EP-One PortalKritische succesfactorenvoor kennisportalsMichael van den BergHenk den BoerHarry BooltinkPeter van DijckPeter Krul

Gebruik je hersenen!Tussen 1800 en 1900 is de hoeveelheid informatie op aarde verdubbeldWeer een verdubbeling tussen 1900 en 1950En opnieuw tussen 1950 en 1960Op dit moment vind iedere 2-3 jaar een verdubbeling plaatsAls gevolg beschikt een 1997 manager over 1.400 keer meer informatie dan zijn 1990 collegaJan-Willem van den Brandhof (1998)

KennisparadoxTijd

KennisportalsInformatie kan efficinter en nduidig worden verzameld en beschikbaar gemaakt Informatie kan worden gefilterdUitvoeren van analyses en bewerkingen op dataAanbieden van gemeenschappelijke applicaties (via het web)

DoelstellingOntwikkelen van succesfactoren die de inzet van een kennisportal binnen een organisatie, op operationeel niveau, meet- en stuurbaar kunnen maken

Deze presentatieBeschrijving EP-One portal van ShellOntwikkeling van het succesfactormodel voor kennisportals

Shell EP-OneBusiness Case

Wat is een Enterprise Portal?Een Enterprise Portal stelt een medewerker in staat om efficinter te werken, zijn productiviteit te verhogenen kennis te ontwikkelen

Waarom een portal?

De business caseInformation Management FrameworkPilot met 100 gebruikersDirecte kostenbesparingenIndirecte opbrengstenTijdswinst realisatie

EP-One

EP-One (2)Consistentenavigatie en stijlMutimediaOnmiddellijk toegangOp persoonlijke behoefte afgestemdMaar 1 keer aanmeldenKrachtige zoek mogelijkheden

Leermomenten?Iedere dag: Tijd voor nieuwe inzichten

Kritische Succesfactorenvoor kennisportals

Aanleiding17 kritische succesfactoren voor elektronische markten. (Fairchild, Ribbers, Nooteboom)

Portals in de Agro industrie (Smits, Ribbers en Womin Lin)

Ook toepasbaar voor kennisportals?

Werkwijze (1)Vertaal de semantiek van elektronische markten naar die van kennisportals.

Voorbeeld:Een portal heeft een kritische massa (minimum aantal transacties) nodig om succesvol te zijnEen portal heeft een kritische massa (minimum aantal zoekopdrachten) nodig om succesvol te zijn

Werkwijze (2)Verricht literatuuronderzoek om meer succesfactoren te ontdekken.

500/25012

Werkwijze (3)Vertaal succesfactoren naar concrete vragen ten behoeve van interviews.

Voorbeeld:Een portal heeft een kritische massa (minimum aantal zoekopdrachten) nodig om succesvol te zijnWas het portal vanaf het begin succesvol, of pas nadat een minimum aantal zoekopdrachten werd bereikt?

Werkwijze (4)Interview met drie stakeholders van het Shell EP-One portal project

Bewerk resultaten van interviews en literatuuronderzoek tot een nieuw model voor kennisportals

Resultaten (1)Van de 17 kritische succesfactoren voor elektronische markten bleken er:

Vier niet van belang voor kennisportalsTwee waarschijnlijk van belang, maar in een aangepaste vormTwee omgekeerd van toepassing

Resultaten (2)Vijf nieuwe succesfactoren werden onderkend:

AcceptatieBusiness AlignmentArchitectuur en InfrastructuurInformation OverloadSingle Sign-on

AcceptatieNaarmate de acceptatie door gebruikers hoger is, neemt de kans van slagen van het portal toe.

Business AlignmentHoe beter de strategische doelen van de business door het portal worden ondersteund, hoe groter de kans op succes van het portal.

Architectuur & InfrastructuurHet hebben van een geschikte architectuur en infrastructuur is van wezenlijk belang voor het slagen van een kennisportal.

Information OverloadNaarmate information overload beter wordt voorkomen, neemt de kans op slagen van een kennisportal toe.

Single Sign-onDe kans van slagen van een kennisportal is hoger wanneer single sign-on functionaliteit voor alle achterliggende bronsystemen wordt geboden.

Bonus: Kennisportal INGBron: F. Mansvelt Beck, Manager E-Business ING, Cisco Executive Summit 2003

Bonus: Kennisportal INGEstimated benefits from revenue enhancements and cost savings will exceed US$50 million per year.Bron: F. Mansvelt Beck, Manager E-Business ING, Cisco Executive Summit 2003

Bonus: Kennisportal CiscoBron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

Bonus: Kennisportal CiscoBron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

Bonus: Kennisportal CiscoBron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

Bonus: EurocopterMotieven van stakeholders; De belangen van alle stakeholders dienen afdoende te worden afgedektKritische massa; Er dient een minimum aantal zoekopdrachten te worden uitgevoerd teneinde het portal tot een succes te makenWaarde van de informatie. Hoe hoger de intrinsieke waarde van de te zoeken informatie, hoe groter de kans op succes van het portal. De waarde van informatie is afhankelijk van de actualiteitVolatiliteit van de omgeving waarin het bedrijf opereert, dan wel de volatiliteit van het bedrijf zelf. Naarmate de omgeving meer fluctueert, neemt het succes van het kennisportal toeWet en regelgeving; Wet en regelgeving kan belemmerend werken op het ongebreideld uitwisselen van informatie, zelfs over landsgrenzen. Lokale regelgeving is van toepassing. Starre regelgeving kan derhalve een negatief succes op een kennisportal hebben

Bonus: Eurocopter (2)Naarmate het bedienen van het systeem lastiger te leren is, neemt de kans op succes afToegevoegde waarde en functionaliteit (zoals Decision Support) dragen bij aan het succes van een kennisportalVertrouwen in het systeem moet worden gewonnen door herhaalde succesvolle zoekopdrachtenParticipatie van marktleiders kan bijdragen aan het overall succesDe vastgelegde informatie dient afdoende te zijn beveiligd en te voldoen aan geldende privacy eisen. Dit draagt bij aan het mogelijke succesDe portal waar aanbieders en zoekers elkaar ontmoeten dient liefst door de eigen organisatie dan wel door een partner te worden beheerdLocale focus van de enterprise portal kan bijdragen aan het overall succes

Bonus: Eurocopter (3)Lage drempels nodigen publicisten uit tot het toevoegen van informatie aan de kennis database. Dit draagt bij aan het succes van een kennisportalNaarmate de acceptatie door gebruikers hoger is, neemt de kans van slagen van het portal toe Hoe beter de strategische doelen van de business door het portal worden ondersteund, hoe groter de kans op succes van het portalHet hebben van een geschikte architectuur en infrastructuur is van wezenlijk belang voor het slagen van een kennisportalNaarmate information overload beter wordt voorkomen, neemt de kans op slagen van een kennisportal toe De kans van slagen van een kennisportal is hoger wanneer single sign-on functionaliteit voor alle achterliggende bronsystemen wordt geboden

Bonus: Eurocopter (4)Voorspelling: Op basis van de zwaarwegende factoren Acceptatie en Business Alignment zal het Eurocopter Portal waarschijnlijk falen...

Bonus: Eurocopter (5)Niet getreurd: Volgens de Delphi Group dragen portals zelfs als ze falen nog steeds bij aan het succes van de onderneming

Definitie

Een Enterprise Portal is een desktop in de webbrowser waarmee gebruikers een efficinte, eenduidige en op persoonlijke wensen afgestemde, toegang krijgen tot informatie en bedrijfstoepassingen.

Productwaarde; Hoe hoger de prijs van een product, hoe hoger ook de kans op succes voor een elektronische markt.

Waarde van de informatie. Hoe hoger de intrinsieke waarde van de te zoeken informatie, hoe groter de kans op succes van het portal. Delphi: 500 bedrijven onderzocht met in totaal 250 portal implementaties.

Terra: 12 portal case studies.In totaal hadden 10 van de 17 factoren in meer of mindere mate een vertaling nodig.

Nog een voorbeeld:Kosten van het leereffect; Naarmate het bedienen van het systeem lastiger te leren is, neemt de kans op succes af.Kent EP1 een hoge of lage leercurve voor gebruikers? Is dit van invloed op de acceptatie?Voorbeeld Niet van belang: Kwaliteit van de informatie

Voorbeeld Aangepast: Wet en regelgeving

Voorbeeld Omgekeerd: Neutraliteit ToetredingsdrempelsVolgens de Meta Group n van de twee grootste oorzaken van falen. Delphi: 46%.

De helft faalt dus door gebrek aan acceptatie!!!In het licht van onze studie een open deur. Denk aan Benson. Volgens Terra allerhoogste prioriteit.Bij een elektronische markt minder van belang, gedeelde smart tussen leverancier deelnemers.

Volgens Delphi 33%.Delphi: Infoglut vierde reden voor falen.Meta Group vindt dit onveililg.73% van de ondervraagden vindt dit echter verplichte functionaliteit.ZoekenSingle Sign-onToegang tot backoffice applicatiesBesparingen

Kortom: Lees ShellBesparingen tot 50 miljoen dollar!Cisco ziet Employee Productivity als strategisch en hoopt op besparingen tot 1 miljoen dollarCiscos visie gebaseerd op universele toegang tot de gegevens.Ook heer weer personalisatie, search, single sign-on, etc.Voorbeeld: Hoe zou je deze succesfactoren kunnen gebruiken?

Implementatie vindt plaats vanuit de techniek. Stakeholders waarschijnlijk niet betrokken.

Helicopterbedrijf hoogstwaarschijnlijk wel benvloed door wet en regelgeving.Nieuwe functionaliteit: Inkoop kantoorartikelen, registratie vakantie aanvragen, etc.

Security middels PKI, Firewalls en VPNs geregeld.

In eigen beheerMet Verandermanagement, organisatie en cultuurverandering wordt geen rekening gehouden! Delphi: Portals valen voor 46% in het cultuur en business segment.

Business alignment is niet aan de orde, implementatie vindt plaats vanuit de techniek.

Geen voorzieningen voor het voorkomen van Information Overload.

Single sign-on wordt gemplementeerdMet Verandermanagement, organisatie en cultuurverandering wordt geen rekening gehouden! Delphi: Portals valen voor 46% in het cultuur en business segment.

Business alignment is niet aan de orde, implementatie vindt plaats vanuit de techniek.

Geen voorzieningen voor het voorkomen van Information Overload.

Single sign-on wordt gemplementeerdMet Verandermanagement, organisatie en cultuurverandering wordt geen rekening gehouden! Delphi: Portals valen voor 46% in het cultuur en business segment.

Business alignment is niet aan de orde, implementatie vindt plaats vanuit de techniek.

Geen voorzieningen voor het voorkomen van Information Overload.

Single sign-on wordt gemplementeerd