Fe 3 4 variaties-op-overzichten

6
Variaties op Overzichten in Fidura [1] FE-Variaties-op-Overzichten Figuur 1 Overzichten starten U kunt overzichten starten via de module Rapportage in het Hoofdscherm of vanuit de afzonderlijke modules in het Hoofdscherm. 1. Het Overzicht selectiescherm Nadat u vanuit de module Rapportage of vanuit de geopende module in het menu Informatie/Overzichten het gewenste overzicht heeft geselecteerd wordt het Overzicht selectiescherm geopend. In onderstaand voorbeeld is dit het overzicht Declaratieadvies (liggend). Alle overzichten beschikken over een of meer tabbladen. Bij Financiële overzichten en een aantal Uren gerelateerde overzichten is een extra tabblad Periode toegevoegd. In dat geval is het verplicht een periodeselectie toe te passen. Figuur 2 Figuur 3 Figuur 4 Figuur 5 Tabblad Selectie In dit tabblad kunt u bepalen voor welke medewerker(s), dossiers en/of debiteuren u een declaratieadvies wilt printen, eventueel gekoppeld aan een bepaalde periodeselectie. Dit doet u door via de selectielijst een keuze te maken uit de verschillende mogelijkheden. Tabblad Sortering Hier kunt de uitvoer van het rapport op een andere manier laten sorteren. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld kiezen voor dossiernaam of debiteurnaam. Tabblad Groepen Bij een aantal overzichten is het mogelijk om extra informatie op het overzicht te plaatsen. In dit tabblad kunt u deze extra informatie activeren, in het schermvoorbeeld is dit de Historie m.b.t. eerdere declaraties. Tabblad Opties Hier kunt u indien gewenst de titel, subtitel en het lettertype van het overzicht wijzigen.

Transcript of Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Page 1: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[1] FE-Variaties-op-Overzichten

Figuur 1

Overzichten starten U kunt overzichten starten via de module Rapportage in het Hoofdscherm of vanuit de afzonderlijke modules in het Hoofdscherm.

1. Het Overzicht selectiescherm Nadat u vanuit de module Rapportage of vanuit de geopende module in het menu Informatie/Overzichten het gewenste overzicht heeft geselecteerd wordt het Overzicht selectiescherm geopend. In onderstaand voorbeeld is dit het overzicht Declaratieadvies (liggend). Alle overzichten beschikken over een of meer tabbladen. Bij Financiële overzichten en een aantal Uren gerelateerde overzichten is een extra tabblad Periode toegevoegd. In dat geval is het verplicht een periodeselectie toe te passen.

Figuur 2

Figuur 3

Figuur 4

Figuur 5

Tabblad

Selectie

In dit tabblad kunt u bepalen voor welke medewerker(s), dossiers en/of debiteuren u een declaratieadvies wilt printen, eventueel gekoppeld aan een bepaalde periodeselectie. Dit doet u door via de selectielijst een keuze te maken uit de verschillende mogelijkheden.

Tabblad

Sortering

Hier kunt de uitvoer van het rapport op een andere manier laten sorteren. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld kiezen voor dossiernaam of debiteurnaam.

Tabblad

Groepen

Bij een aantal overzichten is het mogelijk om extra informatie op het overzicht te plaatsen. In dit tabblad kunt u deze extra informatie activeren, in het schermvoorbeeld is dit de Historie m.b.t. eerdere declaraties.

Tabblad

Opties

Hier kunt u indien gewenst de titel, subtitel en het lettertype van het overzicht wijzigen.

Page 2: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[2] FE-Variaties-op-Overzichten

2. Selecties met bestaande criteria Het maken van selecties voor rapporten is binnen Fidura anders opgebouwd dan vele andere systemen en wordt daarom in het begin als vrij lastig ervaren. Zodra u echter de mogelijkheden hebt ontdekt, zult u bemerken dat deze module u krachtige middelen geeft om zeer specifieke overzichten te maken. In de volgende tabel wordt de functie van de operatoren beschreven aan de hand van enkele voorbeelden.

Figuur 6

Figuur 7

Figuur 8

EN Indien twee selectiecriteria zijn ingevoerd via

de knop met als operator EN dan moet de data aan beide criteria voldoen. Voorbeeld: Alle openstaande posten van verantwoordelijke Jacobsen die langer dan 60 dagen vervallen zijn. De selectie wordt dan: Verantwoordelijke is gelijk aan Janssen EN Dagen oud is groter dan 60

OF Indien twee selectiecriteria zijn ingevoerd via

de knop met als operator OF dan moet de data minimaal aan één van deze criteria voldoen. Voorbeeld: Geef de advieslijst van dossier 20140015, 20140020, 20140021 of alle zaken van Janssen. De selectie wordt dan: Dossiernummer is gelijk aan 20140015 OF Dossiernummer is gelijk aan 20140020 OF Dossiernummer is gelijk aan 20140021 OF Verantwoordelijke is gelijk aan Janssen

(..) Indien u wilt weten hoeveel uren zijn geschreven op de werksoorten Ziek en Vakantie in 2014 door de medewerkers, dan moet u de volgende selectie invoeren voor het overzicht Uren per werksoort: (werksoort / is gelijk aan / Ziek OF werksoort / is gelijk aan / Vakantie EN (datum / is groter of gelijk aan / 1-1-2014 EN datum / is kleiner dan / 1-1- 2015) U plaatst de haakjes door de eerste twee regels van de selectiecriteria te selecteren en

daarna op de knop te klikken.

Algemeen: indien OF en EN door elkaar worden gebruikt, moet u de haakjes (..) gebruiken.

3. Export-opties U kunt de door u geselecteerde overzichten printen, maar deze indien gewenst ook Exporteren naar andere bestand-types. Via de selectielijst in het selectiescherm of in het Afdrukvoorbeeld naast de knop worden de beschikbare formaten getoond.

Page 3: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[3] FE-Variaties-op-Overzichten

Figuur 9

Figuur 10

HTML

formaat

Dit is het standaardformaat dat wordt gebruikt voor het opslaan van informatie op Internet en kunt u openen in uw Internetbrowser. Zodra u deze keuze maakt, verschijnt het scherm Exporteren waarin u desgewenst de naam van het bestand kunt wijzigen.

PDF

formaat

Zodra u deze keuze maakt, verschijnt het scherm Exporteren waarin u desgewenst de naam van het bestand kunt wijzigen. Het bestand is leesbaar met de Adobe Acrobat Reader, die gratis te downloaden is via het Internet.

TXT

formaat

Zodra u deze keuze maakt, verschijnt het scherm Exporteren waarin u desgewenst de naam van het bestand kunt wijzigen. Uw rapport wordt als platte tekst opgeslagen waarna u de opgeslagen informatie kunt bewerken of importeren met behulp van andere software.

Excel Zodra u deze keuze maakt, wordt Excel automatisch gestart. U kunt nu zelf de uitvoer gaan bewerken met het programma Microsoft Excel. In het geval van Excel 2013 is deze optie echter zeer traag. Om die reden is onder Afdrukvoorbeeld in het menu Export een extra optie ‘Naar Excel’ ingebouwd. Die optie is veel sneller en geschikt voor alle Excel-versies vanaf Excel 2007.

Export resultaat vanuit grid-schermen naar Excel U kunt vanuit alle schermen waar een grid wordt getoond de informatie direct in Excel opslaan. Dit doet u door in het grid te gaan staan en op het toetsenbord de toetsencombinatie te gebruiken:

+ + Het Excel-bestand wordt opgeslagen in het nieuwe formaat (XLSX) op een door u op te geven locatie. Het document wordt niet automatisch geopend. N.B.: Het is niet mogelijk om te exporteren naar het oude formaat (xls).

4. Opslaan variaties op Overzichten Nadat u een overzicht naar eigen voorkeur heeft aangepast, kunt u dit opslaan als variatie. Vanaf dat moment wordt deze variatie op het standaardoverzicht beschikbaar in uw administratie.

Figuur 11

Variaties opslaan Hiernaast ziet u als voorbeeld het selectiescherm van het overzicht Dossierkaart. Werkwijze: 1. Selecteer het overzicht dat u wilt aanpassen. 2. Pas de wijzigingen toe, in dit voorbeeld m.b.t. het

tabblad Groepen. 3. Klik op de knop . Hierna verschijnt het scherm

Opslaan als... 4. Geef in het veld Naam de naam van de nieuwe

variatie. Denk hierbij aan de Kantoornaam of een datum.

5. Sla de variatie vervolgens op via de knop .

Page 4: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[4] FE-Variaties-op-Overzichten

Figuur 12

Variaties openen en verwijderen Via de module Rapportage zijn alle variaties van de verschillende overzichten terug te vinden en te openen. Wanneer u een overzicht via een module opstart is daar alleen het standaard overzicht zichtbaar. U kunt dan de variatie(s) op het overzicht openen via de knop . Hierna verschijnt het scherm Variatie openen… U opent een variatie door deze te selecteren en daarna te

klikken op de knop of te dubbelklikken. U verwijdert een variatie door deze te selecteren en daarna te klikken op de knop en dit te bevestigen. Let op: Een verwijderde variatie is niet meer opnieuw te

benaderen.

5. Opbouw layout Overzicht Indien u daarvoor bent geautoriseerd kunt u zelf de lay-out van overzichten aanpassen. U opent een rapport door te klikken op de knop .

Figuur 13

Een overzicht is opgebouwd uit een aantal secties. Elk

overzicht bevat minimaal de secties Rapport Koptekst, Pagina

Groep Koptekst, Pagina Groep Voettekst en een Rapport

Voettekst. Hoeveel secties een overzicht heeft, is afhankelijk

van het geselecteerde overzicht en de complexiteit daarvan.

Zo zal een declaratielay-out meer secties bevatten dan een

lijst van alle rechtsgebieden. Elke sectie heeft zijn specifieke

eigenschappen en deze kunnen door u worden ingesteld

en/of aangepast. Binnen een sectie kunnen verschillende

velden worden geplaatst die in het overzicht gedefinieerd

zijn. De beschikbare velden zijn per overzicht verschillend en

kunnen op elke positie binnen het overzicht geplaatst

worden. In de volgende tabel staat een overzicht van de

beschikbare knoppen en de daarbij behorende functie.

Met deze knop kunt u met uw muis velden selecteren.

Met deze knop kunt u een veld toevoegen.

Met deze knop kunt u lijnen toevoegen.

Met deze knop kunt u een sub-rapport toevoegen.

Met deze knop kunt u velden verwijderen; dat kan ook met de toets DEL.

Met deze knop kunt u de Query bekijken/aanpassen die als basis dient voor dit overzicht.

6. Eigenschappen van een sectie en/of veld

De eigenschappen van een sectie of veld kunt u aanpassen door dubbelklikken op de sectie. Hierna wordt het scherm Eigenschappen getoond. Zodra u een sectie selecteert wordt deze omlijnd met een stippellijn. Indien het scherm Eigenschappen is geopend , kunt u de eigenschappen van andere secties aanpassen door éénmaal op de desbetreffende sectie(s) te klikken. Het scherm Eigenschappen van een sectie kent één tabblad, namelijk het tabblad Algemeen. Indien u twee tabbladen ziet, dan heeft u het scherm Eigenschappen van een veld geactiveerd. In de volgende tabel worden de relevante velden van het scherm Eigenschappen beschreven.

Page 5: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[5] FE-Variaties-op-Overzichten

Figuur 14

Naam Hier kunt u de naam van de sectie aanpassen.

Zichtbaar U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Indien u voor Ja kiest, dan wordt deze sectie bij het printen of bij het afdrukvoorbeeld afgedrukt. Indien u voor Nee kiest, dan blijft de sectie wel zichtbaar in de lay-out, maar wordt niet afgedrukt.

Hoogte Bij dit veld kunt u de hoogte van een sectie bepalen.

Te vergroten U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat de hoogte van de sectie wordt vergroot wanneer de hoeveelheid data te groot is om te kunnen worden afgedrukt in de sectie. Nee houdt in dat de hoogte wordt vastgehouden, ongeacht de hoeveelheid data.

Te verkleinen U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat de hoogte van de sectie wordt verkleind als gevolg van de gegevens die worden opgehaald. Nee houdt in dat de hoogte wordt vastgehouden, ongeacht de hoeveelheid data.

Bijeenhouden U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat deze sectie bij het afdrukken wordt bijeengehouden. De gegevens van de sectie worden altijd op één pagina getoond. Voorbeeld: een dossierkaart met alle partijen, waarvoor u heeft ingesteld dat de partijgegevens bijeengehouden moeten worden, zal bij het afdrukken alle partijgegevens op één pagina afdrukken en niet verspreid over meerdere pagina’s.

Nieuwe pagina Hier kunt u het pagina-einde van een rapport instellen. U kunt hier kiezen uit Voor, Na, Voor en na of Niet. Voor: Voordat deze sectie wordt afgedrukt, moet eerst een nieuwe pagina worden aangemaakt. Gevolg is dat deze sectie altijd op een volgende (nieuwe) pagina komt. Na: Na de afdruk van deze sectie worden de volgende secties van het rapport op een nieuwe pagina afgedrukt. Voor en na: De gegevens van deze sectie worden op een aparte pagina afgedrukt. Niet: Er worden geen pagina-einden ingesteld via deze sectie.

Achtergrondkleur U kunt hier de achtergrondkleur van een sectie kiezen via de knop .

Het scherm Eigenschappen van een veld kent twee tabbladen, namelijk het tabblad Algemeen en het tabblad Layout. In de volgende tabel worden de relevante velden van de tabbladen beschreven.

Figuur 15

Tabblad Algemeen

Naam Hier kunt u de naam van het veld aanpassen. Dit is de naam van het veld in de layout en heeft geen invloed op de definitieve afdruk. Het is raadzaam om consequent naamgebruik toe te passen. Namen die beginnen met Lbl (Label) zijn binnen Fidura tekstvelden.

Tekst Indien sprake is van een tekstveld, kunt u hier de gewenste tekst invullen.. Bovendien is het mogelijk om hier combinaties van velden te creëren.

Masker Bij bepaalde velden uit de database van Fidura kan hier een masker worden gekozen, bijvoorbeeld Short Date (bijv. 01-09-2014).

Nieuwe pagina Hier kunt u het pagina-einde van een rapport instellen. U kunt hier kiezen uit Voor, Na, Voor en na of Niet. Voor: Voordat dit veld wordt afgedrukt, moet eerst een nieuwe pagina worden aangemaakt. Gevolg is dat dit veld altijd op een volgende (nieuwe) pagina komt. Na: Na de afdruk van dit veld worden de volgende velden van het overzicht op een nieuwe pagina afgedrukt. Voor en na: De gegevens van dit veld worden op een aparte pagina afgedrukt. Niet: Er worden geen pagina-einden ingesteld via dit veld.

Te vergroten U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat de hoogte van dit veld wordt vergroot wanneer de hoeveelheid data te groot is om te kunnen worden afgedrukt in het veld. Nee houdt in dat de hoogte wordt vastgehouden, ongeacht de hoeveelheid data.

Te verkleinen U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat de hoogte van dit veld wordt verkleind als gevolg van de gegevens die worden opgehaald. Nee houdt in dat de hoogte wordt vastgehouden, ongeacht de hoeveelheid data.

Reken/Database U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat u in het betreffende veld berekeningen wilt laten uitvoeren of dat er gegevens uit de database moeten worden opgehaald. U kunt binnen dit veld gebruik maken van +,-,/ en *. Voorbeeld: bij het veld Dossiernaam wordt niet de tekst Dossiernaam getoond, maar de naam van het dossier bijv. Janssen/advies.

Page 6: Fe 3 4 variaties-op-overzichten

Variaties op Overzichten in Fidura

[6] FE-Variaties-op-Overzichten

Figuur 16

Tabblad Layout

Zichtbaar U kunt hier kiezen uit Ja of Nee. Ja betekent dat dit veld bij het printen of bij het afdrukvoorbeeld afgedrukt. Nee houdt in dat dit veld wel zichtbaar blijft in de layout, maar niet wordt afgedrukt. Voorbeeld: alle declaratie-layouts hebben standaard het veld Declaratiegroep (Belast of Onbelast). Door dit veld onzichtbaar te maken, wordt deze niet afgedrukt. In een later stadium kunt u eenvoudig het veld Declaratiegroep weer activeren.

Links Hier kunt u exact aangeven waar het veld geplaatst moet worden ten opzichte van de linker kantlijn van het overzicht Let op: dit zijn geen centimeters, maar dpi (dots per inch).

Boven Deze instelling bepaalt de positie van het veld ten opzichte van de bovenkant van de sectie waarin het veld zich bevindt. Tip: +300 ten opzichte van het veld daarboven komt neer op één regel.

Breedte Hier kunt u de breedte van het veld instellen, eventueel in combinatie met de velden Te vergroten en Te verkleinen op het tabblad Eigenschappen.

Hoogte Hier wordt de hoogte van een veld bepaald. 240 is de standaardhoogte van een veld.

Lettertype U kunt hier via de knop . lettertype, grootte en stijl van een veld instellen.

Voorgrondkleur U kunt hier de voorgrondkleur van het veld kiezen via de knop .

Achtergrondkleur U kunt hier de achtergrondkleur van het veld kiezen via de knop .

Achtergrondstijl U kunt hier via de selectielijst kiezen tussen egaal en transparant.

Uitlijning U kunt hier via de selectielijst de uitlijning van het veld bepalen. Dit is voornamelijk voor velden met bedragen van groot belang.

Randkleur U kunt hier via de knop de omlijning van een veld instellen.

Randstijl U kunt hier via de selectielijst uit verschillende stijlen voor de omlijning kiezen.

7. Individueel veld toevoegen of verwijderen Binnen een sectie is het mogelijk om velden toe te voegen. U kunt kiezen uit:

Tekstvelden

Velden uit de lijst van beschikbare velden uit Fidura

Lijnen

Gecombineerde velden (zowel stukken tekst als gedefinieerde velden uit Fidura) Als… Dan velden

Figuur 17

Als... Dan velden Het is mogelijk binnen de rapportage gebruik te maken van Als… Dan velden, de formule: IIF (criterium, Dan, Anders) Voorbeeld Declaratielayout, veld BTWnummer (Debiteur)Relatie: IIF(RelatieBTWnummer <> "","BTW-nummer","") Als het BTWnummer van de debiteur-relatie niet leeg is, druk dan in dit veld de tekst BTW-nummer af, anders niets. Werkwijze:

1. Open het rapport dat u wilt aanpassen en klik op de knop . Hierna verschijnt het ontwerp van de lay-out.

2. Sleep het gewenste veld uit de lijst met beschikbare velden naar de positie waar u het veld wilt plaatsen.

3. U kunt nu de eigenschappen van dit veld gaan instellen. 4. U kunt ook een tekstveld toevoegen en in het veld Tekst van

het tabblad Algemeen de exacte naam typen van het veld uit de beschikbare lijst.

5. Klik op de knop de aangepaste layout op met een andere naam, bijv. de (afgekorte naam) van uw organisatie of de datum.

N.B.: wanneer u een Als…Dan voorwaarde gebruikt moet bij het veld Reken/Database altijd Ja worden gekozen.

Tips bij het aanpassen van een lay-out: Indien u veel velden moet aanpassen, dan kunt u het scherm Eigenschappen open laten staan. Door steeds op een ander veld te klikken, blijft het scherm openstaan en worden de eigenschappen van het zojuist geselecteerde veld getoond. Voor het opslaan kunt u eerst het voorbeeld bekijken. U sluit het ontwerpscherm, vervolgens kunt u een afdrukvoorbeeld bekijken en daarna desgewenst de layout gaan aanpassen.