Excitans - Requirements verrijker

Click here to load reader

  • date post

    05-Dec-2014
  • Category

    Business

  • view

    499
  • download

    1

Embed Size (px)

description

Met dit product kunt u uw concept requirements op een webbased platform zetten, waarmee u uw gebruikers kunt vragen hierop (met comments) te reageren.

Transcript of Excitans - Requirements verrijker

  • 1. Ondersteuning opstellen Programma van Eisen Excitans Enterprise Services Huizen, juni 2011
  • 2. Agenda1. Vraag2. Aanpak3. ResultatenBijlage: functionaliteit requirements verrijker
  • 3. Klanten willen een programma van eisen opstellen die breed in de organisatie gedragen wordt Vraag Veel organisaties hebben gemengde gevoelens bij de selectie en implementatie van nieuwe grote ICT systemen. Niet op de laatste plaats omdat gebruikers vaak weerstand tonen bij implementatie van deze systemen. Ze waren onvoldoende betrokken bij het opstellen van de eisen, het herontwerp van de processen of de selectie van het nieuwe systeem Excitans brengt daar verandering in met haar requirements verrijker en gebruikersinventarisatie. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het interactief webbased platform van Excitans. De gebruikersinventarisatie dient ter ondersteuning van het opstellen van een programma van eisen (PvE) voor een nieuw ICT systeem De scope van de gebruikersinventarisatie betreft de gehele klantorganisatie. Met het gebruik van genoemd platform en de juiste communicatie binnen de klantorganisatie, wordt er gestreefd naar een gebruikersparticipatie van 10% of meer Gebruikersparticipatie geeft een beter PvE en meer draagvlak
  • 4. Aanpak is gericht op maximalisatie van de gebruikersinventarisatie en -participatie 1. Voorbereiding 2. Inventarisatie 3. Rapportage Kick-off sessie met de Structuren en plaatsen van Rapportage van de opbrengst opdrachtgever/werkgroepen concept eisen op platform commentaar op eisen aan Presentatie concept Interne communicatie kanalen stuurgroep/werkgroepen Activiteiten platform openstellen Tussentijds analyseren, Vaststellen concept eisen bijsturen & optimaliseren van Interne communicatie de opbrengst commentaar op vaststellen eisen Interne communicatie kanalen voorbereiden Door- Belangrijkstelooptijd Resultaten Platform definitief ingericht Informatie eisen en wensen Rapportage opbrengst Interne communicatie verzameld en resultaten commentaar op eisen kanalen voorbereid gevalideerd 2 weken 5 weken of meer1 1 week 1uitgegaanwordt van een inventarisatie van commentaar op 500 eisen en wensen in 5 weken, bij meer eisen en wensen of om andere redenen kan -indien gewenst- de periode van inventarisatie verlengt worden Per stap worden nadere afspraken gemaakt
  • 5. In stap 1 wordt het platform en de communicatie geschikt gemaakt voor inventarisatieStap 1: voorbereiding aanpak Kick-off met de opdrachtgever/werkgroepen Vaststellen plan van aanpak, bestaande uit een projectplanning en gedetailleerd activiteiten overzicht Presentatie concept platform, live demo van het reeds gebouwde platform Vaststellen concept eisen & wensen, al dan niet aangeleverd door de klant Vaststellen interne communicatie kanalen, op basis van voorstel Excitans Interne communicatie voorbereiden Uitwerken van diverse communicatie middelen (intranet, presentatie, video, flyer, etc.) voor kenbaarheid platform, dit wordt voorbereid door Excitans en in de uitvoering ondersteund door medewerkers van de klant Testen van communicatie middelen op werkgroepen Eventueel aanpassen communicatie middelen en plan van aanpak Na stap 1 staat het platform open voor inventarisatie
  • 6. In stap 2 wordt gebruikersparticipatie gestuurd op optimalisatie opbrengstStap 2: inventarisatie aanpak Platform laden met concept wensen en eisen Structureren en controleren van geplaatste wensen en eisen op platform Interne communicatie kanalen openstellen Intranet publicatie, interne presentaties verzorgen (leden van werkgroep), videos publiceren, flyeren (door medewerkers van de klant), etc. Platform bewaken en besturen Periodiek (meerdere keren wekelijks) resultaten inventariseren en analyseren Eventueel discussies en communicatie kanalen bijsturen Eventueel tussentijdse rapportage verzorgen Indien gewenst kan er een tussentijdse rapportage aan (een deel van) de werkgroepen gegeven worden Na stap 2 wordt het resultaat vastgesteld
  • 7. In stap 3 worden de resultaten gepresenteerd aan en geborgd in de werkgroepenStap 3: rapportage aanpak Rapportage Na de gebruikersinventarisatie worden de resultaten gepresenteerd aan alle werkgroepen en de stuurgroep Indien gewenst kan er een artikel geschreven worden voor publicatie op het intranet ter afsluiting van de gebruikersinventarisatie periode Nagedacht moet worden over de communicatie naar de gebruikers, na afloop van de gebruikersinventarisatie (platform is in eigendom van Excitans), in overleg kan bepaald worden dat het platform ook tijdens selectie en implementatie blijft openstaan Werkgroepen hebben een actieve rol tijdens de gebruikersparticipatie
  • 8. Gebruikersparticipatie dient actief en periodiek gecontroleerd te wordenWerking en besturing platform in de praktijk Voor deze aanpak wordt uitgegaan van de aanwezigheid van (een) werkgroep(en) aan de zijde van de klant voor de selectie van een nieuw informatie systeem Er wordt een kleine groep geformeerd uit leden van de werkgroep(en) en consultant(s) van Excitans, met deze groep wordt het platform periodiek (meerdere keren wekelijks) bestuurd Per werkgroep kijkt een lid on-line mee in de periodieke besturing van het platform (doorgaans wordt dit meekijken in de werkgroep om toerbeurt gedaan) Wekelijks wordt er door deze groep (leden werkgroep(en) & Excitans) de resultaten van de week en zover, genventariseerd en geanalyseerd Excitans bereidt deze inventarisatie en analyse voor en de afgevaardigde leden van de werkgroep(en) kunnen in ongeveer een uur hierop hun reactie geven Vastgesteld wordt welke discussies verlengd moeten worden, waar discussies gestopt kunnen worden en waar resultaten nog gemist worden Eventueel kan op initiatief van de klant en/of Excitans en met akkoord van de werkgroep(en) tussentijds besluiten genomen worden Op basis hiervan worden gerichte acties door deze kleine groep uitgezet Gebruikersparticipatie dient geoptimaliseerd te worden
  • 9. Bijlage: functionaliteit requirements verrijkerDe standaard functionaliteit van het platform ziet er als volgt uit Home pagina algehele informatie (doelstelling, scope en tijdsduur) over het ontwerp en de selectie van het nieuwe informatie systeem overzicht met makkelijke navigatiestructuur (indeling zie volgende bullets) Informatie detailinformatie over het project en de werkgroep(en) Inventarisatie (zie ook slide 10) structuur volgen van de werkgroepen (bij meerdere werkgroepen, anders nader bepalen) per item van de structuur worden de eisen en wensen weergegeven per eis of wens is er middels een boomstructuur, de mogelijkheid (met doorklikken) om commentaar hierop te lezen en/of van nieuw commentaar (in open tekstvelden) te voorzien Mijn account informatie over en mutatiemogelijkheden met betrekking tot het eigen account, inclusief informatie over beroepsgroep en/of afdeling Help FAQ lijst mogelijkheid om met een open tekstveld vragen te stellen aan de administrator Projectleden (alleen zichtbaar voor projectleden2) algemene statistische informatie over het gebruik van het platform collaboration ruimte (per werkgroep) om via open tekst informatie uit te wisselen 2de werkgroepleden en de medewerkers van Excitans
  • 10. Bijlage: functionaliteit requirements verrijkerInventarisati