Eerste hulp bij Hoeve-evenementen - Steunpunt Korte Keten · Eerste hulp bij Hoeve-evenementen...
8
Eerste hulp bij Hoeve-evenementen Handleiding voor Hoeveproducenten in de Week van de Korte Keten Heel wat van jouw collega’s grijpen De Week van de Korte Keten aan om zich kenbaar te maken als hoeveproducent. Zij putten hiervoor uit een ruim pallet aan evenementen waarmee ze op hun manier het eigen bedrijf in de kijker kunnen zetten. Met deze evenementen versterken zij de band met hun consumenten en kunnen zij deze bestaande klantengroep verder uitbreiden door nieuwe klanten te werven voor de korte keten. Sinds dit jaar kunnen deze evenementen voor het eerst gebundeld worden in een nieuwe campagne: “De Week van de Korte Keten”. Tussen 26 mei t/m 3 juni krijgt iedereen die de korte keten op de kaart wil zetten in zijn regio, ondersteuning in communicatiemiddelen. Door als groep in te zetten op deze campagne, help jij de impact vergroten. Vele organisaties werken samen om van de korte keten een begrip te maken in Vlaanderen. Het voordeel voor jou is dat jij met je eigen evenement kan meesurfen op de communicatiegolf die door de organiserende instanties wordt opgezet. Omdat de campagneperiode net valt op het moment dat ook het boerderijwerk aandacht vereist, wil het Steunpunt Hoeveproducten iedere producent zo goed als mogelijk ondersteunen in zijn of haar initiatief. Een evenement opzetten vraagt immers voorbereiding. Met dit zelfhulppakket maken we daar een haalbare kaart van, en willen we doorverwijzen naar de juiste partners. Je staat er zeker niet alleen voor! Wat is de Week van de Korte Keten? Korte kennismaking. • Opgestart in de provincie West-Vlaanderen • In 2018 voor de eerste keer op Vlaams niveau • Voor verenigingen en ondernemers • Evenementen die de korte keten op de kaart willen zetten • De ambitie is een jaarlijkse traditie te maken van deze campagne • Organiserende partners: Minister Joke Schauvliege, VLAM, de 5 provincies, VVSG, VVP en het Steunpunt Hoeveproducten als algemeen coördinator.
Transcript of Eerste hulp bij Hoeve-evenementen - Steunpunt Korte Keten · Eerste hulp bij Hoeve-evenementen...
Eerste hulp bij Hoeve-evenementen Handleiding voor Hoeveproducenten in de
Week van de Korte Keten
Heel wat van jouw collega’s grijpen De Week van de Korte Keten aan om zich kenbaar te maken als
hoeveproducent. Zij putten hiervoor uit een ruim pallet aan evenementen waarmee ze op hun manier
het eigen bedrijf in de kijker kunnen zetten. Met deze evenementen versterken zij de band met hun
consumenten en kunnen zij deze bestaande klantengroep verder uitbreiden door nieuwe klanten te
werven voor de korte keten.
Sinds dit jaar kunnen deze evenementen voor het eerst gebundeld worden in een nieuwe campagne:
“De Week van de Korte Keten”. Tussen 26 mei t/m 3 juni krijgt iedereen die de korte keten op de kaart
wil zetten in zijn regio, ondersteuning in communicatiemiddelen. Door als groep in te zetten op deze
campagne, help jij de impact vergroten. Vele organisaties werken samen om van de korte keten een
begrip te maken in Vlaanderen. Het voordeel voor jou is dat jij met je eigen evenement kan meesurfen
op de communicatiegolf die door de organiserende instanties wordt opgezet.
Omdat de campagneperiode net valt op het moment dat ook het boerderijwerk aandacht vereist, wil
het Steunpunt Hoeveproducten iedere producent zo goed als mogelijk ondersteunen in zijn of haar
initiatief. Een evenement opzetten vraagt immers voorbereiding. Met dit zelfhulppakket maken we
daar een haalbare kaart van, en willen we doorverwijzen naar de juiste partners. Je staat er zeker niet
alleen voor!
Wat is de Week van de Korte Keten? Korte kennismaking. • Opgestart in de provincie West-Vlaanderen
• In 2018 voor de eerste keer op Vlaams niveau
• Voor verenigingen en ondernemers
• Evenementen die de korte keten op de kaart willen zetten
• De ambitie is een jaarlijkse traditie te maken van deze campagne
• Organiserende partners: Minister Joke Schauvliege, VLAM, de 5 provincies, VVSG, VVP en het
Steunpunt Hoeveproducten als algemeen coördinator.
Wat organiseren mijn collega’s allemaal? Goede voorbeelden geven goesting
1. De Opendeurdag De opendeurdag is een traditioneel evenement dat vaak op veel
succes kan rekenen. Tijdens de opendeurdag onthaal je bezoekers op
jouw erf en toon je van binnenuit hoe voedsel wordt geproduceerd.
De varianten op het thema kunnen zijn:
- De georganiseerde rondleidingen op de boerderij, waarbij de
bezoekers op vaste tijdstippen door middel van een
professionele rondleiding in aanraking komen met alle
facetten van een modern boerenbedrijf. Je kan hiervoor
eventueel de hulp van een landbouwgids inroepen.
- De ontdek-het-zelf-boerderijbeleving waar je de bezoekers zelf op ontdekking laat gaan via
infoborden verspreidt op het bedrijf.
- De fiets- of wandelroute langsheen verschillende landbouwbedrijven om bezoekers kennis
te laten maken met de verschillende takken van de landbouw.
- De rondleiding voor scholen of verenigingen. Vaak doorheen de week en met een beperkt
aantal inschrijvingen.
2. De Proeverij De korte keten overtuigd met smaak. Niets beter dus dan
nieuwe klanten te werven via een proeverij rond
hoeveproducten. Een proeverij kan je organiseren rond
specifieke (streek)producten (bijvoorbeeld streekbieren of
-wijnen, gecombineerd met een hoevezuivelplankje in een
mooie zomerse setting?).
Bundel je krachten met collega’s uit de regio. Je kan eventueel een kundige traiteur/chef-kok vragen
om de praktische uitwerking op een professionele manier in handen te nemen. Wie zijn inspiratie de
vrije loop laat, komt misschien wel uit bij een heus korte keten diner voor zijn trouwste korte keten
klanten? Een diner in de serre bij valavond, een lange tafel tussen in de boomgaard, een degustatie in
de wijnkelder, … de hoeve biedt tal van unieke locaties voor een onvergetelijke ervaring. Een variant
op het thema is de boerderijpicknick, waar je een lunchpakket aanbiedt aan bezoekers op het erf.
Een proeverij kan ook op locatie. Wie de opkuis van het erf liever uitstelt naar een later moment, kan
misschien van het bedrijfsrestaurant, het stadhuis, het buurthuis… zijn werkplek voor één dag maken.
Schrijf bedrijven of verenigingen aan met jouw aanbod van proeverij op hun locatie. Op die manier
help jij de culinaire sleur van jouw nieuwe partner te doorbreken, en bereik je vlot een grote groep
aan potentiële klanten.
3. De Kookdemo of kookworkshop Koken met verse producten is stillaan een statussymbool
aan het worden voor een jonge generatie van gezinnen met
kinderen. Zo getuigen althans de vele foto’s van gerechtjes
op de sociale media. Op de boerderij of op locatie kan je
klanten inspireren om innovatief met jouw producten aan
de slag te gaan in de keuken.
Tal van docenten en chefs zijn bekwaam in dit thema. Als hoeveproducent lever jij de producten en/of
de locatie aan, en geef jij creativiteit van de chef-kok ruim veld. Onder jouw klantenkring kan je
eventueel enkele vrijkaarten verloten om deel te nemen aan de workshop. De recepten die zulke
workshops opleveren, kan je ook later nog recycleren in jouw marketingtraject.
4. De Boerenmarkt Op de boerenmarkt is de plek waar korte keten beleving kan cumuleren.
Een diversiteit aan standhouders vertellen er uitbundig over zijn
bedrijfsvoering (al dan niet verstoken van professioneel didactisch
materiaal) en bieden wat te proeven aan. Georganiseerde randanimatie
zorgt dat er voor iedere leeftijdsgroep wat te beleven valt. Een chef-kok
kan tegen het einde van de markt met de restjes van de markt aan de slag.
Een hippe variant op de boerenmarkt is het Farm Food Festival. Hoeveproducenten zorgen voor hapjes
met hun unieke hoeveproducten in heuse FoodTruck-stijl. Vaak zonder de truck, en zonder veel blabla.
En de focus op de met heerlijke producten.
Welke evenement past het beste bij mijn bedrijf? Doe de evenementenwijzer!
Wat moet ik allemaal in orde brengen? Een introductie tot het wetgevende kader Vergunningen zijn sterk regio-gebonden. Informeer je dus in de stad of gemeente waar jouw
evenement plaatsvindt. Het is steeds goed om de organisatie van je evenement aan de lokale overheid
te melden. Voor grote, publiek toegankelijke evenementen, is dat zelfs verplicht. Deze info werd
gedeeltelijk gebaseerd op de website www.eventplanner.be
Voedselveiligheid • Is het toegelaten om proevertjes van producten aan te bieden aan de consument?
Proevertjes mogen aan de consument aangeboden worden bij de gepaste temperatuur. De warme
gerechten moeten bij een temperatuur van minstens 65°C aangeboden worden en de gekoelde
gerechten bij een lage temperatuur (vb. producten op ijspacks). Het is dus beter om kleine
hoeveelheden producten aan te bieden om een correcte temperatuur te garanderen.
• Moet ik een toelating aanvragen voor de verkoop van voeding op een eenmalige boerenmarkt
als ik deze nog niet heb?
Neen, wanneer dit kadert in promotie van de land- en tuinbouw en verkoop niet de hoofdactiviteit van
die dag is. De voedselveiligheid moet wel gegarandeerd zijn.
• Mag ik voor de gelegenheid ook producten van collega’s aanbieden op mijn
hoeveterras/tijdens mijn proeverij?
Neen wanneer het kadert in promotie van land- en tuinbouw en verkoop niet de hoofdactiviteit van die
dag is. De voedselveiligheid moet wel gegarandeerd zijn.
• Ik ben met alles in orde. Kous af?
Bijna! Vraag ook steeds of de cateraar en uitbaters van eetkramen die je aanspreekt voor jouw
evenement over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken. Bij twijfel, neem je contact op per
mail op [email protected]
Handelswetgeving • Heb ik een leurkaart nodig voor de eenmalige verkoop op een boerenmarkt?
Voor eenmalige evenementen die kaderen in het promoten van de landbouw heb je géén leurkaart
nodig om producten te verkopen.
• Moet ik extra inkomsten van een eenmalige activiteit aangeven?
Werk je in het forfaitair stelsel en zonder bedrijfsboekhouding, dan tel je de winst uit verkoop bij de
semi-brutowinst.
• Moet ik mijn producten voor de gelegenheid etiketteren?
Alle voorverpakte producten horen voorzien te zijn van een etiket. Neem contact op met een
medewerker van het Steunpunt Hoeveproducten voor meer informatie over wat er op dat etiket
minimum moet komen te staan (liefst per mail op [email protected]) Verpak je jouw
producten in het bijzijn van de klant, dan hoeven deze niet geëtiketteerd te worden. Allergenen dien je
ook te vermelden bij NIET voorverpakte producten. Weet je niet zeker of er allergenen in jouw product
zitten? De lijst van allergenen kan je hier terugvinden.
Personeelswetgeving • De buren willen graag komen helpen. Kan ik vrijwilligers inzetten tijdens mijn activiteit?
Een zelfstandige onderneming met winstoogmerk kan nooit vrijwilligers tewerkstellen. Heb je toch
buren die graag een handje willen komen toesteken, dan kunnen deze mensen via een
vrijwilligerscontract bij hun vereniging (straatcomité, KVLV, Landelijke Gilde, Voedselteam, …) officieel
vrijwilligerswerk verrichten voor evenementen die met landbouweducatie te maken hebben. Voor een
standaardvrijwilligerscontract kan je opvragen per mail op [email protected]
• Mag ons moeder komen helpen wafels bakken op mijn evenement?
Als je de medewerking van ouders of kinderen op jouw evenement helemaal volgens de letter van de
wet in orde wil hebben, kan je hun inschrijven onder het statuut van helper. Vraag een
basisovereenkomst aan bij het per mail op [email protected]
Mag ik mailadressen verzamelen van bezoekers? GDPR Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese regelgeving rond de bescherming van persoonlijke data
in voege. Ben je van plan om tijdens jouw evenement de contactgegevens van bezoekers te verzamelen
om later te kunnen mailen met promotie, weet dan dat je daar de expliciete toestemming voor moet
vragen. Een voorbeeld-model kan je opvragen per mail op [email protected]
Schenken van alcohol
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning
en eventueel een vergunning voor het schenken van sterke drank. Heb je deze niet in jouw bezit, dan
kan je deze vergunningen aanvragen bij de gemeente. Voor bieren en wijnen hoofdzakelijk in combinatie met een ‘maaltijd’ is geen tapvergunning vereist.
Voor het organiseren van een gewoon café is dat wel vereist. Een ijscoupe kan vallen onder ‘maaltijd’.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen, … Wanneer je een grote tent of podium plaatst, vraag je in principe toestemming aan de gemeente. De
brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning
aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het
aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Brandveiligheid Organiseer je een evenement in huis? Dan kan je duidelijke richtlijnen rond brandveiligheid
terugvinden in het brandweerattest van de zaal. Organiseer je een grote activiteit op een terrein of in
een occasionele zaal, dan kan je een brandveiligheidscontrole laten uitvoeren door de brandweer. In
hun verslag formuleren zij richtlijnen over: de capaciteit van de zaal of het terrein, de nooduitgangen,
de brandblussers, pictogrammen, noodverlichting en de inrichting van de zaal. In jouw
veiligheidsdossier moet je aanduiden hoe je deze voorschriften zal naleven op je evenement.
Moet ik mij verzekeren? Er loopt iets goed fout op jouw evenement. Als organisator ben je verplicht om de schade die
bezoekers hebben opgelopen te vergoeden of te herstellen. Tegen dergelijke schadeclaims kan je jouw
activiteit verzekeren. Als er schade zou zijn door een onopzettelijke fout, iets wat je niet kon voorzien,
dan kan je Burgerlijke Aansprakelijkheidsverzekering tussenkomen om de veroorzaakte schade te
vergoeden of te herstellen. Vraag jouw verzekeringsagent of jouw polis jouw evenement dekt. Niet
enkel voor de bezoekers, ook voor jouw vrijwilligers kan je een verzekering aanvragen. Een
standaarddocument hiervoor kan je opvragen per mail via [email protected]
Saba Wanneer er muziek is op jouw evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten
betalen via Sabam (België). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor
uitvoerders en producenten geïnd. Hier kan je jouw evenement aangeven.
Ga ik wel mensen bereiken? Stel jouw eigen communicatieplan op
Onlinecommunicatie - Maak jouw evenement kenbaar via de campagne-website. Zo weet iedere bezoeker van de
website dat jij wat organiseert én heb jij een URL om jouw activiteit te delen via de sociale
media.
- Stuur een directe mail naar jouw contactadressen. Stel een leuke uitnodiging op met vier
basiselementen: tijd, locatie, evenement, kinderanimatie. Geen inspiratie? Vraag een
voorbeeld op per mail op [email protected]
- Maak een facebookevenement aan. TIP: je kan de spanning naar jouw evenement opbouwen
door wekelijks een foto te posten die iets met de geplande activiteiten te maken heeft.
- Registreer jouw evenement op Uit In Vlaanderen via deze link.
Offline communicatie - Bestel flyers en affiches voor in de winkel, de marktkraam, het groentepakket
- Stuur tijdig een informatieve tekst naar jouw lokaal bestuur (timing: 2 maanden op voorhand)
- Stuur tijdig een perstekst in naar de regionale pers
Nazorg Wie ook na de evenement nog impact wil hebben, kan in de voorbereiding alvast een aantal
voorzorgsmaatregelen treffen. Schrijf bijvoorbeeld een onderhoudende tekst over jouw evenement
die je (tussen het opruimwerk van de dag nadien) enkel nog maar moet nog opfleuren met foto’s, een
hoogtepunt van de dag of een sappige quote van een bezoeker. Stop de
Gaat dat allemaal wel lukken? Stel een goede retroplanning op • 4 juni: uitblazen, opruimen, berichten over een geslaagde activiteit, evalueren en alle
suggesties doormailen naar [email protected]
• 26 mei tot 3 juni: een straf evenement organiseren
• 7 mei: alle informatie over mijn evenement is beschikbaar. Ik stuur mijn communicatie uit.
• 30 april: alle medewerkers/partners zijn gebriefd en ingepland. Alle wettelijke
voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. Ik kies communicatiekanalen in functie van de beoogde
doelgroep. Ik heb een uitnodigende tekst + beeld voor ieder communicatiekanaal klaarliggen.
• 23 april: ik ken het wettelijke kader rond mijn evenement. Ik weet wie mijn medewerkers zijn.
• 16 april: ik weet welke evenement ik wil organiseren. In samenspraak met mijn partners heb
ik een goede datum vastgelegd. Ik schrijf een uitnodigende tekst voor mijn lokaal bestuur.
• 9 april: ik weet wie mijn belangrijkste partners zijn. Ik organiseer een overlegmoment om het
concept te verfijnen.
• 2 april: ik grasduin in de mogelijkheden en pols in mijn gemeente, provincie, netwerk wie
interesse heeft om samen te werken.
Wat gaat dat allemaal kosten? Kostprijsberekening & subsidies
Kosten besparen - Enkele provincies ondersteunen evenementen met beperkte financiële som. Vraag de
mogelijkheden in jouw provincie na.
- Zoek sponsoring via KMO’s uit jouw regio. Stel een goede sponsorbrief op.
- Zoek een partnerschap met een hoeveproducent in jouw omgeving en deel de kosten.
- Vraag drukwerk (flyers & affiches) aan via de provincie.
- Zet jouw activiteit gratis op de website www.weekvandekorteketen.be en Uit In Vlaanderen
Kosten maken - Infrastructuur
o Planché/vloer leggen
o Tent huren
o Bewegwijzering aanmaken
o Saladière huren
o Bar huren
o Bestek, tafellinnen huren
o Wisselbekers aanvragen
o Wisselkassa of bonnetjessysteem
- Personeel
o Jobstudent betalen
o Vrijwilligersvergoeding voorzien
o Vergoeding voor fotoreportage
o Geschenkmand voorzien
- Randanimatie
o Kinderanimatie
o Muziekgroepje (incl. geluidsinstallatie?)
- Communicatie
o Roll-ups en banners laten ontwikkelen
o Evenement promoten op de sociale media
- Vergunning & verzekering
- Onvoorziene kosten (10%)
Tips & Tricks - Voorzie randanimatie en kinderanimatie op jouw evenement.
- Verduurzamen van jouw evenement? Lotte, onze stafmedewerker Duurzaamheid, weet raad!
Voor tips en tricks contacteer je haar per mail op [email protected]
- Betrek lokale verenigingen in de organisatie van jouw evenement.
- Betrek een fotograaf: in de kennissen-/klantenkring is er vast iemand bezig met een cursus
fotografie. Deze mensen hebben vaak een grote sympathie voor jouw project en zullen
wellicht tegen een kleine vergoeding voor enkele professionele foto’s van jouw evenement
kunnen zorgen. Een databank van dergelijke foto’s rendeert over verschillende jaren. Zorg dat
je de juiste aspecten van jouw bedrijf in beeld laat brengen door de fotograaf op voorhand
enkele richtlijnen mee te geven (productfoto’s, foto’s van bezoekers in de stallen, foto van de
boer met zijn product, foto’s van collega’s, …)
- Evalueer jouw evenement en deel je bevindingen op [email protected]
Contacten - Rond wetgeving: Steunpunt Hoeveproducten & lokale ambtenaar
- Rond communicatie: Provincies & VLAM
- Rond netwerking: Provincie, Steunpunt Hoeveproducten, Streekverenigingen, Voedselteams,
Boeren&Buren
o Steunpunt Hoeveproducten: [email protected]
o Voedselteams: [email protected]
o Boeren&Buren: [email protected]
Al wa dadde zegt, doede zelf: Sluit aan bij een KVLV-evenement Samen met moederorganisatie KVLV zet het Steunpunt Hoeveproducten tal van korte keten
evenementen op. Misschien niet eens zo gek ver van jouw deur. Heb je interesse om samen te werken?
Laat het ons weten! Een blik op ons voorlopige evenementenaanbod:
- 27 mei. Dag van de Aardbei. Tildonk: boerenmarkt.
- 29 mei. Dag van de Hoeveproducent in Poesele & Turnhout: gewoon afkomen!
- 1 juni. FarmFoodFestival. Diest: proeverij.
- 3 juni. De Langste Korte Keten met hoeve-ijs. Bulskamp.
- Eén van de evenementen van lokale KVLV-groepen en andere organisaties vind je hier…
Veel succes!
