factuurdistributie

SharePoint module Factuurdistributie

Beter beheer van uw inkomende facturen in SharePoint middels demodule Factuurdistributie.

Facturen kunnen op verschillende wijze een organisatie binnen komen waarbij deze op een centrale plaats verwerkt moeten worden. Tijdens de verwerking van facturen is het noodzakelijk om één of meerdere personen bij de verwerking te betrekken, omdat deze personen of de initiële bestelling geplaatst hebben en moeten bevestigen of de order geleverd is of financieel verant-woordelijk zijn voor een bepaald budget danwel administratief verantwoordelijk zijn.

De betrokken personen moeten de factuur in kunnen zien en daarna een beslissing nemen of ze akkoord gaan met de verdere verwerking hiervan. Dit proces kan moei-zaam verlopen omdat er verschillende personen van verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Indien een bedrijf meerdere vestigingen heeft en/of de administratie heeft uitbesteed, kan het informeren van alle betrokkenen de nodige tijd kosten. Het gehele proces is moeilijk te overzien en er is weinig inzicht in de behandelgeschiedenis van een factuur.Ricoh heeft voor deze problematiek de module Factuurdistributie ontwikkeld. Deze module is gebaseerd op het SharePoint-platform en verbetert het inzicht en versnelt het behandelproces

Wat is de module factuurdistributie?De module Factuurdistributie is gebaseerd op Document Store voor SharePoint en distribueert facturen binnen uw organisatie. Het is mogelijk op één centrale of meerdere locaties binnenkomende facturen in te scannen en naar de betrokken personen te distribueren voor accordering. Tevens is automatische escalatie, vragen van informatie aan betrokkenen en uitgebreide logging van factuurbehandeling mogelijk.

De module Factuurdistributie begint bij een binnenkomende factuur die m.b.v. Document Store bij de afdeling administratie in Share-Point aankomt. Dit triggert een proces waarbij de volgende stappen doorlopen worden:• Er wordt een taak uitgezet voor de afdeling

administratie voor de behandeling van de factuur. De afdeling ontvangt hiervoor een bericht (e-mail) zodat het niet nodig om de site van de afdeling in de gaten te houden. Door de taak te bewerken kunnen er behandelaars geselecteerd worden die een akkoord op de factuur moeten geven.

• De behandelaars krijgen een taak en wor-den hiervan geïnformeerd met een e-mail. Door de taak te openen krijgen ze inzicht in de volgende gegevens:- Kenmerken van de factuur- Behandelhistorie, hierin staat het com-

mentaar en de keuzes van de vorige behandelaars

- De factuur zelf wordt getoond op dezelfde pagina

• Door een factuur goed te keuren, kan de behandelaar de taak afsluiten en loopt het behandelproces verder naar de vol-gende behandelaar. Bij afkeur wordt de afdeling administratie geïnformeerd zodat deze vervolgstappen kan ondernemen.

Indien een behandelaar zijn taak niet bin-nen gesteld periode heeft gedaan, wordt de afdeling administratie geïnformeerd en kan deze vervolgstappen ondernemen.

• Nadat alle behandelaars de factuur heb-ben geaccordeerd, wordt de afdeling administratie geïnformeerd en kan de factuur administratief worden verwerkt.

Het is niet nodig dat alle gebruikers toegang hebben tot de administratieve site om de factuur te kunnen behandelen. Indien een gebruiker een behandeltaak ontvangt, krijgt hij automatisch tijdelijk toegang tot het desbetreffende document. Gebruikers die normaal geen toegang hebben tot de administratieve site krijgen hierdoor alleen toegang tot de documenten die hij/zij onder behandeling heeft.Alle facturen kunnen dankzij de geavan-ceerde zoekmogelijkheden van SharePoint, eenvoudig gevonden worden. Door het invoeren van een paar sleutelwoorden worden alle relevante documenten getoond. Hierbij kan er worden gezocht op zowel kenmerken als inhoud.

Wat kan de module factuurdistributie voor u betekenen?Het proces is eenvoudig in te richten en af te stemmen op de situatie binnen uw organisatie en in de gewenste layout. Het maakt niet uit of één of vijf personen een factuur moet accorderen. Het behandel-proces informeert de betrokkenen actief zodat er geen facturen vergeten worden en de doorlooptijd wordt verkort. De afdeling administratie hoeft geen mensen te zoeken om hun akkoord te geven, maar selecteert eenvoudig de juiste personen die nodig zijn voor een akkoord. Dankzij de automatische escalatie komen facturen die niet op tijd behandeld worden weer terug bij de administratie en wordt voorkomen dat deze te laat worden betaald. Door te zoeken op een factuurnummer en/of klantnaam kan de juiste factuur (en de status daarvan) snel gevonden worden en heeft u geen verdwenen facturen meer.

www.ricoh-europe.com

ISO9001: 2008, ISO14001: 2004, ISO27001: 2005 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

RIS

PFA

CTU

UR

2N

LNO

Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde - van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.

de voordelen die de module factuurdistributie u biedt:• Geen verdwenen facturen meer• Status van een factuur is direct

in te zien• Gebruikers worden actief

geïnformeerd en de factuur daardoor niet vergeten

• Facturen zijn eenvoudig te vinden dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden

• Behandeltijd wordt bewaakt door de automatische escalatie

• Snellere verwerkingstijd van facturen

• Locatieonafhankelijk werken• Look en feel eenvoudig aan te

passen met standaard thema’s