SharePoint en Sitecore: Het beste van twee werelden

BUSINESS LOGIC

Integratie van SharePoint met het Sitecore platform

1

INHOUD

Het beste van twee werelden 2

De wereld volgens SharePoint 2

De wereld volgens Sitecore 3

Het beste van twee werelden 3

SharePoint Integration Framework (SPIF) 4

Integratie op pagina niveau 4

Integratie op item niveau 4

De keuze van Estate 5

Cases 6

De Gezondheidsdienst voor Dieren 6

Transport en Logistiek Nederland 7

Conclusie 10

Over Estate 11

2

Het beste van twee were lden

De wereld volgens SharePoint

SharePoint wordt vaak geroemd als het Content Management Systeem van de toekomst, m.n. door Microsoft en

diens verkoopkanaal. Deze mening wordt over het algemeen niet gedeeld door andere IT professionals.

Daarentegen geven dezelfde professionals ook aan dat SharePoint uitermate geschikt is als document manage-

ment systeem en voor online collaboratie. SharePoint is vooral gericht op Intranet functionaliteit en wordt

meestal breed ingezet in een organisatie.

De meest belangri jke plus- en minpunten van SharePoint op een r i j :

Hechte integratie met Microsoft Office

Goed uitgewerkt Document Management Systeem

Zeer geschikt voor online collaboratie

Licentiemodel geschikt voor gebruik door grote groep gelijktijdige contentbeheerders

Niet gericht op online marketing

3

De wereld volgens Si tecore

Sitecore is sterk in het tonen van informatie op een website en beschikt over de noodzakelijke instrumenten om

inzicht te geven in het bezoek en gebruik van de website. Een ander sterk punt is de mogelijkheid om de infor-

matie in Sitecore te personaliseren op basis van het gedrag van de bezoeker. Hierdoor kan voor de bezoeker rele-

vante(re) informatie getoond worden, wat conversie verhogend werkt. Al deze functionaliteiten maken duidelijk

dat Site core één van de beste Content Management Systemen van dit moment is. Sitecore is vooral gericht op

Internet functionaliteit en wordt meestal gekozen vanwege marketing functionaliteit.

De meest belangri jke plus- en minpunten van Si tecore op een r i j :

Zeer geschikt voor het tonen van informatie op een website

Uitgebreide mogelijkheden m.b.t. het meten van het bezoek en gebruik van de website

Mogelijkheid tot het personaliseren van informatie

Licentiemodel niet geschikt voor gebruik door een grote groep gelijktijdige contentbeheerders

Het beste van twee werelden

Uiteindelijk komt het erop neer dat SharePoint en Sitecore twee verschillende producten zijn. Beide zijn sterk in

zaken waar de ander minder goed in is.

Als men op zoek is naar een geschikte oplossing voor een document management systeem of online collaboratie,

dan is de keuze voor SharePoint duidelijk. Wil men informatie op een website tonen, een goed inzicht krijgen in

het bezoek en gebruik van de website en content personaliseren, dan ligt de keuze voor Sitecore voor de hand.

Indien men een oplossing zoekt die op beide gebieden voldoet, dan lijkt het evident om SharePoint én Sitecore te

gebruiken. Elk systeem wordt gebruikt voor hetgeen het goed in is en het SharePoint Integration Framework van

Sitecore zorgt voor de verbinding tussen beide systemen.

4

SharePoint Integrat ion Framework (SPIF)Het SharePoint Integration Framework is een product gemaakt en ondersteund door Sitecore, dat een Sitecore

systeem de mogelijkheid biedt om verbinding te leggen met SharePoint systemen. Hiervoor beschikt SPIF over

twee verschillende technieken die los van elkaar of gecombineerd toegepast kunnen worden.

Integrat ie op pagina niveau

Deze techniek biedt ontwikkelaars de mogelijkheid om een SharePoint lijst op

een Sitecore website te tonen. De informatie in SharePoint is enkel beschik-

baar binnen SharePoint en niet in Sitecore.

Kenmerken

• De informatie is op één plek beschikbaar en er hoeft geen synchronisatie plaats te vinden tussen SharePoint

en Sitecore.

• Toevoegingen en wijzigingen in SharePoint zijn direct zichtbaar op de website.

• Het gebruik van de website heeft een directe impact op de performance van de SharePoint server.

• Sitecore is niet in staat om inzicht te verschaffen in het bezoek en gebruik van de individuele SharePoint

items.

• Personalisatie van individuele SharePoint items is niet mogelijk.

• Zoeken naar SharePoint items op de website verloopt via SPIF specifieke code en volgt niet dezelfde code als

het zoeken op de rest van de website. Dat maakt het tonen van één overzicht van zoekresultaten ingewikkeld.

Integrat ie op i tem niveau

Bij deze techniek wordt de inhoud van een Share-

Point lijst gesynchroniseerd met een map in de

Sitecore Content Tree. Elk SharePoint item heeft een

directe relatie met een Sitecore item. Het Sitecore

item toont de informatie op de website.

5

Kenmerken

• Er vindt synchronisatie plaats tussen SharePoint en Sitecore en de informatie is zowel binnen SharePoint als

Sitecore aanwezig.

• Toevoegingen en wijzigingen in SharePoint zijn niet direct zichtbaar op de website.

• Het gebruik van de website heeft geen directe impact op de SharePoint server.

• Op de website wordt het Sitecore item getoond in plaats van het SharePoint item. Omdat de informatie

aanwezig is binnen Sitecore kan elke Sitecore functionaliteit ten volle benut worden.

• Personalisatie van individuele SharePoint items is mogelijk.

• Zoeken naar informatie uit SharePoint volgt dezelfde code als het zoeken op de rest van de website. Het

tonen van één overzicht van zoekresultaten is eenvoudig.

De keuze van Estate

Onze ervaring leert dat de meeste klanten er de voorkeur aan geven om de content te (blijven) beheren in Share-

Point. Met deze basis requirement in het achterhoofd kiest Estate voor integratie op item niveau, waardoor er aan

de Sitecore kant de mogelijkheid blijft bestaan om personalisatie toe te passen en goed inzicht te krijgen in het

bezoek en gebruik van de website.

Verder leert onze ervaring dat klanten die gebruik maken van SharePoint over het algemeen veel informatie

hebben die op de website getoond moet worden. Ze willen graag wel zelf bepalen waar welke items tevoorschijn

komen. Hiervoor zet Estate de Taxonomy Shared Source Module in, waarbij de tags in de taxonomy worden

bepaald door SharePoint. De tags worden in SharePoint aan individuele items gehangen. In Sitecore worden

pagina’s ook van tags voorzien. Op een pagina worden enkel items getoond die dezelfde tags hebben als de

betreffende pagina.

6

Cases

De Gezondheidsdienst voor Dieren

De Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) is een onafhankelijke, deskundige leverancier van veterinaire kennis en

kunde en is een hoofdrolspeler in de diergezondheid. De GD heeft de hulp ingeroepen van Estate Internet omdat

de website niet meer voldeed aan hun wensen en eisen. Tevens wilde de GD deze gelegenheid aangrijpen om de

site te voorzien van nieuwe mogelijkheden.

Voorl icht ing en prevent ie

Belangrijke functies van de GD zijn voorlichting en preventie richting verschillende doelgroepen. Daarnaast is

het informatieaanbod gesegmenteerd naar verschillende diersoorten. Binnen ieder segment wordt ruim aandacht

besteed aan actuele dossiers, ziektebeelden en de daaraan gerelateerde producten en diensten van de GD.

Een pr imeur

De GD gebruikt Microsoft SharePoint als systeem waarin dier-

ziekten worden bijgehouden. Via een taxonomie worden deze

weer gekoppeld aan nieuws, folderteksten en producten. Estate

bouwde een slim systeem waarbij op basis van deze taxonomie

automatisch een groot deel van de site actueel gehouden wordt.

Het meeste beheer vindt dus plaats in het eigen intranet en updates

worden dagelijks automatisch gepubliceerd op de website. Een

dergelijke koppeling tussen SharePoint en Sitecore was nog nooit eerder in Nederland uitgevoerd.

Besl isboom en digi tale dierenarts

Om dierhouders snel advies te leveren, ontwikkelde Estate een zogenaamde beslisboom. Aan de hand van

antwoorden en keuzes, krijgt de dierhouder een advies voor behandeling of preventie.

Vergelijkbaar van opzet is de digitale dierenarts voor schapen en geiten. Via een visuele weergave kan een

7

bezoeker letterlijk aangeven waar “de pijn” zit. Vervolgens kan weer via een aantal keuzes een advies worden

verkregen over veelvoorkomende aandoeningen in dit segment.

Naar de toekomst

In eerste instantie werd Estate vooral ingeschakeld als tech-

nisch partner. Het grafisch design is door derden gemaakt

en door Estate verfijnd. Ondertussen is de waarde van

Estate als Full Service Internetbureau gebleken en is gestart

met de volgende fase van de website. In eerste instantie

krijgt de website een redesign, waarbij door middel van

responsive design ook de tablet- en mobiele gebruiker

worden bediend. Tevens zal de site worden voorbereid op

de volgende stap in de ontwikkeling: customer engagement.

SPIF bi j de GD in een notendop

• Content wordt beheerd in SharePoint

• 2 SharePoint lijsten en meer dan 4000 items worden gesynchroniseerd

• De update frequentie is 6 minuten

• Tagging wordt gebruikt om items uit SharePoint automatisch te tonen op Sitecore pagina’s

Transport en Logist iek Nederland

Transport en Logistiek Nederland (TLN) is de grootste en toonaangevende belangenbehartiger in het goederen-

wegvervoer en logistieke dienstverlening. TLN behartigt voor haar ruim 5.500 leden (van kleine transportbe-

drijven tot grote logistieke dienstverleners) de belangen. TLN levert een uitgebreid dienstenpakket en verzorgt

collectieve belangenbehartiging, zowel nationaal als internationaal. Het hoofdkantoor van TLN is gevestigd in

Zoetermeer, daarnaast zijn er 4 regiokantoren verspreid over het land. Bij TLN werken 118 medewerkers. De

website heeft 19.000 unieke bezoekers per maand. TLN is in 1993 opgericht na een fusie van Wegvervoer CVO en

NOB Wegtransport. Hiermee was de grootste ondernemersorganisatie een feit. Per 1 januari 2011 is TLN samen-

gevoegd met KNV Goederenvervoer (GVN).

8

TLN neemt de leiding in het informeren op het gebied van transport en logistiek. De website voorziet in algemene

informatievoorziening en maakt de positie en standpunten van TLN duidelijk. Verder speelt de website een rol in

het informeren van verschillende doelgroepen. Ook zijn er online tools en wordt kennis gedeeld.

Int ranet, extranet en websi te geïntegreerd

Ondernemers in de sector worden met de site en het bijbehorende

extranet ondersteund in hun ondernemerschap. De website voor-

ziet ook in de mogelijkheid tot verdieping met dossiers over allerlei

onderwerpen. Om van die verdieping gebruik te maken, zal een

lidmaatschap in de meeste gevallen nodig zijn. Het extranet biedt

informatie afgestemd op de interesses van de gebruiker. Hierbij kan

het gaan om onderwerpen en deelmarkten. Daarnaast kunnen leden

via het extranet gebruik maken van TLN tools (dankzij een externe

koppeling).

Het beste van Si tecore en SharePoint

De website is gebaseerd op Sitecore en gekoppeld aan een SharePoint 2013 omgeving. Hierdoor kan gebruik

worden gemaakt van de voordelen van een online systeem vol marketing- en personalisatiemogelijkheden. Dit in

combinatie met een intranet en extranet dat volledig geoptimaliseerd is op samenwerking, efficiënte vindbaarheid

en deling van kennis.

De infrastructuur is ontwikkeld voor toekomstige uitbreiding. Er zijn zeer krachtige rollen- en rechtenoplossingen

ontwikkeld. Ondersteuning van de bedrijfsprocessen maakt de gekozen oplossing succesvol. Denk hierbij aan:

• Geen dubbele handelingen, alle informatie voor intranet, extranet en online is op één plaats te beheren.

• Personalisatie op de website, gerichte productaanbevelingen en nieuwsvoorziening per (sub)doelgroep.

• Integratie van systemen waardoor bezoekers zich via de website, extranet en intranet voor evenementen

kunnen inschrijven.

9

Meerdere zaken zorgen ervoor dat we trots zijn op deze Sitecore oplossing: de korte doorlooptijd, het binnen

budget afronden van het project en zeer belangrijk: een tevreden klant en diens eindgebruikers. Estate heeft in

dit project veel ervaring opgedaan met het SPIF (SharePoint Integration Framewerk) waardoor we nu mondiaal

voorop lopen in het koppelen van Sitecore en SharePoint.

SPIF bi j TLN in een notendop

• Content wordt beheerd in SharePoint.

• 6 SharePoint lijsten en meer dan 9500 items worden gesynchroniseerd.

• De update frequentie is 15 minuten.

• Tagging wordt gebruikt om items uit SharePoint automatisch te tonen op Sitecore pagina’s.

• Authenticatie wordt bepaald door een Customer Relationship Management (CRM) systeem via een webser-

vice.

• Uitgebreide autorisatie op basis van rollen uit het CRM.

• Naast informatie uit SharePoint toont de website ook direct informatie uit het CRM.

10

Conclus ieHet SharePoint Integration Framework (SPIF) is een prima oplossing voor organisaties die beschikken over een

SharePoint omgeving en op zoek zijn naar een manier om reeds aanwezige content te delen op hun publieke

website. SPIF biedt voldoende flexbiliteit om informatie uit SharePoint te ontsluiten, of als items te importeren in

de Sitecore omgeving.

Hoe het SharePoint Integration Framework wordt ingezet, is afhankelijk van de mogelijkheden en doelstellingen

van uw organisatie. Maar onze ervaring leert dat de meeste bedrijven en organisaties kiezen voor de mogelijkheid

om content te blijven beheren in SharePoint. Deze content wordt vervolgens met een bepaalde updatefrequentie

geïmporteerd in Sitecore en automatisch gepubliceerd op de website. Door gebruik van een taxonomie, kan

vervolgens de content worden verdeeld over de gerelateerde pagina’s op de website.

Dit alles maakt het SharePoint Integration Framework een praktische oplossing waarmee dubbele content op

verschillende systemen kan worden voorkomen. Uw contentbeheerders kunnen blijven werken in een omgeving

die hen bekend is en de informatie wordt automatisch gepubliceerd op de juiste plaats op de website. Dat maakt

het Framework een kosten-efficiënte oplossing: uw medewerkers hebben geen opleiding nodig, het publicatie-

proces loopt automatisch en het bijhouden van content in verschillende sytemen wordt voorkomen.

11

Over EstateEstate is een full service internetbureau dat online kennis en middelen breed inzet om de doelstellingen van haar

klanten te bereiken. Steeds op een manier die de verwachtingen overtreft.

Onze expertise

• Adviestrajecten van strategie, concept en design tot aan realisatie, beheer en onderhoud

• Sitecore CMS implementaties

• Sitefinity CMS implementaties

• Online marketing

• Social media strategie

• Social media advertising

Meer weten?

Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag verder.

Estate Internet

Sportweg 30-32

5037AC Tilburg

www.estate.nl

info@estate.nl

013 - 535 04 35