WEST-BRABANTS ARCHIEF

3=1

1 REGIONAAL ARCHIEF VOOR WEST-BRABANT

PROGRAMMA Waarom van 3 naar 1?

Hans Janssen

Project samenvoeging Memorix Maior, Archieven en ontwikkeling website

Ilse Jansen

WAAROM VAN 3 NAAR 1?

VAN 3 NAAR 1: HET E-DEPOT

Passage uit een brief van een gemeenteraad aan het WBA:

“het bestuur van het WBA op te dragen de realisatie van het e-depot met voortvarendheid aan te pakken en hiervoor op korte termijn een realistisch stappenplan op te stellen”

VAN 3 NAAR 1: HET WEST-BRABANTS ARCHIEF

VAN 3 NAAR 1: KRITISCHE SUCCESFACTOREN

VAN 3 NAAR 1: LESSONS LEARNED

1. Hou steeds je doel voor ogen2. Vertel een helder en realistisch verhaal3. Ben kritisch naar de inbreng van ambtenaren en bestuurders4. Laveer tussen eigenbelang en collectief belang5. Betrek je medewerkers6. Behandel medezeggenschap als bondgenoot, niet als “vijand”7. Zorg voor een dikke huid8. Belangrijke zaken zijn zelden urgent; urgente zaken zijn zelden

belangrijk

VAN 3 NAAR 1: PROJECTAANPAK Vergelijking van bestaande archiefwebsites – augustus 2015 Eigen homepage en sitemap samenstellen – september 2015 Keuze voor Picturae – november 2015 Plan van Eisen opstellen – november 2015 Offerte aanvragen en beoordelen – december 2015 Offerte goedgekeurd – januari 2015 Kick-off bijeenkomst – maart 2016 Sprint meetings – maandelijks t/m oplevering 1 juli 2016

VAN 3 NAAR 1: MEMORIX ARCHIEVEN EN MAIOR

Conversie van Memorix Archieven. 1 nieuwe omgeving Kopieslag van de 3 oude omgevingen Als 1e projectonderdeel gedaan, vanwege de fysieke verhuizing van archieven

Conversies van verschillende collecties in Maior:1. Beeld2. Bibliotheek3. Genealogie

VAN 3 NAAR 1: WEBSITE

Uitgangspunten: Zo min mogelijk verlies van de functionaliteiten van de huidige 3 websites Responsive design

Nieuwe features: Chatfunctie Webexposities Scanning on demand

Resultaat: www.westbrabantsarchief.nl

VAN 3 NAAR 1: LESSONS LEARNED Stel vanuit je eigen organisatie 1 projectleider aan Stem je eigen Plan van Eisen goed af op de offerte Testen, testen, testen! Maak goede mappings Controleer je acties in de beheer applicaties ook online Geef je bezoekers inzicht in de stand van zaken rondom

klachten/verbeteringen Hou alle kanalen die je hebt (FB, Twitter, Chat, mail) goed in de

gaten en reageer snel op binnenkomende vragen en klachten

BEDANKT VOOR UW AANDACHT