globale Architectuur

Vereenvoudigd overzicht

o

gegevens

Beelden

S&L/DA/2016/117 45

spreken van extractie van informatie. De extractieverrichting kan businessgegevens gebruiken om de extractie te vergemakkelijken en/of het resultaat ervan te valideren. Een oplossing voor de inhoudsherkenning van facturen zal bijvoorbeeld als input de lijst met in de firma gekende leveranciers gebruiken, om te garanderen dat de herkende informatie aangaande de leverancier wel degelijk overeenkomt met een geïdentificeerde leverancier.

• Businessverwerking: voornaamste applicatie die toelaat de handelingen van het departement in kwestie te verwerken; in het algemeen verwerkt deze applicatie gestructureerde gegevens opgeslagen in een databank (RDBMS).

• Beheer van de documenten: oplossing voor elektronisch beheer van documenten: opslag, archivering en gecontroleerde toegang tot documenten, eventueel gekoppeld aan een documentaire workflow.

De opdracht die de FOD Financiën wil toevertrouwen aan een dienstverlener betreft de blokken "dematerialisering" en "herkenning", evenals de interfaces met de andere blokken. De afbeeldingen verwerkt door het blok "Herkenning" moeten naar de oplossing voor het elektronisch beheer van documenten worden gestuurd. De geëxtraheerde informatie moet naar de businessapplicaties verstuurd worden.

2.2 Implementering en integratie in de businessappl icaties

De huidige architectuur bevat vele interacties tussen de functies dematerialisering/herkenning en de applicaties die zorgen voor de informatieverwerking, met name in het geval van de applicaties voor AAFisc.

De figuur op de volgende bladzijde illustreert deze interacties.

DEMATERIALISERING

erkenning :

CLASSIFICATIE -

EXTRACTIE

verwerking Business

- BackOffice

BEHEER VAN DE

DOCUMENTEN

Sterke interacties tussen blokken

gegevens

AFBEELDINGEN

MELDING VAN ONTVANGST VAN DE DOCUMENTEN

Directe verzending naar de gebruiker

Melding van verwerking

S&L/DA/2016/117 46

Men stelt op deze figuur vast: • dat de applicaties voor dematerialisering en inhoudsherkenning in verschillende stadia van de

verwerking informatie doorsturen naar de businessapplicaties: o bij ontvangst van de documenten: in de mate dat de ontvangst van een document door

het scanningcentrum gelijkstaat met ontvangst binnen de organisatie "FOD Financiën" en dat de ontvangstdatum van een document termijnen doet beginnen lopen voor de latere verwerking, is het belangrijk de informatie mee te delen aan de businessapplicatie, ongeacht de verwerking in de dematerialiseringsprocedure.

o in het midden van de verwerkingsprocedure o op het einde van de verwerkingsprocedure worden de herkende afbeeldingen en

gegevens naar de businessapplicatie doorgestuurd. • dat de dematerialiseringsapplicatie informatie kan doorsturen naar een verwerkingsapplicatie

van het type backoffice of rechtstreeks naar een gebruiker (bijvoorbeeld van een belastingcentrum). Een PB-aangifte voor een ander jaar dan het jaar dat verwerkt wordt, zal immers door de backoffice geweigerd worden. Deze aangifte wordt dus rechtstreeks naar een belastingambtenaar verstuurd (zonder langs de backoffice te passeren).

• dat de businessapplicatie feedback geeft aan de dematerialiserings-/herkenningsapplicatie: deze feedback is ofwel positief (eventueel met warning) ofwel negatief. In dit laatste geval worden de documenten opnieuw verwerkt (en al dan niet opnieuw ingescand).

In de toekomst wil de Stafdienst Logistiek een oplossing invoeren met een lager integratieniveau (zwakke integratie), om een dienst te bieden die toegankelijk is voor alle algemene administraties en stafdiensten (en mogelijk ook voor andere FOD dan de FOD Financiën).

In de toekomst zal de dienst die door de Stafdienst Logistiek ter beschikking wordt gesteld er dus uit bestaan om, op basis van papieren documenten, een afbeelding van goede kwaliteit en documenten

Workflow, audit en controle

Scanners centralisés

Scanners décentralisés

MFP

Boites email

Software OCR et

indexation

automatique

ou manuelle

Api voor sortering

en

gegevenscontrole FILENET

ANDERE FOD

Mailbox van de

ambtenaar Applicaties -Specifiek

beroep

Gecentrali-

seerde scanners

Gedecentraliseerde scanners

MFP

Mailboxen

Software OCR en

indexering

automatische

of manuele

S&L/DA/2016/117 47

te verstrekken die de informatie op het document zo getrouw mogelijk weergeeft, binnen een termijn en volgens kwaliteitsnormen bepaald via een SLA, afhankelijk van het soort document.

3. Beschrijving van de bestaande toestand (CSS en D im MyScan)

BELANGRIJK De inschrijver wordt eraan herinnerd dat de beschrijving van de bestaande toestand tot doel heeft hem alle nodige informatie te verstrekken zodat hij een offerte kan indienen waarin alle momenteel beschikbare functies geïntegreerd zijn en die tegelijkertijd de verwerking van documenten garandeert om er de gegevens uit te extraheren en afbeeldingen te produceren waarvan het detail en de kwaliteit gelijk zijn aan die van momenteel toegepaste oplossingen.

Vele applicaties van de FOD Financiën gebruiken dematerialiserings- en documentherkenningsoplossingen. Deze oplossingen werden ingevoerd in het kader van twee verschillende (contractuele) contexten, die overeenkomen met implementeringen van gelijkaardige functionele onderdelen in geografisch verschillende inplantingswijzen:

• Gecentraliseerde inplanting: Corporate Scanning System • Gedecentraliseerde inplanting: DIM

Samengevat kunnen deze twee oplossingen als volgt omschreven worden:

• Corporate Scanning System (CSS): Platform voor massascanning, geïmplementeerd op gespecialiseerde sites (2), met ophaling van de gegevens en overmaking aan Coperfin-applicaties, en opslag van de documenten in corporate ECM

• DIM/MyScan (Document Input Management): Algemeen platform voor ophalen van gegevens door departementale scanning (scanrooms), instelbaar per CoperFin-project.

Inzake werkorganisatie zijn er verschillende werkwijzen ingevoerd: • Pre-scanning: documenten op papier worden gedematerialiseerd van zodra ze aankomen op

de FOD Financiën. Heel de verwerking gebeurt op basis van de elektronische afbeelding van het document. Er circuleren geen papieren documenten meer binnen de organisatie (documentaire workflow).

• "Voorbereide" pre-scanning of pre-scanning met pre-indexering: bij binnenkomst op de FOD Financiën krijgen documenten voor hun dematerialisering een identificatiecode in de oplossing voor elektronisch documentenbeheer toegekend. Na dematerialisering van de gegevens worden de afbeeldingen ingevoerd in de EDB-oplossing en wordt de verwerking voortgezet op basis van de elektronische afbeelding.

• Post-scanning "day-2-day": de volledige verwerking van een document gebeurt op basis van het papieren exemplaar. Het document wordt pas ingescand op het einde van de verwerking, voornamelijk voor archiveringsdoeleinden en om de latere raadpleging door verschillende tussenkomende partijen te vergemakkelijken.

• Post-scanning "overname": idem als hierboven maar hier bevinden we ons in de context "overname uit het verleden". De documenten werden in het verleden reeds verwerkt (meerdere maanden of zelfs jaren geleden) en werden op papier opgeslagen. Op een bepaald moment wenste de FOD de archivering op papier te vervangen door een elektronische archivering (om de bewaring veilig te stellen, de nodige opslagruimte te beperken en gelijktijdige raadpleging door meerdere gebruikers toe te laten).

• De twee vormen van post-scanning gebeuren in het algemeen na een pre-indexering (in de EDB-oplossing of in de businessoplossing).

S&L/DA/2016/117 48

3.1 Contractuele contexten

Corporate Scanning System Dit geïntegreerd platform biedt de volgende functies:

• Sturing van de scanners (met gebruikersinterface voor de scanningoperatoren en verbetering van de geproduceerde afbeeldingen (in zwart-wit of in kleur).

• Verwerking van de gedigitaliseerde documenten, dit houdt in de identificatie van de documenten, de klassering van niet-gestructureerde documenten, het lezen van gestructureerde documenten (formulieren).

• Aanmaak van document- of dossierscheiders en van labels voor dozen met streepjescodes en registratie voor tracking.

• Aanmaak van de scheiders en de labels voor dozen voor alle applicaties (CSS of buiten CSS, zoals SP17, Stiron, Stirint, WF Ctx, Stipad).

• Aanmaak van PDF-bestanden op basis van de gedigitaliseerde bestanden, inclusief: o het comprimeren van de afbeeldingen, o de handtekening met het certificaat van de FOD Financiën, o de toevoeging van een header en een footer, o het aanmaken van bookmarks, o de terbeschikkingstelling van de tekst (na OCR) om een opzoeking type full-text toe te

laten. • Beheer van de gegevens-en documentenstroom tussen de verschillende onderdelen van het

CSS-platform en met de businessapplicaties van de FOD (TAKS, STIR, STIPAD,..). De volgende soorten stromen moeten ondersteund worden:

o identificatie van de ontvangen documenten (van bij ontvangst, zelfs voor hun scanning);

o gegevens in de documenten; o terugsturen van niet-bruikbare gegevens.

• Administratie van het platform: o toezicht op de stromen die op het platform passeren en het ondernemen van acties bij

technische of functionele anomalieën. o beheer van de problemen bij het scannen van de documenten, inclusief het aanmaken

van brieven voor het terugsturen van de documenten naar de externe diensten of naar de burger.

• beheer van de traceerbaarheid van de documenten die langs het platform passeren: de documenten in de dozen specificeren, deze dozen in de verschillende fasen tussen de diensten en de scanningcentra in ontvangst nemen.

• Centralisatie van de sporen (events) met interpretatie, voor bijwerking van de statussen van documenten of de aanmaak van "Scanning Issues"

• Opstellen van operationele rapporten betreffende de verwerking van de gegevens. • Directe raadpleging van documenten die langs de productieketen CSS gepasseerd zijn in

GED FileNet. Het platform “Corporate Scanning System” wordt gebruikt in het kader van verschillende oplossingen, die hieronder worden opgesomd. Een meer volledige lijst staat ter beschikking in punt "3.3 Volledige lijst van applicaties".

"KLANT" OPLOSSING AA Fisc verwerking van PB-, VVA-, DNC-aangiften en

hun bijlagen

S&L/DA/2016/117 49

AA Fisc verwerking van btw-documenten 625, 723, 725, bijlage

AA Fisc verwerking van de dossiers van grenswerknemers (DFG)

AA Fisc verwerking van permanente dossiers Fiscaliteit (BTW-VENB-PB)

AA Fisc verwerking van de BNI-aangiften AG Fisc verwerking van de BNI-dossiers AAPD verwerking van huurovereenkomsten (2

scheiders + backlog) P&O verwerking van HR-dossiers AGPR verwerking van de dossiers Inning & Invordering

Kenmerken van de oplossing

Pre/Post-scanning CSS werkt momenteel reeds volgens de twee scanningmethodes: pre-scanning en post-scanning (in modus overname) In tegenstelling tot de post-scanning is er voor de pre-scanning geen voorafgaandelijke actie in de businessapplicaties nodig betreffende de te digitaliseren documenten. Het is pas wanneer een document daadwerkelijk gedigitaliseerd en gearchiveerd wordt in de opslagruimte FileNet P8 ad hoc (hiertoe voorzien) dat de businessapplicatie ervan verwittigd wordt (via een stroom die daarnaast toelaat aan de applicatie de indexen & data mee te delen die uit het document gehaald werden) dat deze de verwerking van het document op zich neemt. Identificatie Om de binnenkomende PB-aangiftes te kunnen identificeren en na te gaan of ze wel degelijk binnen de wettelijke termijn werden ingediend, wordt de streepjescode op de belastingaangifte geflasht om deze informatie mee te kunnen delen aan de businessapplicatie.

Voorbereiding De batch is de verwerkingseenheid van de productieketen. De voorbereiding van de batches is de fase voorafgaand aan de dematerialisering van de documenten. Dit bestaat uit: (1) het groeperen van de documenten op basis van regels en procedures eigen aan de scanningorganisatie door de scanningoperatoren; (2) de toevoeging van identificatiedocumenten (schutbladen of scheiders), met streepjescode; (3) groepering van de documenten in batches naargelang de behoeften, rekening houdend met het maximum aantal bladzijden dat in de invoerbakken van de scanners ingevoerd kan worden.

Specifieke servers Het aanwezige CSS-model is vollediger dan dat van DIM Myscan (verderop in dit document uitgelegd;): het voegt twee extra diensten toe en biedt de mogelijkheid tot PDF-conversie op de centrale servers. Kortom, naast de door DIM Myscan aangeboden diensten, omvat het CSS-model ook de volgende stromen/verwerkingen:

• 1e bijkomende dienst: identificatie en lezing van de inhoud van de documenten (gestructureerd in de vorm van formulieren of scheiders) na de scanningfase.

• 2e bijkomende dienst: overdracht van beroepsspecifieke gegevens naar de applicaties voor specifieke beroepen van de FOD Financiën ( backoffice).

S&L/DA/2016/117 50

• Alternatief: omzetting van de documenten in PDF op daarvoor bestemde centrale servers. Deze bijkomende stromen gebruiken niet-genormeerde specifieke protocollen. De omvang van het CSS-project impliceert dat de omzetting van de afbeeldingen naar PDF nadien gebeurt, op krachtige en 24h/24 7d/7 beschikbare servers. Deze dienst steunt op een reeks conversieservers (momenteel 20), met de plaatsing van een broker in staat om de activering van de servers te beheren.

Principeschema (stroom): Het volgend schema geeft het nominaal geval van een gegevensstroom weer.

Figuur 1 - nominale stroom voor een lot van het CSS-domein

De batches worden gescand door scanningposten, via de software IPS (IRISPowerscan). Deze batches worden vervolgens overgemaakt aan ICP (IRISCapturePro) (fase 1) voor verwerking (herkenning, correctie, validatie)... via de interface FastLink++. Deze applicatie wordt

S&L/DA/2016/117 51

geïmplementeerd in de centrale op virtuele servers van het data center in NoGa. De toegang tot de applicatie gebeurt via lichte terminals geïnstalleerd in de CSS scanningcentra (Jambes en Gent). Bepaalde taken van de ICP-verwerking worden geautomatiseerd (import-, validatie- en exportdiensten), andere zijn manueel (controle-, correctie- en nazichtdiensten). De manuele fases worden uitgevoerd door gekwalificeerde operatoren. In deze fases worden de beroepsspecifieke gegevens geregistreerd (automatische lezing OCR/ICR2 van de afbeeldingen) en vervolgens gevalideerd en gecorrigeerd door de operatoren. Na ICP-verwerking worden de batches verder verwerkt door de module Bridge (fase 2). Deze zorgt voor de omzetting van het formaat en maakt de batches over aan CSS Middleware (fase 3) op basis van een DB-protocol met geformatteerde gegevens (XML) en overdracht van beeldbestanden. ScanFlow (een module die deel uitmaakt van CSS Middleware) is een beheerder van gegevensstromen waarvan de verwerkingseenheid eveneens de batch is. Deze onderzoekt regelmatig de nieuwe batches in de DB (fase 4) en activeert een traject voor elk van deze nieuwe loten. Dit traject omschrijft op statische wijze de diensten die gebruikt moeten worden om de verwerking van de overgemaakte gegevens te garanderen. Voor de CSS toepassingsdomeinen zijn de fasen van een traject:

• De dienst omzetting van afbeeldingen naar PDF iHQC-formaat via Caupenne (fase 5); • De dienst voor het opladen in de OS FileNet P8 via interface JCR (fase 6) om de raadpleging

door derde applicaties mogelijk te maken. • De dienst overdracht van beroepsspecifieke gegevens naar de applicaties voor specifieke

beroepen van de FOD Financiën (backoffice) via uitwisseling van berichten ad hoc (fase 7). • De dienst voor gegevenscontrole, met als doel het formaat en de samenhang van de

gegevens te valideren voor verwerking in de volgende fase van het statisch traject. Deze dienst is gebaseerd op een intern onderdeel van ScanFlow.

• De dienst voor technische archivering (fase 8), die toelaat de gegevens en een technische historiek van alle gegevens/bestanden die in de loop van de procedure verwerkt werden te bewaren.

• Bijzondere diensten voor uitzonderlijke stromen: (1) de maildienst (direct mail), (2) de automatische verzending van mails betreffende blokkerende fouten, (3) raadpleging van Filenet documenten (ScanConsult).

• De dienst voor digitalisering van de batches, die zorgt voor het genereren van de printcode afgedrukt op elk ingescand document. Deze dienst wordt momenteel gerealiseerd via een tabel in elk DB ICP-schema.

Het verloop van de procedure (fases 5 � 8) gebeurt onder controle van een geavanceerde monitoring (ScanMon) die beschikt over een operator interface en die zich baseert op de databank ScanFlow. Deze monitoring laat een precieze opvolging van de status van de verschillende stromen van batches toe (fase 9).

Gedetailleerde beschrijving van de aangeboden funct ies

Herkenning van gestructureerde documenten: PB-aangiftes. Het gebruikte PB-document is de belastingplichtigen welbekend. De eigenschappen ervan staan hieronder beschreven: Het document is een flexibel formulier met vele velden die de belastingplichtige moet invullen. In tegenstelling tot een "klassiek" formulier worden de semantiek en de synTAKSs van een veld niet bepaald door de positie van het veld in het formulier, maar door een code van 6 cijfers vermeld in het veld voor het veld met de mee te delen informatie. Zie hieronder voor een voorbeeld van beide velden.

2 OCR = Optical Character Recognition; ICR = Intelligent Character Recognition

S&L/DA/2016/117 52

De velden bestemd voor invoer van informatie (10 vakjes per informatieveld) kunnen een van de volgende types gegevens bevatten;

• Een bedrag • Een percentage • Een datum • Een volledige naam • Een aan te kruisen vakje • Aanvullende informatie in tekstvorm.

Naast de controles die op elk gegevensveld uitgevoerd dienen te worden, moeten er ook controles tussen de velden worden voorzien: bijvoorbeeld een veld is de som van meerdere andere. Velden die met elkaar in verbinding staan, mogen op gelijk welke plaats op het formulier ingevoerd worden, zolang ze maar samen met de correcte codes vermeld worden. De gegevens die doorgestuurd moeten worden, zijn beschreven in het document dat zal geleverd worden op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. De inschrijver moet aandacht besteden aan het feit dat de te herkennen en over te maken gegevens elk jaar (in meer of mindere mate) variëren, in functie van de behoeften van de klant, via de invoering van nieuwe codes of via de invoering van nieuwe aan de belastingplichtigen gevraagde informatie. De volgende tabel verstrekt de informatie die overgemaakt moet worden samen met elk document, evenals de mapping van deze informatie naar eigenschappen van het document in FileNet. <property localName="documentDate" jcrName="fin:documentDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="archivingPolicy" jcrName="fin:archivingPolicy" scope="batch" type="long"/> <property localName="mimeType" jcrName="jcr:mimeType" scope="document" type="string"/> <property localName="ownerDomain" jcrName="fin:ownerDomain" scope="document" type="string"/> <property localName="documentType" jcrName="fin:documentType" scope="document" type="string"/> <property localName="author" jcrName="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localName="period" jcrName="css:fiscalYear" scope="document" type="string"/> <property localName="noPages" jcrName="css:noPages" scope="document" type="string"/> <property localName="pageTypes" jcrName="css:pageTypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="formID" jcrName="css:idICP" scope="document" type="string"/> <property localName="office" jcrName="css:taxationOfficeNr" scope="document" type="string"/> <property localName="status" jcrName="css:status" scope="document" type="string"/> <property localName="subject" jcrName="css:mainNN" scope="document" type="string"/> <property localName="natNumPartner" jcrName="css:partnerNN" scope="document" type="string"/> <property localName="scanSystem" jcrName="fin:scanSystem" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanAppId" jcrName="fin:scanAppId" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanSite" jcrName="fin:scanSite" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanStation" jcrName="fin:scanStation" scope="batch" type="string"/>

S&L/DA/2016/117 53

<property localName="scanBatchName" jcrName="fin:scanBatchName" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanMode" jcrName="fin:scanMode" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanOperator" jcrName="fin:scanOperator" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanNrPages" jcrName="fin:scanNrPages" scope="document" type="long"/> <property localName="scanPrintCode" jcrName="fin:scanPrintCode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="scanDate" jcrName="fin:scanDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="refPrintCode" jcrName="css:refPrintCode" scope="document" type="string"/> <property localName="exSpec" jcrName="css:specialExercice" scope="document" type="string"/>

De businessapplicatie waarvoor de metadata bestemd zijn heet TAKS.

Classificatie van niet-gestructureerde documenten (bijlagen PB). Naast het aangifteformulier zelf wordt de belastingplichtige verzocht verschillende bijlagen te leveren: verzekeringsbewijzen, hypothecaire lening, bewijzen van kinderopvang,... . Deze bijlagen worden ingescand, hun type wordt automatisch herkend en het resultaat wordt gegroepeerd onder de vorm van een uniek PDF-bestand. Dit document wordt voorzien van een bookmark en elk type document wordt geïdentificeerd volgens onderstaande nomenclatuur.

Herkenning van gestructureerde documenten: PB-aangiftes.

S&L/DA/2016/117 54

Documenten nr. 625, 723 en 725 (respectievelijk de periodieke btw-aangifte, het btw-overzicht van intracommunautaire verrichten en de jaarlijkse listing van btw-plichtigen) moeten in principe elektronisch ingediend worden via de applicatie INTERVAT. Btw-document 625 Geleverd op basis van de

geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Geleverd op basis van de

geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Btw-document 723 Geleverd op basis van de


geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Btw-document 725 Geleverd op basis van de


geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Scheider voor btw-bijlagen Geleverd op basis van de

geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. Momenteel bedraagt het verwerkte volume ongeveer 100.000 formulieren (in A4-formaat);

• 5% voor document 723. • 50% voor document 625. • 45% voor document 725.

De huidige oplossing biedt dezelfde functie als degene die de oplossing voor de verwerking van PB-aangiftes biedt. De businessapplicatie waar de gegevens naartoe worden gezonden is de applicatie STIR. Het formaat van de gegevens die naar de businessapplicatie gestuurd dienen te worden wordt vastgelegd in de volgende documenten (geleverd in bijlage):

• Periodieke aangifte (625): ) Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5.

• Intracommunautaire aangifte (723): ): Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5.

• Klantenlisting (725): ): Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5. De volgende tabel verstrekt de informatie die overgemaakt moet worden samen met elk document, evenals de mapping van deze informatie naar eigenschappen van het document in FileNet. <property localName="documentDate" jcrName="fin:documentDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="archivingPolicy" jcrName="fin:archivingPolicy" scope="batch" type="long"/> <property localName="mimeType" jcrName="jcr:mimeType" scope="document" type="string"/> <property localName="ownerDomain" jcrName="fin:ownerDomain" scope="document" type="string"/> <property localName="documentType" jcrName="fin:documentType" scope="document" type="string"/> <property localName="author" jcrName="fin:author" scope="document" type="string"/> <property localName="subject" jcrName="css:declarantVATNbr" scope="document" type="string"/> <property localName="fiscalYear" jcrName="css:fiscalYear" scope="document" type="string"/> <property localName="period" jcrName="css:period" scope="document" type="string"/>

S&L/DA/2016/117 55

<property localName="periodYear" jcrName="css:periodYear" scope="document" type="string"/> <property localName="periodMonth" jcrName="css:periodMonth" scope="document" type="string"/> <property localName="periodQ1" jcrName="css:periodQuarter1" scope="document" type="boolean"/> <property localName="periodQ2" jcrName="css:periodQuarter2" scope="document" type="boolean"/> <property localName="periodQ3" jcrName="css:periodQuarter3" scope="document" type="boolean"/> <property localName="periodQ4" jcrName="css:periodQuarter4" scope="document" type="boolean"/> <property localName="pageTypes" jcrName="css:pageTypes" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="formID" jcrName="css:idICP" scope="document" type="string"/> <property localName="status" jcrName="css:status" scope="document" type="string"/> <property localName="scanSystem" jcrName="fin:scanSystem" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanAppId" jcrName="fin:scanAppId" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanSite" jcrName="fin:scanSite" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanStation" jcrName="fin:scanStation" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanBatchName" jcrName="fin:scanBatchName" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanMode" jcrName="fin:scanMode" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanOperator" jcrName="fin:scanOperator" scope="batch" type="string"/> <property localName="scanNrPages" jcrName="fin:scanNrPages" scope="document" type="long"/> <property localName="scanPrintCode" jcrName="fin:scanPrintCode" scope="document" type="string" multi="true"/> <property localName="scanDate" jcrName="fin:scanDate" scope="document" type="calendar"/> <property localName="refPrintCode" jcrName="css:refPrintCode" scope="document" type="string"/>

Verwerking van niet-gestructureerde documenten (in overnamemodus) De in het kader van het CSS-project ingevoerde oplossing wordt niet enkel gebruikt om gestructureerde formulieren (PB en BTW) te verwerken maar eveneens voor de dematerialisering van verschillende soorten dossiers:

• Dossiers van grenswerknemers • Huurovereenkomsten en plaatsbeschrijvingen • Permanente dossiers BTW/PB/VENB/RP. • Personeelsdossiers • Dossiers Inning & Invordering

Deze verschillende soorten dossiers werden gedematerialiseerd in de modus "overname van oude documenten". De werkingswijze is de volgende:

• Het aanvragende departement bereidt het geheel aan in te scannen dossiers voor. Hiervoor gebruikt het een applicatie (door de inschrijver te leveren aangezien ze deel uitmaakt van de huidige oplossing) waarin het de informatie invoert die toelaten een dossier en de verschillende documenten in dit dossier te typeren.

S&L/DA/2016/117 56

Deze informatie wordt in de vorm van scheiders (tussen de dossiers en tussen de documenten van eenzelfde dossier) afgedrukt. Deze scheiders worden ingevoegd tussen de dossiers/documenten. Als een voldoende aantal dossiers klaar is, worden ze naar het scanningcentrum (Jambes of Gent) verzonden voor dematerialisering. Onderstaande figuur illustreert deze werkwijze.

Onderstaande tabel illustreert de scheiders gebruikt voor de permanente dossiers: geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5.

"Full-text" herkenning. Er wordt een full-text herkenning uitgevoerd op alle niet-gestructureerde documenten (PB- en btw-formulieren maken hier natuurlijk geen deel van uit).

Compressie van de PDF-documenten De digitale archivering van de ingescande documenten gebruikt een formaat dat toelaat de archivering, de overdracht van de gegevens, de raadpleging en de duurzaamheid van de digitale afbeeldingen en hun integriteit te optimaliseren. De gebruikte software voor full-text herkenning produceert op basis van ingescande afbeeldingen een PDF-formaat "afbeelding + tekst" en integreert eveneens een compressietool. De bereikte compressieniveaus laten toe documenten in kleur te gebruiken met maar evenveel opslagruimte als voor zwart-wit documenten. De PDF-bestanden kunnen eveneens ondertekend worden.

Genereren van correspondentie

S&L/DA/2016/117 57

In antwoord op de vastgestelde fouten en afwijkingen is het systeem in staat brieven te genereren voor de belastingplichtigen en/of de gebruikende diensten op basis van een export van deze fouten en afwijkingen en een direct mail (module MailMerge). De procedure verschilt naargelang het gaat om gestructureerde of niet-gestructureerde documenten.

• Gestructureerde documenten: documenten die omwille van hun slechte kwaliteit niet kunnen worden ingescand of die grote tekortkomingen vertonen (blokkerende fouten) waardoor de eindvalidering van de ingevoerde data wordt verhinderd, worden teruggestuurd met een verklarende brief. Hierin worden de richtlijnen beschreven aan het adres van de gebruikende diensten of de aangevers zelf. De brief wordt via direct mail opgesteld volgens een sjabloon (template) en overeengekomen foutmeldingen. De elektronische versie van deze brief wordt gelinkt aan het betreffende document en kan worden geraadpleegd door de gebruikende diensten. Het genereren van de correspondentie gebeurt via direct mail. Merk op dat het hier gaat om een technische procedure die geen betrekking heeft op niet-identificeerbare aangiftes (aangifte zonder btw-nummer of zonder rijksregisternummer).

• Niet-gestructureerde documenten: documenten die niet kunnen ingescand worden, worden teruggestuurd naar de gebruikende diensten met een verklarende brief en richtlijnen die genomen zouden moeten worden om in aanmerking genomen te worden en, indien nodig, manueel verwerkt. Documenten die grote tekortkomingen vertonen waardoor ze niet ingescand kunnen worden, worden door de scanningoperator geïdentificeerd. Deze identificatie omvat de identificatie van het bureau dat dit schrijven heeft overgemaakt (eventueel btw- of RR-nummer, naam, adres,...) en dat op het niet-gestructureerde document vermeld staat.

De voorgestelde oplossing integreert:

• Er wordt een direct mail oplossing aangeboden om automatisch brieven te kunnen opstellen voor het terugsturen van documenten die niet ingescand kunnen worden naar de aangevers of naar de bevoegde belastingdiensten.

• Automatische genereren van de brief betreffende blokkerende fouten die als dusdanig geïdentificeerd werden tijdens de verwerking van de documenten (aangiftes,...). Deze module is gebaseerd op vooraf bepaalde modelbrieven (templates). Ze zorgt ervoor dat de brieven opgesteld worden in de taal van de aangever met overname van het adres van het bureau in kwestie.

Het doel is correspondentie bestemd voor de aangever te genereren in het kader van anomalieën in verband met de PB- en btw-aangifte. Deze brieven worden gegenereerd als er blokkerende fouten vastgesteld worden (die verdere verwerking van de aangifte op niveau van het CSS onmogelijk maken) en maken het mogelijk de aangifte terug te sturen naar de aangever of naar de betrokken dienst.

Genereren van afscheidingen tussen documenten De oplossing maakt het mogelijk om scheidingsbladen (ook "scheiders" genaamd) te genereren om eenmalige documenten als eenheid te identificeren en ze te scheiden van andere documenten van eenzelfde batch. Deze module laat toe deze scheidingsbladen te genereren voor documenten van PB-bijlagen, documenten van btw-bijlagen, voor Permanente Dossiers (PD) en subdossiers binnen deze permanente dossiers (SPB), voor Dossiers Human Resources (DHR) en hun subdossiers en voor Dossier Grenswerknemers (DFG). De aldus gegenereerde scheiders worden geparametreerd en geijkt om gemakkelijk identificeerbaar en herkenbaar te zijn door de andere onderdelen van de CSS productieketen, en dit in functie van de printer waarop ze worden afgedrukt. Er is eveneens een functie voor het afdrukken van labels voor dozen zodat archiefdozen op unieke wijze kunnen gelabeld worden tijdens het transport van een bureau naar een scanningcentrum.

S&L/DA/2016/117 58

De module bestaat in de vorm van een webapplicatie die alle functies toont voor gebruik door ver verwijderde gebruikers (bijvoorbeeld in de bureaus) of door afstandapplicaties (bijvoorbeeld SP17); deze webclient is gebaseerd op een algemene webservice. Hij heeft toegang tot informatie in de externe referentiedatabanken NPP (bijlagen PB, PD PB), BTW_SIGNA (bijlage BTW, PD BTW) en RPR (PD VENB).

Raadpleging van de door CSS in "object stores" Filenet opgeslagen documenten

• toegangscontrole van de gebruikers tot de toepassing en de verschillende object storages; • zoekopdrachten op basis van metadata; • raadpleging van de lijsten van zoekopdrachten in de vorm van tabellen en/of boomstructuren

op basis van de structuur van de dossiers/subdossiers; • raadpleging van de documenten in pdf of ander formaat (Word voor de antwoordbrieven); • raadpleging van de metadata van de documenten; • traceerbaarheid van de toegangen.

Workflow - Stroomcontrole - monitoring

• Workflow verantwoordelijk voor het beheer van de verschillende stromen en voor het goede verloop, de inrichting en de synchronisatie van de opeenvolgende uit te voeren handelingen. Deze zorgt voor een maximale beschikbaarheid en kan grote volumes aan. Daarnaast slaat hij alle bevestigingen -positief of negatief- op die geëxploiteerd kunnen worden voor de monitoring van het systeem.

• Hij is belast met de ontvangst, de organisatie en de goede uitvoering op de centrale site van de verwerkingsketen van de batches documenten die andere subsystemen genereren. Onder te verwerken "documentbatches" worden de gedigitaliseerde documenten van het gestructureerde (PB-, btw-aangiftes, etc.) en niet-gestructureerde (PB-bijlagen, etc.) type verstaan.

• Opvolging en controle van de verwerkingsfases en van de stromen tussen de verschillende onderdelen van het systeem, om zich ervan te vergewissen dat alle ingescande documenten volledig verwerkt worden. Een "audit-trail" moet toelaten alle verrichtingen te traceren en de acties en de personen die ze ondernomen hebben te identificeren.

• Monitoring om de goede uitvoering van alle verwerkingen en transfers van batches en bestanden tussen de verschillende modules van het systeem en naar de applicaties van de FOD Financiën na te gaan. Deze module maakt het mogelijk de acties te ondernemen die nodig zijn om abnormale situaties recht te zetten en/of de door de applicatie uitgebrachte alarmen op te heffen.

• Administratie in de ruime zin (opvolging, inrichting en toezicht) van de CSS-applicatie. Deze module is van het type web (toegankelijk via een standaardbrowser vanaf de post van de gebruiker). Ze geeft onder meer toegang tot een reeks boordtabellen betreffende de door de workflow verwerkte batches en tot schermen om de opsporing en de oplossing van vastgestelde anomalieën te vergemakkelijken.

• Traceerbaarheid van de documenten: o Het hierboven beschreven genereren van document- of dossier/subdossierscheiders

is de eerste fase van de traceerbaarheid van deze documenten/dossier. Als het aanmaken van scheiders, tabbladen en labels voor dozen als doel heeft de gebruiker (het verantwoordelijk bureau en het scanningcentrum) toe te laten nieuwe scheiders te genereren en/of reeds bestaande scheiders te vervangen of tabbladen (of scheiders van subdossiers) en labels voor dozen af te drukken, heeft de traceerbaarheid voor elke gegenereerde dossierscheider tot doel de opvolging en de traceerbaarheid ervan te garanderen, gedurende heel de procedure, die begint in het bureau verantwoordelijk voor de voorbereiding van dit dossier en voortgezet wordt door de verzending ervan

S&L/DA/2016/117 59

naar de scanningcentra met het oog op digitalisering, elektronische archivering en beschikbaarheid voor raadpleging.

o De functie traceerbaarheid voldoet aan deze doelstelling. • Ze maakt het via een procedure voor de flashing van dossierscheiders en van dozen mogelijk

om: � Zich ervan te vergewissen dat een dossier in een bepaalde doos zit; � Te weten welke doos welke dossiers bevat en welke dossiers in welke doos

gestopt worden; � Het traject van de dozen met dossiers te volgen, van de bureaus waar deze

dozen samengesteld en gevuld worden met dossiers tot aan de scanningcentra van Jambes en Gent waar deze dossiers gedigitaliseerd worden (via de beheerders van de gebouwen en Fleet Management).

• Centralisatie van de events: o De CSS-modules in de mogelijkheid stellen een traceerbaarheid van binnenkomende

documenten, met name PB, te leveren; o De CSS-modules in de mogelijkheid stellen een traceerbaarheid van de door de

operatoren uitgevoerde acties, met name de scanningoperatoren, te leveren; o Bepaalde operatoracties integreren in het CSS-systeem (bijvoorbeeld een "delete" van

een document); o Een "light" consolidatie van de documenten (PB, TVA, huurovereenkomsten, PB-

bijlage, btw-bijlagen...) in real time vergemakkelijken. • Rapportering: • Gestandaardiseerde rapporten leveren over de toestand van de verwerkingen en de

productie. Deze rapportering laat toe de op de verschillende niveaus gewenste informatie te bekomen, via een "drill down" en de informatie te verfijnen tot op het niveau van de sites, het jaar, de maand, de werkdag.

Bijvoorbeeld: Toepassing op het project overname van I&I-dossiers In het kader van het project overname van I&I-dossiers (CSS-context), worden de volgende events getraceerd:

• Events betreffende de dozen met in te scannen documenten

Type Event Beschrijving Noodzakelijk

(Ja/Nee)

Doos Beschikbaar De referentie van de doos werd

gecreëerd in het systeem

Ja

Doos Open De doos is open en kan dossiers

ontvangen.

Ja

Doos Afgesloten door het bureau De doos is afgesloten door het bureau

(gesloten, met dossiers erin)

Ja

Doos Geflasht door de beheerder De beheerder bevestigt de goede

ontvangst van de door het bureau

verstuurde doos

Ja

Doos Geflasht door Fleet

Management

Fleet Management bevestigt de goede

ontvangst van de door het bureau

verstuurde doos

Ja

Doos Geflasht door het

scanningcentrum

Het scanningcentrum bevestigt de

goede ontvangst van de door het

bureau verstuurde doos

Ja

S&L/DA/2016/117 60

• Events betreffende de dossiers

Soort scheider

Event Beschrijving Noodzakelijk (Ja / Nee)

Document Gegenereerd De scheider wordt gegenereerd (ofwel door het industriële GDS ofwel door het "manuele" GDS).

Ja

Document In dozen steken De scheider (met de bijhorende documenten) wordt in een doos geplaatst om vervolgens naar het scanningcentrum getransporteerd te worden.

Ja

Document Uit de doos halen De scheider (met de bijhorende documenten) wordt uit de doos gehaald

Ja

Document Opnieuw gegenereerd

De scheider wordt opnieuw gegenereerd/gedupliceerd.

nee

Document Vervangen De scheider wordt vervangen (nuttig indien de papieren scheider bij het transport beschadigd raakte en niet ingescand kan worden).

Ja

Document Ingescand De scheider (met de bijhorende documenten) wordt ingescand door het scanningcentrum.

Ja

Document Geschrapt uit IPS De scheider (met de bijhorende documenten) wordt geschrapt uit de batch in de scanningapplicatie IRISPowerscan.

Ja

Document Geïmporteerd in ICP

De scheider (met de bijhorende documenten) heeft de scanningfase achter zich en is nu aanbeland bij de fase gegevensherkenning.

Ja

Document Geschrapt uit ICP De scheider (met de bijhorende documenten) wordt geschrapt uit ICP (gegevensherkenning).

Ja

Document Schrapping uit ICP ongedaan gemaakt

De schrapping van een scheider (met de bijhorende documenten) uit ICP wordt geannuleerd en de scheider zit terug in ICP (met de bijhorende documenten).

Ja

Document Geëxporteerd uit ICP

De scheider (met de bijhorende documenten) wordt uit de module gegevensherkenning geëxporteerd naar ScanFlow.

Ja

Document Opgeslagen in CM

De scheider (met de bijhorende documenten) is aangekomen in het Content Management (FileNet), dit betekent het einde van de procedure.

Ja

Interfaces

S&L/DA/2016/117 61

Er zijn verschillende interfaces, tussen onderdelen van de oplossing of met de buitenwereld beschikbaar:

• Interface TAKS: deze interface laat toe gegevens van de PB- en VVA (voorstellen van vereenvoudigde aangifte)-aangiftes en NC-aangiftes (niet-conform) te versturen naar de applicatie TAKS.

• De databank TAKS is eveneens rechtstreeks toegankelijk voor toegang tot de gegevens van aangevers, om scheiders voor de PB-bijlagen te genereren en om bepaalde consolidatierapporten te produceren.

• Interface STIR: deze interface laat toe gegevens van de btw-documenten 625, 723 en 725 te versturen naar de applicatie STIR.

• Interface SP17: de databank SP17 is toegankelijk via ICP om de uit huurovereenkomsten geëxtraheerde gegevens te controleren.

• Interface NPP-AJ: de databank NPP-AJ is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers PB te genereren.

• Interface BTW-SIGNA: de databank BTW-SIGNA is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers BTW en scheiders voor de btw-bijlagen te genereren.

• Ze wordt eveneens gebruikt door de modules ICP en IssueLog om toegang te krijgen tot de gegevens van btw-plichtigen.

• Interface RPM-SIG: de databank RPM-SIG is toegankelijk om scheiders voor de permanente dossiers VENB en RPR te genereren

• Interface P&O: de databank P&O is toegankelijk om documenten opgeslagen in FileNet mee te delen en om scheiders voor de HR-dossiers te genereren.

• Interface FileNet 4.5: via JCR 2.0, verstrekt door de FOD Financiën, opslag of raadpleging van de ingescande documenten in de verschillende "object stores", afhankelijk van het soort documenten dat CSS ondersteunt.

• Interface Centera: het systeem voor opslag van bestanden Centera wordt gebruikt door de applicaties ScanFlow en ScanMon om de technische archieven van de documentbatches te beheren door middel van de oorspronkelijke API van Centera en in pools die door ICT/Storage ter beschikking worden gesteld. Dit systeem wordt eveneens gebruikt voor de archivering van bepaalde "file servers" als de back-ups die standaard door ICT/OPS worden uitgevoerd niet geactiveerd zijn door het te hoge aantal bestanden.

DIM - Gedecentraliseerde modus

Context

Het project "Dominique" Het project DIM volgde het project "Dominique" op. Het project Dominique werd bij aanvang als volgt omschreven:

"De Federale Overheidsdienst Financiën wenst een specifieke omgeving te creëren die toelaat digitale informatie ter beschikking te stellen via een "elektronisch dossier" inzake fiscale materies, dat bestemd zal zijn voor alle diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën. Dit gecentraliseerd systeem voor het elektronisch beheer van documenten zal de basis leggen voor een meer collaboratieve werkomgeving dan de huidige, door het gebruik van webtechnologieën. Het doel van het systeem is de efficiëntie van de ambtenaren die zich bezig houden met fiscale materies aanzienlijk te verhogen door hen een performantere en praktischer werkomgeving te bieden en de burger een betere dienstverlening te bieden door zijn dossiers beter en sneller te verwerken, met op termijn de mogelijkheid voor deze laatste om het internet als medium te gebruiken.

S&L/DA/2016/117 62

Om dit doel te bereiken voorziet het Departement de ontwikkeling en de uitvoering van een gecentraliseerd en geïntegreerd systeem voor het Elektronisch Beheer van Documenten (EDB) op al zijn Intranet- en LAN-sites".

Het project DIM Via het project DIM heeft de FOD Financiën beroep gedaan op een dienstverlener die de volgende activiteiten op zich heeft genomen:

• de iso-functionele migratie van de applicatie Dominique (maar beperkt tot de digitaliserings- en indexeringsfuncties), zoals ontwikkeld in de pilootfase van het project Dominique om het aan te passen aan de volgende voorwaarden:

o Gebruik van de tools FileNet vervolgens P8, verworven in het kader van het project "Wettelijke archivering".

o Integratie in de Coperfin-procedures en meer bepaald in de geïntegreerde projecten STIR, STIPAD en Stimer (die zich in de implementeringsfase bevinden), en van de D&A projecten.

• De migratie van de gegevens die voortkomen uit het gebruik van de pilootfase van het project Dominique in de diensten van Gent en Charleroi en die opgeslagen waren op het systeem WFM Sonora naar het platform FileNet P8.

• Een geheel aan diensten om tegemoet te komen aan de behoeften van de FOD Financiën om een optimale integratie en een optimaal gebruik te garanderen van de software voor het beheer van documenten die gekozen werd in het kader van het project wettelijke archivering. Deze moeten gebruikt worden in het kader van verschillende geïntegreerde projecten van de FOD Financiën (STIR, STIPAD, STIMER en eventuele toekomstige projecten, inclusief D&A).

• Het onderhoud van de nieuwe ontwikkelde applicaties.

Betrokken documenten De voornaamste documenten waarvan de scanning gedecentraliseerd wordt zijn:

S&L/DA/2016/117 63

In deze documenten omvat enkel de applicatie Invoices de extractie van metadata. Alle andere applicaties zijn scanningapplicaties waarbij de invoer van metadata ofwel manueel gebeurt ofwel via het inscannen van een tabblad. De afdruk van dit tabblad zorgt ervoor dat een slot wordt voorbehouden in Filenet en het opladen van het ingescande document met zijn metadata sluit de procedure in de betreffende applicatie af. De metadata gebruikt voor de indexatie van de dossiers zijn:

Client Business Domain Document NameBusiness Application

AGDP (Documentation Patrimoniale) Documentation PatrimonialeActe notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire

STIPAD

Service de conciliation fiscale Contentieux fiscal / dossiers de litige Les documents des dossiers de litigeWorkflow Contentieux

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 1 / BizTax Front-Office 2012 Cfr. STIRON Lot 1 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 2 / BTW-NP Cfr. STIRON Lot 2 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Contrôle Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON

AG Fiscalité / Sociétés STIRON Lot 3 / Fraude Cfr. STIRON Lot 3 types STIRON

AG Fiscalité Dossiers permanents TVA/IPP/ISOC/PM en day-to-day Cfr. DP Types /

Recouvrement international STIRint CLO (Central Liaison Office)

Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2)

STIRINT

Recouvrement international STIRint DLO (Direct taxation Liaison Office)

Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2)

STIRINT

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER AP (amendes pénales)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER SC (saisies et cessions)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER RV (roerende voorheffing)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER VA (versements anticipés)Briefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

STIMER

AGDP / Recouvrement non fiscal STIMER CA (créances alimentaires) Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3)

STIMER

AGDP / Sécurité Juridique eSUCC/TR (Teruggave Restitutie)

bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, zonder electr aang

eSUCC

AGDP / Sécurité Juridique eSUCC/NA (Actes de notoriété)Actes de notoriété

eSUCC

AGDP / Sécurité Juridique Baux et états des lieux en day-to-day Contrats de location, états des lieux MyRent

P&O (Personnel et Organisation) Dossiers du personnel en day-to-day Voir DHR types MyP&O

Budget et Contrôle Factures entrantes Factures entrantes SAP

AGPR (Perception et Recouvrement) Perception

Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : AttestationsRemboursementsRegistre d’attenteTaxes diversesPrécompte mobilierPrécompte professionnel Versements anticipésRetenue SPF FINANCES

AGPR (Perception et Recouvrement) Recouvrement

Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : SolvabilitéPoursuite judiciaire directe (huissier de justice)Saisie arrêt simplifiée chez un tiersDossiers judiciairesIrrécouvrable - ConcoursAssistance au recouvrement international

Gestion des débiteurs

S&L/DA/2016/117 64

CMCConfigDIM.xml Geleverd op basis van de geheimhoudingsclausule" zie bijlage 5.

Het model DIM Myscan Momenteel staan de systemen CSS en DIM Myscan los van elkaar en beschikken ze elk over hun eigen infrastructuur, zonder dat materiële elementen of software gedeeld worden. Sommige elementen zijn echter in beide systemen aanwezig (IrisPowerscan – software voor dematerialisering, Middleware).

Client Document NameFileNet Object Store

create / update

FileNet matadata

AGDP (Documentation Patrimoniale)Acte notarié, déclaration de succession, plan de géomètre, lettre, formulaire

OSSTPD update CMCConfig.DIM.xml

Service de conciliation fiscale Les documents des dossiers de litige OSCTX update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 1 types OSSTRN update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 2 types OSSTIR update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité / Sociétés Cfr. STIRON Lot 3 types OSSTCO update CMCConfig.DIM.xml

AG Fiscalité Cfr. DP Types OSDPD create CMCConfig.DIM.xml

Recouvrement international

Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (SCAC2004) (type 1), Formulieren (SCAC2004) (type 2), Ander type document (type 1), Ander type document (type 2)

OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml

Recouvrement international

Master document (type 1), Master document (type 2), Bijlagen R/V (Type 1), Bijlagen R (Type 2), Bijlagen (type 3), Bijlagen (type 4), Bijlagen (type 5), Formulieren (e-form DT) (type 1), Formulieren (e-form DT) (type 2)

OSSTIN update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscalBriefwisseling R/V (Type 1), Briefwisseling R (Type 2), Briefwisseling (type 3)

OSSTAPx update CMCConfig.DIM.xml


OSSTSCx update CMCConfig.DIM.xml


OSSTRVx update CMCConfig.DIM.xml


OSSTVAx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Recouvrement non fiscal Briefwisseling R/V (profiel 1), Briefwisseling R (profiel 2), Briefwisseling (profiel 3)

OSSTCAx update CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité Juridique

bekendheid/erfrechtverklaring, testamenten, gifte tussen echtgenoten, huwelijkscontracten, uittreksels overlijdensakte, aanvaarding/verwerping, aangiftes (oorspr & bijvoegl), boedelbeschrijving/kofferopening, lijsten 201, zonder electr aang

OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité JuridiqueActes de notoriété

OS_BAUX create CMCConfig.DIM.xml

AGDP / Sécurité Juridique Contrats de location, états des lieux OS_BAUX update CMCConfig.DIM.xml

P&O (Personnel et Organisation) Voir DHR types OSPEOR create CMCConfig.DIM.xml

Budget et Contrôle Factures entrantes OSBCG create CMCConfig.DIM.xml

AGPR (Perception et Recouvrement)

Dossiers de perception contenant les documents des catégories suivantes : AttestationsRemboursementsRegistre d’attenteTaxes diversesPrécompte mobilierPrécompte professionnel Versements anticipésRetenue SPF FINANCES

OSSTVAx create+update CMCConfig.DIM.xml

AGPR (Perception et Recouvrement)

Dossiers de recouvrement contenant les documents des catégories suivantes (cfr. REC types) : SolvabilitéPoursuite judiciaire directe (huissier de justice)Saisie arrêt simplifiée chez un tiersDossiers judiciairesIrrécouvrable - ConcoursAssistance au recouvrement international

OSSTCAx create+update CMCConfig.DIM.xmL30l

S&L/DA/2016/117 65

Werkingswijze: Pre- of post-scanning MyScan kan volgens 3 scanningscenario's werken:

• Prescanning; • Postscanning met pre-indexering in MyScan (door het genereren van scheiders); • Postscanning met pre-indexering in de applicatie CoperFin.

De oplossingen ingevoerd in het kader van het project DIM Myscan werken in het algemeen volgens het principe van Postscanning in Day-to-Day. Hieronder wordt gedetailleerde uitleg verstrekt voor het project I&I (Inning en Invordering). De werking is nagenoeg identiek voor de andere projecten. Digitalisering van dossiers / documenten op aanvraag, van het opportunistische type ("scanning on demand" via de digitaliseringsketen DIM / MyScan): als een ontvanger een I&I-dossier van een bepaalde natuurlijke of rechtspersoon nodig heeft, wordt dit dossier (dat zich op dat moment misschien in een ander bureau bevindt dat het gebruikt) gedigitaliseerd door de persoon die het op dat ogenblik in zijn bezit heeft en in elektronisch formaat ter beschikking gesteld van de ontvanger die het nodig heeft, via de applicatie DocTran. Het digitaliseringsproces bestaat uit meerdere fasen:

• Voorbereiding van het papieren dossier, dit wil zeggen: o Aanmaak van de nodige scheiders; o Invoeging van deze scheiders in het dossier, op de gewenste plaats; o Schoonmaak van het dossier, onder meer het verwijderen van verouderde, nutteloze

stukken en documenten, die niet het voorwerp van een digitalisering moeten uitmaken; o Verwijdering van nietjes, paperclips en algemene voorbereiding van het dossier

• Digitalisering van het zo voorbereide pakket in een scanroom, door middel van de applicatie

MyScan; kwaliteitscontrole van de gedigitaliseerde batch in MyScan;

• Verzending van de gedigitaliseerde batch in ScanFlow, verwerking van de batch in ScanFlow en invoering van de documenten in de FileNet Content Manager waar ze geraadpleegd kunnen worden via de DocTran applicatie.

• Na de scanning van een dossier worden de nieuwe binnenkomende documenten voor dit

dossier ingescand volgens een day-to-day procedure, eveneens via MyScan.

Deze procedure wordt hieronder geïllustreerd.

S&L/DA/2016/117 66

Momenteel krijgt de modus Post-scanning de voorkeur in DIM Myscan. Deze bestaat (samengevat) uit het voorafgaandelijk registreren van de documenten in het content management (FileNet P8) via de applicatie business ad hoc, deze registratie bestaat erin: (1) de indexen (metadata) van het document in de businessbasis van de applicatie vast te leggen, (2) een knoop te creëren in OS FileNet P8, bestemd om het documenten te hosten na digitalisering (3) een schutblad (of scheider) te maken waarop het document geïdentificeerd wordt. Na deze verrichtingen wordt het document via DIM Myscan ingescand, met als resultaat de opslag ervan in de door de businessapplicatie voorbehouden knoop.

Voorbereiding De batch is de verwerkingseenheid van de productieketen. De voorbereiding van de batches is de fase voorafgaand aan de dematerialisering van de documenten. Dit bestaat uit: (1) het groeperen van de documenten op basis van regels en procedures eigen aan de scanningorganisatie door de scanningoperatoren; (2) de toevoeging van identificatiedocumenten (schutbladen of scheiders), met streepjescode; (3) groepering van de documenten in batches naargelang de behoeften, rekening houdend met het maximum aantal bladzijden dat in de invoerbakken van de scanners ingevoerd kan worden.

S&L/DA/2016/117 67

Architectuur

Principeschema (stroom): Het volgend schema geeft het nominaal geval van een gegevensstroom weer.

Figuur 2 - Nominale stroom voor een woord Dim Mysca n

S&L/DA/2016/117 68

De loten worden gescand door scanningposten, via de software IRISPowerscan (aangepast aan de specifieke behoeften van DIM Myscan). Deze software zorgt eveneens voor de PDF-omzetting (met of zonder compressie iHQC en OCR full text, naargelang de businessbehoeften) van de ingescande documenten (via een add-on ingebouwd in de scanningpost, die de afbeeldingen in PDF omzet naar het formaat specifiek voor de bij het inscannen gekozen Myscan applicatie (set-up)). De geconverteerde batches worden vervolgens geëxporteerd naar de DIM Middleware (fase 1) via berichten ActiveMQ met de gegevens en de afbeeldingen ingezameld tijdens de scanningfase. De op deze wijze overgemaakte gegevens worden vervolgens verwerkt door DIM Middleware (fase 2), en dit per verwerkingseenheid (batch). De DIM Middleware zorgt voor de activering van een "traject". Dit traject omschrijft op statische wijze de diensten die gebruikt moeten worden om de verwerking van de overgemaakte gegevens te garanderen. Het voor de toepassingsdomeinen DIM Myscan voorziene traject passeert achtereenvolgens langs de volgende diensten:

• De dienst voor gegevenscontrole, met als doel het formaat en de samenhang van de gegevens te valideren vooraleer over te gaan de tot volgende fase (traject). Deze dienst is momenteel gebaseerd op een intern onderdeel3.

• De dienst voor het opladen van de afbeeldingen en de bijhorende indexen (metadata) in de OS4 FileNet P8 via JCR5 (fase 3) om de raadpleging door derde applicaties mogelijk te maken.

• De dienst voor technische archivering (fase 4), die toelaat een technische historiek van alle gegevens/bestanden die in de loop van de procedure verwerkt werden te bewaren. De archivering gebeurt via directe toegangen tot Centera.

Het verloop van de procedure (fase 3 � 4) gebeurt onder controle van een geavanceerde monitoring (ScanMon) die beschikt over een operator interface en die zich baseert op de databank ScanFlow. Deze monitoring laat een precieze opvolging van de status van de verschillende stromen van loten toe (fase 5).

Beschrijving van de aangeboden functies

Verwerking van niet-gestructureerde gegevens De niet-gestructureerde documenten worden voorafgegaan door een scheider (dossierscheider of documentenscheiders). De informatie op deze scheiders (barcode of andere) wordt herkend om gekoppeld te worden aan het dossier/document in kwestie.

"Full-text" herkenning. Er kan een full text herkenning uitgevoerd worden op de in DIM/MyScan ingescande documenten (bijvoorbeeld in het kader van de applicatie Workflow/Geschillen). De herkenning gebeurt op de werkpost waarmee de scanner verbonden is.

Compressie van de PDF-documenten In kleur ingescande documenten worden gecomprimeerd om hun overdracht naar het net te vergemakkelijken en de nodige opslagruimte te verminderen.

3 Deze controledienst zou eveneens beroep kunnen doen op externe actoren voor de validatie en controle van de relevantie van de gegevens (quality control). 4 OS = objects store 5 Op basis van de ICT-beginselen van de FOD Financiën gebeuren alle toegangen tot FileNet P8 via een genormeerde interface (JSR-170 = Java Content Repository)

S&L/DA/2016/117 69

Verwerking van de facturen In het kader van het project DIM/Myscan werd een oplossing voor de herkenning van de inhoud van de figuren ingevoerd. De volgende paragrafen stellen de verschillende activiteiten van de globale procedure voor:

• (A) Levering van de post, selectie, scanning en archivering van de papieren documenten. • (B) Automatische verwerking van de facturen. • (C) Verify – Manuele validatie • (D) Export en formattering van de UBL-gegevens • (E) Import SAP • (F) Vereffening van de facturen

De volgende paragrafen beschrijving de werkingswijze en de verschillende functie die in de oplossing geïmplementeerd werden.

• Levering van de post, selectie, scanning en archivering van de papieren documenten (A).

o Levering

S&L/DA/2016/117 70

• Een keer per dag wordt de post naar de dienst boekhouding gebracht.

o Selectie

• De post wordt manueel geopend door assistent-boekhouders in de buurt van het

scanningstation. Tijdens deze selectie worden enkel de "facturen" en de "herinneringsfacturen" bewaard. De duplicaten worden weggegooid omdat deze normaal gezien niet worden gebruikt. Het kan gebeuren dat sommige enveloppen bewaard moeten blijven omdat het gaat om aangetekende zendingen. In dat geval kan de enveloppe als "attachment" toegevoegd worden aan de factuur. Alle voorzieningen bestemd om de pagina's van een verzending bijeen te houden, moeten verwijderd worden voor de loten facturen ingescand worden.

o Scanning

• Alle batches met facturen worden voorbereid met specifieke scheiders om de facturen en de attachments te scheiden. Deze scheiders bestaan uit A4-bladzijden met een streepjescode.

• Elke assistent-boekhouder heeft de mogelijkheid zijn eigen facturen in te scannen met de

MyScan applicatie. Het werkstation dat de scanning mogelijk maakt wordt in het departement boekhouding geplaatst.

• Tijdens de scanningfase zorgt de operator voor de kwaliteitscontrole van de geproduceerde afbeeldingen en valideert hij de structuur van zijn lot facturen voor ze te exporteren naar IRISXtract voor verwerking.

• Archivering van de papieren documenten

• Na ingescand te zijn mogen de papieren facturen onmiddellijk in opslagdozen gestopt en gearchiveerd worden.

• Automatische verwerking van de facturen (B) De gedigitaliseerde facturen worden doorgestuurd naar de applicatie IRISXtract. De applicatie IRISXtract is opgebouwd om facturen te verwerken in een automatische interne workflow. Dankzij de geëxtraheerde gegevens kan de vereffenaarsdoelgroep van de facturen bepaald worden.

• Verify – Manuele validatie (C) Facturen die door het systeem als ongeldig worden beschouwd, worden ter beschikking gesteld van een operator, in dit geval een (of meerdere) assistent-boekhouder(s) via de module IRISXtract - Verify. Verify toont tegelijkertijd een beeld van de factuur en de automatisch geëxtraheerde gegevens op het scherm. De operator kan de niet of slecht herkende gegevens corrigeren en de regels betreffende de velden valideren (verplicht, lengte, totalen...). Enkel geldig verklaarde facturen worden uit het systeem geëxporteerd.

S&L/DA/2016/117 71

• Export en formattering van de gegevens (UBL) (D)

Als de facturen geldig zijn verklaard door het systeem of na manuele interventie en toelating, worden de afbeeldingen van de facturen naar PDF-formaat geëxporteerd en de boekhoudgegevens van de facturen worden naar XML UBL-formaat geëxporteerd. De PDF- en XML -bestanden worden enerzijds voor archivering naar Filenet FOD Financiën doorgestuurd en anderzijds naar SAP (FOD - Budget & Controle) voor pre-codering in SAP. De PDF-en UBL-bestanden worden enkel naar FileNet verzonden bij ontvangst van een feedback-bestand van FEDCOM/FOD Budget, dat een code terugstuurt dat alles in orde is. De overdracht van PDF- en XML-bestanden gebeurt via de Middleware DIM Scanflow.

• Import SAP (E) De PDF- en XML-bestanden worden in SAP geïmporteerd als geprecodeerde facturen op basis van de gegevens die uit het UBL-formaat geëxtraheerd werden.

• Vereffening van de facturen (F) De vereffenaars gebruiken de in SAP geïmporteerde facturen om de verwerking voort te zetten. De facturen komen rechtstreeks bij de vereffenaar verantwoordelijk voor de rekening terecht. De SAP + Opentext-omgeving wordt gebruikt voor de raadpleging en het tonen van de facturen. Het is niet voorzien om FileNet te gebruiken voor gewone raadplegingen, maar enkel voor het opzoeken van een document.

Het doel van deze precodering is beschikken over een equivalent voor wat de standaard transactie MIR7 doet. Digitalisering van de invorderingsdossiers

- Voor de digitalisering van de I&I-dossiers wordt een dubbele werkingsprocedure gebruikt:

• Overname van de historiek van alle I&I-dossiers in de kantoren (door massascanning via de digitaliseringsketen CSS);

• Digitalisering van dossiers / documenten op aanvraag, van het opportunistische type ("scanning on demand" via de digitaliseringsketen DIM / MyScan): als een ontvanger een I&I-dossier van een bepaalde natuurlijke of rechtspersoon nodig heeft, wordt dit dossier (dat zich op dat moment misschien in een ander bureau bevindt dat het gebruikt) gedigitaliseerd door de persoon die het op dat ogenblik in zijn bezit heeft en in elektronisch formaat ter beschikking gesteld van de ontvanger die het nodig heeft, via de applicatie DocTran.

- Dit digitaliseringsproces bestaat uit meerdere fasen:

• Voorbereiding van het papieren dossier, dit wil zeggen:

o Aanmaak van de nodige scheiders; o Invoeging van deze scheiders in het dossier, op de gewenste plaats; o Schoonmaak van het dossier, onder meer het verwijderen van verouderde,

nutteloze stukken en documenten, die niet het voorwerp van een digitalisering moeten uitmaken;

o Verwijdering van nietjes, paperclips en algemene voorbereiding van het dossier • Digitalisering van het zo voorbereide pakket in een scanroom, door middel van de

S&L/DA/2016/117 72

applicatie MyScan; kwaliteitscontrole van de gedigitaliseerde batch in MyScan;

• Verzending van de gedigitaliseerde batch in ScanFlow, verwerking van de batch in ScanFlow en invoering van de documenten in de FileNet Content Manager waar ze geraadpleegd kunnen worden via de DocTran applicatie.

- Een I&I-dossier wordt door de volgende metadata geïdentificeerd:

• Soort I&I-dossier: Inning (I) of Invordering (I); • Voorwerp van het I&I-dossier: natuurlijke persoon (NP), rechtspersoon (RP) of

natuurlijke persoon met ondernemingsnummer (NPO); • Unieke identificatiecode

o Het voornaamste RRN of RRN bis voor een natuurlijk persoon en voor een natuurlijke persoon met ondernemingsnummer;

o Ondernemingsnummer voor een rechtspersoon en voor een natuurlijke persoon met ondernemingsnummer;

• RRN partner (optioneel) voor dossiers van het type natuurlijke persoon6; • Datum van het dossier (optioneel); in het kader van de overname van de historiek van

een dossier is deze datum niet absoluut noodzakelijk [kan leeg gelaten worden]; bij de digitalisering in de day-to-day blijft dit veld optioneel)7.

- Structuur van de subdossiers

Een Inningsdossier (I) bestaat uit documenten samengebracht in een boomstructuur die een enkel niveau van subdossiers bevat:

Code Naam van het subdossier NL Naam van het subdossier FR

1 Attesten Attestations 2 Teruggaven Remboursements 3 Wachtregister Registre d’attente 4 Diverse taksen Taxes diverses 6 Roerende voorheffing Précompte mobilier 6 Bedrijfsvoorheffing Précompte professionnel 7 Voorafbetalingen Versements anticipés 8. Inhoudingen FOD FIN Retenue SPF FINANCES

Een Invorderingsdossier (I) bestaat uit documenten samengebracht in een boomstructuur die twee niveaus van subdossiers bevat:

6 Sommige documenten van een I&I-dossier kunnen een van de twee of beide natuurlijke personen betreffen waarop het dossier betrekking heeft. 7 Het kan gaan om de openingsdatum van het dossier, om de datum van de eerste gebeurtenis in het dossier, om de datum van de input…

S&L/DA/2016/117 73

Code Naam van het sub -(sub -) dossier

NL Naam van het sub - (sub)dossier FR

1 Solvabiliteit Solvabilité 1.1 Huwelijksregime Régime matrimonial 1.2 Nalatenschap Succession 1.3 Belgisch Staatsblad Moniteur Belge 1.4 Onroerend Immobilier 1.5 Roerend Mobilier 1.6 Financieel Financiel 1.7 Waarborgen Garanties et cautions 1.8 Betwisting schuld Contestation dette 1.9 Vrijstelling intresten Exemption d’intérêts 1.10 Betalingsfaciliteiten Facilités de paiement 1.11 Schuldinformatie Information dette 1.12 Solvabiliteit Solvabilité 1.13 Archief solvabiliteit Archive solvabilité 2 Rechtstreekse vervolgingen

(deurwaarder) Poursuite judiciaire directe (huissier de justice)

2.1 Akten Actes 2.2 Ontlasten kosten Dispenses de coûts 2.3 Archief Rechtstreekse

vervolgingen (deurwaarder) Archive Poursuite judiciaire directe (huissier de justice)

3 Onrechtstreekse vervolgingen (fiscaal derdenbeslag)

Saisie arrêt simplifiée chez un tiers

3.1 Onrechtstreekse vervolgingen Saisie arrêt simplifiée chez un tiers 3.2 Archief Onrechtstreekse

vervolgingen Archive saisie arrêt simplifiée chez un tiers

4 Gerechtsdossiers Dossiers judiciaires 4.1 Defensieve gerechtsdossiers Dossiers judiciaires défensifs 4.2 Dagvaarding in faling,

ontbinding… Assignation en faillite, dissolution…

4.3 Dagvaarding in aansprakelijkheid Assignation en responsabilité 4.4 Acties i.v.m. onroerend goed Actions en rapport avec bien

immobilier 4.5 Archief gerechtdossiers Archive dossiers judiciaires 6 Oninbaar - Samenloop Irrécouvrable - Concours 5.1 CSR RCD 5.2 Faillissement Faillite 5.3 WCO LCE 5.4 Vereffening Liquidation 5.5 OUI SIR 5.6 V180 - Doorhaling - Annulatie V180 - Suppression - Annulation 5.7 Archief Oninbaar - Samenloop Archive irrécouvrable - Concours 6 Internationale

invorderingsbijstand Assistance au recouvrement international

6.1 Inkomende invorderingsbijstand Assistance au relèvement entrant

S&L/DA/2016/117 74

Code Naam van het sub -(sub -) dossier NL

Naam van het sub - (sub)dossier FR

6.2 Uitgaande invorderingsbijstand Assistance au relèvement sortant 6.3 Archief Internationale

invorderingsbijstand Archive Assistance au recouvrement international

Het repertorium / subrepertorium waarin een document of een geheel van documenten binnen een dossier geplaatst/opgeslagen moet worden, moet dus het voorwerp uitmaken van een metagegeven overgenomen op de documentenscheider (door de code in de 1e kolom van de twee bovenstaande tabellen te gebruiken).

De documenten worden door hun type en door twee bijkomende metadata geïdentificeerd:

• Datum van het document (optioneel);

• Artikelnummer(s) (optioneel en met meerdere waarden8). Deze twee velden worden niet gebruikt in het kader van een overname van de historiek (gedeactiveerd); ze zijn optioneel in het kader van een day-to-day digitalisering. DIM-scannings voor Stipad De scanning wordt ingedeeld in meerdere fasen, die eerst toelaten de in te scannen documenten voor te bereiden en vervolgens de scanning zelf uit te voeren: 1. Indienen van het document: Het document wordt ingediend bij de AAPD. Het wordt in ontvangst genomen door de ambtenaar. 2. Indiening van de aanvraag: Er wordt een nieuwe registratie gecreëerd in de STIPAD-applicatie. Deze zal later aangevuld worden met het ingescande document. 3 Afdruk van de streepjescode: Via de STIPAD-applicatie wordt een tabblad afgedrukt. Dit bevat een geheel aan informatie betreffende het document (metadata) en een streepjescode die tijdens de scanning gedetecteerd en geïdentificeerd zal worden. 4 Voorbereiden van de in te scannen batch: De operator bereidt de in te scannen documenten voor. Aan dit document wordt een tabblad toegevoegd met de streepjescode. 5 Scanning: De operator plaatst de batch in de lader van de scanner en start de digitalisering. Hij selecteert de digitaliseringsopties die overeenkomen met de in te scannen batch. 6 Controle en handeling: De operator controleert de geldigheid van de scanning en het resultaat van de digitalisering op het scherm. Hij voert de nodige verbeteringen uit. 7 Verwerking van de batch: De operator start de verwerking van de documenten waaruit de batch bestaat. De uitgaande bestanden worden gegenereerd in functie van de omschreven parameters (formaat van het bestand, al dan niet OCR, compressie of niet...). E-succ/TR, huurcontracten/myrent, biztax, stimer volgens min of meer hetzelfde schema. De workflow Geschillen De workflow Geschillen kan als volgt opgesplitst worden:

8 Een document kan meerdere artikelnummers hebben.

S&L/DA/2016/117 75

1. Ontvangst van de geschilbrief gericht aan de gewestelijk directeur, hoofd van het bevoegde

centrum. 2. Opmaak van een document "tabblad" met alle informatie nodig voor de beoogde verwerking

van het geschil. Dit digitaal document wordt aangemaakt door de dienst "operationele ondersteuning" (het vroegere orderbureau)". Het bevat de volgende informatie

a. Het soort belasting waarvoor een geschil wordt ingediend (personenbelasting, btw, onroerende voorheffing...)

b. Rijksregisternummer of KBO-nummer waarvan de invoering leidt tot een automatische validatie van de Sitran-applicatie en het verschijnen van het officieel adres van de klager

c. Handelt de klager in eigen naam of ook in naam van zijn/haar echtgenoot/echtgenote? d. Het soort document (klacht, verzoekschrift op tegenspraak…) e. Datum van indiening van het geschil f. Soort dossier (administratief geschil, ingediend op de griffie…)

3. Dit document wordt goedgekeurd en afgedrukt. Het is de goedkeuring van dit document die het geschil tot stand doet komen.

4. De scanning van dit tabblad en de geschilbrief vormen het startdossier waaraan andere stukken toegevoegd zullen worden naarmate de procedure vordert.

5. Op het einde van de geschilprocedure worden het document, het tabblad en de bijkomende stukken die aan het geschildossier werden toegevoegd bewaard in filenet.

Samenvatting

CSS MYSCAN (DIM) Datum van de operationele lancering

Scanfin (2002) ; CSS (2009) DIM/Myscan (2008)

Sites 2 gespecialiseerde sites (Jambes & Gent)

2 à 300 lokale sites ('scanrooms’) gelegen in de buitendiensten

Volume Massascanning (200.000 bladzijden/dag)

Discrete scanning (enkele honderden pagina's /dag per site)

Types

Pre-scanning & Post-scanning

Voornamelijk post-scanning

Procedures

De belastingplichtigen sturen hun documenten (PB, btw) rechtstreeks naar het scanningcentrum via de enveloppe die hen verstrekt werd OF De businessverantwoordelijken sturen de te verwerken documenten naar de scanningcentra. Deze verzendingen gebeuren periodiek en terugkerend, en met inachtneming van zeer strikte verzendingsprocedures (voorbereiding, identificatie van de dozen, tracering van de verzendingen,...)

Ad hoc procedures door diensten (de te verwerken documenten bevinden zich in de lokale sites)

S&L/DA/2016/117 76

Operatoren

Specifiek & gespecialiseerd personeel

Personeel niet-specifiek voor de scanning

Bewaring Vernietiging van de documenten na scanning (na proefperiode) behalve in het geval van verwerking van persoonlijke dossiers. Documenten worden nooit teruggestuurd naar de verzenders na scanning.

Naargelang het geval: • Vernietiging van de

documenten na scanning (na proefperiode)

• Terugzending van de documenten naar de diensten na scanning

3.2 Overzicht van de bestaande licenties

De momenteel door de FOD Financiën gebruikte licenties voor de CSS- en DIM MyScan-domeinen staan vermeld in de tabel hieronder. Softwareproducten Beschrijvingen CSS DIM MyScan 1 IPS (IRISPowerscan) polyvalente software

voor het beheer van scanners en digitalisering

11 licenties voor een snelheid van

2 IPS (IRISPowerscan) Myscan

polyvalente software voor het beheer van scanners en digitalisering

Licentie site (buiten CSS)

3 IRISCapturePro – ICP Software voor de verwerking van formulieren (verworven onder Scanfin)

xx

4 IRISCapturePro – ICP software voor de herkenning en de lezing van karakter aangevuld door een module voor de verbetering en de validatie van de gegevens – RCVE

21

6 IRISCapturePro – ICP software voor de herkenning en de lezing van karakter aangevuld door een module voor de verbetering en de validatie van de gegevens –

7

6 Kadmos herkenningsmotor 6 7 Recostar herkenningsmotor 6 8. Caupenne / PDF Server

(iHQC unlimited / multi CPU)

OCR-software full text en compressie van PDF-bestanden

20

S&L/DA/2016/117 77

12 IRISXtract Software voor de extractie van gegevens in facturen

1 licentie voor de verwerking van 70.000 facturen per jaar

3.3 Volledige lijst van applicaties

Op de volgende pagina's is een lijst van de verschillende applicatie waarvoor documenten gedematerialiseerd worden, de ermee geassocieerde contractuele context en de werkingswijze.

78

Klant Domein Business

toepassing Context Dematerialis

ering Automatische extractie

Werking

AG Fiscaliteit / Particulieren

Verwerking van de PB-aangiften

TAKS CSS X X Pre-scanning

AG Fiscaliteit / BTW Verwerking van de btw-aangiften

STIR CSS X X Pre-scanning

AG Fiscaliteit Verwerking van de dossiers van grenswerknemers

CSS X Post-scanning Overname

AAPD (Partrimoniumdocumentatie)

Patrimoniumdocumentatie

STIPAD DIM X Post-scanning Day-2-Day

Internationale invordering?

STIRint CLO (Central Liaison Office)

STIRINT (Systeem voor geïntegreerde verwerking en internationale invordering)

DIM X Post-Scanning Day-2-Day

Internationale invordering?

STIRint DLO (Direct taxation Liaison Office)

STIRINT (Systeem voor geïntegreerde verwerking en internationale invordering)

DIM X Post-scanning Day-2-Day

AAPD / Niet-fiscale invordering

STIMER SG (strafrechtelijke geldboetes)

STIMER DIM X Post-scanning Day-2-Day

79


STIMER IO (inbeslagnemingen en overdrachten)



STIMER RV (roerende voorheffing)



STIMER VB (voorafbetalingen)



STIMER AV (alimentatievorderingen)


Fiscale bemiddelingsdienst

Fiscale geschillen / geschillendossiers

Workflow Geschillen


AG Fiscaliteit / Vennootschappen

STIRON Perceel 1 / BizTax Front-Office 2012

STIRON DIM X Post-scanning Day-2-Day


STIRON Perceel 2 / BTW-NP



STIRON Perceel 3 / Controle



STIRON Perceel 3 / Fraude



eSUCC/TR (Teruggave Restitutie)

eSUCC/TR DIM X Post-scanning Day-2-Day

AAPD / Rechtszekerheid

Overname van huurcontracten en plaatsbeschrijvingen

MyRent CSS X Post-scanning Overname

AAPD / Rechtszekerheid

Huurcontracten en plaatsbeschrijvingen in day-to-day

MyRent DIM X Gemengde pre-post-scanning

AG Fiscaliteit Overname van permanente dossiers BTW/PB/ISOC/PM

/ CSS X Post-scanning Overname

AG Fiscaliteit Permanente dossiers BTW/PB/ISOC/PM/INR in day-to-day

/ DIM X Post-scanning Day-2-Day

AG Fiscaliteit INR-aangiften CSS X Pre-scanning P&O (Personeel en Organisatie)

Overname personeelsdossiers

MyP&O CSS X Post-scanning Overname

80

P&O (Personeel en Organisatie)

Personeelsdossiers in day-to-day

MyP&O DIM X Post-scanning Day-2-Day

Budget en Controle Inkomende facturen SAP DIM X X Pre-scanning Day-2-Day AAII (Inning en Invordering)

Inning Doctran DIM X Post-scanning Day-2-Day

AAII (Inning en Invordering)

Invordering Debiteurenbeheer


AAII (Inning et Invordering)

Overname dossiers Inningen

Doctran CSS X Post-scanning Overname

AAII (Inning en Invordering)

Overname van de dossiers Invorderingen

Debiteurenbeheer

CSS X Post-scanning Overname


Hypotheken Specifieke context

X Voorbereide pre-scanning (te bevestigen)

81

4. Functionele eisen en technische criteria van het FinScan platform

4.1 Context

4.1.1 Algemene omschrijving van de behoeften

De FOD Financiën wil de papierloze oplossingen en systemen voor automatische extractie van inhoud veralgemenen en deze bij voorkeur in 'pre-scanning' modus gebruiken, zodat ze kunnen worden gebruikt in een zeer brede context en door een maximum aantal toepassingen. Deze veralgemening sluit aan bij de algemene doelstellingen van het DIGIFIN-programma. Een deel van de documenten wordt reeds automatisch verwerkt via de projecten CSS en DIM MyScan, in zowel day-to-day als 'overname' modus. De FOD Financiën wil nieuwe technologische oplossingen inzetten om het aantal en de volumes verwerkte documenten te vergroten en te anticiperen op toekomstige behoeften. Pre-scanning betekent dat de ontvangen documenten op papier of op elektronische dragers (bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail) gedematerialiseerd worden bij aankomst in de organisatie. De gedematerialiseerde inhoud van de documenten wordt onderzocht om er zoveel mogelijk informatie uit te halen, zoals bijvoorbeeld: - het type document; - de identiteit van een persoon, data, bedragen, keuzes; - of de volledige inhoud van een ongestructureerd document (om een full-text zoekfunctie mogelijk

te maken in de bedrijfsfase). Vervolgens: - worden de overeenkomstige afbeeldingen naar een oplossing voor elektronisch documentbeheer

verzonden; - worden de geëxtraheerde gegevens naar een verwerkingstoepassing verzonden (doorgaans

"business toepassing" genoemd). De dematerialisering van de documenten, de herkenning van de inhoud ervan en het verbinden met de business toepassingen worden binnen de FOD ondersteund - en geleid - door de Stafdienst Logistiek, die ook de twee "Corporate Scanning" centra beheert (Jambes en Namen). De Stafdienst Logistiek is in wezen een "servicebureau" dat zijn klanten - de verschillende algemene administraties en stafdiensten van de FOD Financiën en in de toekomst eventueel andere FOD's - documentverwerkingsdiensten wil aanbieden. Deze diensten voldoen aan een vooraf goed gedefinieerde SLA, zowel in termen van verwerkingstijd als wat betreft de snelheid van dataherkenning, en omvatten het volledige proces vanaf de ontvangst en de registratie van de documenten tot de interconnectie met de business toepassingen. Om deze oplossing te implementeren, wenst de FOD in de eerste plaats gespecialiseerde apparatuur te verwerven om de dematerialisering in te voeren. Verder dient hij ook over de benodigde software en een geheel van implementatie-, onderhouds- en monitoringdiensten voor deze oplossingen te beschikken. De voorgestelde oplossing moet het huidige systeem in zijn geheel vervangen en uitbreiden en het huidige kwaliteitsniveau van de resultaten waarborgen. Het nieuwe systeem en zijn specifieke configuraties moeten gedurende de volledige duur van de overeenkomst behouden blijven.

82

Wat de architectuur betreft, moet de inschrijver verplicht zorgen voor een geïntegreerde en gecentraliseerde architectuur die de verschillende functies die momenteel beschikbaar zijn binnen CSS en Sun MYSCAN, combineert, zoals weergegeven in onderstaande figuur.

De te leveren oplossing moet het geheel van de functionaliteiten en alle onderdelen van het verwerkingssysteem via scanning en inhoudsherkenning van de huidige CSS en Dim My Scan vernieuwen en uitbreiden, zoals bepaald onder punt 3. Beschrijving van de bestaande situatie (CSS en Dim MyScan). Volgens een te bepalen fasering moeten de door Dim MyScan verwerkte documenten centraal verwerkt worden in de scanningcentra van Gent en Jambes (zie punt 4.4 Fasering). Extra functies worden gevraagd voor: - de classificatie van de inkomende post (mailroom); - de uitbreiding van de gegevensextractie naar andere types van documenten (gestructureerde en

half-gestructureerde) dan de huidige; - de interconnectie met nieuwe business toepassingen (behalve deze die reeds over een verbinding beschikken) zodat zij de geëxtraheerde gegevens kunnen ontvangen.

4.1.2 Te verwerken volumes

PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de evolutie die werd waargenomen als gevolg van de invoering van TOW, zal het aantal aangiften in de komende jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar.

83

De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: voor 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; voor 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; voor 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; voor 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn;

Btw-aangiften In 2015 werden 94.242 btw-aangiften verwerkt:

De aangiften worden aangevuld met bijlagen, die 2.047 vellen vertegenwoordigen (één vel omvat 2 bladzijden en kan zowel een A3 als een A4-formaat zijn). De btw-aangiften worden maandelijks of driemaandelijks door de aangevers ingediend. De klantenlijsten worden één keer per jaar ingediend.

Dossiers In 2015 verwerkten beide scanningcentra (CSS-systeem) 22.112.916 vellen papier voor de verschillende dossiertypes, die als volgt worden opgesplitst:

Dossiertypes Aantal vellen (1 vel = 2 bladzijden)

Grenswerknemers 137.877 HR 594.487 Permanente dossiers 19.708.999 Huurcontracten 1.671.553 TOTAAL 22.112.916

In 2015 bedroeg het aantal binnenshuis gescande vellen (DIM Myscan systeem) 4.486.980 eenheden, als volgt verdeeld over de verschillende toepassingsomgevingen:

TVA723 3.610

TVA725 41.746

TVA625 48.886

84

Dit volume is gespreid over ongeveer 250 lokale "scanrooms". Het volume is erg ongelijk gespreid over de verschillende "scanrooms" (23 stations nemen de helft van het volume voor hun rekening).

Binnenkomende post: Onderstaande tabel geeft bij benadering - bij gebrek aan nauwkeurige cijfers - de te verwerken volumes weer. De gebouwen van de FOD Financiën liggen verspreid over heel België en kunnen in drie categorieën worden ingedeeld, naargelang hun grootte. Het aantal ontvangen documenten is afhankelijk van de grootte van het gebouw.

Op jaarbasis worden in totaal 9.500.000 documenten verwerkt. Een document bestaat uit gemiddeld twee vellen. Elk document telt gemiddeld 3 pagina's (bladzijden). Het aantal te behandelen pagina's (bladzijden) bedraagt ongeveer 28,5 miljoen per jaar. Dit volume zal geleidelijk aan door de ontvangende departementen worden verwerkt, naarmate zij hun manier van werken wijzigen, zodat zij hun inkomende post op elektronische wijze in plaats van op papier kunnen ontvangen en verwerken. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing beschrijven die hij voorstelt om de binnenkomende post stapsgewijs te verwerken.

Biztax 115.993Esucc 640.747My_PO 163My_rent 611.586Stimer_AP 466.845STIMER_CA 4.785STIMER_RV 69.042STIMER_SC 402.292STIPAD_ARCH 89.944STIPAD_WORK 36.232Stirint 3.561Stirint_DLO 3.997Stiron_CTL 56.797STPD_2008_6 10STRIPAD_PLAN 3.257WF_CTX_GES 1.981.729

Nombre de bâtiments Par jour par bâtiment Par jour total

Gros bâtiments 9 682 6.136

bâtiments moyens 41 341 13.977

Petits bâtiments 140 114 15.909

Total 36.023

85

4.1.3 Infrastructuur

De FOD Financiën geeft de voorkeur aan een centralisering van zijn servers (DataCenter North Galaxy). De inschrijver dient in zijn voorstel aldus rekening te houden met dit gegeven. Hij zal uitleggen hoe de voorgestelde oplossing compatibel is met een gecentraliseerde infrastructuur, rekening houdend met de volgende punten: - de massascanning wordt uitgevoerd in de twee scanningcentra (Gent en Jambes); - de operatoren die de verbeteringen en controles op de geëxtraheerde gegevens uitvoeren,

werken ook vanuit de centra van Gent en Jambes; - alle toepassingen die rekenvermogen en/of opslagcapaciteit vereisen, moeten op de centrale

servers draaien (North Galaxy). Daarnaast dient de inschrijver ook de volgende punten toe te lichten: - de kenmerken van de servers die vereist zijn voor de goede uitvoering van de oplossing die hij

voorstelt; - de basissoftware (OS, databank, andere) die nodig is voor de goede uitvoering van de oplossing

die hij voorstelt; de belasting die zijn voorgestelde oplossing zal genereren op het netwerk van de FOD Financiën.

4.2 Beschrijving van de gevraagde functionaliteit

Het nieuwe FinScan-platform moet over de volgende functies beschikken: een scanfunctie met behulp van documentscanners voor grote volumes; een herkenningsfunctie (indeling en inhoudextractie) met behulp van software, de configuratie ervan, de volledige implementatie van het FinScan-platform en de onderhoudsdiensten; transversale functies met behulp van software, configuratiediensten, de volledige implementatie en onderhoudsdiensten.

4.2.1 Digitalisering

De FOD Financiën wenst elk van beide "Corporate Scanning" centra (Gent en Jambes) uit te rusten met: - twee voedingsstromen bestemd voor de digitalisering van de inkomende papieren documenten

(gestructureerde en ongestructureerde); - minstens één voedingsstroom bestemd voor de digitalisering van documentaire registers.

Bijkomende stromen kunnen worden ingezet in geval van nog onbekende, toekomstige behoeften.

Hiertoe wil de FOD Financiën beschikken over productiescanners voor grote volumes, documentscanners en briefopeners voor grote volumes. De aanbestedende overheid biedt de potentiële inschrijvers de mogelijkheid om de plannen van de betreffende centra op te vragen. De potentiële inschrijvers moeten hiertoe de vertrouwelijkheidsclausule in bijlage 5 van dit bes tek invullen en elektronisch versturen naar: [email protected].

86

De offerte moet verduidelijken of de ruimten waar de scanners zullen worden ondergebracht, moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden. In de offerte moet ook de grondinname van de volledige apparatuur en de vereiste connectiviteit bepaald worden. 4.2.1.1. Productiescanners voor grote volumes De productiescanners moeten absoluut voldoen aan de volgende vereisten:

• in nieuwe staat geleverd worden; • continu gevoed en gehanteerd kunnen worden door één enkele operator; • een scancapaciteit hebben tussen 15.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 300

dpi en 24.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 200 dpi bij hoge snelheid; • een optische resolutie hebben van 300 dpi en een outputresolutie in zwart-wit, kleur of

grijstinten van 150 tot 600 dpi. • documenten van verschillende formaten kunnen scannen, variërend van A3 tot A8 tot

vierluiken in dezelfde voedingsstroom (geen voorsorteren per formaat nodig); • documenten kunnen scannen van verschillende kwaliteit, met een grammage variërend van

45 tot 200 gram, van verschillende texturen, verschillend gewicht, verschillende contrasten en/of verschillende dikten in gemengde batches in dezelfde voedingsstroom, met automatische detectie van papierformaat;

• in staat zijn om niet alleen drukletters te scannen, maar ook, in de mate van het mogelijke, handschriften, barcodes, QR-codes en de meest voorkomende afkortingen en symbolen;

• geleverd worden met de besturingssoftware van de scanner; • uitgerust zijn met ergonomische besturingsmiddelen; • voorzien zijn van een invoerbak voor minstens 1.000 documenten van verschillende formaten;

het vullen van de invoerbak moet mogelijk zijn tijdens het scannen zonder dat het scanproces moet worden onderbroken;

• uitgerust zijn met een sorteersysteem voor de gescande documenten dat toelaat de volgorde tussen de binnenkomende en uitgaande documenten te garanderen;

• uitgerust zijn met een ultrasoon detectiesysteem voor meervoudige voeding over de volledige breedte van het document;

• uitgerust zijn met de volgende functies: o automatisch bijsnijden; o actief bijsnijden; o bijsturen; o beeldrotatie; o verwijderen van kleuren; o automatische detectie in geval van dubbele invoer, met geluidssignaal en stopzetting

van de scanner; o recto/verso scanning in één enkele doorvoer; o automatische detectie van enveloppen; o scanning van documenten zonder de volgorde te wijzigen;

• de volgende output-formaten mogelijk maken: JPEG, TIFF en PDF; • uitgerust zijn met een interface met de overige onderdelen van het platform; • uitgerust zijn met connectoren en andere verbindingsstukken tussen de scanners en de

bedieningsposten; • eenvoudig in gebruik zijn en een optimale ergonomie voor de operatoren bieden; • een maximaal geluidsniveau van 80 dB produceren; • uitgerust zijn met verlichting van het type LED, die de operator naar eigen goeddunken kan

in- en uitschakelen;

87

• beschikken over een controlesysteem (monitoring en statistische gegevens) dat kan geactiveerd worden door de beheerder of de operator wanneer het toestel is ingeschakeld;

• beschikken over een systeem om codes af te drukken op het gescande document; deze code wordt recto en/of verso van het gescande document gedrukt, voor of na het scannen;

• uitgerust zijn met een barcodedetectiesysteem aan de recto- en versozijde van het document;

4.2.1.2. Documentscanners De documentscanners moeten absoluut voldoen aan de onderstaande technische vereisten:

• in nieuwe staat geleverd worden; • documenten tot een formaat A0 kunnen inscannen; • documenten kunnen inscannen:

o die ingebonden zijn in registers met een minimale dikte van 10 cm en een minimaal gewicht van 10 kg. De documenten die in registers ingebonden zijn, kunnen per enkele of dubbele pagina ingescand worden;

o met afmetingen tot 800 mm x 1200 mm; o niet ingebonden (folders, kaarten, plattegronden, foto's, enz.);

• met een aanpasbare optische resolutie tot 600 dpi op A0-formaat; • kunnen scannen in zwart-wit, grijstinten en kleur; • een automatische wit- en kleurkalibratie kunnen uitvoeren; deze kalibratie moet naar

goeddunken van de operator kunnen worden uitgevoerd; • de volgende output-formaten mogelijk maken: TIFF uncompressed, JPEG2000, JPEG, PDF,

PDF Multipage; • beschikken over een documenthouder die aangepast is aan het scannen van registers en

kwetsbare, ongebonden documenten zonder dat deze schade oplopen; • beschikken over een glaswerk om de documenten vlak te strijken en reflectie en schaduwen

te vermijden. Het glas moet automatisch en manueel kunnen worden geactiveerd. Het glaswerk zal de documenten in zachtheid gladstrijken en op een veilige manier een druk uitoefenen die aangepast is aan de dikte van de documenten;

• documenten kunnen inscannen in natuurlijk omgevingslicht; • uitgerust zijn met verlichting van het type LED, die de operator naar eigen goeddunken kan

in- en uitschakelen; • uitgerust zijn met een stuursysteem (inschakeling) van de scanner per toets, muis,

toetsenbord en pedaal; • eenvoudig in gebruik zijn en een optimale ergonomie voor de operatoren bieden; • uitgerust zijn met een beeldscherm van ten minste 23 inch; • beschikken over de volgende functies:

o een voorvertoning en controle van het beeld mogelijk maken alvorens tot de scanning over te gaan;

o automatisch de documentformaten kunnen detecteren; o beelden kunnen bijsturen; o beelden kunnen bijsnijden; o de beeldkromming kunnen corrigeren; o het beeldcontrast kunnen wijzigen; o pagina's kunnen scheiden; o een deel (zone) van een document kunnen inscannen; o in- en uitzoomen; o image stichting mogelijk maken; o op een soepele manier bestanden kunnen benoemen en hernoemen, volgens de

behoeften en naamgevingsregels eigen aan de gebruikers; o scanprofielen (settings) kunnen definiëren, bijvoorbeeld per type document of project. o De software moet meertalig zijn en minstens een Franse en een Nederlandse versie

aanbieden.

88

4.2.1.3. Briefopeners voor grote volumes De briefopeners voor grote volumes moeten verplicht voldoen aan de onderstaande technische vereisten:

• in nieuwe staat geleverd worden; • enveloppen met een dikte van minimaal 1,25 cm kunnen openen; • enveloppen met een snijdiepte van minimaal 0,3 mm kunnen openen; • eenvoudig in gebruik zijn en een optimale ergonomie voor de operatoren bieden; • een openingssnelheid halen van minstens 30.000 enveloppen/uur; • voorzien zijn van een invoerbak voor minstens 250 enveloppen van verschillende formaten;

4.2.2 Herkenning (classificatie en inhoudextractie)

Het doel van de herkenning van de inhoud van een document is tweeledig: - enerzijds het bepalen van het type document; - anderzijds het distilleren van de gegevens die deze documenten bevatten (alle informatie op bijv.

een PB-aangifte of een aantal gegevens op de ongestructureerde documenten). De classificatie en de extractie moeten zo automatisch mogelijk gebeuren. Het systeem moet bovendien beschikken over een verificatie-/goedkeurings-/wijzigingsfunctie die de operator in staat stelt om in te grijpen in geval van twijfel, om zo nodig het door de software voorgestelde resultaat te corrigeren. Opgemerkt wordt dat de voorgestelde oplossing rekening moet houden met het aantal fysieke eenheden dat momenteel voor dit type van bewerkingen gebruikt wordt in de scanningcentra van Gent en Jambes, namelijk respectievelijk 32 en 18. Deze aantallen moeten ongewijzigd blijven gedurende de looptijd van deze opdracht.

4.2.2.1 Verwerking van de verschillende documenttyp es

4.2.2.1.1 Gestructureerde documenten - formulieren

PB-aangiften De te leveren software en configuratiediensten moeten hetzelfde serviceniveau en dezelfde kwaliteit bieden als het huidige systeem. Scanning: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan deze inrichtingen. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt; Automatische inhoudherkenning; Indien nodig een presentatie aan een operator voor goedkeuring/verbetering; Indien nodig een ontwerp van brief aan de belastingplichtige of de betreffende dienst; Productie en terbeschikkingstelling van de afbeeldingen en bestanden die de resultaten van de gegevensextractie bevatten. De documentlezing gebeurt met behulp van ten minste drie tekenherkenningsmotoren die elk gebaseerd zijn op verschillende maar aanvullende lees- en herkenningslogica's of een gelijkwaardige oplossing in termen van resultaten. Een "voting"-systeem maakt het inlezen gemakkelijker, verhoogt de prestaties en vermindert de handmatige interventies voor correcties en valideringen. Afhankelijk van het te verwerken document en de gehanteerde betrouwbaarheidsgraad voor de te herkennen velden en zones, worden de gegevens waarvoor het betrouwbaarheidsniveau

89

onvoldoende is, onderworpen aan een proces van dubbele correctie. Deze functie kan buiten werking worden gesteld wanneer de valideringsregels die elk te interpreteren veld of zone omkaderen, een erg grote betrouwbaarheid en kwaliteit van de verwerkte gegevens kunnen waarborgen. De dubbele correctie zal idealiter in eerste instantie gebaseerd zijn op een correctie tijdens het scannen, zonder context van de betreffende velden, en vervolgens op een correctie met context voor de velden en zones die gedefinieerd worden als zeer gevoelig en cruciaal. De gegevens worden bovendien bevestigd door middel van technische en vaktechnische valideringsregels die ten minste betrekking hebben op: - het dataformaat (type veld, cijferzone, zone met aanvinkvakken, ….) ; - de consistentie van de velden en data (bijv. een datum moet aannemelijk zijn); - de aannemelijkheid van de gegevens onderling; - de aannemelijkheid "statistieken en standaarddeviatie" en van de "vaktechnische" regels. Als de herkende data de regels en/of gedefinieerde normen overtreden en/of het resultaat van de dubbele correctie niet identiek is, dan worden de data nagekeken door de "validerings"-operatoren. De operatoren valideren of corrigeren de herkende data op basis van het digitale beeld van het document, of "verwijderen" het document door het een bijzondere status toe te kennen (uit een lijst met waarden), zodat het in een volgende fase kan worden verwerkt (ofwel automatisch, ofwel door een supervisor, ofwel door een persoon die verantwoordelijk is op business niveau). Deze correctie en validering gebeuren met behulp van een software, die de handelingen van de operatoren begeleidt, ondersteunt en omkadert. De berichten en instructies aan de operatoren moeten, afhankelijk van de situatie, in het Frans of het Nederlands op scherm verschijnen. De documenten die omwille van hun slechte kwaliteit niet kunnen worden ingescand of die grote tekortkomingen vertonen (blokkerende fouten) waardoor de eindvalidering van de ingevoerde data wordt verhinderd, worden teruggestuurd met een verklarende brief. Hierin worden de richtlijnen beschreven aan het adres van de gebruikende diensten of de aangevers zelf. De brief wordt via mail merge opgesteld volgens een sjabloon (template) en overeengekomen foutmeldingen. De elektronische versie van deze brief gelinkt aan het betreffende document en kan ook worden geraadpleegd door de gebruikende diensten.

Btw-aangiften De te leveren software en configuratiediensten moeten hetzelfde serviceniveau en dezelfde kwaliteit bieden als het huidige systeem. De verwerking is grotendeels identiek aan de verwerking van de BP-aangiften: - Scanning: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan deze inrichtingen. De

inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. - Automatische inhoudherkenning - Indien nodig een presentatie aan een operator voor goedkeuring/verbetering; - Productie en terbeschikkingstelling van de afbeeldingen en de bestanden die de resultaten van

de gegevensextractie bevatten.

Ongestructureerde documenten

Bijlagen bij de PB-aangiften De verwerking van de bijlagen bij de PB-aangiften moet een resultaat opleveren dat ten minste even kwalitatief is als het resultaat dat met de huidige oplossing wordt bereikt, te weten een uniek

90

gebookmarkt pdf-document dat alle bijlagen omvat. De bijlagen moeten een full-text herkenning ondergaan. Het gecreëerde pdf-document moet gecomprimeerd worden om de grootte ervan te beperken.

Dossiers De te leveren software en configuratiediensten moeten hetzelfde serviceniveau en dezelfde kwaliteit bieden als het huidige systeem. In sommige gevallen zorgt de werkwijze van het huidige systeem voor problemen door de slechte kwaliteit van de gecreëerde barcodes in de verschillende lokale diensten. Dit zorgt voor een aanzienlijke verhoging van de werklast voor de operatoren. De inschrijver zal daarom een werkwijze voorstellen die hierin verschilt van de huidige oplossing. Deze werkwijze moet uiteraard compatibel zijn met de software die de inschrijver voorstelt: - Scanning: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan deze inrichtingen. De

inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt; - Automatische herkenning van de gegevens op de afscheidingsinstallaties; - Indien nodig een presentatie aan een operator voor goedkeuring/verbetering; - Productie van de afbeeldingen en bestanden die de resultaten van de gegevensextractie

bevatten.

Registers

De huidige oplossing scant de registers niet. De FOD Financiën wenst de documentaire registers, die vooral afkomstig zijn van de Algemene Administratie van Patrimoniumdocumentatie, in te scannen in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet gekend, maar de functies moeten in ieder geval de volgende handelingen mogelijk maken: Scanning: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan de inrichtingen. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt; Automatische classificatie van documenten (bepaling van het type document); Full-text herkenning.

Binnenkomende post Het huidige systeem verwerkt geen binnenkomende post. De FOD Financiën zou in de toekomst de binnenkomende post van de FOD volgens een nader te bepalen fasering willen centraliseren. De post zou dan binnenkomen en verwerkt worden in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De binnenkomende post zal eerst geopend en in batches georganiseerd worden door de operatoren en vervolgens worden ingescand. De beelden die zo gecreëerd worden, zullen door de classificatiesoftware geanalyseerd worden; het type document en de basisgegevens die op de documenten staan, zullen zo automatisch mogelijk bepaald worden (bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de afzender, de datum, de contactgegevens van de betrokken administratie, ...).

91

Bij twijfel over het documenttype zal het systeem dit aangeven en het betreffende document onderbrengen in de categorie "nader te bepalen". In de eerste bedrijfsfase van de classificatietool zal een operator/controleur systematisch de sortering en indexering van elk document controleren. In een latere fase zal hij pas tussenkomen als het systeem twijfelt. De inschrijver zal in zijn offerte de hoogst mogelijke zekerheidsgraad bepalen. De tool moet de documenten weergeven op de manier die de operator/controleur het meest doeltreffend acht. Hiertoe zal de tool elk document duidelijk labelen (in de vorm van een boomstructuur). Hierdoor kan de operator snel fouten in de tool opsporen. De operator/controleur heeft drie taken: Hij labelt de documenten die de tool niet heeft herkend of waarvoor twijfel bestaat, corrigeert de eventuele fouten van de tool en verwijdert de documenten die via interne post zijn doorgestuurd. Op basis van de informatie die zo wordt geëxtraheerd, kan de ingescande post doorgestuurd worden naar de administratie die bevoegd is voor de materie ter zake binnen de FOD Financiën. Na afloop van de periode van 24 maanden, moet de oplossing 150 verschillende soorten briefwisselingen kunnen verwerken, herkennen en automatisch doorsturen zonder dat de operatoren manueel moeten tussenkomen om het binnenkomende document te valideren en door te sturen. Dit gebeurt via ofwel een zelflerend systeem op basis van de door de operatoren uitgevoerde verbeteringen en doorverwijzingen, ofwel een herkennings- en classificatiesysteem voorzien van standaarddocumenten waaraan de documenten getoetst worden.

Documenten van andere FOD's De FOD Financiën heeft in de loop van de 10 voorbije jaren een niet onbelangrijke deskundigheid opgebouwd op het vlak van dematerialisering van documenten en automatische inhoudherkenning. De oplossing die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, moet de FOD Financiën in staat stellen om zijn vaardigheden uit te breiden en te verdiepen. De FOD Financiën moet in staat zijn om documenten van andere FOD's te verwerken. De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet gekend, maar de functies die de oplossing van de FOD Financiën aanbiedt, moeten in ieder geval de volgende handelingen mogelijk maken: - Automatische classificatie van documenten (bepaling van het type document); - Extractie van informatie in ongestructureerde documenten; - Full-text herkenning; - Volledige extractie van de informatie die op een formulier weergegeven wordt. Elektronische documenten Het huidige systeem verwerkt geen binnenkomende elektronische post. De FOD zou willen dat het platform in de toekomst een mogelijke oplossing biedt voor het beheer van elektronische documenten. De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet gekend, maar de functies die de oplossing van de FOD Financiën aanbiedt, moeten minstens de volgende handelingen mogelijk maken: - Automatische classificatie van documenten (bepalen van het type document); - Extractie van informatie in ongestructureerde documenten; - Full-text herkenning.

4.2.2.1 Kwaliteit van de resultaten

92

De lezing van de gestructureerde documenten gebeurt met behulp van ten minste drie tekenherkenningsmotoren die elk gebaseerd zijn op verschillende maar aanvullende lees- en herkenningslogica's of eender welke oplossing die gelijkwaardige resultaten oplevert. Een "voting"-systeem maakt het inlezen gemakkelijker, verhoogt de prestaties en vermindert de handmatige interventies voor correcties en valideringen. Het substitutiepercentage van de ingelezen tekens mag niet groter zijn dan 1 % (op het niveau van de velden) voor de gestructureerde documenten. Dit percentage wordt regelmatig gecontroleerd op basis van "ijkbatches", een kwaliteitscontrole en een te implementeren kwaliteitsborgingprocedure. Om zeker te zijn dat de oplossing het gewenste kwaliteitsniveau kan bereiken, zal er een gerichte "Proof of Concept" worden gerealiseerd. Die moet bevestigen dat de oplossing een optimaal herkenningsniveau behaalt, rekening houdend met het aantal operatoren die nodig zijn om corrigerende en validerende handelingen uit te voeren op documenten die data-extractie vereisen (PB- en btw-aangiften), hierbij rekening houdend met het herkenningsniveau dat behaald wordt door de software en het aantal operatoren die momenteel actief zijn in de centra van Gent en Jambes, op basis van een door de FOD Financiën geselecteerde steekproef van 500 PB-aangiften. De inschrijver zal een beschrijving geven van de realistische maatregelen, conform punt 4.3.5 "Implementatie van de oplossing" van luik E. "Technische voorschriften" en punt 4.3.2. "Methode om de beste offerte te bepalen" van luik C "Gunning" die hij van plan is te nemen om een optimaal herkenningsniveau te bereiken. De aanbestedende overheid zal aan de inschrijvers die dit wensen een blanco aangifteformulier bezorgen zodat elke inschrijver zijn eigen tests kan uitvoeren (de resultaten van deze tests moeten niet aan de aanbestedende overheid worden meegedeeld). De potentiële inschrijvers moeten hiertoe de vertrouwelijkheidsclausule in bijlage 5 van dit bes tek invullen en elektronisch versturen naar: [email protected].

4.2.3 Transversale functies

De functies van de voorgestelde oplossing moeten minstens gelijkwaardig zijn aan deze van het huidige systeem.

4.2.3.1 Full-text OCR-herkenning De oplossing moet in staat zijn om Optical Character Recognition (OCR) uit te voeren om enerzijds barcodes of QR-codes in te lezen en anderzijds een full-text herkenning uit te voeren, ofwel op basis van een masker, ofwel door de definitie van de eigenschappen van de in te scannen zone. In het eerste geval zijn de documenten gegenereerd door een toepassing van de FOD Financiën. In sommige gevallen bevat de barcode een unieke identificator die bepaald wordt door de toepassing, die onthoudt dat een dossier wacht op het antwoord op een schrijven. Als de belastingplichtige het document terugbezorgt, dan wordt dit gescand en worden de metadata eruit geëxtraheerd. De software voor optische karakterherkenning (OCR) kan metadata identificeren die specifiek zijn voor het document, deze informatie gebruiken om de object storage van FileNet aan te wijzen waarin het document moet worden opgeslagen en een CSV-bestand creëren met deze metadata. Het document wordt vervolgens naar de vaktechnische toepassing verzonden, die het dossier afsluit (handshake) en het vervolg van de workflow bepaalt. In het tweede geval is het document ofwel een formulier van de FOD Financiën, ofwel een vrije correspondentie. Dat document wordt gescand en de metadata worden indien mogelijk automatisch, indien niet manueel, geëxtraheerd.

93

De tekstherkenningssoftware moet een goed gedefinieerde tekenreeks op eender welke plaats op de pagina kunnen terugvinden. Deze tekenreeksen kunnen worden gecontroleerd en geverifieerd via hun technische kenmerken zoals de modulo deling door 97 van de eerste 9 cijfers van het rijksregisternummer. De metadata kunnen tweeërlei zijn:

- Algemene metadata: o Unieke identificatie van het document o Ontvangstdatum (en/of scandatum) o Ontvangstadres o Bron (post, archief, maar ook e-mail, elektronisch document in een ruimer perspectief

van documentaire workflow) o Type document

- Specifieke metadata:

o Rijksregisternummer of ondernemingsnummer o DIV nummerplaat o Kadastrale legger of kadastraal perceel o Aanslagjaar o Factuurnummer o Taal o Nummer van de parlementaire vraag

4.2.3.2 Compressie van gescande documenten De digitale beelden van de gescande documenten worden gearchiveerd in pdf-formaat onder hoge compressie om de opslagruimte te minimaliseren en om de documenten gemakkelijk beschikbaar te maken via het computernetwerk van de FOD Financiën. Daarnaast zal de voorgestelde oplossing de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van het document waarborgen.

• In dit verband moet de voorgestelde oplossing noodzakelijkerwijs de bepalingen integreren betreffende de Erkende Archivering zoals voorzien in de Wet 21 jullie 2016 voor de invoering en de aanvulling van de Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van richtlijn 1999/93/EG en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG houdende invoeging van titel 2 in boek XII "Recht van de elektronische economie" van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht.

De FOD Financiën verwacht dat de procedure voor het laden van de documenten en de overeenkomstige documenten en metadata strikt voldoet aan voornoemde verordening. De documenten moeten kunnen gebruikt worden in een gerechtelijke of administratieve procedure en dezelfde bewijskracht hebben als een papierdocument.

4.2.3.3 Genereren van correspondentie In antwoord op de vastgestelde fouten en afwijkingen, moet het systeem in staat zijn brieven te genereren voor de belastingplichtigen en/of de gebruikende diensten op basis van een export van deze fouten en afwijkingen en een direct mail (module MailMerge).

94

Het proces is verschillend volgens het feit of het gaat om gestructureerde of niet gestructureerde documenten.

4.2.3.4 Genereren van afscheidingen tussen dossiers/documenten De oplossing moet het mogelijk maken om scheidingsbladen te genereren om eenmalige dossiers en/of documenten als eenheid te identificeren en om dossiers en/of documenten te scheiden van andere dossiers en documenten van eenzelfde batch. Deze oplossing moet er ook voor zorgen dat de scheidingsbladen kunnen worden geconfigureerd en gekalibreerd zodat de voorgestelde OCR ze gemakkelijk kan identificeren en herkennen. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze kunnen gelabeld worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een scanningcentrum. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze gelabeld kunnen worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een scanningcentrum. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. Alternatieve oplossingen worden aanvaard in de mate dat zij voldoen aan de eisen inzake traceerbaarheid en geavanceerde indexering van documenten en dossiers.

4.2.3.5 Sorteertoepassing Pdf-bestanden afkomstig van papieren documenten die gelinkt zijn aan csv-bestanden die metadata bevatten, moeten vervolgens worden overgebracht, ofwel:

- rechtstreeks naar FileNet. Aan de hand van de metadata die gerecupereerd worden via OCR of handmatig gecodeerd worden, moet kunnen worden bepaald in welke object storage de documenten moeten worden opgeslagen;

- naar een vaktechnische toepassing: vooral als deze toepassing een dossier heeft geopend in afwachting van een antwoordbrief, maar ook als de workflow hierin voorziet;

- naar de mailbox van een dienst. De beambten moeten het document dat hen interesseert recupereren, het verwerken en vervolgens beslissen of het naar een toepassing, naar het opslagsysteem FileNet van de FOD Financiën of naar een vaktechnische workflow moet worden gestuurd;

- naar het IT-systeem van een andere FOD.

Deze toepassing kan een application programming interface (API) zijn. Deze toepassing gaat vergezeld van een beschrijving die aangeeft hoe de gebruikersprogramma's de functies van het provider-programma kunnen gebruiken.

4.2.3.6 Inladen in FileNet De metadata worden bewaard in een csv-bestand, gelinkt aan het document in pdf-formaat en opgeslagen op een virtuele of lokale schijf in afwachting van een overdracht naar de laadserver van FileNet. Het laden in FileNet gebeurt via de API FileNet (Upload Load FileNet, standaard applicatie) of via een bepaalde toepassing in asynchrone modus 's nachts of tijdens bepaalde uren van de dag. De doorgestuurde metadata moeten beantwoorden aan de onderstaande technische voorschriften. Elk document moet standaard opgeslagen worden in FileNet, ongeacht of het centraal, lokaal of via een multifunctionele printer wordt ingescand.

95

De object storage waar het document wordt opgeslagen, wordt bepaald door het finDocument Type (documenttype) van het verwerkte document. Het document kan niet worden bewaard zonder dat het finDocumentType wordt opgegeven.

Er moeten twee manieren worden voorzien om documenten op te laden:

• asynchroon laden in batch, voor grote volumes zoals belastingaangiften, huurovereenkomsten of het scannen van dossiers;

• synchroon laden voor kleine volumes die snel moeten verwerkt worden als binnenkomende post.

In principe is het de vaktechnische toepassing die het document en zijn metadata in FileNet laadt, maar als het document niet werd gecreëerd door een vaktechnische toepassing, dan gebeurt het laden via de standaard API van FileNet. De beschrijving van deze toepassing vindt u hieronder: • Naam van de job

Elke job die moet geladen worden, krijg een naam $jobname die beantwoordt aan de volgende logica (30 tekens) 01.2 DTDTDTDTYYMMDDLLLLLLLLLLLL (2) 2 cijfers voor de administratie (Bijv. 01 = administratie fiscaliteit, 07 = btw, … ) (2) .2 = in DEV/ACC of .1 in PROD (8) DTDTDTDT: 8 tekens die het documenttype definiëren (overeen te komen), (6) YYMMDD = datum van verzending (12) LLLLLLLLLLLL: 12 vrije tekens (indien verschillende jobs op hetzelfde tijdstip: HHMMSS kan hier ook ingevuld worden) Voorbeeld: 01.2PFORM671160517144400000000 • Inhoud van de job • Een job mag niet meer dan 10.000 documenten bevatten. • Voor elke job moet op een FTP-site of sharewindows geplaatst worden:

o een zip-bestand $jobname.zip met:

� een csv-bestand met in de header de namen van de bijhorende metadata en de fileName die beantwoordt aan de naam van het pdf-bestand in de zip (documenten (scheidingsteken = tab) Voorbeeld header.

objectStore finKeyDU finKeyDUList finKeyBusiness finScanNrPages DocumentTitle finDocumentDate finDocumentType fileName, de overige velden van de metadata van het document waarvan de volgende lijnen voor elk document de inhoud van de metadata die overeenstemmen met de header en de naam van het document weergeven � de pdf-bestanden

� en xml-bestand $jobname.xml met de volgende inhoud: (de structuur van de xml

is afkomstig van de fedopress jobs en biedt de mogelijkheid om het aantal

96

documenten in de jobs weer te geven; fedopress geeft ook het aantal pagina's weer $pageNumber) <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <response> <requestid>$jobname</requestid> <status>ok</status> <messages/> <statistics> <pages>$pageNumber</pages> <documents>$docNumber</documents> </statistics> </response>

Technische metadata:

Index Omschrijving Naam FileNet Type Kardinaliteit

System Scanning system (centraal of lokaal)

fin:scanSystem String Single

APPLIC Application (ex. STPD2008_1) fin:scanAppId String Single

MODE Scanningscenario (pre/post) fin:scanMode String Single

BATCH_NAME

Unieke naam scanbatch APPLIC_STATIONID_BATCHNAME (ex. STMR20081_123_00000456)

fin:scanBatchName

String

Single

APP_VERSION Versienummer van de toepassing (ex. 0.1)

fin:scanAppVersion String

Single

DOCID Identificatie Document (enkel in post-scanning)

fin:scanOrderId String

Single

AUTEUR

In post-scanning: dossierverantwoordelijke (de persoon die de afscheider heeft gecreëerd) In pre-scanning: ---

fin:scanAuthor

String

Single

NRPAGES Aantal gescande pagina's fin:scanNrPages Long Single

ESTIMATED_NRPAGES

Geschatte aantal gescande pagina's

fin:scanEstimatedNrPages Long

Single

STATION_ID Unieke identificatie van het scanstation (bijv. 1234)

fin:scanStation String

Single

OPERATOR Scanningoperator (user LDAP) fin:scanOperator String Single

SIZE Grootte van het gescande document (in bytes)

fin:scanSize Long

Single

97

SCANDATE Datum/uur van scanning fin:scanDate Date Single

De metadata voor indexering:

- finKeyDu - finKeyBusiness - finDocumentType - finDocumentDate - extra metadata variërend naargelang de administratie (ex. aanslagjaar voor AGFISC,

kadastrale legger voor DocPat, stamnummer voor het personeel …)

4.2.3.7 Raadpleging van de documenten Er moet een toepassing worden voorgesteld die de raadpleging mogelijk maakt van de documenten die in de "object storage" van FileNet opgeslagen zijn. Deze toepassing moet de volgende acties mogelijk maken:

- toegangscontrole van de gebruikers tot de toepassing en de verschillende object storages; - zoekopdrachten op basis van metadata; - raadpleging van de lijsten van zoekopdrachten in de vorm van tabellen en/of boomstructuren

op basis van de structuur van de dossiers/subdossiers; - raadpleging van de documenten in pdf of ander formaat (Word voor de antwoordbrieven); - raadpleging van de metadata van de documenten; - traceerbaarheid van de toegangen.

4.2.3.8 Workflow De geleverde oplossing zal een workflow implementeren die het mogelijk maakt om de verschillende opeenvolgende stappen van de documentverwerking te definiëren en op te volgen. De inschrijver zal beschrijven hoe hij de dematerialisering zal integreren in zijn oplossing zonder dat er documenten verloren gaan.

4.2.3.9 Opvolging (tracking) De tracking van de documenten dient op elk moment het traject van een document te kunnen volgen, ongeacht de verwerkingsfase waarin het zich bevindt of het formaat (papier of digitaal). De tracking is van fundamenteel belang omdat de datum van aankomst van bepaalde documenten zorgvuldig moeten worden geregistreerd bij de FOD; deze datum geeft immers het startsein voor de berekening van de termijnen in de business toepassingen. Het is dus niet alleen de bedoeling om te weten waar een document zich precies bevindt, maar ook om aan de business toepassingen informatie te verstrekken over de opvolging van de documenten bij elke stap van de procedure en dus ook vanaf de aankomst van het document (ook wanneer het pas na lange tijd wordt gedematerialiseerd). De inschrijver zal de oplossing beschrijven die volgens hem het meest geschikt is om zo snel mogelijk de massale instroom van erg grote volumes te registreren (bijvoorbeeld: de PB-aangiften die elk jaar massaal toekomen op het eind van de maand juni) zodat de datum van aankomst van de documenten kan worden bepaald, alvorens deze documenten worden gedematerialiseerd en verwerkt binnen een termijn van enkele weken.

98

4.2.3.10 Rapportering Een reportingtool moet de status van de verschillende verwerkingsfasen van de documenten en de overdracht van bestanden naar de klantentoepassingen weergeven. Deze informatie wordt zowel globaal als voor elke lokale scaneenheid weergegeven, zodat alle verwerkingsactiviteiten kunnen worden gevolgd, en ook als hulp bij de planning van de productieactiviteiten. De rapporten worden aangemaakt met behulp van een standaard tool (type Business Objects of gelijkwaardig) die de dienstverlener aanlevert. De volgende rapporten moeten beschikbaar zijn:

- Een samenvatting "algemene toestand": dit rapport moet algemene informatie bevatten over het aantal gescande batches en documenten;

- Documentstatus: dit rapport geeft de situatie weer van de batches volgens scandatum, fase of status van de batch in de workflow van de documentverwerking (inlezen, corrigeren, valideren, ...);

- Scantijd: informatie over de scanactiviteit: aantal gescande formulieren, aantal gescande ongestructureerde documenten per tijdseenheid (uur, maand), per locatie, per type scanner;

- Tijd nodig voor de automatische lezing en herkenning van de formulieren en documenten; aantal verwerkte documenten en gemiddelde tijd per document;

- Correctietijd: informatie over de verbeteringsactiviteiten (zonder en met context): - Aantal gecorrigeerde formulieren; - Aantal actieve operatoren; - Gemiddelde tijd per formulier; - Valideringsduur; - Aantal gecorrigeerde formulieren; - Aantal actieve operatoren; - Gemiddelde tijd per formulier; - Tijd nodig om batches en documenten te exporteren; - Status van de geëxporteerde documenten; - Documenten in validering: dit rapport bevat indicatoren van de acties die de velden van de

formulieren gedurende de validering hebben ondergaan. Het bevat de volgende informatie: • naam van het veld; • aantal keer 'Accept' uitgevoerd; • aantal uitgevoerde wijzigingen; • aantal gebeurtenissen allerhande (accept, wijziging, statuswijziging, enz.); • verhouding tussen het aantal uitgevoerde wijzigingen en het aantal uitgevoerde 'Accept';

- prestaties van de operatoren gedurende de correctie- en valideringsfasen.

Het systeem moet in staat zijn om: - de laatste versie te visualiseren: opening van de laatste versie van een rapport; - de lijst met beschikbare versies van een rapport op te vragen en een vorige versie van het

rapport te openen; - toegang te geven tot de basiseigenschappen van het rapport.

Voor elk rapport zijn de volgende gegevens beschikbaar:

- de beschrijving van het rapport; - de laatste uitvoering: datum van de laatste bijwerking van het rapport; - de eigenaar: persoon die het rapport heeft gecreëerd; - de versies: aantal beschikbare herwerkte versies.

De volgende weergaven zijn mogelijk:

- Page Mode: in deze weergave wordt het rapport per pagina weergegeven;

99

- Draft Mode: in deze weergave wordt het rapport in doorlopende tekst weergegeven zonder paginavermelding;

- PDF Mode: in deze weergave wordt het rapport omgezet in een pdf. De rapporten kunnen geëxporteerd worden naar een xls-bestand (xlsx) en opgeslagen op de werkpost van de gebruiker. De rapporten kunnen verder verfijnd worden met bepaalde functies (drill down en drill filters) en er kan ingezoomd worden op bepaalde tijdsperioden: jaar, maand, week, dag. Daarnaast moeten er aanvullende rapporten betreffende de traceerbaarheid van de documenten beschikbaar zijn, zodat alle processen kunnen worden opgevolgd en er in geval van moeilijkheden of verwerkingsproblemen gemakkelijker analyses of opzoekingen kunnen worden uitgevoerd, en zullen ze het akkoord tot vernietiging moeten bevestigen. Ze worden ook aangepast aan voorgestelde tools in het kader van de huidige offerteaanvraag.

4.2.3.11 Gegevensoverdracht naar klantentoepassingen (backoffice) De batchoverdracht van digitale documenten en gescande gegevens naar de klantentoepassingen (TAXI, STIR en andere) gebeurt simultaan via een overdrachtsmodule die de goede uitvoering van deze actie regelt, beheert en verzekert (monitoring). Deze overdrachtsmodule deponeert de gegevens in een repository dat door de FOD ter beschikking wordt gesteld en waaruit de verschillende toepassingen de gegevens komen ophalen die voor hen van belang zijn. De overdracht van batches en bestanden dient te worden opgevolgd door een automatisch volgsysteem. Dat systeem berust op het gebruik van positieve en negatieve ontvangstbewijzen (functioneel en/of technisch) die door de klantentoepassingen worden teruggestuurd en in de intermediaire repository worden bewaard, om de goede ontvangst van de zendingen te waarborgen. De negatieve ontvangstbewijzen worden automatisch verwerkt via de monitoringtool of, indien nodig, manueel.

De voorgestelde oplossing moet gemachtigde personen of operatoren in staat stellen om de gescande batches of dossiers van begin (opening of scanning in het oorspronkelijke kantoor) tot eind (laden van document of batch in FileNet) op te volgen en om vaak terugkerende problemen tijdens de verschillende verwerkingsstappen op te sporen.

Monitoring

De oplossing moet ook de traceerbaarheid van de documenten en batches verzekeren. Dit betekent dat de locatie en de status, maar ook de volledige historiek, met inbegrip van de normale of corrigerende handelingen die op de documenten en de batches verricht zijn, moeten kunnen worden opgevraagd tijdens het verwerkingsproces. Het systeem moet ook over een interface beschikken die deze informatie zichtbaar en exporteerbaar maakt:

Het systeem moet in staat zijn om de volgende acties uit te voeren:

- batches en documenten bij aankomst in het scanningcentrum identificeren en registreren; De oplossing moet automatisch (op basis van een barcode) en/of manueel, afhankelijk van de keuze van de operator, de binnenkomende documenten en/of batches kunnen identificeren.

100

- nagaan of een batch of een document de eindbestemming heeft bereikt (een Object Storage in FileNet) en beschikbaar is voor een bepaalde toepassing; de verantwoordelijke beambte hierover inlichten;

- gedurende een nader te bepalen periode per documenttype en -categorie een staal van de verwerkte en naar FileNet gestuurde batches bewaren om de kwaliteit van de verwerkte documenten in FileNet te controleren;

- de problemen die tijdens de verwerkingsfase van een batch of een document opgespoord worden, registreren en raadpleegbaar maken, voor rapporteringsdoeleinden en om eventuele bijkomende handelingen te bepalen;

- documenten verbinden met de batches waar ze deel van uitmaken (bijvoorbeeld, een dossier uit een gegeven archiefdoos); De voorgestelde oplossing moet geïntegreerd worden in een massaproductie (archiveringsprojecten) en tegelijkertijd voldoende flexibiliteit bieden voor de beambten die zelf een aantal documenten inscannen.

- mogelijke problemen met betrekking tot de link tussen documenten en batches tijdens de verwerkingsfase opsporen en oplossen (bijvoorbeeld, een document dat voor verzending wordt toegeschreven aan een batch (X) bevindt zich in werkelijkheid in een andere batch (Y); het systeem moet kunnen vaststellen dat het document zich niet in batch X bevindt en aan de operator voorstellen om het document te linken aan batch Y).

- de kwaliteitsopvolging van de verwerkte batches en documenten verzekeren (de problemen in de tijd registreren, ze groeperen per type volgens de behoeften van de FOD, enz.);

- de eindgebruikers moeten de beheerders van de scanningcentra of de beambten die documenten voor een bepaalde toepassing hebben ingeladen, kunnen inlichten als er zich een kwaliteitsprobleem voordoet;

- de oplossing moet ook corrigerende maatregelen mogelijk maken, zoals terugkeren naar een eerdere verwerkingsfase als er een probleem wordt vastgesteld tijdens een bepaalde fase in de verwerking van een batch of een document.

Audit

- De oplossing moet een historisch overzicht bijhouden van de verschillende verwerkingsfasen van de verschillende workflows en van de documenten en batches die deze workflows volgen.

- Binnen deze workflows moet het systeem alle handelingen (normale en corrigerende) die beambten uitvoeren op documenten en batches bewaren in logs en hierbij de gebruiker en het tijdstip van de handeling onthouden. Deze logs moeten raadpleegbaar en interpreteerbaar zijn.

- De oplossing moet alle verrichtingen bewaren die de beambten of het systeem op de documenten of batches uitvoeren.

- Zij moet ook een historiek bewaren van de storingen (apparatuur, software en netwerk) en uitgerust zijn met een interface voor de raadpleging en extractie van data die vereist zijn voor een audit.

4.2.3.12 Interoperabiliteit

De voorgestelde oplossing moet een samenwerking tussen de scanningcentra van Gent en Jambes aanbieden voor corrigerende handelingen en voor de validatie, met de bedoeling om aan de

101

operatoren van de twee centra de mogelijkheid te bieden om de genumeriseerde documenten voor hun rekening te nemen, zonder onderscheid te maken tussen Gent en Jambes, dit in functie van het werkvolume en het aantal VTE’s die aanwezig zijn op de ene of de andere site.

Met het zicht om het telewerk te promoten in de scanningcentra, zal de voorgestelde oplossing eveneens de mogelijkheid bieden aan de operatoren om correctieve handelingen en validatie vanop afstand uit te voeren.

4.3. Te leveren prestaties

De inschrijver moet gedurende de volledige looptijd van de opdracht de onderstaande prestaties leveren:

4.3.1 Scanners voor grote volumes en documentaire s canners, openers:

Basis:

- scanners voor grote volumes en documentscanners voor de digitalisering van de huidige en toekomstige documentflow ter beschikking stellen; briefopeners ter beschikking stellen;

- scanners voor grote volumes, documentscanners en briefopeners onderhouden gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst en de verbruiksmaterialen leveren voor het gebruik ervan;

- deze scanners voor grote volumes, documentscanners en briefopeners installeren in de scanningcentra van Gent en Jambes;

- besturingssoftware ter beschikking stellen en configureren; - ondersteuning bij het opstarten; - de volledige basisopleiding van 20 operatoren die zullen instaan voor het inscannen van de

documenten voor hoge volumes van 8 operatoren die betrokken zullen zijn met de numerisering van de documenten en 6 operatoren voor de openers ;

- de documentatie in het Frans en het Nederlands; - alle onderhouds- en ondersteuningsprestaties die nodig zijn voor de goede werking van de

oplossing. Verplichte variante:

- de verwerving, levering, installatie, indienststelling, opleiding, toepassing en naleving van een SLA voor:

• documentscanners voor grote volumes; • documentscanners voor gemiddelde volumes; • briefopeners;

- het onderhoud van de scanners voor grote volumes, documentscanners en briefopeners en

de levering van de verbruiksmaterialen die nodig zijn voor het gebruik ervan.

4.3.2 Inhoudsherkenningssoftware

- het ter beschikking stellen van de basissoftware (voor herkenning, classificatie en extractie van gegevens) voor alle huidige en toekomstige documenten; - het onderhoud van deze software gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst;

102

- de installatie van deze software in de omgeving van de FOD Financiën. De inschrijver zal de installatie uitvoeren in de ontwikkelingsomgeving. Hij zal het installatieproces in detail documenteren en de FOD-teams bijstaan, die als enige de installaties mogen uitvoeren in de 'acceptatie' en 'productie'-omgevingen; - de terbeschikkingstelling van de werkposten voor de operatoren die instaan voor de validering en de correctie van de geëxtraheerde gegevens; - de functionele en organisatorische analyse; - de afregeling van het huidige scanningproces om tot een unieke operationele oplossing te komen die alle soorten documenten en batches kan verwerken; - het bedenken en vormgeven van gestructureerde documenten die kunnen worden gebruikt door de belastingbetaler en die voldoen aan de technische eisen voor geautomatiseerde scanning en massa-scanning; we worden immers elk jaar geconfronteerd met gegevenszones die niet kunnen worden gecodeerd - ondanks het gebruik van flexibele zones (waarbij de belastingplichtige een code en bijbehorende informatie moet invoeren) - en die derhalve moet worden gecodeerd in specifieke zones; - de acceptatie- en valideringstests van proeven van formulieren alvorens deze in massadruk gaan en verspreid worden; - de softwareconfiguratie, zodat de nieuwe software hetzelfde kwaliteitsniveau bereikt als de huidige oplossing (in termen van verwerkt volume, herkenningsgraad, beschikbaarheid). We citeren, niet limitatief: * PB-aangiften en bijlagen; * Btw-aangiften (beschreven types); * P&R-dossiers in 'overname' of 'day-to-day' modus; * Facturen; * HR-dossiers in 'overname' of 'day-to-day' modus; * Dossiers van grenswerknemers; * Huurovereenkomsten en plaatsbeschrijvingen; * Permanente dossiers BTW/PB/ISOC/PM. - het beheer van het uitvoeringsproject van deze oplossingen en de bijhorende diensten (beheer van de plannings, coördinatie, ...); - ondersteuning bij het opstarten van de voorgestelde oplossingen; - de volledige opleiding: * van de gebruikers van de oplossing, nl. de operatoren die de inhoud van de documenten controleren zoals die herkend werd door de herkenningstoepassingen; * van de beheerders van de oplossing; * van het IT-personeel van de FOD Financiën dat zal instaan voor:

� de aanpassingen van de oplossing in geval van wijzigingen in de documenten (bijvoorbeeld nieuwe codes in een PB-aangifte);

� de verwerking van nieuwe documenten die de huidige oplossing nog niet verwerkt;

de documentatie in het Frans en het Nederlands; alle onderhouds- en ondersteuningsprestaties die nodig zijn voor de goede werking van de oplossing.

4.3.3 Compatibiliteit en schaalbaarheid

De oplossing moet compatibel zijn met: - de technische IT- en ICT-normen die de FOD Financiën hanteert (het gepaste document in de bijlage voegen). We merken hieromtrent op dat de documenten (beelden) worden gearchiveerd op het FilesNet-platform (Versie P8); - en de processen die in het kader van verschillende zakelijke projecten worden gebruikt, met name voor het aan te leveren bestandsformaat en -type voor de verwerking en archivering van de gegevens en beelden, de toegang tot en het ophalen van deze gegevens en de technische overwegingen inzake de verwerking van de administratieve geschillen en de digitalisering van de inkomende ongestructureerde documenten.

103

Het systeem moet zo flexibel zijn dat de onderdelen van de architectuur kunnen worden aangepast. Het aantal gebruikers van het scansysteem, het type scanner en de opslagmedia voor de beelden moeten kunnen gewijzigd worden. Het voortbestaan van de vroegere gegevens moet gewaarborgd blijven, ongeacht de wijzigingen. De schaalbaarheid van het systeem moet transparant blijven voor de gebruiker en mag geen belemmering vormen voor de activiteiten.

4.3.4 Veranderbeheer

De inschrijver zal de FOD Financiën helpen bij de implementatie van nieuwe documentbeheersystemen en meer bepaald bij de verwerking van de documentaire registers en inkomende post en de impact ervan op de organisatie van de werkprocessen. De inschrijver staat in voor:

- de voorbereiding van de verandering; - de ondersteuning van het team van de FOD Financiën tijdens de implementatie en de

overgang naar het nieuwe systeem; - de opvolging na de implementatie en bijstand aan het management, de gebruikers en het

technisch/ondersteunend personeel.

4.3.5 Implementatie van de oplossing

De inschrijver zal een implementatieplan voorleggen waarin de uitvoering van de oplossing wordt beschreven. Het implementatieplan moet voorzien in: • de uitrol en inproductiestelling van de verschillende scanningketens (2 ketens voor grote volumes

en één keten voor documentaire scanning per centrum); • de uitrol en inproductiestelling van de software voor herkenning, classificatie en extractie van

gegevens bij de implementatie van elke fase; • het niveau van deelname zowel van het personeel van de inschrijver als van het personeel van

de FOD Financiën in elk stadium van het project; • het aantal operatoren van de scanningcentra te Gent en Jambes die nodig zijn om correcties en

valideringen uit te voeren op de documenten waaruit gegevens worden geëxtraheerd (PB-aangiften), rekening houdend met de herkenningsgraad die de software bereikt;

• de gebruiksvriendelijkheid van de software wat betreft de mogelijkheden die de aanbestedende overheid wordt geboden om de extractieparameters te wijzigen of de te verwerken documenten te wijzigen/uit te breiden;

• de basisopleiding die het personeel van de FOD Financiën moet krijgen om het goede verloop van het project te waarborgen;

• de kwaliteit van de optische herkenningssoftware van de karakters en hun capaciteit om de opeenvolging van karakters in de tekst te begrijpen.

• de kwaliteit van de software voor de sortering van de documenten dat toelaat om ze te begeleiden naar de goede object-store van filenet.

• De kwaliteit van de middelen voor de workflow, de tracking, de reporting en de voorgestelde monitoring.

4.3.6 Testmethode

De inschrijver zal de nodige tests en de interface uitvoeren met de klantentoepassingen. Er wordt een testplan van het systeem en de processen bezorgd aan de FOD Financiën. De inschrijver zal een

104

testsysteem afleveren dat borg staat voor de goede werking van het systeem en de correcte verwerking van de gegevens. Een bijzondere aandacht zal gegeven worden aan de regressietesten voor de meest kritieke delen van het verwervingsproces van de gegevens bij de scanning.

4.3.7 Technische ondersteuning

De inschrijver zal ten minste de technische bijstand leveren die nodig is om technische problemen op te lossen via een helpdesk. Tijdens de openingsuren van de FOD (8u00 tot 16u00) moet er telefonische bijstand verzekerd worden. Een verzoek tot hulp of tussenkomst kan ook gebeuren via een ticket-toepassing; hierop kunnen interventies worden aangevraagd en 24 uur per dag, 7 dagen per week worden opgevolgd. Deze toepassing wordt gehost en beheerd door de leverancier. De toepassing dient ook om de reactiviteit en de kwaliteit van de interventies in het kader van de SLA te beoordelen.

4.3.8 Onderhoud

De inschrijver zorgt voor het preventieve en correctieve onderhoud van de scanners, de openers, de software en de onderdelen van het platform. Preventief onderhoud De inschrijver moet instaan voor alle regelmatige werkzaamheden die een storing kunnen opsporen op basis van het gescande volume om de kans op een defect of een aantasting van de dienstverlening te beperken. Correctief onderhoud De inschrijver zal ook instaan voor alle interventies na de constatering van een storing, in overeenstemming met de SLA beschreven in punt 4.3.9. Evolutief onderhoud Het evolutieve onderhoud bestaat erin om de standaardsoftware uit te breiden met extra functies of modules, een bestaande functie te vervangen door een andere of een andere aanpak voor te stellen. Voor de basissoftware betekent dit het ter beschikking stellen van nieuwe releases (kleinere of grotere) en upgrades voor nieuwe functies, om het kwaliteitsniveau van het product te verbeteren of om in te spelen op marktevoluties. Dit evolutieve onderhoud moet inbegrepen zijn in de kostprijs van het onderhoud.

Onderhoudsplanning De opdrachtnemer zal in zijn offerte en op de jaardag van het ondertekenen van het contract de grote lijnen van het onderhoudsprogramma voorstellen; hierin moeten de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en overige geplande onderhoudswerkzaamheden beschreven worden.

4.3.9 SLA

De volgende definities zijn van toepassing: - De responstijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om de FOD Financiën in te lichten; - De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident te verwerken;

105

- De hersteltijd is de tijdsduur waarbinnen de reparatie/ interventie wordt uitgevoerd. Behalve op feestdagen, wordt de inschrijver verzocht om van maandag tot en met vrijdag, van 8u00 tot 16u00, een SLA te verzekeren volgens 2 prioriteitsniveaus:

- Type 1: blokkerend incident: o van maandag tot vrijdag van 08u00 tot 16u00; o Betekent dat het platform ontoegankelijk is, niet of met vertraging werkt als gevolg van een

probleem met de software, de verbinding of een configuratie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 2 uur na registratie van het incident; o Hersteltijd: maximum 6 uur na registratie van het incident;

- Type 2: niet blokkerend incident:

o van maandag tot vrijdag van 08u00 tot 16u00; o Betekent dat het incident geen significante impact heeft op de productie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 24 uur; o Hersteltijd: maximum 5 werkdagen na registratie van het incident.

In geval van een gepland onderhoud zal de SLA opgeschort worden gedurende de onderhoudsperiode. Om deze indicatoren op te volgen, zal er een maandelijks rapport worden voorgelegd aan de FOD Financiën.

4.3.10 Reporting

Een keer per maand wordt er een vergadering bijeengeroepen met het operationele team van de opdrachtnemer, het hoofd van de scanningcentra en de verantwoordelijken van de scanningcentra van Gent en Jambes om de bedrijfsvoering en het strategisch management van het platform te bespreken. Een tussentijdse vergadering kan overwogen worden bij de lancering van de verschillende fasen indien de verantwoordelijken hierom vragen. Vervolgens zal er een driemaandelijkse vergadering plaatsvinden. De opdrachtnemer zal rapporten voorleggen op basis waarvan de naleving van de SLA kan worden beoordeeld; hij zal desgevallend de problemen toelichten die zich de voorbije maand hebben voorgedaan en de regelingen die zijn getroffen om deze te verhelpen. De planning van de interventies en de aanvragen betreffende het evolutieve onderhoud komen tijdens deze vergadering aan bod.

4.3.11 Documentatie

De Administratie zal voor alle voorgestelde software de volledige documentatie van de voorgestelde oplossing ontvangen. De documentatie over het voorgestelde systeem mag elektronisch worden verstrekt. In de mate van het mogelijke moet de documentatie ook op papier worden verstrekt. Zij moet in het Nederlands en het Frans opgesteld zijn. De technische documentatie voor de ICT-technici mag ook in het Engels opgesteld zijn. Alle documentatie wordt gratis bijgewerkt in het kader van het onderhoud.

106

4.3.12 Opleiding

Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het gebruik van de software voor de operatoren van de scanningcentra: De opleiding voor het personeel van het scanningcentrum van Gent moet in het Nederlands worden verstrekt aan 10 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners. De opleiding voor het personeel van het scanningcentrum van Jambes moet in het Frans worden verstrekt aan 10 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners. De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt ook elektronisch aan de aanbestedende overheid bezorgd. De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in het kader hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal. Daarnaast dient de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis van de geleverde scanners. De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen instaan voor de opleiding. De opdrachtnemer neemt de opleiding op in de planning van de prestaties. Opleiding over het gebruik van het platform voor de operatoren die instaan voor de controle, de validering en de correctie in de centra: De opleiding voor het personeel van het scanningcentrum van Gent moet in het Nederlands worden verstrekt aan 32 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners, alsook de in productiestelling van het platform. De opleiding voor het personeel van het scanningcentrum van Jambes moet in het Frans worden verstrekt aan 18 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners. De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt ook elektronisch aan de aanbestedende overheid bezorgd. De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in het kader hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal. Daarnaast dient de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis van de software. De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen instaan voor de opleiding. Zoals reeds eerder in dit bestek vermeld, neemt de inschrijver de opleiding op in de planning van de diensten. Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het gebruik van de software voor nieuwe operatoren gedurende de contractperiode: De opleiding van een nieuwe operator in de scanningcentra van Gent of Jambes moet worden gegeven in het Nederlands of het Frans, afhankelijk van de situatie, gedurende maximaal één dag, en dit binnen 10 kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.

107

Opleiding van de 8 administrateurs De opleiding die voorzien is voor de 8 administrateurs zal moeten gegeven worden in de scanningscentra in Gent en in het scanningscentrum in Jambes in het Nederlands of in het Frans, naargelang het geval, gedurende maximum 2 dagen, en dat, binnen de termijn van 5 kalenderdagen die volgen op de voltooiing van de levering en het in werking stellen van de scanners alsook van de inproductiestelling van het platform. Opleiding van een operator die instaat voor de wijzigingen: De opleiding van een operator die instaat voor wijzigingen in de scanningcentra van Gent of Jambes moet worden gegeven in het Nederlands of het Frans, afhankelijk van de situatie, gedurende maximaal 5 dagen, en dit binnen 15 kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde. 4.4. Fasering Het platform wordt in de volgende fasen uitgerold: - Fase 1: De voorgestelde oplossing moet alle functies en onderdelen van het scanningsysteem voor de verwerking en de inhoudsherkenning van gestructureerde en ongestructureerde documenten met behulp van CSS vernieuwen en aanvullen binnen een maximale termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de ondertekening van de overeenkomst; het nieuwe systeem dient hierbij hetzelfde kwaliteitsniveau te behalen als het huidige systeem. - Fase 2: De voorgestelde oplossing moet ervoor zorgen dat alle documenten ten laatste binnen een termijn van 18 maanden, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van de overeenkomst, centraal via Dim MyScan kunnen verwerkt worden in de scanningcentra van Gent en Jambes. - Fase 3: De te leveren oplossing moet de centrale digitalisering van de documentaire registers in de scanningcentra van Gent en Jambes mogelijk maken, en dit ten laatste binnen een termijn van 18 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. - Fase 4: De voorgestelde oplossing moet zorgen voor de implementatie van een systeem dat geleidelijk de inkomende post en documenten van de andere FOD's op een gecentraliseerde wijze verwerkt in de scanningcentra van Gent en Jambes, en dit uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing beschrijven die hij van plan is te implementeren. Na een periode van 24 maanden, moet de oplossing in staat zijn om te verwerken, te herkennen en het automatisch herleiden van 150 verschillende types brieven, zonder manuele interventie van de operatoren voor de validatie en het herleiden van het binnenkomend document.

108

Hij zal in zijn offerte ook de termijn aangeven die hij nodig acht om fasen 1 tot en met 4 uit te voeren zonder dat bovengenoemde termijnen overschreden worden. 4.5. Overdraagbaarheid De opdrachtnemer zal, naargelang de vordering van de uitvoering van de opdracht, de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD Financiën alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de voortzetting van de opdracht indien de opdrachtnemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de opdrachtnemer te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De opdrachtnemer moet vanaf het begin van de overdraagbaarheidstransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de opdrachtnemer, bij verbreking, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. De inschrijver wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Het betreft meer bepaald: - de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, balansen, verslagen van vergaderingen, die

het follow-updossier van deze zaak vormen; - de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; - gegevensoverdracht. De inschrijver beschrijft hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, met toevoeging van de bijkomende informatie die hij nuttig acht. 4.6. Aanvullende bijstand

De inschrijver moet in staat zijn om de aanvullende bijstand te verstrekken die de FOD Financiën gedurende de volledige looptijd van de opdracht zou kunnen vragen en die wordt geschat op een maximum van 200 mandagen per jaar.

Deze bijstand dekt de uitbreidingen van fasen 1 tot en met 4, namelijk de analysetaken en, in het algemeen, alles wat nodig blijkt in het kader van de oplossing en op vraag van de FOD Financiën. De aanvullende bijstand kan onder andere worden uitgebreid in het kader van technische evoluties of een wijziging van de normen van de FOD Financiën of eventuele wijzigingen van wettelijke en reglementaire bepalingen.

109

De FOD Financiën kan, indien nodig, een beroep doen op halve of hele bijstandsdagen, die dienen te worden gefactureerd naargelang hierop een beroep wordt gedaan. 4.7. Documenten Bij oplevering moeten ten minste de volgende documenten per toestel worden meegeleverd, bij voorkeur opgesteld in de taal van de gebruiker (in het Nederlands voor Gent en het Frans voor Jambes):

• de beschrijvingen en technische fiches van de scanner(s) voor grote volumes, de documentscanners en de briefopeners;

• de plannen en installatieschema's; • de richtsnoeren/gebruiksaanwijzingen; • de toepassingen en software die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie

van het systeem; • de softwarelicenties.

BELANGRIJK Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen. 1030 BRUSSEL, Johan VAN OVERTVELDT Minister van Financiën

110

F. BIJLAGEN

1. Offerteformulier

2. Prijsinventaris

3. Vraag- en antwoordformulier

4. Invulfiches

5. Vertrouwelijkheidsclausule

111

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Albert II-laan 33

1030 BRUSSEL

BESTEK NR.: S&L/DA/2016/117

Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwin g van het scanningplatform van de FOD Financiën

De firma (volledige benaming)

met als adres: (straat) postnummer en gemeente) (land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer:

en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*) (naam)

(functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) en gemeente) (land)

als inschrijver of gevolmachtigde optredend, ondertekent hieronder en verbindt zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek nr. S&L/DA/2016/117 tot de uitvoering van de huidige opdracht, tegen de vermelde bedragen volgens de bijgevoegde inventaris. Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid tot het nemen van alle nuttige inlichtingen (zoals deze van financiële aard) over mijn onderneming. In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op op rekeningnummer : IBAN:

112

BIC:

Er wordt gekozen voor de Franse/Nederlandse (*)

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: (straat) (postnummer en gemeente) (tel. � en fax) (e-mailadres)

Gedaan: Te op 2016.

De inschrijver of de volmachthebber:

(naam)

(functie)

(handtekening)

GOEDGEKEURD,

PRO MEMORIE: DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD:

- De ingevulde prijsinventaris; - De selectiedocumenten; - Het technisch voorstel; - De SLA;

Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.

113

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS


Open offerteaanvraag met als voorwerp de vernieuwin g van het scanningplatform van de FOD Financiën

De prijsinventaris moet volledig worden ingevuld op straffe van nietigheid. De prijsinventaris moet worden ondertekend en gedateerd. basis

1) Documentscanners voor grote volumes:

In letters In cijfers

A) Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 20 operatoren en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis (2 in Jambes en 2 in Gent).

Zonder btw €

inclusief btw

€

B) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

inclusief btw

€

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

inclusief btw

€

114

E) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

inclusief btw

€

2) Documentaire scanners :


A) Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 8 operatoren en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 duizend te scannen pagina’s op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

inclusief btw

€

B) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 50 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de naleving van een SLA en het onderhoud van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 100 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

115

3) Briefopeners:


A) Prijs in EUR voor de terbeschikkingstelling, de levering, de installatie, de inwerkingstelling, de naleving van een SLA, de opleiding van 6 operatoren en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Prijs in EUR per latere bestelling voor de terbeschikkingstelling, de naleving van een SLA en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 duizend enveloppen.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor de terbeschikkingstelling, en de naleving van een SLA en het onderhoud van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

4) Opleiding:


A) Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de documentscanners voor grote volumes en de documentaire scanners buiten de basisopleiding.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

116

Verplichte variante

5) Documentscanners voor grote volumes:


A) Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 20 operatoren voor 4 documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent).

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 20 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

E) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

117

F) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van de documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

6) Documentaire scanners:


A) Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 8 operatoren voor het gebruik van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 500 duizend te scannen pagina’s op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 10 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw €

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 50 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw

€

Inclusief btw €

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van een documentaire scanner in Jambes en een documentaire scanner in Gent met een capaciteit van 100 duizend te scannen pagina's.

Zonder btw €

118

Inclusief btw €

7) Briefopeners:


A) Prijs in EUR voor de verwerving, met inbegrip van de levering, de installatie, de inwerkingstelling en de opleiding van 6 operatoren voor het gebruik van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Prijs in EUR voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1,5 miljoen enveloppen op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 500 duizend enveloppen.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het onderhoud en de naleving van een SLA van 2 briefopeners voor grote volumes in Jambes en 2 briefopeners voor grote volumes in Gent met een capaciteit van 1 miljoen enveloppen.

Zonder btw

€

Inclusief btw

€

8) Opleiding:


A) Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het gebruik van de scanners voor grote volumes en de documentscanners buiten de basisopleiding.

119

Zonder btw €

Inclusief btw

€

Basis en verplichte variante

9) Software:


A) Prijs in EUR voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en de naleving van een SLA voor een capaciteit van 20,5 miljoen te scannen pagina’s op jaarlijkse basis.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software, en de naleving van een SLA voor een capaciteit van 1 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software en de naleving van een SLA voor een capaciteit van 5 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

D) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software en de naleving van een SLA voor een capaciteit van 10 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

E) Prijs in EUR per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, de configuratie en het onderhoud van de software en de naleving van een SLA voor een capaciteit van 15 miljoen te scannen pagina's.

Zonder btw €

120

Inclusief btw

€

10) Opleidingen:


A) Eenheidsprijs voor de opleiding van 50 operatoren in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

B) Eenheidsprijs voor de opleiding van 1 operator in het gebruik van software voor digitalisering en automatische gegevensherkenning.

Zonder btw €

Inclusief btw

€

C) Prijs voor de opleiding van de 6 administrateurs belast met de controle en de opvolging van het gebruik van het platform.

Zonder btw €

Inclusief btw €

D) Eenheidsprijs voor de opleiding van een operator in het aanbrengen van wijzigingen in de parameters in geval van wijzigingen in de te verwerken documenten.

Zonder btw

€

Inclusief btw

€

11) Aanvullende bijstand:


A) Prijs in EUR voor één mandag aanvullende bijstand.

Zonder btw €

121

Inclusief btw

€

DE AANDACHT VAN DE INSCHRIJVER WORDT GEVESTIGD OP H ET FEIT DAT ALLE RUBRIEKEN MOETEN WORDEN INGEVULD OP STRAFFE VAN NIE TIGHEID. Gunningscriterium 2 "Implementatie van het nieuwe platform" De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op het feit dat de implementatie van alle fasen in geen geval minder dan 6 maanden mag duren (fase 1 + fase 2 + fase 3 + fase 4).

in aantal maanden in volledige maanden

Fase 1 (max. 12 maanden )




Aantal operatoren (in VTE)

Jambes (maximum 18 VTE)

Gent (maximum 32 VTE)

DE AANDACHT VAN DE INSCHRIJVER WORDT GEVESTIGD OP H ET FEIT DAT HET AANTAL MAANDEN EN HET AANTAL OPERATOREN MOETEN WORDEN INGE VULD OP STRAFFE VAN NIETIGHEID.

122

BIJLAGE 3: VRAAG- EN ANTWOORDFORMULIER Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, vermeldt u in de eerste kolom “algemeen”. Paragraaf Paginanr. Taal Vraag

123

BIJLAGE 4: INVULFICHE


OPEN OFFERTEAANVRAAG MET ALS VOORWERP DE VERNIEUWING VAN HET SCANNIN GPLATFORM VAN DE FOD FINANCIËN

Als bewijs van de financiële en economische draagkr acht, waarvan onder meer sprake is in punt 4.1.2.1. van deel C. “Gunning” van het onderha vige bestek, wordt gevraagd om voor elke referentie de volgende fiche in te vullen:

BETREFFENDE HET OMZETCIJFER Om op de opdracht te kunnen inschrijven, moet de inschrijver voor elk van de laatste drie afgesloten boekjaren een gemiddeld jaarlijks omzetcijfer van minstens 200.000 EUR hebben gerealiseerd met betrekking tot de implementatie van een oplossing voor digitalisering, herkenning en classificatie van documenten.

Afgesloten boekjaren Bedragen (€)

1

2

3

VOOR HET DEEL IN ONDERAANNEMING Als bewijs van de technische capaciteit waarvan ond er meer sprake is in punt 4.1.2.2. van deel C. “Gunning” van het onderhavige bestek, wordt gevr aagd om voor elke referentie de volgende fiche in te vullen: De inschrijver duidt het deel van de opdracht aan dat de dienstverlener eventueel in onderaanneming zal geven. Hij zal de diensten die hij in onderaanneming zal geven alsook de naam en gegevens van deze onderaannemer(s) vermelden.

Diensten in onderaanneming Naam en gegevens van de onderaannemer

1

2

3

4

6

…

124

BIJLAGE 5: GEHEIMHOUDINGSCLAUSULE

BESTEK Nr.: S&L/DA/2016/065 OPEN OFFERTEAANVRAAG MET ALS VOORWERP DE VERNIEUWING VAN HET SCANNIN GPLATFORM VAN DE

FOD FINANCIËN Ondergetekende (naam, voornaam, functie), ...................................... die werkt voor de firma (naam en adres) …… verbindt zich tot geheimhouding van alle gegevens waarvan hij kennis zal nemen en die hij zal verwerken in het kader van deze opdracht voor rekening van de FOD Financiën. Verbindt zich ertoe:

• deze gegevens en de resultaten van de verwerking ervan enkel te gebruiken voor zover deze strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het voorwerp van deze opdracht;

• deze niet te verspreiden noch te kopiëren; • deze niet te bewaren na voltooiing van de opdracht.

Datum en handtekening

Finscan - Bestek -Errata 3 - FOD Financiën...S&L/DA/2016/117 1 Bestek: Open offerteaanvraag met als...

Documents

Transcript of Finscan - Bestek -Errata 3 - FOD Financiën...S&L/DA/2016/117 1 Bestek: Open offerteaanvraag met als...