EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder...

29
EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE DOE JE DAT?

Transcript of EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder...

Page 1: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE DOE JE DAT?

Page 2: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

COMMUNICATIEKANALEN KIES JE IN FUNCTIE VAN:

1. Doelstelling(en) van je communicatie

2. Doelgroep(en) die je wil bereiken

3. Boodschap die je wil overbrengen

4. Eigenschappen eigen aan het kanaal zelf

Page 3: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

IEDEREEN MOET VOLGENDE MAAND WETEN DAT DE PROCEDURE VERMISTE PERSONEN IS VERANDERD. WE ZULLEN HET IN HET PERSONEELSMAGAZINE ZETTEN. AKKOORD OF NIET AKKOORD?

Page 4: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

1. INTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN

Page 5: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

1. DOELSTELLINGEN VAN DE INTERNE COMMUNICATIE

1. Informeren, kennis overdragen

¡ taakinformatie, procedures, instructies -> het faciliteren van werkprocessen

¡ beleidsinformatie, strategie, achtergrond -> richting geven aan de organisatie

¡ HRM informatie > informeren rond sociale info, personeelsinfo

2. Overtuigen & werven:

¡ besef, houding of gedrag beïnvloeden

¡ voldoende deelnemers aan activitetien werven, aanhangers van een idee genereren

¡ Motiveren en binden:

¡ werknemers op duurzame wijze blijven informeren

¡ positief omgaan met interactie -> een feedback cultuur installeren

¡ bevorderen van werksfeer en organisatiecultuur

Page 6: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

1.INFORMEREN & KENNIS OVERDRAGEN

TAKEN¡ Intranet

¡ Maandelijkse nieuwsbrief

¡ E-mail to all / per doelgroep¡ Lijncommunicatie

¡ Informatielijn, telefonische helpdesk

¡ Werkoverleg

¡ Mededelingen ad valvas

¡ Digitale informatieschermen

BELEID¡ Intranet

¡ Maandelijkse nieuwsbrief ¡ Personeelsblad

¡ Stafvergaderingen

¡ Personeelsbijeenkomst

HRM¡ Intranet

¡ Maandelijkse nieuwsbrief ¡ Personeelsblad

¡ Mededelingen ad valvas

¡ Digitale informatieschermen

Page 7: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

2. OVERTUIGEN EN WERVEN

VOORAL MONDELING

¡ Werkoverleg, afdelingsoverleg

¡ Cursus / training

¡ Workshop

¡ Presentatie

¡ Personeelsbijeenkomst

Ondersteun met schriftelijke informatiedragers

Maar ook:

Page 8: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

3. MOTIVEREN EN BINDEN

BEVORDEREN ORGANISATIECULTUUR & BETROKKENHEID

¡ Personeelsfeest: netwerking, binding ¡ Meetings voor kaderpersoneel: netwerking,

collegialiteit

¡ Team-meetings/teambuilding: netwerking, beleidsinfo

PUBLIEK BLIJVEND INFORMEREN¡ Intranet of nieuwsbrief : achtergrond

beleidsinformatie

¡ Personeelsblad: organisatie en management vertelt

INPUT / FEEDBACK MOGELIJK MAKEN

¡ Blog ¡ Forum op intranet

¡ Ideeënbus ¡ Sociale media: Interne gesloten facebookgroep:

mensen verbinden -> overschrijdend afdelingen, locaties en biedt meteen interactie

¡ Spreekuur leidinggevende

Page 9: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken
Page 10: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

TRAP VAN QUIRKE

Page 11: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

MET EEN BERICHT OP INTRANET EN EEN MEDEDELING OP HET PRIKBORD, WETEN OOK DE SCHOONMAKERS WEL DAT ZE VOLGENDE WEEK LANGS EEN ANDERE WEG DE PERSONEELSPARKING OP MOETENAKKOORD OF NIET AKKOORD?

Page 12: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

2. INTERNE DOELGROEPEN

Page 13: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

2. INTERNE DOELGROEPEN

¡ FUNCTIES

¡ directie, middenmanagement, medewerkers

¡ dokters, verpleegkundigen, administratief medewerkers, onderhoudspersoneel, afdeling x, y, …

¡ gepensioneerden, vrijwilligers, stagiaires, langdurig zieken, uitbestede diensten (bv. catering)

¡ PC of niet

¡ Eigen werkplek of niet

¡ Voltijds – halftijds

¡ Hoog opgeleid – laag opgeleid

¡ Jong – oud

Page 14: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

2. INTERNE DOELGROEPEN

Communicatiemiddelen voor leidinggevenden

¡ maandelijkse stafvergadering

¡ specifieke managementnieuwsbrief

Communicatiemiddelen voor specifieke groepen

¡ eigen zone op intranet / teamvergaderingen / teambuildings

¡ nieuwsbrieven per doelgroep: bv. hoofdverpleegkundigen, administratie medewerkers, vrijwilligers

¡ gebruikers van een specifieke computertoepassing; e-mail aan deze groep

¡ personeelsblad ook aan gepensioneerden of langdurig zieken sturen

¡ digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm

Page 15: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

OM ER VOOR TE ZORGEN DAT IEDEREEN ZICH GEDRAAGT CONFORM DE NIEUWE AFSPRAKEN ALS DE GEZONDHEIDSINSPECTIE KOMT, STUURT DE DIRECTEUR EEN E-MAIL UIT MET EEN LINK NAAR DE GEDRAGSREGELS OP INTRANETAKKOORD OF NIET AKKOORD?

Page 16: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

3. COMMUNICATIEBOODSCHAP

Page 17: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

3. COMMUNICATIEBOODSCHAP

Intranet

Persoonlijke e-mail, brief

1-op-1 gesprek

Meetings, presentaties: alle / doelgroep

Opleiding / training / workshop

Nieuwsbrief

Pop-up bericht

Digitaal scherm

Complexiteit / gevoeligheid / persoonsgebondenheid van de boodschap

Eenvoud van de boodschap

Schriftelijke kanalen

Mondelinge kanalen

Page 18: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

4. EIGENSCHAPPEN EIGEN AAN HET KANAAL ZELF

Page 19: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

EIGENSCHAPPEN EIGEN AAN COMMUNICATIEMIDDEL ZELF

KANAAL VOORDEEL NADEELPersoonlijke communicatie

Meest effectiefTweerichtingMeer uitleg mogelijk

Minder goed onthoudenInterpretatie, vertekening

Communicatie op papier

SnelGrote afstanden overbruggenHerleesbaar in eigen tempoIedereen zelfde informatieSoms visueel (bv. personeelsblad)

EenrichtingOnbekend of de ontvanger de info leest

Audiovisuele communicatie

Combinatie horen en zienGrote impact, beter onthouden

Arbeidsintensief (duur) Digitale drager nodig

Digitaal SnelSteeds actueelIdeaal voor minder complexe infoTweerichting

Soms als onpersoonlijk ervarenBereikt de niet-digitale medewerkers niet

Page 20: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

HOE MAAK JE NU EEN COMMUNICATIEPLAN?

Page 21: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

LEG EERST EEN BASISSTRUCTUUR VAST DIE VOOR 80% VAN DE INTERNE COMMUNICATIE WERKT

VASTE OVERLEGSTRUCTUREN

INTRANET

PERSONEELSBLAD

NIEUWSBERICHTEN (DIGITAAL OF OP PAPIER)

CREËEER AANSLUITENDE COMMUNCATIEKANALEN NDIEN NODIG

Page 22: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

BASISSTRUCTUUR

Page 23: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

COMMUNICATIEMATRIX

communicatiemiddel

doel soort info doelgroep frequentie eigenaar

Nieuwsbriefleidinggevenden

Informeren,achtergrond beleid

Taken, beleid leidinggevenden Elke 14 dagen

directeur

Maandelijkse nieuwsbrief

Informeren Taken,beleid, HRM

Iedereen 1 x per maand

communicatie

Intranet Informeren Taken, beleid,HRM

- Iedereen- Afdelingen

dagelijks communicatie, afdelingshoofden

Personeelsblad Informeren/ betrekken

Beleid, Humaninterest, Motivatie

Iedereen 4 x per jaar personeelsdienst

Page 24: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

GEÏNTEGREERDE COMMUNICATIE

Personeelsblad

Intranet

Nieuwsbrief

Snelbericht

E-mail

Lijncommunicatie

Posters

Teambijeenkomsten

Page 25: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

COMMUNICATIEPLAN VOOR EEN SPECIFIEK ‘PROJECT’

Page 26: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS

¡ Doelstelling: 80% van onze medewerkers laat zich vaccineren tegen de griep -> gedrag beïnvloeden

¡ Doelgroep: Alle medewerkers, maar in de eerste plaats de medewerkers die dagelijks direct in aanraking komen met patiënten en bewoners

¡ Boodschap: Griepvaccinatie is belangrijk. Op die manier voorkomen we dat we zelf ziek worden, maar ook dat onze bewoners, patiënten de ziekte van ons kunnen overkijgen. We willen daarom dat iedereen zich komt inenten in november.

¡ Timing: september – november

Page 27: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

Voorbeeld: griepvaccinatie voor medewerkers

Fase 1: Informeren via- Posters - Flyers

personeelsrestaurant- Poll op intranet:

voor/tegen griepvaccinatie- Arbeidsgeneesheer aan

het woord in personeelsmagazine herfst (verschijnt 1/9)

- Intranet: nieuwsberichten homepage

Fase 3: betrekken / feedback geven:• Personeelsmagazine winter:

getuigenissen over waarom van vaccinatie

• Maandelijkse nieuwsbrief: bedankt!

Fase 2: werven- Maandelijkse nieuwsbrief - Inranet: nieuwsberichten homepageLijncommunicatie via- Nieuwsbrief aan

hoofdverpleegkundigen- Mondelinge herhaling

hoofdverpleegkundigenvergadering

Intranet pagina: wie/wat/waarom/hoe/waar/wanneer inenten

EERSTE HELFT SEPTEMBER EIND SEPTEMBER/ BEGIN OKTOBER

SEPTEMBER, OKTOBER, NOVEMBER

EIND NOVEMBER - DECEMBER

Page 28: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS Doelstelling Doelgroep Boodschap Medium Timing Frequentie

INFORMEREN iedereenGriepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt personeelsmagazine 1/sep 1 x per 3 maanden

INFORMEREN iedereenGriepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt posters prikklokken (opvallend) 5/sep tot 1 dec

INFORMEREN iedereenGriepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt flyers personeelsrestaurant 10/sep

INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers: doe jij ook mee? poll intranet: stemmogelijkheid 10/sep tot 24 sept

INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie pagina op intranet 5/sep Tot 1 dec zichtbaar

INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie nieuwsbericht op intranet 10/sep, 17/sep 2 x herhalen

WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan nieuwsbericht op intranet 24/sep,8/okt 2 x herhalen (2 weken)

WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan maandelijkse nieuwsbrief 30/sep

WERVENverpleegkundigen

Zet je medewerkers aan om zich in te entenwekelijkse nieuwsbrief hoofdverpleegkundigen

1/okt, 8 okt, 15 okt 3 x herhalen

WERVENverpleegkundigen

Zet je medewerkers aan om zich in te entenhoofdverpleegkundigenvergadering: agendapunt 5/okt

FEEDBACK / BETREKKEN iedereen Bedankt voor jullie medewerking. maandelijkse nieuwsbrief 30/okt

FEEDBACK / BETREKKENiedereen Aantal inentingen. Duiding via interviews

medewerkers personeelsmagazine 1/dec 1 x per 3 maanden

Page 29: EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE … · ! digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm . ... dagelijks communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken

MEER INFO OF VRAGEN? [email protected] 93 00 30