Expeditie Houtplein

EXPEDITIE HOUTPLEIN

EXPEDITIEHOUTPLEIN

“Tijdens onze expeditie hebben we volop rondgekeken en

geprofiteerd van ervaringen, tips en verhalen van mensen en

organisaties die ons voorgingen. Nu willen wij onze kennis en

ervaringen delen. Dit magazine is zeker geen kant-en-klaar

recept voor organisaties die verbouwen, verhuizen en zich

voorbereiden op ‘het nieuwe werken’. Elke organisatie heeft zo

zijn eigen historie, cultuur, doelen, tijdspad en praktische

moge lijkheden of menskracht om veranderingen te verwezen-

lijken. Dat maakt het werken ook interessant. En eigen. Wij hopen

dat de beschrijving van onze aanpak inspiratie biedt bij het

vormgeven van expedities elders. Succes!”

Programmateam Expeditie Houtplein

Haarlem, april 2013

Expeditie Houtplein | 3

6

8

12

16

20

5 INLEIDING

6 DE URGENTIE

8 DE SAMENHANG

12 DE AMBITIES

14 HET PROGRAMMATEAM

16 DE MEDEWERKERS

20 HET LEIDERSCHAP

22 COMMUNICATIE

24 TOT SLOT

INH OUD

5,5WAAROM?meeste provinciemedewerkers in één kantoor

Expeditie Houtplein

aantrekkelijke werkgever

JAA

R

NIEUW HUIS

klim

aatn

eutr

aal

ZEVENLESSEN


In vijf en een half jaar ondergaat het verouderde kantoor aan het Haarlemse Houtplein een ware metamorfose. Waarom eigenlijk?

• We willen de meeste provinciemedewerkers in één kantoor laten werken.• De huisvesting moet bijdragen aan de doelstelling van de provincie om een

klimaatneutrale organisatie te zijn.• We willen een goede, aantrekkelijke werkgever zijn. Het verouderde

kantoorpand met zijn lange gangen en kleine donkere kamers, voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd.

Al in een vroeg stadium is duidelijk dat de verbouwing méér dan een verbouwing is. In het in 2008 opgezette programma Nieuw Huis komen niet alleen huisvesting (bricks) maar ook ICT en digitalisering (bytes) en de werkwijze (behavior) aan de orde. Omdat dit in de eerste fase onvoldoende naar voren komt, werken we vanaf de zomer 2011 onder de naam ‘Expeditie Houtplein’. EEN GEZAMENLIJKE ONTDEKKINGSREIS NAAR HET NIEUWE WERKEN IN HET NIEUWE KANTOOR IN 2013.

Met een hernieuwde organisatie van het programma en een vrolijke kickoff voor medewerkers wordt het programma én de eindbestemming vanaf zomer 2011 stevig aangezet. De ambitie is om begin 2013 de vlag op de eindbestemming aan het Houtplein te planten. En dat gaan we halen. Op maandag 4 februari 2013 openen om zes uur ’s morgens de deuren van het meest duurzaam gerenoveerde kantoor van Nederland. De bestemming is bereikt!

Zeven lessen van het programmateamHoe hebben we de expeditie naar het nieuwe Houtpleinkantoor aangepakt? Dit magazine beschrijft de aanpak aan de hand van zeven punten die wij, het programmateam Expeditie Houtplein, als belangrijk hebben ervaren.

INLEIDING

WAAROM?Expeditie Houtplein

EEN DRIJFVEER OM AAN DE SLAG TE GAAN OP BASIS VAN EEN HELDER BESLUIT 1 DE

URGENTIE


Huisvesting voor het personeel stond al langere tijd op de provinciale agenda. Het gebouw Houtplein was sterk verouderd. Het voldeed niet meer aan de Arbo- en duurzaamheidseisen en paste niet meer bij de manier waarop provinciemedewerkers met elkaar en met hun externe partners samen wilden werken. Dat moest veranderen.

In 2007 wordt de politieke urgentie geleverd om het huisvestingsprobleem daadwerkelijk aan te pakken. In het daaropvolgende jaar bepalen Gedeputeerde Staten dat in het nieuwe kantoor gewerkt zal worden op basis van een flexibel kantoorconcept.

Er wordt een programmateam opgetuigd. Het team ‘Nieuw Huis’ start de vereiste planologische procedures, gaat met Europese aanbestedingen op zoek naar een architect, aannemer en stemt de plannen zorgvuldig af met de omgeving. Omgevingsmanagement en communicatie staan vanaf het begin hoog in het vaandel. In het voorjaar van 2009 ligt er een voorlopig ontwerp voor een volledig gerenoveerd en duurzaam kantoor dat past in de stedelijke omgeving. Het ontwerp is afgestemd met bewoners en winkeliers uit de buurt, belanghebbenden, de gemeente Haarlem en – natuurlijk – met gebruikersgroepen uit de organisatie. Eind 2009 is er een definitief ontwerp waarvoor Provinciale Staten het bijbehorende krediet vaststellen. En daarmee belandt het project in een nieuwe fase: de voorbereiding van de uitvoering.

Er gaat nu echt wat gebeurenDe grootscheepse renovatie duurt ruim twee jaar. In die tijd moeten de medewerkers hun vertrouwde werkplek aan het Houtplein verlaten en verhuizen naar een locatie elders in de stad. Beelden van een mooi nieuw gebouw wenken. Verhalen over het nieuwe kantoor worden positief ontvangen. De expeditie begint langzaam te leven.

Verbouwing als motor van procesDe sloop van het Houtpleinkantoor start eind 2010. De verbouwing blijft goed op stoom. De voortgang van de verbouwing werkt als het ware als een motor in het proces, als motor van de expeditie.

ONGEVEER 1400 PROVINCIE

MEDEWERKERS GAAN ZO’N 960 WERK PLEKKEN

DELEN

EEN DRIJFVEER OM AAN DE SLAG TE GAAN OP BASIS VAN EEN HELDER BESLUIT

In de hal van de tijdelijke locatie hangt een opgeblazen beeld van de

entree van het nieuwe kantoor waar we straks binnen zullen komen

DE SAMENHANG

EEN INTEGRALE PROGRAMMATISCHE AANPAK LANGS VIER PIJLERS2


Expeditie Houtplein is opgebouwd uit vier pijlers:Nieuw Huis, Werkstijl NH, ICT en Documenten Digitaal.

Investeren in samenhang In het programma ‘Nieuw Huis’ is oog voor de aspecten ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behavior’. Maar het vertrouwen dat de opgave in de resterende anderhalf jaar tijd op een goede manier gerealiseerd kan worden, ontbreekt. “Als we het willen laten slagen binnen tijd, geld en kwaliteitseisen, dan moeten we meer investeren in het creëren van samenhang met de andere onderdelen.”, aldus de directie. ‘Werkstijl NH’ is onze eigen variant van ‘het nieuwe werken’.

Werkstijl NH omschrijven we aan de hand van vijf kenmerken die we bij de start van de expeditie vaststellen:• resultaatgericht werken• verantwoordelijkheid • effectieve communicatie • tijd en plaats onafhankelijk• activiteiten gerelateerd werken.

De focus van de expeditie ligt op het verkennen van de betekenis van deze vijf kenmerken. We leggen geen gedragsregels vast maar laten medewerkers, teams, sectoren en directies zelf onderzoeken wat zij nodig hebben om op een prettige en effectieve manier in het nieuwe gebouw en met de nieuwe faciliteiten te werken. We entameren het gesprek, nodigen uit tot experimenten. En ook laten we weten: ‘oud is niet fout’, een credo gehoord bij een andere organi satie na een van onze werkbezoeken.

Overstroming in Thailand In mei 2012 is de uitrol van de mobiele werkplek gepland. Aansluitend daarop zal de in- en uitgaande post worden gedigitaliseerd; de eerste stap in de introduc-tie van het nieuwe documentmanagementsysteem, zodat we veel meer digitaal kunnen werken. Door overstromingen in Thailand, waar de fabriek staat die onze harde schijven levert, vertraagt echter de uitrol van de laptops. In een integrale risicosessie verkennen we alle scenario’s en nemen we het besluit om de uitrol van de laptops én de introductie van het nieuwe document managementsysteem deels te laten over-lappen. Met een goed opleidingsaanbod en heldere communicatie durven we het aan.

DE SAMENHANG

Nieuw Huis Werkstijl NH ICT DocumentenDigitaal

Programma- en relatiemanagementHet programmateam wordt uitgebreid en bestaat uit vier projectmanagers (voor elke pijler één), twee communicatie adviseurs die zowel overkoepelend als binnen de afzonderlijke pijlers opereren en een secretaris. Het programma wordt aangestuurd door één directeur. Het programmateam Expeditie Houtplein vergadert wekelijks en gaat af en toe de ‘hei op’ om samen terug en vooruit te blikken, het proces te bespreken en de planning voor de komende periode af te stemmen.Eens per maand is er een directieoverleg geheel gewijd aan Expeditie Houtplein. Daarnaast verloopt de afstemming met de directies via de directievertegenwoordigers. Zij weten goed hoe het reilt en zeilt binnen de directies en zijn belangrijke sparringpartners voor het programmateam. Het bestuur, zowel GS als PS, wordt via kwartaalrapportages geïnformeerd over de voortgang van het programma. Aanvullend zijn er, met enige regelmaat, bilaterale overleggen met de portefeuillehouder en de Commissaris van de Koning. Ook extern, tijdens bewonersbijeenkomsten, is de Commissaris van de Koning zo mogelijk aan wezig om in contact te blijven met de omgeving.

Geïntegreerde programmaplanning Expeditie Houtplein, opgebouwd uit de vier verschillende pijlers met elk z’n eigen dynamiek, vertelt één verhaal. De samenhang en vervlechting tussen de pijlers is dan ook groot. Zo worden de uitgangspunten van ‘Werkstijl NH’ vertaald naar het interieur van het gebouw, waar verschillende type werkplekken en een ontmoetingsplein worden ingericht en waar open ‘communicatietrappen’ worden gebouwd die de werkverdiepingen verbinden. Andersom: de keuzes voor het interieur beïnvloeden de manier waarop je werkt en de inrichting van je ICTwerkplek. ICT maakt plaats en tijdonafhankelijk werken mogelijk. Voor vergaand digitaliseren en papierarm werken is goed functionerende ICT nodig én een gebruiksvriendelijk documentmanagementsysteem. We delen de nieuwe laptops uit vóórdat we leren werken met het nieuwe

documentmanagementsysteem. Het tempo van de introductie van dit systeem wordt bepaald door de geplande verhuisdatum naar het nieuwe kantoor. Het experimenteren met tijd en plaatsonafhankelijk werken komt goed op gang nadat de nieuwe laptops zijn uitgedeeld.

Een harde deadline: de verhuizingWe stellen onszelf als deadline begin 2013 terug te verhuizen naar het gerenoveerde kantoor. Alle planningen starten vanuit deze ambitie. Elk project binnen het programma heeft zijn eigen, gedetailleerde planning. Daarnaast is er een overkoepelende programmaplanning, waardoor mogelijke overlap en/of conflicterende activiteiten snel kunnen worden gesignaleerd.

De programmaplanning helpt ook om binnen de organisatie helder te communiceren over de voortgang van het programma, de (samenhang in de) verschillende onderdelen en de realisatie van tussentijdse resultaten. Voor Expeditie Houtplein, inclusief de stappen per pijler, ontwikkelen we een tijdslijn met Routeplanner. Hierop is inzichtelijk wat wanneer komt, wat dat van mensen aan voorbereiding vraagt, welke opleiding en ondersteuning daarbij wordt aangeboden en hoe de ene stap de andere opvolgt.

HET ÉÉN KAN NIET ZONDER HET ANDER, HET ANDER GEBEURT

NIET ZONDER HET ÉÉN


Ingehaald door duurzaam succes

Hoe hangen de verschillende programmaonderdelen met elkaar samen? Behoorlijk. De nieuwe gevel van het gerenoveerde kantoor is zéér duurzaam. Dat zit hem niet alleen in de dikke bakstenen, maar ook in het driedubbele glas. Het glas blijkt zo duurzaam dat onze telefonische bereikbaar-heid daar in de eerste maand na de verhuizing flink onder te lijden heeft. Gelukkig realiseren onze ICT-adviseurs zich dit vlak voor de verhuizing ook. Het plaatsen, instellen en fine-tunen van nieuwe zenders duurt echter nog even. En dat betekent in de beginperiode: bellen met je tele-foon zo dicht mogelijk tegen het raam.

3 VERNIEUWEND MAAR WEL REËEL DE

AMBITIES

Razendsnel De ontwikkelingen rond het digitaal docu ment beheer gaan razendsnel. Denk bijvoor beeld aan het digitaal vergaderen met een tablet, digitaal samenwerken met externen in een Sharepoint-omgeving of het ondertekenen van documenten met een digi tale handtekening. Dat klinkt voor velen als muziek in de oren! Toch houdt de projectmanager van Documenten Digitaal vast aan de door de directie vastgestelde scope; het digitaliseren van inkomende en uit gaande post en de vorming van digitale dossiers. Dat doen we gefaseerd per directie en per functio-naliteit. Zo krijgen we iedereen mee. Bovendien kunnen we de bomen van onze overheidsorganisatie niet tot de hemel laten groeien.


Expeditie Houtplein werkt toe naar harde en minder harde resultaten. De vereisten aan het gebouw zijn in beton gegoten en een en ander is in het bestek vast-gelegd en daar wordt stevig op gestuurd.

Ook de gewenste resultaten van de pijlers ICT en Documenten Digitaal zijn strak omlijnd, wat niet wil zeggen dat er niet gekeken wordt naar wat we onderweg tegenkomen en welke technologische ontwikkelingen en mogelijkheden zich voordoen. De pijler ‘Werkstijl NH’ is anders van aard. De uitgangspunten van onze nieuwe werkstijl zijn weliswaar bepaald, maar hoe je daar in de dagelijkse werkpraktijk invulling aan geeft wordt gezamenlijk verkend.

Een heldere scopeExpeditie Houtplein wil de vlag begin 2013 in het vernieuwde gebouw planten. Het is van belang om daarop met alle pijlers te blijven koersen. Dat vraagt om een strikte afbakening van het op te leveren resultaat. Het adagium ‘het betere is de vijand van het goede’ helpt ons te bepalen wat we ‘binnen scope’ en ‘buiten scope’ van het programma zien. Voor het halen van de planning blijkt dit cruciaal.

Ambitie op ambitie stapelenGaandeweg leggen velen hun lang gekoesterde wensenlijsten op tafel. In de discussies over digitalisering en ICT vaardigen de managers dikwijls hun 'whizzkids' af die de meeste geavanceerde ICTtoepassingen kennen en vaak drie stappen vooruit zijn ten opzichte van de bestaande situatie. Het gevaar is echter om ambitie op ambitie te stapelen. Want waarom zouden we niet alvast iedereen een smartphone geven of zorgen dat iedereen thuis ook alle faciliteiten heeft, zoals op kantoor? “DAT MOET TOCH KUNNEN” EN “IN ANDERE ORGANISATIES IS DAT ALLANG AL ZO!” ZIJN VEELGEHOORDE KRETEN

Niets menselijks is ons vreemd. Ook voor het verkennen van de mogelijkheden is het niet erg dat dit gebeurt. Maar voor ons als programmateam blijft het uitgangs punt: scherp blijven op de definitie van de op te leveren resultaten die we kunnen realiseren binnen beschikbare tijd, budget en menskracht.

Ontwikkelingen staan niet stilWe concentreren ons op de vastgestelde resultaten per pijler. Maar: we hebben onze oren en ogen open voor wat we onderweg tegenkomen. Bij de afronding van de expeditie ligt er een overdrachtsdocument met een evaluatie van het proces en de resultaten en met nieuwe inzichten en aanknopingspunten om op door te pakken. Ook binnen de teams, sectoren en directies is er een proces op gang gekomen van waaruit ver beteringen of nieuwe initiatieven te berde worden gebracht. De ontwikkelingen staan immers niet stil.

DE AMBITIES

Droppot In de zomer van 2011, vlak voor de aftrap van het programma, brainstormt het expeditieteam over de vraag: ‘Stel het is 4 februari 2013, de eerste werkdag in het nieuwe Houtpleingebouw. Het is één grote nacht-merrie, alles gaat fout. Hoe ziet dat eruit?’ Het antwoord levert beelden op van medewerkers die met dozen vol papier binnen komen zetten (‘even tijdelijk thuis op -geslagen’), over wifi die het niet doet, over de kachel die we niet aankrijgen (‘hoe werkt die warmte-koude-op-slag eigenlijk?’) en over kleurrijke fotolijstjes en gevulde droppotten op de bureaus. Daarna volgt de vraag: en stel dat alles goed gaat, hoe ziet dat er dan uit? Deze exercitie geeft ons inzicht in de risico’s en afhankelijk-heden. Het geeft ons ook een goede focus op wat we wel willen en wat we echt niet willen laten gebeuren tijdens de expeditie. Het helpt ons om doelen te stellen en af te bakenen.

4HET PROGRAMMA TEAM

STEVIG NEERGEZET EN ENTHOUSIAST


HET PROGRAMMA TEAM

De managers uit het expeditieteam zijn (zo goed als) vrijgesteld voor hun nieuwe taak. Dat is een belangrijk aspect, omdat uit onze ervaring voorafgaand aan Expeditie Houtplein bleek dat alleen dan een pijler stevig uit de grond kan komen. De vier project-managers zijn medewerkers uit de eigen organisatie, bekende gezichten voor velen.

Elke pijler heeft zijn eigen projectteam, met expertise van binnen én buiten de organisatie. Zo is de kennis en ervaring van de ICTmedewerkers een drijvende kracht in de pijler ICT. Aan het team ‘Werkstijl NH’ voegen we een externe kracht toe die Het Nieuwe Werken bij de RABObank heeft geïmplementeerd. Documenten Digitaal beschikt over een adviseur die elders ervaring heeft opgedaan met de implementatie van Verseon, ons nieuwe documentmanagementsysteem. Een medewerker die handig is met social media zorgt ervoor dat we dagelijks communiceren via bijvoorbeeld Yammer. Gaandeweg ontstaat er een team dat goed samenwerkt, elkaar leert vertrouwen, steeds vanuit het brede programmabelang werkt en – niet onbelangrijk – veel plezier heeft in de opgave.

Enkele succesfactoren op een rijtje:• We hebben een gezamenlijk doel voor ogen. Niet

een optelsom van de verschillende projectdoelen maar een gezamenlijk verhaal met een duidelijke stip op de horizon. Dit geeft richting aan het geheel én aan de afzonderlijke projecten.

• We houden oog voor het unieke karakter van elke pijler in aanpak, dynamiek en omvang, afhankelijk van de te behalen resultaten. ‘Iedereen een nieuwe laptop’ vraagt bijvoorbeeld een andere benadering dan het verleiden van medewerkers om stil te staan bij hoe ze in een flexibele werkomgeving met hun collega’s samenwerken. De eigenheid van de projecten is steeds het uitgangspunt, het onderliggende grote verhaal steeds hetzelfde.

• Onze continue focus is gericht op de vraag hoe de vier pijlers elkaar kunnen versterken. Dat vraagt om afstemming en overleg. Regelmatig en oprecht. Naast het wekelijkse overleg over lopende zaken, gaan we eens in de zoveel tijd de beroemde hei op en nemen we de tijd voor intensieve uitwisseling, reflectie en afstemming over voortgang, zorgen en ambities.

• Expeditie Houtplein is een omvangrijk programma met continue afhankelijkheden waarin we in anderhalf jaar van alles tegenkomen. De diverse teamsamenstelling pakt goed uit en tijdens de rit blijkt er een goede chemie te zijn. Door heldere afspraken te maken, elkaar geregeld te spreken en open en eerlijk te communiceren halen we als team de eindstreep op een goede manier. We hebben er lol én vertrouwen in en vieren de tussentijdse successen van en met elkaar.

Aap op de schouder We willen een inspirerend programmateam zijn, een ondersteunende kracht voor de organisatie die zich voorbereidt op verandering. Maar: we willen het niet ‘overnemen van de organisatie’. We proberen steeds de verantwoordelijkheden daar te laten waar ze horen: bij het lijnmanagement. Dat is best lastig, want vaak krijgen we het gevoel dat het lijnmanagement ervan uit gaat dat het nu wel wordt geregeld – we hebben toch een programmateam dat ‘ervoor zorgt’?! Deze aap voelen we gedurende de expeditie regelmatig op onze schouder.

5DE MEDEWERKERS

BETROKKENHEID VAN EN EIGENAAR SCHAP IN DE ORGANISATIE


Het credo van Expeditie Houtplein luidt: je bent zelf verantwoordelijk voor jouw voorbereiding op het nieuwe werken in het nieuwe kantoor. Het is het uitgangspunt voor de communicatie over de expeditie en geldt in het bijzonder voor de aanpak van ‘Werkstijl NH’. Immers; er zijn vijf uitgangspunten bepaald die kenmerkend zijn voor ‘Werkstijl NH’, maar hoe je daar in de dagelijkse praktijk invulling aan geeft is aan individuele medewer-kers, managers, teams, sectoren en directies zelf.

Managers en medewerkers faciliteren in hun procesVoor sommigen zijn de veranderingen groot, voor anderen relatief klein. Een deel van de organisatie werkt al met flexibele werkplekken en laptops, een ander deel is nog gewend aan een eigen werkplek met vaste computer. Omdat de uitgangssituatie voor iedereen verschillend is, is ervoor gekozen om niet een verplicht programma uit te rollen. We zetten ons in om managers en medewerkers te faciliteren in hun eigen voorbereiding. Dat doen we door hen te informeren en te stimuleren het experiment en het gesprek met elkaar aan te gaan. Wat betekent de nieuwe werkwijze en de nieuwe inrichting van het gebouw voor mijn manier van werken? En voor de samenwerking binnen de sector en daarbuiten? Wat gaat er veranderen en wat vinden wij daarvan? Welke afspraken moeten we maken?

Niet vrijblijvend De managers krijgen de opdracht met hun sector op expeditie te gaan. De vorm en inhoud zijn vrij, maar het proces is niet vrijblijvend. Het beoogde resultaat werken op basis van de uitgangspunten van Werkstijl NH én de verhuisdatum als deadline zijn leidend.

Een groeiende groep ambassadeurs Vanaf het begin van de expeditie blijkt er een groep voorlopers die zich enthousiast eigenaar toont van de op handen zijnde veranderingen. Deze collega’s starten kleinschalige experimenten of nemen het initiatief om binnen hun directie, sector of team expe ditieteams op te richten. Dit omarmen we. Uit deze groep ontstaat een groeiende groep ambassadeurs van Expeditie Houtplein. Onder hen bevinden zich overigens niet alleen enthousiastelingen maar ook criticasters, wiens feedback van even grote waarde is. We organiseren bijeenkomsten voor ambassadeurs waarin we hen vroegtijdig, bijvoorbeeld voorafgaand aan medewerkersbijeenkomsten, informatie geven die zij op hun eigen manier verder verspreiden en we organiseren diverse pilots. De ambassadeurs geven ons hun reactie op wat ze om zich heen horen, zien en ervaren en daar kunnen we als expeditieteam ons voordeel mee doen. Aansluiting en verbinding, daar gaat het om.

Het nieuwe werken“Ik word momenteel overladen met informatie over HNW. Zelfs in mijn modetijdschrift staat er een artikel over. HNW is meer dan alleen thuis- en flexwerken. We zullen ons huidige bedrijfscultuur moeten gaan aanpassen. Succes allemaal!”

De nieuwe locker“Hoeveel opbergruimte krijgen we straks? Het antwoord was 240 x 460 x 410 mm (bxdxh). Onze collega kwam met het voorstel om een houten exemplaar voor ons te timmeren. Het resultaat was geweldig en het lockerkastje

werd direct naar behoren ingericht. Vele nieuwsgierige collega’s kwamen een kijkje nemen en – het moet gezegd – de blikken spraken in sommige gevallen boekdelen. Toch valt het na goed passen en meten best mee.”

De sector bijeenkomst“De resultaten overtroffen ruimschoots onze stoutste verwachtingen! In de vorm van 9 creatieve presentaties gingen we in op wat Het Nieuwe Werken voor onze sector betekent. Voor het management was deze middag een belangrijke les: leer loslaten en geef vertrouwen!”

JE BENT ZELF VERANTWOORDELIJK VOOR JOUW VOORBEREIDING

OP HET NIEUWE WERKEN IN HET NIEUWE KANTOOR

DE MEDEWERKERS

Vragen uit de organisatieAan het begin van de expeditie is een veelgehoorde vraag: wat zijn de kaders, wat is de visie en wat zijn de regels? Het antwoord daarop luidt: die zijn er niet, die gaan we gezamenlijk ontwikkelen. Niet voor iedereen een bevredigend antwoord, maar naarmate het gesprek en de pilots op gang komen, verstomt de roep om kaders en visie. We bieden excursies aan naar andere organisaties en oriëntatieworkshops voor sectoren. De thema’s die leven, gebruiken we als input voor het uitnodigen van sprekers en het ontwikkelen van verdiepende workshops. Zoals ‘slimmer werken’, ‘hoe houd je contact met je collega’s in een flexibel werkplekconcept?’ en ‘balans werk en privé’. De animo voor de workshops is groot. Na de zomer van 2012 komt de focus meer te liggen op het opruimen, het gebruik van het nieuwe gebouw en de aanstaande verhuizing. De rol van directievertegenwoordigers en ambassadeurs bij het uitdragen van het verhaal én het terugkoppelen van reacties en geluiden wordt

gaandeweg steeds groter. Zodoende verbreedt op weg naar de verhuisdatum het eigenaarschap zich en krijgen steeds meer collega’s zin in het nieuwe gebouw en de verhuizing.

Daar hebben we toch een programmateam voor?!Als programmateam faciliteren we de voorbereiding op ‘het nieuwe werken’, maar we willen deze verantwoordelijkheid niet van leidinggevenden en medewerkers overnemen. Dat is niet altijd makkelijk, maar naarmate de zaken zichtbaarder en concreter worden en de verhuisdatum dichterbij komt gaat dit beter. In januari 2013, een maand voor de verhuizing, geven we managers de gelegenheid hun eigen sector te ontvangen en rond te leiden door het nieuwe gebouw. Daar wordt dankbaar gebruik van gemaakt. Het draagt bij aan het enthousiasme voor de verhuizing, het begrip voor de laatste loodjes die nog niet klaar zijn en een vliegende start in het nieuwe kantoor.

ER IS EEN AFTELKLOK TOT DE VERHUISDATUM OP DE PROJECTSITE VAN EXPEDITIE HOUTPLEIN


Experimenteren met het nieuwe werken Er wordt druk geëxperimenteerd in de orga-nisatie. Directies en sectoren organiseren flexdagen waarin collega’s worden uitge-daagd op een andere plek te werken binnen of buiten kantoor. Hele verdiepingen worden omgebouwd tot huiskamers, stilteplekken en samenwerkplekken. Een buddysysteem koppelt technische en minder technische collega’s aan elkaar om te experimenteren met Yammer of Lync in het werk. Naar aanleiding van zo’n experiment schrijft een collega in haar blog: “De grootste verdienste van deze dag vind ik dat het gesprek en de gedachten over Het Nieuwe Werken bij veel collega’s op gang zijn gekomen.”

ANDERHALF JAAR EXPEDITIE HOUTPLEIN • 60 expeditieteams en 85 ambassadeurs• circa 700 medewerkers op werkbezoek naar andere organisaties• 25 oriëntatieworkshops met 500 deelnemers• 9 inspiratiesessies met externe sprekers• 4 verschillende verdiepingsworkshops met ruim 1.000 deelnemers• 70 rondleidingen met 1.000 collega’s in het Houtpleingebouw • ruim 90 blogs van medewerkers op de projectsite Expeditie Houtplein met hierop 50 reacties• 300 Yammerberichten

DE BALANS

EEN WISSELWERKING TUSSEN ‘AANSTUREN’ EN ‘LOSLATEN’6HET

LEIDERSCHAP

“Medewerkers kunnen hun eigen route en tempo bepalen, elkaar opzoeken om samen op te lopen, of bij het programmateam aankloppen wanneer ze een goed idee hebben, ondersteuning nodig hebben of zich ergens zorgen om maken. Je bent zelf verantwoor-delijk voor jouw voorbereiding op het werken in het nieuwe kantoor, maar we doen het samen, stap voor stap.”

Annemieke van Dam, programma directeur, bij de kick-off van Expeditie Houtplein.


30 centimeterOm de renovatie mogelijk te maken, verhuizen provin-ciemedewerkers in het najaar van 2010 tijdelijk naar een andere locatie. Ruim 7.000 goed gevulde dozen verhuizen mee. Maar als we terugverhuizen naar het vernieuwde kantoor zal dat niet meer het geval zijn. De directie bepaalt dat we in het nieuwe kantoor nog maar 30 cm kastruimte per medewerker krijgen. Ofte-wel: de grootte van een liggend A4-tje. Die centimeters worden niet aan individuen gegeven, maar aan de sector voor de gemeenschappelijke spul-len. Wel krijgen medewerkers een eigen locker voor de laptop en wat persoonlijke spullen. De sturend opge-legde maatregel roept veel reacties én verwondering op – “Bij ons kan dat toch niet?!”. Aan de sectoren en teams de taak er invulling aan te geven. Er is dan ook veel gesproken over nieuwe werkwijzen, er is flink opgeruimd en gedigitaliseerd én we zijn zonder persoonlijke verhuisdozen (alleen met 1700 sector-dozen) terugverhuisd. Wat blijkt? Kastruimte genoeg!

Expeditie Houtplein is opgezet als ontdekkingsreis van anderhalf jaar. Medewerkers en leidinggevenden ontdekken samen hoe het is om in het nieuwe gebouw met alle nieuwe faciliteiten en mogelijkheden te werken. De exacte weg naar de eindbestemming staat niet vast. De kracht van het proces zit hem ener-zijds in het sturen, regisseren en faciliteren door het programmateam en anderzijds in het loslaten en het proces het proces laten zijn.

Informeren en sturen op planning en resultaatOp basis van de uitgangspunten en inrichting van het nieuwe gebouw, het flexibele werken, het digitaal samenwerken en de geplande verhuisdatum gaan de vier projectmanagers en hun medewerkers van Expeditie Houtplein aan de slag. Heldere informatie over dat wat we weten geeft structuur aan en vertrouwen in de verandering. Het programmateam steekt veel energie in het vertellen en herhalen van het integrale verhaal, de samenhang en de voortgang op de onderdelen. Medewerkers worden geïnformeerd over de stand van zaken en de aankomende veranderingen, maar vooral ook voorbereid op en gefaciliteerd in de stappen die worden gezet.

Er is een opleidingsplan met diverse manieren van leren (klassikaal, met behulp van handleidingen, op basis van elearning en door ondersteuning op de werkvloer van keyusers) om bijvoorbeeld het werken met de nieuwe laptop of het nieuwe documentmanagementsysteem eigen te maken.

Het proces de ruimte geven Daarnaast is veel ruimte voor het proces. Reacties en geluiden worden gehoord en initiatieven worden gestimuleerd of vertaald naar pilots. Want op de werkvloer, tussen medewerkers en leidinggevenden, in sectoren, binnen teams en één op één, moeten de veranderingen vorm krijgen, tot leven komen en werkbaar zijn. Het programmateam, directievertegenwoordigers, leidinggevenden, leden van de OR en ambassadeurs van Expeditie Houtplein praten veel met elkaar over het proces, de zorgen, de hobbels en de successen. Dit bepaalt mede het invullen en vormgeven van de vervolgstappen richting onze eindbestemming. Daarbij maken we veel gebruik van interne social media, om uit te nodigen tot en het peilen van reacties. Door aan te sluiten op wat er leeft en speelt ontstaat er draagvlak én nieuwe energie voor nieuwe initiatieven.

HET LEIDERSCHAP

Van open koffies naar medewerkersbijeenkomstenIn het kader van ‘jezelf voorbereiden’ organiseren we informele ‘open koffies’ waar medewerkers langs kunnen komen om een praatje te maken, ervaringen te delen, zorgen te uiten of een vraag beantwoord de krijgen. In de zomer van 2011 wordt de kick off van de expeditie langs deze lijn opgezet en dat is een groot succes. Daarna blijkt het enthousiasme voor de ‘open koffie’ echter in te zakken. Omdat het principe van ‘informatie zelf halen’ minder goed uit de verf komt, besluit het expeditieteam over te gaan op ‘informatie brengen’ en toch weer met enige regelmaat (traditionele) medewerkersbijeenkomsten Expeditie Houtplein te organiseren die wel goed bezocht worden.

EEN BELANGRIJKE ROL ALS VERBINDENDE FACTOR 7DE

COMMUNI CATIE


Een belangrijke rol in het hele proces is weggelegd voor communicatie. Vanaf de start tot en met de afronding van het programma wordt volop gecom municeerd over elk onderdeel van Expeditie Houtplein. Communicatie is een gelijkwaardig onderdeel van het programma; een cruciaal element én een verbindende factor.

Focus op kernboodschap De communicatie over de vier pijlers gebeurt vanuit één basishouding: ‘Jij ontdekt je nieuwe werkplek’. De integrale kernboodschap is: ‘We gaan op expeditie naar een nieuw kantoor en een nieuwe manier van (samen)werken. We bouwen een nieuw huis. Je krijgt een nieuwe computer met nieuwe software, we gaan onze dossiers en stukkenstroom digitaliseren en je denkt zelf na over/bereidt je voor op jouw werkwijze in het nieuwe pand.’ Het geïntegreerde verhaal over de expeditie is de paraplu, het vertrekpunt voor alle communicatie. Dit bevordert de herkenbaarheid en eenduidigheid van het programma.

Uitgangspunten van communicatieDe uitgangspunten van communicatie zijn informeren, faciliteren en inspireren. En ook: zichtbaarheid, openheid en aanspreekbaarheid van het programmateam, alsmede managers (vroegtijdig) betrekken, faciliteren en verantwoordelijkheid geven. Er wordt een campagne stijl ontwikkeld, er is een basisstructuur voor communicatie (persoonlijk, schriftelijk en digitaal) en een projectsite Expeditie Houtplein. Deze

projectsite fungeert als kennis en interactieplatform voor medewerkers. Maar we geven ook informatie over de laatste stand van zaken, planningen en er staan de meest gestelde vragen en antwoorden. Ook worden er persoonlijke blogs geplaatst, waarin collega’s hun meningen en ervaringen delen.

Betrekken en gebonden houden De projectmanagers van de afzonderlijke pijlers zorgen voor afstemming met betrokkenen uit de hele organisatie, zodat iedereen vroegtijdig en uitgebreid bij de voorbereidingen betrokken is. Zo kunnen collega’s meepraten over bijvoorbeeld de keuzen voor het in terieur, het merk en type van de nieuwe laptop en de inrichting en uitrol van het nieuwe documentmanagementsysteem. Een andere manier om medewerkers betrokken te houden is het maandelijks organiseren van rondleidingen door het nieuwe gebouw.

Verwachtingen managen en waarmaken Met Expeditie Houtplein zetten we een stevig verhaal neer; ambitieus en positief met de medewerkers centraal. We waken ervoor om droombeelden neer te zetten en communiceren eerlijk en realistisch. We nodigen altijd uit om vragen te stellen of meer informatie te vragen – waarmee we de bal bij medewerkers/leidinggevenden zelf leggen. Vragen en reacties worden serieus genomen en beantwoord; een tijdsinspanning die de moeite zeker waard is.

Allemaal een laptopRuim een half jaar voor de verhuizing krijgt iedereen een nieuwe laptop. In lijn met het expeditieverhaal – eigen verantwoordelijkheid, kies de (mobiele) werkplek die bij je past – kunnen alle medewer-kers hun eigen model laptop uitkiezen. Op basis van een pilot zijn er drie modellen geselecteerd die aan de kwaliteitseisen voldoen. Aan medewerkers zelf om te bepalen welk model ze het fijnst vinden werken. De eigen keuze werd zéér gewaardeerd en droeg bij aan het draagvlak voor het proces.

Programmateam Expeditie HoutpleinAnnemieke van DamCaroline SmookEmily LeyerKatja GreversYolande van LentRocco JanssenRonald VisserMarcel SukelMet dank aan Laura Peetoom en Gerda van Dijk

Het is half april 2013. Pasen is koud dit jaar. De koudste sinds 50 jaar, maar het gebouw Houtplein wordt duurzaam verwarmd. Samen met heel veel collega’s hebben we een fijn gebouw neergezet, nagenoeg zonder papier, met een goede ICTinfrastructuur, waarmee iedereen tijd en plaatsonafhankelijk kan werken. Op nazorg en kleine restpunten na zijn de vier pijlers overgedragen aan de staande organisatie. De expeditie is klaar. We hebben ons doel bereikt. Dat betekent nog niet dat het goed is zo, dat er niets meer te gebeuren staat. Net als na een verbouwing thuis is nog niet alles af, wil je wellicht nog een kast verplaatsen, een lamp verhangen of gaat er iets stuk. En net als thuis wil je alles netjes onderhouden en hoop je dat alle ‘medebewoners’ dat ook doen. Tot nu toe lukt dat, zonder regels. Alhoewel de vraag om kaders of regels zo af en toe de kop opsteekt. Wat ons betreft kan het principe ‘eigen verantwoordelijkheid’ leidend zijn; we zijn met z’n allen verantwoordelijk voor

het gebruik van de werkplekken en het gebouw, het werk dat we opleveren en de ruimte die we elkaar geven. Om dat werkbaar te laten zijn, zullen we met elkaar in gesprek moeten blijven. In werkoverleggen, tijdens managementbijeenkomsten, op de werkplekken of bij de koffieautomaat. Hoe zullen deze cultuuraspecten zich ontwikkelen? Hoe spreken we elkaar aan? Wie voelt zich verantwoordelijk? Lukt het ons om samen te leren en uit te vinden wat wel en niet werkt? We moeten het nieuwe concept de tijd geven, maar ook niet aarzelen om zaken te veranderen als we het aan de tekentafel niet goed bedacht hebben. Kortom: vasthouden aan hoe we het bedoeld hebben en het lef hebben iets aan te passen als dat voor onze organisatie beter blijkt te werken. Maar voor het programmateam zit het er op. We zijn trots op het resultaat en kijken met plezier terug op het proces. Wie weet helpen onze lessen en ervaringen andere organisaties weer verder op weg.

TOT SLOT

2013

| re

dact

ie •

HV

R G

roup

, Den

Haa

g | v

orm

gevi

ng •

Sab

el D

esig

n, B

iltho

ven

| fotografie • Deen van Meer, medewerkers van provincie Noord-Holland

Expeditie Houtplein

Documents

Transcript of Expeditie Houtplein