Expo Projects – Lode Vissenaekenstraat 48 – 2600 Antwerp – Belgium Phone: + 32 476 07 77 77 – E-mail: info@expodoc.com – www.expodoc.com

• Beschikbaar 24/7

• Veilige & gebruiksvriendelijke tool

• Tijd- en kostenbesparend

• Tevreden klanten

• Alle data gecentraliseerd

Beheer uw beurzen met Expodoc!

Online communicatie- & bestelplatform voor alle betrokken partijen:

VOORNAAMSTE« INGREDIENTEN »

Voornaamste “ingrediënten”• Online beurshandboek 

– Eenvoudig samenstellen van het beursdossier– Leveranciersproducten met 1 klik opgeladen in het handboek– Uw exposanten vinden alle informatie en kunnen alles bestellen vanuit 1 scherm

• Orderbeheer – Automatische verwerking van bestellingen– Alle informatie en bestellingen gecentraliseerd– Automatisch doorsturen van bestellingen naar de betrokken leveranciers

• Exposantenbeheer – Alle nodige informatie binnen handbereik– Uw exposanten hebben steeds een up-to-date overzicht van de bestelde items– Gepersonaliseerd & automatisch remindersysteem

• Digitale technische plannen– Alle informatie i.v.m. nutsvoorzieningen op 1 plaats verzameld: standhouders duiden online de nodige items aan op hun technisch plan & u en uw

leveranciers krijgen alle info centraal verzameld in Expodoc

• Archief – Expodoc behoudt alle informatie over voorgaande beurzen van de exposantenlijst tot de

bestelde items & tarieven

• Prijzenstrategie – Automatische berekening van commissies, supplementen voor laattijdige bestellingen, ...

• Integratie met uw eigen back-office, facturatie & eigen website

• Online betaalmodule beschikbaar

VOORNAAMSTEFUNCTIONALITEITEN

• Centralisatie van alle nuttige informatie (over huidige, voorgaande & toekomstige

beurzen)

• Activatie/Desactivatie van het exposantendossier

• Vereenvoudigde voorbereiding van het beursdossier: voor de aanmaak van een

nieuw dossier kan men zich baseren op de voorgaande editie, het dossier van een

andere beurs of het standaard Expodoc vademecum.

Mijn beurzen

Mijn beurzen

• Standhouderslijst

• Fiche per exposant

• Automatische import van exposantengegevens

• Volledige activatie van het beursdossier of per exposant

• Geautomatiseerd en gepersonaliseerd remindersysteem

• Collectieve welkomstmail of per exposant

• Beheer van de logins en wachtwoorden

• …

Exposantenbeheer

Exposantenbeheer

Exposantenbeheer

• Bepaling van het fakturatiesysteem voor het volledige dossier

of per productcategorie

• Taalkeuze voor het beurshandboek: NL – FR – EN - DE

• URL van het beurshandboek per taal

• Algemeen administratief e-mailadres of per beurs

• Lay-out:

‘Look & Feel’ van het beurshandboek

Integratie in de eigen website

Instellingen

Instellingen

• Samenstelling van het beursdossier

• Selectie van de gewenste leveranciers per productcategorie

• Automatische upload van de leveranciersartikelen

• Mogelijkheid om categorieën of artikels verplicht te maken

• Aanpassing van het beurshandboek naar wens: Toevoegen van categorieën/teksten/online bestelbare producten &

dienstenen/all-in standen/…

Geselecteerde leveranciers wijzigen

Fakturatiesysteem per leverancier aanpassen

• Op het gewenste moment categorieën/artikels desactiveren

• Producten/diensten koppelen aan de standoppervlakte

Beurshandboek

Beurshandboek

• Lijst van de gekozen leveranciers per productcategorie

• Contactgegevens van de verschillende partners

• Beheersysteem voor het aanvragen of annuleren van

partnershipaanvragen

• Automatische integratie van de leveranciersproducten door

middel van 1 muisklik

Partnerbeheer

• Geautomatiseerd en gepersonaliseerd remindersysteem

• Selectie van de gewenste data voor verzending: vaste of

periodieke data

• De inhoud van de remindermails past zich automatisch aan

naargelang een exposant bepaalde zaken al dan niet besteld

heeft/bepaalde acties al dan niet ondernomen heeft

• In het beurshandboek duidt u aan voor welke categorieën en/of

artikels de exposanten reminders dienen te ontvangen. Expodoc

doet dan de rest: er worden reminders verzonden op de door u

aangegeven data, met telkens een aangepaste inhoud naargelang

de stand van zaken per exposant

Remindersysteem

• Automatische behandeling van bestellingen

• Centralisatie van alle informatie en orders

• Orders worden automatisch doorgestuurd naar de desbetreffende

leveranciers

• Totaaloverzicht van de bestellingen per beurs

• Overzicht volgens de door u gekozen criteria: bestellingen per leverancier –

per exposant – op datum – administratieve verwerking – totaal per artikel - …

• Gedetailleerde informatie per bestelling of beknopte lijsten

• Lijst van exposanten die de verplichte items nog niet besteld/afgehandeld

hebben

• Export naar excel - printversies

• Koppeling met uw back-office of facturatiesysteem is mogelijk

Orderbeheer

Orderbeheer

Orderbeheer (Overzicht)

• U kan uw beursplannen opladen, zodat uw standhouder zich makkelijker kan

oriënteren bij het aanduiden van zijn nutsvoorzieningen op het technisch plan

• Standoriëntatie kan door uzelf of door de exposant ingevuld worden

• U bepaalt welke items op het technisch plan moeten aangeduid worden

• Uw standhouders krijgen het technisch plan volgens de correcte afmetingen

van hun stand

• Met een eenvoudig drag & drop-systeem duiden uw standhouders de

nutsvoorzieningen aan op hun stand.

• Centralisatie van alle technische plannen

• Informatie wordt automatisch doorgesluisd naar uw leveranciers

• Afdrukken van technische plannen: individueel, volgens selectie of in batch

Technische plannen

Technisch Plan

ONLINE DOSSIERVOOR UW EXPOSANTEN

• Online beurshandboek

• 24/7 beschikbaar

• Alle nuttige informatie binnen handbereik Algemene informatie

Beschikbare producten & diensten

Technisch plan

Belangrijke documenten

…

• Alle informatie & bestellingen op één plaats

• Algemeen en gedetailleerd overzicht van de bestellingen

• Gebruiksvriendelijk

• Tijdsbesparing

De voordelen voor uw standhouders

Online Beurshandboek (Front end)

Online Beurshandboek (Front end)

Online Beurshandboek (Front end)

Online Beurshandboek (Front end)

Expodoc … samengevat

Uw voordelen

• Real-time communicatie

• 24/7 beschikbaar

• Veilig en gebruiksvriendelijk

• Tijd- & kostenbesparend werkinstrument

• Alle informatie en bestellingen op één plaats gecentraliseerd

• Bestellingen worden automatisch doorgestuurd naar de betrokken

leveranciers

Expo Projects – Lode Vissenaekenstraat 48 – 2600 Antwerp – Belgium Phone: + 32 476 07 77 77 – E-mail: info@expodoc.com - www.expodoc.com