OKTOBER 2005 41

FM IN

DE

PRA

KTIJ

KVoor het functioneren in de ‘rampenrol’

kan weinig routine worden opgebouwd,

aangezien grote ongevallen en rampen

in Nederland in aantal laag zijn. Echter,

bij de opvang van rampslachtoffers gaat

het meestal om flinke aantallen ten

opzichte van het dagelijkse aanbod en

niveau van zorg. Dat vergt dus een andere

aanpak en benadering dan bij één of

enkele slachtoffers. Er is dan geen tijd om

eens rustig te overleggen en af te spreken

wie wat moet doen. De interne organi-

satie van het ziekenhuis verdient op het

onderdeel ‘rampenvoorbereiding’ meer

aandacht en verbetering. Juist omdat de

dagelijkse activiteiten en routinewerk-

zaamheden niet rampgericht zijn.

TOENEMENDE RISICO’S

In een dichtbevolkt land als Nederland

kunnen zware ongevallen en rampen

ernstige gevolgen hebben. De kans op

calamiteiten neemt toe, omdat de maat-

schappij in technisch opzicht steeds

ingewikkelder wordt. Daarnaast brengt

de huidige terreurdreiging extra risico’s

met zich mee. De rol van ziekenhuizen

bij rampenbestrijding is vastgelegd in de

Wet Geneeskundige Hulpverlening bij

Ongevallen en Rampen (WGHOR). Het

ziekenhuis heeft een belangrijke rol in de

hulpverleningsketen, welke zo sterk is

als de zwakste schakel. Het voorbereiden

op een ramp met behulp van een Zieken

huisrampenopvangplan (ZiROP), waarin

opgenomen alle noodzakelijke interne

medisch-organisatorische maatregelen

voor de medische behandeling van

gewonden, is één van de wettelijke ver-

plichtingen voor ziekenhuizen. Het ZiROP

dient niet verward te worden met een

BHV-plan of bedrijfsnoodplan. Deze

plannen zijn gericht op interne calami-

teiten terwijl een ZiROP gericht is op

externe rampen.

Bij een brand in een chemische fabriek raken vijftig mensen gewond. Sommigen

bereiken op eigen gelegenheid de spoedeisende hulp van het dichtstbijzijnde

ziekenhuis. Regionale ziekenhuizen krijgen door, dat ambulances onderweg zijn met

slachtoffers met ernstige vergiftigingsverschijnselen. Hoe mobiliseer je in korte tijd

extra deskundig personeel? Hoe verloopt de communicatie naar de diverse partijen?

Met welke giftige stof zijn de slachtoffers in aanraking geweest? Is er sprake van

besmettingsgevaar? Waar worden slachtoffers, familie en pers opgevangen? Kortom,

een ziekenhuis wordt in een rampsituatie geconfronteerd met vele vraagstukken. Een

goede voorbereiding op calamiteiten is van levensbelang.

EEN RAMP, EN DAN.....?

HOE EEN ZIEKENHUIS ZICH KAN VOORBEREIDEN OP EEN RAMP

Maureen Staal en Maybrit Admiraal

OKTOBER 200542

FM IN

DE

PRA

KTIJ

K Recent heeft de Inspectie voor de

Gezondheidszorg onderzoek gedaan

naar de aanwezigheid en bruikbaarheid

van het ZiROP. Hieruit kwam onder

andere naar voren dat weliswaar alle

ziekenhuizen beschikken over een ZiROP,

maar de uitvoerbaarheid op onderdelen

moet worden verbeterd. De plannen

moeten met meer regelmaat worden

getoetst op actualiteit binnen een regio.

Daarnaast is gebleken dat de Nederlandse

ziekenhuizen over het algemeen zeer

beperkt voorbereid zijn op eventuele

nucleaire, biologische en chemische

rampen. Bovendien is geen sprake van

een eenduidig model, het model rampen-

opvang van 1992 is aan revisie toe.

NIEUW MODEL

De GHOR (Geneeskundige Hulpverlening

bij Ongevallen en Rampen) zorgt voor

een optimale organisatie van de groot-

schalige geneeskundige hulpverlening

in de regio. De crisiscoördinatoren in de

regio Rotterdam-Rijnmond hebben

namens de acht1 ziekenhuizen aangege-

ven behoefte te hebben aan een regio-

naal model, teneinde de kwaliteit en

samenhang van het ZiROP te borgen.

Humanagement heeft in nauwe samen-

werking met de GHOR Rotterdam-Rijn-

mond en deze ziekenhuizen een model

ZiROP opgesteld. Ten behoeve van dit

model is onder andere gebruik gemaakt

van de ‘best practices’ en ervaringen

binnen de ziekenhuizen van de regio.

Het biedt een ziekenhuis de gewenste

handvatten om zich goed voor te berei-

den op rampen in het algemeen en bij

het opstellen van een ZiROP in het bij-

zonder.

Het model beschrijft de fasen voor-

bereiding, alarmering, paraatstelling,

uitvoering en einde ramp. Dit artikel

belicht met name de voorbereidingsfase,

die als fundament fungeert voor de

inrichting van de volgende fasen. Deze

fasen dienen specifiek op de organisatie

aan te sluiten en zijn derhalve afhanke-

lijk van de organisatieopbouw.

WIE IS DE KARTREKKER?

In de voorbereidingsfase dient het zieken-

huis de nodige maatregelen te treffen.

Het ziekenhuis moet voldoen aan haar

verplichtingen voortvloeiende uit de

WGHOR. Het is aan te bevelen dat ieder

ziekenhuis een crisiscoördinator aan-

stelt. Ter ondersteuning kan eveneens

een rampenopvangcommissie worden

samengesteld. Hierin kunnen vertegen-

woordigers plaatsnemen van de medi-

sche staf (traumatoloog, hoofd SEH, ver-

pleging), de ondersteunende diensten

(o.a. de facility manager) en het secreta-

riaat. De eindverantwoordelijkheid voor

de voorbereiding op rampen, berust te

allen tijde bij de Raad van Bestuur.

De crisiscoördinator is verantwoorde-

lijk voor het opstellen en actueel houden

van het ZiROP, c.q. het inhoudelijk toet-

sen en actualiseren van het ZiROP en

draagt er zorg voor dat de organisatie

goed werkt indien het ziekenhuis gecon-

fronteerd wordt met een ramp. Ook dient

de crisiscoördinator aandacht te beste-

den aan het intern communiceren en

bekend maken van het ZiROP. Tevens

fungeert de crisiscoördinator als centraal

aanspreekpunt voor de GHOR, zowel ten

behoeve van planvorming als bij daad-

werkelijke hulpverlening.

Een ZiROP op papier is echter niet vol-

doende. Om te voorkomen dat het blijft

bij een mooi boekwerk zullen regelmatig

oefeningen moeten worden georgani-

seerd. Het is zeer belangrijk dat de crisis-

coördinator zorgt dat hij geïnformeerd

blijft over de actuele inzichten en erva-

ringen op het gebied van rampenopvang

binnen ziekenhuizen en deze informatie,

indien relevant, intern communiceert.

Denk hierbij aan wijzigende wet- en

regelgeving, nieuwe (oefen)technieken

et cetera.

Over welke competenties moet de

crisiscoördinator beschikken? Een crisis-

coördinator fungeert als een spin in het

web. Hij moet organisatiebreed inzicht

hebben, aangezien de rampenorganisa-

tie diverse grenzen van vakgebieden

overschrijdt. Daarnaast is het van belang

dat de crisiscoördinator over goede orga-

nisatievaardigheden beschikt en kan

functioneren tijdens stress situaties.

Eveneens is het van groot belang dat de

crisiscoördinator beschikt over de com-

petenties en het mandaat om overal in de

organisatie zaken op de rails te zetten c.q.

door te drukken. De betreffende per-

soon dient voldoende gezag te hebben

om deze taak uit te voeren

EEN GOEDE VOORBEREIDING IS CRUCIAAL

Tijdens de voorbereiding dienen aller-

hande onderwerpen en scenario’s te

worden besproken.

Nauwe samenwerking met de GHOR

is cruciaal. Voorkomen moet worden dat

rampslachtoffers administratief zoek

raken of dat gegevens van slachtoffers

niet of onvoldoende beschikbaar zijn

voor de nazorgfase. Denk bijvoorbeeld

aan gezondheidsonderzoek na rampen.

Daarnaast is een goede communicatie

tussen de ziekenhuizen en het Actie-

centrum GHOR van belang, bijvoorbeeld

in geval van chemische rampen met de

Gezondheidskundig Adviseur Gevaar-

lijke Stoffen (GAGS) van de GHOR.

Omdat in de beginfase van een ramp

vaak veel zaken nog onduidelijk zijn, is

een heldere communicatie binnen het

ziekenhuis ook van zeer groot belang.

Tevens zal nagegaan moeten worden of

MODEL RAMPENOPVANG IS AAN REVISIE TOE

OKTOBER 2005 43

de huidige communicatiemiddelen vol-

doen en / of ruimten zijn voorzien van de

benodigde aansluitingen. Familie van

slachtoffers zal naar het ziekenhuis

komen, moet worden opgevangen en

heeft behoefte aan snelle en juiste infor-

matie. Een juiste registratie van de

slachtoffers is cruciaal.

Ook op het logistieke vlak komt veel

kijken. Hoe blijft het ziekenhuis bereik-

baar voor personeel dat opgeroepen is en

voor familieleden van slachtoffers? Hoe

om te gaan met een groot aanbod van

patiënten? De diverse logistieke stromen

moeten worden uitgewerkt. Aan diverse

ziekenhuisruimten zal in het geval van

een ramp daarom een noodbestemming

gegeven worden. Er komen aparte routes

voor slachtoffers, medewerkers, familie

/ vrienden en pers, zowel op het terrein

als in het ziekenhuis zelf. Plattegronden

van het ziekenhuis(terrein) met alle

relevante ruimten dienen aanwezig te

zijn. Omdat de voorraden in ziekenhuizen

tegenwoordig veelal minimaal zijn is het

belangrijk in kaart te brengen hoeveel

materialen bij een ramp beschikbaar

dienen te zijn. Daarnaast zullen afspraken

gemaakt moeten worden over de wijze

van levering van nieuwe voorraden.

Als de voorbereidingsfase is uitgewerkt

is het belangrijk om een oefenplan en een

opleidingsplan op te stellen. Om papie-

ren tijgers te voorkomen is het noodza-

kelijk dat het ZiROP regelmatig wordt

geoefend en geëvalueerd.

VAN ALARMERING TOT EINDE RAMP

Deze fasen moeten specifiek op de zie-

kenhuisorganisatie aansluiten. Met

behulp van checklisten kan het uitwerken

van deze fasen ondersteund worden. Het

model ZiROP is geen dichtgetimmerd

format, dat alleen nog ingevuld hoeft te

worden door een crisiscoördinator. Het

zal altijd noodzakelijk blijven om per

organisatie de vertaalslag op maat te

maken. Zo zijn in het model ZiROP wel

specifieke taken benoemd die voort-

vloeien uit een rampenorganisatie, maar

zijn deze niet toebedeeld aan functiona-

rissen. Deze slag kan alleen gemaakt

worden aan de hand van de reguliere

taakverdeling binnen een ziekenhuis,

zodat medewerkers tijdens een ramp-

situatie zoveel mogelijk hun eigen werk

op hun eigen werkplek uitvoeren.

ORGANISATIE TIJDENS EEN RAMP

Nu een beeld bestaat van hetgeen gere-

geld moet worden, is het vervolgens de

vraag hoe één en ander georganiseerd

wordt. Cruciaal hierbij zijn de verant-

woordelijkheden, bevoegdheden en taken

van medewerkers. Het ziekenhuis dient

vast te stellen op welke wijze tijdens een

ramp besluitvorming plaatsvindt. Veelal

wordt hiertoe een multidisciplinair

crisisteam samengesteld. Teneinde

bestaande structuren zo min mogelijk te

doorbreken, kan het reguliere manage-

mentteam als uitgangspunt fungeren.

Eveneens is het raadzaam leden uit de

rampenopvangcommissie, die bij de

voorbereiding betrokken zijn, deel te

laten nemen. Chirurgen en anesthesio-

logen dienen beschikbaar te blijven voor

de medische behandelingen. Soms kan

sprake zijn van een gecombineerde

interne en externe calamiteit. Om een-

duidige sturing te waarborgen, is het

raadzaam om beide crisisteams op gelijke

wijze samen te stellen.

De verantwoordelijkheid voor een

doeltreffende, kosteneffectieve en effi-

ciënte uitvoering van het rampenopvang-

plan berust bij de Raad van Bestuur. Het

crisisteam moet echter het mandaat

krijgen om ten tijde van een ramp zelf-

standig en naar eigen inzicht te handelen.

Veelal zal de voorzitter van het crisis-

team lid zijn van de Raad van Bestuur.

Indien hiertoe niet besloten wordt, dient

beseft te worden dat het crisisteam de

volledige bevoegdheid voor de gehele

ziekenhuisorganisatie moet krijgen. Ove-

rigens dienen ook de afdelings- en

diensthoofden bij het in werking treden

van het ZiROP te beschikken over alle

bevoegdheden om de beoogde uitvoe-

ring te verwezenlijken.

Intern moet gecommuniceerd worden

waar het crisisteam gehuisvest zal wor-

den, c.q. welke ruimte gaat fungeren als

crisiscentrum, en hoe deze te bereiken

is. Het medische coördinatieteam coör-

dineert de medische opvang en behan-

deling. Een ‘triageteam’ deelt de slacht-

offers in naar urgentie. Bij grote aan-

tallen slachtoffers kan het eveneens

gewenst zijn een logistiek coördinator te

benoemen en een functionaris aan te

wijzen die de registratie van slachtoffers

coördineert.

CRISISCOÖRDINATOR IS SPIN IN HET WEB

OKTOBER 2005 45

FM IN

DE

PRA

KTIJ

KIn figuur 1 zijn een aantal functies

weergegeven die afwijken van de dage-

lijkse organisatie.

ROL VAN FACILITY MANAGER

De primaire taak van de facility manager

tijdens een ramp is het opschalen van

de facilitaire dienstverlening, in verband

met de forse toename van het aantal

klanten (maximale personeelsbezetting,

pers, familie en vrienden) en 24-uurs

bereikbaarheid. Uit de voorbereiding is

gebleken dat facilitaire zaken als logis-

tiek, voeding en communicatie een

belangrijke rol spelen. Gelet op de ver-

dere integratie van facilitaire activiteiten

in één Facilitair Bedrijf, is de verwach-

ting gerechtvaardigd dat de rol van de

facility manager in de toekomst alleen

maar zwaarder wordt. Ook bij het intern

vergroten van de bewustwording van nut

en noodzaak van een rampenopvang-

plan.

Gelet op de taken en competenties die

aan een crisiscoördinator gesteld wor-

den en de nadrukkelijke rol van de faci-

lity manager in het ZiROP, doet de vraag

zich voor of een facility manager de rol

van crisiscoördinator kan vervullen.

Immers, hij zoekt vaak het grensvlak op

met het primaire proces en heeft erva-

ring met integraal leidinggeven en BHV-

activiteiten. Daarnaast heeft de facility

manager vanuit zijn vakgebied veel te

maken met het opstellen van procedures

en protocollen, beschikt hij over logis-

tieke vaardigheden en is hij vertrouwd

met improviseren. Deze competenties

kunnen goed gebruikt worden in de

voorbereidingsfase en tijdens rampen.

Gezien het geschetste profiel van de

crisiscoördinator komen ons inziens ook

facility managers voor deze functie in

aanmerking. Wel dient men zich af te

vragen of het facilitaire middenkader

sterk genoeg is en of er achtervang aan-

wezig is om de vrijgespeelde facility

manager te vervangen.

De praktijk leert dat vanuit een auto-

matisme vaak zorgmanagers de rol van

crisiscoördinator toegewezen krijgt. Ook

in dat geval doet de vraag zich voor of

deze persoon niet juist onmisbaar is aan

de basis? De ziekenhuisorganisatie zal

zich altijd moeten afvragen in hoeverre

de betreffende functionaris tijdens een

ramp gemist kan worden in zijn regu-

liere taak. Eveneens moet bepaald wor-

den welke persoon het beste past in het

profiel. Indien de noodzaak of het bud-

get ontbreekt voor het vrijmaken van de

separate functie van crisiscoördinator,

zal gekeken worden naar de best pas-

sende combinatie van functies.

Samenvattend kan gesteld worden dat

ter voorbereiding op een ramp veel zaken

vooraf goed geregeld moeten worden.

Cruciaal hierbij is het scheppen van dui-

delijkheid in de verantwoordelijkheden,

bevoegdheden en taken van medewer-

kers. Het ziekenhuis dient dan ook hel-

der vast te stellen op welke wijze tijdens

een ramp besluitvorming plaatsvindt.

Facility managers zullen in toenemende

mate betrokken worden bij de totstand-

koming en het actueel houden van

ZiROP’s. Voor hen die daar binnenkort

(weer) mee te maken krijgen volgen ten-

slotte nog een paar praktische tips:

- maak een zône-indeling ingeval van

chemische rampen,

- actualiseer twee keer per jaar telefoon-

nummers en test deze op bereikbaar-

heid en respons,

- werk in grote ziekenhuizen met diverse

opschalingniveaus, te veel opgeroepen

personeel kan namelijk ook voor chaos

zorgen,

- check jaarlijks of het noodnet naar

behoren werkt,

- maak afspraken over wijzigingen in de

rampenorganisatie indien zich veel

kinderen onder de slachtoffers bevin-

den,

- zorg dat medewerkers zich altijd kun-

nen identificeren als medewerker van

het ziekenhuis,

- communiceer naar medewerkers dat

zij bij het vernemen van een ramp niet

zelf naar het ziekenhuis moeten bellen,

maar wachten tot zij gebeld worden;

dit om overbelasting van het net te

voorkomen,

- richt een rampenkast in op de SEH

met onder andere de volgende attri-

buten; oproepprocedure, statustassen,

digitale fotocamera, exemplaren van

het ZiROP en geplastificeerde taakfor-

mulieren.

NOOT

1 Erasmus Medisch Centrum, Sint Franciscus

Gasthuis, Medisch Centrum Rijnmond-Zuid,

Ikazia Ziekenhuis, Vlietland Ziekenhuis,

Ruwaard van Putten Ziekenhuis, IJsselland

Ziekenhuis, Het Van Weel Bethesda

Ziekenhuis.

AUTEURS

M.A.M. Admiraal (R) en M. Staal zijn als

interim- en projectmanager werkzaam

bij Humanagement te Delft;

m.admiraal@humanagement.nl;

m.staal@humanagement.nl

CRISISTEAM HEEFT VOLLEDIGE BEVOEGDHEID

NODIG

FIGUUR 1. VOORBEELD ORGANIGRAM M.B.T. RAMP.

Crisisteam

Medisch Coördinatieteam Reguliere OrganisatieVoorwaardescheppende afdelingen

Logistiek Coördinator(patiëntenvervoer)

Triageteam Reguliere Medische Organisatie

Registratie Functionaris