Fasewaaier zelfsturing Thuiszorg · Starten met zelfsturing Jullie team gaat starten met...
Transcript of Fasewaaier zelfsturing Thuiszorg · Starten met zelfsturing Jullie team gaat starten met...
FasewaaierzelfsturingThuiszorg
Vivent
Terug naar
de bedoeling
Inleiding ............................................................................................3
Voorbereiding .............................................................................6
Fase Viventgroen .....................................................................7
Doelen ...........................................................................................7
Stappen ........................................................................................8
Fase Blauw ...................................................................................11
Doelen ........................................................................................11
Stappen .....................................................................................12
Fase Roze .......................................................................................14
Doelen ........................................................................................14
Stappen .....................................................................................15
Vervolgfases ..............................................................................17
Fase Oranje .................................................................................18
Doelen ........................................................................................18
Stappen .....................................................................................19
Fase Marineblauw .............................................................. 20
Doelen ....................................................................................... 20
Stappen .....................................................................................21
Fase Lichtgroen...................................................................... 22
Doelen ....................................................................................... 22
Stappen .................................................................................... 23
Tot slot ............................................................................................ 24
Inhoudsopgave
2
De beste zorg ligt in jullie handen! Vanzelfsprekend willen wij onze cliënten de allerbeste zorg geven. Dat vraagt wat van Vivent, van ons allen dus! De juiste dingen doen, op het juiste moment, op de juiste manier. Wat de juiste dingen zijn en wat we daarmee moeten doen, bepalen jullie als professionals in samenspraak met de cliënten. Jullie weten immers het beste waar de cliënten behoefte aan hebben. Zo staan de beste handen aan het bed.
Zelfsturende teams
We gaan op een andere manier werken, namelijk in zelfsturende teams. Het initiatief, het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor de zorg liggen weer bij jullie. Dat maakt het werk leuker, de zorg beter en de cliënt tevredener. Als team leveren jullie de zorg die jullie cliënten nodig hebben. Jullie hebben dus alle troeven in handen.
Beste teamleden
3
Terug naar de bedoeling
We gaan dus terug naar de kern: de beste zorg voor onze cliënten in samenspraak tussen cliënten en zorgprofessionals. Uitgangspunt is de bedoeling. Vanuit die bedoeling kijken we samen hoe cliënten willen leven en welke afspraken daarvoor nodig zijn. De relatie tussen de cliënten en jullie staat centraal. Als professionals richten jullie je immers op de wensen en behoeften van de cliënt.
Starten met zelfsturing
Jullie team gaat starten met zelfsturing. Dat betekent dat jullie de uitdaging aangaan om naar een zo groot mogelijke zelfstandigheid toe te groeien. Dat doen jullie stap voor stap. In deze waaier staat beschreven welke stappen jullie in de komende periode gaan volgen. Dat doen jullie samen, met alle leden van het team. Bovendien ondersteunt de Vraagbaak jullie bij allerhande praktische zaken en worden jullie gecoacht door jullie teamcoach. Jullie richten samen het proces in van start zorg tot einde zorg.
“Het gaat erom dat de cliënt het begrijpt.”
4
Bij elke keuze die jullie maken, is het van belang om te kijken naar de driehoek Medewerker-Cliënt-Organisatie. Samen moeten we ervoor zorgen dat we deze zo goed mogelijk in balans krijgen en houden.
Zeven proeftuinteams zijn jullie voorgegaan in dit traject. Met hun ervaringen kunnen we jullie een aantal handreikingen doen, die het voor jullie makkelijker maken om ook Terug naar de bedoeling te gaan. Veel dank aan de proeftuinteams voor hun inzet!
Ik wens jullie, onderweg naar de bedoeling, veel succes en natuurlijk ook veel plezier toe!
Karin van Grinsven,Divisiemanager
Cliënt
OrganisatieMede-
werkers
Terugnaar de
bedoeling
5
De manager en het team werken de volgende checklist af:• Isersprakevaneenwijkmeteenlogische
indeling?• Isersprakevaneenformatiediepastbij
het aantal cliënturen?• Zijnergenoegteamledenomderouteste
draaien die recht doen aan de cliënt, de medewerkers en de organisatie (driehoek)?
• Pastdeverdelingvandezorginhoudelijkedeskundigheid bij de cliëntvragen?
• Isereenbasisroosterdatvoldoetaandeeisen van de driehoek?
• Iserzichtophetaantalurendatnuopgaat aan niet-cliëntgebonden activiteiten en de maximale productiviteit die het team zou kunnen halen?
• Isergesprokenoverhuisvesting(eengedeelde teamkamer, een Vivent Contactpunt)?
• IsdevisievanViventopTerug naar de bedoeling besproken in het team?
• ZijnerafsprakengemaaktmetdeVraagbaak voor ondersteuning?
Voorbereiding
“Heerlijk toch, tijd en ruimte om zelf te mogen denken!”
6
Tijdsinvestering
11 uur (plus 1 ½ uur voor de aandachtsvelders)
Doelen
• HetteamkanuitleggenwaaromViventkiest voor zelfsturing
• Hetteamkangezamenlijkbesluitennemen en deze naleven, samenwerken en ieders kwaliteiten benoemen
• Hetteamheefteenplanningenroutes,waarbij de driehoek cliënt-medewerker-bedrijfsvoering in evenwicht is
• Hetteamheeftafsprakengemaaktoverbereikbaarheid
• HetteamisopdehoogtevandeICTmiddelen en kan hiermee werken
Organiserend vermogen en vermogen om samen te werken
Fase Viventgroen
7
Stap 1
• Kennismakingmetdecoach• InformatieoverTerug naar de bedoeling,
de visie en het traject• Gezamenlijkesessieommetelkaarnate
denken over wat nu echt de bedoeling is• Opdrachtvoorhetteam:
teamontwikkelingsmeter invullen1 uur samen met manager/coach
Stap 2
• Faseplandoornemen• Resultatenvande
teamontwikkelingsmeter bespreken• Startvanhetteamontwikkelingsplan1 ½ uur met coach en eventueel afdeling Opleidingen
Stap 3
• VertalingvandemensvisievanViventnaar het cliëntproces, naar werkbare afspraken en een goede rol/taakverdeling
• Extrascholingvoordeaandachtsvelders(instructie over de software)
1 ½ uur met coach en divisiemanager
Stappen
8
Stap 4
• Samenwerken:feedback• Opdrachtvoordeaandachtsveldersinhet
team: volgende keer een presentatie geven over hoe ze zaken willen aanpakken
1 ½ uur met coach
Stap 5
• Presentatiesvandeaandachtsvelders• Samenwerking:effectiefoverleggenen
probleemoplossend communiceren• Besprekenvanhetteamontwikkelingsplan• Laatste30minutenevaluerenvande
samenwerking1 ½ uur met coach
Stap 6
• Bereikbaarheidinhetteamregelen• Instructieoverhetoptimaalgebruikvan
software, ONS en andere programma’s1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
9
Stap 7
• Afsprakennalopenalslaatstecheckvoorde audit
• Oefenenmetcommunicatievevaardigheden
• Oefenenmetsoftwareofhardware1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 8
• Audit• Samenwerkingendoelstellingen
evalueren• Meerafstandnemenvandemanageren
nauwer samenwerken met de coach1 uur met coach, divisiemanager en manager
“We hebben het proces goed in beeld en alle routes bekeken. Er is een duidelijke taakverdeling.”
10
Tijdsinvestering
9 uur
Doelen
• Hetteambeheertzelfdespaarpot met team- en kantooruren en is verantwoordelijk voor de productiviteit
• HetteamheefteenaandachtsvelderFinanciën
• HetteamheefteenaandachtsvelderProfessionaliteit
• Hetteamheeftafsprakengemaaktoverde start van de zorg en het borgen van het cliëntproces
• Hetteamwerktconcreet aan de verbeterpunten uit de teamontwikkelingsmeter
• Hetteamweethoehetdefinanciëleresultaten kan beïnvloeden en maakt hier gebruik van
Professionaliteit en resultaatgerichtheid
Fase Blauw
11
Stap 1
• Uitlegvanhetdashboardmetfinanciëleresultaten
• Verdelingvandeurenoverzorg,teamgebonden zaken en kantoortaken
• KiezenvandeaandachtsvelderFinanciën• Workshopfinanciënvooraandachtsvelder
Financiën1 ½ uur met controller en coach
Stap 2
• Teamgesprek• InstructieenoefenenmetONS• UitlegoverdeNormenVerantwoorde
Zorg• Kiezenvandeaandachtsvelder
Professionalisering1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 3
• WorkshopKwaliteit2 uur met coach
Stappen
12
Stap 4
• InstructieoverStandaardIndicatieprotocollen(SIP’s)
• Afsprakenmakenoverdetijdsinvesteringin cliëntbesprekingen
1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak
Stap 5
• Samenwerkenaanverbeterpuntenuitdeteamontwikkelingsmeter
1 ½ uur met coach
Stap 6
• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet
team zijn bekend1 uur
“Ik vind het belangrijk dat we binnen het team ook complimenten geven aan elkaar.”
13
Tijdsinvestering
10uur
Doelen
• HetteamheefteenaandachtsvelderPersoneleZaken
• Hetteamlaatziendatdeteamledensuccesvol samenwerken
• Hetteamkentdesocialekaartvandeeigen wijk en is bekend met het productaanbod van Vivent en andere organisaties
• Hetteambeschiktovereenopleidingsplan
Samenwerken en organiserend vermogen
Fase Roze
14
Stap 1
• Uitlegovervacatures,ziekteverzuimengesprekken
• KiezenvandeaandachtsvelderPersoneleZaken
• Afsprakenmakenoverpersonelezaken1 ½ uur met coach en personeelsfunctionaris
Stap 2
• Presentatieoverhetproducten-endienstenaanbod van Vivent
• Besprekenvandeinzetvandienstenenproducten bij welk type cliënt
1 ½ uur met coach, aandachtsvelder ProfessionaliseringenmedewerkerVraagbaak
Stap 3
• Socialekaartvandewijksamenstellen• Afsprakenmakenovermetwiehetteam
samenwerkt en met welk doel1 ½ uur met coach en zorgbemiddelaar Vraagbaak
Stappen
15
Stap 4
• Teamgesprekoverdevisieopcliëntenzorg, de inzet van mantelzorg en andere betrokkenen
• Besprekenvaninstrumentenzoalsdezelfredzaamheidsradar en de mantelzorgscan
1 ½ uur met coach en divisiemanager
Stap 5
• Teamgesprekoverdewensenvoorbijscholing en nascholing
• Vaststellenvaneenopleidingsjaarplanmet tijdsinvestering en kosten
1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen
Stap 6
• Samenwerkenaanverbeterpuntenuitdeteamontwikkelingsmeter
1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen
16
Stap 7
• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet
team zijn bekend1 uur
“Wij nemen zoveel mogelijk zelf de beslissingen. Er is een goede sfeer in het team.”
De basis voor de zelfsturing is nugelegd. Het team vult nogmaals de teamontwikkelingsmeter in. Het team maakt zelf de keuze welke van de drie volgende fases het wil doorlopen en in welke volgorde.
Vervolgfases
17
Tijdsinvestering
7 uur
Doelen
• Hetteamwerktsamenmetandereorganisaties in de wijk en legt dit zo nodig vast in een samenwerkingsovereenkomst
Samenwerking met anderen in de wijk
Fase Oranje
18
Stap 1
• Teamgesprekoverdesamenwerking in de wijk
• Afsprakenwiemetwelkesamenwerkingspartners contact onderhoudt
2 x 1 ½ uur met coach
Stap 2
• Hetteamiszichtbaarindewijk• Hetteamprofileertzichalsschakelvoor
de organisaties in de wijk2 x 1 ½ uur met coach
Stap 3
• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet
team zijn bekend1 uur
Stappen
“Wat voor het ene team een oplossing is, hoeft voor een ander niet precies te passen, maar het is wel goed om van elkaar te leren.”
19
Tijdsinvestering
4 uur
Doelen
• Decliënthoudtderegieoverzijnleven
Regie bij de cliënt
Fase Marineblauw
20
Stap 1
• Afsprakenmakenmetcliëntenenvastleggen in het zorgleefplan
• Gebruikenvandezelfredzaamheidsradar1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak
Stap 2
• Besprekenvandemogelijkhedenvoortechnologische ontwikkelingen
• Toepassenvantechnologischeontwikkelingen in de cliëntsituatie
1 ½ uur met coach
Stap 3
• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet
team zijn bekend1 uur
Stappen
“Als je cliënten uitlegt wat het probleem is, hebben ze echt wel begrip. Maar je moet wel het gesprek met ze aangaan en niet voor hen beslissen.”
21
Tijdsinvestering
4 uur
Doelen
• Hetteamorganiseertsamenmetsamenwerkingspartners de informele zorg in de wijk
Informele zorg
Fase Lichtgroen
22
Stap 1
• UitlegoverCaren• Carenbijcliëntenonderdeaandacht
brengen• Uitvoerenvandemantelzorgscanbij
mantelzorgers1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak
Stap 2
• Inventariserenvandeinzetvaninformelezorg bij cliënten
• Planvanaanpakmaken1 ½ uur met coach
Stap 3
• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet
team zijn bekend• Deelvandezorgisovergedragenaande
informele zorg1 uur
Stappen
“We moeten het samen doen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn, als je maar zegt wat je vindt en deelt waar je mee zit.”
23
Tot slot
Veel succes en plezier op weg naar de bedoeling!
Meer informatie over Terug naar de bedoeling vinden jullie ook opwww.viventweb.nl.
Voor ondersteuning kunnen jullie terechtbijdeVraagbaak:[email protected]
Voor begeleiding bij het proces en coaching is jullie teamcoach voor jullie beschikbaar.
24