Een praktijkassistente aannemenHoe ga ik praktisch te werk?

LOK module Domus Medica

Kennisdomein Praktijkorganisatie

Deel 1: Bezin eer je begint

Deel 2: Personeelsadministratie

Deel 3: Impulseo

Programma

1. Voorbereiden en beslissen

2. Aanwerving

3. En dan…..hoe verder als de PA er is…?

Deel 1: Bezin eer je begint

Visie

Budget

Voltijds of deeltijds

Infrastructuur

takenpakket

1. Voorbereiden en beslissen

Een doordachte keuze maken

• Wie beslist en wanneer wordt beslist over de aanwerving?– Best in consensus: akkoord van alle artsen (en andere

zorgverleners) in de praktijk

• Wat is de visie van de HAP op huisartspraktijkvoeren? – (Hoe) past praktijkassistentie daarin?

– Welke lange termijn doelen? Welke evolutie te verwachten?

• Hoe zien we het takenpakket van de PA?

• Kiezen we voor voltijdse PA(‘s) of deeltijdse PA (‘s)

• Aard en locatie van de werkplaats in de praktijk

• Wat kost dat en hoe gaan we dat financieren?

Takenpakket

• Administratief organisatorische taken– Onthaal taken

– Administratieve taken

– Management praktijkvoering

– ICT taken

– Dossiers in orde houden

– Stockbeheer

– Boekhouding en financiën

– Onderhoud

• Patiënten educatie en voorlichting & preventie

• Medisch technische taken

Opleiding PA

• Een hoge opleiding is niet altijd nodig.

• Zijn er veel medische taken die gedelegeerd kunnen worden, dan kan een PA met een diploma verpleegkunde aan te raden zijn.

Voltijds of deeltijds

• Eén voltijdse PA- Gemakkelijke

communicatie- Continuïteit in taken en

uitvoering- Vertrouwdheid bij

patiënten- Eenvoudig management- Probleem bij vakanties,

ziekten, zwangerschap, e.a.

- Moeilijker te vervangen- Andere

• Enkele deeltijdse PA- spreiding van taken mogelijk- Werkafspraken mogelijk- Gemakkelijker management

bij afwezigheden- Moeilijkere communicatie- Moeilijker management- Andere

Infrastructuur

• Wettelijke bepalingen inzake sanitair, eetgelegenheid, brandveiligheid, arbeidsongevallen e.a.

• Werkruimte PA moet optimaal aangepast zijn aan de taken van het secretariaat– Aangepaste telefooninfrastructuur

– (elektronisch) agendabeheersysteem (online)

– Aangepast PC netwerk

– Gemakkelijk bereikbaar archief

Profiel PA

Sollicitatiegesprek

2. Aanwerving

De geknipte persoon voor de job

Profiel van de persoon moet aangepast zijn

aan de visie en de noden van de praktijk.– Man/vrouw – (geen) binding met de praktijk?

– Leeftijd

– Talenkennis

– Opleiding

– Communicatief vaardig en professioneel

– Vriendelijk - positief ingesteld – “gezicht van de praktijk”

– Kordaat t.o.v. patiënten

– Efficiënt – multitasking

– Prioriteiten kunnen inschatten

– Werken met PC (Word, Exel, website…)

Sollicitatiegesprek

• Selectie a.d.h.v. CV • Uitnodigen voor gesprek over:

– motivatie – wat heb jij ons te bieden – wat verwacht je van ons– vroeger werk– privé– wat verwachten wij van de PA / takenpakket– visie van de praktijk

Eventueel in tweede ronde: met 1 of 2 geselecteerden– Afstemmen rond visie– Praktische proeven– Financieel aspect bespreken– Praktische zaken

Afspraken rond de persoon van de PA

Afspraken rond het werk van de PA

informeren van patiënten

3. Hoe verder als de PA er is?

Afspraken rond persoon van PA

• Wie stuurt de PA (aan)? – 1 aanspreekpunt

• Wie doet de (loon)administratie?

• Hoe PA optimaal motiveren?– Feedback geven / krijgen

– Betrekken van de PA bij de praktijkwerking: volwaardig teamlid

– Ruimte bieden voor eigen inbreng/initiatief

– Functioneringsgesprekken voeren

– Evaluatiegesprekken

Afspraken rond het werk van PA

• Bij welke vergadering betrokken?

• Welke opleiding nog volgen?

• Werken met procedures? Groeit geleidelijk..

– Hoe telefoon beantwoorden “…”

– Stockbeheer, urgentietrousse,…

– Boekhouding…..

• Wie vervangt bij ziekte, verlof?

• Visitatie van andere praktijken met PA?

Patiënt en PA

• Heldere instructies aan patiënt over wijzigingen in de onthaalprocedure

• Feedback van patiënten over PA terugspelen in functioneringsgesprek

• Moeilijke taken i.v.m. patiënten niet doorschuiven naar PA

• PA beschermen tegen agressie van patiënten

Referentie: Presentatie SD Worx “Huisarts als werkgever”

Deel 2: Personeelsadministratie

Huisarts als Werkgever

• Ziekte

• De loonlijn

• Tewerkstellingsmaatregelen

• Formaliteiten

• Interessante diensten van SD Worx

• Vragen

Ziekte

Gewaarborgd

Loon

ArbeiderBediende ArbeiderBediende

Loon betalen

30

kalenderdagen

Loon betalen

2 weken

Uitkering

mutualiteit

Een PA is per definitie

een bediende !

De loonlijn

Totale loonkost

=

+ Patronale bijdrage

Brutoloon

- RSZ

- Bedrijfsvoorheffing

=

Nettoloon

De loonlijn

Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal

Totale Loonkost

2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68

PatronaleBijdrage

559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40

Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04

VakantieGeld

1586,24 1586,24

RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48

BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00

Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74

• Voorbeeld voltijdse bediende

Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal

Totale Loonkost

2283,37

2283,37

2283,37

3869,61

2283,37

2283,37

2283,37

2283,37

2283,37

2283,37

2283,37

2283,37

28.986,68

PatronaleBijdrage

559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40

Brutoloon

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

1724,17

20.690,04

VakantieGeld

1586,24

1586,24

RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48

BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00

Netto 1372,99

1372,99

1372,99

2278,53

1372,99

1372,99

1372,99

1372,99

1372,99

1372,99

1372,99

1372,99

17.588,74

De loonlijn

• Voorbeeld voltijdse bediende

De loonlijn

Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal

Totale Loonkost

2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68

PatronaleBijdrage

559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40

Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04

VakantieGeld

1586,24 1586,24

RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48

BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00

Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74

• Voorbeeld voltijdse bediende

De loonlijn

Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal

Totale Loonkost

2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68

PatronaleBijdrage

559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40

Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04

VakantieGeld

1586,24 1586,24

RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48

BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00

Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74

• Voorbeeld voltijdse bediende

De loonlijn

• Totale loonkost voltijdse bediende

• Totale loonkost halftijdse bediende

De Loonlijn

Sociaal

abonnementMaaltijdcheques

• Gunsten waar u mee rekening kan houden

Bijkomende kosten

Sociaal

abonnement

Tussenkomst in

woon-werkverkeer

Afhankelijk van

vervoermiddel

Afhankelijk van de

afstand

• Sociaal abonnement

Bijkomende kosten

MaaltijdchequesEén maaltijdcheque

per gewerkte dag

Max.

werkgeversbijdrage:

€ 5,91

Vrijgesteld van RSZ

en Bedrijfsvoorheffing

Min.

werknemersbijdrage:

€ 1,09

• Maaltijdcheques

Bijkomende kosten

Wat is nu het voordeel?

Stel: Maaltijdcheque = € 7,00

Werkgeversbijdrage: € 5,91 Werknemersbijdrage: € 1,09

Stel: 20 werkdagen

Totaal bedrag maaltijdcheques = € 140,00

Netto voordeel werknemer = € 140,00 - € 21,80

= € 118,20

Tewerkstellingsmaatregelen

• Doelgroepverminderingen

• Tewerkstellingspremie 50+

• Individuele beroepsopleiding (IBO)

Doelgroepverminderingen

• Wat is een doelgroepvermindering?– Een doelgroepvermindering is een vermindering van

de patronale bijdragen die een werkgever kan krijgen wanneer hij iemand uit een bepaalde doelgroep aanwerft.

– Te beschouwen als een soort subsidie

Doelgroepvermindering eerste aanwerving

Eerste aanwerving

- Q1 – Q5: € 1550,00 / Q

- Q6 – Q9: € 1050,00 / Q

- Q10 – Q13: € 450,00 / Q

Tweede aanwerving

- Q1 – Q5: € 1050,00 / Q

- Q6 – Q13: € 450,00 / Q

Derde aanwerving

- Q1 – Q5: € 1050,00 / Q

- Q6 – Q9: € 450,00 / Q,,

Vierde en vijfde

aanwerving

- Q1 – Q5: € 1000,00 / Q

- Q6 – Q9: € 400,00 / Q,,

Vlaamse tewerkstellingspremie 50+

• Geen vermindering maar een premie

• Bij aanwerving van een 50+

• Premie afhankelijk van de leeftijd en

duurtijd van de werkloosheid

• Cumuleerbaar met eerste aanwerving

• 5 kwartalen ononderbroken in dienst blijven

Individuele beroepsopleiding (IBO)

• Cursist is ingeschreven bij de VDAB als niet-

werkende werkzoekende

• Cursist volgt opleiding op de werkvloer

• Minimum 1 maand, maximum 6 maanden

• Cursist krijgt uitkering +

productiviteitspremie

• Werkgever betaalt enkel de premie!

Formaliteiten

Registratie bij RSZ

Arbeidsongevallen

verzekering

Arbeidsovereen-

komst

Arbeidsreglement

EDPB

Kinderbijslagfonds Kostenloos Vrije keuze Famifed

Interessante diensten van SD Worx

Mini Service Center

Als steunpunt voor Impulseo helpt Domus Medica u met uw aanvraag. Voor meer informatie: mail naar annemie.verwilt@domusmedica.be of surf naar http://www.domusmedica.be/impulseo

Deel 3: Impulseo

Wat geeft de toekomst?

• De bevoegdheden voor Impulseo werden in juli 2014 overgedragen van de Federale Overheid naar de Gewesten. Momenteel (dd. april 2015) is men volop bezig om dit concreet te maken waardoor er nog wijzigingen mogelijk zijn waarvan we nu niet op de hoogte zijn.

• Nieuwe aanvraagformulieren beschikbaar op www.domusmedica.be/impulseo

• De oude formulieren mogen dit jaar nog gebruikt worden

Impulseo II en III

• WAT?Tegemoetkoming voor de kosten van praktijkassistentie en telesecretariaat

• VOOR WIE?

– Solopraktijken

– Groepspraktijken

Impulseo III

TEGEMOETKOMING:

– praktijkassistentie helft van de reële kost, met een maximum van

6300 euro/arts

– telesecretariaathelft van de reële kost met een maximum van

3474 euro/arts

Voorwaarden voor Impulseo praktijkassistentie

– 150 GMD’s x aantal artsen in de praktijk

(geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD’s zijn. Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2

– Gelabeld EMD

– Minstens een derde voltijdse equivalent te werk stellen met arbeidsovereenkomst (=13u/week). Dit geldt ook voor groepspraktijken!

– Bediende wordt minstens vergoed volgens PC 330 cat. 4

Voor solopraktijken en groepspraktijken

Voorwaarden voor Impulseo telesecretariaat

– 150 GMD’s x aantal artsen in de praktijk

(geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD’s zijn.

(Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van

arts 2)

– Gelabeld EMD

– Ondertekend contract met telesecretariaat + online agenda (Dit mag via een aparte dienstverlener)

Cumul mogelijk?

• JA: voorwaarde: afzonderlijke maanden binnen hetzelfde jaar.

– Vb.: Tussen mei 2014 werkte u met telesecretariaat. Vanaf november 2014 met praktijkassistent. Dan kan u beiden aanvragen. Maximumbedrag cumul van 6.300 EUR/arts,

Af te leveren documenten

• Subsidie praktijkassistent(e)

• Hoe kan u uw aanvraag voor subsidiëring aanvragen?

Praktijkassistentie

• Aanvraagformulier

• Kopie arbeidsovereenkomst met taakomschrijving

• ID-kaarten van arts(en) en bediende(n)

• Attest van het sociaal secretariaat met loonkost

• Attest werkgever

• Attest erkenning RIZIV

• Samenwerkingsovereenkomst (bij groepering)

• Statuten BVBA indien van toepassing

Samenwerkingsovereenkomst

• Voor groepering: geschreven samenwerkingscontract dat o.m. de volgende modaliteiten bevat:

1. Verdeling tussenkomst

2. Modaliteiten intern overleg

3. Modaliteiten raadpleging medisch dossier in het bijzonder GMD’s

4. Regels over hoe beslissingen worden genomen

5. Regels volgens welke samenwerkingsakkoord kan worden beëindigd

Voorbeeld opvragen bij annemie.verwilt@domusmedica.be

Arbeidsovereenkomst

• Voorwaarden waaraan personeel moet voldoen– Ondertekende arbeidsovereenkomst (bediendencontract)

– Taakomschrijving: onthaal en praktijkbeheer

– Minimum barema (paritair comité 330 categorie 4)

– Bepaalde duur of onbepaalde duur

– Interimcontracten, vervangingscontracten en studentenovereenkomsten komen in aanmerking

– Echtgeno(o)t(e) kan indien er bediendencontract is

– Min. 1 maand ononderbroken tewerkstelling

Arbeidsovereenkomst

• Indien de arbeidsovereenkomst niet over het volledige kalenderjaar loopt: tussenkomst pro rata aantal volledige maanden tewerkstelling.

• Indien een groepering slechts een deel van het kalenderjaar voldoet aan de voorwaarden: tussenkomst pro rata aantal maanden dat aan de voorwaarden is voldaan.

Sociaal Secretariaat

• Aanwerving en administratieve procedure om het in dienst nemen van een personeelslid mogelijk te maken

• Domus Medica helpt u graag verder (sociaal secretariaat in uw buurt)

Aanvraag subsidie telesecretariaat

• Aanvraagformulier 2014

• ID-kaarten van arts(en)

• Attest erkenning RIZIV

• Kopie contract met telesecretariaat

• Inlichtingen over inhoud aangeboden dienst (incl. online agenda)

• Facturen 2014 of overzichtsfactuur

• Indien groepering: kopie samenwerkingsakkoord

• Indien BVBA: statuten

Telesecretariaat

• Hoe begin ik met een telesecretariaat?

• Waar vind ik een goede dienstverlening?

– Domus Medica helpt u graag verder (telesecretariaat in uw buurt)

Waar?

• Domus Medica is erkend als steunpunt

• Dus maar één adres

– 03/425.76.76

– annemie.verwilt@domusmedica.be of

– birgit.mestdagh@domusmedica.be of

Per post: Domus Medica, Lange Leemstraat 187, 2018 Antwerpen