Event Toolbox 2015

of 115 /115
Karel de Grote – Hogeschool Nationalestraat 5, 2000 Antwerpen www.kdg.be EVENT PROJECT PARTNERS 2014-2015 Event Tool Box Lynn Lemmens – Stijn Matheussen – Claudia Ceglowska – Rami Shabo – Amina Laïrini

Transcript of Event Toolbox 2015

Page 1: Event Toolbox 2015

Karel de Grote – Hogeschool Nationalestraat 5, 2000 Antwerpenwww.kdg.be

EVENT PROJECT PARTNERS 2014-2015

Event Tool Box Lynn Lemmens – Stijn Matheussen – Claudia Ceglowska – Rami Shabo –

Amina Laïrini

Page 2: Event Toolbox 2015

InhoudsopgaveWie zijn wij?...........................................................................................................................................3

Knowhow van de sector........................................................................................................................4

Evenementenkantoren.......................................................................................................................4

Top 10.............................................................................................................................................4

Andere eventbureaus.....................................................................................................................4

Gespecialiseerde kantoren.............................................................................................................5

Cases..............................................................................................................................................6

BEA Awards..................................................................................................................................12

Zoekplatforms..................................................................................................................................13

Websites.......................................................................................................................................13

beurzen........................................................................................................................................14

magazines.....................................................................................................................................17

Toeleveranciers................................................................................................................................19

Personeel......................................................................................................................................19

Locaties.........................................................................................................................................20

Interior design..............................................................................................................................71

Techniek.......................................................................................................................................72

Catering........................................................................................................................................74

Animatie.......................................................................................................................................75

Grafische bureau’s & communicatie-planners.............................................................................81

Transport......................................................................................................................................84

Structurele inplanting..........................................................................................................................85

Belangrijk:.........................................................................................................................................85

Tafelverdeling...................................................................................................................................86

Budgetteren.........................................................................................................................................87

Opdrachten..........................................................................................................................................88

De Beurs – Brussel............................................................................................................................88

Creatief schrijven..............................................................................................................................91

Brainstorm........................................................................................................................................92

2

Page 3: Event Toolbox 2015

WIE ZIJN WIJ?

Amina Laïrini Claudia Ceglowska Lynn Lemmens

Rami Shabo Stijn Matheussen

3

Page 4: Event Toolbox 2015

KNOWHOW VAN DE SECTOR

EvenementenkantorenIn België zijn er meer dan 300 evenementenbureaus.

Top 10

1. DDMC Philips, Atlas Copco, Microsoft, politiek Brussel

2. 24Seven Telenet, P&G, Sony, Netlog Gent 3. The oval Office C-power, SD Workx, Calvin Klein, BMW Antwerpen

4. Escape Voka, DHL, Ikea, Dexia Leuven 5. Sylvester Productions Vlaamse Havendag, AEYC Haacht 6. Event Masters Nestle, overheid, Eventbox Antwerpen 7. D-side D’ieteren, Google, Belgacom Brussel

8. Cum Laude Axa, ziekenfonds, Ray Ban Antwerpen 9. Meet Marcel Alpro Soya, Accent, Lotus Brugge10.

NewWorld Base, Allianz, Michelin Mechelen

Andere eventbureaus

Antwerpen TailormateJADA-eventsMax HadesJetset EventsKabuki

Brussel VO-eventBBDO live

Brabant Verhulst Events & partnersG4S Event Solutions

Oost-Vlaanderen White RabbitFast Forward EventsThe Fat LadyAct!eventsBeevas

Limburg To the point eventsCocomo

West-Vlaanderen Mdm ProductionsEvent Idee

4

Page 5: Event Toolbox 2015

5

Page 6: Event Toolbox 2015

Gespecialiseerde kantoren

Huwelijksbureaus Merry Makers Présence (Isabel D’Hulster)

Showspecialisten Parradax Show-Sensational specialist Dream Team-Animties

(case Sinterklaasshow Studio 100) Bartenders-on-the-road Shenandoah

communicatiespecialisten G-Pec (Dessel) SPRDLUX Events (Turnhout) Pixeo (Gent) Kantara (Geel) Merksmederij (Antwerpen)

Incentive-organisaties Staffort The Outsider

Kant-en-klare (teambuilding) packages CROZZ Urban Event Lab (Antwerpen)

Inrichtingbureaus Atmosphere Decoration Event Dimensions

6

Page 7: Event Toolbox 2015

Cases

Zilver: VO Event met second hand, second life

Op 18 november is er in Tour & Taxis de 2011 editie van Second Hand Second Life, het Fashion & Design evenement van Spullenhulp. Naast het traditionele modedefilé, dat sinds twee jaar werd uitgebreid met een designexpositie, besteedt het evenement dit jaar ook aandacht aan de wereld van juwelenontwerp. Als partner van dit evenement, onderstreept VO Group nogmaals zijn betrokkenheid en zijn menselijke kant.

16 stylisten, 17 ontwerpers en 5 juwelenontwerpers uit België – professioneel of liefhebber – hebben unieke stukken ontworpen die vertrokken van kledij, meubilair en accessoires afkomstig van Spullenhulp. Op die manier geven ze een tweede leven aan tweedehandsspullen. Hun exclusieve creaties – ongeveer een honderdtal – zullen worden getoond tijdens het evenement, met name tijdens een uniek defilé. Al deze onuitgegeven stukken zullen vervolgens 's avonds geveild worden ten voordele van een nieuw sociaal project van Spullenhulp. De fondsen die worden verzameld dankzij uw vrijgevigheid tijdens het evenement (aankoop van kaarten, consumpties, deelname aan de veiling, giften...) zullen gebruikt worden voor de opening en de werking van een opvanghuis voor jonge daklozen, een van de vele voorbeelden van het engagement van de associatie om te strijden tegen armoede en sociale uitsluiting.

Om de avond in schoonheid af te sluiten, worden de deelnemers op de dansvloer uitgenodigd om zich te laten gaan op het geluid van meeslepende ritmes! We merken nog op dat de hoofdsponsor van dit evenement, CBC Banque & Assurance, de kosten van deze avond zal helpen drukken door vrijwillig een honderdtal van zijn personeelsleden ter beschikking te stellen, oftewel 10% van het bedrijf. Om u in te schrijven voor dit evenement en Spullenhulp te steunen, surft u

naar www.spullenhulp.be.

7

Page 8: Event Toolbox 2015

Kabuki “Jenevermuseum”

Organisator: Kabuki Thema: Jeneverfeesten Klant: Absolute Agency Locatie: Hasselt

Vanwege de inhuldiging van het vernieuwde "Jenevermuseum” en het 25-jarig bestaan van de Jeneverfeesten in Hasselt, vroeg Absolute Agency Kabuki om een promotionele actie uit te werken. Kabuki ging naar Breda en Tilburg op zoek naar Belgen met goede smaak. Ze stelden Hasselt voor als “Hoofdstad van de Smaak” en boden hen gratis “Jeneverspeculaas” aan. Dit oa zodat ze zin zouden hebben in een city trip naar de stad! Om daar dan interessante eigenschappen te ontdekken: dicht bij huis, aangenaam, veel cultuur en gastronomische zeer sterk!

8

Page 9: Event Toolbox 2015

White Rabbit – Lukoil’s Hidden Casino

Voor Lukoil organiseerden we een personeelsfeest in een grot. We riepen er de sfeer van de clandestiene whiskybars uit de jaren 30 op, compleet met goktafels, charme-zangeressen, chesterfield zetels, en veel pluimen.

9

Page 10: Event Toolbox 2015

White Rabbit - Santander 20 jaar

Santander wou een feestje, in een thema, voor hun werknemers. Want ze bestaan 20 jaar in 2012. We boden hen een "20's" feestje compleet met maffiosi, cigarette girls, lederen chesterfields, een rokerige kroeg met live jazz band en zelfs illegale goktafels.

10

Page 11: Event Toolbox 2015

White Rabbit – Mediamarkt

Mediamarkt opende in nov 2012 een nieuwe winkel in Gent. White Rabbit organiseerde voor de 350 genodigden een avond in het rood. De energie en de mediamarkt gekte spatte ervan af. Alles werd georganiseerd in de ondergrondse garage van het gebouw, dat werd omgetoverd tot een moderne en gezellige ruimte voor speeches, diner en party.

11

Page 12: Event Toolbox 2015

Fast Forward Events - Dassy Dealer Event

Dassy, Europese autoriteit op het gebied van oerdegelijke werkkledij, ontving medio oktober zo’n 300 invités in z’n kantoren in Brugge voor een belangrijk dealer event. Hoofdzakelijk verdelers op visite dus - die meteen ook een rondleiding kregen in Dassy HQ - maar ook veel eigen personeel.

Dat blijkbaar meer in z’n mars heeft dan workwear produceren/slijten, want de beatboxers, de zangeres van het aanwezige bandje en de afsluitende deejay stonden allemaal op de loonlijst van Dassy. Fast Forward construeerde het hele event rond het thema fluo: zo werd een fluorescerende cocktail geserveerd, spotten wij hier en daar fluo plastrons en waren er zelfs dansacts die licht gaven in het donker.

12

Page 13: Event Toolbox 2015

BEA Awards

Winnaars 2014Goud NiemandZilver

D-Side (ING going for 2015)

Zilver

The Oval Office (Emmaüs mais doolhof)

Brons

Meet Marcel (Securex feest)

Up agency (biggest cooking)

Brons

FFWD (Maes cargo) Sylvester (Sportopia)

Emmaüs mais doolhof (The Oval Office)

Gelegenheid: 15 jaar Emmaüs Zaterdag 7 september 2014 Voor wie?

o Bewoners en patiënten van voorzieningen van Emmaüso Medewerkers van de zorg-vzwo Meer dan 3000 medewerkers

Wat?o Doolhof in mais ( figuren die leeftijdscategorie aangeven)o Optredenso Fietstochten langs het doolhofo Picknicko Fotomuur van de medewerkers in hun kindertijdo …

Site: http://www.15jaaremmaus.be/nl-BE/content/emmaus-bestaat-15-jaar/2/1/

13

Page 14: Event Toolbox 2015

14

Page 15: Event Toolbox 2015

ZoekplatformsWebsites

www.evenementen.start.be

www.eventorganiser.be

www.eventbranche.nl

www.poppunt.be

company.ticketscript.com/be

www.fleurs-evenements.be

www.eventtoppers.nl

www.tipsvoorfeest.nl

http://event-organiseren.be/

https://www.gate15.be

http://www.pienenevelien.nl/

http://www.events.nl/

http://www.eventstudent.com/

http://eventprovider.com/

http://events-en-marketing.nl/

http://evenementenbron.nl/

http://www.draaiboek.net/tips-organiseren-evenement/

http://onlineorganiseren.nl/

http://www.partysplitter.com/

http://www.4feest.be/

15

Page 16: Event Toolbox 2015

beurzen

EvenementContact 201512 februari 2015locatie: Taets Art and Event Park

VENUEZ BE 1417 en 18 maart 2014Locatie: Antwerpen

PromZ Event 201425 & 26 maart 2014Locatie: Jaarbeurs Utrecht

event 151 & 2 april 2015Locatie: Jaarbeurs Utrecht

IMEX19 tem 21 mei 2015Locatie: Messe Frankfurt

CUE 201518 tem 20 januari Locatie: Ahoy Rotterdam

Outdoor Event Beurs 19 en 20 maartlocatie: festivalpark de Stenehei

16

Page 17: Event Toolbox 2015

Mice & Event16 februarilocatie: Brussels Kart Expo

AVM Event 201512 & 13 meilocatie: Piet Heinkade 27 Amsterdam

IBTM world17 – 19 november 2015locatie: Barcelona

Stage – Set – Scenery9 – 11 junilocatie: Messe Berlijn

Eventplaza15 – 18 aprilLocatie: Frankfurt

Design District3 – 5 junilocatie: Zaandam

Eventum expo 201523 – 25 septemberlocatie: Jyväskylä, Finland

17

Page 18: Event Toolbox 2015

Conference and Hospitality24 maartlocatie: Leeds, Verenigd Koninkrijk

18

Page 19: Event Toolbox 2015

magazines

special events magazine BizBash magazine

Meetingsnet Meetings and Conventions magazinge

Event Solutions Expo

Smart meetings Eventmarketer

19

Page 20: Event Toolbox 2015

Event magazine Eventbranche magazine

20

Page 21: Event Toolbox 2015

Toeleveranciers

Personeel

Soort personeel Taken VoorbeeldenStagehands Opbouw

Afbouw Assistentie …

→ Dragon event agency→ Crewfactory→ C&G organization→ Hands 4 events→ MaisonRouge

Hostessen Ontvangst Goodiebags Vestiaire …

→ Hostessenservice→ S-People→ Frontline company→ Agence C→ G4S Event Services

Horecapersoneel

Bar Bediening Buffet …

→ Via cateraar zelf→ Festen→ Mise en Place→ Silverspoon→ Flexpoint→ Deltaworx

Security Ticketcontrole Veiligheid Parking …

→ SAT→ Group 4s→ COPS→ Focus security→ Reka Security→ Anvas Security

21

Page 22: Event Toolbox 2015

LocatiesChecklist

Inkomzone Vestiaire Onthaal Inschrijving Badging zone Balies spreiden

Eye-catcher plaatsen Zichtbaarheid Optie: live captatie op scherm

Tafels Alle mogelijke kleuren en vormen Voldoende bar-zitruimte Afstanden checken van zones naar bar ( 1 bar per 50 personen )

Podium Niet te dicht bij networking-area

Toiletten Beschikbaar Ook voor invaliden

PA Central zichtGeluidssprijding Boxen aanwezigRokersruimte Mobiele rookruimtes of overdekte buitenplaatsStroomtoevoer TechniekTakelpunten Aantal kilo’s

Dynamisch gewicht Kostprijs

Veiligheid Nooduitgangen Brandblussers

Catering Voldoende groot Dichtbij laat- en loszone

Personeelsruimte Voldoende grootLounge area Extra zalen beschikbaarVIP Aparte inkom

22

Page 23: Event Toolbox 2015

Mobiele locaties

Perfect Sky polygoon

middenconsole

Kraan

23

Page 24: Event Toolbox 2015

Technische gegevens

algemene gegevens opbouwtijd * zijkanthoogte Max. windkracht Bft.

doorsned

e

omtrek

oppervlakte

polygoon

middenmast

bouwkraan

polygoon

middenmast

bouwkraan

polygoon

Middenmas

t

bouwkraan

15m 47m

177m² 6u 5u 3-5u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

18m 57m

254m² 6u 5u 3-5u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

21m 66m

346m² 6-8u 6u 3-5u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

24m 75m

452m² 7-9u 6-8u 4-7u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

27m 85m

573m² 8-12u

6-8u 4-7u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

30m 94m

707m² 8-12u

7-9u 4-7u 4-7.5m

5m 5m 10 10 6

Domeswww.evolutiondome.be

Transparante domes

Vanaf €1500

Starshadeswww.krekels.bewww.partenze.be

starttent Vanaf €210

stardouble Vanaf €625

24

Page 25: Event Toolbox 2015

Starstage Vanaf €550

starsquare Vanaf €210

Met bedrukkingwww.krekels.net

/

Saddlespan €5000 - €9000

25

Page 26: Event Toolbox 2015

Tenten 1 domes

Hendrik ter MorsZaakvoerder - Evolution Dome BeneluxRevolutionAIRy Creative - Inspiring - Events and StructuresMobile: +32 (0)494/27.10.11Email: [email protected] Web: www.evolutiondome.be

26

Page 27: Event Toolbox 2015

LocatiefichesAntwerpen

Locatie De FarmasieContact gegevens Antwerpsesteenweg 223

2350 Vosselaar014 71 32 [email protected]

Parameters Ruime parkeergelegenheid In het centrum aan snelwegen E313 en E34 Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? geen eigen catering mogelijk klassieke Franse bereidingen met Zuiderse accenten

Capaciteit PAX 8 – 120 personenAankleding Groen en warm kader

3 vergaderzaleno 8 – 45 personeno Italiaans designo Daglicht – verduistering mogelijk

Orangerieo 30 personeno Volledig afsluitbare zaal

Extra Geautomatiseerde verduistering Airco Multi media Mindervaliden

o Toegang + aangepast toilet Nachtvergunning Wifi aanwezig Rustige omgeving tuinterras

27

Page 28: Event Toolbox 2015

Locatie Barcelona MeetingContact gegevens Hangar 26 – Rijnkaai 95

2000 AntwerpenO3 231 62 [email protected]

Parameters 220m² Op de Scheldekaaien Goed bereikbaar Privé parking Aan jachthaven Op 5 min. van de oude stad

Leveranciers? Eigentijdse, gepassioneerde keuken Stijlvolle bediening Hostess service Licht en geluid technici

Capaciteit PAX 10 – 180 personenAankleding Gerenoveerd whiskydepot

Uniek terras met zonsondergang aan de Schelde Ideaal voor

o Familiefeesteno Vergaderruimteso Conferentieso Evenementen o Recepties

Extra Hotelovernachtingen op wandelafstand Personenvervoer Fotograaf Casinotafels Alle drukwerk Schelde boottochten Wandeltochten met gids Begeleid bezoek aan het MAS Fietsen verhuur Havenboot tochten Stand up comedians Live shows Artiesten bemiddeling Dj’s

28

Page 29: Event Toolbox 2015

Grondplannen:

Barcelona Meeting 1 U-vorm Barcelona Meeting 2 theaterstijl

Barcelona Meeting 3 board room Barcelona Meeting 4 Schoolstijl

29

Page 30: Event Toolbox 2015

Locatie Het MolenhuisContact gegevens Reigersmolenstraat 33

2531 [email protected] 455 89 32

Parameters Parking voorzien voor 35 wagens Parkeerplaatsen beschikbaar op straat Langs de weg Lier – Mortsel Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Vaste cateraarCapaciteit PAX 10 – 250 personenAankleding Pittoreske setting

Moderne uitstraling Knus interieur Ruime tuin met zongericht terras

Extra Multimedia aanwezigo Flipchardso Schermo Kopiëren mogelijk

wifi

30

Page 31: Event Toolbox 2015

Locatie Kasteel FruithofContact gegevens Fruithoflaan 15

2530 BoechoutTel. 03 455 07 [email protected]

Parameters Ruime parking voor 70 wagens Unieke ligging;

o In groene open ruimteo Aar rand van metropool

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijk Restaurant met Franse keuken

Capaciteit PAX 10 – 300 personenAankleding Uniek en authentiek kader

5 verschillende zaleno Okere zaalo Beige zaalo Vlaamse zaalo Groene zaalo Roze zaal

1 salono Roze salon

1 suite Ruime tuin

Extra Overnachten Multimedia aanwezig Wifi

31

Page 32: Event Toolbox 2015

Locatie FlinckheuvelContact gegevens Sint-Jobsteenweg 25

2970 ’s Gravenwezel03 685 13 [email protected]

Parameters Voldoende parkeergelegenheid op eigen terreinLeveranciers? jaCapaciteit PAX 2 – 500 personen

o Schuur + serre: 35 – 45 personeno Flinckheuvel zaal: tot 180 personen (diner)o Witte bovenzaal: tot 180 personen (receptie)

Aankleding Oude majestueuse kasteelhoeve Onderdeel van het historische kasteel van ’s Gravenwezel Sprookjesachtige tuin Fabelachtige orangerie

Extra Nachtvergunning Geschikt voor

o Vergaderingeno Seminarso Congresseno Productpresentatieso Personeelsfeesteno Zakelijke receptieso Trouwfeesten

32

Page 33: Event Toolbox 2015

Locatie Salons Van DijckContact gegevens Frederik de Merodestraat 33

2800 Mechelen03 460 11 [email protected]

Parameters Op wandelafstand van de Grote Markt van Mechelen Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijk Optioneel

o Professionele hulpCapaciteit PAX 10 – 500 personenAankleding 16e eeuwse feestsalons

Authentieke meubels Vlaams cultuurpatrimonium

Extra Nachtvergunning Wifi aanwezig Faciliteiten voor mindervalide personen

Banket Receptie TheaterHistorische balzaal 350 400 280Historisch benedensalon 80 120 80Historische bovensalon 40 40 40Vergaderzaal - - 25

33

Page 34: Event Toolbox 2015

Locatie Le CirQ BVBAContact gegevens Gravin Elisabethlaan 1

B-2320 Hoogstraten 04 88 28 00 [email protected]

Parameters Vlot bereikbaar Tussen Antwerpen en Rotterdam (afrit 2 van E19) Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Eigen catering is mogelijk Voorbereiding van zaal, vestiaire en bediening drank

door team van LeCirQ voorzien Werken met drankenpakketen

Capaciteit PAX 20 – 700 personenAankleding In het hartje van het pittoresque Hoogstraten

Vroegere bioscoopzaal Gerenoveerd Oude bioscoop/theaterzaal nog te herkennen

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig Multifunctionele zaal

o Fuiveno Klassieke concerteno Optredenso Theateropvoeringeno Trouwfeesteno Bedrijfsfeesteno Geboortereceptieso discotheek

34

Page 35: Event Toolbox 2015

Locatie Alta Ripa IIContact gegevens Engelstraat 6

B-2360 Oud-Turnhout014 45 01 [email protected] www.altaripa.be

Parameters Bereikbaar met de autoLeveranciers? Eigen cateringCapaciteit PAX 50 – 1000 personenAankleding Een imposante kasteelhoeve

17e eeuws Stijlvolle tuinen en terrassen

Extra Huisdj’s Live bands Een rustig combo Internationale artiesten boeken Overdekte buitenplaats voor rokers

35

Page 36: Event Toolbox 2015

Brussel

Locatie Brussels Museum van de molen en de VoedingContact gegevens Windmolenstraat 21

1140 [email protected] 245 37 79

Parameters Parkeergelegenheid aanwezig Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Vrije keuze traiteurCapaciteit PAX 2 – 60 personenAankleding Een voormalige windmolen

66 m² Polyvalente zaal Gelegen in een unieke site

Extra Wifi uitrusting voor 25 personen Videoprojector Scherm Tafels en stoelen: vrije opstelling Lift tot aan de eerste verdieping voor mindervaliden

Tarieven Commerciëlebedrijven

Particulieren

Dag (voor- en namiddag) 400 euro 200 euroHalve dag (4u Max.) 300 euro 150 euroDag + avond 600 euro 300 euroextra uren na 22u 50 euro 25 euroSchoonmaak (verplicht) 150 euro 150 euro

36

Page 37: Event Toolbox 2015

Locatie VillAttitudeContact gegevens Waterloosesteenweg 1020

1180 BrusselParameters Parkeerdienst

In het centrum Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Eigen catering mogelijk Chef Joël Cornet aanbevolen

Capaciteit PAX 10 – 150 personenAankleding Villa uit de jaren 20

Gelijksvloers: grote ruimte gevormd door 3 open en communicatieve ruimtes

1e verdieping: conferentiezaal Eigentijdse en een beetje klassieke sfeer Mooie smeedijzeern tram Groene omgeving

Extra Multimedia aanwezig wifi

37

Page 38: Event Toolbox 2015

38

Page 39: Event Toolbox 2015

Locatie De Solvay BibliotheekContact gegevens Belliardstraat 137

1040 [email protected] 04 67 090 137

Parameters In het hartje van Brussel Voldoende parkeergelegenheid Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Logistiek wordt verzorgdCapaciteit PAX 25 – 300 personenAankleding Beschermd monument

Ontworpen in 1902 Sobere en klassieke gevel Kostbaar hout, mozaïeken & gebrandschilderde

glasramen Beneden- & 1e verdieping rond leeszaal gebouwd Studievertrekken Galerijen Lagere verdieping is gerenoveerd in hedendaagse stijl Terras met uitzicht op Leopoldpark

Extra Multimedia aanwezig wifi

39

Page 40: Event Toolbox 2015

Locatie AtoniumContact gegevens Atoniumsquare

1020 [email protected] 475 47 72

Parameters Gratis parking rond het Atonium Op 5 minuten van het metrostation Gemakkelijk toegankelijke locatie

Prijzen Zijdelingse bolo Dag € 2 100o Avond € 2 600

Centrale bol 1o Avond € 1 150

Centrale bol 2o Dag € 800o Avond € 1 000

Bovenste bolo Avond € 1 300

Heel Atoniumo Avond € 12 000

Leveranciers? Vaste catering ontvangsthostessen

Capaciteit PAX 10 – 800 personenAankleding Symbool bij uitstek van Brussel & België

Internationaal merkimago Unieke realisatie in architectuurgeschiedenis Bollen in roestvrij staal (18m diameter) 102m hoog Mooiste uitzicht over de stad Brussel

Extra Hedendaagse en moderne verlichting (2970 lichten) Toegang tot de tentoonstellingen 5 verhuurformules

o Zijdelingse bol – 200 personen o 2 ruimten in centrale bol – 100 & 50 personeno Bovenste bol (panorama) – 80 personeno Volledige Atonium (5 bollen + panorama) – 800

personen Multimedia aanwezig

o Videoprojectieo Geluidsinstallatieo lichtspel

internettoegang receptiemeubilair (vestiaire – backoffice – tafel)

40

Page 41: Event Toolbox 2015

41

Page 42: Event Toolbox 2015

Locatie B19Contact gegevens Avenue van Bever 19

1180 Brussel [email protected] 375 00 09

Parameters Vlot bereikbaar Nabij openbaar vervoer Parkeergelegenheid aanwezig

Leveranciers? Keuze uit lijst van vaste traiteursCapaciteit PAX 2 – 1000 personenAankleding Eigentijdse, stijlvolle en elegante zaalExtra Aangepaste muren

Multi-directionele verlichting Multimedia aanwezig Wifi Nachtvergunning Mogelijke events

o Dinner 20 – 200 personen

o Walking dinner/cocktail Tot 350 personen

o Expo/vernissage

42

Page 43: Event Toolbox 2015

Locatie Museum Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen

Contact gegevens Vautierstraat 291000 Brussel02 627 44 13 – Pierre Deliens (FR)[email protected]

Parameters Openbaar vervoer is aangeraden (trein/bus/metro) Nauwelijks parkeergelegenheid in de wijk Zeer toegankelijk voor rolstoel patiënten

Leveranciers? Volledige catering door een externe traiteuro Traiteur te kiezen uit lijst gegeven door Museum

Koffiepauzes door Museum en maaltijd (broodjes of lunch) geleverd door traiteur, bediend door het museum

o Traiteur te kiezen uit lijst gegeven door MuseumCapaciteit PAX 15 – 1500 personenAankleding Perfecte mengeling tussen modern en antiekExtra Rondleidingen doorheen het Museum

Alle technische benodigdheden voor een conferentie, een presentatie of een filmvertoning in het Groot auditorium

Dansavonden organiseren is verboden! Muziekanimatie is toegelaten op voorwaarde dat ze geen

geluids- of andere hinder veroorzaakt

indeling walking dinner

Zittend dinner

NL Cabaret

Theater Klas U-vorm

PAX M²

Galerij van de Dinosauriërs

200 200 250 300 2300

Mezzanine 200 100 80 200 250VIP Room 150 80 80 120 80 50 150 180Zaal 250j Natuur-wetenschappen

150 80 150 180

Lobby BiodiverCITY

100 60 60 70 50 40 100 90

Galerij van de Evolutie & Lobby

150 70 60 60 50 40 150 150

Insectenzaal 150 75 150 625Mineralenzaal 280 100 280 420Terras 200 200 150 150 80 200Tuin 1500 1000 1000 1000 1500Groot auditorium 150 150Klein auditorium 48 48Raadzaal 24 24 24Kleine vergaderzalen

75 40 40 60 40 25 75

43

Page 44: Event Toolbox 2015

Museum 1 Mezzanine van de Galerij van de Dinosauriërs

Museum 2 Lobby BiodiverCITY Museum 3 VIP Room

Museum 4 Terras Museum 5 Tuin

44

Page 45: Event Toolbox 2015

Brabant

Locatie ‘s HertogmolensContact gegevens Demerstraat 1a

3200 [email protected] 67 98 03

Parameters 39 km van luchthaven Zaventem Vlot bereikbaar

Leveranciers? Brasserie en keuken voorzienCapaciteit PAX 10 – 100 personenAankleding Indrukwekkend watermolencomplex

Stijlvolle en originele locatie Brasserie te bereiken via loopbrug Terras zweeft over de Demer Zalen

o Feestzaal 140 m² daglicht

o vergaderzaal 50 m² Daglicht Verduisterbaar

Extra Wifi Rolstoeltoegankelijk Kajakken Airconditionning in vergaderzaal Ter plaatse slapen is mogelijk

45

Page 46: Event Toolbox 2015

Locatie De BibliotheekContact gegevens Gemeentestraat 12

3054 [email protected] 40 05 58

Parameters Eigen parking Extra gratis parkeergelegenheid in nabije omgeving Nabij openbaar vervoer Aan de snelweg

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijk Belgisch-Franse keuken

Capaciteit PAX 20 – 110 personenAankleding Moderne inrichting

Gezellige intieme ambiance 2 volledig uitgeruste banketzalen terras

Extra Multimedia aanwezigo Flipcharto Whiteboardo Beamer

Gratis draadloos internet Lift

46

Page 47: Event Toolbox 2015

Locatie Kasteel Van HuizingenContact gegevens Henry Torleylaan 100

1654 [email protected] 361 37 26

Parameters Gratis parking voor meer dan 400 voertuigenLeveranciers? Eigen catering mogelijk

Brasserie ter plaatseCapaciteit PAX 15 – 250 personenAankleding Stijlvol ingerichte zalen

Seminiariezalen o 1e verdieping

Zonovergoten terras Zicht op de vijver Omringd door de prachtige natuur van het Provinciaal

DomeinExtra Seminariepakketten

Diverse activiteiteno Mini-golfo Karting

Multimedia aanwezigo Projectieschermo Beamer

Wifi aanwezig

47

Page 48: Event Toolbox 2015

Locatie Le Grand SalonContact gegevens Herman Teirlinckplein 4

B-1650 [email protected] 02 377 71 74

Parameters Ruim voldoende parkeergelegenheid Op 8 km van de hoofdstad Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Fotograafo Blue Clico John Stapelso Factory Photography

Bloemendecoratieo Couleur végétale

Patisserieo Lila by Lila – couture cakes

Licht & geluido AV Concepto Olivier Saxe

Capaciteit PAX 10 – 300 personenAankleding Nieuwe event-locatie

Zwart en zilver zijn de hoofdkleuren Verrassen warm Inkomsthal met bar Volledig uitgeruste theaterzaal Loungebar met multimediahal Tuin/terras

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig Licht- en geluidinstallaties wifi

48

Page 49: Event Toolbox 2015

49

Page 50: Event Toolbox 2015

Locatie De HoornContact gegevens Sluisstraat 79

3000 Leuven04 93 49 67 [email protected]

Parameters Parkeerplaats in straat zelf (blauwe zone) 3 betaalparkingen op 5 a 10 minuten wandelen Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijkGelinkt aan het Grand Café en Stella Artois

Capaciteit PAX 10 – 600 personenAankleding Prachtig historisch kader

Bakermat van Stella Artois Uitzicht over Leuven Zalen

o Brouwzaal Tussen originele koperen stookketels Unieke raampartijen Hoge plafonds Monumentaal karakter

o Machinezaal Industriële ruimte Originele machines

o Hangar Ideale uitbreiding van Machinezaal

o Skybox Exclusief kader op dak Met terras

o Atrium Verbinding tussen nieuwbouw en

industrieel-historisch gedeelteExtra Nachtvergunning

Multimedia aanwezig

capaciteit Cocktail Dinner Theater Party Theater classroom

Brouwzaal 200 36 45Machinezaal 250 100 140 300 80Hangar 90 65 75 120Skybox 70 36 50 70Atrium 180 140 240

50

Page 51: Event Toolbox 2015

De Hoorn 1 grondplan

51

Page 52: Event Toolbox 2015

De Hoorn 2 Brouwzaal

De Hoorn 3 Hangaar De Hoorn 4 Machinezaal

De Hoorn 5 SkyBox De Hoorn 6 Atrium

52

Page 53: Event Toolbox 2015

Locatie De MontilContact gegevens Moortelstraat 8

1790 Affligem (Essene)[email protected] 583 00 70

Parameters Ruime parking voor meer dan 500 wagens Aan de snelweg Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijkCapaciteit PAX 15 – 990 personenAankleding Professioneel uitgerust congrescentrum

Ruim terras Tuin met beeldende kunst 15 vergaderzalen 3 feestzalen

o Topaas → Max. 90 personeno Diamant → 90 – 250 personeno Andromeda → 200 – 1000 personen

Extra Modulaire zalen airco Multimedia aanwezig

o Geavanceerd audio-visueel materiaal Wifi

53

Page 54: Event Toolbox 2015

Oost-Vlaanderen

Locatie Orangerie Les RosesContact gegevens Oudeberg 3

9500 Geraardsbergen054 42 23 [email protected]

Parameters Parkeergelegenheid voor 80 auto’s Nabij openbaar vervoer Uitstekend bereikbare ligging tussen Dendermonde, Aalst

en BrusselLeveranciers? Geen eigen catering mogelijk

Mogelijkhedeno Eenvoudige koffiebaro Verzorgd broodjesbuffeto Uitgebreid assortiment hapjeso Overheerlijke feestmaaltijd

Capaciteit PAX 15 – 150 personenAankleding Domein uit 160

o Kasteel Oudebergo Orangerie Les Roseso 4 hectaren groot park

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig

o Overheadprojectoro Beamerso Projectieschermo Draadloze microfoons

Wifi

54

Page 55: Event Toolbox 2015

Locatie Zebrastraat Contact gegevens Zebrastraat 32/001

9000 [email protected] – 04 71 31 00 [email protected] – 04 74 22 69 44

Parameters Ondergrondse parking voor 100 wagens (€1/uur) Okapi-parking (100 m van inkom) Parkeren in omliggende straatjes (€5/dag) Op wandelafstand van het centrum Vlot bereikbaar met openbaar vervoer

Leveranciers? Eigen catering mogelijkwww.restaurantjourdefete.be vrije keuze kwa ondersteuning

Capaciteit PAX 1 – 500 personenAankleding Grensverleggende industrieel ontwerp

Ovaalvormig binnenplein Aangename terrassen met modulaire tentconstructies Stijlvol loungesalon Polyvalente tentoonstellingsvleugel (750 m²) 7 seminariezalen

Extra Volledig uitgeruste horeca – keuken Multimedia aanwezig DJ-stop om 01.00 u ’s nachts!

55

Page 56: Event Toolbox 2015

56

Page 57: Event Toolbox 2015

Locatie Hal 26Contact gegevens Publieksingang:

Dok Noord 4A9000 Gent04 89 35 70 [email protected]

Parameters Gelegen aan Dok Noord Gratis parking Nabij openbaar vervoer In het centrum Ingang leveringen

Sint Salvadorstraat 18A 0029000 Gent

Leveranciers? Professionele ondersteuning mogelijk 2 cateraars aangeraden

o Coeur d’artichauto J&M catering

Eigen catering mogelijk mits 5% commissie Drank via hal 26 af te nemen Crew zelf regelen of aanvragen via hal 26 Meubilair, logistiek: 5% korting bij Levi Party Rental

Capaciteit PAX 150 – 900 personenAankleding Spiksplinternieuwe evenementenlocatie

Historisch industrieel kader gerenoveerd knap van inrichting rijk aan geschiedenis terras groen evenementenplein voor de deur

praktisch grote zaalo maximum geluidsnorm 95 dBo 445 m²o Hoogte 6 m

Foyer o Maximum geluidsnorm 80 dBo 158 m²o Hoogte 4 m

Inkom o Onthaal&vestiaire, kleine receptieruimte,

lounge, lounge of break out roomo Onregelmatige vorm ca 100 m²

Extra Meerdere brede toeleveringspoorten op begane grond 2 ruimtes voor stock of catering Artiestenruimte met sanitair Gratis professionele licht- en geluidset Technisch plafond voor extra uitrusting Akoestisch hypermodern Ingerichte bar Nachtvergunning

57

Page 58: Event Toolbox 2015

Wifi aanwezig Soorten events:

o Bedrijfsevenementeno Nightlife, fashion & music eventso Culturele evenementeno Private eventso Shooting days

Grote Zaal FoyerDaglicht Ja JaSchool 300 120Theater 700 260Cabaret 450 200Receptie 600 265Diner 300 120Feest 900 400

58

Page 59: Event Toolbox 2015

Locatie Capitole GentContact gegevens Graaf van Vlaanderenplein 5

9000 Gent03 400 69 [email protected]

Parameters Parkeergarage dichtbij Nabij openbaar vervoer Vlot bereikbaar (Gent Zuid) Vlakbij het centrum

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijkCapaciteit PAX 20 – 1200 personenAankleding Voormalige Art Deco bioscoopzaal uit de jaren ‘30

Gerenoveerd in oude stijlExtra Nachtvergunning

Multimedia aanwezig Wifi Aller nieuwste technische theatersnufjes

59

Page 60: Event Toolbox 2015

Locatie EskimofabriekContact gegevens Wiedauwkaai 25

9000 Gent+32 9 272 78 86+32 477/44 16 [email protected]

Parameters Eigen, ruime, gratis parking Nabij openbaar vervoer Aan de snelweg

Leveranciers? Geen vaste leveranciers Eigen catering mogelijk

Capaciteit PAX 20 – 2000 personenAankleding 19e eeuwse textielfabriek

Volledig gerenoveerd 7 verschillende zalen

oGrote fabriek 1615m² Grootste zaal

o Kleine fabriek Iets kleiner Mooie ruimtelijke zaal

o Patio Open, heldere, lange zaal Aan de inkom Praktische zaal Ingewerkt sanitair blok

o Promenade 78m lange gang Tussen verschillende zalen Ideaal als inkom Catwalk, tentoonstellingsruimte…

o Katoenloft Gerenoveerde duplex

o S Box Praktische zalen

o Binnentuin Max. 50 personen Unieke verlichting Gezellige ruimte

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig Wifi aanwezig

60

Page 61: Event Toolbox 2015

61

Page 62: Event Toolbox 2015

Limburg

Locatie Carbon HotelContact gegevens Europalaan 38

3600 [email protected] 32 29 20

Parameters Ondergrondse parking voor € 10 per 24 uur Betalend parkeren rondom het hotel ook mogelijk In het nieuwe stadscentrum van Genk Tegenover het station Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Gastronomisch restaurant Hippe wijnbar

Capaciteit PAX 2 – 100 personenAankleding Stijlvol desing hotel

Het zwarte goud staat centraal Mix van originaliteit, luxe en design Exclusieve daktuin 2 meetingzalen

o 80 m²o 1 zaal kan omgebouwd worden tot

bioscoopzaal Exclusieve boardroom

o 12 personen VIP – room

o 100 m²o Gesloten borrels of presentatieso eigen ingang en ingang via hotel

Extra Multimedia aanwezigo BOSE Sound Systemo Moderne meetingfaciliteiten

Overnachten mogelijk Wellness center ‘Carbon Sense’

o Relaxerende schoonheidsbehandelingeno Massageso Saunao ontspanningsmogelijkheden

62

Page 63: Event Toolbox 2015

63

Page 64: Event Toolbox 2015

Locatie Watt17Contact gegevens Marktplein 17

3550 [email protected] 73 74 88 91 - 04 73 61 50 86

Parameters Gratis parking voor 350 wagens en meer Op 10 minuten van de E314 Brussel-Aken

Leveranciers? Vrij van toeleveranciers Interessante huurformules Drank via locatie Totaaloplossing voor uw event mogelijk

Capaciteit PAX 0 – 250 personenAankleding Geklasseerd mijnerfgoed

Monumentale inkom Witte doeken rondom Uplighters onder doeken

Extra Een multifunctionele ruimteo 750 m² - 5 m hoogo Indeelbaar in compartimenteno Gepolierde betonnen vloero Riggingpunten voor technische contructieso Hoge voltages beschikbaaro Maximaal 85 decibelo Rolstoelvriendelijk

Vergadereno Volledig verduisterbare zaalo Nodige geluidsinfrastructuuro Beamer en projectie op witte doeken

inbegrepeno Alle zaalopstellingen zijn mogelijk

Aanwezig materiaalo Welkomstbalieo Vestiaireo Bar van 6mo Basisgeluidssysteemo Podiumo Led-sterrendoeko 24 powerleds Lx101o 80 puntstralers par 36

Handige informatie over de locatieo Laad- en loszone, ook voor vrachtwagenso Grote toegangspoort gelijksvloerso Verhuurbedrijf o Opslagruimte meubilair o Cateringbedrijfo Evenementexpertise aanwezig op aanvraag

64

Page 65: Event Toolbox 2015

Combinatiemogelijkheden met andere zaleno Oude elektriciteitscentrale Henerzia

1200 m² (60x20) Max. 1200 personen

o Oude ophaalgebouw

65

Page 66: Event Toolbox 2015

Locatie Grotten van KanneContact gegevens Avergat 14

3770 Kanne – Riemst012 45 33 0304 87 36 52 71 – Lydia [email protected]

Parameters Zomer en winter 21°C Goed weer gegarandeerd Gelegen aan de grens met Nederland en Wallonië Parkeerplaats met parkeerwachters

Prijs All-in: vanaf €25 per persoonLeveranciers? Keuze tussen de traiteur van het huis of een traiteur naar keuze

Zelfde regeling voor de diskjockeyCapaciteit PAX 60 – 350 personenAankleding Prachtige mergelgroeven ontstaan sinds 1400

Exclusieve feestzaal in hart van de grotten Idyllische omgeving Treintje van ingang tot feestzaal Met kaarslicht verlichte, mysterieuze gangen

Extra Geschikt vooro Bedrijfsfeesteno Teambuildingo Bedrijfsevenementeno Receptieso Huwelijksfeesten

Houder van nodige exploitatievergunningen Live muziek

66

Page 67: Event Toolbox 2015

67

Page 68: Event Toolbox 2015

Locatie Tiendschuur Abdijsite HerkenrodeContact gegevens Herkenrodeabdij 4

3511 [email protected]+32 11 23 08 58

Parameters Ruime gratis parking aan de site Kortbij de autostrade Hasselt – Luik Op 15 min van het centrum van Hasselt Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Vaste cateraarCapaciteit PAX 100 – 600 personenAankleding 680 m² beschikbare oppervlakte

abdijsiteo Prachtig gerestaureerde tiendschuuro Poortgebouwo Neerhofo Kruidentuino Omliggende natuurgebied

Extra nachtvergunning

68

Page 69: Event Toolbox 2015

Locatie Ethias TheaterContact gegevens Gouverneur Verwilghensingel 70

3500 Hasselt011 29 94 [email protected]

Parameters Genoeg parkeergelegenheid beschikbaar Nabij openbaar vervoer

Leveranciers? Eigen catering mogelijkCapaciteit 250 – 3000 personen Aankleding Een state-of-the-art-muziekthater

2300 m² Sfeervolle foyer onder tribune

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig Wifi Tribunestructuur 14 m hoog Akoestische en thermische isolatie Nieuw sanitair cluster Voorzien op mindervaliden

69

Page 70: Event Toolbox 2015

Extra

Locatie Belgium Pier BlankenbergeContact gegevens Zeedijk 261

8370 BlankenbergeWest Vlaanderen050 43 37 [email protected]

Parameters Parkeermogelijkheden op de zeedijk (150 wagens) Grote groepen: geprivatiseerde parking + shuttle Nabij openbaar vervoer Aan de snelweg Te bereiken via 365 m lange zeebrug

Leveranciers? Geen eigen catering mogelijkCapaciteit PAX 50 – 800 personenAankleding Beschermd monument

Enige pier aan Belgische kust Auditorium 5m onder de zeespiegel (uniek ter wereld) 360° uitzicht op de Noordzee

Extra Nachtvergunning Multimedia aanwezig

o Laatste nieuwe audio & visuele voorzieningen Wifi aanwezig Palyvalente ruimte

Daglicht Theater Receptie diner

feest M²

Auditorium Nee 80 - - - -Brighton Main Room Ja 350 600 200 1000 380Southport Sunset Lounge

Ja - 100 70 100 150

Halifax Reception Balkon Ja - 200 - - 150Santa Monica 360° Ja - 200 - - 350

70

Page 71: Event Toolbox 2015

71

Page 72: Event Toolbox 2015

Locatie OCEANDIVA OriginalContact gegevens Piet Heinkade 35

1019 BR [email protected]+31 206 22 77 66

Parameters Verschillende opstapplaatseno Antwerpeno Brusselo Gento Keulen & Düsseldorfo Amsterdamo Rotterdamo Arnhemo Nijmegemo Kampeno Enkhuizeno Ijmuiden

Leveranciers? Eigen catering mogelijkCapaciteit PAX 200 – 1 500 personenAankleding schip

Stoere, indrukwekkende & eigentijdse uitstraling Totaaloppervlakte 2 500 m² 3 met elkaar verbonden verdiepingen Balkon kijkt uit op centrale ruimte 3 extra subruimtes Buitendek van 1 000 m²

Extra Meubilair met LED-verlichting Veel ruimte voor grote objecten (vb. auto’s)

72

Page 73: Event Toolbox 2015

Interior design

Verhuurbedrijven Exportent Partyrent Femat Design4rent Festarent ( www.festarent.be ) Boels partypartner.be Event-Support All Events

Themabedrijven Alter Ego décor ( www.alterego-decor.be ) BM Projects Phixion Frateur Cosmos Events Rent-Event

Decoratiebedrijven The bubble Club EventsFactory ( www.eventsfactory.be ) Van der Maarel Rent a lounge Groen-Land In Styl Styling & Decoratie

73

Page 74: Event Toolbox 2015

Techniek5 onderdelen:

Audio Video LED Lighting Rigging en automation

Mapping Nieuwe trend Projecteren van beelden op objecten Evolutie op dit gebied 2D en 3D mapping

S&L bedrijven

Grote spelers PRG ASP Blue-Square Philippo

Locale spelers Art of Confusion Set Pro-Industries Live Concepts Blue Moon Total-E

Stock S&L AED

(Willebroek)www.aedrent.be

Doekenspecialist Showtex (Antwerpen) www.showtex.com

Schermenspecialisten Sense Abbit

74

Page 75: Event Toolbox 2015

Vidisquare

Specialist in 3D-animaties Mojuic

ewww.mojuice.com

Extra S&L bedrijven Coruna www.coruna.be Brabant

DEE www.dee.be Antwerpen

Yuca www.yuca.be Limburg Omega Belgium www.omegabelgium.com West-

Vlaanderen Fol Light & Sound www.fol-dj-shop.be Brussel Twin4u bvba www.twin4u.com Oost-Vlaanderen

Materiaal

Truss

Moving head

Gobo

Up Lighter

City color

Truss lift

Fogcurtain

PA

75

Page 76: Event Toolbox 2015

Ligner-array

76

Page 77: Event Toolbox 2015

Catering

Kwalitatieve topcateraarsBelgocatering ( www.belgocatering.be )

J&M

Foodstories

Gourmet Invent

Loriers

ExtraDelicious Catering

Royal Delivery

77

Page 78: Event Toolbox 2015

Animatie

Muziekaal

Harp Twinshttp://www.harptwins.com/

One man singer

Trudbol-Julien Neelhttp://www.julienneel.com/

Sonny Vande Puttehttp://www.sonnyvandeputte.be/

SLAM poetry

Fauve Outdoor music wall

Headphone party

Extra Music 4 events TTT artists Youtube

78

Page 79: Event Toolbox 2015

Visueel

Shadow Act

Attractionhttp://www.attraction.hu/

Life graffiti artist

Burlesque

Parkours runnertricking

Body painting

79

Page 80: Event Toolbox 2015

Water bowl act

Laser man

3D street art

Circus

15ft6 Ell Circo D’ell FuegoAntwerpse Circusschool

Extra www.thecast.be www.shenandoah.eu Event-attitude …

80

Page 81: Event Toolbox 2015

Geur

Geur-dj’s

Dj Scentmanhttp://scentman.nl

Geurmachines

zuurstofbar

parfumbeleving

aromatherapie

Extra EventFactory Webber …

81

Page 82: Event Toolbox 2015

Voelen

Wellness

“aqua” massage

Diner in the dark

Blote voeten pad

Wandelen over water (maïzena)

Feeling holes

Extra EventsFactory

82

Page 83: Event Toolbox 2015

Proeven

degustatiesChandelier act

Catering acts http://www.goversartiesten.nl/catering-acts.php

De Champagne Dame

Champagnetafel Madame Josephine

De wandelende Tartière

De eenwieler ober

83

Page 84: Event Toolbox 2015

Grafische bureau’s & communicatie-planners

Uitnodigingsprocessen

Een goed uitnodigingsproces is tijdrovend en kostelijk, maar hoogstnoodzakelijk.

Cactusmailing – prospectie UC Belgiumo Kaart met cactus: “Meer nodig om geprikkeld te worden?”o Doos met cactusgenever en shotglas: “Let’s meet?”o Afspraak met sleutelhanger met daarin cactus: “Prikkelende events!”

Media Markt

Viewmaster invite Uitnodiging in een filmrol

Invitatie in een magic 8-ball Invitatie op een vinyl plaat

84

Page 85: Event Toolbox 2015

Story-tellingWeet je de consument met je verhaal te boeien, dan zal hij ook je product willen kopen, zo gaat de gedachte. Enkel voorbeelden:

Nikon Rockstars Coca cola Nikon Lays Danone Tomorrowland www.foodinspiration59.shootmyfood.net/#/3/New-Marketing

Tip:

www.ted.com Flancers DC World Creativity Forum

Partner-agencies

Event-Minded marketingbureau’swww.insilencio.beStategieDuvalGuillaumeclearchannel

Social media case → TNT, coca cola

Lees → Pub-magasine – www.pub.be

Brandactivation agenciesNewWorldThe Oval OfficeSquare MelonEventure-Eventswww.eventure-events.beKabuki EventsTechnical Event Architects

Case → Nikon – I AM a rockstar

85

Page 86: Event Toolbox 2015

Uitnodigingen en website-developmentHalitoEventdrive

Trend → Chip-badges→ Big Brother

86

Page 87: Event Toolbox 2015

Creatieve case: Brand ActivationTechnical Event Architects – Hendrik kust Katrien op grote hoogte

Creatieve citymarketing, verpakt in een hedendaags Romeo en Julia-verhaal en geschoeid op interactieve leest... Dat is wat Mojuice in opdracht van Bowling Brussels eind september op poten zette in Hasselt. Een blauwdruk van een topevent, anno 21ste eeuw.

De stad Hasselt wil de plannen voor de nieuwe verbinding tussen de Hasseltse stationsbuurt en het stadscentrum extra in de verf zetten.

Daarom werden vanaf 22 tot 29 september Hendrik en Katrien - de oudste inwoners van de stad - opgevoerd als twee gigantische 'liefdespoppen' (9 m hoog). "Katrien bezette haar vaste stek in de nieuwe, hippe stationsbuurt terwijl Hendrik via een kabel gedurende een week een weg van 800 m doorheen de stad aflegde, op zoek ging naar zijn geliefde", vertelt Stefan Uytterhoeven. Een amoureuze odyssee die eindigde met De Kus. Die staat symbool voor de verbindings- en ontmoetingsplaats die de stationsbuurt moet worden. Een plaats met een evenwichtige mix van activiteiten die de verschillende stadsbuurten met elkaar verbindt.

De Kus ging gepaard met een volksfeest op het Stationsplein waar o.a. Stijn Meuris een stomende versie bracht van de Noordkaap-song "Geef me een kus". Een feest dat bovendien het startschot vormde voor een expo bovenop de stationsparking waar de Hasselaar een eerste indruk kreeg van de plannen voor het station en de nieuwe stationswijk.

Interactie troef

Dit creatief citymarketingproject spruitte voort uit het creatieve brein van Bowling Brussels. Mojuice verzorgde het interactieve concept. Het publiek kon het verleidingsspel op de voet volgen, zowel in de echte als de virtuele wereld, dankzij een speciaal opgezette website en de zes opgestelde webcams.

Het event telde ook een sterke interactieve component. "Via de website kon je Katrien en Hendrik laten knipogen, blozen en liefdesboodschappen versturen. In de stad zelf kon je per sms een rode ballon in de vorm van een hart oplaten, een concept waarin de Hasseltenaren zich volop konden uitleven", verduidelijkt Stefan.

Een 'masterplan' dat ongetwijfeld het predikaat 'zonder meer geslaagd' verdient, want niet minder dan 8343 bezoekers namen een kijkje op de website. Bovendien bedroeg de gemiddelde bezoektijd 4 minuten en 29 seconden wat naar internetnormen ongewoon lang is. Nog een laatste cijfer om u te overtuigen? De diverse opgestelde camera's scoorden in totaal 38.749 viewers... Opnieuw een indrukwekkend cijfer.

"Dit is een prachtig voorbeeld van een interactief evenement en toekomstproject zoals wij die steeds vaker op poten willen zetten. Bowling Brussels scoorde reeds veel bijval in de reclamewereld en werd o.m. bekroond tot campagne van de maand", klinkt Uytterhoeven enthousiast.

87

Page 88: Event Toolbox 2015

Transport

Kilometervergoeding (heen en terug)Per km voor personenwagen 35 centPer km voor lichte vracht 65 centPer km voor grote vracht 1,5 euro

Lokale verhuurbedrijven:

Mols Dockx …

88

Page 89: Event Toolbox 2015

STRUCTURELE INPLANTING

Belangrijk: Logisch nadenken Minstens 1,5 m² netto zaaloppervlakte1 per persoon Digitale inplanting:

o Illustratoro Visioo Google Sketch upo Indesigno Photoshopo Google Earth (buitenlocaties)o Google Maps (buitenlocaties)

Grondplannen op maat tekenen

1 Ruimte min decoratie, interior, S&L, podium, …

89

Page 90: Event Toolbox 2015

Tafelverdeling

Sitting dinnero Ronde tafels gebruiken in plaats van rechthoekige (8 – 10 – 12 personen)

Receptieo Afstand: gestrekte armen volledig uit elkaaro Let op symmetrie

Theateropstellingo Stoelen schuin achter elkaar zetten voor goed zicht op podiumo Schermen aan zijkant hangen zodat iedereen kan zien

90

Page 91: Event Toolbox 2015

BUDGETTERENIn België moet je gemiddeld 150 euro per persoon rekenen.

Personeel 10% Op- en afbouw Hostessen (€25 per uur) Parkingboys Projectmanagers Security

Locatie 15%(€4500 per eventdag)

Verschillende hallen Schoonmaak Parking Veiligheidskeuringen

Interior design 10% Tapijt Meubels Statafels (€45 per stuk) Barren Decoratie Bloemen Vestiaire

Techniek 15% Podium Allround DJ booth (€45 per DJ set) PA Lights Rigging schermen

Catering 20% Receptie Walking dinner (€45 per

persoon) Open bar Mastiek Personeel Uitkoopfee

Animatie 10% Visuele act Muzikale act (€650 per

DJ) Riders () Fotograaf presentator

Drukwerk 5% Menu’s Uitnodigingen Signalisaties (€15 per pijl) Goodie bags

Transport 5%(€0,40 per km)

Eigen materialen Personeel Toeleveranciers

Coördinatie 10% Meetings voorbereiding

91

Page 92: Event Toolbox 2015

OPDRACHTEN De Beurs – BrusselCoca Cola – Monster

Gedurende het hele event: fotograaf aanwezig Rokersruimten: heaters aan beide uitgangen Receptie:

o Hostessen in monster outfito Klein monstertje dat shotjes monster uitdeelto Projectie van het logo op het middendoek

Sitting dinnero Na de receptie worden de mensen door de doeken

geleid o 18 ronde tafels van 8 personeno Podium met bandje (Party Collective)o Korte presentatie op het podium, geprojecteerd op

het middendoeko In de receptieruimte wordt een podium opgebouwd

92

Page 93: Event Toolbox 2015

Animatieo IRIS contortionists - Cirque du Soleilo Mensen staan rond het podium – 180° beeld

Networking o Na het optreden openen de gordijnen

zich o Zelfde bandje als tijdens eten o Ronde zetels met groene ledjes

93

Page 94: Event Toolbox 2015

Eindeo Video gastboeko Gepersonaliseerde monster blikjes

94

Page 95: Event Toolbox 2015

Creatief schrijvenElectrabel network-event – Think green!

Samen voor minder CO2? Electrabel network-event was het groenste event van 2010! Het event nam plaats in september 2010 en zorgde voor heel wat positieve feedbacks. Dit allemaal dankzij UC Belgium, het full-service organisatiebureau. Zij was het creatieve brein achter het feest.

De hostessen ontvingen de gasten in stijl aan de parking. Met groene shuttles (elektrische Porsche Cayennes) werd iedereen gebracht naar de bijzondere locatie. Een open vlakte in het Zoniënwoud met als centraal punt een gigantische boom. Voel je al de groene kriebels?

Alle gasten kregen een warme verwelkom van de hostessen in The Green Long. Een nog-nooit-eerder-geziene constructie in België. De perfecte entrée voor een gegarandeerd onvergetelijk evenement!

A guest never forgets his first impression.

Een heuse fresh-juice bar stond aan de inkom en de gasten konden hier à-la-minute bereide juices degusteren of een glaasje bubbels. Bewust koos Electrabel voor blenders om te vertellen over hun onderzoek naar alternatieve energiebronnen.

Think green.

Een unieke area en speciale eye-catchers in een ongekende wereld vol luxe, verbazing en ecologie. De gasten werden verwend met een luxe diner. Socializen en genieten van de huiselijke sfeer waren fulltime aanwezig die avond. De Eye-cathers verwezen naar de natuur en energie. De oprichters zorgden voor ecologische aspecten. Electrabel nam iedereen mee naar een nieuwe, groene wereld!

Acts

Attivare la musica! Of beter gezegd: laat de muziek horen. Een bijzondere stijlvolle muzikale gast van het hoogste niveau: Michel Bisceglia liet iedereen genieten van zijn Italiaanse muziek. De magie hing (letterlijk) in de lucht tijdens het feest. De magische acts “Kristalleon” en “Boule & la voice” zorgden voor dat tikkeltje meer. Ook waren er tal van animatieve acts. Aan ieder leuk detail werd gedacht: witte design-acts en bloemenmeisje waren een onderdeel hiervan. Je zintuigen werden het meest geprikkeld door de zuurstofbar. Electrabel verwerkte allemaal natuurgeuren naar natuurlijke parfums, voegden hier zuurstof aan toe en verbaasden de gasten met een natuurlijke verfrissende ervaring.

Voor de vrouwen en de mannen was er een aangepaste animatie. De vrouwen genoten van een passieve workshop “Style Corners”. Hier kregen ze heel wat tips over huidverzorging en make-up. De mannen konden zich vermaken tijdens de whisky-degustatie.

Een geslaagd event

UC Belgium kon samen met Electrabel de avond met volle trots eindigen. Alle gasten gingen naar huis met enkele mooie & ecologische herinneringen. De gasten konden meegeven dat “het gras in the Green Long zéker groener was”!

95

Page 96: Event Toolbox 2015

BrainstormOpdracht:

Bedrijfsfeest voor 450 Antwerpse brandweermannen als bedanking

Locatie/inrichting/rode draad Presentatie van 1.5 uur Walking dinner Animatie

Conceptueel + slogan :

ijs/vuur, thema is Fireworks en vuurelementen komen heel de avond aan bod (rode draad)

Personeel :

Hostessen aan inkom in het wit gekleed én geschminkt (ijzige look)

Obers in brandweerkledij

Locatie :

Waagnatie (Antwerpen), Red Fish Factory (Antwerpen), red&blue (Antwerpen)

Interior design :

Rood tafelkleed: staantafels met “vuurbollen” als kaarsjes/heaters/rode stoelen, rode zeteltjes/soort van fake vulkaan in het midden van de zaal

Sound & light :

Projectie op muur van vuur

Animatie:

Tissue act maar dan met brandweerslangen ipv doeken

Catering :

Ipv een sushi boot een “brandweerboot” en voor vlees → serveren op

vuurstenen/brandweerwagen als bar

96

Page 97: Event Toolbox 2015

97