1. mei 2013Een sociaal Intranet is niet zomaar succesvol personeelscommunicatie

2. Beste lezer, Het intranet is volop in ontwikkeling. Social intranet en digital workplace zijn veelgehoorde termen. Reden voor MediaTest om te onderzoeken wat werkt en wat niet. Waarin verschilt een succesvol intranet van de minder succesvolle. De resultaten In deze whitepaper zijn gebaseerd op onderzoek onder 200 intranet gebruikers en gesprekken met vele experts; verantwoordelijken voor het intranet binnen hun organisatie. Belangrijke conclusie is dat een succesvol intranet eerder uitzondering dan regel is. Het is haalbaar, maar het vergt veel inspanning om een intranet te creren dat door medewerkers wordt omarmd en een positieve ROI laat zien, meer inspanning dan initiatiefnemers zich vooraf vaak realiseren. We hopen dat deze whitepaper inspiratie oplevert voor de verdere optimalisatie van uw intranet. Julia Akkerman Michiel Rotteveel Stagiaire Directeur / Partner mrotteveel@mediatest.nl Amsterdam, juni 2013 > Inleiding personeelscommunicatie Over MediaTest MediaTest levert communicatie- onderzoek met toegevoegde waarde. We geloven in slim communicatie- onderzoek, nieuwe technieken en creatieve oplossingen. We combineren dit met onze unieke benchmarks, onze passie voor media en de allerbeste analyses.Op deze wijze is onderzoek een strategisch instrument met een prima ROI. We combineren onze vakkennis met ijzersterke analyses en compacte rapportages. Niet voor niets zijn we de Preferred Supplier voor al uw communicatie-onderzoek. 3. > Een geslaagd Intranet is hard werken! personeelscommunicatie Bij onze klanten is een sociaal intranet een vast onderwerp van gesprek. Internationaal liggen succesvolle cases voor het oprapen, waardoor de inspanningen die het vergt onderbelicht blijven. Uit deze studie blijkt dat er ook in Nederland succesvolle intranetten zijn. Zij besparen de medewerker tijd en zorgen voor een positiever beeld van de organisatie. Uit deze studie blijkt echter ook dat het aanbieden van een sociaal intranet geen garantie voor succes is. Het vraagt een enorme inspanning, waarbij de wensen van de medewerker centraal moeten staan. Hoe past intranet idealiter in de werkprocessen? Wat gebruikt men wel en niet en waarom? Wat zijn de barrires? Juist door deze vragen continu te stellen ontstaat een intranet van en door de medewerkers. Daarnaast toont deze studie aan dat een succesvol intranet (waardering 8+) aan twee voorwaarden moet voldoen: sterke werk gerelateerde informatie en beschikbaarheid thuis en op mobiel. Op de volgende pagina staan concrete tips voor optimalisatie. Zoals gesteld is een belangrijke voorwaarde voor succes het in gesprek blijven met de gebruiker, de medewerker. Daar kan MediaTest u bij helpen. Wij laten u op een andere manier naar uw intranet kijken en maken betrokkenen bewuster van de noodzaak om relevant te blijven. Dt is onze passie: het verbeteren van uw intranet. Het kan immers altijd net even slimmer.... 4. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 4 1. Start met een solide basis Werk gerelateerde informatie blijft een wezenlijk en gewaardeerd onderdeel van het intranet. Deze vormt de basis van het intranet. Een goede zoekfunctie, heldere navigatie en begrijpelijke content zijn cruciaal voor het gebruik. - Monitor gebruik en koppel dit aan het verwachte gebruik. - Raadpleeg regelmatig medewerkers over ervaren plussen en minnen. - Kijk mee met medewerkers hoe zij het intranet gebruiken. 2. Geef medewerkers ook thuis en mobiel toegang Beschikbaarheid leidt tot gebruik. Bovendien betrek je op deze manier ook de medewerkers die gedurende werktijd geen computer tot hun beschikking hebben. 3. Stimuleer de sociale componenten Sociale componenten zijn een belangrijke voorwaarde voor een succesvol intranet. Lezen en plaatsen van blogs en reageren op blogs zijn gewenste componenten. Vooral door medewerkers die dit al tot hun beschikking hebben. 4. Blijf werken aan dagelijks gebruik Sociale componenten zijn voorwaarde, maar een goede instructie maakt het succes. Voorlichting, uitleg en luisteren naar de wensen van medewerkers maken het intranet succesvol. Het gaat niet vanzelf. 5. Zorg voor participatie van het management Voortdurend blijkt het belang van participatie door het management. Juist blogs van directieleden worden veel gelezen een zorgen ook voor een gevoel dat het intranet meer is dan nice-to-know. De voorbeeldfunctie van directie stopt niet in de virtuele wereld. 5 concrete tips 5. Inhoud MediaTest BV > Een sociaal intranet is niet zomaar succesvol Pagina 5 concrete tips 1. Een social component is voorwaarde voor succes 6 2. Toegevoegde waarde op de werkvloer is essentieel 11 3. Alleen een succesvol (social) intranet levert ROI 13 Bijlage: Steekproef 6. > Een social component is voorwaarde voor succes1 7. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 7 Succes start bij een stevige basis Figuur 1. Intranet pyramide Er is een duidelijke driedeling in intranetten. Deze is als volgt: 1. De basis bestaat uit sterke werk gerelateerde informatie. Deze zorgt voor een waarderingscijfer 6, een nipte voldoende. 2. Beschikbaarheid, thuis en mobiel tilt de waardering op naar een 7. 3. Een gewaardeerde social component maakt een waardering van 8 of hoger mogelijk. Sociaal Beschikbaar (thuis / mobiel) Werk gerelateerde informatie 6of lager 7 8of hoger 8. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 8 Gewaardeerd intranet heeft social component Figuur 2. Aanwezige onderdelen afgezet naar waardering Werk gerelateerde informatie inzien aangevuld met handleidingen en procedures behoren tot de basis en zijn vrijwel altijd beschikbaar. Dit heeft weinig invloed op de waardering. Bij thuis en mobiel inloggen ontstaat een duidelijk verschil in waardering. Hoger dan 8 of een lagere waardering wordt met name bepaald door blogs lezen, videos bekijken en chatten met collegas. % 20% 40% 60% 80% 100% Handleidingen en procedures Berichten plaatsen Chatten met collega's Video's plaatsen Persoonlijke pagina instellen Verjaardagskalender collega's Menu van de kantine Spelletjes Salarisstroken inzien Werkgerelateerde info zien Vakantiedagen opgeven Thuis inloggen Mobiel inloggen Video's bekijken Blogs lezen Reageren op berichten 6 of lager 7 8 of hoger 9. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 9 Figuur 3 laat zien dat veel basiscomponenten vaker gewenst zijn dan nu aanwezig. Opvallend is dat sociale componenten als blogs lezen, reageren en chatten vooral gewenst worden door de huidige gebruikers. Blijkbaar maakt onbekend onbemind. Dit vraagt om voorlichting, instructie en continue stimulans. Thuis inloggen zou standaard moeten zijn. (gebruiker) Wij werken op locatie, thuis inloggen om onze uren te registreren zou dan een uitkomst zijn. (gebruiker) Ik ben continu in gesprek met medewerkers om te achterhalen waarom zij bepaalde onderdelen niet gebruiken. Op basis hiervan geef ik voorlichting of pas ik dat onderdeel aan. (expert) Figuur 3. Welke opties zitten momenteel op intranet en welke ziet u graag? Social component vooral gewenst door huidige gebruiker 10,0% 20,4% 38,8% 43,8% 54,7% 34,8% 55,2% 36,3% 69,2% 65,2% 43,3% 48,3% 45,3% 79,1% 75,1% 1,0% 11,4% 21,9% 25,4% 33,8% 35,3% 35,8% 41,3% 43,3% 44,3% 53,7% 58,2% 63,7% 66,2% 91,5% Spelletjes Video's plaatsen Persoonlijke pagina instellen Menu van de kantine Mobiel inloggen Chatten met collega's Verjaardagskalender collega's Video's bekijken Vakantiedagen opgeven Salarisstroken inzien Berichten plaatsen Reageren op berichten Blogs lezen Thuis inloggen Handleidingen en procedures Momenteel aanwezig Gewenst 10. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 10 Begeleiden social intranet van groot belang Op basis van voorgaande bevindingen zien we dat er drie typen intranetten zijn. 1. traditioneel intranet 2. Goed werkend sociaal intranet 3. Niet goed werkend sociaal intranet Wat opvalt is dat een traditioneel intranet bijna altijd met een 7 of lager gewaardeerd wordt. Blijkbaar is een sociaal intranet voorwaarde voor succes. Toch wordt een sociaal intranet niet altijd goed gewaardeerd. Acceptatie en omarming spelen hier een belangrijke rol bij. Dit wordt onderschreven door recente cases van KPN en ABN AMRO. Hier zijn regie en stimulans met betrekking tot het sociale intranet belangrijke kritische factoren (*). Traditioneel Sociaal Hoge waardering Lage waardering Goed werkend sociaal intranet Figuur 4. Drie groepen te onderscheiden (*) http://www.communicatieonline.nl/opinie/bericht/hoe-jaag-je-een-sociaal-intranet-aan Slecht werkend sociaal intranet Traditioneel intranet 11. > Toegevoegde waarde op de werkvloer is essentieel2 12. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 12 Intranet is en blijft een worktool Figuur 5. Gewenste onderdelen Welke onderdelen het intranet moet bevatten is af te lezen uit het schema op deze pagina. Van de voorgelegde onderdelen zijn de deze door meer dan de helft gewenst. Het minst behoefte heeft men op dit moment aan: - Spelletjes - Videos plaatsen Hoewel beide onderdelen volgens experts grote toegevoegde waarde kunnen hebben, zijn er onderdelen die eerst op orde moeten zijn. Als je als organisatie merkt dat niemand het intranet gebruikt en overweegt spelletjes op het intranet te plaatsen, ben je denk ik verkeerd bezig. Basis: - Werk gerelateerde informatie - Handleidingen en procedures - Salarisstroken inzien - Vakantiedagen opgeven - Verjaardagskalender collegas 6of lager 7 8of hoger Beschikbaar: - Thuis inloggen - Mobiel inloggen Sociaal: - Blogs lezen - Reageren op berichten - Berichten plaatsen 13. > Een succesvol intranet levert ROI3 14. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 14 Goed intranet heeft beperkt invloed op ecintie Figuur 6. Wat voor invloed heeft een goed werkend intranet op u? 12% 27% 42% Ik zou positiever over mijn werk praten Het zou mij ergernis besparen Ik zou hier ecienter van gaan werken Gebruikers schatten het eect van een goed werkend Intranet hoog in. 42% gaat ecinter werken en bij 27% bespaart het ergernis. 12% geeft aan door een g o e d w e r k e n d i n t r a n e t positiever over het werk praten. Als het intranet naar mijn wens zou werken, dan: zou ik dingen kunnen vinden. Dat bespaart denk ik veel dubbel werk. zou ik het vaker gaan gebruiken. zou ik een stuk minder hoeven zoeken. Het zou jn zijn als het wat overzichtelijker zou worden. 15. 2013 | BTC MediaTest BV | Sheet 15 Intranet kan personeelsblad vaak (nog) niet vervangen Figuur 7. Goed intranet maakt personeelsblad overbodig 30% 26% 27% 6% 11% 25% 24% 34% 9% 9% 53% 11% 17% 8% 11% Helemaal mee eens - - - Helemaal niet mee eens 6 of lager 7 8 of hoger Een veelgehoorde stelling is dat het intranet het personeelsblad zou kunnen vervangen. Deze conclusie is voorbarig. Het onderzoekt toont aan dat vooral gebruikers van eenhooggewaardeerd (8+) intranet vinden dat dit een personeelsblad kan vervangen. Dit is nu bij een op de vijf (19%) organisaties het geval. Het personeelsblad integreren in het intranet lijkt dus een stap te vroeg. 16. mei 2013Vragen? Neem contact op met Michiel Rotteveel personeelscommunicatie E: mrotteveel@mediatest.nl T: 06 53400599