Eventmarketing Deelnemers Werven

29
Hoe werf ik voldoende deelnemers voor mijn event?! Marga Groot Zwaaftink CommGres

description

Een congres of event organiseren we graag, het liefst voor een volle zaal! Dat is hard werken! De aanpak, tips, 'noodplan' mogelijkheden, treft u in deze presentatie aan van CommGres congresorganisatie.

Transcript of Eventmarketing Deelnemers Werven

Page 1: Eventmarketing Deelnemers Werven

Hoe werf ik voldoende deelnemers voor mijn event?!

Marga Groot ZwaaftinkCommGres

Page 2: Eventmarketing Deelnemers Werven

2

Deel 1: Plenair

Deel 2: Aan de slag

Deel 3: Terugkoppeling

Doorlopend:

Discussie/stellingen

Page 3: Eventmarketing Deelnemers Werven

3

Introductie:

•HHS Maastricht•Euroforum•Ondernemer…www.naskcongres.nl

www.afvalconferentie.nl

www.highprofilenewmediacongres.nl

Page 4: Eventmarketing Deelnemers Werven

4

Deel 1Doelstellingen voor event:

• Inspirerend voor deelnemers• Binnen budget• Soepel verlopend• Volle zaal = Succes jouw organisatie

Page 5: Eventmarketing Deelnemers Werven

5

Inspirerend:• Inhoud• Aansluitend• ‘Beraken’• Wat gewend van

afzender

Page 6: Eventmarketing Deelnemers Werven

6

• Event als onderdeel van communicatiemix

• Passend bij aard van

organisatie en uitstraling andere uitingen

Advertentie

DirectMail

TV/radio

Internet

BeurzenPR

Page 7: Eventmarketing Deelnemers Werven

7

Binnen budget:• Inschatting tevoren• Monitoren• Post ‘onvoorzien’ 10%

Page 8: Eventmarketing Deelnemers Werven

8

Soepel verlopend:• Draaiboek• Heldere afspraken

toeleveranciers• Keep smiling

Page 9: Eventmarketing Deelnemers Werven

9

Doel event: kwalitatief!• Informatie overdracht• Impact• Uitstraling• Niveau deelnemers

Page 10: Eventmarketing Deelnemers Werven

10

Doel event: kwantitatief!• Aantal deelnemers• Financieel

Page 11: Eventmarketing Deelnemers Werven

11

Succesvolle event marketing = volle zaal:• Timing• Adressen• Boodschap overdragers

Page 12: Eventmarketing Deelnemers Werven

12

Timing

Datum event

-/- minus 15 weken

= datum 1e uitnodiging versturen

(bij betaalde bijeenkomst)

Datum uitnodiging naar drukker =

1 week daarvoor

Page 13: Eventmarketing Deelnemers Werven

13

                               

Tijdsplanning seminar SaniTronics, mei 2009              

                               

                             

                 

                 

Week 50 1 2 3 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

  10-dec 1-jan 8-jan 15-jan 22-jan 29-jan 5-feb 12-feb 19-feb 26-feb 5-mrt 18-mrt 19-mrt 26-mrt 2-apr

Event         50 10 10 10 50    

Datum         50 60 70 80 90    

14-mei         1 2 U1     3 4 U2      

                               

 

                               

                 

Week 15 16 17 18 19 20 20 20 21      

  9-apr 16-apr 23-apr 30-apr 7-mei 12-mei 13-mei 14-mei 21-mei      

Event  10 10 10 10  10 10 10        

Datum  140 150 160 170 180 190 200        

14-mei   5 6 6 A B B event evaluatie            

                               

Page 14: Eventmarketing Deelnemers Werven

14

Adressen

• wet van de getallen– Response 40-60% gratis, warm

• kwaliteit: op naam• warm/koud

Page 15: Eventmarketing Deelnemers Werven

15

Adressen uitbouwen

• Huren: € 0,50• Google Adwords• Zelf zoeken/bellen• Overzichtsgidsen verenigingen• Herhaling• Ambassadeur

Page 16: Eventmarketing Deelnemers Werven

16

Boodschap

• Uitnodiging: tekst– Niet teveel tekst– Datum, locatie direct te herkennen– Wervend: ‘waarom u deze bijeenkomst niet kan missen…’– Citaten oud-deelnemers, comité van Aanbeveling

• Uitnodiging: ontwerp– Foto’s van locatie, sprekers– Makkelijk te lezen/navigeren

Page 17: Eventmarketing Deelnemers Werven

17

Boodschap dragers

• Uitnodiging: digitaal of print• Website• Bijsluiten• Banner• Film

Page 18: Eventmarketing Deelnemers Werven

18

PR kansen

• Perslijst

• Uitnodiging + verzoek: in agenda rubriek

• Zelf doen: www.mt.nl, www.yeon.nl

• Mediapartners

• Weblog

• Huur een blogger: www.marketingfacts.nl/reporter

• Nieuwsbrief

• Sponsors, sprekers

• Voor tijdens en na event

“Nieuwe mediapartner: Bright op het HartmanEVENT”Gepubliceerd op 16 juli

Page 19: Eventmarketing Deelnemers Werven

19

http://www.google.nl/blogsearch

Page 20: Eventmarketing Deelnemers Werven

20

Nood scenario’s

• Tijdig checken

• Herhaling

• Oud deelnemers

• Bijsluiten, banner

• Deelnemerslijst op website

• Relaties van sprekers, sponsors

• Kwaliteit kwantiteit

• www.conferencebay.com

Page 21: Eventmarketing Deelnemers Werven

21

Page 22: Eventmarketing Deelnemers Werven

22

Page 23: Eventmarketing Deelnemers Werven

23

Deel 2: aan de slag!

Uitnodiging

Praktijkcase

Page 24: Eventmarketing Deelnemers Werven

24

Deel 2: aan de slag!

Uitnodiging vergelijking: Nederland – België

1. Algehele 1e indruk

2. Tekst: veel/weinig, andere opvallende zaken

3. Beeld: veel/weinig, goed toegepast

4. Lay out: duidelijk, overzichtelijk

5. Basis gegevens aanwezig

Page 25: Eventmarketing Deelnemers Werven

25

Deel 2: aan de slag!

Praktijkcase ‘Kennis in de etalage’• Klanten dag: doel was 100 deelnemers, nu 53 inschrijvingen

• Event is over 4 weken

• Budget voor extra actie is € 10.000. Keuze uit volgende middelen:

Herhaal mailing € 2.500 Bijsluiten € 7.500 Nabellen € 6.000 Banner € 5.000

1. Maak een keuze wat je gaat inzetten en waarom

2. Bedenk één actie die hier niet bij staat

Page 26: Eventmarketing Deelnemers Werven

26

Inspiratie

www.wakan.nl

www.domeseurope.com

Page 27: Eventmarketing Deelnemers Werven

27

Inspiratiewww.streamline.nl

Page 28: Eventmarketing Deelnemers Werven

28

Inspiratie

www.log-on.nl

Page 29: Eventmarketing Deelnemers Werven

29

Bedankt voor jullie aandacht!

[email protected]

Tel. 0418 – 63 73 40

GSM: 06 – 234 66 473

www.commgres.com